Реферат на тему:
«Електронний документообіг»
Підготувала
Учениця 11 класу
Джумак Ірина
Електронний документообіг з'явився із поширенням комп'ютерів як більш вигідна економічна й екологічна альтернатива паперовому. У США та країнах ЄС ним активно користуються вже понад десяток років. В Україні ж електронний документообіг набирає популярності лише зараз, стаючи must have для бізнесу, а судячи з тенденцій, які ми спостерігаємо у 2019 році: курс на всеохопну диджиталізацію, держава у смартфоні, — і для держави також.
Зважаючи на загальні тенденції, розберімося разом із основними визначеннями, що входять до поняття електронного документообігу.
Електронний документообіг — це сукупність процесів створення, обробки, погодження, надсилання, отримання, а також зберігання електронних документів, що здійснюється у цифровому форматі. Основними елементами електронного документообігу є:
електронний документ;
кваліфікований електронний підпис;
позначка часу.
Електронний документ — це документ, інформація в якому створена та збережена за допомогою електронних даних, що генеруються комп'ютерними засобами. Підписують електронні документи кваліфікованим електронним підписом (КЕП), що надає йому юридичної сили.
КЕП — удосконалений кваліфікований електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Кожен КЕП має два ключі: секретний — який є лише у власника, ним накладається сам підпис, і відкритий ключ, за допомогою якого можна перевірити справжність накладеного електронного підпису.
Позначка часу фіксує дату та точний час, які присвоюються документові у момент підписання. При вирішенні судових спорів, вона гарантує його юридичну силу документу.
Система електронного документообігу - дуже корисний для організацій програмний продукт, який дозволяє вирішити багато завдань, зокрема, організувати діловодство організації, планувати різні внутрішні заходи, оповіщати і інформувати співробітників про що-небудь, але, головне, електронна система документообігу дозволяє визначати технологію проходження внутрішніх документів в організації. Проте, будь-яку електронну систему документообігу важко назвати бібліотекою, хоча багато документів і можуть зберігатися в системі і використовуватися співробітниками.
Документообіг - це технологія, свого роду конвеєр, де головне завдання - забезпечити щоденну безперебійну роботу організації, що, в свою чергу, значить, виключити все, що може перешкодити або відволікти від поточної роботи.
Для захисту документів від підобок застосовують електронно-цифровий підпис (ЕЦП). ЕЦП використовується фізичними і юридичними особами як аналог власноручного підпису для надання електронному документу юридичної сили, рівній юридичній силі документа на паперовому носієві, підписаного власноручним підписом правомочної особи і скріпленою печаткою.
ЕЦП - це програмно-криптографічний засіб, який забезпечує:
перевірку цілісності документів;
конфіденційність документів;
встановлення особи, що відправила документ.
Використання ЕЦП дозволяє:
значно скоротити час, що витрачається на оформлення операції і обмін документацією;
удосконалити і здешевити процедуру підготовки, доставки, обліку і зберігання документів;
гарантувати достовірність документації;
мінімізувати ризик фінансових втрат за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну;
побудувати корпоративну систему обміну документами.
Документи можуть бути підписані цифровим підписом і передані до місця призначення протягом декількох секунд. Всі учасники електронного обміну документами дістають рівні можливості незалежно від їх віддаленості один від одного.
Підроблити ЕЦП неможливо - це вимагає величезної кількості обчислень, які не можуть бути реалізовані при сучасному рівні математики і обчислювальної техніки за прийнятний час, тобто поки інформація, що міститься в підписаному документі, зберігає актуальність. Додатковий захист від підробки забезпечується сертифікацією Засвідчуючим центром відкритого ключа підпису.
https://medoc.ua/blog/elektronnij-dokumentoobig-v-ukrani
https://kubg.edu.ua/informatsiya/vstupnikam/48-struktura/pidrozdili/ndl-informatizatsiyi-osviti/260-elektronnij-dokumentoobig.html