1. Нащо потрібен електронний документообіг

2. Що необхідно для побудови електронного документообігу

• 
  засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обов'язковою є 100%-а оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами;
  
• 
  засобів зв'язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;
  
• 
  автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;
  
• 
  психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі;
  
• 
  служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.
  

3. Системи, що організують електронний документообіг

• 
  технології розпізнавання текстів, що трансформують паперові вхідні документи в цілком електронну форму представлення;
  
• 
  електронний аналог власноручного підпису;
  
• 
  засоби передачі даних;
  
• 
  засоби збереження електронної інформації.
  

• 
  реєстрація вхідного документа;
  
• 
  розгляд вхідного документа;
  
• 
  реєстрація внутрішнього чи вихідного документа — є функціями діловодства і документообігу організаційно-розпорядчих документів. Усі ці операції регламентовані загальнодержавними і відомчими інструкціями з діловодства і виконуються за допомогою системи автоматизованого діловодства та електронного документообігу (скорочено — САДЕД). Система також автоматизує операції:
  
• 
  узгодження проекту внутрішнього чи вихідного документа;
  
• 
  затвердження внутрішнього чи вихідного документа;
  
• 
  розсилання і публікації документів.
  

• 
  підготовка текстів документів;
  
• 
  підтримка робочих матеріалів (інформаційні документи, довідники, статті, загальні списки, розклади тощо) і єдиних шаблонів документів;
  
• 
  підтримка бази нормативно-довідкової інформації і керівних матеріалів — оперують «неофіційними» документами, робота з якими не регламентована загальнодержавними чи відомчими інструкціями. На даний момент у більшості органів влади і місцевого самоврядування дані операції вже виконуються із застосуванням ЗОТ. Задача автоматизуючої системи — організувати ефективну колективну роботу над текстами документів і надати кожному держслубвоцвю насичений інформаційний простір для забезпечення діяльності.
  

4. Документообіг офіційних документів

• 
  реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет-портал вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис (ЕЦП) і криптозахист;
  
• 
  сканування і розпізнавання паперових документів за допомогою вбудованої OCR-технології;
  
• 
  прикріплення до реєстраційної картки (РК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;
  
• 
  розмежування прав доступу до прикріплених файлів електронного образу документу;
  
• 
  надання кожній посадовій особі — учаснику діловодного процесу — свого особистого віртуального кабінету, чим досягається доступ посадової особи тільки до документів, що відноситься до її компетенції;
  
• 
  розсилання електронних документів і доручень по них по мережі (по кабінетах посадових осіб);
  
• 
  забезпечення процесу узгодження (візування) проектів документів;
  
• 
  повнотекстовий і атрибутивний пошук електронних документів, включаючи віддалений повнотекстовий пошук;
  
• 
  відправлення електронною поштою або публікація на Інтернет-порталі органу влади електронних вихідних документів (з використанням будь-якої електронної пошти, що підтримує MAPI), захищених ЕЦП і шифруванням за допомогою сертифікованих засобів;
  
• 
  формування і оформлення справ, тобто групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи;
  
• 
  архівне збереження електронних документів, справ органу влади.
  

5.Забезпечення підготовки документів

6. Історія розвитку систем документообігу