Правила ведения кассовых операций
Для работы с наличными деньгами фирма должна иметь кассу и соблюдать требования, определяемые правилами ведения кассовых операций, которые устанавливает Банк России. Кассовые операции ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение указанных операций. При наличии нескольких кассиров одного из них назначают старшим.
Принимая кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его с должностными правами и обязанностями под роспись и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, то договор заключают с ним. Вести кассовые операции может и сам руководитель. Если кассир подписал договор о полной индивидуальной материальной ответственности, то сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с него в полном объеме.
Сумма наличных денег, которую вы можете оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы. Лимит кассы компания утверждает самостоятельно, руководитель компании должен издать соответствующий приказ или распоряжение.
Сверх лимита разрешается хранить в кассе наличные деньги, предназначенные только для выплаты зарплаты. Если вы оставите в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, вашу фирму оштрафуют. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей.
Остаток денежных средств в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения всех проведенных операций в кассовой книге и указывается в строке «Остаток на конец дня» кассовой книги. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.
Прием наличных денег проводится по приходным кассовым ордерам. Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Его подписывает главный бухгалтер.
Кассир, получив этот документ, проверяет подписи на нем и соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью. Также нужно проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Затем отрывную квитанцию передают человеку, сдавшему деньги. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты
При расчетах с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ.
Принимать наличные деньги и оплату по платежным картам за товары (работы, услуги) нужно с применением контрольно-кассовой техники. Если кассовые операции ведутся с применением контрольно-кассовой техники, то по окончании их проведения на основании контрольной ленты оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых наличных денег. Операции по поступлению денежных средств в кассу отражаются по Дебету счета 50.
Если деньги выдают из кассы, то оформляют расходный кассовый ордер. Для выдачи денег под отчет на хозяйственные нужды «расходник» оформляют на основании письменного заявления подотчетного лица, на котором руководитель должен указать срок выдачи денег, сумму, дату и подпись. Ордер подписывает руководитель и главный бухгалтер.
Выдавая наличные деньги, помните, что расчеты наличными деньгами между фирмами, предпринимателями, фирмами и предпринимателями ограничены – не более 100 000 рублей по одному договору. Для наличных расчетов с населением ограничений нет. Если вы нарушите установленный лимит, вас могут оштрафовать. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя).
Кроме расходных кассовых ордеров на выдачу денег из кассы при выплате заработной платы, стипендий и других выплат оформляются расчетно-платежные и платежные ведомости. На общую сумму денег, выданную по ведомости, бухгалтер оформляет один расходный кассовый ордер. Зарплата на предприятии выдается на протяжении пяти дней, включая день получения наличных денег с банковского счета. Операции по выдаче денежных средств из кассы отражаются по Кредиту счета 50.
Обратите внимание: у кассира перед глазами должны быть образцы подписей всех сотрудников, кто может подписывать кассовые документы: руководитель, главный бухгалтер, бухгалтер. Перед каждой выдачей и получением денежных средств он должен сверять подписи в образцах с теми, что стоят на «приходниках» и «расходниках».
Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из кассы наличных денег организации и предприниматели ведут кассовую книгу. В ней делаются записи по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.
В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.
Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель. Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу.
Существует 3 способа заполнения кассовых книг:
вручную на готовых бланках;
на компьютере (с последующей распечаткой);
на компьютере с сохранением файла кассовой книги в реестрах ПО.
Если книгу ведут в бумажном виде, то до начала ведения все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: «В книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.
Если кассовую книгу оформляют в электронном виде, то листы нумеруются автоматически с 1 января каждого года. В конце каждого дня лист такой книги необходимо распечатывать в двух экземплярах и подбирать в хронологическом порядке. Брошюровать их нужно по мере необходимости, но не реже чем раз в год.
Фирмы вправе заполнять и вести кассовую книгу без распечатки на принтере, формируя соответствующий документ полностью в электронном виде. Данная возможность может задействоваться, если в распоряжении составителя кассовой книги имеются технические средства, гарантирующие:
защиту от несанкционированного доступа;
отсутствие ошибок при внесении данных в кассовую книгу;
защиту от потерь информации.
Электронные образцы кассовых книг должны подписываться электронной цифровой подписью.
