www.
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 30
Наказ — це основний документ, що забезпечує розпорядчу діяльність переважної більшості підпри-
ємств, установ і організацій (далі — підприємство).
ВИДИ НАКАЗІВ
За змістом накази поділяють на три основні групи:
— накази з основної діяльності (з основних пи- тань);
— накази з адміністративно-господарських пи- тань;
— накази з кадрових питань (особового складу).
Накази з основної діяльності видають з питань:
— утворення, реорганізації, ліквідації, переймену- вання, зміни діяльності підприємств або їх структур- них підрозділів, постійно діючих і тимчасових коле- гіальних органів і комісій, наприклад:
Пропонуємо ознайомитися з видовою класифікацією нака-
зів та з’ясувати підстави для видання різних видів наказів
Зразкове діловодство
Зразкове діловодство
Види наказів
і підстави для їх видання
Олена Загорецька,
пров. наук. співроб. відділу документознавства
Українського НДІ архівної справи та документознавства, канд. істор. наук, ст. наук. співроб.
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 30
Наказ — це основний документ, що забезпечує розпорядчу діяльність переважної більшості підпри-
ємств, установ і організацій (далі — підприємство).
ВИДИ НАКАЗІВ
За змістом накази поділяють на три основні групи:
— накази з основної діяльності (з основних пи- тань);
— накази з адміністративно-господарських пи- тань;
— накази з кадрових питань (особового складу).
Накази з основної діяльності видають з питань:
— утворення, реорганізації, ліквідації, переймену- вання, зміни діяльності підприємств або їх структур- них підрозділів, постійно діючих і тимчасових коле- гіальних органів і комісій, наприклад:
Пропонуємо ознайомитися з видовою класифікацією нака-
зів та з’ясувати підстави для видання різних видів наказів
Зразкове діловодство
Зразкове діловодство
Види наказів
і підстави для їх видання
Олена Загорецька,
пров. наук. співроб. відділу документознавства
Українського НДІ архівної справи та документознавства, канд. істор. наук, ст. наук. співроб.
№ 1 (7)/2013
www.
KADROVIK
.ua
31
наказ про створення виробничого підприємства;
наказ про зміни в організації виробництва;
наказ про перерозподіл обов’язків між керівництвом підприємства;
наказ про ліквідацію будівельної компанії і створення ліквідаційної комісії;
— затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розпису, інструкцій, правил, планів, графіків роботи та інших внутрішніх організа- ційних документів, наприклад:
наказ про затвердження інструкції з діловодства на підприємстві;
наказ про затвердження типової номенклатури справ для мережі галузевих установ;
наказ про внесення змін у статут підприємства;
наказ про внесення змін до штатного розпису підпри-
ємства (додаток 1);
— надання посадовим і службовим особам підприємства певних прав і повноважень, наприклад:
наказ про надання заступникові директора права під- пису службових документів від імені підприємства;
наказ про делегування повноважень головному бух- галтерові з розпорядження коштами підприємства;
наказ про покладення на головного інженера відпо- відальності за спорудження новобудови на території під- приємства;
— скасування попередніх наказів з основної діяльності під- приємства у зв’язку із завершенням терміну їх дії, звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо, наприклад:
наказ про скасування наказу голови правління банку від 28 грудня 2012 року № 345.
Накази з адміністративно-господарських питань на підприємстві видають у тому разі, коли зазначені питання по- требують правового регулювання. Ці накази найчастіше ви- дають із таких адміністративно-господарських питань:
— організації та проведення будь-яких заходів на підпри-
ємстві або за участю працівників цього підприємства, напри- клад:
наказ про проведення річної інвентаризації (дода-
ток 2);
наказ про організацію курсів підвищення кваліфікації працівників підприємства;
Зразкове діловодство
ВАЖЛИВО!
Наказ — розпо-
рядчий документ,
який видає ке-
рівник підприєм-
ства на правах
єдиноначальності
на підставі та на
виконання чинних
нормативно-
правових актів,
розпорядчих
документів та
директивних
листів організацій
вищого рівня або
за власною ініціа-
тивою чи ініціати-
вою структурних
підрозділів під-
приємства
www.
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 32
Зразкове діловодство
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ
«ГІАЦИНТ»
НАКАЗ
10.01.2013 м. Запоріжжя
№ 2-ОД
Про внесення змін до штатного розпису
У зв’язку з виявленою під час комплексної перевірки підприємства невідповідністю назви посади в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки Лужковської О. П., референта керівника підприємства,
НАКАЗУЮ:
1. Внести з 14 січня 2013 року до штатного розпису ТОВ «Гіацинт» та- кі зміни:
— вивести зі штатного розпису посаду «Референт керівника підпри-
ємства»;
— ввести до штатного розпису посаду «Референт з основної діяль- ності».
2. Начальнику відділу кадрів Прохорук А. І. внести відповідні зміни до трудової книжки Лужковської О. П.
Генеральний директор
Полянчук
С. Л. Полянчук
Головний бухгалтер
Тронько Р. Т. Тронько
09.01.2013
Начальник відділу кадрів
Прохорук А. І. Прохорук
09.01.2013
До справи № 01-12
Секретар Пашута І. Г. Пашута
14.01.2013
Додаток 1
Зразок наказу з основної діяльності підприємства
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 32
Зразкове діловодство
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ
«ГІАЦИНТ»
НАКАЗ
10.01.2013 м. Запоріжжя
№ 2-ОД
Про внесення змін до штатного розпису
У зв’язку з виявленою під час комплексної перевірки підприємства невідповідністю назви посади в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки Лужковської О. П., референта керівника підприємства,
НАКАЗУЮ:
1. Внести з 14 січня 2013 року до штатного розпису ТОВ «Гіацинт» та- кі зміни:
— вивести зі штатного розпису посаду «Референт керівника підпри-
ємства»;
— ввести до штатного розпису посаду «Референт з основної діяль- ності».
2. Начальнику відділу кадрів Прохорук А. І. внести відповідні зміни до трудової книжки Лужковської О. П.
Генеральний директор
Полянчук
С. Л. Полянчук
Головний бухгалтер
Тронько Р. Т. Тронько
09.01.2013
Начальник відділу кадрів
Прохорук А. І. Прохорук
09.01.2013
До справи № 01-12
Секретар Пашута І. Г. Пашута
14.01.2013
Додаток 1
Зразок наказу з основної діяльності підприємства
№ 1 (7)/2013
www.
KADROVIK
.ua
33
наказ про організацію і проведення зустрічі керівників нафтових компаній;
— фінансування певних заходів та робіт, наприклад:
наказ про виділення коштів на організацію і проведен- ня міжнародної конференції;
наказ про розподіл коштів за виконання договірної теми;
— забезпечення працівників підприємства інформаційно- комунікаційними і технічними ресурсами, інвентарем, канце- лярськими товарами тощо, наприклад:
наказ про забезпечення працівників підприємства мо- більним зв’язком;
наказ про придбання і розподіл між структурними під- розділами канцелярського приладдя;
наказ про виготовлення візитних карток для праців- ників підприємства;
— утворення тимчасових робочих органів для проведення певних заходів або виконання робіт, наприклад:
наказ про створення робочої групи з підготовки бізнес- плану підприємства;
наказ про створення комісії з перевірки стану діло- водства на підприємстві;
наказ про створення робочої групи для виконання по- запланової науково-дослідної теми;
— призначення відповідальних осіб, наприклад:
наказ про призначення відповідальних за пожежну безпеку у структурних підрозділах підприємства;
наказ про призначення відповідальних за організацію зустрічі із зарубіжними партнерами;
— запровадження змін у роботі окремих структурних під- розділів чи працівників, установлення певних обмежень тощо, наприклад:
наказ про призначення чергових у святкові дні;
наказ про встановлення на підприємстві обмеження щодо користування мобільним зв’язком.
До наказів з кадрових питань належать накази про:
— прийняття на роботу (призначення на посаду);
— переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
— звільнення (припинення трудового договору);
— сумісництво;
— зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);
— заохочення (нагородження, преміювання);
— накладення дисциплінарного стягнення;
Зразкове діловодство
ВАЖЛИВО!
Накази про утво-
рення постійно
діючих колегіаль-
них та дорадчих
органів належать
до наказів
з основних питань
діяльності підпри-
ємства, а про утво-
рення тимчасових
робочих органів —
до наказів
з адміністра тивно-
господарських
питань
www.
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 34
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ
«ГІАЦИНТ»
НАКАЗ
11.01.2013 м. Запоріжжя
№ 2-АГ
Про проведення річної
інвентаризації
З метою отримання заключного балансу за 2012 рік, правильного відображення фінансового стану, виявлення фактичної наявності осно- вних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, перевірки дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей
НАКАЗУЮ:
1. Провести інвентаризацію будинків і споруд, основних засобів, то- варів, сировини та інших товарно-матеріальних цінностей, малоцінних предметів станом на 14 січня 2013 року.
2. Для проведення інвентаризації утворити інвентаризаційну комісію у складі:
голова комісії — Тронько Раїса Трохимівна, головний бухгалтер;
члени комісії: Матвієнко Віктор Олегович, начальник адміністративно-господарського відділу,
Омельчук Галина Борисівна, бухгалтер фінансово-економічного відділу.
Генеральний директор
Полянчук
С. Л. Полянчук
Головний бухгалтер
Тронько Р. Т. Тронько
09.01.2013
Начальник адміністративно-господарського відділу
Матвієнко В. О. Матвієнко
09.01.2013
Бухгалтер фінансово-економічного відділу
Омельчук Г. Б. Омельчук
09.01.2013
До справи № 01-13
Секретар Пашута І. Г. Пашута
14.01.2013
Додаток 2
Зразок наказу з адміністративно-господарських питань
Зразкове діловодство
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 34
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ
«ГІАЦИНТ»
НАКАЗ
11.01.2013 м. Запоріжжя
№ 2-АГ
Про проведення річної
інвентаризації
З метою отримання заключного балансу за 2012 рік, правильного відображення фінансового стану, виявлення фактичної наявності осно- вних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, коштів, перевірки дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей
НАКАЗУЮ:
1. Провести інвентаризацію будинків і споруд, основних засобів, то- варів, сировини та інших товарно-матеріальних цінностей, малоцінних предметів станом на 14 січня 2013 року.
2. Для проведення інвентаризації утворити інвентаризаційну комісію у складі:
голова комісії — Тронько Раїса Трохимівна, головний бухгалтер;
члени комісії: Матвієнко Віктор Олегович, начальник адміністративно-господарського відділу,
Омельчук Галина Борисівна, бухгалтер фінансово-економічного відділу.
Генеральний директор
Полянчук
С. Л. Полянчук
Головний бухгалтер
Тронько Р. Т. Тронько
09.01.2013
Начальник адміністративно-господарського відділу
Матвієнко В. О. Матвієнко
09.01.2013
Бухгалтер фінансово-економічного відділу
Омельчук Г. Б. Омельчук
09.01.2013
До справи № 01-13
Секретар Пашута І. Г. Пашута
14.01.2013
Додаток 2
Зразок наказу з адміністративно-господарських питань
Зразкове діловодство
№ 1 (7)/2013
www.
KADROVIK
.ua
35
— надання матеріальної (благодійної) допомоги;
— надання відпусток (основної, додаткової, навчальної, для догляду за дитиною, без збереження заробітної плати тощо);
— відрядження.
Порядок підготовки наказів з кадрових питань певною мі- рою відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, тому заслуговує на детальний розгляд у окремій публікації. Зокре- ма, специфіка оформлення цього виду наказу полягає в його
індексації, складанні заголовків, формулюванні текстів та оформленні відміток про наявність документів, що є підстава- ми для видання різних видів наказів з кадрових питань.
За авторством накази класифікують на:
— індивідуальний наказ — наказ, автором якого є одне під- приємство;
— спільний наказ — наказ, виданий декількома підприєм- ствами одного рівня.
ПІДСТАВИ ДЛЯ ВИДАННЯ НАКАЗІВ
Підставами для видання наказів на підприємствах є:
— положення Конституції і законів України, поста- нови та інші акти Верховної Ради України й Верховної
Ради Автономної Республіки Крим, укази і розпоря- дження Президента України, постанови і розпоряджен- ня Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автоном- ної Республіки Крим, постанови і рішення інших вищих органів державної влади і державного управління;
— конкретні доручення організацій вищого рівня;
— провадження виконавчої та розпорядчої діяль- ності з метою виконання підприємством покладених на нього завдань і функцій;
— потреба у правовому регулюванні діяльності.
Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення тощо), які надходять до певного підприємства від організації вищого рівня, доводяться до підприємств, що належать до сфери його управління, шляхом видання наказів.
Накази з основної діяльності видаються на виконання розпорядчих документів (постанов, рішень, доручень, наказів,
ВАЖЛИВО!
Зміст наказів має
суворо відповіда-
ти законодавству,
жодний з них не
може суперечити
нормативно-
правовим актам
Зразкове діловодство
www.
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 36
розпоряджень) та директивних листів організацій вищого рів- ня або за ініціативою керівника підприємства чи підлеглих структурних підрозділів.
Підставами для видання наказів з адміністративно-го спо-
дарських питань на підприємстві здебільшого є внутрішні служ- бові документи, насамперед службові та доповідні записки.
Підставами для видання наказів з кадрових питань (осо-
бового складу) можуть бути як службові документи підпри-
ємства, так і особові документи працівників залежно від різ- новиду наказу. Обов’язковою, але не завжди основною під- ставою для видання більшості видів наказів з особового складу є заява працівника, подана на ім’я керівника підпри-
ємства. Але для видання наказу з кадрових питань не завжди достатньо однієї заяви.
Підстави для видання наказів з кадрових питань
Для видання наказу про переведення працівника на
іншу посаду (роботу) в межах одного підприємства, крім за- яви, підставою може бути також подання безпосереднього
керівника, в якому наводяться відомості про працівника (прі- звище, ім’я, по батькові; освіта; посада, яку працівник обіймає; назва структурного підрозділу; стаж роботи — загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді; оцінка ділових і моральних якостей), мотиви переведення і посада, на яку пропонується перевести працівника.
Для видання наказу про відрядження працівника під- ставою може бути доповідна записка керівника структурного
підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується цей пра- цівник. Якщо працівник сам обіймає посаду керівника одного зі структурних підрозділів або заступника керівника підпри-
ємства, він може сам на себе підготувати доповідну записку з обґрунтуванням необхідності свого відрядження та подати її на розгляд керівникові підприємства.
Для видання наказу про заохочення працівника під- ставою може бути доповідна записка або подання керівника
структурного підрозділу. Подання про заохочення, як прави- ло, оформлюють у разі нагородження працівника, а доповідну записку — у випадку оголошення подяки чи преміювання.
Для оформлення наказу про застосування дисциплі-
нарного стягнення у формі догани підставою є доповідна за-
писка керівника структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник, і письмове пояснення поруш-
Зразкове діловодство
ВАЖЛИВО!
Проекти наказів з
кадрових питань
готує кадрова
служба на під-
ставі доповідних
записок керівни-
ків структурних
підрозділів, заяв
працівників, тру-
дових договорів
та інших доку-
ментів
та ін
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 36
розпоряджень) та директивних листів організацій вищого рів- ня або за ініціативою керівника підприємства чи підлеглих структурних підрозділів.
Підставами для видання наказів з адміністративно-го спо-
дарських питань на підприємстві здебільшого є внутрішні служ- бові документи, насамперед службові та доповідні записки.
Підставами для видання наказів з кадрових питань (осо-
бового складу) можуть бути як службові документи підпри-
ємства, так і особові документи працівників залежно від різ- новиду наказу. Обов’язковою, але не завжди основною під- ставою для видання більшості видів наказів з особового складу є заява працівника, подана на ім’я керівника підпри-
ємства. Але для видання наказу з кадрових питань не завжди достатньо однієї заяви.
Підстави для видання наказів з кадрових питань
Для видання наказу про переведення працівника на
іншу посаду (роботу) в межах одного підприємства, крім за- яви, підставою може бути також подання безпосереднього
керівника, в якому наводяться відомості про працівника (прі- звище, ім’я, по батькові; освіта; посада, яку працівник обіймає; назва структурного підрозділу; стаж роботи — загальний, у цьому підрозділі, на цій посаді; оцінка ділових і моральних якостей), мотиви переведення і посада, на яку пропонується перевести працівника.
Для видання наказу про відрядження працівника під- ставою може бути доповідна записка керівника структурного
підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується цей пра- цівник. Якщо працівник сам обіймає посаду керівника одного зі структурних підрозділів або заступника керівника підпри-
ємства, він може сам на себе підготувати доповідну записку з обґрунтуванням необхідності свого відрядження та подати її на розгляд керівникові підприємства.
Для видання наказу про заохочення працівника під- ставою може бути доповідна записка або подання керівника
структурного підрозділу. Подання про заохочення, як прави- ло, оформлюють у разі нагородження працівника, а доповідну записку — у випадку оголошення подяки чи преміювання.
Для оформлення наказу про застосування дисциплі-
нарного стягнення у формі догани підставою є доповідна за-
писка керівника структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник, і письмове пояснення поруш-
Зразкове діловодство
ВАЖЛИВО!
Проекти наказів з
кадрових питань
готує кадрова
служба на під-
ставі доповідних
записок керівни-
ків структурних
підрозділів, заяв
працівників, тру-
дових договорів
та інших доку-
ментів
та ін
№ 1 (7)/2013
www.
KADROVIK
.ua
37
ника — пояснювальна записка на ім’я керівника підприємства.
У разі відмови працівника написати пояснювальну записку оформляється акт про відмову надати письмове пояснення, який буде однією з підстав для видання наказу.
Для видання наказів про надання матеріальної допо-
моги працівникам у зв’язку з одруженням, народженням дити- ни, нещасним випадком, витратами на лікування у разі тривалої хвороби працівника або його родичів першого ступеня спорід- нення, смертю близьких тощо підставами є свідоцтва, видані відповідними органами, що засвідчують факт події, яка відбу- лася, медичні довідки, фінансові документи, що підтверджують витрати на лікування, інші довідки. Наприклад, підставою для видання наказу про надання матеріальної допомоги у зв’язку з народженням дитини є свідоцтво про народження дитини.
Для видання наказу про зміну прізвища працівника під- ставою є його новий паспорт, копія якого додається до нака- зу. Якщо прізвище змінилося у зв’язку з укладенням шлюбу, підставою для видання наказу про зміну прізвища може бути
свідоцтво про укладення шлюбу.
Для видання наказу про звільнення працівника, напри- клад, у зв’язку з незадовільними результатами випробування, підставою є доповідна записка керівника структурного під-
розділу, якому безпосередньо підпорядковується цей праців- ник (додаток 3).
Для видання наказу про надання працівникові щоріч-
ної відпустки підставою є графік відпусток, з яким ознайом- лений працівник, повідомлення працівника про початок від- пустки, особиста заява працівника.
Підставою про поновлення працівника на посаді може бути рішення суду.
А ЯК У ЗАКОНОДАВСТВІ...
Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої
влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах
виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від
30 листопада 2011 року № 1242
«Накази (розпорядження) видаються як рішення організаційно- розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності установи, адміністративно- господарських або кадрових питань» (п. 84).
Зразкове діловодство
www.
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 38
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ
«ГІАЦИНТ»
НАКАЗ
14.01.2013 м. Запоріжжя
№ 4-П
Про звільнення
Петренка В. І.
ЗВІЛЬНИТИ:
1. ПЕТРЕНКА Володимира Івановича, слюсаря-складальника двигунів
5-го розряду цеху № 2, 18 січня 2013 року як такого, що не витримав ви- пробування, ст. 28 КЗпП України.
2. Бухгалтерії (Тронько Р. Т.) провести з Петренком В. І. повний роз- рахунок, у тому числі виплатити компенсацію за два дні невикористаної щорічної відпустки.
Підстава: доповідна записка начальника цеху № 3 Колосенка О. А. від 03.01.2013.
Генеральний директор
Полянчук
С. Л. Полянчук
Головний бухгалтер
Тронько Р. Т. Тронько
09.01.2013
Начальник відділу кадрів
Прохорук А. І. Прохорук
09.01.2013
Начальник цеху № 3
Колосенко О. А. Колосенко
09.01.2013
З наказом ознайомлений
Петренко
В. І. Петренко
14.01.2013
До справи № 04-09
Менеждер з персоналу
Думанчук Т. М. Думанчук
18.01.2013
Додаток 3
Зразок наказу з кадрових питань (особового складу)
Зразкове діловодство
KADROVIK
.ua
№ 1 (7)/2013 38
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ
«ГІАЦИНТ»
НАКАЗ
14.01.2013 м. Запоріжжя
№ 4-П
Про звільнення
Петренка В. І.
ЗВІЛЬНИТИ:
1. ПЕТРЕНКА Володимира Івановича, слюсаря-складальника двигунів
5-го розряду цеху № 2, 18 січня 2013 року як такого, що не витримав ви- пробування, ст. 28 КЗпП України.
2. Бухгалтерії (Тронько Р. Т.) провести з Петренком В. І. повний роз- рахунок, у тому числі виплатити компенсацію за два дні невикористаної щорічної відпустки.
Підстава: доповідна записка начальника цеху № 3 Колосенка О. А. від 03.01.2013.
Генеральний директор
Полянчук
С. Л. Полянчук
Головний бухгалтер
Тронько Р. Т. Тронько
09.01.2013
Начальник відділу кадрів
Прохорук А. І. Прохорук
09.01.2013
Начальник цеху № 3
Колосенко О. А. Колосенко
09.01.2013
З наказом ознайомлений
Петренко
В. І. Петренко
14.01.2013
До справи № 04-09
Менеждер з персоналу
Думанчук Т. М. Думанчук
18.01.2013
Додаток 3
Зразок наказу з кадрових питань (особового складу)
Зразкове діловодство