Тема 6.
Планування й формування людських ресурсів організації
План лекційного заняття:
Елементи професійного відбору кадрів.
Основні компоненти резюме.
Елементи професійного відбору кадрів
Людський фактор є головною продуктивною силою суспільства. Тому у відтворенні продуктивних сил насамперед слід виділяти відтворення особистого фактору – людини праці і підприємця. Людина сама є продуктивною силою. Продуктивна сила людини праці характеризується її робочою силою, тобто здатністю до праці. У будь-якій суспільно-економічній формації робоча сила має дві характеристики:
1) кількісну (кількість носіїв здатності до праці);
2) якісну (стан фізичного розвитку і здоров'я людини, рівень освіти і кваліфікації, співвідношення цих показників для різних професійних груп населення).
Планування людських ресурсів організації – це цілеспрямована діяльність, що має завдання надання робочих місць у потрібний момент часу й у необхідній кількості відповідно до потреб і вимогами до людських ресурсів, пропонованих організацією, а також у відповідності зі здатностями й схильностями претендентів на робочі місця. Метою планування людських ресурсів організації є:
по-перше, визначити якісну й кількісну потребу організації в співробітниках різних категорій і різної кваліфікації для досягнення її стратегічних і тактичних цілей;
по-друге, визначити відповідність наявного структурного й трудового потенціалу організації її стратегічним цілям, а також стратегії й тактиці її розвитку;
по-третє, передбачити можливі проблеми, що виникають через можливий надлишок або нестачу людських ресурсів.
Основні завдання, рішення яких забезпечує процес планування людських ресурсів організації, наступні:
1) розробка механізму й процедур процесу планування, погоджених з іншими видами планування в організації;
2) реалізація розв'язків органів керування й контролю, що сприяють успішному здійсненню стратегії організації;
3) забезпечення процесу організації виявлення основних проблем і потреб організації в людських ресурсах для реалізації стратегічних цілей і розв'язку тактичних завдань;
4) планування процесу задоволення кількісних потреб у людських ресурсах організації – визначення необхідної чисельності співробітників по категоріях персоналу;
5) планування процесу задоволення якісних потреб у людських ресурсах організації – визначення необхідних компетенцій (здатностей, можливостей, знань і вмінь), якими повинні мати співробітники, щоб відповідати займаним ними робочим місцям;
6) поліпшення обміну інформацією з персоналу між усіма підрозділами організації.
Для досягнення цілей і розв'язку завдань, що коштують перед процесом планування людських ресурсів організації, увесь процес доцільно розбити наступні блоки – функції, виконувані в процесі планування:
1) визначення потреб організації в людських ресурсах, з обліком необхідних кількісних і якісних їхніх характеристик;
2) дослідження стан ринку праці в частині його ємкості й кон'юнктури з урахуванням потреби організації в людських ресурсах;
3) планування оптимального складу персоналу організації й порівняльний аналіз його з наявними ресурсами;
4) планування змін у людських ресурсах організації за рахунок планування:
a) набору персоналу з боку;
b) використання зайнятості наявного персоналу за рахунок інтенсифікації праці, усунення втрат робочого часу й непродуктивних видатків людських ресурсів, розширення зон обслуговування й сполучення професій і т.д.;
c) вивільнення наявного персоналу;
d) розкриття трудового потенціалу організації і її працівників, розвитку персоналу.
Планування людських ресурсів організації покликано надати керівництву організації інформацію для підготовки управлінських розв'язків, що відповідає на наступні питання:
• скільки працівників, якої кваліфікації, коли й де будуть необхідні організації для розв'язку її стратегічних і тактичних цілей? (планування потреби в персоналі, розрахунки потреби);
• яким образом можна залучити необхідний і скоротити зайвий персонал, враховуючи соціальні аспекти? (планування залучення або скорочення штатів);
• як у перспективі використовувати працівників відповідно до їхніх здатностей?;
• як цілеспрямовано сприяти розкриттю потенціалу працівників – підвищенню їх кваліфікації, пристосуванню їх знань, умінь і здатностей до мінливих вимог організації й ринку? (планування розвитку людських ресурсів);
• як побудувати мотивацію персоналу (включаючи розв'язок Його соціальних проблем) з метою забезпечення досягнення стратегічних цілей і розв'язку тактичних завдань, що коштують перед організацією?;
• яких витрат зажадають плановані заходи щодо задоволення потреби організації в людських ресурсах? (плани й кошторису видатків по втримуванню персоналу).
Таким чином, планування людських ресурсів організації повинне базуватися на тому, що всі сторони, задіяні у формуванні плану повинні розглядатися тільки спільно зі стратегічними планами організації й відповідно до періодів цих планів. Це значить, що якщо встановлені короткострокові й довгострокові цілі організації, необхідно визначити й спланувати необхідна кількість персоналу для досягнення поставлених цілей у тому або іншому періоді.
Пошук, відбір і комплектування персоналу – продумана маркетингова стратегія, яка:
позиціонує як саму суть бізнесу, так і її корпоративну культуру, умови праці й інші характеристики організації;
визначає політику організації в області забезпечення організації гідний продуктом на ринку надзвичайно примхливих клієнтів – людським ресурсом, який у майбутньому складе капітал будь-якої організації.
Тому пошук, відбір і комплектування персоналу є одним з напрямків інвестиційної діяльності організації – поряд з інвестиціями в нерухомість і вкладеннями в устаткування. Комплексний підхід до пошуку й відбору нових працівників припускає розв'язок ряду наступних завдань:
1. Визначення кількісної і якісної потреби організації в людських ресурсах з урахуванням її мет, завдань і можливостей.
2. Пошук можливих джерел, засобів і методів задоволення потреби організації в людських ресурсах шляхом комплектування персоналом.
3. Розробка критеріїв для відбору кандидатів, найбільш підходящих для заняття наявних вакансій, на основі:
одержання точної інформації про те, які вимоги пред'являє до працівника вакантна посада;
установлення кваліфікаційних вимог, необхідних працівникові для успішного виконання роботи;
визначення особистісних і ділових якостей, необхідних працівникові для ефективного виконання даної роботи й відповідності вимогам організації.
4. Добір або розробка методів, що дозволяють найкраще оцінити ступінь відповідності кандидатів виробленим критеріям.
5. Забезпечення оптимальних умов для адаптації нових працівників до роботи в організації.
Пошук і добір працівників (рекрутинг – від англ. Recruiting – добір персоналу, наймання, вербування) для заміщення вакантних посад може здійснюватися як за рахунок внутрішніх ресурсів організації, так і за рахунок зовнішніх джерел і залучення до роботи позикового персоналу.
Відбір персоналу – частина процесу наймання персоналу, пов'язана з виділенням одного або декількох кандидатів на вакантну посаду серед загального числа людей, що претендують ні дану посаду.
Співвідношення між широтою використання зовнішніх джерел і внутрішніх ресурсів при пошуку й відборі персоналу, а також залучення до роботи позикового персоналу визначається тою політикою по керуванню людських ресурсів, яка вироблена в організації виходячи з її стратегії. Робота з пошуку, добору й відбору працівників, у яких бідує організація і які їй підходять, базується на заздалегідь сформульованих вимогах до кандидатів, заснованих на існуючі в організації посадових інструкціях і вимогах до вакантних посад.
Добір і комплектування персоналу ґрунтуються на наступних принципах:
Принцип відповідності – означає відповідність моральних і ділових якостей претендентів вимогам, що заміщаються посад.
Принцип перспективності – ґрунтується на обліку таких умов як: а) визначення тривалості періоду роботи в одній посаді, на тому самому ділянці роботи шляхом побудови "кар'єрних сходів"; б) забезпечення можливості зміни займаної посади, професії або спеціальності з використанням систематичного підвищення кваліфікації; в) збереження стану здоров'я.
Принцип змінюваності – укладається в тому, що кращому використанню персоналу повинні сприяти внутрішньо організаційні трудові переміщення, під якими розуміють процес зміни місця працівника в системі поділу праці, а також зміну місця додатка праці в рамках організації.
Відбір кадрів – це процес вивчення претендентів з метою встановлення їх придатності для виконання обов'язків на певних робочих місцях або посадах, а також вибору із сукупності претендентів найбільш відповідних з урахуванням відповідності їхньої кваліфікації, спеціальності, особистих якостей і здібностей характеру діяльності, інтересам організації.
У сучасних умовах в основі формування трудового колективу лежить науково обґрунтована система раціонального відбору бажаючих шляхом об'єктивної оцінки індивідуальних особливостей людини (його здоров'я, схильностей, можливостей тощо) і відповідно їх об'єктивним потребам суспільства або організації. Ця система, що отримала назву професійного відбору, складається з чотирьох елементів: професійної орієнтації, професійної консультації, власне професійного відбору та професійної адаптації.
Професійна орієнтація – це комплекс взаємопов'язаних економічні, соціальні, медичних, психологічних і педагогічних заходів, спрямованих на формування професійного покликання, виявлення здібностей, інтересів, придатності та інших факторів, що впливають на вибір професії або на зміну роду діяльності. Професійна орієнтація є елементом системи професійного відбору, її мета полягає у виявленні професійних інтересів, здібностей та придатності до тієї чи іншої професії, в показі соціального престижу кожної з них, привабливості та змістовності, ціннісної її значущості, сприяють появі схильності особистості до даного виду трудової діяльності. Шлях людини до професії через професійну орієнтацію складається з трьох етапів: знайомства з професією, що дозволяє мати про неї повне і правильне уявлення; наближеного усвідомленні своїх інтересів і здібностей до даної професії; прийняття рішення (тобто вибору або відмови). Більш глибоке розуміння значимості професії, її специфічних особливостей закладається під час професійної консультації. Вона проводиться на підприємстві (на робочому місці) найбільш досвідченими фахівцями і сприяє появі, у що обирає професію, більш певного рішення – вибору або відмови від неї.
Професійний відбір – участь у наймі та відборі персоналу з урахуванням вимог конкретних професій і робочих місць з метою поліпшення профорієнтації працівників. Основне завдання професійного відбору полягає в тому, що при цьому необхідно передбачити можливості успішної професійної орієнтації в діяльності, якою людина раніше не займався. Основними методами професійного відбору є:
1) бесіди з кандидатами із заповненням спеціальних банків та інтерв'ю;
2) професіограми – описи соціально-економічних, виробничо-технічних, санітарно-гігієнічних, психологічних та інших особливостей окремих професій;
3) тести, які допомагають найбільш точно визначити придатність людини до конкретної роботи, виду трудової діяльності.
Професійна адаптація зводиться до перебудови фізіологічних функцій внаслідок реакції організму на зміну умов середовища. При цьому ускладнюються процеси, що забезпечують трудову діяльність людини.
Таким чином, професійний відбір – це процес виявлення за допомогою науково-обґрунтованих методів ступеня і можливості формування медичної, соціальної та психофізіологічної придатності людини для виконання тієї чи іншої роботи (тобто у визначенні професійної придатності).
Основні компоненти резюме
Резюме – це коротка довідка про освітні, професійні та особисті дані людини, яка претендує на певну посаду. Воно дає можливість роботодавцю на першому етапі відбору кадрів скласти уявлення про кандидата на зайняття вакансії. Оскільки саме резюме дає попереднє уявлення про особу і формує сприйняття її потенційним роботодавцем, потрібно звернути особливу увагу на його оформлення й вичерпність інформаційного наповнення.
Є деякі загальні правила складання резюме. Воно має бути детальним, максимально інформативним, але стислим. Кожне нове повідомлення у резюме розпочинається з абзацу. Це так звані реквізити – основні елементи документа, розташовані у певній послідовності.
Обов’язкові реквізити резюме:
– прізвище, ім’я, по батькові особи у називному відмінку;
– дата народження;
– короткі відомості про склад сім’ї, якщо у цьому є потреба;
– відомості про навчання;
– відомості про трудову діяльність.
Резюме – документ, в якому особа в стислій формі повідомляє основні відомості про себе з метою участі в конкурсі на заміщення вакантної посади.
Надсилається в установу, яка оголосила конкурс, поштою або факсом; виготовляється, як правило, з використанням персонального комп’ютера в максимально доступній для зорового сприйняття формі (використання різних шрифтів, підкреслень тощо). Обсяг резюме - більше однієї сторінки тексту.
Резюме аналізується, як правило, без участі кандидатів, з метою попереднього їх відбору, тому воно має давати максимально повне уявлення про кандидата і його відповідність оголошеній вакансії та бути при цьому точним, лаконічним, насиченим фактичною інформацією.
Резюме складається з таких реквізитів:
1.Назва документа.
2. Текст.
3. Дата.
4.Підпис.
Текст документа містить такі дані:
1. Ім’я, прізвище, по батькові (повністю, у називному відмінку).
2. Дата й місце народження (відповідно до паспортних даних).
3.Домашня адреса, телефон.
4. Родинний стан.
5. Освіта (заклади освіти, підготовка, перепідготовка, курси тощо).
6. Науковий ступінь, учене звання (якщо є).
7. Трудова діяльність, досвід роботи (окремо – за спеціальністю, на яку претендує кандидат).
8. Додаткові дані (особисті якості, знання, навички, суміжні спеціальності – усе те, що може дати більш точні уявлення про позитивні якості кандидата).