Методичні рекомендації до лабораторних робіт для студентів спеціальності 186 «Видавництво та поліграфія»

УДК 004.3(07)
І-74
Укладач О. Б. Бережна
Затверджено на засіданні кафедри комп'ютерних систем і технологій.
Протокол № 10 від 10.04.2018 р.
Самостійне електронне текстове мережеве видання
І-74
Інформатика і комп'ютерна техніка : методичні рекомендації до лабораторних робіт для студентів спеціальності 186 «Видавництво та поліграфія» першого (бакалаврського) рівня. Частина 2 [Електрон- ний ресурс] / уклад. О. Б. Бережна. – Харків : ХНЕУ ім. С. Кузнеця,
2018.
– 59 с.
Подано методичні рекомендації до виконання лабораторних робіт з на- вчальної дисципліни. Для змістового модуля «Оброблення та зберігання ін- формації за допомогою СУБД Microsoft Access» надано основний навчальний матеріал, наведено порядок виконання лабораторних робіт, запропоновано контрольні запитання для самоперевірки.
Рекомендовано для студентів спеціальності 186 «Видавництво та полі- графія» першого (бакалаврського) рівня всіх форм навчання.
УДК 004.3(07)
© Харківський національний економічний університет імені Семена Кузнеця, 2018

3
Вступ
Навчальна дисципліна «Інформатика і комп'ютерна техніка» вивчається протягом двох семестрів студентами першого курсу за навчальним планом спеціальності 186 «Видавництво та поліграфія». Навчальна дисципліна належить до групи базових навчальних дисциплін і викладається згідно з навчальним планом підготовки фахівців освітнього ступеня «бакалавр».
Подано рекомендації до виконання лабораторних робіт, які виконують про- тягом першого модуля першого семестру.
Мета навчальної дисципліни: набуття студентами необхідних теоре- тичних основ і практичних навичок використання сучасних інформаційних технологій для розв'язання різноманітних завдань у практичній діяльності за фахом; формування у студентів сучасного рівня інформаційної та комп'ю- терної культури, спроможності самостійно використовувати отримані знан- ня під час вивчення нових програмних продуктів у практичній діяльності; підготовка кваліфікованих користувачів персонального комп'ютера, які во- лодіють основними теоретичними положеннями, методами та практич- ними прийомами аналізу й оброблення комп'ютерної інформації та мають уявлення і вміють професіонально працювати з сучасними програмними продуктами.
Результатами виконання лабораторних робіт є засвоєння студен- тами основних методів та інструментів оброблення інформації різного типу, набуття практичних навичок використання сучасного спеціалізова- ного програмного забезпечення для розв'язання різноманітних завдань у практичній діяльності за фахом, формування у студентів сучасного рівня інформаційної та комп'ютерної культури, спроможності самостійно використовувати отримані знання під час вивчення нових програмних продуктів у практичній роботі.
Запропоновані методичні рекомендації до лабораторних робіт, які ви- конують у рамках змістового модуля «Оброблення та зберігання інформа- ції за допомогою СУБД Microsoft Access», надають студентам можливість опанувати основні засоби й інструменти та набути практичних навичок роботи з базами даних.
За результатами виконання завдання на лабораторному занятті сту- денти оформлюють індивідуальні звіти про його виконання та захищають
їх перед викладачем.

4
Змістовий модуль 2
.
Оброблення та зберігання інформації
за допомогою СУБД Microsoft Access
Лабораторна робота 7
.
Зберігання та оброблення інформації за допомогою
баз даних на прикладі БД «Борей»
Мета – ознайомитися з основними об'єктами бази даних (БД) MS
Access
: формами та звітами, з'ясувати їх призначення.
Лабораторна робота сприяє напрацюванню таких компетентностей відповідно до Національної рамки кваліфікації:
знання:
основних критеріїв вибору СУБД; призначення основних об'єктів баз даних (форм і звітів) та інстру- ментів для перегляду, пошуку, фільтрації та оброблення даних; елементів управління, розміщених на формах;
уміння:
обирати раціональний склад об'єктів бази даних; визначати набір інструментів для роботи із записами; здійснювати відбір даних за допомогою фільтрів і пошук даних; виконувати додавання нових записів і вилучення даних з бази;
комунікації:
ефективно формувати комунікаційну стратегію щодо вибору струк- тури бази даних і визначення набору інструментальних, апаратних і про- грамних засобів;
автономність і відповідальність:
відповідальність за вибір СУБД за обраними критеріями.
Основні положення
До найважливіших функцій ПК належить зберігання інформації (даних).
Практично жодне сучасне підприємство не може обійтися без використан- ня баз даних.

5
Під базою даних (БД) розуміють сукупність взаємозв'язаних даних, призначених для спільного застосування. Інформація в БД структуро- вана та логічно зв'язана таким чином, що занесення, оброблення та ви- лучення даних з БД за допомогою спеціальних методів доступу до даних відбувається максимально ефективно.
Система управління базами даних (СУБД) – це комплекс програм, що забезпечують взаємодію користувача з базою даних. За допомогою
СУБД забезпечується вирішення таких основних завдань: створення БД; введення, коригування та видалення даних; вибір сукупності даних, що відповідають заданим критеріям; оформлення вихідних даних і т. д.
Підхід до зберігання та оброблення даних за допомогою БД має такі переваги: можливість виключення надмірності збережених даних; одноразове введення даних і багаторазове їх використання; цілісність, актуальність, достовірність і несуперечливість інформації, що зберігається; адаптація інформаційно-логічної моделі до змін предметної області; видача інформації в формі, яка визначається користувачем; задовільнення інформаційних потреб користувачів різних типів (ке- рівник, виконавець, оператор та ін.); санкціонований доступ до даних тощо.
Навчальний модуль присвячується розробленню, створенню та ве- денню реляційних баз даних засобами MS Access.
Опис БД «Борей»
Лабораторна робота 7 ознайомлює з готовою навчальною базою даних «Борей» з метою продемонструвати призначення та можливості форм і звітів як основних об'єктів, з якими працює кінцевий користувач.
Навчальна база даних розроблена для фірми «Борей», яка займа-
ється продажем оптовим клієнтам продуктів харчування, тобто основною метою створення та ведення цієї бази є оформлення та облік замовлень на поставку товарів.

6
Для реалізації цієї мети в базі даних міститься довідкова інформація: про товари: назва (або марка) товару, категорія (або тип товару), ціна тощо; про постачальника: назва фірми-постачальника, адреса, контактна особа тощо; про клієнтів: назва фірми-покупця, адреса і т.п.; про співробітників фірми «Борей»: ПІБ, посада, дата народження та інші дані.
На підставі цих даних створюється замовлення.
Користувач бази отримує доступ до необхідної інформації через екранні форми. Доступ до форм здійснюється через головну екранну форму бази. За допомогою форм можна переглядати та фільтрувати записи, також додавати нові записи в базу або видаляти існуючі.
Хід роботи
1.
Відкрийте файл Борей.mdb.
Увага! З відкриттям файлу на екрані з'являються попередження
системи безпеки про блокування небезпечних виразів.
На екрані з'явиться головна екранна форма БД (рис. 1).
Рис. 1. Головна екранна форма БД «Борей»

7
Кнопки <Типи>, <Постачальники>, <Товари> та <Замовлення> дозво- ляють відкрити відповідні форми та отримати доступ до інформації, що збе- рігається в базі.
Відкрийте форму «Товари» (рис. 2).
Рис. 2. Форма «Товари»
Таку форму називають «формою в стовпець» (стовпчиковою), тому що вся інформація про один товар (тобто про один запис бази даних) виводиться в текстових полях (TextBox) і полях зі списком (ComboBox), які розташовані вертикально один під одним в один стовпець. Зліва від полів на формі знаходяться написи (Label), які зазвичай містять підписи до полів. Для переходу по записах (тобто для навігації) використовують кнопки, розташовані в рядку стану (див. рис. 2). Тут же відображається загальна кількість записів, доступних через форму.
2.
Визначте, які товари знаходяться під номерами 11, 54, 60, а також
їх ціну, одиницю вимірювання та запас на складі; занесіть їх у звіт.
Для швидкого переходу до потрібного запису введіть її номер у поле номера поточного запису та натисніть .
3. За допомогою кнопок сортування визначте найдорожчий (сорту- вання за ціною за зменшенням і перехід на запис № 1) і найдешевший

8 товар. Запишіть у звіт дані про ці товари. Під час сортування не забудьте встановити курсор у поле «Ціна».
Крім навігації по записах, форми дозволяють упорядковувати (сор- тувати) дані та знаходити потрібні дані за допомогою фільтрів (рис. 3).
Рис. 3. Палітра «Сортування та фільтрація»,
меню кнопки «Додатково»
Для того, щоб відновити вихідний порядок записів і скасувати сорту- вання, виконайте команду «Додатково – Очистити всі фільтри» або на- тисніть кнопку <Видалити фільтр>.
У формах MS Access є такі види фільтрів: автофільтр (рис. 4), фільтр за виділеним, фільтр за формою і розширений фільтр.
Фільтр за виділеним дозволяє вибрати записи, для яких значення обраного поля співпадає з тим значенням, яке знаходиться в поточному
(виділеному) полі.
Фільтр за формою визивають командою «Додатково – Змінити фільтр»
(рис. 5), він дозволяє у пустій формі обирати умови відбору записів за до- помогою операторів порівняння та символи підстановки, (наприклад, «*»), задавати кілька умов фільтрації за допомогою ярличків «Або».

10 4. Ознайомтеся з фільтрацією.
4.1.
За допомогою фільтра на виділеному визначте, яку кількість різних марок товарів представлено в таких категоріях (тип): Напої, Приправи,
Фрукти, Хлібобулочні вироби.
Увага! Перед черговим застосуванням фільтра попередній фільтр
слід видалити.
4.2.
Визначте кількість різних марок товарів за категоріями Напої
і Приправи. Порівняйте отримані в пунктах 4.1 і 4.2 результати, і якщо
є розбіжності , то з'ясуйте, де зроблено помилку.
4.3.
Знайдіть товари з ціною дорожче 4 000 р.
4.4.
Визначте загальну кількість товарів, яких вже немає на складі
(поле «На складі»), а також тих товарів, постачання яких припинено (поле
«Поставки припинено»). Для вирішення цього завдання використовуйте ярличок «Або» (див. рис. 5).
Не забудьте видалити фільтр після розв'язання задачі.
5. За допомогою форми «Товари» додайте ще один товар. Для цього можна використати команду «Головна – Записи – Створити» або відпо- відну кнопку в рядку стану форми.
Під час додавання нового запису зверніть увагу на таке: номер товару (поле «Товар» на формі) заблокований для введення
і має тип Лічильник. Це означає, що значення поля автоматично збільшу-
ється на одиницю з додаванням нового запису; для полів зі списком («Тип» і «Постачальник») значення обмежені списком.
Нові записи автоматично зберігаються з переходом на інший запис або із закриттям форми.
6
. Закрийте та знову відкрийте форму «Товари», переконайтеся, що в ній відображається доданий вами запис (він матиме останній номер товару, сформований автоматично полем типу Лічильник). Видаліть цей запис командою «Головна – Видалити запис».
Зверніть увагу, що номер товару в останньому записі тепер на оди- ницю більше, ніж у видаленому записі.
7. Самостійно вивчіть форми «Типи», «Постачальники» і «Замов- лення».
Форма «Типи» має більш складну структуру, тому що для кожного типу (категорії) товару можна переглядати список товарів, які належать до даного типу. Таку форму називають складною підпорядкованою (рис. 6).
У неї вбудована підпорядкована форма «Товари».

11
Рис. 6. Складна форма «Типи»
7.1.
Визначте призначення кнопок <Перегляд товарів> і <Введення товарів> на формі «Постачальники». Запишіть свій висновок до звіту роботи.
7.2.
Визначте, інформація про яку кількість замовлень зберігається в базі (форма «Замовлення»).
7.3
. Оформіть два нових замовлення. У полі «До оплати» виберіть замовника (або клієнта), для якого робите замовлення. За замовчуван- ням він же є одержувачем (тому всі дані про одержувача заповнюються автоматично). Замовлення оформляє співробітник фірми «Борей» (поле
«Продавець»). Номер замовлення (поле «Замовлення») присвоюється автоматично, тому дане поле заблоковане для введення даних. Виберіть спосіб доставки та дати призначення та виконання. Виберіть товари для за- мовлення, їх кількість, знижку. Запишіть у звіт дані про зроблені замовлен- ня: код замовлення, кількість та вартість товарів, вартість доставки та за- мовлення. Зробіть висновок про додаткові функції форм (крім розглянутих).
8
. Натисніть на головній кнопковій формі кнопку <Друк звітів>, а потім команду «Перегляд» і перегляньте кілька звітів. Зробіть і запишіть у звіт висновок про їх призначення. Інтервал дат, який можна вводити у ході перегляду даних про співробітників і країни, знаходиться в діапазоні від 01.01.1996 до 30.07.1998.
Звіти відобразяться на екрані, вони не будуть роздруковані на принтері.

12
Контрольні запитання
1. Які дії можна здійснити за допомогою форм?
2. Які види фільтрів застосовують у MS Access?
3. Порівняйте призначення форм і звітів.
4. Що таке складна форма? Наведіть приклади складних форм.
5. Як зберегти новий запис, створений через форму?
6. Які елементи можуть бути присутніми на формі?
7. В якому випадку поля форми можуть бути заблоковані для вве- дення даних?
Лабораторна робота 8
.
Проектування і створення індивідуальних баз даних
Мета – отримати навички з розроблення складу таблиць БД і зв'язків між ними; навчитися створювати таблиці різними способами; ознайоми- тися з основними властивостями полів різних типів даних.
Лабораторна робота сприяє напрацюванню таких компетентностей відповідно до Національної рамки кваліфікації:
знання:
типів даних полів таблиць MS Access; зв'язків (відношень) між таблицями реляційних БД; переваг та обмежень, що надає встановлення параметру «Забезпе- чення цілісності даних»;
уміння:
визначати перелік таблиць і склад їх полів для певних предметних областей; установлювати відношення між таблицями та їх параметри; визначати типи даних полів таблиць та їх властивості;
комунікації:
презентувати результати визначення структури баз даних та аргу- ментувати їх доцільність;
автономність і відповідальність:
відповідальність за точність, коректність та оптимальність вибору структури таблиць БД.

13
Основні положення
Кожна БД містить інформацію про певні об'єкти. Сукупність таких об'єктів називають предметною областю БД (це можуть бути, наприклад, дані про клієнтів, відомості про вироблювану продукцію тощо). Інформація про об'єкти предметної області міститься в різних і, як правило, табличних документах (картки обліку кадрів, картки складського обліку, накладні та ін.).
Для створення комп'ютерної бази даних необхідний формалізований опис цих документів (назви документів, колонки, з яких вони складаються)
і логічних зв'язків між ними. Для табличних документів подібну схему називають реляційною моделлю даних, а самі відносини – реляційними
(від англ. relation – відношення, зв'язок). В Access графічне зображення реляційної моделі прийнято називати схемою даних.
Рядок реляційної таблиці, яка містить сукупність відомостей про один об'єкт БД, називають записом. Стовпець реляційної таблиці, що містить однорідні відомості про всі об'єкти таблиці, називають полем. Коли мова йде про введення даних в певний запис, окрему клітинку на перетині шпальти та рядок таблиці також називають полем.
Структура таблиці визначається сукупністю її полів. Поле – еле- ментарна одиниця структури БД. У кожному полі (стовпці) міститься одно- рідна інформація про всі об'єкти таблиці (наприклад, тільки ціна виробу).
Дані кожного поля можуть бути тільки одного з типів: рядок символів (текст), число, дата та ін.
У кожному рядку таблиці містяться логічно зв'язані різнорідні дані про один об'єкт БД. Наприклад, запис про конкретний товар на складі може містити код товару і його залишок на поточний момент, запис про певного працівника підприємства – табельний номер, ПІБ працівника, домашню адресу, номер телефону тощо.
Основу реляційної моделі складають двовимірні (плоскі) таблиці, які повинні мати такі властивості: кожен стовпець таблиці має унікальне (не повторюється в цій таблиці)
ім'я, не допускається об'єднання осередків у «шапці» таблиці; усі дані в стовпці (поле) однорідні за змістом і за формою подання; у таблиці не повинно бути однакових рядків (записів), тобто значення хоча б одного поля має бути унікальними; дублювання інформації в таблиці повинно бути зведене до мінімуму; порядок проходження полів і записів у таблиці не важливий (все ви- значається лише логічними зв'язками між полями).

14
Щоб СУБД «знала», з яким записом у даний момент вона працює, запис потрібно ідентифікувати (відрізнити від інших). Реляційна модель будується таким чином, щоб у жодній таблиці не було двох однакових за- писів. На практиці для ідентифікації записів використовують ключ (сино- німи – первинний ключ, ключове поле).
Первинним ключем називають поле, кожне з унікальних значень якого точно визначає один запис.
Ключове поле вибирається з існуючих у таблиці полів, значення яких не співпадуть за жодних умов (наприклад, номер паспорта), або додатково вноситься в таблицю. Після детального розроблення логічної структури бази даних можна приступати до її безпосередньої реалізації в MS Access.
Реальні реляційні БД містять багато пов'язаних між собою таблиць
і можуть оброблятися тільки засобами СУБД. Подання БД кількома табли- цями зводить до мінімуму дублювання інформації, спрощує технологію її оброблення. Стає технічно простіше реалізувати санкціонований доступ користувачів до закритої інформації.
Робота в MS Access починається зі створення та збереження нової БД.
У MS Access для створення будь-якого нового об'єкта (в тому числі
і таблиць) використовують меню «Створення» та такі інструменти: «Таб- лиця» – для створення таблиці шляхом введення даних і «Конструктор таблиць», де користувач самостійно визначає типи даних полів та їх влас- тивості (рис. 7).
Рис. 7.