Лекція 4. Загальні вимоги до складання документів.
Текст документа. Основні реквізити. Види документів.
План
1.
Документ — основний вид ділового мовлення.
2.
Класифікація документів.
3.
Основні реквізити документів.
4.
Вимоги до складання та оформлення текстів документів.
1. Документ — основний вид ділового мовлення.
Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно- виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.
Розрізнають декілька значень поняття “документ” (від лат. documentum
— доказ, свідоцтво, взірець, повчальний приклад):
1) письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту тощо);
2) діловий папір, що підтверджує будь-який факт, повноваження чи право на щось;
3) матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація
(перфокарта, дискета, файл, кіно- та фотоплівка тощо);
4)
історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін.).
Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визначити, що
документ – це матеріальний об’єкт, який містить зафіксовану інформацію,
оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства
юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції.
Документування — регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.
Діловодство (справочинство) —документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання та обробки.
У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.
До загальних функцій документа належать:
інформаційна (будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання документа);
соціальна (документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою);
комунікативна (документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо);
культурна (документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
управлінська (документ є інструментом управління);
правова (документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві);
історична (коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства).
Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.
Система документації — це сукупність певних документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).
Основними комплексами всієї документації є:
- організаційно-правова документація;
- планова документація;
- інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;
- звітна документація;
- документація щодо особового складу (кадрова);
- фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);
- договірна документація;
- документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.
2. Класифікація документів.
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напрямку діяльності.
Види документів визначаються за кількома ознаками.
За змістом інформації:
- з адміністративних питань;
- із фінансово-розрахункових і комерційних питань тощо.
За походженням:
- службові (виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють);
- особисті (від окремих громадян).
За стадіями створення:
- чорнові;
- оригінальні;
- копії;
- дублікати.
За місцем укладання:
- внутрішні (мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено);
- зовнішні (є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами).
За напрямом (спрямуванням):
- вхідні (надходять до закладу, підприємства, фірми);
- вихідні (адресовані за межі організації, установи).
За ступенем гласності:
- звичайні;
- для службового користування;
- таємні (Т);
- цілком таємні (ЦТ).
За строками зберігання:
- тимчасового (до 10 років);
- тривалого (понад 10 років);
- постійного зберігання.
За юридичною силою:
- справжні;
- підроблені.
За технікою відтворення:
- рукописні;
- відтворені механічним способом.
За призначенням та найменуванням:
Призначення
(спеціалізація)
Назва
(найменування)
Документи в управлінській діяльності
Організаційні документи
Розпорядчі документи
Довідково-інформаційні документи
Документи з кадрово-контрактових питань
(щодо особового складу)
Положення
Статут
Інструкція
Правила
Постанова
Ухвала
Розпорядження
Наказ та витяг з наказу
Акт
Відгук
Висновок
Довідка
Службова, доповідна та пояснювальна записки
Запрошення (повідомлення)
Пропозиція
Звіт
План роботи
Оголошення
Протокол та витяг з протоколу
Службовий лист
Факс
Телефонограма
Автобіографія
Заява
Контракт
Особовий листок (анкета)
Угода
Характеристика
Особисті офіційні документи
Доручення
Заповіт
Розписка
Основні реквізити документів.
Реквізити — структурні елементи, з яких складається документ.
Кількість реквізитів у кожному документі різна. Вона визначається видом документа та його змістом.
ДСТУ 4163:2020 («Державна уніфікована система документації.
Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлення документів») (уведений в дію з 01.09.2021 року) встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах:
1 — зображення Державного Герба України, Герба Автономної
Республіки Крим
2 — зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг)
3 — найменування юридичної особи вищого рівня
4— найменування юридичної особи
5 — найменування структурного підрозділу юридичної особи
6 — довідкові дані про юридичну особу
7 — код форми документа
8 — код юридичної особи
9 — назва виду документа
10 — дата документа
11 — реєстраційний індекс документа
12 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
13 — місце складення документа
14 — гриф обмеження доступу до документа
15 — адресат
16 — гриф затвердження документа
17 — резолюція
18 — відмітка про контроль
19 — заголовок до тексту документа
20 — текст документа
21 — відмітка про наявність додатків
22 — підпис
23 — відбиток печатки
24 — віза документа
25 — гриф погодження (схвалення) документа
26 — відмітка про засвідчення копії документа
27 — відомості про виконавця документа
28 — відмітка про ознайомлення з документом
29 — відмітка про виконання документа
30 — відмітка про надходження документа до юридичної особи
31 — запис про державну реєстрацію
32 — відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.
Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.
Бланки – типові формуляри певних документів.
3. Вимоги до складання та оформлення текстів документів.
Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:
- не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;
- видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;
- відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;
- бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);
- бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.
Дотримання цих вимог дає змогу отримати й обробити потрібну
інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.
Щодо оформлення ділової документації діють такі єдині вимоги:
1) для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів
А4
(210×297 мм) та
А5 (210×148 мм); допустимо використовувати бланки формату
А3 (297 мм × 420 мм) для оформлення документів у вигляді таблиць; складання документів на папері довільного формату не дозволяється;
2) бланки документів повинні мати такі поля: ліве — 30 мм, праве — 10 мм, верхнє — 20 мм, нижнє — 20 мм;
3) для друкування текстів документів потрібно використовувати гарнітуру Times New Roman та шрифт розміром 12—14 друкарських пунктів.
Допустимо використовувати шрифт розміром
8—12 друкарських пунктів для друкування реквізитів «Довідкові дані про юридичну особу», «Код юридичної особи», «Відомості про виконавця документа», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа тощо. Для друкування реквізиту «Назва виду документа» можна використовувати розріджений шрифт розміром 14—16 друкарських пунктів;
4) текст документів на аркушах паперу формату А4 рекомендовано друкувати через 1—1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 — через
1 міжрядковий інтервал;
5) реквізити документа відокремлюють один від одного через
1,5—3 міжрядкових інтервали;
6) під час оформлення документів потрібно дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
10 мм — для абзаців у тексті;
90 мм — для реквізиту «Адресат»;
100 мм—для реквізитів «Гриф затвердження документа» та
«Гриф обмеження доступу до документа»;
125 мм —для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».
Не роблять відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст документа» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків»,
«Віза документа», «Гриф погодження (схвалення) документа»,
«Відмітка про засвідчення копії документа», «Відомості про виконавця документа», «Відмітка про ознайомлення з документом»,
«Відмітка про виконання документа», найменування посади в реквізиті «Підпис», а також слів
«СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ»,
«НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».
7) документ, який займає одну сторінку, не нумерується; у документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю; біля цифр не пишуться ніякі рисочки чи символи;
8) підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;
9) у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидкого опрацювання й уникнення плутанини; найпростішим видом рубрикації є абзац.
Отже, текст у діловому мовленні – це головний реквізит документа, який чітко, переконливо відображає причину і мету його написання, розкриває суть конкретної справи, надає докази, робить висновки.
Зміст і структура тексту залежить від рівня стандартизації документа, призначення і ролі інформації, від типу мовлення.