Ім'я файлу: ПР5_2022.docx
Розширення: docx
Розмір: 2189кб.
Дата: 23.03.2023
скачати
Пов'язані файли:
ПР1_2022.docx
Курсова робота Борисенко Є.Ю..docx

Практичне заняття №8-9. Злиття документів та підготовка листів для розсилки

Навчальна мета заняття: опанувати можливості текстового редактора Mіcrosoft Word для створення листів для розсилки з використанням шаблонів та форм електронних документів.

Кількість годин: 4 год.
Навчальні питання

1. Злиття документів

2. Порядок виконання роботи
1. Злиття документів

Злиття документів – це об’єднання основного документа (шаблона), що містить загальну інформацію, із джерелом даних (базою даних), що містить конкретні дані.

Прикладом злиття документів може бути персоналізація листів.

Текстом листа є повістка про виклик. Подібний шаблон є основним документом, за його зразком готуються повістки.Конкретизованими даними є,наприклад, Прізвище, Ім’я, По батькові, адреса тощо. Документ, в якому містяться ці дані, є джерелом даних, або списком (базою даних).
2. Порядок виконання завдання

1. Завантажити файл «Повістка про виклик» (зверніть увагу – це шаблон). Відключити захист (введіть пароль 555).

2. Якщо не відображаються «поля» в документі, то підключити «Затемнение полей формы»за допомогою кнопки на вкладці «Элементы управления» стрічки «Разработчик» (рис.1.)



Рис.1. Фрагмент завантаженого шаблону «Повістка про виклик»
3. Злиття документів виконується за допомогою майстра, шляхом послідовного проходження усіх необхідних етапів. Оберіть послідовність команд: Рассылки→ Начать слияние → Пошаговый мастер слияния (рис.2.).Вікно длявиконання етапів «слияние» відкриється справа в робочої області екрану монітора.



Рис.2. Вікно послідовності вибору команд для виклику вікна «Слияние»
4. Вибрати команду «Далее. Открытие документа». У розділі «Выбор документа» встановити «Текущий документ», тобто завантажений шаблон «Повістка про виклик».

5. Вибрати команду «Далее. Выбор получателей». У розділі «Существующий список»вибрати команду«Обзор»і відкрити документ«База даних».У вікні «Получатели слияния» натиснути кнопку .. (рис.3.).





Рис.3. Поетапний вибір основного документу письма та документу що є джерелом
6. Встановлюючи курсор у відповідні текстові поля документу «Повістка про виклик» та натискаючи у розділі «Создание письма» на у вікні «Вставка поля слияния» вибрати відповідні поля (рис.4).



Рис.4. Вибір «поля слияния»
7. Встановивши всі «поля слияния» натисніть «Далее. Просмотр писем». Продивитися результат злиття можна за допомогою кнопок прокрутки . На цьому етапі можна змінити список отримувачів, знімаючи відповідні прапорці (рис.5).



Рис. 5. Вікно перегляду писем та зміни списку отримувачів.




8. Натисніть «Далее.Завершение слияния»
На останньому етапі «слияния документов» можна роздрукувати всі створені листи - або розмістити їх в одному документі - . На будь-якому етапі користувач може, у разі необхідності, повертатися на попередній етап натискаючи або переходити на наступний етап натискаючи .

9. Обираємо У вікні «Составные новые документы» залишаємо «все» і натискаємо ОК.

10. Зверніть увагу, у документі повинно бути десять сторінок. Зберегти одержаний документ з ім’ям «Письма для розсилки». Закрити документ.

11. У документі «База даних» кожне прізвище зробити гіперпосиланням на лист «Повістка про виклик» відповідної особи. Для цього потрібно спочатку відкрити документ «Письма для розсилки» і зробити кожне прізвище закладкою (рис.6.). Закрити документ, зберігаючи зміни в документі.



Рис.6. Вставка закладок у документі «Письма для розсилки»
12. Відкрити документ «База даних» і зробити кожне прізвище гіперпосиланням на документ «Письма для розсилки» вказуючи відповідну назву закладки (рис.7).



Рис.7. Створення кожного прізвища документу «База даних» гіперпосиланням на документ «Письма для розсилки»
13. Закрити документ «База даних», зберігаючи зміни.

14. Захистити результати виконання семінарської роботи.

15. Для захисту необхідно надати:

  • Шаблон «Повістка про виклик» з вставленими полями злиття;

  • Документ «База даних» (з гіперпосиланнями);

  • Документ «Письма для розсилки» (10 сторінок).

Література: Колісник Т. П, Сезонова І. К. Комп’ютерне діловодство для правоохоронців : навч. посіб. МВС України, Харк. нац. ун-т внутр. справ. Харків : НікаНова, 2015. 180 с.
скачати

© Усі права захищені
написати до нас