Завдання ОГП та вимоги до нього
Мета ОГП – як складова частина інформаційної системи він повинен забезпечити управлінський апарат, відповідні служби і фахівців необхідними достовірними даними (точною, повною, оперативною і вірогідною інформацією) про господарські процеси, фінансовий стан та використання ресурсів підприємства, розрахункові взаємовідносини з покупцями, постачальниками, персоналом, бюджетом, використання коштів тощо.
Реалізація мети ОГП: облікова інформація потрібна апаратові управління підприємством для обґрунтованого прийняття рішень, а також широкому колу зовнішніх користувачів (інвесторам, банкам, постачальникам, фінансовим аналітикам, податковим службовцям тощо).
Основні завдання ОГП:
1) побудова обліку на підприємстві з дотриманням діючих нормативно-правових актів про організацію і ведення бухгалтерського обліку й звітності в Україні (формування інформаційної бази для планування, стимулювання, організації, регулювання, аналізу і контролю господарської діяльності);
2) здійснення безперервного, суцільного, взаємопов'язаного й документального спостереження за економічними процесами та явищами на підприємстві;
3) контроль за зберіганням власності підприємства, виконанням завдань виробництва щодо кількості, якості й асортименту продукції (послуг), за оплатою праці, за заощадженням і використанням коштів; за рівнем рентабельності виробництва продукції тощо;
4) аналіз і перевірка інформації про господарську діяльність;
5) виявлення невикористаних резервів.
ОГП виконує функції: контролю, забезпечення збереження майна, інформаційна, зворотного зв'язку, аналітична.
Контрольна функція передбачає проведення попереднього, поточного та наступного контролю за об'єктами бухгалтерського обліку на різних стадіях здійснення господарських операцій. Попередній контроль проводиться до початку господарської операції з метою планування її результатів. Поточний контроль здійснюється під час здійснення господарської операції і забезпечує її виконання з найбільшим ефектом. Подальший контроль проводиться після завершення господарської операції і дозволяє коректувати отриманий результат.
Функція збереження майна припускає проведення інвентаризацій, що дозволяють визначити зміни, що відбулися у складі об'єктів обліку, а також підтвердити правильність відображення господарських операцій.
Інформаційна функція передбачає суцільне, безперервне і взаємопов'язане відображення господарської діяльності організації в різних вимірниках у первинних документах для отримання повної картини про стан справ на підприємстві.
Функція зворотного зв'язку полягає в наступному: використовуючи зворотний зв'язок, за допомогою бухгалтерської інформації контролюють виконання кошторисів, норм, нормативів, усувають недоліки, виявляють резерви виробництва.
Аналітична функція дозволяє оцінити раціональність використання всіх видів ресурсів та забезпечити прийняття рішень у сфері економічної політики підприємства.
Для успішного виконання завданьі реалізації функцій господарський облік має відповідати вимогам:
1) повноти, чіткості, своєчасності, точності, достовірності, об'єктивності й економічності;
2); порівнянності його показників з показниками плану;
Принципи ОГП.
Принципи господарського обліку — це основні засади, на яких здійснюються його функції в мікроекономічному середовищі, тобто для суб'єктів господарської діяльності. Вони формуються залежно від національних особливостей і суспільно-економічного розвитку країни, форм власності, капіталу, способів господарювання. В Україні найважливішими в бухгалтерському обліку є принципи автономності, безперервності, доказовості, грошової оцінки, собівартості, обачності, закріплення власності, дискретності, нарахування, суттєвості, правомочності, відповідності, облікової політики, реалізації та періодизації.
Принцип автономності означає, що суб'єкт господарювання веде облік власної діяльності автономно, незалежно від засновників (власників капіталу); відповідно до національного законодавства складає бухгалтерську (фінансову) звітність, визначає результати господарювання, несе майнову та правову відповідальність перед контрагентами, сплачує податки, здійснює розрахунки з працівниками за виконані роботи, з дебіторами та кредиторами, банками, іншими кредитними установами та інвесторами. Суб'єкт господарювання повинен додержуватися принципу автономності в усіх аспектах діяльності незалежно від його організаційно-правової форми.
Принцип безперервності полягає в тому, що підприємство відповідно до його установчих документів має намір здійснювати господарську діяльність безперервно й постійно, відображаючи її в системі бухгалтерського обліку. Згідно з цим принципом господарські засоби відображаються в обліку й балансі за ціною їх фактичного придбання чи власного виробництва, а не за ринковою ціною на момент обліку. Доходи й витрати відображаються в обліку та звітності безперервно, що дає змогу визначати на будь-яку звітну дату результати діяльності підприємства, забезпечує довіру до нього акціонерів та інвесторів. Уразі припинення діяльності підприємства безперервність відображення результатів його фінансово-господарської діяльності гарантує захист від псевдо банкрутств а та інших негативних випадкових явищ.
Принцип доказовості результатів господарювання та використання власного і залученого капіталу ґрунтується на застосуванні суцільного документування всіх господарських операцій на підприємстві. При цьому первинні документи, де зафіксовано факт здійснення господарської операції відповідно до нормативно-правових актів, повинні мати обов'язкові реквізити, які стверджують їх юридичну доказовість. Зокрема, це стосується підписів посадових осіб, які дали дозвіл на виконання господарської операції, і матеріально відповідальних осіб, які виконали певну операцію.
Принцип грошової оцінки в бухгалтерському обліку полягає у відображенні господарських операцій в єдиному грошовому вираженні з метою їх узагальнення, групування та порівняння з нормативними показниками та показниками за суміжні звітні періоди. Водночас окремі господарські операції можна відображати в обліку за допомогою кількісних, умовно-кількісних вимірників (у тонно-кілометрах, гектарах умовної оранки та ін.) для контролю окремих операцій, а не їх узагальнення по підприємству загалом. Як правило, грошова оцінка фінансово-господарської діяльності підприємства здійснюється в єдиній національній валюті.
Принцип собівартості полягає в тому, що сировина, матеріали, засоби праці, вироблена продукція відображаються у бухгалтерському обліку за собівартістю їх придбання чи виробництва, тобто за фактичними витратами. Цей принцип ґрунтується на грошовому вимірнику використання суб'єктом господарювання фінансових, матеріальних і трудових ресурсів у створенні нового продукту. Застосування цього принципу дає змогу визначати ефективність господарювання, обчислювати ціни виробника за допомогою показника собівартості й порівнювати їх із цінами на товарному ринку. Принцип собівартості продукції (робіт, послуг) у бухгалтерському обліку в ринкових умовах — важлива передумова для обґрунтування ринкової ціни, маркетингових досліджень ринку, якості та дизайну виробів тощо.
Принцип обачності (обережності, консерватизму) означає, що витрати й доходи мають відображатись у бухгалтерському обліку на основі достовірно обґрунтованих первинною документацією господарських операцій. Обачність і обережність мають на меті запобігання збільшенню витрат виробництва, можливих втрат у господарюванні від стихійного лиха, виробничих аварій та інших негативних явищ завдяки створенню страхових резервних фондів. За рахунок коштів цих фондів компенсуються збитки, завдані підприємству. В обліку відображаються тільки реальні доходи — гроші, одержані від покупців товарів, векселів та інших документів, які гарантують отримання необхідних валютних надходжень.
Принцип закріплення власності ґрунтується на суцільному й безперервному документуванні в бухгалтерському обліку утворення та використання капіталу засновників підприємства. На підставі документів, які мають юридичну силу, закріплюється власність фізичних і юридичних осіб у формі акцій, дивідендів, паїв, позик, внесків засновників підприємства до статутного капіталу та інших коштів. Завдяки цьому принципу бухгалтерський облік забезпечує контроль за збереженням різних форм власності.
Принцип дискретності передбачає переривання бухгалтерського обліку та звітності у випадку, коли необхідно визначити фінансовий стан, платоспроможність і ліквідність підприємства на певну дату. Така потреба з'являється в разі реструктуризації — поділу підприємства на окремі господарські одиниці чи емісії цінних паперів, у разі отримання кредитів та ін. Принцип дискретності дає змогу до завершення звітного року скласти звітні регістри, Головну книгу, баланс та іншу фінансову звітність на дату облікового періоду. Цей принцип застосовують також у фінансовому менеджменті, маркетингу та діяльності інших управлінських структур.
Принцип нарахування застосовують в бухгалтерському обліку для визначення моменту здійснення витрат і отримання доходів. Згідно з цим принципом витрати й доходи відображаються в обліку в тому періоді, у якому вони були нараховані (тобто відбулися), незалежно від того, коли фактично отримано кошти від покупця. Альтернативним цьому принципу є касовий метод, згідно з яким доходи визначаються після надходження коштів на розрахунковий рахунок у банк чи в касу підприємства, а витрати — після завершення розрахунків за реалізовану продукцію (роботу, послуги).
Принцип суттєвості передбачає відображення в бухгалтерському обліку суттєвих витрат упродовж усього циклу виготовлення продукції. При цьому витрати, які не мають великого значення для обчислення собівартості продукції (поштово-телеграфні, канцелярські та ін.), списуються одразу після їх виникнення. Цей принцип дає змогу уникнути в бухгалтерському обліку нагромадження надлишкової інформації, яка не має постійних споживачів й істотно не впливає на результати господарської діяльності.
Принцип правомочності полягає в комплексному відображенні в бухгалтерському обліку всієї господарської діяльності підприємства незалежно від статутних положень. За допомогою цього принципу можна визначити, яку діяльність підприємство не може здійснювати. Наприклад, якщо за статутом, затвердженим у встановленому порядку, основною діяльністю підприємства є виробництво лікеро-горілчаної продукції, але за даними бухгалтерського обліку державна податкова інспекція виявила факти роздрібної торгівлі цими виробами, тобто позастатутну діяльність, на підприємство накладаються фінансові санкції.
Принцип відповідності ґрунтується на розмежуванні витрат і доходів між періодами завершення виробничого циклу та узгодженні доходів звітного періоду з витратами, завдяки яким одержано ці доходи. Облік доходів за звітний період здійснюється за принципом нарахування та реалізації. Витрати звітного періоду — це витрати ресурсів, що виникли у зв'язку з господарською діяльністю, завдяки якій було отримано доходи в цьому періоді. Цей принцип бухгалтерського обліку забезпечує відповідність між витратами і доходами у звітному періоді. У разі неправильного відображення в обліку витрат у незавершеному виробництві продукції (робіт, послуг), порушення платіжної дисципліни та інших недоліків, які впливають на достовірність визначення фінансових результатів діяльності підприємства, принцип відповідності порушується.
Принцип облікової політики передбачає застосування в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності протягом тривалого часу (як правило, звітного року) обраних методів визначення доходів, нарахування амортизації основних засобів і нематеріальних активів, зношування малоцінних і швидкозношуваних предметів, створення резервів, обліку та калькуляції собівартості продукції (робіт, послуг) тощо.
Принцип реалізації ґрунтується на визначенні в бухгалтерському обліку доходів від реалізації продукції (робіт, послуг) після виконання договірних зобов'язань і вручення рахунків клієнтам. Згідно з цим принципом моментом реалізації та визначення доходів від неї є момент відвантаження продукції (здавання робіт, послуг) і переходу права власності на неї до замовника, покупця.
Принцип періодизації обліку передбачає поділ безперервної господарської діяльності підприємства на звітні періоди (наприклад, місяць, квартал) для виявлення результатів цієї діяльності за певні проміжки (періоди) часу. Періодизація обліку впродовж календарного року необхідна для контролю розрахунків із бюджетом, тобто правильності та своєчасності нарахування та повноти сплати податків за певний період. Крім того, періодизація обліку дає змогу підготувати оперативну інформацію для фінансового менеджменту, маркетингової діяльності та інших потреб управління підприємством.
Отже, основні принципи ОГП взаємопов'язані; вони забезпечують виконання в мікроекономічному та макроекономічному середовищі його інформаційних, контрольних і загальноекономічних функцій.
Організаційні форми ведення ОГП
ОГП на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації. Успішне ведення бухгалтерського обліку на підприємстві великого мірою залежить від вдало вибраної форми обліку та належної організації роботи бухгалтерії як структурного підрозділу підприємства. Організаційна форма побудови обліку на підприємстві визначається його особливостями, територіальним розміщенням його структурних підрозділів, системою управління, рівнем самостійності структурних підрозділів, чинною системою контролю та звітності.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку на підприємствах та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності покладається за Законом на керівника (власника) підприємства. Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації (керівник підприємства залежно від розмірів підприємства, його організаційної структури, системи управління, обсягів роботи може):
- створити бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером;
- ввести до штату підприємства посаду бухгалтера;
- користуватися послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, котрий займається підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи;
- вести бухгалтерський облік на договірних засадах з централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою;
- вести бухгалтерський облік та складати звітність особисто, якщо підприємство не зобов'язане оприлюднювати свою звітність.
Бухгалтерія як структурний підрозділ підприємства – складова адміністрації тісно взаємопов'язана з усіма виробничими підрозділами і службами підприємства. Взаємовідносини бухгалтерії з оперативно відокремленими підрозділами підприємства полягають у тому, що перша отримує від них потрібну для обліку і контролю документацію і, у свою чергу, забезпечує їх економічною інформацією про результати їхньої роботи. Характер цих взаємовідносин визначає організацію бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою або децентралізованою. Застосування централізованої організації бухгалтерського обліку залежить від конкретних умов роботи окремих підприємств або об'єднань, ступеня їх оперативної самостійності та організаційно-територіальної відокремленості.
Централізована організація ОГП передбачає створення на підприємстві єдиного облікового центру, який здійснює весь обліковий процес – центральної бухгалтерії. При цьому документування здійснених операцій проводиться у відповідних господарських підрозділах у встановлені графіком документообороту терміни, ці документи надходять у центральну бухгалтерію, де після ретельної перевірки та обробки стають підставою для ведення синтетичного та аналітичного обліку. Центральна бухгалтерія наприкінці звітного періоду за даними синтетичного й аналітичного обліку складає баланс та інші форми фінансової та статистичної звітності. Така організація бухгалтерського обліку набула поширення на порівняно невеликих підприємствах з компактним розміщенням підрозділів. Вона має низку переваг і недоліків. До переваг можна віднести, зокрема, те, що ефективно використовуються професійний потенціал облікового персоналу, обчислювальна техніка в умовах АРМ, забезпечуються своєчасність та якісне складання звітності. Серед істотних недоліків — відірваність контролю за місцем здійснення документування операцій, недостатність інформаційного забезпечення керівників середньої ланки (начальників цехів, служб, підрозділів) під час прийняття відповідних рішень або здійснення поточного контролю діяльності структурного підрозділу.
На великих підприємствах зі значною кількістю підрозділів, а також у випадках, коли окремі цехи, дільниці чи підрозділи розміщено на значній відстані від головного підприємства, обліковий процес будується за принципами його часткової централізації. На таких підприємствах обліковий процес здійснюється як централізованою бухгалтерією, так і обліковим персоналом структурних підрозділів. На рівні структурного підрозділу здійснюються документальне оформлення проведених операцій, обробка та групування первинних документів стосовно руху запасів, розрахунків з оплати праці тощо. Згруповані та зведені дані у формі звітів у встановлені терміни надходять у центральну бухгалтерію, де ретельно перевіряються і відображаються в системі синтетичного й аналітичного обліку.
Отже, часткова централізація обліку значною мірою усуває недоліки властиві його повній централізації. Ця організація обліку поширена на промислових, сільськогосподарських підприємствах, у будівельних організаціях, на транспорті та ін. Однак за такої організації обліку істотно збільшується чисельність облікового персоналу, ускладнюється процес своєчасного подання звітності.
На підприємствах із територіально й організаційно відокремленими підрозділами (філії, представництва, відділення та ін.) застосовують децентралізований ОГП, за якого всі роботи виконує обліковий апарат цих підрозділів. Таку організаційну побудову обліку передбачено чинним Законом України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні", який наголошує, що підприємство самостійно може виділяти на окремий баланс філії, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік з наступним включенням їх показників до фінансової звітності підприємства. За такої організації обліку в структурних підрозділах оформлюють первинні документи, опрацьовують їх, ведуть синтетичний і аналітичний облік господарських операцій у системі рахунків, складають баланс та інші форми фінансової і статистичної звітності. Звітність подається як до бухгалтерії головного підприємства (об'єднання, асоціації, холдингу, концерну тощо) так і на вимогу місцевих фінансових та статистичних органів. Функції бухгалтерії головного підприємства за децентралізованого обліку обмежуються перевіркою і зведенням показників звітності цих підрозділів. За таких умов головною перевагою децентралізованого обліку є наближення облікових працівників до місця здійснення господарських операцій з метою контролю за ними та забезпечення використання облікової інформації для оперативного управління підрозділами. Однак за такої організації обліку зростають витрати на утримання облікового апарату, послаблюється поточний контроль бухгалтерії головного підприємства за роботою на місцях.
Вказані недоліки централізованої і децентралізованої організації обліку успішно долають за допомогою комплексної автоматизації обліково-аналітичних робіт, організації на підприємствах АРМ бухгалтера на основі сучасних ЕОМ і комп'ютерних технологій, а також широкого запровадження і розвитку служби внутрішнього аудиту.
Особливе місце належить одній з організаційних форм побудови обліку – загальноцентралізованим бухгалтеріям. Головна їх особливість полягає в тому, що вони обслуговують не одне підприємство чи установу, а цілу групу однорідних організацій певного напряму. Найбільшого поширення набули централізовані бухгалтерії з обслуговування бюджетних установ, шкіл, дошкільних закладів, лікарень, окремих підприємств і організацій.
За такої організації обліку безпосередньо в установах і організаціях створюють обліково-контрольні групи, які займаються документуванням господарських операцій та перевіркою документів. Всі інші облікові роботи та складання звітності здійснює централізована бухгалтерія. Функції централізованих бухгалтерій останнім часом виконуються на договірних засадах малими підприємствами, що спеціалізуються на облікових бухгалтерських послугах або аудиторськими фірмами. На таке аудиторське обслуговування охоче йдуть малі підприємства.
Малі підприємства організовують свій бухгалтерський облік за спрощеною формою, яка має певні особливості складання та подання звітності. Залежно від обсягу облікової інформації та роботи на такому підприємстві може створюватися облікова служба або цю роботу доручають фахівцю за угодою. Якщо обсяг облікових робіт незначний, їх може виконувати сам власник підприємства.
Громадяни, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи, самі ведуть облік доходів і витрат у порядку, передбаченому податковим законодавством України.
Важливою передумовою раціональної організації обліку на підприємстві є правильний вибір форми організації, що передбачена Законом, а також встановлення такої структури апарату бухгалтерії, яка б найбільше відповідала конкретним умовам роботи підприємства. Чисельність облікового апарату і його структура значною мірою залежать від обсягів облікових і контрольних робіт, особливостей технології та організації виробництва, системи управління, організаційно-територіальної відокремленості. Слід ураховувати специфіку підприємства, наявність облікових кадрів та рівень їхньої кваліфікації і досвід роботи на кожному підприємстві. Головний бухгалтер визначає структуру облікового апарату та розподіл обов'язків між окремими працівниками.
Структура бухгалтерського апарату може будуватися за такими ознаками: предметна та виробнича. Предметна структура облікового апарату передбачає виділення окремих відділів або облікових груп відповідно до найважливіших ділянок облікового процесу: облік коштів, матеріальних цінностей, праці й заробітної плати, облік виробництва і калькуляції продукції, облік розрахунків і реалізації та ін. Виробнича структура облікового апарату передбачає виділення окремих виробництв, ділянок, технологічно пов'язаних між собою: облік рослинництва, облік тваринництва, облік машинно-тракторного парку в сільському господарстві, облік автотранспорту, основного та допоміжного виробництва у промисловості, облік капітального будівництва, монтажних робіт у будівництві тощо.
Якщо предметну структуру бухгалтерського апарату підпорядковано, головним чином забезпеченню облікової інформації в цілому за підприємством, то виробничу структуру спрямовано на забезпечення контролю здійснення технологічного процесу, діяльності окремих цехів чи підрозділів.
На великих підприємствах зі значним обсягом облікових робіт, як правило, застосовується предметна структура, яка сприяє ефективній роботі апарату, більшій оперативності виконання облікових робіт і підготовки звітності, спеціалізації та підвищенню рівня кваліфікації облікових працівників.
Бухгалтерія такого підприємства може мати такі відділи (сектори):
- фінансово-розрахунковий, який здійснює облік коштів у касі й банку, розрахункових і кредитних операцій, підзвітних сум та контролює додержання платіжної дисципліни;
- праці й заробітної плати, який здійснює облік виробітку і розрахунків із заробітної плати, облік розрахунків з депонентами, за податками, з органами соціального страхування, а також складає звітність з праці, фонду її оплати;
- матеріального обліку, який веде облік оборотних активів і запасів, веде розрахунки з постачальниками, контролює стан складського обліку, здійснює інвентаризацію та складає встановлену звітність;
- виробництва і калькуляції, який здійснює облік затрат на виробництво, складає калькуляції собівартості продукції (робіт, послуг), виявляє результати роботи виробництва, інвентаризує незавершене виробництво, складає звітність про виробництво і собівартість продукції;
- готової продукції та її реалізації, який веде облік надходження готової продукції на склади підприємства, її відвантаження і реалізацію, веде розрахунки з покупцями та замовниками і складає звітність про обсяги реалізації;
- зведено-балансовий, який здійснює решту господарських операцій {облік валових доходів і валових витрат, фінансових результатів), веде узагальнюючі й облікові регістри, складає декларації, баланс та інші форми фінансової і статистичної звітності, організовує бухгалтерський архів.
Роботу кожного відділу очолює старший бухгалтер.
Структура облікового апарату тісно пов'язана з розподілом обов'язків між конкретними обліковими працівниками. Функції кожного облікового працівника, його обов'язки, відповідальність і права визначаються службовими характеристиками та посадовими інструкціями. Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для злагодженої і планомірної роботи облікового апарату, одержання своєчасної і якісної економічної інформації, необхідної для потреб управління підприємством. Розподіл обов'язків між конкретними виконавцями є прерогативою головного бухгалтера, якого призначає на посаду і звільняє з посади власник (керівник) підприємства. За функціональними обов'язками працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за погодженням головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов'язки і контролює їх виконання.
За умови сформованої структури бухгалтерського апарату підприємства та розподілу обов'язків між окремими його працівниками організовується документооборот, тобто шлях проходження документа від його складання до здачі в архів. У графіку документообороту вказується призначення документа, хто і коли його складає, хто підписує, які показники контролює, коли і кому передає, наступне використання документа. Графік документообороту затверджується головним бухгалтером, який і здійснює контроль за його дотриманням.
Залежно від конкретних умов діяльності підприємства, обсягу облікової інформації, рівня її автоматизації, наявності кваліфікованих кадрів головний бухгалтер обирає доцільну форму ведення бухгалтерського обліку, яка забезпечувала б ефективне здійснення облікового процесу з мінімальними витратами.
Завершальним етапом організації бухгалтерського обліку є встановлення складу й обсягу оперативної, бухгалтерської і статистичної звітності відповідно до строків подання.
Отже, зважена та обґрунтована система заходів з організації бухгалтерського обліку і проведення облікової політики має гарантувати своєчасне та повне інформаційне забезпечення внутрішніх і зовнішніх користувачів.