Ім'я файлу: Nznuoaksk_2010_2_10.pdf
Розширення: pdf
Розмір: 81кб.
Дата: 03.10.2020
скачати
Пов'язані файли:
43314-87040-1-PB.pdf

66
Наукові записки. Серія “Культура і соціальні комунікації”
УДК 007:331.108
Іовхімчук Наталія Володимирівна,
викладач кафедри документознавства та інформаційної діяльності
Луцького інституту розвитку людини Університету “Україна”
ІНфОРМАцІйНе ЗАБеЗПечеННя
В УПРАВЛІННІ ПеРСОНАЛОМ
У статті розглядається роль і значення інформаційного
забезпечення в управлінській діяльності, визначаються осо-
бливості інформаційно-аналітичного процесу в активізації
управління персоналом.
Ключові слова: інформаційні ресурси, управління пер-
соналом, інформаційно-аналітична діяльність, документа-
ційне забезпечення менеджменту персоналу, документа-
ційне забезпечення установи.
В статье рассматривается роль и значение информа-
ционного обеспечения в управленческой деятельности, рас-
крываются особенности информационного процесса в ак-
тивизации управления персоналом.
Ключевые слова: информационные ресурсы, управление
персоналом, документационное обеспечение менеджмента
персонала, документационное обеспечение предприятия.
In the article the role and value of the informative providing
in the administrative activity, the features of informative process
are opened up in activation of management by personnel.
Key words: informative resources, management by
personnel, document providing of personnel management,
document providing of the organization.
На сучасному етапі у великих організаціях інформаційно­
аналітичне управління стає відносно самостійним видом діяль­
ності. Щоб бути ефективною, інформаційна діяльність повинна здійснюватися відповідно до загальних положень
і механізмів управління.
Але далеко не всі повідомлення можуть ефективно викорис­
товуватись їх отримувачем. Для цього вони повинні мати фор­
© Іовхімчук Наталія Володимирівна, 2010

67
Випуск 2.
му інформаційних ресурсів, тобто певним чином організованої сукупності
джерел інформації, придатних для регулярного за­
стосування суб’єктом в його регуляторній діяльності. Змістов­
ні, технічні та організаційні вимоги до інформаційних ресурсів залежать від інформаційних потреб споживачів і безпосередньо визначаються характером сформульованих запитів і регулярніс­
тю їх надходження.
У суспільстві стрімко збільшуються обсяги повідомлень. До того ж спостерігаються випереджаючі темпи зростання інформа­
ційного шуму порівняно з темпами збільшення власне корисної для певних суб’єктів інформації. У результаті підвищуються ви­
трати часу на “перевантаження” різних ланок управління. Своєю чергою, поширення новітніх засобів зв’язку визначило ще й новий етап розвитку різноманітних інформаційно­психологічних опера­
цій. Інформаційне забезпечення в активізації управління персо­
налом – це процес пошуку, збору, переробки та подання інформа­
ції у формі, придатній для її використання при прийнятті управ­
лінських рішень, що засвідчує актуальність нашого дослідження.
Володіння достовірною й актуальною інформацією поряд з умінням ефективно використовувати адекватні методи її збиран­
ня, аналізу і надання є основою успішної діяльності підприємств
і організацій будь­якої організаційно­правової форми.
Мета статті полягає у дослідженні ролі інформаційних ресур­
сів в управлінні персоналом.
Диференціація попиту на всі види інформації – наукову, тех­
нічну, економічну, урядову, задоволення зростаючих інформа­
ційних потреб – є важливим завданням у сфері управління. Ін­
туїтивні дії, відсутність інформаційної політики підприємства можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних фінан­
сових витрат. Це питання порушувалось у працях відомих авто­
рів, зокрема, О. В. Матвієнко, С. П. Кулицького, М. Н. Бідняка,
Б. Н. Андрушківа та ін.
Визначення категорії “інформація” подається у ст. 1 Закону
України “Про інформацію”: “Інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбувають­
ся у суспільстві, державі та навколишньому природному середо­
вищі” [3, с. 46].
Інформація як категорія розуміється як діяльність (дії) щодо одержання, використання, поширення (розповсюдження) ін­
формації у певному соціальному середовищі. Причому така ді­
яльність може здійснюватися свідомо і підсвідомо, цілеспрямо­
вано і без чіткого визначення мети [3, с. 57].

68
Наукові записки. Серія “Культура і соціальні комунікації”
З погляду теорії управління інформація – це результат ана­
літико­синтетичної обробки даних (відомостей) щодо об’єкта уп равління. Така обробка здійснюється переважно свідомо. Хоча на рівні мистецтва управління інформація може бути результа­
том евристики – підсвідомої обробки відомостей (даних) щодо об’єкта управління.
У зазначеному контексті, наприклад, для однієї людини (як суб’єкта управління) якісь конкретні дані стають інформацією, для іншої – ні. Таким чином, інформація має переважно порів­
няльний характер. Вона складається тільки з нових відомостей, які оцінюються користувачем як корисні знання (інформація).
Із загального потоку даних вилучаються тільки відомості, які потрібні для певного користувача, зрозумілі йому і зменшують його невизначеність.
Тож інформація в управлінській діяльності пов’язана з про­
цесом регулювання не лише через властивості самого права як виду соціальної інформації, але й через рівень інформаційного забезпечення тих чи інших правомірних дій, тієї чи іншої органі­
заційної діяльності.
Інформація, що використовується в управлінні персоналом, за своїм характером поділяється на нормативну, довідкову, мето­
дич ну, облікову, яка ґрунтується на матеріалах первинного облі­
ку, а також звітну, представлену в узагальненому вигляді [4, с. 27].
Однією з особливостей управлінської праці є постійна необ­
хід ність прийняття рішень в умовах дефіциту часу. Процес вироб лення і прийняття рішень у системі управління, по суті,
є інформаційним процесом. Рішення – це “згусток” інформації, спеціально зібраної, проаналізованої і опрацьованої суб’єктом управління. Рішення інформаційне за своєю сутністю, причо­
му представляє собою констатацію нинішнього стану систе­
ми, синтез інформації про сьогоднішній день з інформацією про майбутнє, яке виражене у меті, поставленій перед систе­
мою. Управління як процес планування, організації, мотива­
ції і контролю передбачає наявність і єдність двох підсистем ке­
рованої і керівної. Вза ємодія об’єкта і суб’єкта управління – це перш за все інформа ційна взаємодія. Завдяки обміну інформаці­
єю між суб’єктом і об’єктом управління система виробляє коман­
ди управління для підтримання своєї життєдіяльності і виконан­
ня поставлених перед нею цілей та потребує зворотного зв’язку надходження інформації про результати. Тільки систематизо­
вана інформація дає можливість керівнику визначати ефектив­
ність організаційно­економічних, соціальних та інших заходів.

69
Випуск 2.
Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні й вищі за якістю його рішення. Суб’єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об’єкту управління, оформлю­
ючи інформацію у вигляді організаційно­розпорядчих докумен­
тів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та
ін.) [7, с. 137]. Часто для одержання ефективного результату в процесі управління необхідна як усна, так і письмова взаємодія між суб’єктом і об’єктом, однак для більшості процесів управлін­
ня важлива наявність інформації, закріпленої на матеріальному носії. Таким чином, результат управління залежить від того, на­
скільки продумано, систематично і професійно відбувається ін­
формаційна взаємодія між суб’єктом і об’єктом управління. Ана­
ліз видів управлінської діяльності дозволяє визначити завдання, які вирішуються в організації, і виконавців цих завдань.
За ступенем інтелектуальності та складності завдання мож­
на класифікувати. Перший клас – найбільш прості завдання, які складаються з повністю формалізованих процедур і виконання яких, крім витрат часу, не становить ніякої складності для вико­
навців. Ці завдання стандартизуються і програмуються. До них відносяться контроль і облік, оформлення документів, їх тира­
жування, розсилку та інші, що вирішуються практично всіма ав­
томатизованими інформаційними системами. Завдання цього класу, якщо вони використовуються для прийняття рішень, нази­
ваються завданнями прийняття рішень в умовах повної визначе­
ності. При цьому випадкові і невизначені чинники відсутні. Дру-
гий клас – більш складні завдання: прийняття рішень в умовах ризику, тобто в тому випадку, коли наявні випадкові чинники, для яких відомі закони їх впливу. Постановка і вирішення таких завдань можливі на основі методів теорії ймовірностей, аналітич­
ного та імітаційного моделювання. Третій клас завдань станов­
лять мало структуровані завдання, які містять невідомі або не ви­
мірювані компоненти (кількісно не оцінювані). Для цих завдань характерна відсутність методів розв’язання на основі безпосе­
реднього опрацювання даних. Постановка завдань ґрунтуєть ся на прийнятті рішень в умовах неповної інформації. У низці ви­
падків на основі теорії нечітких множин і застосувань цієї теорії вдається побудувати формальні схеми рішення. Четвертий клас завдань становлять завдання прийняття рішень в умовах проти­
дії або конфлікту (наприклад, необхідно враховувати наявність активно діючих конкурентів). Серед них можуть бути наявні ви­
падкові чинники, для яких невідомі закони їх впливу. Постанов­
ка і вирішення таких завдань можливі (але не завжди) методами

70
Наукові записки. Серія “Культура і соціальні комунікації”
теорії ймовірностей, нечітких множин і теорії ігор. П’ятий клас
– найбільш складні завдання прийняття рішень, які характери­
зуються відсутністю можливості формалізації через високий рі­
вень невизначеності. До них належить більшість проблем про­
гнозування, перспективного планування.
Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують: забезпечені тісні зв’язки, які дозволяють обмінюва­
тись інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований. Специфіка інформаційного менеджменту в системі управління вимагає системного підхо­
ду не тільки до аналізу первинної інформації, а й до її узагаль­
нення відповідно з циклічністю фаз (етапів) управлінського рі­
шення, структурою органів управління, попереднім досвідом розв’язання проблемних ситуацій та ін. [2, с. 46].
Діяльність у галузі інформаційного забезпечення в управлінні персоналом пов’язана з виявленням кола управлінських завдань, які розв’язуються як на рівні всієї організації, так і в кожному з її підрозділів, уточненням складу і структури інформаційних мате­
ріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.
Інформаційну складову управлінської праці становить зби­
рання, зберігання, опрацювання і передача інформації. Через ор­
гани управління проходить велика за обсягом, різноманітніс­
тю і динамікою інформація. Одна її частина має безпосередньо управлінський характер, інша виражає взаємозв’язки державно­
го апарату з суспільством, його численними проявами й потре­
бами, інтересами громадян. Інформацію, яка циркулює в органах державної влади, можна визначити як соціально­управлінську
інформацію. Будь­який вид виробничо­економічної діяльнос­
ті ґрунтується на відповідному інформаційному забезпеченні, в тому числі економічною, кон’юнктурною, науково­технічною, оглядово­аналітичною, фактографічною та іншою інформацією.
Визначення поняття “інформаційне забезпечення”, наведені в різ­
них наукових джерелах, висвітлюють мету інформаційного забез­
печення, його об’єкт, засоби здійснення, процесуально­діяльнісну та інформаційно­ресурсну складові [6, с. 59 ].
Інформаційне забезпечення – сукупність процесів із підго­
товки й надання інформації для вирішення управлінських, на­
укових, технічних та інших завдань відповідності з етапами їх розв’язування.
Інформаційне забезпечення – комплекс методів і засобів до­
кументаційного, фактографічного і концептографічного обслу­
говування, використовуваних для задоволення інформаційних

71
Випуск 2.
потреб у конкретній науково­технічній ситуації або у вирішенні управлінських завдань.
У загальному обсязі інформації, яка циркулює у складних суспільних системах, розрізняють інформацію безпосередньо­
го управління й інформацію розвитку системи. Під інформацією безпосереднього управління розуміють відомості, які циркулю­
ють по каналах конкретної системи і використовуються для ви­
рішення завдань, які стоять перед цією системою. Під інформаці­
єю розвитку системи розуміють відомості, що містять результати науково­технічних досягнень, які можуть бути використані для докорінної перебудови системи. Умовність цього поділу підтвер­
джується конвергенцією на практиці зазначених видів діяльнос­
ті, що викликано спільною структурою діяльності – об’єктом
(документно­інформаційним ресурсом), технологією та іншими структурними компонентами. Виходячи з цього умовного поді­
лу, у діяльності спеціалістів у галузі документно­інформаційних ресурсів можна виокремити діяльність у галузі документацій­
ного забезпечення системи управління, або документування управлінської діяльності (document management), і діяльність у галузі інформаційно­аналітичного забезпечення (information management), які разом є складовими інформаційного забезпе­
чення діяльності підприємства.
Очевидно, що організація інформаційної діяльності на під­
приємствах та інформаційного забезпечення управління є са­
мостійним видом діяльності, а інформаційні підрозділи підпри­
ємств, будучи функціонально включеними до відповідних орга­
нізаційних структур, виконують специфічні функції управління
інформаційною діяльністю, системного аналізу інформаційних потоків і застосування методів інформаційної логістики до руху цих потоків як усередині організації, так і стосовно зовнішнього середовища [4, с. 183].
Ефективність будь­якої інформаційної системи значною мі­
рою залежить від якості інформації, яка до неї вводиться. Не­
обхідний рівень якості забезпечується шляхом фільтрації вхід­
ного потоку інформації. У процесі управлінської діяльності ви­
користовують науково­технічну, адміністративно­правову, ме­
теорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову
інформацію, своєю чергою, поділяють на економічну, соціально­
політичну, ідеологічну та ін. [7, с. 97].
У сучасних інформаційних системах відбір інформації є обов’язковим етапом перетворення інформаційного потоку і по­
требує формулювання загальних та окремих критеріїв відбору

72
Наукові записки. Серія “Культура і соціальні комунікації”
інформації на вході інформаційної системи й визначення прин­
ципів відбору документів і відомостей для різних цілей інформа­
ційного забезпечення.
Відбір інформації – це процес виділення з інформаційного потоку найбільш цінних документів, їх окремих частин або фак­
тичних відомостей відповідно до прийнятих критеріїв.
Критерій відбору інформації – ознака або набір ознак, на основі яких приймається рішення про включення документа або його складових до інформаційної системи.
У цілому на процес збирання інформації, її систематизації впливають як індивідуальні особливості менеджера з управлін­
ня інформаційними ресурсами, так і специфічні організаційні вимоги, які ґрунтуються на необхідності оперувати зібраною ін­
формацією. Людина, яка здійснює її відбір, активно переробляє
інформацію, виконує сортування відповідно з певною оцінною шкалою, наприклад, за значимістю, ступенем новизни та ін. При цьому процес відбору можна представити як процес послідовно­
го прийняття рішення про можливість виділення з потоку груп документів, які відповідають певній сукупності ознак.
Основою інформаційного забезпечення менеджменту персо­
налу є інформаційна база, яка характеризує трудові ресурси цьо­
го об’єкта управління і є складовою частиною загальної інфор­
маційної бази, яка створюється при функціонуванні системи ав­
томатизованого збирання й обробки інформації на об’єкті управ­
ління. Причому ця система діє на принципах непаперової інфор­
маційної технології.
Інформаційна база складається з двох частин: зовнішньої та внутрішньої. Внутрішня, своєю чергою, включає три групи ма­
сивів: нормативно­планові й довідкові дані; фактичні дані; спе­
ціальні масиви.
Зовнішня інформація підприємства має ключове значення, оскільки є складною за структурою і великою за обсягами. Вона складає предметну галузь, яка характеризує зовнішнє середови­
ще й орієнтована на джерела й методичні прийоми, за допомогою яких можна одержати всі необхідні відомості про події та ситу­
ації, що складаються на зовнішньому ринку. Тому цією пробле­
мою займається на підприємстві спеціальна служба маркетин­
гу [5, с. 69]. Збір і обробку інформації про зовнішнє середови­
ще здійснює маркетингова інформаційна система, яка будується
(при системному підході до організації одержання, обробки, ана­
лізу інформації в процесі вироблення управлінських рішень) на основі комплексності та зв’язку всіх компонентів її предметної

73
Випуск 2.
сфери, що досягається застосуванням сучасних засобів обчислю­
вальної та інформаційної техніки.
“Внутрішня інформація підприємства, – як зазначав Твер­
дохліб, – характеризує всі процеси та явища, стан та інше, які виражаються через фактичну інформацію, а також нормативно­
плановими, довідковими, договірними й іншими даними, що певний час використовуються без змін або коли зміни здійсню­
ються частково” [6, с. 135].
Розглянемо порядок інформаційного забезпечення менедже­
рів персоналу – об’єктів інформації підприємства. Вихідні фор­
ми з результатною інформацією про якісний склад керівного персоналу використовуються менеджерами персоналу вищого рівня (відділу кадрів) при відборі працівників для підвищення по службі або кваліфікації, відряджень, наприклад, для роботи в
інших країнах тощо.
Сьогодні кадрові підрозділи реалізують багато функцій, що раніше були розсіяні по економічних, виробничо­технічних та
інших підрозділах. Їх інтеграція в одному місці свідчить про ре­
альний ріст впливу людських ресурсів у практиці внутрішньо­
формового керівництва. Така побудова служби дозволяє адмі­
ністрації реально управляти цим важливим ресурсом і вирішу­
вати складні завдання підвищення ефективності роботи підпри­
ємства. Багато кадрових функцій для організацій виконуються спеціалізованими консультаційними організаціями, навчальни­
ми центрами, фірмами з підбору керівних кадрів і тимчасових працівників, тобто організаціями управлінської інфраструкту­
ри. Поряд із консультативними важливу роль відіграють дослід­
ницькі фірми, інформаційні центри. Підвищення ефективності праці і прибутків можна досягти в результаті переоцінки вимог до персоналу, перерозподілу функцій і використанні інформа­
ційної техніки.
Інформація є важливим ресурсом, що дозволяє правильно орієнтуватись у конкурентному середовищі, яке постійно зміню­
ється, прогнозувати і аналізувати його, планувати найбільш до­
цільні управлінські дії, організовувати і контролювати їх вико­
нання, обліковувати, розраховувати тощо.
Найпоширенішою формою представлення інформації в орга­
нізації є документ. Першочергові заходи, що забезпечують інфор­
маційні потреби, полягають у відборі й аналізі різних джерел ін­
формації, їх систематизації, наданні їм загальноприйнятих форм сприйняття, доведенні до користувачів, підготовці для подаль­
шого зберігання. Завдання щодо проведення таких видів робіт у

74
Наукові записки. Серія “Культура і соціальні комунікації”
більшості установ державного сектора економіки традиційно ви­
рішують у межах організації діловодства [1, с. 267]. Водночас іс­
нує проблема інформаційного забезпечення процесів управління якісною документацією, тобто йдеться про створення змістовно­
концептуальної моделі сучасного управлінського документа. В управлінській діяльності інформаційне забезпечення досить тіс­
но пов’язане з документаційним забезпеченням.
Документаційне забезпечення управління – діяльність спе­
ціальних працівників або підрозділів підприємства щодо ство­
рення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.
Отже, будь­яка інформація, необхідна для ухвалення управ­
лінських рішень, повинна бути підготовлена протягом певно­
го часу. Заради досягнення конкурентних переваг завжди тре­
ба пам’ятати про своєчасність подання інформації для прийнят­
тя необхідних рішень і не можна при цьому абсолютизувати зна­
чення достовірності інформації.
Література
1. Гірняк О. М. Менеджмент : підручник [для студентів вищих закладів освіти] / О. Гірняк, П. Лазановський. – Львів : Магнолія плюс, 2004. – 352 с.
2. Герчикова И. Н. Менеджмент : учеб. [для вузов] / И. Н. Герчи­
кова. – М., 2001. – 421 с.
3. Законодавство України про інформацію. – К. : Парламентське вид­во, 2004. – 168 с.
4. Маренкова Н. Л. Управління трудовими ресурсами / Н. Л. Ма­
ренкова, Е. А. Алимарина. – Ростов­на­Дону : Фенікс, 2004. – 448 с.
5. Палеха Ю. И. Организация современной деловой коммуника­
ции / Ю. И. Палеха. – К. : МАУП, 1996. – 164 с.
6. Твердохліб М. Організація інформування керівників / М. Твер­
дохліб, О. Шарапов. – К. : КНЕУ, 1997. – 180 с.
7. Храмов В. О. Основи управління персоналом: навч.­метод. по­
сібн. / В. О. Храмов, А. П. Бовтрук. – К. : МАУП, 2001. – 112 с.