10. Вимоги до оформлювання документу
Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення службових документів, розподілили її по групам й закріпили законодавчими актами. Згідно з чинними правилами документ повинен:
- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;
- бути юридично правильно оформленим;
- бути достовірним, надавати об'єктивні відомості;
- базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації;
- мати послідовність викладу, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;
- бути переконливим, грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;
- бути нормативним;
- відповідати прийнятим в суспільстві етичним нормам;
- бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
- складатися на відповідних носіях стандартного формату;
- оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами
2
Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементи тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для реєстрації, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 пункту міжрядкового інтервалу.
1. Загальні правила оформлення документів
2. Вимоги до бланків документів та оформлювання документів
Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.
Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 03 (за його відсутності – реквізиту 04).
Реквізити 03, 04, 05, 06, 08, 09 та обмежувальні позначки для реквізитів 10, 11, 12 у межах зон розташування реквізитів потрібно розміщувати одним із способів:
– центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
– прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
Не дозволено підкреслювати або відокремлювати реквізити бланка рискою.
На основі загального бланка юридичної особи можна розробляти бланки структурних підрозділів юридичної особи і/або бланки посадових осіб у тому разі, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи у межах своїх повноважень.
При цьому зображення гербів, емблеми або товарного знаку (знаку обслуговування) на бланках структурних підрозділів, що не є юридичними особами, та посадових бланках не відтворюють. На бланку розпорядження сільського, селищного або міського голови реквізити зазначають один під одним у такому порядку: повна назва населеного пункту згідно з Класифікатором об'єктів адміністративно-територіального устрою України, найменування посади, назва виду документа.
3. Розміщення заголовкової частини бланка
Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізити. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від межі площі) способом.
Центрований варіант розташування реквізитів використовується при друкарському способі виготовлення бланки. Прапоровий варіант використовується на чистому аркуші паперу безпосередньо при підготовці конкретного документу. Такий підхід досить розповсюджений в практиці документування при складанні внутрішньої документації (наказів, розпоряджень, протоколів, актів).
Розмір шрифтів вибирають в залежності від кількості друкованих знаків в реквізиті. Більшим шрифтом виділяється найменування організації і вид документу. При цьому необхідно дотримуватись наступних правил: просте і зручне розташування, дотримання пропорцій між товщиною ліній друкарського набору і комп'ютерного тексту.
Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору, що забезпечують неутомлююче читання тексту за задовільних умов освітлення і отримання якісних копій документів за допомогою копіювальної техніки.
Особливі вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання гербових бланків, які виготовлюються лише друкарськими підприємствами, що мають відповідні ліцензії й сертифікати на відповідний вид діяльності про наявність технічних можливостей для виготовлення вказаного виду продукції на відповідному якісному рівні.
Деякі внутрішні документи (окремі службові довідки тощо) та документи, що створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на звичайних аркушах паперу.
4. Розміщення реквізитів
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали, Назва виду документа друкується великими літерами. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Розшифрування підпису у реквізиті «підпис» набирають на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
Схема розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка
4. Розміщення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
2,5 міліметра – для абзаців у тексті;
92 міліметри – для реквізиту «Адресат»;
104 міліметри – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».
Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ».
Схема розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка
4. Розміщення реквізитів
За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розмішуються на одному рівні вертикальними рядками.
Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків.
Перша сторінка не нумерується. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша. Набраний текст перевіряє особа, яка підготувала документ. В разі створення тексту на ПК завдання виправлення помилок значно спрощується.
Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів згідно з постановою Верховної Ради України; Герба Автономної Республіки Крим – відповідно до нормативно-правових актів Верховної Ради Автономної Республіки Крим згідно із Законом України. Дозволено розміщувати зображення Державного герба України на бланках документів органів місцевого самоврядування, а також на бланках документів інших юридичних осіб, для яких органи місцевого самоврядування є органами вищого рівня. Зображення Герба Автономної Республіки Крим розміщують на бланках документів юридичних осіб Автономної Республіки Крим лише разом із зображенням Державного герба України згідно із Законом України. Зображення Державного герба України, Герба Автономної Республіки Крим (далі – «герби») на кутових бланках розміщують на верхньому полі над серединою рядків із найменуванням юридичної особи, а на поздовжніх – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.
5. Оформлення сторінок документа
Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишаються вільні місця – так звані поля (береги). Поле з лівого боку становить 30 мм. Воно використовується для резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст підшитого до справи документа.
Праворуч залишається поле не менше 10 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Треба мати на увазі, що праворуч рядки тексту закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в ділових паперах, як правило, уникають переносів слів. Проте лінія правого поля не повинна бути аж надто ламаною.
Поля верхнього і нижнього кінця сторінки повинно бути меншим 20 мм. На них можуть розмішуватися позначки діловода й проставлятись нумерація сторінок.
Якщо документ займає більше ніж один аркуш паперу, на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту.
Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні - на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.
У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступні за ним аркуші нумеруються.
У разі розміщення тексту документа на одному боці аркуша номери проставляються посередині верхнього поля аркуша на відстані не менше 10 мм від верхнього його краю арабськими цифрами без слова «сторінка» і пунктуаційних знаків.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні - у лівому верхньому кутку аркуша.
6. Правила оформлення заголовків і підзаголовків
Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова.
Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків, наприклад: Організація контролю за виконанням розпорядчих документів на підприємстві.
У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.
Структура і логічна послідовність документа. Найбільш уживані ділові папери повсякденного слугування.
7. Логічна послідовність документів
Загальна грамотність документа, виражається в ясності й логічністі викладу, дотриманні правописних норм та вимог, обов'язкових для ділових паперів.
Логічна послідовність документів досягається різними способами. Передусім, слід в уяві вибудувати чітку схему викладу змісту документа, де кожен компонент зумовлює й доповнює інший. Це можуть бути запитання, план, тези, вставні конструкції, ключові слова, що фіксують послідовність дій. Ось орієнтовний план збудування тексту публічного виступу: винайти думку, ідею; зацікавити аудиторію; викликати аудиторію на роздуми; вивести аудиторію на рівень обговорення. А це ключові слова, що зорієнтують на послідовність викладу при складанні витягу з протоколу: присутні, відсутні (з яких причин), заслухали, ухвалили та ін. Тож, створивши таке підґрунтя, вже можна детально складати ділові папери (усного чи писемного слугування), з урахуванням усталених словесних форм, мовних зворотів, граматичних структур.
Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад: Банк інформує про наданням кредитів. Фірма надає оренду приміщень. Є такий різновид документів, коли назва дійової особи вживається у називному відмінку. Наприклад: Концерну потрібні юрисконсульти. Окрему групу документів становлять ті, що мають дієслівну структуру типу: Реалізуємо свою продукцію. Повідомляємо всіх підприємців.
7. Логічна послідовність документів
Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Наприклад: Підприємці України прибули до Києва на конференцію. Вони звітували про свої здобутки, обговорювали заходи щодо поліпшення реалізації продукції у першому кварталі наступного року.
Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення. Наприклад: Підготовчі курси повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які закінчили середню школу.
Важливим у документі є чітке дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності або черговості подій явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім, відтоді тощо. Наприклад: Голова правління закритого акціонерного товариства «КАН» звітував про роботу компанії за минулий рік, потім наголосив на важливих завданнях поточного року.
Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, тому що, для цього, з цією метою та ін. Наприклад: Мова - елемент соціальної сфери, тому що вона пов'язана з виробництвом, його галузями, процесами, тобто є інструментом здобуття знань і засобом діяльності людини.
Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності: таким чином, у результаті, отже, тощо. Наприклад: Отже, щоб переконати слухача, перш за все, треба грамотно й чітко думку сформулювати, а потім сказати так, щоб слухач задумався і погодився.
До речі, вставні слова, що пояснюють окремі поняття чи систематизують виклад, переважно стоять на початку речення. Наприклад: Безперечно, слово — це джерело інформації: як сказано, так інформацію сприйнято.
8. Класифікація документів
За найменуванням:
заява; лист; наказ; протокол та ін.
За змістом інформації:
загальні; адміністративні; спеціалізовані з фінансових, комерційних питань тощо.
За призначенням:
організаційні; розпорядчі; інформаційні; колегіальних органів.
За походженням:
внутрішні; зовнішні.
За напрямом:
За джерелами виникнення:
За формою:
вхідні; вихідні.
первинні; вторинні.
стандартні і нестандартні.
1. Зразок поздовжнього загального бланка юридичної особи
2. Зразок кутового бланка листа юридичної особи
3. Зразок поздовжнього бланка листа юридичної особи
4. Зразок поздовжнього бланка листа структурного підрозділу юридичної особи
5. Зразок поздовжнього бланка посадової особи
6. Приклад оформлення наказу юридичної особи
Список використаних джерел
1. Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади [Текст]: затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 // Офіційний вісник України. – 2011. – № 94. – Ст. 3433.
2. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів [Текст]: ДСТУ 4163 – 2003. – К.: Держспоживстандарт України, 2003. – 13 с.
3. Державна уніфікована система документації. Основні положення [Текст]: ДСТУ 3843–99. – К.: Держспоживстандарт України, 2000. – 12 с.
4. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови [Текст]: ДСТУ 3844–99. – К.: Держспоживстандарт України, 2000. – 13 с.
5. Державний класифікатор управлінської документації [Текст]: ДК 010– 98. – К.: Держстандарт України, 1999. – 53 с. – (Державний класифікатор України).