Оглавление
Введите название главы (уровень 1) 1
1 Сутність і основні напрямки автоматизації діловодства 2
2 Практичні аспекти автоматизації діловодства 3
Введите название главы (уровень 1) 4
Введите название главы (уровень 2) 5
Введите название главы (уровень 3) 6
Введення
В даний час став абсолютно очевидним той факт, що успіх бізнесу залежить не тільки від фінансових результатів. Правильне і повне документальне оформлення справ має велике практичне значення. Важливо приділяти пильну увагу паперів на всіх етапах життя фірми - від державної реєстрації до укладення договорів з партнерами.
Для документообігу сучасного бізнесу характерна велика різноманітність типів документів, різні маршрути їх руху в процесі обробки, накопичення і зберігання величезних обсягів інформації. «Паперовий» документообіг сьогодні стає малоефективним, ускладнює роботу виконавців, зайнятих безпосередньою обробкою документів, та відповідальних осіб, які керують діловими процесами, а також веде до збільшення витрат і знижує загальну ефективність підприємства.
Цим обумовлена актуальність теми даної роботи, метою якої є дослідження шляхів автоматизації документаційного забезпечення управління. Для досягнення поставленої мети в роботі вирішені наступні завдання:
розглянуті основні напрямки автоматизації діловодства на підприємствах;
охарактеризовано практичні аспекти реалізації автоматизації системи діловодства.
Таким чином, об'єктом даного дослідження є система документообігу і діловодства, предметом - сутність та основні напрямки автоматизації системи документообігу на підприємствах.
Поставлені мета і завдання зумовили структуру і логіку даної роботи, яка включає в себе вступ, два розділи, висновок і список використаної літератури.
1 Сутність і основні напрямки автоматизації діловодства
Основою сучасної організації раціональної та оперативної роботи по створенню й обробці величезного потоку документів в організаціях стали персональні комп'ютери (ПК). Комп'ютерні технології радикально змінили сам характер праці в діловодстві та управлінні.
Перелічимо основні можливості комп'ютерних технологій у діловодстві:
допомога у створенні документа (конструювання бланків для організації; підготовка документа і розміщення його в пам'яті; використання шаблонів у створенні документів; пошук, зберігання і редагування тексту документів);
передача документа на відстань будь-якому адресату, у якого є факсимільний зв'язок або ПК і модем (документ передається в електронному вигляді з комп'ютера на комп'ютер, в комп'ютерній локальної мережі, а також за допомогою електронної пошти та мережі Інтернет);
реєстрація документа (заповнюється реєстраційна картка на екрані ПК, а реєстраційний номер наносять на сам документ в штамп для відмітки про одержання документа);
контроль за виконанням документа (в електронній картці робиться відмітка про контроль, і це автоматично дозволяє інформувати керівництво організації про рівень виконавської дисципліни працюючих співробітників, а також складати різного роду довідки-звіти з документообігу);
переклад тексту документа з однієї мови на іншу (здійснюється в автоматичному режимі за наявності відповідного пакету програм і додатковому редагуванні тексту);
захист документів (від випадкового доступу до інформації в ПК; відновлення тексту; антивірусний захист).
Впровадження електронного документообігу в організації дозволяє підвищити ефективність праці його співробітників за рахунок скорочення часу на пошук, розробку, тиражування і пересилку документів. У той же час слід врахувати, що використання ПЕОМ в документообігу організації найчастіше наштовхується на численні перешкоди - фінансові, програмно-технічні та психологічні.
При впровадженні подібних систем необхідно слідувати деяким загальним принципам, які дозволять уникнути серйозних помилок.
До принципів впровадження електронного документообігу в організації слід віднести:
поступове збільшення питомої ваги ПЕОМ при створенні документів (особливо всередині організації);
своєчасну модернізацію технічного та програмного забезпечення;
першочергове використання ПЕОМ для скорочення рутинних операцій при створенні документів;
переважне використання ПЕОМ на етапах документообігу з найбільшими тимчасовими витратами (як правило, при листуванні);
ясне розуміння необхідності впровадження подібних систем керівництвом організації 1.
Автоматизація та механізація роботи з документами спрямовані на підвищення оперативності управлінської праці, скорочення трудовитрат на документування, обробку та передачу, використання документної інформації, посилення контролю виконання та упорядкування документообігу.
Автоматизована робота з документами здійснюється шляхом створення та впровадження спеціальних програм з використанням ПЕОМ та автоматизованих робочих місць (АРМ). При цьому повинна бути забезпечена інформаційно-технічна сумісність засобів обчислювальної техніки між собою і з централізованими базами даних.
Автоматизована підготовка документів здійснюється в основному на АРМ в структурних підрозділах організації. Документ, підготовлений засобами обчислювальної техніки, може використовуватися в роботі на правах оригіналу.
Автоматизована реєстрація документів може здійснюватися також децентралізовано, в місцях реєстрації документів на АРМ структурних підрозділів і в канцелярії підприємства. Запис проводиться безпосередньо з документа з використанням встановленого єдиного набору обов'язкових реквізитів. Запис на машинному (магнітному, оптичному і т. п.) носії повинна дублюватися машинограмме контрольно-облікової картки, яка використовується в якості довідкової картотеки.
На базі даних автоматизованої реєстрації документів будується автоматизована інформаціоннопоісковая система, що забезпечує інформаційними даними про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виводу інформації на екран дисплея або виготовлення машинограм. При цьому повинна дотримуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуку.
Автоматизований контроль виконання документів будується на базі даних автоматизованої реєстрації і забезпечує оперативне інформування виконавців групи контролю про стан виконання всіх документів, а також попередній контроль термінів виконання документів, аналіз виконавської дисципліни.
Нагадування виконавцям про терміни виконання, зведення стану виконання, відомості про перенесення термінів і т.д. виводяться на екран дисплея.
Керівництво підприємства має нести відповідальність за ефективність використання автоматизованої технології роботи з документами, визначати право доступу співробітників до інформації, що зберігається на машинних носіях.
Усі працівники підприємства зобов'язані чітко дотримуватися вимог автоматизованої технології роботи з документами.
Сучасний електронний офіс базується на промислових програмних продуктах, що поставляються як для окремих ПЕОМ, так і ПЕОМ, що функціонують у рамках обчислювальної мережі. Остання являє собою єдиний комплекс обчислювальних машин (в окремому випадку - ПЕОМ), пов'язаних між собою за допомогою мережного обладнання (мережні адаптери, кабелі, концентратори і ін), ресурси якого доступні користувачам. У цьому випадку й говорять про телекомунікації, маючи на увазі мережі комп'ютерів, об'єднаних лініями або каналами зв'язку, завдяки яким територіально віддалені комп'ютери можуть обмінюватися даними один з одним.
Комп'ютери, що знаходяться в різних місцях, можуть спільно користуватися одними і тими ж апаратними засобами, програмним забезпеченням або даними.
Комп'ютери, встановлені в одному місці, можуть обмінюватися даними між собою, а також спільно користуватися апаратними та програмними ресурсами 2.
Сучасні обчислювальні мережі, особливо локальні мережі, тобто, наприклад, що функціонують в одній будівлі, зазвичай мають багатоточкову конфігурацію одного з трьох типів: кільцеву, зіркоподібну або шинну.
У кільцевій мережі є кілька комп'ютерів або робочих станцій, з'єднаних один з одним у замкнуте кільце.
Зіркоподібну мережу утворюють робочі станції або підлеглі комп'ютери, з'єднані по двухточечной принципом з центральним комп'ютером (сервером) або ха-бом (концентратором), який здійснює управління мережею.
Що стосується шинної мережі, то всі комп'ютери або робочі станції з'єднані із загальною телекомунікаційної шиною, в якості шини можуть використовуватися вита пара проводів, коаксіальний або волоконно-оптичний кабель.
Стосовно до локальних мереж шинні мережі є найбільш поширеними конфігураціями, а при їхньому з'єднанні за допомогою тих чи інших систем і видів зв'язку отримують глобальні мережі.
Будь-яка ПЕОМ перетвориться в робочу станцію після установки в ній мережевого адаптера і підключення до обчислювальної мережі. Машини цієї обчислювальної мережі можуть сполучатися з засобами телекомунікацій через спеціальні пристрої - модеми для виходу в різні системи зв'язку. У цьому випадку ПЕОМ можна розглядати як своєрідні вузли електронної пошти.
В даний час розроблені ефективні засоби електронної пошти для пересилки одноадресних і багатоадресних повідомлень і документів з урахуванням категорій терміновості їх доставки і квитирования отримання, а також з дотриманням всіх вимог по захисту інформації 3.
2 Практичні аспекти автоматизації діловодства
Автоматизація традиційного, паперового документообігу є проміжним рішенням, що використовуються для підвищення ефективності роботи системи діловодства.
В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам. В якості прикладу в наступних розділах буде розглянута система «Дело».
Дана система автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД) цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення безлічі електронних картотек, які, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов'язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.
Таким чином, в будь-який момент часу є повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв'язку між підрозділами.
Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:
Економія організаційно-технічних витрат, пов'язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.
Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп'ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.
Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.
Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу 4.
Основа пропонованого рішення - система автоматизації діловодства і документообігу - є сучасним масштабованим рішенням.
Одиницею збереження в інформаційній системі є реєстраційна картка (далі РК) документа - електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Містить вичерпні відомості про документ, вона зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає РК документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасної високопродуктивної СУБД.
Функціональні можливості САДД підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа в справу. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.
Всі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів. Системою підтримуються три базові групи:
вхідні;
вихідні (внутрішні);
листи та звернення громадян.
Група Вхідні призначена для реєстрації надходить в організацію службової кореспонденції. Група Вихідні (внутрішні) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів. Група Листи і звернення громадян - для реєстрації надходять в організацію листів громадян.
Система допускає розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи по загальному тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більш дрібні підгрупи і т.д. Наприклад, групу Вихідні можна розділити на підгрупи Відправляються документи і Внутрішні документи, а підгрупу Внутрішні документи - на підгрупи Накази, Розпорядження, Інструкції тощо
Поділ на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів.
У залежності від того, до якої базової групи віднесений документ, його РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими російськими нормативними документами.
Розгляд вхідного документу
Всі операції з розгляду вхідних документів виробляються за допомогою системи автоматизованого документообігу, що входить до складу пропонованого рішення.
При реєстрації документа, що надійшов в підприємство, уповноважений на те службовець заповнює екранну форму. Система автоматично відповідно до прийнятих в організації правилами формує реєстраційний номер документа, а користувач вводить усі необхідні відомості про документ, в тому числі коротку анотацію, і при необхідності приєднує відсканований, (а при можливості - розпізнаний засобом оптичного розпізнавання) електронний образ документа 5.
Виконання резолюцій
Резолюція, винесена по вхідному документу, може вимагати від виконавців проведення яких-небудь дій або бути нейтральною - наприклад «взяти до відома». З точки зору автоматизації документообігу найбільш цікаві резолюції, що вимагають від виконавців підготовки внутрішніх або вихідних документів.
Міститься в резолюції розпорядження про підготовку документа породжує окремий виробничий процес підготовки документа. Цей процес традиційно складається з наступних етапів:
підготовка тексту проекту документа;
узгодження проекту документа;
затвердження проекту документа 6.
Основна за трудомісткістю задача - підготовка тексту проекту документа - вже давно в багатьох органах влади вирішується за допомогою засобів обчислювальної техніки. При цьому формальні операції документообігу, такі, як візування при узгодженні і затвердження, вимагають роботи з паперовим документом.
Підготовлений повністю в електронному вигляді документ необхідно роздрукувати і зареєструвати в САДД. Здійснюється це в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого документа за винятком того, що необхідність у скануванні відпадає. САДД дозволяє проконтролювати процес узгодження і затвердження паперового документа, врахувати висунуті зауваження і довести їх до відома виконавців.
Підготовка документа ведеться сучасними технологіями роботи з документами, наданими рішеннями Microsoft. Більш докладний опис цих рішень наведено в розділі «Підготовка документів».
Обробка вихідних документів
Минулий погодження та затвердження проект вихідного документа автоматично реєструється в САДД як затверджений вихідний документ. Далі, у випадку зазначення в РК зовнішніх адресатів, яким належить одержати даний документ, здійснюється контроль відправлення паперових екземплярів.
У розглянутому комплексі програмних засобів передача справ на архівне зберігання здійснюється автоматизовано за рахунок тісної інтеграції САДД і системи автоматизації архівної справи.
Система автоматизації архівної справи призначена для ведення та обліку архівних документів 7.
Контроль виконання
Пропоноване рішення має засоби контролю за документообігом - від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів та Державної установи Централізованої бухгалтерії Фрунзенського району СПб в цілому.
Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету автора резолюції. РК знаходяться в цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.
Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою відбору РК за різними реквізитами резолюцій, який проводиться за допомогою функції Пошук. При цьому відбір може здійснюватися:
для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;
за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюції;
по авторам і виконавцям резолюцій;
по контрольних або неконтрольним резолюціями;
по перебувають на контролі або знятим з контролю резолюціями;
за резолюціями, виконаними в строк або з порушенням терміну.
Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.
Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції - наскрізне взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документа.
Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти зі списками завдань, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції зайнято великий підрозділ 8.
Висновок
За останнє десятиліття в зв'язку з розвитком ринкових відносин у Росії з'явився стійкий попит на автоматизацію роботи з документами в організації бізнесу. Величезний потенційний попит на програми та послуги в області автоматизації діловодства викликаний цілим рядом причин.
З документами працюють абсолютно всі організації і велика кількість приватних осіб.
Практично кожна організація стикається з проблемами в діловодстві, навіть якщо мова не йде про автоматизацію: документи губляться, не контролюються і т. д.
За рахунок покращення ведення діловодства підприємства та організації отримують реальний шанс поліпшити якість свого управління, що є однією з найактуальніших завдань сучасної російської економіки.
Секретарі та особи, які відповідають в організаціях за ведення діловодства часто прагнуть підвищити свою кваліфікацію.
Зросли запити користувачів на вдосконалені програми автоматизації діловодства, здатні інтегруватися з численними автоматизованими робочими місцями, інформаційними та прикладними системами.
Цілий ряд національних особливостей у веденні діловодства, мову та культуру не дозволяють використовувати західні готові прикладні рішення. Однак з'являється все більша кількість виробників, що пропонують недорогі якісні рішення в цій області, зростає кваліфікація користувачів. Це дає надію на те, що перспективи розвитку галузі досить сприятливі.
Досягнення останніх років в обчислювальній техніці, великий ринок порівняно недорогих комп'ютерів і принтерів дозволили успішно використовувати персональний комп'ютер у діловодстві. Сьогодні розвиток малого і середнього бізнесу не обходиться без комп'ютера в офісі організації.
Раніше робота з документами вимагала часу і великих трудовитрат у зв'язку з необхідністю передруковувати вручну весь документ навіть при внесенні самих незначних змін. Величезні стелажі паперових архівів і "десять тисяч кур'єрів" визначали "обличчя" солідної організації. Комп'ютером викликані фундаментальні зміни в діловодстві. Комп'ютерні програми допомагають працювати з текстом, таблицями, графіками, малюнками, дозволяють створювати електронні архіви документів, забезпечують рух документів всередині і ззовні організації, їх реєстрацію і контроль.
Список використаної літератури
Андрєєва. В.І. Діловодство. - М., - 2004. - 564с.
Дороніна Л.А. Систематизація документів у кадровій службі / / Довідник кадровика .- 2004 .- № 1.С.9-13.
Замицкова О.І. Діловодство (Документаційне забезпечення управління): Підручник. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2008. - 375 с.
Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: Инфра - М. - 2004. 321с.
Кравченко Л.І. Автоматизована система облікового процесу: Підручник / Л.І. Кравченко. - Мінськ, 2005. - 415 с.
Кугушева Т.В. Діловодство: Навчальний посібник. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2007. - 256 с.
Кудряев В.А. Організація роботи з документами. - М.: Инфра-М. - 2008. 432с.
Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління) 3-е вид. испр. і додатк. М. - 2007. - 384 с.