Ім'я файлу: реферат.docx
Розширення: docx
Розмір: 40кб.
Дата: 27.09.2022
скачати

Страница


Міністерство освіти і науки України

Відокремлений структурний підрозділ

«Слов’янський фаховий коледж Національного авіаційного університету»

Реферат

Тема:«Бесіда під час влаштування на роботу»

Виконувала: курсантка групи – 1РПЗ20

Соболь Софія Євгенівна

Викладач: Сайфуліна О. С.

Оглавление


Етапи підготовки і проведення ділової бесіди, мета і завдання . 3

1. Мета і завдання ділової бесіди 4

2. Етапи підготовки і проведення ділової бесіди 5

3. Завдання першої частини розмови: привернути увагу і створити атмосферу взаємної довіри. 7

4. Аналіз підсумків бесіди. 8

5. Останній етап бесіди - її завершення. 9


Етапи підготовки і проведення ділової бесіди, мета і завдання .


Будь-яка колективна праця, співробітництво починаються, здійснюються і завершуються за допомогою розмов. Вони виникають, якщо в діалозі домінує згода, якщо учасники мовної комунікації дотримуються так званого принципу кооперації - основного правила ефективного спілкування. Але може утворитися і така взаємодія, у якій переважає незгода. Тоді виникають суперечка, дискусія.

Ділова розмова - вид міжособистісного службового спілкування, що припускає обмін інформацією, поглядами, думками, спрямований на конструктивне розв’язання тієї чи іншої проблеми.

За структурою, тривалістю, функціям розрізняють:

  • 1. Власне ділова розмова - короткочасний контакт, переважно на одну тему.

  • 2. Ділова бесіда - тривалий обмін інформацією, точками зору, що часто супроводжується прийняттям рішень.

  • 3. Переговори - обговорення з метою досягнення угоди з якогось питання.

  • 4. Інтерв'ю - розмова з журналістом, призначений для друку, радіо, телебачення.

У залежності від наявності засобів спілкування можна виділити:

  • Контактну ділову розмову - безпосередній, "живий" діалог.

  • Телефонну розмову – дистантний зв’язок, що виключає невербальну комунікацію.

На підприємстві часто виникають ситуації, коли потрібно проводити ділові бесіди з працівниками . Такі бесіди можуть бути пов’язані з діяльністю підприємства, від них може залежати подальша діяльність підприємства, а також взаємовідносини між персоналом. Керівнику чи менеджеру дуже важливо правильно проводити ділові бесіди, тому необхідно знати основні поняття та правила їх проведення.

За характером бесіди можуть бути офіційними й неофіційними, так званими "робочими"; за спрямованістю — цільовими (що переслідують конкретні цілі) й вільними (наприклад, ознайомлювальними); регламентованими (що відбуваються за визначеними правилами та у запропонованій послідовності — анкетування) й нерегламентованими, безсистемними (дружня розмова). На відміну від інших форм обміну інформацією, бесіди характеризуються високим ступенем щільності контактів, безпосередністю спілкування, обов'язковістю зворотного зв'язку. У результаті бесіди створюються сприятливі умови для розвитку неформальних, особистих відносин.

1. Мета і завдання ділової бесіди


Основна мета ділової бесіди - переконати партнера прийняти ваші конкретні пропозиції. Завданнями бесіди виступає одержання службової інформації, взаємне спілкування працівників однієї сфери, спільний пошук, висування й оперативна розробка робочих ідей і задумів, контроль і координація початих заходів, стимулювання трудової активності.

Залежно від змісту ділові бесіди можуть виконувати різні функції:

  • • обмін інформацією;

  • • формування перспективних заходів;

  • • контроль і координацію певних дій;

  • • взаємне спілкування під час вирішення актуальних проблем;

  • • підтримку ділових контактів на різних рівнях;

  • • пошук, висунення нових ідей;

  • • стимулювання дій у новому напрямку;

  • • розв'язання етичних проблем, що виникли під час спілкування.

Для серйозної бесіди скласти план лише "в голові" не зовсім розумно.

Записуючи тезиси бесіди, ми:

  • – відшліфовуємо формулювання питання, знаходимо ключові слова;

  • – вибудовуємо почерговість аргументів в найбільш переконливій послідовності;

  • – продумуємо аргументи, групуючи їх в систему;

  • – підбираємо необхідні документи, матеріали;

  • – визначаємо склад учасників.

Легше всього вести бесіду вдвох, без сторонніх. Наявність слухачів створює "ефект театру", коли ми говоримо, враховуючи, що нас чують інші слухачі. Збільшення активних слухачів бесіди збільшує її тривалість.

Виберіть місце, що підходить для бесіди.

Воно повинно відповідати двом умовам:

  • – щоб ніщо не заважало, не відволікало;

  • – щоб максимально сприяло меті розмови.

Часто заважають сторонні люди, телефонні дзвінки, телевізор. Потрібно потурбуватися, щоб зазначені чинники не відволікали від розмови.

Не секрет, що багато домовленостей досягається в неформальній обстановці: за дружньою вечерею, на прогулянці, в сауні і т. д.. Запрошення вести розмову в неформальній обстановці справляє благоприємне враження на співрозмовника.

2. Етапи підготовки і проведення ділової бесіди
Виділимо 3 етапи підготовки і проведення даного виду мовного спілкування

Докомунікативний

Комунікативний

Посткомунікативний

1. Планування, оцінка співрозмовників і обстановки

1. Установлення контакту

Аналіз і письмовий запис основних положень бесіди

2. Збір матеріалу

2. Виклад і обґрунтування позиції

 

3. Аналіз і редагування матеріалу, підготовка тез

3. З'ясування позиції співрозмовника

 

 

4. Спільний аналіз проблеми

 

 

5. Прийняття рішень

 

Підготовка до проведення бесіди починається з попередніх заходів. Необхідний чіткий план - програма дії. Варто визначити тему і мету обговорення, оцінити майбутніх учасників спілкування й обстановку. Треба розробити стратегію досягнення цілей і тактику ведення бесіди.

Збір матеріалу - трудомістка справа, але це найважливіша стадія роботи при підготовці майбутнього контакту. Доцільно відразу ж доповнити зібрані матеріали власними примітками, потім систематизувати інформацію і написати тези.

Розглянемо структуру комунікативного етапу. На початку бесіди треба установити контакт зі співрозмовником, створити робочу атмосферу, привернути увагу й інтерес партнера. При перших словах зустрічі бажано посміхатися, сказати кілька приємних слів особистого характеру, чи пожартувавши використовувати порівняння для короткого викладу ситуації. Правильний початок бесіди припускає вказівку на її цілі, задачі, оголошення послідовності розгляду питань.

Інформацію, з якою ви хочете познайомити співрозмовників, треба представити коротко, точно і ясно, із указівкою на її джерела і підкресленням їхньої надійності.

Наприкінці бесіди необхідно зробити висновки з основних положень, сформулювати чітко і лаконічно основні ідеї. Досвідчені ділові люди радять залишати в запасі один сильний аргумент на той випадок, якщо співрозмовник у момент прийняття рішень почне вагатися.

Після закінчення зустрічі роблять письмовий запис, що фіксує мету, задачі, позиції сторін, досягнуті домовленості, питання. Указують також дату і місце проведення, тривалість, прізвища, імена і по батькові, посади присутніх.

Доцільно проаналізувати бесіду, використовуючи наступну схему:

  • 1. Яка тема і мета бесіди?

  • 2. Чи удалося на початку розрядити атмосферу, установити психологічний контакт?

  • 3. Наскільки доказово викладені позиції? Які аргументи, методи переконання використовуються?

  • 4. Питання яких типів пролунали?

  • 5. Як велася суперечка з помилкових суджень?

  • 6. У якій формі виражається відмова?

  • 7. Чи відмовляються співрозмовники від своїх суджень, якщо аргументація опонента виявляється більш переконливою?

  • 8. Хто робить узагальнюючий висновок?

  • 9. Які рішення прийняті?

  • 10. Чи можна назвати мову учасників спілкування правильною і гарною?

  • 11. Які засоби мовної адресації, "формули" вітання і прощання ужиті?

  • 12. Чи дотримані просторові норми ділового спілкування?

  • 13. Чи установлений візуальний контакт?

  • 14. Які жести використовуються?

  • 15. До якого типу відносяться співрозмовники (за класифікацією П. Міцича)?


3. Завдання першої частини розмови: привернути увагу і створити атмосферу взаємної довіри.


Привернути увагу непросто, бо ми всі - погані слухачі. Більше любимо говорити, ніж слухати. Як же досягти уваги співбесідника?

Подумайте, як зв'язати ваше питання з проблемами співбесідника, або найдіть, що його може зацікавити у вашій пропозиції, отже починайте розмову з теми, що цікавить співрозмовника.

Атмосфера взаємної довіри створюється нескладними прийомами:

    • пунктуальність ініціатора бесіди (якщо обставини не дозволяють своєчасно розпочати бесіду, необхідно своєчасно повідомити про це співрозмовника, вибачитися, перенести зустріч, запитати, який час підійде наступного разу);

    • сприяють довірі такі слова, як „радий Вас бачити", „добре, що зайшли", похвалити, зробити комплімент.

Спрямування бесіди можна регулювати за допомогою запитань. Логіка послідовних запитань така, щоб після кожної відповіді звузити ступінь свободи відповідаючого, так як відповідаючи на запитання, опонент окреслює свою позицію і таким чином стає полоненим уже зробленого вибору. Мистецтво бесіди включає в себе і вміння не відволікатись від поставленої мети. З двох людей, що бесідують, психологічну перевагу має той, що задає питання, а не той, що багато говорить.

Давши можливість говорити співрозмовнику, регулюючи його розповідь запитаннями, ви:

    • максимально здобудете прихильність до себе (люди так люблять, щоб їх вислухали!);

    • вам буде легше переконати співбесідника: ви маєте довіру співрозмовника і отримали максимум інформації про нього.

Найважливіше в цьому правилі - щоб все, що хоче сказати співрозмовник, він сказав.

4. Аналіз підсумків бесіди.


Такий план - це чітка програма дій по підготовці і проведенню бесіди. Адже метою планування якраз і є спроба пом'якшити, нейтралізувати вплив нових фактів, що несподівано з'явилися або непередбачених обставин на хід бесіди. Підготовка і планування бесіди дозволяють зазделегідь передбачувати можливі несподівані моменти, що знижує ефективність зауважень співрозмовника. Крім того, придбавається навик швидкої і гнучкої реакції при виникненні непередбачених обставин.

Збір матеріалу для ділової бесіди - дуже трудомісткий процес, вимагаючих значних витрат часу. Але це один з найважливіших етапів підготовки до бесіди. Він включає в себе пошук можливих джерел інформації (з особистих контактів, доповідей, наукових досліджень, публікацій, офіційних даних і т. д.). При цьому доцільно відразу ж доповнювати зібрані матеріали власними примітками, оскільки подібні записи можуть істотно допомогти на останніх етапах підготовки до бесіди. Об'єм зібраних матеріалів багато в чому залежить від загальної інформованості учасників майбутньої бесіди, рівня їх професійних знань, широти підходу до наміченої для обговорення проблеми.

Потім зібрані і ретельно відібрані фактичні дані систематизуються. Систематизація дозволяє виділити найбільш важливі факти, належні розгляду. Вона полегшує їх пошук і допомагає встановити раніше не помічену залежність.

Аналіз зібраного матеріалу допомагає визначити взаємозв'язок фактів, зробити висновки, підібрати необхідну аргументацію, т. е. зробити першу спробу скомбінувати і пов'язати весь зібраний матеріал в єдине логічне ціле.

Бажано доповнити матеріал текстом, що перебуває їх окремих понять і слів, зв'язавши які ви отримаєте значення викладеного. Бажано також без скорочень записати формулювання, що особливо вдалися. А потім потрібно виділити найбільш важливі моменти шляхом підкреслення або особливими значками.

Вельми корисно перед бесідою спробувати скласти портрет партнера, визначити його сильні і слабі сторони, т. е. встановити його психологічний тип, політичні переконання, суспільні позиції, соціальне положення, хоббі і т. п. Знання майбутнього партнера допомагає не тільки отримати уявлення про його особисті якості, але, саме головне, зрозуміти його бачення предмета, про яке піде мова, інтереси, з ним пов'язані.

5. Останній етап бесіди - її завершення.


Успішно завершити бесіду - це означає досягнути зазделегідь намічених цілей. На останньому етапі вирішуються наступні задачі:

    • досягнення основної або (в несприятливому випадку) запасної (альтернативної) мети;

    • забезпечення сприятливої атмосфери;

    • стимулювання співрозмовника до виконання намічених дій

    • підтримка надалі (у разі необхідності)контактів з співрозмовником, його колегами;

Будь-яка ділова бесіда має свої підйоми і спади. У зв'язку з цим виникає питання: коли переводити бесіду в завершальну фазу - фазу прийняття рішення. Практика доводить, що це треба робити, коли бесіда досягає кульмінаційного моменту. Наприклад, ви настільки исчерпивающе відповіли на дуже важливе зауваження вашого співрозмовника, що його задоволення вашою відповіддю очевидне.

Було б помилково думати, що співрозмовник зберіг в своїй пам'яті всі ваші аргументи і запам'ятав всі переваги, запропонованого вами рішення. Його типовим висловлюванням в завершальній фазі бесіди звичайно буває: «Мені потрібне ще раз все грунтовно обдумати». Але цей швидше стан «переповненої голови», чим вияв його нерішучості. Тому в таких випадках треба використати прийоми прискорення прийняття рішення. Існує два таких прийоми: пряме і непряме прискорення.

Пряме прискорення. Приклад такого прийому: «Ми відразу будемо приймати рішення?» частіше за все співрозмовник ще не встиг ухвалити рішення, і тому він відповідає: «Ні, поки не треба. Я ще повинен все обдумати». За допомогою прийому «пряме прискорення» можна ухвалити рішення в самі короткі терміни. Але такий прийом, часто, не досягає мети, оскільки в 50% подібних випадків співрозмовник говорить «немає».

Непряме прискорення. Цей прийом дозволяє привести вашого співрозмовника до бажаної мети поступово. Перевага його в тому, що ви досить рано починаєте працювати над досягненням своєї мети, знижуючи міру ризику невдачі. Існує чотири варіанти цього прийому.

Гіпотетичний підхід. Майже всі люди випробовують деякий страх, виявившись в ситуації, коли їм необхідно приймати рішення. У зв'язку з цим доцільно говорити лише про умовне рішення, щоб співрозмовник розслабився і звикав до нього поступово. Для цього підходять наступні формулювання: «Якщо...», «В випадку якщо...», «Передбачимо, що...».

Поетапні рішення. Остаточне виведення можна попередити, передбачивши, що основне рішення бесіди вже прийняте. Тоді приймаються тільки попередні або часткові рішення. Таким чином, ви фіксуєте окремі моменти рішень ще до того, як співрозмовник дав свою згоду. У результаті досягається сильний вплив (шляхом навіювання) на співрозмовника в потрібному напрямі.

Альтернативні рішення. Суть цього підходу в тому, що ви пропонуєте співрозмовнику альтернативні варіанти розв'язання питання. Важливо, що обидва варіанти вас влаштовували.

Всі перераховані методи непрямого прискорення прийняття рішення продуктивні самі по собі, а якщо їх використати комбинированно, то їх ефективність буде ще вище. Застосовуючи ці методи, ви як би заводите свого співрозмовника в нешкідливий тупик. Він заглиблюється в нього і мимовільно наближається до остаточного рішення. Заключну частину виступу співрозмовник запам'ятовує найкраще. Значить, останні слова надають на нього найбільш сильний вплив. У зв'язку з цим рекомендується записувати і завчати напам'ять декілька останніх пропозицій або хоч би заключне.

Після закінчення бесіди:

    • зібрати всі папери, а сміття викинути в кошик;

    • йдучи подякувати голові;

    • якщо ви представляєте іншу компанію, при прощанні обміняйтеся рукостисканням;

    • вдома відновіть і відредагуйте записи бесіди (там повинні бути ф. і. про. присутніх, дата бесіди, тривалість, записані основні її моменти, що обговорюються питання, мета бесіди і т. п.);

    • уважно і критично проаналізувати всі елементи і підсумки бесіди, виявити свої недоробки, помилки, постаратися їх записати, з тим, щоб в майбутньому їх не допускати.

Таким чином, розглянувши основні етапи ділової бесіди, необхідно перейти до етичної і психологічної сторони ведіння ділової бесіди.

Література

  1. Абульханова-Славская К. А. Стратегия жизни. — М.: Наука, 1991. — 299 с.

  2. Атватер Й. Я Вас слушаю... Советы руководителю, как правильно слу-шать собеседника: Сокр. пер. с англ. — М.: Экономика, 1984. — 112 с.

  3. Афанасьев В. Г. Мир живого: системность, зволюция й управление. — М.: Политиздат, 1986. — 334 с.

  4. Бандурка А. М., Бочарова С. П., Землянская Е. В. Психология управлення. — Харьков: Фортуна-Пресс, 1998. — 464 с.

  5. Блейк Р., Моутон Дж. С. Научные методи управлення / Пер. с англ. — К., 1996. — 247 с.

  6. Буева Л. П. Человек, деятельность, общение. — М.: Мысль, 1978. — 216 с.

  7. Бурлачук Л. Ф., Келесі М. Про критерії розвитку особистості // Вісник Київського університету. Серія: Соціологія. Психологія. Педагогіка. — Вип. 2. — К., 1996. — С. 90—93.

  8. Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. — М.: Дело, 1991. — 312 с.

  9. Возняк Л. С. Психологічні особливості професійної підготовки майбутніх спеціалістів до управлінської діяльності: Автореферат дис. канд. пси-хол. наук. — К., 2000. — 19 с.

  10. Грейсон Дж. К., О'Делл К. Американский менеджмент на пороге XXI века. Пер. с англ. — М., 1991. — 319 с.

  11. Демб А., Нойбауер Ф. Ф. Корпоративне управління: Віч-на-віч з парадоксами: Пер. з англ. — К.: Основи, 1997. — 302 с.

  12. Дип С., Сесмен Л. Верный путь к успеху: 1600 советов менеджерам / Пер. с англ. — М.: Вече, 1995. — 384 с.

  13. Драккер П. Управление, нацеленное на результат Пер. с англ. — М.: Технолог, школа бизнеса, 1994. — 200 с.



27.09.2022

скачати

© Усі права захищені
написати до нас