СХІДНОЄВРОПЕЙСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ ЕКОНОМІКИ ТА МЕНЕДЖМЕНТУ
Коледж економіки та управління
КОНТРОЛЬНА РОБОТА
Діловий документ
Тема: 1. Поняття про документ. Визначення за ДСТУ.
2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.
3. Класифікація документів.
Роботу виконала:
студентка групи ЗКМДБ-81
Дмитренко Софія Миколаївна
Роботу перевірив:
_________________________
_________________________
_________________________
_________________________
2020 рік
Зміст
Вступ……………………………………………………………………………..…3
1. Поняття про документ. Визначення за ДСТУ………………………………...5
2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа………………….....8
3. Класифікація документів……………………………………………………...17
Висновок…………………………………………………………………………..19
Використана література…………………………………………………………..23
Вступ
1. Поняття документування. Системи документування. Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинництвом).
Сучасний термін “документацій не забезпечення управління” є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.
Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.
Документ – складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З’ясувати його суть – це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу – методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методів дослідження складно організованих об’єктів – систем.
2. Характеристика документа, як системного об’єкта. Інформаційна складова документа. Матеріальна складова документа. Структура документа. Внутрішня структура документа. Зовнішня структура документа. Реквізити документа. Властивості та ознаки документа. Функції
3. Об'єктом дослідження є об’єкт дослідження класифікації, як засіб систематично-сучасного документопотоку, а предметом дослідження - історія виникнення та видова характеристика сучасних класифікацій документа.
Мета дослідження аналізувати сучасний стан класифікації документів і віднайти ефект механізму для подальшого розвитку, а завдання проаналізувати основні проблеми та тенденції документної класифікації на основі вітчизняного та закордонного досвіду.
Мета визначає завдання роботи:
проаналізувати поняття «класифікація», яке використовується частіше за все одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як угрупування і як одержана в її результаті схема;
та розглянути розмежування процесу класифікації і його результату де пропонується використовувати два терміни: «класифікування» і «класифікація»;
класифікація є одним з методів пізнання, без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються по різних ознаках.
Класифікування документів - процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.
Класифікація (лат. classics - розряд, група) документів - це система їх супідрядності, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації звичайно представляється у вигляді таблиці або схеми.
Теоретичне значення роботи – огляд сучасного стану і перспектив розвитку використання правильно складеної комплексної класифікації, яка відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв’язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документальних системах.
Практичне значенняроботи – розгляд шляхів практичного використання безперервно зростаючого стрімким темпом документі потоки, які вимагають оперативності та впорядкуванні. Одним із засобів систематичних документів на різних носіях є їхня класифікація, тобто віднесення від певного виду і типу до конкретних ознаків.
Тема є актуальною тому що сьогодні в світі і в Україні іде процес переходу від постіндустріального до інформаційно – суспільного, або суспільних знань.
Структура курсової роботи: титульний аркуш, зміст, перелік умовних позначень, вступ, основна частина – розділ 1 (підрозділів 3), розділ 2 (підрозділів 6) і розділ 3 (підрозділів 3), висновок, список використаної літератури та компакт-диск (з текстом курсової роботи).
Поняття про документ. Визначення за ДСТУ
Загалом поняття «документ» є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об’єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві. Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об’єктів, яким надається статус документів. Документ є об’єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Саме тому зміст поняття «документ» багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.
Відповідно, в Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):
1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.
2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі та просторі.
3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об’єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення.
Зазначені ознаки документа передбачають:
1) наявність інформації, змісту;
2)стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;
3) функціональне призначення передачі інформації в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.
Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна «документ» вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалось.
Документ – це складний об’єкт, що являє собою єдність інформації та матеріального (речовинного) носія. З’ясувати його сутність – це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу – методологічного напрямку у науці, який ставить завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об’єктів – систем (грецьк. sistema - ціле, складене з двох частин, з’єднання).
П. Отле вперше ввів в науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця – виданий в 1934 році фундаментальний «Трактат про документацію». П. Отле використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, що враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».
Всю сукупність документів учений розділив на три основні класи:
1) Документи бібліографічні, тобто тексти, які традиційно вважають творами писемності і друку. Серед них – брошури, монографії, нариси, трактати, керівництво, енциклопедії, словники, періодичні видання, що продовжуються (журнали, газети, щорічники тощо).
Окрім перерахованих, до бібліографічних документам відносять і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення і облікові (реєстраційні) книги (або журнали), а також знаки-вивіски, гасла, квитки і інші проїзні документи. Очевидно що дана класифікація була побудована одночасно в декількох напрямах, що призвело до зміщення типів і видів документів.
2) Інші графічні документи, тобто нетекстові документи: картографічні, образотворчі, нотні. До образотворчих належать: іконографічні, що містять друкарське зображення (естампи, гравюри, поштові листівки і ін.); фотографії; документи, що сприймаються через проекційні пристрої (у т, ч. мікрокопії). Як особливий різновид виділені «оброзотворчі памятники»: написи, монети, медалі. До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» – рукописні книги і інкунабули, (додаток А) а також «архівні документи» (управлінські), стародавні і сучасні.
До першого класифікаційного ряду відносять: документи-замінювачі книги: диски, фонограми, кінофільми і поряд з цим – радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т.ч. телефотографія, радіотелефотографія і власне телебачення.
Особливе місце в цьому класифікаційному ряду зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали рослини, тварини) і штучні, створенні людиною (матеріали, продукти, технічні об'єкти, а також медалі, макети, рельєфи). До них віднесені також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочні посібники. Особливо виділені серед них тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури і скульптури.
Таким чином, можна виділити наступні значення «документа», введені в науковий обіг П. Отле:
1) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від того, чи втілений він в матеріально-фіксованій формі або є провідником інформації в часі, можна вважати документом. Це поняття охоплює як матеріальні об’єкти – носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні вистави;
2) документами є матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною для створення певних колекцій. Сюди входять як штучні предмети, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеї;
3) матеріальні об’єкти створені людиною спеціально для фіксації, зберігання і відтворення інформації з метою її передачі у просторі та часі, незалежно від способу фіксації. Це і документи «писанні» (тобто з інформацією, зафіксованою знаками листа), і образотворчі, фонозаписи і фільми.
Суть документальної інформації. Вимоги до документа
Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинництвом).
Сучасний термін "документацій не забезпечення управління" є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.
Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють її ідентифікувати.
Документ – складний об’єкт, що являє собою цілісність інформації і матеріального носія. З’ясувати його суть – це задача, яку можна вирішити за допомогою системного підходу – методологічного напрямку в науці, що має за мету розроблення засобів, методів дослідження складно організованих об’єктів – систем.
Характеристика документа, як системного об’єкта
Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.
Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін.
Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.
При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.
Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об’єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об’єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний.
Інформаційна складова документа
Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.
Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку.
Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття.
Соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є об'єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.
Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду ознак:
По способу розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види: опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження) і неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).
По ступеню переробки соціальна інформація поділяється на первинну, що вміщує безпосередні результати наукової роботи, і вторинну (результати переробки первинної інформації).
По сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації.
Кожний із названих видів інформації може бути об’єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т. п.).
Інформація – це вміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.
Передавання інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.
Сукупність знаків для споживача може залишатися тільки повідомленням і не перетворюватися в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній мові, витвір авангардного мистецтва). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від того, хто її отримує, його можливостей і здібностей.
Іншими словами, інформація має об’єктивну форму у вигляді повідомлень і суб’єктивну – як процес її сприйняття і розуміння. З суб’єктивної точки зору інформація це результат її сприйняття (виділення сигналу із навколишнього середовища), її розпізнавання, вірифікації (роз’яснення значення і суті), перекодування і систематизації (віднесення до тої чи іншої групи понять).
В професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття "документна інформація", "інформація документа", "інформація на документі", "документальна інформація". Інформація може бути недокументною – не зафіксованою на матеріальному носієві і матеріальною – закріпленою на ньому.
Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ.
Матеріальна складова документа
Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати.
Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.
Матеріальну складову документа визначає носій інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію.
Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, буклетів, фільмів, дисків, дискет та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень.
Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т. д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, листок, барабан, диск, нитка і д. т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т. п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т. п.).
Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації.
В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи.
До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін.
Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – він дозволяє тиражувати інформацію.
Поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме і об’ємне зображення.
Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото – і кіноплівки, магнітні і оптичні диски – матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.
Структура документа
Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і зв’язок. Визначену структуру мають як окремі елементи документа, так і документ в цілому.
Обкладинка книги – це складне художнє ціле; типографічне оформлення книги теж ціле, його складають спеціально підібраний шрифт, титульний листок, рядки заголовку, що гармонують із вмістом, гарно надруковані ілюстрації, - єдиним цілим є і текст книги. Це означає, що документ в цілому - це сукупність усіх елементів і компонентів, що його складають.
Структура – відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об’єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність, цього об’єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов.
Доки зберігається структура, зберігається і система вцілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі.
По своїй структурі документ може бути простим або складним. Під простим документом розуміють окреме завершене повідомлення, цілісність якого виражається загальним змістом і логічним викладом, зафіксованим на одному матеріальному носії.
Іншими словами, простий документ – це одне повідомлення, розміщене на одному матеріальному носії (автореферат, десертація, відкритка).
Складний документ складається із двох чи більше повідомлень, пов’язаних однією темою чи проблемою, метою, автором, зафіксованих на декількох матеріальних носіях.
Складний документ – це декілька повідомлень, поміщених в декількох томах, випусках (збірка віршів, журнал і ін.).
Існує також поділ документів на монодокументи і полідокументи.
Таким чином, структура документа – скоординована більшість документів, взаємозв'язки яких дають можливість функціонувати деякому цілому (системі), дозволяє відрізнити книгу від журналу, грампластинку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокаркту від географічної картки і т. д.
Внутрішня структура документа
Оформлення документа – це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документа – це його зовнішня і внутрішня структура.
Внутрішня структура документа – це його внутрішня будова, набір взаємопов’язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію.
Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному.
Вміст внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільш чітко внутрішню структуру документа можна побачити на прикладі видань – книг, журналів, газет і т. д.
Вихідні дані – сукупність даних, що характеризують документ і призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку і інформування користувачів.
До основних елементів вихідних даних відносяться: автор, заголовок, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, анотація, місце і рік видання, видавництво.
Видання повинно включати розміщені у визначеній послідовності наступні елементи і частини:
елементи видання, на яких розміщуються вхідні дані;
зміст;
передмову;
вступну частину;
основну частину;
післямову;
допоміжні покажчики;
додатки.
Зовнішня структура документа
Зовнішня структура документа (конструкція) – це його зовнішня форма, яка дозволяє ідентифікувати його як вид документа.
Мета - надання документу такої форми, яка викликала б у споживача бажання читати, шукати ту чи іншу потрібну інформацію.
Так, основними елементами зовнішнього оформлення картографічних видань, що випускаються на листках є заголовок карти, обкладинка, папка, конверт. Наприклад атлас має таку зовнішню структуру: титульний листок, обкладинку чи перепліт, суперобкладинка, папку, шмуцтитул і авантитул. Кінофонофотодокументи володіють наступним наборах зовнішніх елементів: етикетка, титри діафільмів і кінофільмів, пакувальний контейнер (конверт, альбом), рамка діапозитива, кадр. Особливе значення зовнішній вигляд книжкових видань: яскрава і витривала обкладинка, міцний перепліт, якість паперу, кількість і якість ілюстрацій, розмір і форма шрифту та ін. надають виробництву особливого значення і цінність.
Реквізити документа
Реквізити документа – це сукупність обов’язкових даних у документі, встановлених стандартом чи положенням. Наявність реквізитів дозволяє ідентифікувати об’єкт в соціальній комунікації.
Розрізняють постійні і змінні реквізити.Основні реквізити наводяться, як правило у вихідних даних документів. Набір і послідовність реквізитів для кожного виду документа індивідуальна. Проте, для документів одного виду він ідентичний. До основних реквізитів видання відноситься: відомості про автора та інших осіб, які приймали участь в створенні видання; заголовок, надзаголовочні дані; підзаголовочні дані; нумерація; вихідні дані; шифр збереження видань; індекс УДК; реферат, анотація; знак охорони авторського права; міжнародні стандартні номера. Склад реквізитів і їх розміщення залежать від виду видань.
Властивості документів
Як і будь-який об’єкт документ володіє багатьма властивостями. Найбільш вагомими з них є:
1. Атрибутивність документа, тобто найменування невід’ємних складових, без яких він не може існувати.
Документ, як єдина система складається з двох основних складових – інформаційної і матеріальної. Відсутність однієї із складових перетворює документ в недокумент (усний вислів, предмет).
Документ має дві сторони: зміст (духовна дійсність, думки. ідеї) і форму (матеріальну, що служить для закріплення і передачі інформації). Теза про подвійну природу документа є аксіомою документознавства. Змістовно-інформаційна дійсність документа є головною ознакою документа. Його форма зазвичай розглядається з точки зору матеріалу (носія зафіксованої інформації) і особливостей матеріальної конструкції. Розрізняють зовнішню (поліграфічне чи інше оформлення) і внутрішню форму документа (внутрішня організація документа). саме по матеріальній конструкції відрізняють книгу від газети, карти, грампластинки і ін. Інколи до формальних ознак документа відносять форму запису інформації. Тоді розрізняють форму матеріально-конструктивну і знакову.
Між інформацією (повідомленням, текстом) і матеріальним носієм настільки тісний зв’язок, що прийнято використовувати особливий термін "документна інформація".
2. Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі і часі. Документ – поліфункціональний об’єкт, тобто він виконує багато загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітністю потреб суспільства в інформації, знаннях. Саме здатність документа, виконувати свої функції дозволяє розглядати його, як джерело інформації, засіб соціальної документної комунікації.
3. Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечують його цілісність і відповідність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
Набір перелічених властивостей документа – це особлива цілісна система, яка виконує усі на неї покладені суспільством функції. Зв’язок між ними є настільки тісни, що відокремити їх одне від одного можна лише умовно.
Ознаки документів
До основних ознак документа відносяться:
Наявність логічного змісту.
Документ – носій змісту, який передається знаками. Стабільна матеріальна форма, забезпечуюча довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.
Призначення для використання в соціальній комунікації. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.
Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чернетки, ескізи).
Класифікація документів
Шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні вали) або шляхом пробивки отворів (перфорації) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) і т.п.
Магнітний - це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного полягання поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітного документа відносяться магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски і т.п.
Фотографічний - це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичної густини ділянок фотоматеріалу (фото, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофільми).
Оптичний - це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, СБ-КОМ, фонодокументи з оптичним записом, що постійне запам'ятовує пристрій (ПЗП)).
Лазерний - це документ, запис і прочитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, СБ-КОМ, компакт-диск, голограма).
Формується ще один самостійний клас документів - електронний документ як сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екранізація, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстового роздруку.
Документи, в яких інформація зафіксована в «явному», але «нечитабельному» вигляді, а також ряд дискретних носіїв, для введення в пам'ять ЕОМ (і прочитування її за допомогою пристроїв декодування), а саме: магнітна плівка, магнітні диски (дискети), відеодиски і ін. - відносяться до т.з. документів на новітніх носіях інформації. Для сприйняття їх змісту, як правило, використовуються технічні засоби.
Друга атрибутивна складова документа - його речовинна (субстанціональна) форма, матеріальна основа носія інформації, особливості якого складають другу групу щодо самостійних підстав розподілу документів на види і підвиди за матеріалом носія інформації, по матеріальній конструкції і ін.
Способи документування в даний час стали найпоширеніші друкарським документом.
Висновок
1. Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.
Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення.
Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.
Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить воє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.
Інформація, як така не є достатньою ознакою документа.
Соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і воле виявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є об’єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках.
Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи.
Матеріальна складова документа – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати.
Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.
Функціональність документа, тобто застосування його для зберігання і передачі тієї чи іншої інформації, визначається його структурою, яка зазвичай розуміється, як ціле, що задає характер елементів, які до нього входять, їх взаєморозміщення і зв’язок.
Структура – відносно стійкий спосіб організації елементів документа, як системи. Якщо поняття системи охоплює найрізноманітніші сторони того чи іншого об’єкту: його будову, зміст, спосіб існування, форму розвитку, то поняття структури виділяє, насамперед, стійкість, стабільність, цього об’єкту, завдяки чому він зберігає свої властивості при зміні зовнішніх і внутрішніх умов. Доки зберігається структура, зберігається і система в цілому, а порушення чи перетворення структури веде до зміни чи знищення системи взагалі.
Внутрішня структура документа – це його внутрішня будова, набір взаємопов’язаних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати вміщену в ньому інформацію. Вона об’єднує документ в єдине ціле, підпорядковує його внутрішні документи один одному.
2. Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.
Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т. п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.
Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів.
Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.
В наш час документацій не забезпечення управління в організаціях і установах регулюється діючим законодавством, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, розпорядчими документами вищестоящих організацій, положеннями про установи, інструкціями по документуванню управлінської діяльності та посадовими інструкціями.
Право видання розпорядчих документів визначене Основним Законом – Конституцією України. Окремі напрямки діяльності установ, організацій і підприємств регламентуються відповідними законами, постановами та розпорядженнями органів державної влади та управління. Діяльність кожної установи, організації та підприємства визначається положенням про нього.
3. Таким чином, на основі комплексу ознак утворюються типи документів по яких будується загальна, відвернута від галузевої специфіки, основна класифікація документів. Між типами і видами документів існує тісний взаємозв'язок, тому існують труднощі в їх чіткому розмежуванні.
Проте тільки цими ознаками класифікації не вичерпуються. Серед них: класифікація документа по ступеню густини інформації в одиниці об'єму документа, за об'ємом, складу основного тексту, структурі, мові, хронології, соціально-культурній цінності документа і т.д. Крім того, кожний вид документа, виділений в самостійний класифікаційний ряд, має власну внутрішню диференціацію, що враховує специфіку того або іншого документа, а також задачі відповідної сфери документально-комунікаційної діяльності.
У наш час актуальною є проблема пристосування різноманітних документних класифікацій, що використовуються в Україні, до потреб установ нашої країни. Відповідні методичні центри налагоджують зв'язки з міжнародними організаціями, здійснюють видання національних варіантів систем класифікацій, намагаються організувати методичну допомогу низовим установам щодо впровадження їх. Певні кроки в цьому напрямі зробила Книжкова палата України, Національна парламентська бібліотека України та інші установи.
Класифікація документа – це одна з найбільш давніх і досі не вирішених проблем. Початкові її етапи пов’язані з організацією і систематизацією документа, які функціонували в стародавніх бібліотеках і архівах. Місцем збереження документів в давнину були монастирі і церкви. Цими документами могли користуватися духовні та світські особи.
У ХІХ–ХХ ст. Кількість документального матеріалу зростає безмірно. Відбувається процес класифікації документів.
Класифікації документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документу, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати види того або іншого документу по різних ознаках, аналізувати його за змістом, формою. Знання класифікації і типологізації документів необхідна для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації.
У другому розділі я висвітлюю симентичні класифікації документів, які мають велике значення в підрозділах документарно-комунікаційної сфери. Поки що вона не створена досконало.
Документи діляться на первинний і вторинний. Вони забезпечують суспільство інформацією. Інформація документа може передаватись різними знаками. Документи, які закодовані знаками може передати інформацію від комуніканта до реципієнта.
Розрізняють текстові документи і не текстові. Текстові документи називають вербальними, а не текстові називають не вербальними. До них відносять іконічний, ідеографічний, звучний і матричний.
За матеріальним носієм інформації виділяють два класи документів: штучні і природні. На штучному носії головними різновидами є паперові і полімерні документи. Природні матеріали, як носії інформації використовуються рідко. За матеріальною конструкцією носія інформації виділяють: листовий, кодований, картковий, стрічковий, дисковий і комбінований документ.
Документи, які регулярно виходять в світ у визначені періоди часу і постійним числом для кожного року є періодичні.
Використана література
1. 1. Зубков М. Сучасна українська ділова мова. 3-те видання доп. – Х.: Торсінг, 2003.
2. Стенюков М.В. Секретарська справа. – М.: “Издательство ПРИОР”, 2001.
3. Головач А.С. Зразки оформлення документів: для підприємств та громадян. – Донецьк: Сталкер, 1997.
4. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч.посібник для сер.спец.навч.закладів. 3-тє видання. пер.і.доп. – К: А.С.К., 2002.
5. Асєєв Г.Г., Шейко В.Н. Інформаційні технології в документознавстві: Учб.пособие. – Х.: ХГІК,1997.
2. 1. Кушнаренко Н.Н. Документоведение:Посібник – 2-е вид., доп. і пер. – К.: Т-во “Знання”, КОО, 2000.
2. Воробьев Г.Г. Документ: інформаційний аналіз. – М.: Наука, 1973.
3. Ильюшенко М.П., Кузнєцова Г.В. Документознавство. Документ і системи документацій. – М.: МГИАН, 1997.
3. 1. Про інформацію: ЗаконУкраїни [Текст] // Україна: інформація і свобода слова. - К., 1997. - С. 58-78.
2.Горбаченко, Т.Г. Аналітико-синтетична переробка документної інформації[Текст]: навч. посіб. для дистанційного навчання /Т.Г. Горбаченко. — 2-ге вид., перероб. І доп. - К.: Ун-т "Україна", 2008. - 312 с
3.Библиотечно-библиографическаяклассификация [Текст]: рабочие табл. для массовых б-к. — М.: Либерея, 1997. — 687 с.
4.ГОСТ 7.59-2003Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации[Текст]: взамен ГОСТ 7.59-90. – Введен. с 01.01.2004. – (Система стандартов по информации, библиотечному издательскому делу.)