Ім'я файлу: Формування сучасної нормативної бази діловодства Дешко.docx
Розширення: docx
Розмір: 58кб.
Дата: 15.03.2021
скачати
Розширення: docx
Розмір: 58кб.
Дата: 15.03.2021
скачати
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ПВНЗ «ЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ»
Факультет інформаційних систем і технологій
Кафедра документознавства
та інформаційно-аналітичної діяльності
Контрольна робота з дисципліни
«Документтаційне забезпечення управління»
Варіант 3
Формування сучасної нормативної бази діловодства
Дешко Тетяна Василівна _
(прізвище, ім’я, по батькові)
7.02010501«Документознавство та інформаційна діяльність»
___________________________________________________________________
Науковий керівник
Палеха Юрій Іванович_
(прізвище, ім’я, по батькові)
к.і.н., професор ___________ (науковий ступінь, вчене звання)
(шифр та найменування напряму підготовки)
Завідувач кафедри __________________ проф. Ю.І. Палеха
Київ-2019
. Огляд сучасного нормативного законодавства з діловодства
Відновлення незалежності України викликало необхідність формування власної національної законодавчої та нормативно-правової бази, яка б регламентувала всі сфери діяльності країни зокрема, в означений період поступово почали вирішуватися й проблеми вітчизняного нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства.
Нормативно-правові засади — це нормативно-правові акти, на основі яких здійснюється будь-яка правова діяльність в будь-якій сфері життя суспільства.
Незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб’єкті діловодства, не встановлені.
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації.
Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади та актів державної виконавчої влади місцевого і регіонального самоврядування.
Сьогодні у світі спостерігається все збільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ISO (Міжнародної організації з стандартизації) 15489:2001 «Інформація та документація. Керування документацією», відображення у змісті законодавчих актів та нормативних документів різних країн його принципів та положень.
Удосконалення системи забезпечення діловодства, організаційно-методичну допомогу надають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з певних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.
Слід зазначити, що незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб’єкті діловодства, не встановлені.
Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» тощо).
Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153, та «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348; Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.
Загальні правила документування в управлінській діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого і регіонального самоврядування.Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що немає таємничого характеру, у тому числі створювану засобами обчислювальної техніки.
До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів.
Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.
Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції. Закон України «Про судоустрій» регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах .
Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами.
Упродовж 1991-2004 рр. в Україні було створено власну нормативну базу, що регулює організацію діловодства в країні. Низка положень, що унормували керування діловодством з боку архівних установ та розкрили зміст такого керування, зафіксовано у другій редакції Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи». Ці положення були деталізовані в «Основних правилах роботи державних архівів України». Основними нормативно-правовими актами з діловодства, розробленими у цей період, є Примірна інструкція з діловодства, Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, Порядок утворення та діяльності експертних комісій з визначення цінності документів. Серед нормативних документів слід відзначити державні стандарти та Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД), спрямовані на вирішення завдань уніфікації управлінської документації.
Центральною науковою установою, що бере участь у розробці науково-методичних засад вітчизняного діловодства, архівознавства тощо є Український державний науково-дослідний інститут архівної справи та документознавство (УДНДІАСД). «Основними засобами такого забезпечення є примірні інструкції, номенклатури справ, переліки документів зі строками зберігання, а також методичні рекомендації щодо їх розроблення. Роль засобу науково-методичного забезпечення діловодства, починаючи з 1997 р., відіграють наукові статті, опубліковані у продовжуваних виданнях УНДІАСД та журналі «Архіви України». Разом з тим, є потреба значного збільшення кількості публікацій в цих виданнях матеріалів методичного та консультативного характеру. Особливо це пов’язано з впровадженням нормативних документів, електронного діловодства, комерційним поширенням довідкової та методичної літератури з діловодства, що базується на застарілій нормативній базі чи нормативних документах інших держав. Не враховується ефективний досвід попереднього історичного періоду щодо систематичного проведення на базі архівних установ науково-методичних та консультативних нарад і семінарів керівників служб діловодства. Бракує наукових досліджень з історії та теорії діловодства.
Перспективи науково-методичного забезпечення організації діловодства слід вбачати у:
вивченні й поширенні закордонного досвіду з керування документацією;
розробленні проблем уніфікації та стандартизації управлінських документів (зокрема, підготовці збірників форм ОРД, переробленні та подальшому веденні ДКУД, уніфікації текстів управлінських документів);
дослідженні нових видів службових документів;
дослідженні ролі служби діловодства в організації інформаційного забезпечення управління в установі.
Відповідно до цього перспективними науково-технологічними дослідженнями, що стосуються сфери діловодства, управлінського документування, організації роботи зі службовими документами вітчизняні дослідники вважають наступні:
1.Підготовка проектів нормативно-правових актів з метою встановлення єдиних правових засад створення документації та організації її функціонування й зберігання.
2.Гармонізація міжнародних стандартів з керування документаційними процесами.
Прийняття в Україні аналога ISO15489:2001 ДСТУ «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» спонукає до подальшого розроблення вітчизняних відповідників наступних міжнародних стандартів, присвячених зазначеній технології. Безперечно, що розроблення вітчизняних стандартів має ґрунтуватися на науковому аналізі досвіду, переваг та недоліків керування документаційними процесами за кордоном, можливостей застосування норм профільних міжнародних стандартів в Україні.
Вироблення раціональних наукових методик створення службових документів, впровадження уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації. Розроблення наукових методик роботи з документацією.
На підставі результатів теоретико-прикладних досліджень мають готуватися наукові розробки зі створення службових документів та організації роботи з ними. Цей напрям є традиційним, але підготовка відповідних інструкцій, порядків, регламентів і навіть національних стандартів на документацію (це стосується переважно галузевої документації) відбувається здебільшого (як і в розробленні уніфікованих форм документів) виходячи з емпіричного досвіду, без врахування наукових рекомендацій, яких, правда, не так вже й багато.
У цілому нині є намагання реалізувати уніфікацію та стандартизацію документації переважно не за рахунок впровадження відповідних національних стандартів, а шляхом видання затверджених розпорядчими документами відповідних державних органів переліків уніфікованих форм документів та вказівок щодо їхнього оформлювання й іноді організації роботи з ними. Зазначені накази реєструє Міністерство юстиції України і разом зі змістом уніфікованих систем (підсистем) управлінської і галузевої документації їх публікують в «Офіційному віснику України».
Опрацювання практичних проблем створення електронних документів (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв’язку з традиційною технологією діловодства) і вирішення питань, пов’язаних з подальшим користуванням цими документами у їхньому динамічному стані (поточному, оперативному) та під час зберігання в архіві.
Напрям досліджень настільки поширений і проблемний, що заслуговує на окремий розгляд як перспективний і як самостійний у майбутньому вид документознавства — електронний.
Дослідники електронної документації концентрують увагу на загальних проблемах створення, функціонування, зберігання електронних документів в установі та передавання їх на постійне зберігання в державний архів. Водночас не виключається, що електронне документознавство буде впливати на «паперове», оскільки паралельне існування паперових та електронних документів у загальному документообігу в установі буде ще тривалий час. З іншого боку, слід врахувати, що зазначені технології фактично спричиняють кардинальну зміну щодо уявлення про архівний документ, оскільки в умовах реалізації систем електронного документообігу до архіву на постійне зберігання передають не документ, а власне його інформацію.
Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовлює необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Зміни політичної та економічної ситуації в Європі із створенням Євросоюзу фактично привезли до створення єдиного економічного простору, єдиного ринку для більшості європейських країн. Певною мірою це змушує держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних систем управління документацією. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм давно вийшла за межі національних кордонів, транснаціональні корпорації мають представництва у багатьох країнах, у тому числі й тих, де їм доводиться працювати за правилами національної економіки.
Саме ці нові економічні реалії зумовили потребу вироблення єдиного (міждержавного) стандарту з управління документацією, що й призвело до видання Міжнародною організацією стандартизації 15 вересня 2001 р. стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація та документація - Управління документацією" (далі - Стандарт).
Україна не залишилися осторонь світових процесів. З 1998 р. діє затверджена Президентом України Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії — забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС. Вона передбачає, зокрема, поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами. У сучасній інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України в світовий інформаційний простір, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. На часі — застосування у сфері діловодства міжнародних правил і технологій, спілкування мовою, що зрозуміла всім. Загальна характеристика міжнародного стандарту ISO 15489. Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами у галузі управлінської діяльності. Стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики і процедур — більш швидкий і ефективний пошук документної інформації.
Стандарт стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язані створювати та використовувати документи. Він визначає обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації. Управління документацією розглядається у міжнародному стандарті як частина системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Стандарт ISO 15489 є викладом оптимальної методики управління документацією, яка призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність цих програм та систем вимогам управління документацією.
Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією. Стандарт складається з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містить виклад загальних принципів управління документацією в державних і недержавних організаціях, що створюють документи. Ці принципи полягають у визначенні й документальному оформленні: основних правил та стандартів роботи з документами в організації (політика організації в сфері управління документацією);повноважень та відповідальності працівників організації у роботі з документацією;діловодних технологій і процедур.
Крім того, управління документацією повинно включати створення та застосування спеціальних систем для управління документами, інтегрованих в загальну систему управління та управлінські процеси організації.У цій частині також викладені загальні засади розроблення та впровадження систем документації, подано опис процесів управління документацією, наголошується на необхідності регулярного моніторингу відповідності цих процесів визначеним в організації правилам і стандартам та наявності постійної програми навчання роботі з документами. Частина 2 "Методичні рекомендації" містить опис методики, що дозволяє реалізувати принципи управління документацією, описані у першій частині Стандарту. Частина 1 призначена для використання менеджерами в організаціях, спеціалістами з управління документацією, інформацією та всіма іншими працівниками організації та фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), зобов'язаних створювати та використовувати документи у своїй діяльності. Частина 2 призначена для використання спеціалістами з управління документацією та працівниками, до обов'язків яких входить управління документацією в організації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування частини 1 стандарту у всіх організаціях, що прагнуть налагодити процес управління документацією відповідно до вимог ІSО. Крім того, розробники стандарту підкреслюють, що стандарт призначається і для вищого керівництва організацій.
У Стандарті, зокрема, визначена відповідальність організацій за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами ("політика") в організації повинні бути визначені та зафіксовані у документі, підписаному вищим керівництвом організації. Обов'язки повинні бути розподілені між усіма працівниками організації, які в процесі своєї діяльності створюють документи, та відображені в їхніх посадових інструкціях.
Сумісність та узгодженість двох частин стандарту показана у двох таблицях-додатках з перехресними посиланнями на статті цих частин. До кожної частини є алфавітний покажчик. В умовах розвитку світової торгівлі організації, що застосовують даний стандарт, можуть бути впевненими у тому, що їх принципи та технології роботи з документами прийняті у всьому світі. Для організації, що працює у кількох країнах з особливими національними системами діловодства, новий стандарт допоможе створити єдину функціональну систему управління документацією.
Стандарт схвалено Міжнародною радою архівів, яка рекомендувала його до застосування всім утворювачам документів - як державним, так і приватним Термінологія стандарту ISO 15489 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація та інформація - Словник" що застосовується під час розроблення прикладних стандартів з різних видів інформаційної діяльності, у тому числі бібліотечної та архівної справи, управління документацією. Проте технічний комітет Міжнародної організації стандартизації, що розробляв стандарт з управління документацією, прийняв не всі визначення термінів, які пропонує стандарт ISO 5127, та визнав за необхідне стосовно окремих термінів дати свої формулювання. Це стосується, насамперед, базових понять - "документ" та "управління документацією". У стандарті ISO 15489 термін "документ" визначається як інформація, яку організація або фізична особа створює, одержує (отримує) і зберігає як свідчення та інформацію згідно правових зобов'язань або в процесі виконання дій з основної діяльності. Термін "управління документацією" у цьому стандарті трактовано як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.
Як уже було зазначено вище, в Україні відсутній нормативний документ, який би регламентував організацію роботи з усіма документами. Основний нормативно-правовий акт, що регулює організацію діловодства - Примірна інструкція, стосується організації загального діловодства і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними у її назві, та організаціями, що знаходяться в їх підпорядкуванні.
Тобто не охоплено недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці та соціальному житті України і частка якого продовжує зростати.
Крім того, якщо у державних установах існують традиції діловодства, то для приватного сектору непоодинокими є випадки нерозуміння необхідності належного ведення документації.
На нашу думку, стандарт ISO 15489:2001, особливо його перша, концептуальна частина, може сприяти позитивним змінам у ставленні до діловодства, оскільки управління документацією - це, в основному, не технологія, а система керування.
Якщо порівняти зміст діловодних процесів, описаних у Стандарті та Примірній інструкції, принципових відмінностей та суперечностей між ними не побачимо. Розробники стандарту прагнули включити до нього норми, які б не суперечили національному законодавству різних країн. Застосування методики різних процедур, описаних у Стандарті, рекомендовано у разі, якщо це не суперечить чинному законодавству країни, що використовує стандарт.
Слід зауважити, що у Стандарті не вживається термін "експертиза цінності". Розробники не дійшли згоди щодо того, що ж таке експертиза цінності та хто її може проводити. Це результат відмінностей у національних традиціях. Тому у Стандарті описано процес, але не використовується термін: стаття 9.1 "Визначення документів, які мають бути включеними до систем документації" та стаття 9.2 "Визначення строків зберігання документів".
Метою стандартизації в Україні згідно статті 5 Закону України "Про стандартизацію" є створення умов для раціонального використання всіх видів національних ресурсів та відповідності об'єктів стандартизації своєму призначенню, сприяння усуненню технічних бар'єрів у торгівлі тощо . Стандарт ISO 15489 допомагає у досягненні цієї мети стандартизації.
Беручи до уваги міжнародний досвід впровадження Стандарту, слід звернути особливу увагу на термінологію. Можливо, застосування міжнародних термінів доцільно пов'язати з підготовкою нового видання Державного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять".
Доцільно доповнити національний аналог Стандарту додатками із зразками різної документації згідно з нормами вітчизняної практики.
Положення Стандарту потребують узгодження з існуючою в Україні нормативно-правовою базою в галузі інформаційної політики. Мають бути нормативні посилання на акти, що регулюють ті чи інші процедури (наприклад, доступ, конфіденційність інформації, відповідальність за порушення цих норм тощо).
Значна кількість вітчизняних підприємств атестується згідно системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. На базі стандартів ІSО серії 9000 розроблено і набули чинності національні стандарти системи якості. Сфера застосування стандарту ISO 15489 поширюється на управління документацією у межах орієнтації на впровадження систем управління якістю. Отже, одним із шляхів застосування його норм може стати нормативне визначення ролі управління документацією у заходах щодо підвищення якості функціонування організації.
Стандарт ISO 15489 містить загальні вимоги, які адресовані всім організаціям, незалежно від галузі діяльності, розміру та форми власності. Тому дуже важливо під час впровадження норм стандарту надавати організаціям фахові консультації. Це завдання уповноважених органів у галузі діловодства. Доцільно організувати для працівників діловодних та архівних служб організацій різного рівня інформаційно-консультативні семінари з питань застосування норм, викладених у стандарті.
Поступово в міжнародному співтоваристві склалося розуміння того, що керування документацією й інформацією є важливим елементом діяльності будь-якої комерційної й державної організації незалежно від того, у якій національній системі діловодства й документообігу вона працює. Це стало ключовим моментом при ухваленні рішення про розробку першого у світі стандарту по діловодству й документообігу ISO 15489, що містить загальні вимоги й методологію керування документами на всіх видах носіїв і у всіх форматах, а також описує процедури розробки й впровадження систем документообігу. Поява міжнародного стандарту ISO 15489 "Інформація та документація — керування документаційними процесами" у 2001 році стала важливою подією для фахівців у сфері документування, діловодства. Це перший міжнародний стандарт з організації діловодства і документообігу, який містить загальні вимоги і методологію керування документаційними процесами та охоплює документи на всіх носіях і у всіх форматах, а також процедури розроблення і впровадження документаційних систем. Міжнародний стандарт по керуванню документацією ISO 15489 "Інформація й документація - Керування документацією" (ISO 15489-2001 Information and documentation — Records management) був виданий в 2001 р. Міжнародною організацією по стандартизації. Він підготовлений технічним комітетом ISO/TC 46, Інформація й документація, підкомітет SC 11, Архівна справа/керування документами. Стандарт увібрав у себе передовий практичний досвід багатьох країн і, найголовніше, вперше окреслив діловодство як важливу галузь діяльності людини. Головна ідея, яку пропагує стандарт, полягає в тому, що керування документаційними процесами - невід'ємна частина загальної системи керування організацією, установою, підприємством. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує організація, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. Завдяки бурхливому розвитку інформатизації суспільства інформація перетворилася на стратегічний ресурс діяльності організацій. У свою чергу, до 85% інформаційних ресурсів організацій міститься у документах, звідси і випливає значення керування документаційними процесами для успішної діяльності організації. Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовила необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Важливу роль тут відіграє Міжнародна організація стандартизації - ІSО, зокрема її технічні комітети: 154 - "Документи та інформація в торгівлі, промисловості та управлінні"; 46 - "Інформація і документація", а також підкомітет 46/11 "Архіви/Керування документаційними процесами". Оскільки Україна приймає активну участь у процесах глобалізації та євро інтеграції, вона повинна перейняти міжнародний досвід та впровадити міжнародні стандарти.
Значну групу нормативних документів з інформації та документації у різних країнах складають загальнодержавні стандарти, зокрема національні аналоги ISO 15489. Так, у Великій Британії стандарти визначають умови зберігання, переміщення та експлуатації електронних носіїв, що використовують для оброблення даних і зберігання інформації; кодекс правил щодо забезпечення інформаційної безпеки; кодекс правил щодо правового статусу інформації, яка зберігається в електронних системах документації; принципи усталеної методики інформаційного менеджменту; настанови з практичного застосування “Акту про захист даних” 1998 р. Система стандартів різних рівнів діє в Австралії; всі вони сумісні між собою й узгоджені із загальнонаціональним стандартом з КД. Найчисельнішою групою нормативних і методичних документів є настанови з різних аспектів КД, розроблені національними та місцевими архівами для державних установ. Ними користуються і в приватному секторі. Найбільш відомим є посібник Національного архіву Австралії з методики розроблення та впровадження ДС, який позначають абревіатурою “DIRКS” (від початкових літер англійською мовою слів Designing and Implementing Recordkeeping Systems).
Сучасний рівень розвитку документаційної сфери потребує оперативного освоєння світового досвіду для формування системи керування документаційними процесами в Україні. Досвід створення Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” розкритий у статті І.Є. Антоненко , а також у монографії В.В. Бездрабко .
Упровадженню в Україні системи керування документацією сприяє національний стандарт ДСТУ 4423-2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”, підготовлений на основі міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією”. Дана робота присвячена комплексному аналізу вітчизняного стандарту.
Стандарт розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України. Його розробники - кандидати історичних наук І.Є. Антоненко, О.М. Загорецька та доктор історичних наук, професор С.Г. Кулєшов (керівник розроблення).
Стандарт був схвалений та набув чинності згідно з наказом Держспоживстандарту України № 345 від 2 грудня 2005 р. Він відповідає стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Керування документацією” та має національні відхили. Даний стандарт слугує започаткуванню системи керування документацією в Україні. Як і кожний стандарт, він є підсумком наукового дослідження і узагальнення практики, і відразу після затвердження стає базою для подальших наукових досліджень.
У XXI ст. інформаційно-комунікаційні технології стануть провідним чинником, що істотно впливатиме на розвиток суспільства. Багато країн уже усвідомили ті переваги, які надає їхній розвиток та поширення. Нині в Україні є відчутною потреба унормувати нові відносини, що виникають у зв'язку з бурхливим розвитком комп'ютерних технологій.
Розвиток електронної комерції і електронного документообігу в Україні стикається з недостатністю правового регулювання застосування ЕЦП і електронного документообігу.
Одним з першочергових напрямів побудови та подальшого розвитку інформаційного суспільства в нашій країні є створення нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини на законодавчому рівні.
Законодавчо відносини, пов'язані з інформацією, інформаційно-комунікаційними технологіями, визначено пріоритетними. Так, Угодою між Україною і ЄС про наукове і технологічне співробітництво (04.07.2002) технології інформатизації суспільства визначені серед одинадцяти напрямів співробітництва. Законом України «Про пріоритетні напрями розвитку науки і техніки» серед семи п’ятим пріоритетом визначено нові комп'ютерні засоби та технології інформатизації суспільства. За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів та нормативних актів, що складають базу нормативно-правового регулювання сфери інформаційних відносин, зокрема і електронного документообігу.
Нормативно-правову базу побудовано на принципах інформаційної відкритості та свободи, гарантованості інформаційної безпеки особистості, суспільства, держави згідно Конституції України. Законодавство регулює суперечності між потребами особи, суспільства та держави в розширенні вільного обміну інформацією й окремими обмеженнями на її поширення Законів України, Указів Президента України, Постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і Постанов окремих міністерств, які складають нормативну і законодавчу базу для нормативно-правового регулювання використання інформаційних технологій, а, власне, два із цих законодавчих актів безпосередньо стосуються предмету дослідження. Це закони «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис». Вони регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» прийнятий у травні 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, а електронний документообіг (обіг електронних документів) як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Закон регламентує правові відносини у питаннях:
- електронного підпису;
- електронного цифрового підпису;
- оригіналу електронного документа;
- правового статусу електронного документа та його копії;
- відправлення та передавання електронних документів;
- одержання електронних документів;
- перевірки цілісності електронного документа;
- зберігання електронних документів та про архіви електронних документів; - організації електронного документообігу;
- обігу електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом;
- права та обов'язки суб'єктів електронного документообігу;
- вирішення спорів між суб'єктами електронного документообігу;
- відповідальності за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису. У Законі визначено терміни:
електронний підпис – дані в електронній формі, які додаються до інших
електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;
електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.
Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності
фізичних та юридичних осіб, що здійснюється з використанням електронних документів.
Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа. Закон також визначає:
особливості застосування електронного цифрового підпису;
суб'єкти правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису;
права та обов'язки підписувача;
центр сертифікації ключів;
відповідальність за порушення законодавства про електронний цифровий підпис;
визнання іноземних сертифікатів, ключів тощо.
У країнах ЄС, США, Канаді та ін. цифрові підписи й сертифікати затверджено на законодавчій основі як еквівалент власноручного підпису. Країни ЄС ухвалили національні законодавчі акти, які цілком відповідають Директиві Європарламенту та Ради Міністрів ЄС 1999/93/ЄС про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства, та рішенню Комісії 2000/709/ЄС Європарламенту і Ради. Нині всі положення Директиви 1999/93/ЄС реалізовано у вигляді технічних європейських та міжнародних стандартів (ETSI та RFC).
Одначе, законодавці відзначають, що Закон України «Про електронний цифровий підпис» не відповідає ні європейському, ні міжнародному законодавству в цілому. Наприклад, «Посилений електронний підпис» у визначенні ЄС – це електронний підпис ЄС та додаткові вимоги щодо надійності, які технічно означають, що засіб створення підпису має задовольняти вимоги стандартів FIPS 140-1, 140-2 level 2, 3 (Federal Information Processing Standards, U. S.). Такого терміну в Законі України немає, натомість є термін „електронний цифровий підпис”, який відповідає електронному підпису ЄС у межах криптографії з відкритими ключами. До термінів ЄС і відповідних європейських та міжнародних стандартів уведено термін „кваліфікований електронний підпис”, якого в нашому Законі також немає. Для подальшого розвитку нормативної і законодавчої бази потрібно не так уже й багато – на практиці визнати членство України в Міжнародній організації зі стандартизації ISO, ратифікувати міжнародні договори, розробити й упровадити необхідні технічні та інші стандарти, що вже діють у Європі, адаптувати вже ухвалені закони до вимог європейського законодавства. Разом із цим слід зазначити, що навіть прискорені дії у цьому напрямку не забезпечать швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів. Зокрема, уведення електронних документів у практику роботи державних установ тісно пов'язано з необхідністю реформування практичної роботи державних службовців, тобто з прискоренням адміністративної реформи, а в електронному бізнесі ухвалити Закон України «Про електронну торгівлю».
Висновок
Особливістю сучасного діловодства насамперед є переведення його на державну мову та широке застосування комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідність дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.
Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.
Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.
Сучасне діловодство — система життєво важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних установ різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення. Багатоаспектний, міжвідомчий характер проблеми удосконалення системи діловодства потребує відповідної організації фундаментальних і прикладних наукових досліджень та розробок, їх координації і фінансування та інше. Зрушення в організації діловодства були зумовлені політичними, економічними та іншими соціально-правовими трансформаціями, що відбувалися в Україні та інших країнах, до складу яких у різні часи входили певні частини українських територій, а також змінами у нормативному регулюванні діловодства. Визначено обставини, які стали рушійними для комп’ютеризації сфери діловодства та проаналізовано проблеми, які виникають у процесі інформатизації діловодства.
Діловодство як галузь практичної діяльності людини в умовах формування інформаційного суспільства виходить на якісно новий рівень розвитку. На сучасному етапі побудови інформаційного макросередовища набуло актуальності питання про організацію діловодства з максимальним застосуванням новітніх комп’ютерних технологій. У зв’язку з цим стали необхідними структурні та якісні зміни на всіх рівнях організації діловодства: від локального – на підприємстві, в установі чи організації – до загальнодержавного і міжнародного.
Запровадження нових стандартів з діловодства для практичної роботи органів управління та документування з комп’ютерними системами сприятиме встановленню чіткого організаційно-технічного розпорядку, прозорості процесів створення, зберігання і передавання документів, зменшенню кількості суб'єктивних помилок і технічних порушень.
Перехід діловодства на всіх підприємствах, в установах та організаціях незалежно від сфери діяльності та форми власності на електронний рівень із дотриманням усіх вимог і стандартів вимагає значних економічних витрат, серед яких найбільшої ваги набувають такі:
– забезпечення належного комп’ютерного обладнання і програмного забезпечення;
– підготовка кваліфікованих спеціалістів і перепідготовка працівників з діловодства;
– створення нових та оптимізація вже діючих каналів передавання і систем опрацювання документної інформації;
– організація державного регулювання нового напряму діяльності діловодства.
Важливе місце у процесі інформатизації діловодства становитиме проблема міжнародного обміну інформацією, зокрема і управлінською. Діловодство як підсистема має бути взаємопов’язане з іншими інформаційно-пошуковими системами локального і глобального рівнів.
Використана література
Нормативні акти
А. Закони
1. Конституція України: закон України від 28 червня 1996 року № 254-к. Прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року / Верховна Рада України / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 1996. - №30. — С. 141. [Зміни внесено Законом України 2222 - IY 08.12.2004]. ,
2. Господарський кодекс України / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 2005. — № 6. — ст. 134.
3. Кодекс законів про працю України / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 2003. — № 38. — ст. 316.
4. Кримінальний кодекс України від 5 квітня 2001 р. № 2341 — III. / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 2001. — № 6. — ст. 134.
5. Цивільний кодекс України / Верховна Рада України // Голос України. — 2003 — 12 березня.
6. Про Автономну республіку Крим : закон України від 7 березня 1995 р. № 95/95 — ВР (ст. 7) // Відомості Верховної Ради України. - 1995- № 16 - Ст.25.
7. Про державну таємницю : закон України від 21 січня 1994 року № 3855 / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України.— 1994.—№ 16, Ст.93 [ Зміни та доповнення внесено Законами України № 1079-XIY від 21.09.1999; № 971-IY від 19.06.2003; № 1519-IY від 19.02.2004].
8. Про затвердження заходів і реалізації Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів : розпорядження Кабінету Міністрів України від 31 грудня 2003 р. № 828-р
9. Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах : закон України від 5 липня 1994 р. № 80/94-ВР / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 1994, — № 31. Ст.286 [Зміни внесено Законом України № 1703- IY від 11.05.2004; № 2594-IY від 31.05.2005].
10. Про звернення громадян : закон України від 2 жовтня 1996 року № 393/96 —ВР. // Відомості Верховної Ради України. — 1996.—№ 16,
Ст. 93.
11. Про електронний цифровий підпис : закон України від 22 травня 2003 р. № 852-IV / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 2003. — № 36.— Ст.276.
12. Про електронні документи та електронний документообіг : закон України від 22 травня 2003 р. № 851-1 / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 2003. — № 36. Ст.275 [Зміни внесено згідно із Законом України №2599-IY від 31.05.2005].
13. Про інформацію : закон України від 2 жовтня 1992 р. № 2657- ХП / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - № 48. - С 1447 -1462.
14. Про інформаційні агентства : закон України від 28 лютого 1995 р. № 74/95-ВР / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. - 1995. - № 13 — 83 [ Зміни та доповнення внесено Законами України №762-IY від 18.11.2003 ;№ 1379-IY від 11.12.2003].
15. Про Концепцію Національної програми інформатизації: закон України від 25 червня 1998 р. № 75/98-ВР / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. — 1998. — № 27 — 28. — Ст.182 [Зміни внесено Законом України №3421-IY від 09.02.2006].
16. Про науково-технічну інформацію: закон України від 25 червня 1993 року № 3322 // Голос України. — 1993. — 23 липня.
17. Про Національний архівний фонд і архівні установи : закон України від 24 грудня 1993 року №3814 // Архіви України. — 1993. — № 4-6. — С.4-15. [Зміни внесено Законами України №498/95-ВР від 22.12.1995; № 608/96-IY від 17.12.1996; № 534-Y від 22.12.2006; редакційні зміни внесено Законами України №2888-111 від 13.12.2006].
Б. Постанови Кабінету Міністрів України
18. Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації: постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.
19. Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави : постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 //Офіційний вісник України. — 1998.— № 48. — Ст. 31.
20. Про проведення експертизи цінності документів: постанова Кабінету Міністрів України від 18 серпня 2007 р. № 1004 // Офіційний вісник України. - 2007, - №38. — Ст.1405
Стандарти
21. Державний класифікатор управлінської документації : ДК 010- 98 — На заміну ДК 010-96 ; чинний від 01.06.1999. — К.: Держстандарт України, 1999. — 50 с.
22. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003. Чинний від 01.09.2003. — К. : Держспоживстандарт України, 2003. — 50 с.
23. Державна уніфікована система документації'. Основні положення : ДСТУ 3843-99 та - Чинний від 01.07.2000. — К.: Держстандарт України, 1999.
24. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять : ДСТУ 2732:2004. - На заміну ДСТУ 2732-94; Чинний від 28.05.2004. - К.: Держстандарт України, 2005. — 31с.
25. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення : ДСТУ 4423-1:2005 : (ISO/ TR 1548-1:2001. МОД). — Чинний від 2007-04-01.
26. Словник термінів: ДСТУ ISO 5127:2007. Введ. 2007-07-01.— Офіц. вид. — К.: Держстандарт України, 2007. — 27 с.
Навчальна література
27. Антоненко І.Є. Методика розроблення та впровадження документацій них систем у керуванні документацією: міжнародний досвід // Студії з архівної справи та документознавства. — Т.12. — С.137 — 139.
28. Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посібник для дист. навчання / За наук, ред . доц. В.Г. Бездрабко. - К.: Університет «Україна», 2007. — 469 с.
29. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство / В.В. Бездрабко. — К.: Кондор, 2006.— 260 с.
30. Загорецька О.М. Про Національний стандарт на організаційно- розпорядчу документацію /О.М. Загорецька // Студії з архівної справи та документознавства. — 2005. — №12 — С. 46—48.
31. Кулешов С.Г. Загальне документознавство : навчальний посібник / С.Г Кулешов. — К. : Видавничий дім «Києво - Могилянська академія», 2012. — 157 с.
32. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство : навчальний посібник / С.Г. Кулешов — К.: ДАКККіМ, 2003. — 57 с.
33. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління : підручник / Ю.І Палеха — К.: МАУП, 1997. - 344с.
34. Палеха Ю.І. Загальне документознавство : навч. посібник / Ю.І Палеха, Н.О. Леміш. — К.: Ліра-К, — 2009. — 395 с.
35. Палеха Ю.І. Організація сучасного діловодства: навч. — метод, посіб. / Ю.І. Палеха. К.: Кондор, 2007.— 194 с.
36. Палеха Ю.І. Управлінське документування. : навч. посібник. 4.1. / Ю.І Палеха. - К.: Вид-во Європ. ун-ту - 2003. - 584 с.
37. Швецова-Водка Г.М. Документознавство : навч. посіб. / Г.М. Швецова-Водка — К.: Знання, 2007. — 398 с.