УДК 20.23 Н.А. Банушкина
Технология моделирования и реинжиниринга бизнес-процессов
В статье предлагается методика построения моделей бизнес-процессов. Реинжиниринг осуществляется на основании анализа полученных моделей. Для проведения анализа используются модели различных уровней и типов. В результате определяются направления реинжиниринга. Статические и динамические модели бизнес-процесса перепроектируются по выбранным направлениям.
Особенностью предложенного подхода являются:
Ориентация на моделирование с высокой степенью детализации.
2. Разработка инструментальных средств и их использование при классификации и структуризации бизнес-процессов, формировании моделей, определении направлений реинжиниринга и выявлении цепочек процессов, перепроектирование которых наиболее эффективно.
Использование современных информационных технологий во многом определяет успех работ по реинжинирингу. В настоящее время разработано много мощных программных средств визуального проектирования моделей бизнес-процессов, управления потоками работ, имитационного моделирования. В предлагаемой методике этим средствам отводится второстепенная роль. Предлагаемый подход к реинжинирингу бизнес-процессов соответствует разработкам, предложенным А.В. Шеером, и в наибольшей мере приемлем для применения в крупных топологически сложных производственных системах.
Для успешного моделирования бизнес-процессов необходимо решить следующую задачу:
Создание инструментальных средств поддержки проведения реинжиниринга в виде информационных систем специального назначения.
Инструментальные средства должны предоставить для проведения
реинжиниринга следующие возможности:
- создание БД , содержащей описания бизнес-процессов;
- систематизация информационного обеспечения, что упрощает процесс анализа и позволяет отслеживать процесс принятия решений;
- средства разработки соответствующих моделей, чтобы визуально представить и заново спроектировать образ будущей компании [1];
- поддержка БД, содержащей описания бизнес-процессов, в актуальномсостоянии. Любые изменения в организационной структуре, информационном обеспечении, функциях и задачах должны быть отражены в следующих моделях;
- проектирование альтернативных вариантов моделей бизнес-процессов для выбора наиболее оптимального [2, 3];
- имитационное моделирование;
- использование различных процедур автоматизирующих процесс создания модели, ее анализ, поиск решений, проверку различных гипотез;
использование ранее накопленного опыта при принятии решений [4];
параллельная разработка отдельных компонентов различными группами разработчиков и интеграция результатов в общий проект по реинжинирингу;
автоматическое формирование различных отчетов;
- инструментарий должен допускать расширения, возможность внедрения приложений, реализующих различные методики формирования модели и ее использование при принятии решений [3].
1. Основные особенности предлагаемой методики моделирования
Сложные проблемы не имеют простых решений, такие решения не могут быть представлены в виде данных. Как правило, результаты представлены в виде модели и чем сложнее проблема, тем сложнее модель [3, 5].
1.1. При описании сложных информационных систем используются иерархические структуры.
Иерархические структуры позволяют рассматривать только определенный уровень, не вдаваясь в детали реализации. Модель бизнес-процессов тоже является иерархической. Задачи, решаемые функционерами, представляют бизнес-процесс на нижнем уровне иерархии. Эти задачи классифицируются и затем группируются в подпроцессы более высокого уровня иерархии. На верхнем уровне мы получим класс, характеризующий бизнес-процесс в целом.
1.2. Многоуровневая система должна моделироваться как «сверху - вниз», так и «снизу - вверх» [2, с. 159].
Моделирование бизнес-процессов по принципу «сверху-вниз» – наиболее распространенный метод. Наименее исследованной областью является технология получения полной информации об объекте на нижнем уровне иерархии, установления информационных, функциональных взаимосвязей между функционерами и построения бизнес-процессов на уровне экземпляров.
Наименьшей организационной единицей являются работники предприятия – функционеры. Целесообразно проводить описание процессов на этом уровне, так как в этом случае функционер описывает только свою работу, свои информационные потоки и свои взаимосвязи и может проверить адекватность модели своей цепочки процесса.
В статье представлен метод моделирования «снизу-вверх», позволяющий провести предварительную формализацию бизнес-процессов уже на первом этапе моделирования, учесть специфические особенности объекта и в результате сформировать модель на более высоком уровне.
Предлагаемая автором методология по ряду позиций перекликается с методологией ARIS, а имеющиеся отличия делают ее приемлемой на любых предприятиях со слабоструктурированными бизнес-процессами.
Моделирование «снизу-вверх», а не «сверху-вниз» более эффективно:
1. Адекватность модели и реального объекта очевидно выше.
При детальном моделировании возможна проверка адекватности своей цепочки процесса каждым исполнителем.
При детальном моделировании достаточно информации для определения направлений реинжиниринга и повышения эффективности работы предприятия. Детальные цепочки процесса очень наглядны.
Детальное моделирование позволяет выйти на проектирование и разработку информационных систем без дополнительного исследования объекта.
Бизнес-модель, представленная на уровне экземпляров, содержит достаточное количество информации для автоматического формирования внутрифирменной документации, в том числе положений об основных функциях подразделений и должностных инструкций.
При необходимости можно реализовать «смешанный вариант». Выделить ключевые процессы и исследовать их более детально, а по остальным процессам воспользоваться методом «сверху-вниз».
1.3. Модели бизнес-процесса больших информационных систем очень усложнены. Имеются различные методы для их упрощения.
В предлагаемой методике представлен метод группировки классов и их взаимосвязей в модели различных типов, который необходим для структурирования и совершенствования бизнес-процессов [5, с. 43].
1.4. Предложенный метод моделирования состоит из двух частей: статического и динамического описания бизнес-процесса.
В первой части описываются организационные единицы, участвующие в процессе с учетом информационных, функциональных и организационных взаимосвязей. Производится структуризация, выделение бизнес-процессов, группировка в классы.
Во второй части описывается динамическая последовательность бизнес-процессов с учетом условий, управляющих событий, взаимосвязей между классами и внутри них. Графическое представление является неотъемлемой частью процессного описания и ассоциируется с самими моделями.
Метод находится в соответствии с теоретической концепцией исследования сложных систем, разграничивающей структуру системы и ее поведение, а также с практикой моделирования [2, 5, 6].
2. Реинжиниринг бизнес-процессов
Основная цель процессного моделирования – анализ бизнес-процессов, их совершенствование и перепроектирование. Анализ моделей бизнес-процесса позволяет выявить потенциальную возможность направления реинжиниринга. Выделяются основные бизнес-процессы и подпроцессы, в которых можно достичь наибольшего повышения эффективности деятельности предприятия в соответствии с поставленными целями. Эти процессы подвергаются более детальному анализу. Рассматриваются модели разных типов на различных уровнях иерархии. Предложенные методы позволяют выявить направление реинжиниринга бизнес-процессов за счет:
устранения избыточности, дублирования информации;
уменьшения времени задержки процесса за счет более простых взаимосвязей;
уменьшения точек ввода и узлов решения;
устранения ряда задач и переложения их на информационную систему;
выявления несоответствия между линейно-функциональной структурой управления и логикой выполнения бизнес-процесса;
структуризации информационного обеспечения.
3. Модель бизнес-процессов
Статическая структура должна содержать все необходимые характеристики объекта. Это описание должно быть наиболее полным и объемным. Динамическое поведение, как правило, представлено графически и не может быть загромождено излишней информацией. Без статического описания использование графических моделей малоэффективно.
3.1. Статическая структура бизнес-процессов содержит:
3.1.1. Описание информационного обеспечения. Управление бизнес-процессами фактически сводится к управлению информацией. Поэтому информационному обеспечению отводится первоочередная роль. Одно из отличий между различными подходами к моделированию заключается в том, как трактуется бизнес-процесс и что берется за основу – поток информации или поток функций. В нашем подходе (ближайшая к нему методология ARIS) это поток функций. Основа описания фигурирующей в системе информации: документов и/или частей документов, отдельных реквизитов, элементов БД, а также информации, передаваемой устно – это статическое описание с указанием основных характеристик и набора дополнительной информации, необходимой для достижения цели (в каждом конкретном случае свой набор характеристик). И самое главное – описание информационных взаимосвязей: между работниками, между подразделениями, с внешними респондентами, информационная «вертикаль» – обмен информацией с руководством.
Описание функций и задач с указанием основных характеристик и
специфических особенностей, информации, используемой в задачах, и организационного исполнения.
3.1.3. Перечень бизнес-процессов с подробным описанием иерархии нескольких уровней. Описание основных характеристик, информационных взаимосвязей и организационного исполнения. Особое внимание уделяется выходу (информационный объект – результат выполнения процесса). Формирование этого раздела базируется на анализе и экспертных оценках и во многом зависит от опыта аналитиков, так как нет в достаточной степени формализованных методов выделения бизнес-процессов и их иерархии.
. 3.1.4. Перечень информационных объектов с подробным описанием
иерархии нескольких уровней и основных характеристик. Информационные объекты представляют собой сгруппированные по смыслу документы и/или их части, а также отдельные показатели. Группировка/декомпозиция информации необходима для дальнейшего моделирования. Проводить анализ, оперируя «россыпью» информации, невозможно. От того, насколько качественно выполнена эта работа, зависит успех дальнейших этапов работ.
3.1.5. Описание организационной структуры с указанием необходимых характеристик и с привязкой к бизнес-процессам.
Динамическое описание бизнес-процессов.
Динамическое описание представляет собой последовательность выполнения процесса. Важным является графическое представление модели. В общем случае последовательность может быть представлена таблично. Бизнес-процесс представлен на разных уровнях иерархии. Уровней иерархии может быть любое количество. Все зависит от сложности процессов и целей создания бизнес-модели. Использование трех–пяти уровней иерархии достаточно для описания любого бизнес-процесса. Увидеть процесс в целом, провести анализ можно только на одном из верхних уровней. Для детального исследования, в том числе для проведения реинжиниринга и проектирования информационных систем, необходимо представление отдельных цепочек процесса на нижнем уровне. В общем случае, модель бизнес-процесса представлена как последовательность выполнения функций с указанием информационного обеспечения, организационного исполнения, выхода, связей с другими процессами, условий и событий, активизирующих выполнение процесса, точек ввода и узлов решений. Анализ точек пересечения подпроцессов, узлов решения, условий и событий во многом определяет основные направления оптимизации.
Важным моментом является упрощение модели бизнес-процесса для проведения анализа. Одним из основных отличий между различными подходами к моделированию являются методы упрощения модели. Например, использование объектно-ориентированных технологий предполагает разбиение бизнес-процесса на части (подсистемы) и исследование каждой подсистемы отдельно. В методологии ARIS бизнес-процесс представлен в виде проекций в модели различных типов. Автор предлагает использование следующих типов моделей: информационной, функциональной, организационной модели, модели выходов, модели состояний и объединенной модели.
По каждой цепочке процесса нет необходимости формировать все типы моделей и на всех уровнях иерархии.
Главное, чтобы в системе была информация, позволяющая сформировать любую модель.
4. Технология моделирования
4.1. Этап 1. Подготовительный.
4.1.1. Согласование цели, объемов и этапов работ.
4.1.2. Разработка инструментальных средств.
Разработку инструментальных средств целесообразно осуществлять на протяжении всей работы над проектом для обеспечения оперативного выполнения работ по запросу экспертов и аналитиков.
4.1.3. Проектирование БД статической структуры бизнес-процессов.
4.1.4. Выбор технологии моделирования на основании анализа основных требований и имеющихся ресурсов.
4.1.5. Подготовка анкет.
4.2. Этап 2. Сбор информации.
Сбор информации об объекте является одним из основополагающих этапов. Методы сбора: интервью, анализ различной документации, характеризующей деятельность объекта и анкетирование. Наша цель – повысить достоверность и уменьшить нагрузку на аналитиков. Поэтому основой сбора информации становится анкетирование. Достоинством является то, что работник описывает свою работу, и это практически не накладывает на него дополнительной нагрузки. К тому же в дальнейшем он может проверить адекватность модели своей цепочки процесса. Недостатком является то, что, как правило, люди не мыслят процессами и не могут описать свою работу так, как требуется для моделирования. При разработке анкет необходимо учесть:
1) дальнейшую организацию работ, в частности, способ обработки анкет;
2) дальнейшее использование полученной информации, цель проекта;
3) степень взаимодействия аналитиков с работниками.
На этом этапе осуществляется сбор информации для формирования статической структуры. Динамическая модель только «прорисовывается». В зависимости от выбранной технологии сбор информации о динамике процесса тоже может быть отнесен к этому этапу. Моделирование – процесс циклический. Поэтому виды работ этого этапа выполняются итерациями.
4.2.1. Интервьюирование руководителей, ведущих специалистов подразделений. В результате формируется укрупненный вариант модели.
4.2.2. Заполнение анкет, ввод данных в БД.
4.2.3. Программный анализ анкет. Анализ нестандартных ситуаций.
Производится структуризация и стандартизация информационного обеспечения.
4.3. Этап 3. Формирование статической структуры бизнес-процесса
4.3.1. Автоматизированный анализ собранной информации и представление ее в необходимом для экспертного анализа виде.
4.3.2. Экспертный анализ собранной информации.
Наиболее высокий уровень сложности и значимости этого этапа. От качества его выполнения зависит результат в целом. Анализ проводится с учетом дальнейшего построения динамической последовательности бизнес-процесса и для проведения реинжиниринга.
4.3.3. Формирование статической модели бизнес-процессов.
4.4. Этап 4. Формирование динамической модели бизнес-процесса на разных уровнях иерархии.
4.4.1. Сбор данных о последовательности выполнения бизнес-процесса. Сбор данных тоже анкетный. Но на первом этапе сбора информации нагрузка на аналитиков минимальная, так как функция контроля и стандартизации переложена на программную систему. При исследовании динамики процесса используется, в основном, экспертный анализ.
4.4.2. Экспертный анализ собранной информации и моделирование бизнес-процессов. Формирование моделей различных типов на разных уровнях иерархии. Итерационный процесс: анализ и моделирование с учетом реинжиниринга.
4.4.3. Графическое представление моделей.
Графическое представление моделей обязательно на верхнем и среднем уровнях. На нижних уровнях отображаются усложненные цепочки бизнес-процессов и цепочки процесса, подлежащие реинжинирингу.
4.4.4. Проверка адекватности модели процесса.
4.4.5. Формирование полной модели бизнес-процесса «как есть».
Полученная модель не соответствует в полной мере термину «как есть». Особенностью предложенной технологии является то, что она позволяет начать реинжиниринг по ряду направлений с первого этапа работы над проектом.
4.5. Этап 5. Реинжиниринг бизнес-процесса.
4.5.1. Экспертный анализ модели и определение направлений реинжиниринга.
4.5.1.1. Анализ цепочек процесса со сложными нелогичными взаимосвязями.
4.5.1.2. Анализ потенциальных точек задержки процесса: точки ввода, узлы решения, точки пересечения подпроцессов.
4.5.1.3. Оценка времени исполнения процесса.
4.5.1.4. Оценка стоимости процесса.
4.5.1.5. Анализ соответствия линейно-функциональной организационной структуры управлению бизнес-процессами.
4.5.1.6. Анализ внешних взаимосвязей.
4.5.1.7. Анализ информационного обеспечения с учетом взаимосвязей и связей с функциями и задачами.
4.5.1.8. Анализ соответствия выполняемых функций и цели процесса.
4.5.2. Математический анализ моделей, оценка рисков.
4.5.3. Имитационное моделирование, эталонное сравнение.
4.5.4. Оценка эффективности бизнес-процесса.
4.5.4.1. Выбор критериев эффективности.
4.5.4.2. Оценка эффективности в соответствии с выбранными критериями. 4.5.5. Выбор направлений реинжиниринга.
4.5.5.1. Агрегация результатов анализа, проведенного на этом этапе.
Сопоставление результатов, полученных при экспертном, математическом, графическом, программном исследовании модели, формирование результирующих выводов.
4.5.5.2. Разработка рекомендаций по реинжинирингу.
4.5.6. Формирование модели бизнес-процессов «как будет».
4. 6. Этап 6. Разработка и оформление технической документации.
4.6.1. Описание модели бизнес-процессов.
4.6.2. Описание БД и технологии работы с ней.
4.6.3. Описание технологии моделирования и методик анализа.
4.6.4. Описание инструментария.
4.6.5. Описание методов реинжиниринга.
4.7. Этап 7. Применение модели бизнес-процессов и рекомендаций по реинжиниринг.у
Здесь указываются потенциальные дальнейшие разработки, которые на базе моделей легко выполняются.
4.7.1. Реинжиниринг бизнес-процессов по выбранным направлениям. Исследуется бизнес-модель в новых условиях функционирования, осуществляется перепроектирование бизнес - процессов с учетом планируемых изменений, поддержка БД в актуальном состоянии.
4.7.2. Регулярный мониторинг бизнес-процессов с последующей оптимизацией.
4.7.3. Проектирование и разработка информационной системы.
4.7.4. Формирование положений об отделах и функциональных обязанностях, должностных инструкций и другой документации .
Предложенная в статье технология моделирования является базовой. Выбор того или иного варианта моделирования зависит от цели проекта.
5. Использование полученных результатов
Реинжиниринг бизнес-процессов .
5.2. Модель бизнес процессов используется для создания корпоративной информационной системы и автоматизации отдельных локальных задач. Проектирование информационных систем нельзя отрывать от проектирования процессов, которые они автоматизируют [4]. Основой разработки информационной системы является «модель системы управления, которая отражает состав объекта, характер взаимодействия его элементов и их особенности» [6,с.31], а разработка модели сводится к комплексному исследованию и системному анализу процесса функционирования объекта обследования.
Модель бизнес-процессов содержит полную информацию о деятельности объекта. БД может эффективно использоваться при решении самых различных задач, стоящих перед организацией.
Литература
Банушкина Н.А. Комплекс инструментальных средств для построения корпоративной информационной системы (КИС). Разработка и использование / Н.А. Банушкина, И.В. Лачков // Материалы пятой краевой конференции по математике. – Барнаул, 2002.
Ойхман Е.Г. Реинжиниринг бизнеса: Реинжиниринг организаций и информационные технологии / Е.Г. Ойхман , Э.В. Попов. – М.: Финансы и статистика, 1997.
Силич М.П. Системная технология: объектно-ориентированный подход. – Томск, 2002.
Закс Ш. Теория статистических выводов: пер. с англ. – М.: Мир, 1975.
Шеер А.В. Бизнес-процессы. Основные понятия, теория, методы / Пер. с англ. – М.: Весть, МетаТехнология, 1999.
Модин А.А. Справочник разработчика АСУ / А.А. Модин Е.П., Погребной Е.Г., Яковенко. – М.: «Экономика», 1978.