Міністерство освіти і науки України
Київський національний торговельно-економічний університет
Харківський торговельно-економічний коледж
Реферат
на тему «Організація презентацій і ділових переговорів»
Підготувала
студентка 2 курсу
групи М-1-19
Каращук Ганна
2020
Зміст
Вступ………………………………………………………………………………...
Розділ 1. Організація й проведення презентацій і переговорів…………………..
1.1. Підготовка до проведення……………………………………………………..
1.2. Складання й оформлення візиток, запрошень ……………………………….
1.3. Проведення……………………………………………………………………..
Висновок…………………………………………………………………………….
Вступ
Протягом своєї діяльності кожне підприємство вступає у переговори з постачальниками, партнерами та іншими суб’єктами підприємницької діяльності, узгоджуючи умови співпраці.
Переговори призначені для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками у формі пропозицій про вирішення поставлених проблем укласти угоду і одержати результати, що відповідають інтересам ділових партнерів.
Щоб виробити вірну лінію поводження в переговорному процесі, корисно знати сутність ділових переговорів, основні етапи, специфіку, методи, стилі і прийоми проведення ділових переговорів. Уміння професійно провести переговори підвищує культуру спілкування і забезпечує ріст як усього підприємства або фірми в цілому, так і кожного його співробітника окремо.
Презентації ж проводять для піару компанії та формування і закріплення іміджу серед громадськості. У більшості випадків презентація має інформаційно-діловий характер і на неї запрошують потрібних політичних, громадських діячів, підприємців, банкірів, спонсорів, представників різних фірм як для зміцнення старих зв’язків, так і для встановлення нових ділових контактів. Запрошують також журналістів, представників преси, радіо і телебачення з попередньою підготовкою для них коротких прес-релізів.
Основна мета презентації полягає в тому, щоб переконати певних людей в необхідності та доцільності появи нової продукції. Організатори презентації готують достатню кількість рекламної продукції, щоб запрошені особи, які зацікавились предметом презентації, змогли в подальшому реалізувати свій інтерес.
Презентація і переговори дуже тісно пов’язані оскільки презентація може бути однією із складових переговорів і саме завдяки презентації можна досягти успіху в процесі переговорів.
Мета даної роботи - визначити сутність та важливість презентацій і переговорів, стилів та методів їх проведення.
Розділ 1 Організація й проведення презентацій та переговорів
1.1. Підготовка презентацій
Заплановані наради проводять за графіком, який складають на місяць. Визначаються такі пункти:
порядок денний;
хто проводить нараду (керівник, заступник керівника);
дата і час проведення; місце проведення;
склад присутніх;
тривалість наради.
Мету наради слід формулювати чітко й однозначно, що дозволить забезпечити її дієве проведення, дасть змогу зосередити увагу присутніх на найважливіших моментах, відокремити другорядні питання, правильно визначити склад учасників, підвищити ефективність рішень, що приймаються, організувати контроль за виконанням ухвалених рішень.
Готуючись до наради, насамперед слід потурбуватися про визначення порядку денного, пам'ятаючи таке: формулювання питань повинно бути чітким і зрозумілим для усіх учасників наради; має містити оптимальну кількість питань (один-два пункти); їхня послідовність повинна бути логічною й психологічно виправданою. Першим до порядку денного вносять питання, з якого не передбачається гостра полеміка, потім обговорюють спірні проблеми, дискусія з яких може бути гострою і тривалою. Зазначений порядок дає змогу розпочати обговорення дискусійних проблем у спокійній обстановці, уникнути упередженості, послабити увагу емоційних чинників.
Дату і час проведення наради визначають згідно з планом або за вказівкою керівника. У разі потреби їх погоджують із зацікавленими підрозділами і працівниками.
Визначаючи час і дату її проведення, керівник повинен враховувати такі чинники: кількість та складність питань порядку денного; терміновість обговорюваних питань; стан поінформованості та підготовленості учасників.
Склад учасників наради встановлюють з урахуванням її мети і порядку денного, ступеня ділової зацікавленості потенційних учасників, їхньої компетентності, бажання і здатності брати активну участь в обговоренні, вносити свої пропозиції.
Підготовка доповіді і проекту рішення
Цей етап передбачає визначення доповідача; підготовку доповіді; її обговорення і коригування.
Підготовка доповіді - відповідальний етап організації наради. Погана доповідь може дискредитувати проблему, похитнути авторитет керівника, знизити ефективність наради.
Визначаючи доповідача, необхідно враховувати такі чинники: значення обговорюваної проблеми; необхідність під час наради вести полеміку з вузькопрофесійних питань; бажання керівника активізувати підлеглих, підвищити ступінь їхньої участі у проведенні тих або інших заходів.
Керівник обговорює з доповідачем мету, яку він ставить перед нарадою, основні ідеї доповіді, її структуру, передбачувані рішення. Залежно від важливості виступу, складності проблеми, особистої компетентності керівника (доповідача) і аудиторії під час підготовки до виступу складають короткий або розгорнутий план, тези або повний текст доповіді. Фактичні дані доповіді повинні бути достовірними.
Автор доповіді повинен чітко уявляти склад і підготовку аудиторії, щоб не повторювати відомі учасникам наради положення, оперувати доступними і необхідними фактами.
Доцільно ознайомити учасників наради з доповіддю заздалегідь. Це дасть змогу глибше вивчити її зміст, уникнути багатьох запитань безпосередньо на нараді, скоротити її тривалість. У деяких випадках такий порядок дає змогу відмовитися від читання доповіді і розпочати нараду безпосередньо з її обговорення.
У ряді випадків одночасно з доповіддю готують проект рішення. Якщо доповідь є результатом індивідуальної творчості керівника (доповідача), то до вироблення проекту рішення наради слід залучати фахівців, керівників, тих працівників, які його виконуватимуть.
Проект рішення має бути конкретним, містити чіткі й однозначні формулювання із зазначенням виконавців, строків виконання, передбачуваних результатів, форм контролю.
У деяких випадках рішення наради фіксують у протоколі, іноді оформлюють у вигляді окремого документа, який підлягає реєстрації.
Підготовка документів і приміщення
Підготовка документів для учасників наради має таку мету: скоротити час на виголошення доповіді; переконатися в тому, що всі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді; зосередити увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.
Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тези, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.
Запропоновані учасникам документи систематизують, скріплюють або кладуть у теку, неприпустимо вимагати повернення їх після наради.
Приміщення обирають з врахуванням чисельності учасників, щоб кожен міг добре бачити і слухати доповідача. Воно може бути обладнане екраном, демонстраційною дошкою, засобами для демонстрування слайдів. Для учасників необхідно створити комфортні умови.
Якщо нараду проводять у кабінеті керівника, то на час її проведення телефон перемикають на секретаря, припиняють приймати відвідувачів і співробітників.
Приміщення повинно бути світлим, з доброю вентиляцією і звукоізоляцією, забезпечувати вільний огляд ілюстративного матеріалу.
Підготовка учасників до наради
Вона передбачає: визначення працівниками своєї ролі у вирішенні завдань, поставлених перед нарадою; з'ясування працівниками своєї позиції з питань, які передбачається обговорити; докладне ознайомлення з документами; чітке формулювання запитань до голови й учасників; підготовку матеріалів (даних, аргументів, фактів) до полеміки.
Підготовка презентації є дуже відповідальною акцією, а її проведення тісно пов’язане з проблемами не тільки чисто технічного, а й морально-етичного характеру. Організація презентації й всі представлені у процесі її проведення матеріали повинні відповідати нормам і вимогам ділової етики, у тому числі правилам сумлінної конкуренції.
Насамперед, це означає чіткий вибір цільової й функціональної спрямованості презентації, визначення характеру інформації й способів її подання. Особливо важливу роль відіграють правильне визначення цільової аудиторії і своєчасне розсилання їм запрошень. До речі, останній фактор часто й створює проблеми морально-етичного характеру. Варто запрошувати тих людей, заради яких презентація й організовується. Будь-яка презентація має певний сценарій. Вступ передбачає привітання учасників презентації та рекомендування ведучого, повідомлення про мету проведення презентації, визначення ключових моментів та заходів, що полегшують спілкування з аудиторією. Презентація – це особливий, специфічний тип ділового прийому, але його правила майже нічим не відрізняються від правил проведення ділової зустрічі та нарад. Перші кілька хвилин презентації вкрай важливі для встановлення контактів із запрошеними. Не менш важливе значення має і кінець презентації. Він будується на тих фактах, які найбільше зацікавили аудиторію, і, як правило, передбачає таке:
коротке резюме найважливіших фактів і аргументів презентації;
висловлення щирої вдячності присутнім за інтерес і увагу до презентації;
запитання та відповіді.
Презентацію можна проводити як у службових приміщеннях фірми, так й у громадських місцях – у виставкових павільйонах, на різних конференціях, семінарах або симпозіумах, у ресторанах і т. ін. Якщо компанія прагне продемонструвати свою могутність, вона повинна використовувати для цього відповідні символи, такі як відповідне оформлення штаб-квартири компанії.
Важливу роль відіграє також характер оформлення роздавального матеріалу для учасників презентації. Доцільно використання для цього гарних фірмових папок, самі матеріали повинні бути яскравими й інформативними, виконаними на високому поліграфічному рівні.
Необхідно пам’ятати й про морально-етичний аспект презентації. Одне з основних положень тут полягає в тому, що в процесі рекламування переваг продукції фірми не можна зневажливо відгукуватися стосовно продукції своїх конкурентів. Тим більше неприпустимими є відгуки про них у неповажному тоні.
Презентацію завжди проводять у другій половині дня. В програмі презентації може бути передбачена прес-конференція, заздалегідь обумовлений обмін промовами. Вона може супроводжуватися концертними та естрадними номерами. Часто після офіційної частини презентації проводять фуршет. Він триває близько півтори-дві години. Форма одягу чоловіків – звичайний щоденний костюм, для жінок – костюм або плаття. За час проведення презентації фахівці мають можливість детальніше ознайомитися з продукцією, обговорити шляхи співпраці та реалізації своїх інтересів.
Інколи влаштовують більш вільну форму презентації, розрахованої на сотні людей. Вона, як правило, має рекламно-інформаційний характер і переважно пов’язана, наприклад, з показом нового кінофільму або спектаклю.
Доцільним є повторення головної інформації в основній частині доповіді або у висновках.
Необхідний вибір цікавої, діючої, наочної й, бажано, незвичайної форми подачі матеріалу. Саме ця незвичайність форми буде сприйматися сама по собі й сприяти ефективному запам’ятовуванню її змісту.
Концентрації уваги слухачів, а отже, і запам’ятовуванню ними інформації значною мірою сприяє ентузіазм і цілеспрямованість доповідача.
Розуміння й запам’ятовування основної інформації добре забезпечує її оформлення в логічний або асоціативний ряди.
Важливу роль у сприйнятті матеріалу, який презентується, відіграє наочність його подання, у тому числі широке використання схем, діаграм, графіків, таблиць.
Високу ефективність результатів презентації можна забезпечити за допомогою умілого використання роздавального матеріалу.
Презентаційна доповідь або повідомлення повинно відрізнятися чітким виділенням проблеми й способів її вирішення.
Успіх презентації й запам’ятовування змістовної її частини значною мірою забезпечується вмілим використанням невербальних методів спілкування.
Грамотне організовування й уміло проведена презентація сприяє успішному досягненню цілей презентації й всієї РR-компанії фірми, формуванню й підтримці її іміджу.
1.2 Складання й оформлення візиток та запрошень
Дуже важливим моментом в підготовці до презентації до переговорів є оформлення візиток.
Ділові візитки — один з найважливіших елементів фірмового стилю організації. Тому для підтримки гарного іміджу фірми всі її співробітники повинні мати службові візитні картки, виконані в одному стилі. Право вибору зображуваних елементів емблем, торговельних марок, фірмових знаків або логотипів залишається за організацією. Але обов’язковою умовою є одне: кольори на візитках усіх співробітників повинні бути точно дотримані.
Існує два різновиди ділових карток — представницька і картка компанії.
Візитна картка фірми, компанії, установи чи організації містить повну назву організації, адресу, телефон, факс. Використовується із представницькою метою і для привітання від імені фірми. Вручається потенційним партнерам і клієнтам перед початком ділових переговорів. Залишити таку картку — означає дати право співрозмовнику користуватися всіма вказаними на ній координатами і контактами з 9.00 до 19.00.
Картка, що використовується із спеціальною та представницькою метою використовується у випадках, коли етикет передбачає вручення візитної картки, а сам власник не має наміру продовжувати знайомство. Картка містить прізвище, ім'я, по батькові; посаду, назву організації, але немає адреси й телефону. Іноді на таких картках вказують адресу його сайта. Можна використовувати й під час надсилання сувеніру добре знайомій людині, яка знає ваші координати.
Якщо вам вручають таку картку, пам'ятайте: треба дотримуватися правил ґречності й не просити написати номер телефону. Такі картки часто залишають секретарям, щоб уникнути помилок при складанні документів.
Запрошення давно вже стали невід’ємним атрибутом ділового етикету. Існує багато варіантів письмових запрошень на різноманітні заходи — від лаконічних, ділових, шаблонних, які сотнями заготовляють для певної урочистості чи події, до персональних, художньо оформлених, розрахованих на конкретного адресата.
Щоб запрошенням не знехтували, а навпаки, були приємно необхідно, щоб воно мало належний вигляд і зміст, було бездоганно акуратним і грамотним. При підготовці запрошення дуже важливо правильно визначитися з такими складовими: на чому воно має бути написаним, яким ми бути текст, як оформити запрошення.
Суто ділові (на конференцію, форум, з’їзд, нараду, презентацію, симпозіум, засідання тощо) пишуться на фірмових бланках. Для запрошення на культурно-мистецькі заходи часто виготовляють спеціальні художньо оформлені запрошення.
У тексті запрошення основною інформацією є хто, кого, куди, коли, з якої нагоди запрошує. Ці факти мають, бути викладені чітко й недвозначно, щоб в адресата не виникало жодних сумнівів чи вагань. І зовсім добре, якщо вони самі впадатимуть в око, працюватимуть на зорове сприйняття (виділені великими буквами, іншим шрифтом, іншим кольором).
Стиль і оформлення запрошення буде визначатися трьома чинниками:
характером відповідного заходу;
рівнем ваших стосунків з адресатом;
вашою зацікавленістю в його присутності.
Тут існує своєрідна градація: стандартне лаконічне запрошення не рівня такому ж, але з особистим підписом відправника, персональний лист-запрошення сприймається як визнання особливого авторитету адресата й підкреслює бажаність його присутності. Найвищим виявом уваги є особисте запрошення, написане винуватцем урочистості від руки.
В офіційних запрошеннях зазвичай указується лише основна інформація: хто, кого, куди, коли й з якої нагоди запрошує.
1.3. Проведення
Переговори слід проводити в окремому приміщенні. Учасники переговорів від приймаючої сторони повинні зайняти місце в кімнаті переговорів до приходу туди представників іншої сторони.
Приймаючий повинен представити своїх колег по прізвищам і займаним посадам, включаючи і запрошених на переговори представників інших організацій.
Потім представляє своїх колег керівник іншого боку. Якщо учасники переговорів не дуже добре знають один одного або зустрічаються вперше, то слід попередньо обмінятися візитними картками.
Поклавши картки перед собою в тому порядку, в якому сидять партнери по переговорах, легко вести бесіду, звертатися один до одного по імені і при цьому добре уявляючи собі рівень повноважень і компетентності співрозмовників.
Традиційно гості займають місця обличчям до вікна, спиною до дверей. У неофіційній обстановки розсадження учасників зустрічі краща змішана, так як це полегшує відвертий обмін думками. Керівники сторін зазвичай сідають поруч, інші учасники зустрічі - за симпатіями чи за принципом субординації.
Після того, як всі позиці свої місця за столом переговорів, доступ до кімнати зустрічі повинен бути припинений.
Незалежно від важливості переговорів, починатися вони повинні з неофіційних фраз, що підкреслюють увагу приймає до співрозмовників, його особисту доброзичливу зацікавленість в них. Ефективності бесіди залежать від стилю її проведення, змісту питань, черговості та правильності їх постановки.
Хоча в переговорах з обох сторін можуть брати участі кілька людей, як правило, розмова має вестися між керівниками. Неприпустимо, якщо під час переговорів провідного перебивають його колеги. Звичайно, він може надати слово одному з них, особливо за специфічними проблем, але в більшості випадків весь тягар бесіди з усього кола обговорюваних проблем ведучий повинен брати на себе.
Починати переговори слід з найбільш важливих питань порядку денного, намагаючись поступово досягти згоди з принципових питань. Потім обговорюються проблеми, з якими можна домовитися порівняно легко і без особливих витрат часу, і тільки після цього переходити до ключових питань, що вимагають докладного розбору.
Є тактика ведення переговорів перевірена часом:
Дохідливо поясніть свою пропозицію;
Не обіцяйте нічого неможливого;
Вчіться відхиляти не здійсненні вимоги;
Записуйте все, з чим ви погоджуєтесь і що ви обіцяєте;
Важкі питання обговорюйте в самому кінці.
Метод принципових переговорів
Цей метод передбачає прагнення знайти взаємну вигоду скрізь, де це можливо, а там, де інтереси не збігаються, варто наполягати на такому результаті, який був би обґрунтованим справедливими нормами незалежно від волі кожної з сторін. Він включає в себе чотири елементи:
1. Люди. Розмежовувати учасників і предмет переговорів. Якщо не прямо, то опосередковано учасники переговорів повинні прийти до розуміння того, що їм необхідно працювати пліч-о-пліч і розбиратися з проблемою, а не один з одним.
2. Інтереси. Зосередьтеся на інтересах, не на позиціях. Мета переговорів полягає не у відсутності висловлених позицій, а в задоволенні прихованих інтересів. Прийнята на переговорах позиція часто приховує те, чого ви насправді хочете, і заважає досягненню ваших справжніх інтересів.
3. Варіанти. Перш ніж вирішити, що робити, виділити коло можливостей. Успіху переговорів часто заважають дефіцит часу і прагнення відшукати єдино правильне рішення. Тому важливо знайти час для обдумування широкого кола можливих рішень, які враховували б загальні інтереси і творчо примиряли інтереси неспівпадаючі.
4. Критерії. Наполягайте на тому, щоб результат ґрунтувався на якійсь об'єктивній нормі. Коли інтересам учасника переговорів щось прямо протиставляє, він може досягти сприятливого результату, просто проявивши впертість. Однак можна протистояти такому натиску, наполягаючи на тому, що непоступливість не є достатнім аргументом і що угода повинна відображати якісь справедливі норми, а не залежати від «залізно» волі кожної з сторін.
Ці норми, прийняті усіма договірними сторонами, грають роль фундаменту, на якому будується взаємоприйнятне угоду. Такими нормами, або об'єктивними критеріями, можуть бути спільні підходи, загальні цінності, звичаї, правила, інструкції, закони, експертні оцінки, аналогічні приклади і пр.
Ці чотири елементи принципових переговорів можуть враховуватися вами, як тільки ви почнете обмірковувати переговори і аж до моменту, коли угода вже приймається, або ви вирішуєте відмовитися від подальших зусиль. Цей період можна розділити на три окремі стадії:
аналіз (збір інформації, осмислення її, постановка діагнозу ситуації);
планування (складання плану дій, послідовності висловлення пропозицій, аргументів, контрдоводов);
дискусія.
Багато що потрібно зрозуміти і зробити в перші хвилини вашого виступу: необхідно визначити настрій аудиторії, інтерес до вашої теми, необхідно також підготувати людей до подальшим діям. Ось чому дуже важливі перші хвилини виступу.
Перше, що необхідно зробити, це залучити інтерес публіки. Існує п’ять основних шляхів залучення та збереження уваги: використання гумору (бізнес-річ серйозна, але це не означає, що не можна включати легкі гумористичні вставки і коментарі. Гумор допомагає розслабитися, добре налаштувати аудиторію по відношенню до себе); розказати історію (більшість людей зацікавлені в різного роду історіях і з задоволенням їх слухають, так що ви можете без праці знайти відповідну історію ілюструє потрібний вам факт); будувати виступ навколо яскравого прикладу; задавати питання; навести цікаві статистичні дані.
Крім того, вступ має коротко утримувати основну думку презентації, ідентифікувати додаткові дані, обумовити подальший розвиток виступу.
Як тільки ви встановили каркас виступу, заволоділи увагою аудиторії, можна приступати до основою частини.
Основна частина
Необхідно пам’ятати, що основна частина повинна містити не більше 3-4 основних думок, інакше аудиторія дуже погано сприймає всю презентацію. Можна використовувати той же тип побудови основної частини як у листі, звіті, але необхідно прагнути до простоти і уникати складних, важко сприймаються словесних конструкцій, якщо ви не хочете тут же втратити завойоване у вступі увагу публіки.
Чим довше презентація, чим більше фактів і думок ви надаєте, тим складніше публіка сприймає.
Заключна частина
Заключна частина презентації також важлива, і навіть може бути важливішим, ніж вступ або її основна частина. На закінчення планується приблизно 10% від загальної тривалості презентації. Починають висновок з повідомлення про це присутнім. Це дозволить запрошеним докласти останні зусилля щодо утримання свого уваги. Після цього можна коротко повторити основні думки виступів. Кількох пропозицій достатньо, щоб нагадати гостям про сказане і закріпити це в їх пам'яті.
Закінчують, як правило, заключну частину на позитивній ноті. Якщо з аудиторією досягнуто згоди про що-небудь, цим завершують виступ. Заключні слова повинні бути запам'ятовуються і вимовляються з ентузіазмом.
По закінченні презентації гостям вручаються рекламні видання, пам'ятні сувеніри (секретар повинен заздалегідь розрахувати необхідну кількість).
Висновок
Ділові переговори — це зустрічі і наради представників різних фірм щодо розгляду бізнес-питань. Вони призначені в основному для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками отримати згоду і досягти результатів, які б влаштували всіх його учасників.
Узагальнену схему їх проведення можна представити у вигляді наступних етапів: підготовка проведення ділових переговорів; проведення ділових переговорів; рішення проблем; аналіз результатів проведення ділових переговорів
Передумови успішності ділових переговорів зачіпають ряд як об'єктивних, так і суб'єктивних чинників і умов.
Найважливішими передумовами успішного проведення переговорів є: гарна підготовка до переговорів; концентрація уваги та зацікавленість обох сторін на предметі і рішенні проблеми, прагненні виробити загальну позицію; учасники переговорів повинні мати достатні повноваження в ухваленні остаточних рішень (відповідне право на ведення переговорів); партнери повинні мати достатню компетентність, необхідні знання відносно предмету переговорів; партнери по переговорах повинні до певної міри довіряти один одному.
Переговори вважаються успішними, якщо було досягнуто згоди між партнерами на вигідних умовах, і завершеними, якщо їх результати піддалися ретельному аналізу, на основі якого зроблені відповідні висновки.