Ім'я файлу: Особливост документооб гу в орган зац (на приклад ВАТ Райффайзен
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати
Розширення: docx
Розмір: 74кб.
Дата: 26.07.2020
скачати
Дипломна робота Особливості документообігу в організації (на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»)
ДИПЛОМНА РОБОТА
Тема: Особливості документообігу в організації (на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»)
ЗМІСТ
ВСТУП
РОЗДІЛ 1. Загальна характеристика документообігу та організація документів у банківській сфері.
1.1. Поняття та організація документообігу.
1.2. Рух вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
1.3. Реєстрація, індексація та систематизація документів.
1.4. Контроль за виконанням документів та їх термінами.
1.5. Складання номенклатури справ та передача справ у відомчий архів.
1.6. Документообіг за банківськими операціями.
РОЗДІЛ 2. Аналіз документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
2.1. Організаційна структура та нормативно-правова база здійснення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
2.2. Аналіз електронного документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
2.3. Проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення.
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТКИ
ВСТУП
Актуальність дослідження. У сучасному динамічному світі менеджери витрачають від 50 до 90 відсотків свого робочого часу на комунікації, процеси, пов'язані з опрацюванням інформації. Діловодство впорядковує роботу з документами, носіями інформації на підприємстві, забезпечуючи економію ресурсів управлінської ланки.
Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Сучасне діловодство – система життєво важливих дій організації, підприємства, установи закладу, пов’язаних головним чином з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних установ різноманітних форм власності, і засобами, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.
Документ як основний носій інформації, необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру. Він в більшості випадків є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Документ є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору. а тому керівники підприємств несуть, в першу чергу, персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше зберігання як основних об’єктів, що відображають діяльність установ у всіх сферах практичного втілення виробничих, господарських і наукових завдань.
Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.
Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.
Існуюча система документообігу є складною та громіздкою внаслідок наявності значної кількості різних видів і форм документів, різниці в побудові аналогічних за змістом форм, повторень окремих показників в різних документах, багатоетапності процесу документообігу.
Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших – ринкових – умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів – дій та подій. Виникли нові об’єкти документування. Об’єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп’ютерного обліку.
Рівень теоретичної розробки теми. Розробці теоретичних основ документаційно-інформаційної діяльності банку присвячено праці багатьох дослідників, оскільки проблема саме банківської документації досить чітко виражена в наш час.
Особлива увага приділина опрацюванню робіт таки відомих авторів у сфері діловодства та документообігу – А.Н. Діденко [18], В.А. Блощинська[5], Н.М. Кушнаренко[35], Ю.І. Палеха[50].
У своїх працях А.Н. Діденко акцентує свою увагу на необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у галузі діловодства та широкому впровадженні новітніх технологій, в той же час В.А. Блощинська наполягає на обов’язковому запровадженні раціональних прийомів роботи при організації документообігу на підприємствах, в установах і організаціях.
Н.М. Кушнаренко звертає свою увагу на методологічних проблемах діловодства, на відміну від неї Ю.І. Палеха акцентує увагу на організаційно-технічних проблемах діловодства.
Питаннями проблем організації електронного документообігу, юридичної обґрунтованості електронних документів, захисту електронних документів займалися такі вченні, як М.Ф. Кропивко, С.В. Івахненков, В.М. Боркус, М.В. Ларін тощо. При розгляді проблем електронного документообігу кожний із авторів розглядає лише якусь їх частину, а не весь спектр проблем та шляхів їх вирішення. Так С.В. Івахненковим увага приділяється проблемі захисту електронних документів [26, с.266-269], проф. М.Ф. Кропивко акцентує увагу на юридичній обґрунтованості електронних документів [20]. М.В. Ларін займається питанням нормативно-методичного регулювання впровадження електронного документообігу [37], а В.М. Боркус – питанням адаптації зарубіжного досвіду впровадження електронного документообігу на вітчизняний ринок [6].
Таврійські дослідники доценти В.П. Прадун [7] та Р.В. Друзін [7] та професор філологічних наук В.Н.Боровський [7] затратили чимало часу на розробку єдиної систематизації банківської документації. Вони вивчили проблеми з якими стикаються діловоди та архіваріуси та запропонували єдину систему так званої банківської документації. Також їм вдалось розробити систему за якої документ проходить всі етапи аналізу та обробки інформації від прийняття вхідної документації і до передачі документа в архів, подальшого використання та до знищення документів.
А ось науковці з Європейського університету систематизували і запропонували, нині вже використовуючі, інформаційні банківські системи висвітливши всі ризики та переваги більшості систем, якими вже використовують в банківських установах тощо.
Що стосується діяльності банківських установ, то вона здійснюється на основі Закону України «Про банки та банківську діяльність», Закону України «Про інформацію», Конституції України, Господарського кодексу України, постанов Національного банку України, Кабінету Міністрів України та Верховної Ради тощо.
Для ефективного функціонування і розвитку банківської системи ВАТ «Райффайзен Банк Аваль» необхідна подальша структуризація і спеціалізація комерційних банків, розвиток різних відділів банківської установи, що сприятиме розширенню діапазону банківських операцій і фінансових послуг і забезпечить вдосконалення кредитно-фінансового механізму в країні.
Об’єктом дослідження є банківська документація.
Предметом дослідження - особливості документообігу на прикладі «Райффайзен Банк Аваль».
Мета дослідження – розробити пропозиції щодо засобів та методів підвищення ефективності електронного документообігу в діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
Виконання даної мети забезпечується наступними завданнями:
· дослідити структуру та організацію документообігу, його поняття та стадії;
· проаналізувати теоретичні основи документаційно-інформаційного забезпечення банку;
· проаналізувати стан правового забезпечення здійснення інформаційної діяльності банківських установ;
· розглянути співпрацю підрозділів установи та передачу документів до архіву;
· охарактеризувати систему електронного документообігу;
· проаналізувати особливості зберігання банківської документації в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;
· розглянути електронний документообіг в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»;
· розробити шляхи вдосконалення електронного документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль».
В таній дипломній роботі були використані наступні методи дослідження:
· порівняння;
· метод індукції та дедукції;
· метод аналізу та синтезу зібраних даних;
· графічний.
Нормативно – правова база дослідження – Закон України «Про інформацію», Закон України «Про електронний цифровий підпис », Закон України «Про Національну програму інформатизації», Закон України «Про банки і банківську діяльністю», Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», Закон України «Про Національний банк України».
Практичне значення одержаних результатів полягає у розробці пропозицій щодо засобів та методів підвищення ефективності електронного документообігу.
Робота містить узагальнену інформацію про предмет дослідження, яку відібрано з опублікованих наукових творів, а також логічні висновки, зроблені на її основі. Крім того, укладено перелік бібліографічних описів документів, використаних при написанні даної роботи. Зміст роботи та списки джерела можуть бути використані як оглядовий матеріал з предмету дослідження.
Структура дипломної роботи. Дипломна робота складається із вступу, двох розділів, висновків, списку використаної літератури і додатків. З метою систематизації викладу змісту розділи поділено на підрозділи, пронумеровані за десятковою системою.
У вступі дається коротка характеристика питання, що досліджується, а також вказується актуальність роботи, її мета, об’єкт та предмет дослідження, методи та нормативно-правова база дослідження.
Перший розділ, що має назву «Загальна характеристика документообігу та організація обліку в банках», містить матеріали, які розкривають поняття документообігу, документообігу за банківськими операціями, аналізується організація документообігу, подані загальні механізми проходження документів та робота з документацією.
У другому розділі, що має назву «Особливості документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»», представлена загальна характеристика банківської системи, організація документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль», а також подані пропозиції щодо підвищення ефективності документообігу у банківській сфері.
Висновки містять узагальнюючу інформацію, а також додається коротка підсумкова характеристика розділів дипломної роботи.
В додатках до дипломної роботи розміжено зразки документів. використання яких є актуальними під час здійсненні діловодного процесу.
Список використаної літератури відображає перелік нормативних документів, підручників, посібників та інтернет-ресурсів, які стали основою для написання дипломної роботи.
Обсяг дипломної роботи – 60 сторінок. Робота містить 16 додатків. Список використаної літератури налічує 63 найменувань.
РОЗДІЛ 1. Загальна характеристика документообігу та організація документів у банківській сфері.
1.1. Поняття та організація документообігу.
Інформація являє собою зміст зв’язку між матеріальними об’єктами, що виявляється в зміні станів цих об’єктів.
Закон України «Про інформацію» гласить, що «інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі».[54,ст.1]
Інформація може бути представлена в документальному і не документальному вигляді.
У документальному вигляді інформація може бути відображена в письмовій, графічній або числовій формах.
Документ являє собою матеріальний об’єкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. Згідно Закону України «Про інформацію», документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві». [54, ст.27]
Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності пов'язані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Це потребує продуманої систематизації їхніх дій і процедур руху облікової інформації. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів, називають документообігом. Іншими словами, документообіг — це процес руху первинних документів від моменту їх складання (або отримання) до здавання в архів (або відправлення).
Документообігом називається рух документів в організації з часу їх появи до завершення роботи з ними. Тобто документообіг складається з двох основних фаз – створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ.
Перша фаза – створення, складається з двох етапів:
- одержання документів організацією зі сторони (вхідні документи);
- створення документів безпосередньо всередині організації (внутрішні).
Друга фаза – завершення роботи з документами – складається з трьох етапів:
- відправлення створених документів (вихідні);
- здавання відпрацьованих документів на зберігання в архів;
- знищення непотрібних документів.
Таким чином, документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки.
Документопотік — це сукупність операцій передавання з одного робочого місця на інше даних, зафіксованих на різних носіях облікової інформації.
Формування документопотоків залежить від організаційної побудови і структури господарства, форми бухгалтерського обліку, типів, виду та характеру технічних та організаційних засобів.
Об'єктом організації є рух не тільки документів, а й цілих масивів даних. Організації підлягає рух усіх видів облікової інформації.
Організація документообігу - це правило, у відповідності з якими відбувається обіг документів в організації. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд, оформлення і відправка.
Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, проте і швидкість цього руху.
В діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна відноситися із загальними цілями виробництва - інформаційним забезпеченням діяльності апарата управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.
Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в організації вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних принципів:
- прямоточність (створений або одержаний документ повинен мати конкретну адресу, тобто призначатися для певної мети чи певної службової особи, яка працюватиме з даним документом);
- пропорційність (передбачає однакове документаційне навантаження на певні структури діловодного процесу, в функції яких входять створення, вивчення, ознайомлення, технічна обробка та ін.);
- паралельність (застосовується в значенні одночасної функціональної роботи над одним документом кількох діловодних підрозділів);
- ритмічність (забезпечується робота з документами всіх діловодних структур в єдиному робочому ритмі);
- безперервність (відсутність тривалих пауз під час роботи з документами);
- спеціалізація (та чи інша діловодна структура повинна опрацьовувати ті документи, які за змістом чи призначенням відповідають специфіці її діяльності);
- одноразовість (документу належить перебувати в одному підрозділі служби діловодства тільки один раз).
Дані про рух документів в організації можуть знаходити своє відображення в реєстраційних журналах або реєстраційних картках.
При необхідності і з точки зору оперативного контролю за місцем перебування документа на певний момент можна використовувати телефонний зв’язок між окремими структурами.
Загальний рух документів в діловодних службах організації можна зобразити у вигляді таблиці (див. Додаток А).
Всі діловодні ведення та служби, які обробляють документи, працюють згідно з Інструкцією з організації діловодного процесу в закладі або Положенням про служби діловодства.
В той же час оптимальна організація роботи з документами – це створення оптимальних умов в тих чи інших службах для всіх документів, які проходять через них. [20, с. 82]
Організація роботи з документами (створення, вивчення, передача для опрацювання, контроль, зберігання, подальше використання та ін.) називається діловодством. Діловодство складається з двох основних процесів: документування (див. Додаток Б) та організації роботи з документами (див. Додаток В).
При цьому в діловодстві окремо розрізняють документальний потік, документальний масив, документальні ресурси та документальний фонд.
Документальний потік (ДП) – організована кількість документів (первинних і вторинних), функціонуючих (створюваних, поширюваних і використовуваних) у діловодному середовищі. Документальний потік визначається кількістю документів, які знаходяться в русі (в динаміці). Документальний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю документальних видань у закладі.
Документальний масив (ДМ) – визначена, незмінна в часі кількість документів. Документальний масив характеризується кількістю, яка визначається одиницями видання документів.
Документальні ресурси (ДР) – ЦК відносно впорядкована кількість документів, які слугують засобом чи об’єктом документообігу або поповненням документального фонду.
Документальний фонд (ДФ) – сукупність документів, зосереджених в організації, в тому числі тих, які функціонують в даний момент та тих які знаходять на зберіганні. [15,с.118]
1 2 3 4 5 6