1   2   3   4   5   6   7

скачати






1   2   3   4   5   6   7
Ім'я файлу: Курсова робота з діловодства Мішкур Ірини.docx
Розширення: docx
Розмір: 152кб.
Дата: 13.12.2021
скачати

РОЗДІЛ 2. СКЛАДАННЯ ТА ОФРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

2.1. Правила оформлення та складання організаційно-розпорядчих документів служби діловодства

Організаційна діяльність кожної установи фіксується в організаційно-правових документах, що містять правила, норми, положення, які визначають її статус, компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності установи в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, відповідальність та інші аспекти.

До організаційних документів належать статути, положення, інструкції, правила, регламенти, штатні розписи, договори.

Організаційно-правові документи є правовою основою діяльності установ, містять положення, засновані на нормах адміністративного права, та є обов’язковими для виконання. Ці документи залежно від їх виду проходять процедуру затвердження: уповноваженим на це органом вищого рівня; керівником цієї установи; колегіальним органом (наприклад, загальними зборами акціонерів, радою директорів тощо); керівником структурного підрозділу. Організаційні документи можуть затверджуватися безпосередньо керівником, розпорядчим документом або колегіальним органом. Датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.

Організаційно-правові документи розробляє керівництво установи або керівники структурних підрозділів із залученням юридичної служби та кваліфікованих фахівців, добре обізнаних із роботою установи.

Текст більшості організаційно-правових документів складається з розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами.







Мішкур








5.02010501.00.00.КР

Лист







Передерій







19

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата


У процесі підготовки проекти організаційно-правових документів в обов’язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з заінтересованими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника установи або одним із заступників, що курирує відповідний напрямок діяльності установи.

Статут – це організаційний документ, що містить зведення правил, які регулюють діяльність установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими установами і громадянами, права й обов’язки в певній сфері державного управління, господарської або іншої діяльності. Такими є наприклад: Статут Української Студентської Спілки; Статут Федерації шахів України; Статут залізниць України; Статут внутрішньої служби Збройних Сил України [9].

Статут – правовий акт, що є зведенням правил, які регулюють основи організації і діяльності підприємств, установ, організацій певної галузі господарства; основи створення, будову, склад і діяльність певної організації, установи чи підприємства тієї чи іншої сфери або ж галузі управління; конкретну сферу діяльності організації, установи або ж підприємства тощо (Додаток 2) [5].

Статути, після їх затвердження повноважним органом, підлягають обов’язковій реєстрації у відповідних державних органах (для товариств, приватних підприємств і малих підприємств, таким органом є районна державна адміністрація за місцем юридичної адреси об’єкта підприємницької діяльності).

Статут належить до установчих документів юридичної особи. Як правило, вимоги до оформлення і змісту статуту визначають нормативно-правові акти. Статут юридичної особи визначає її структуру, види і напрями діяльності, порядок управління та інші питання діяльності суб’єкта господарювання.







Мішкур








5.02010501.00.00.КР

Лист







Передерій







20

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата


Вони видають підприємству свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера, юридичної адреси, після чого новостворена організація починає свою діяльність. Статути можуть бути типові й індивідуальні.

Реквізити статуту:

  • гриф затвердження вищою установою чи органом управління;

  • назва виду документа (статут);

  • заголовок;

  • текст;

  • позначки про погодження та реєстрацію;

  • дата.

Статут є основою для розробки положення про структурний підрозділ. Статути розробляються для груп організаційно-правових форм підприємств.

Правила – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки [6].

Правила – службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови або вимоги, що вказують певний порядок будь-яких дій, поведінки (Додаток 3) [7].

Вирізняють кілька груп правил:

  1. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

  2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

  3. Правила експлуатації… і. ін..

Реквізити:

  • гриф затвердження;

  • назва виду документа (правила);







Мішкур








5.02010501.00.00.КР

Лист







Передерій







21

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата




  • заголовок (стислий виклад призначення правил);

  • дата і номер;

  • текст;

  • підпис особи, що відповідає за складання правил.

Розпорядчі документи створюють з метою фіксування рішень з адміністративних і організаційних питань діяльності установи. Ці документи реагують і координують її діяльність, забезпечують реалізацію поставлених перед нею завдань.

Розпорядчі документи містять рішення, що надсилаються згори вниз, від керуючого органа до керованого, від керівника установи до структурних підрозділів і працівників.

Підставою для видання розпорядчого документа можуть бути:

  • необхідність виконання прийнятих нормативно-правових актів, інших рішень вищих органів та раніше ухвалених рішень цієї установи;

  • необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями установи.

До видового складу розпорядчих документів, що видаються в установах різних форм власності й організаційно-правової форми, належать накази, розпорядження, постанови, рішення.

У статутах (положеннях про установу) зазначають види розпорядчих документів, які має право видавати установа.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своїх повноважень [7].









Мішкур








5.02010501.00.00.КР

Лист







Передерій







22

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата


Наказ – це правовий акт, що видається керівником, який діє на правах єдиноначальності з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед даною установою (Додаток 4) [5].

За своїм змістом накази поділяють на три групи:

  • з основної діяльності (із загальних питань);

  • з адміністративно-господарських (оперативних) питань;

  • з особового складу (з кадрових питань).

За способом фіксації змісту наказ становить документ, виконаний у вигляді лінійного запису. При цьому розташування реквізитів може бути як подовжнім, так і кутовим.

У зв’язку з тим, що накази видаються керівниками, чия діяльність погоджується з законами і здійснюється за принципами єдиноначальності, що не допускає довільного їх тлумачення, доцільно оформляти накази на спеціальному бланку з урахуванням типових вимог до композиції, форм і тексту наказу. Таким чином, наказ поєднує ознаки типових і трафаретних документів.

Накази можуть бити простими, якщо вони стосуються одного питання, і складними, якщо вони вміщують декілька питань.

Реквізити наказу:

  • зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку);

  • зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);

  • назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

  • назва установи-автора;

  • назва виду документа (НАКАЗ);

  • дата видання наказу;







Мішкур








5.02010501.00.00.КР

Лист







Передерій







23

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата




  • реєстраційний індекс (номер) наказу;

  • місце складання;

  • заголовок;

  • текст;

  • підпис керівника;

  • візи.

Дата наказу оформляється цифровим або словесно-цифровим способом; номер складається зі знака «№» і порядкового номера наказу, наприклад:

15 листопада 2008 року № 45; 17.10.2008 № 37.

Спільні накази оформляють на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ, які видають наказ. Назви установ розміщують на одному рівні. Назву виду документа (НАКАЗ) розміщують центровано. Дата спільного наказу - єдина і відповідає даті більш пізнього підписання. Реєстраційний індекс спільного наказу складається з реєстраційних номерів документів кожної установи, що проставляється через похилу риску в порядку зазначення авторів документа, наприклад: № 38/67.

Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження..», «Про введення…», «Про створення…») або іменника, що вказує на предмет ( «Про підсумки…», «Про заходи..»). Ставити крапку в кінці заголовка непотрібно. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої. Як правило, констатуюча частина починається словами: «З метою…», «На підставі…», «Відповідно до …»,







Мішкур








5.02010501.00.00.КР

Лист







Передерій







24

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата


«На виконання…» тощо, наприклад:

З метою посилення контролю за станом трудової дисципліни…

На підставі акта перевірки…

Основне навантаження в наказі несе розпорядча частина, що викладається в наказовій формі від першої основи однини. Розпорядча частина розпочинається словом НАКАЗУЮ, яку друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від лівого берега, далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини.

Розпорядчу частину поділяють на пункти (1,2,3..) і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, назви або прізвища яких подаються у давальному відмінку, викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

  1. Начальнику відділу кадрів М. П. Лавреновичу до 01.12.2009 підготувати та подати на затвердження програму курсів з підвищення кваліфікації.


В останньому пункті наказу зазначаються посада й прізвище особи. Яка відповідає за контроль виконання наказу в цілому. У деяких випадках керівник може особисто контролювати виконання наказу.

Наказ підписує лише перший керівник установи. Візи потрібно розташовувати нижче від підпису керівника, складається вона з посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування [9].








Мішкур








5.02010501.00.00.КР

Лист







Передерій







25

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата


Усі види узгодження проставляють на останній сторінці першого примірника, а список адресатів, яким направляється наказ, - на зворотній стороні останньої сторінки наказу або в додатку.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Розпорядження – правовий акт управління державного органу. Видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних питань і є обов’язковим для громадян та організацій, котрим він адресований [7].

Розпорядження – правовий акт, що видається керівниками різних рівнів (Додаток 5) [5].

Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян. Розпорядження підписується тільки головою (а не заступником чи секретарем).

Реквізити:

  • зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку);

  • назва установи-автора;

  • назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ);

  • заголовок;

  • дата або дата й номер;

  • місце видання;

  • текст;

  • підпис відповідальної особи.










Мішкур








5.02010501.00.00.КР

Лист







Передерій







26

Зм.

Лист

№ докум.

Підпис

Дата


Порядок складання й оформлення розпоряджень загалом є аналогічним порядку оформлення наказів. Розбіжності виявляються в такому: розпорядча частина починається словами «пропоную» або «зобов’язую», які, так само, як і в наказах, друкуються окремим рядком, без відступу від лівого берега. Великими літерами.

Розпорядження оформляють на бланку розпорядження (конкретного виду документа).
© Усі права захищені
написати до нас