Тема 11 Інформація і комунікація в менеджменті

Зміст теми:

10.2 Інформація як матеріал комунікацій та її види

10.3 Мова та ділове письмо як складові комунікації

10.4 Документи та інші носії інформації

Комунікації -

це обмін інформацією,

завдяки якому апарат управління, керівники

одержують інформацію, необхідну для прийняття рішень

і доводять рішення до працівників підприємства,

до суб’єктів зовнішнього середовища

Комунікації, як і прийняття рішень – це сполучні процеси управління, бо пов’язують функції

• планування;
• організації;
• мотивації;
• контролю

Комунікації можуть відбуватися:

1) між організацією і зовнішнім середовищем;

2) між рівнями і підрозділами:

• міжрівневі комунікації в організації (вищий рівень нижчий рівень);
• комунікації між різними рівнями (підрозділами);
• комунікації керівник підлеглий;
• комунікації між керівником і певною робочою групою;
• неформальні комунікації (розповсюдження чуток)

Процес комунікації -

це обмін інформацією між двома

і більше особами.

Мета процесу комунікації –

забезпечення розуміння інформації, повідомлень

Основні елементи процесу комунікації:

• відправник (особа, що генерує або збирає інформацію

і передає її;

• повідомлення (інформація, закодована за допомогою символів);
• канал зв’язку (засіб передачі інформації);
• одержувач (особа, якій призначена інформація, яка

інтерпретує її)

Етапи комунікаційного процесу:

а) зародження ідеї (її формування або вибір);

б) перетворення ідеї в повідомлення (за допомогою слів, жестів,

інтонацій тощо);

в) вибір каналу і способу передачі повідомлення;

г) декодування ідеї (повідомлення), перехід символів відправника

в думки отримувача;

д) оцінка і уточнення повідомлення отримувачем;

е) здійснення зворотного зв’язку – отримувач і відправник

міняються комунікаційними ролями.

Шлях від джерела інформації (відправника) до отримувача називається каналом комунікації.

Канали комунікації можуть бути

формальні (офіційні) і неформальні (неофіційні).

Формальні канали встановлені адміністративно

і зв’язують працівників як по вертикалі, так і по горизонтальних щаблях управління.

До неформальних каналів комунікацій відносяться ті, які не співпадають із офіційно встановленими.

ВАЖЛИВО !

Якщо організація володітиме

лише системою формальних комунікацій,

то процес проходження інформації буде бюрократизуватися.

Якщо домінуватиме система неформальних комунікацій,

то це призведе до розповсюдження чуток,

які заважатимуть нормальній діяльності.

Інформація –

це сукупність повідомлень,

які відображають стан явища,

події виробничо-господарської діяльності.

Інформацію можна класифікувати за певними ознаками:

• за повнотою охоплення явища – повна, часткова, надлишкова;
• за періодом дії – разова, періодична, довгострокова, постійна;
• за змістом: адміністративна, фінансова, бухгалтерська, довідкова, конструкторська, технологічна;
• за достовірністю – достовірна і недостовірна;
• за формою подання : цифрова, буквенна, кодована;

Інформацію можна класифікувати за певними ознаками:

• за порядком виникнення - первинна, похідна;
• за характером носіїв інформації – документована,

недокументована;

• за призначенням – директивна (розпорядча), звітна, довідково-

інформативна;

• за напрямом руху – вхідна, вихідна.

Емоційний канал

Нормативний канал сприйняття і передачі інформації – манера поведінки доповідача, його міміка, жести,

тобто відповідність певним соціальним і особистим нормам.

В каналі знань

відбувається оцінка змісту інформації, її призначення, що є найважливішим. Мета передачі інформації в цьому

і полягає, щоб вона набула якості знань у тих, кому вона призначена.

Але ця якість буде недостатньою або інформація буде сприйматися набагато важче і довше, якщо вона буде передаватися без відповідних емоційних і нормативних складових.

Трансакцією називається зв’язок певними каналами того, хто передає інформацію, та того, хто її сприймає

При передачі інформації

дуже важливо аналізувати трансакційні зв’язки,

адже якщо в інформації будуть домінувати

емоційна й нормативна складові,

то може і не відбутися її сприйняття отримувачем.

Часовий вимір інформації

передбачає, що інформація надається:

• в міру необхідності – своєчасно;
• оперативно поновлюється – терміново;
• є доступною на минуле,

теперішнє та майбутнє – періодично.

Змістовий вимір інформації означає:

• достовірність інформації – її точність;
• відповідність інформації вимогам

конкретного споживача – її повноту;

• забезпеченя тільки необхідною

інформацією – її стислість.

Формальний вимір інформації вимагає, щоб вона:

• подавалась в прості, зрозумілій формі (була чіткою);
• забезпечувалась точними і підсумковими даними (була детальною);
• надавалась в описовій, цифровій або просторово-наочній формі і була показовою.

10.3 Мова

та ділове письмо

як складові комунікації

В діловому спілкуванні, де використовується мова, функціонують три основні елементи:

• суб’єкт мовної комунікації;
• мовне повідомлення;
• об’єкт (отримувач повідомлення).