1.Референтська діяльність як вид професійної діяльності. Сутність понять «референт» та «референтська діяльність».
2.Документи що регламентують дільяність референта.
Посадова інструкція - документ тривалого користування і застосовується до заміни новою посадовою інструкцією. Вона - головний організаційно-правовий документ, що регламентує діяльність працівника. Що в посадовій інструкції записано, то й спитається з співробітника. Які права у ній дані, ті він і має.
Відноситься посадова інструкція до документів, що мають уніфіковану форму і встановлену структуру тексту:
• Загальні положення
• Функції
• Посадові обов'язки
• Права
• Відповідальність
• Взаємовідносини (Зв'язки за посадою)
"Загальні положення" посадової інструкції містять наступний набір інформації: узагальнені відомості про посади, підпорядкованість і ким керує, вимоги до освіти (вищу або середню) і практичного досвіду (стажу роботи за фахом), порядок призначення і звільнення від посади, заміщення на час відсутності.
Найчастіше від працівника служби діловодства, секретаря-референта і секретаря потрібно сьогодні наявність вищої або середньої спеціальної освіти, вміння працювати на комп'ютері, певний стаж роботи, а для секретаря-референта - знання іноземної мови. Підпорядковуються працівники служби діловодства керівнику служби, але секретарі-референти (секретарі) мають подвійне підпорядкування - вони підпорядковуються безпосередньо керівникові (організації, структурного підрозділу) і з питань організації діловодства - начальникові служби діловодства.
Останній пункт цього розділу посадової інструкції містить перелік (або витягу) основних законодавчо-нормативних, нормативно-методичних, організаційних, розпорядчих документів, якими працівник керується у своїй діяльності. В узагальненому вигляді ці акти вказані в розглянутому вище Положенні про службу діловодства.
Завершує пункт вказівку на організаційні і розпорядчі документи та своїй вищестоящій організації (фірми): статут, положення про структурному підрозділі, накази та розпорядження, інструкція з діловодства, дана посадова інструкція.
Наступний розділ - «функції». У ньому вказують основні напрями діяльності, а у розділі "Посадові обов'язки" вже перераховують конкретні види робіт, які забезпечують виконання цих функцій. Часто ці розділи об'єднують в один - "Функції та посадові обов'язки" (або "Основні завдання та обов'язки"). Цей розділ слід розписати як можна детальніше. При складанні цього розділу багато формулювання можна взяти з тарифно-кваліфікаційних характеристик по загальногалузевим посадам службовців.
Але хотілося б відразу підкреслити, що на жаль при затвердженні тарифно-кваліфікаційних характеристик не були враховані не тільки змінилися професійні вимоги до працівників служби діловодства (наявність вищої або середньої спеціальної освіти), але і місце, яке займає сьогодні ця служба в системі управління, престижність і затребуваність цієї спеціальності. Тому розділ " Вимоги до кваліфікації по розрядам оплати праці та розряди самі по Єдиній тарифній сітці, до якої віднесені працівники служби діловодства, на сьогодні застаріли і не відповідають сформованій практиці роботи установ.
З кваліфікаційних характеристик можна використовувати розділ Посадові обов'язки.
Так, у кваліфікаційній характеристиці зав. канцелярією невеликий організації його посадові обов'язки зводяться до наступного:
- забезпечує своєчасну обробку вхідної та вихідної кореспонденції, її доставку за призначенням;
- здійснює контроль за строками виконання документів та їх правильним оформленням, підготування довідок про додержання строків виконання документів;
- організовує роботу з реєстрації, обліку, зберігання та передачі в відповідний структурний підрозділ документів поточного діловодства, в т.ч. наказів і розпоряджень керівництва;
- організовує роботу з формування справ та їх здавання на зберігання;
- розробляє інструкції з ведення діловодства в організації та організовує їх впровадження;
- вживає заходів щодо забезпечення працівників необхідними інструктивними і довідковими матеріалами, а також інвентарем, обладнанням, засобами механізації й автоматизації управлінської праці;
- здійснює методичне керівництво діловодством у організації, контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасним здаванням справ до архіву;
- забезпечує друкування і розмноження службових документів;
- бере участь у підготовці скликаються керівництвом нарад та організовує їх технічне обслуговування;
- організовує оформлення відрядних документів, реєстрацію працівників, які прибувають у відрядження в організацію.
Кваліфікаційні характеристики секретаря, секретаря-друкарки та секретаря-стенографістки, наведені в збірнику тарифно-кваліфікаційних характеристик, фактично аналогічні. Додані лише обов'язки машинописного оформлення документів у секретаря-друкарки та стенографування у секретаря-стенографістки. Тому достатньо скористатися однією з цих кваліфікаційних характеристик.
Наприклад, посадові обов'язки секретаря-друкарки дані так:
- виконує функції по забезпеченню обслуговування роботи керівника організації або її підрозділів;
- отримує для керівника відомості від працівників підрозділів, викликає їх по його доручень;
- організує телефонні переговори керівника;
- приймає і передає телефонограми, записує за відсутності керівника прийняті повідомлення і доводить їх до його відома;
- здійснює роботу з підготовки засідань чи нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце, порядок денний засідання або наради та їх реєстрацію), веде і оформляє протоколи;
- стежить за забезпеченням керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює умови, які сприяють ефективній роботі керівника;
- передає і приймає інформацію по приймально-переговорних пристроїв;
- друкує за вказівкою керівника різні матеріали;
- веде діловодство, приймає яка надходить на ім'я керівника кореспонденцію, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого в організації порядку і передає після її розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі їх роботи або підготовки відповіді, стежить за строками виконання доручень керівника, взятих на контроль;
- приймає документи на підпис керівнику;
- організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності виконання прохань і пропозицій працівників;
формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх зберігання і в установлені строки здає до архіву.
Як бачимо, наведені характеристики досить докладно перераховують посадові обов'язки та допоможуть при написанні розділів конкретної посадової інструкції.
Безумовно, обов'язки секретарів керівників різних рівнів будуть відрізнятися як за змістом, так і за обсягом. Наприклад, у секретаря керівника установи значно більше обов'язків по організації прийому відвідувачів, а секретар керівника структурного підрозділу може вести облік робочого часу співробітників відділу, у нього великий обсяг робіт по передруку документів, формування справ і т.д.
В обов'язки відповідального за ведення діловодства в структурному підрозділі зазвичай включають:
- прийом які надійшли у відділ документів та передача їх керівнику на розгляд;
- заповнення реєстраційно-контрольної картки (РКК) при децентралізованій системі реєстрації;
- внесення резолюції керівника, дані про рух документа, його виконанні (як при централізованій, так і при децентралізованій системі реєстрації);
- передача документа виконавцю;
- сроковый контроль за виконанням документів і доручень керівника;
- повідомлення інспектору з контролю (у бюро контролю) про виконання документів у відділі та зняття їх з контролю);
- перевірка правильності оформлення документів, що подаються на візу або підпис керівнику відділу та для відправки;
- прийом від виконавця і передача документів для машинописного оформлення;
- передача документів на відправку або (при децентралізованій системі діловодства) - їх відправлення, включаючи факс і електронну пошту;
- участь у складанні номенклатури справ підрозділу;
- формування справ у підрозділах відповідно до номенклатури справ;
- підготовка та здача справ структурного підрозділу в архів. В обов'язки друкарок (операторів ПЕОМ) входить:
- виконання машинописних робіт із рукописних, машинописних і друкованих оригіналів на ПЕОМ або друкарських машинках різних систем;
- друкування під диктовку;
- роздруківка записів з диктофонів і магнітофонів;
- догляд за технікою, контроль за її станом. В великих організаціях, де передрук і остаточне оформлення документів ведеться централізовано в машбюро, в обов'язки завідуючого бюро друку, здійснює керівництво роботою операторів ПЕОМ (друкарок) можна внести:
- прийом документів на друк і розподіл їх між операторами ПЕОМ (друкарками);
- облік виконаних робіт;
- контроль за термінами виконання робіт;
- контроль за якістю виконання робіт;
- облік і забезпечення збереження бланків документів, знаходяться у бюро;
- забезпечення збереження прийнятих документів і фонограм;
- обладнання робочих місць операторів ПЕОМ (друкарок);
- забезпечення працівників папером та іншими необхідними матеріалами;
- контроль за станом ПЕОМ, принтерів, диктофонів, пишуть
машин, організація їх своєчасного ремонту. У вільний час завідувач бюро також займається машинописними роботами.
У посадової інструкції інспектора по контролю як функція записується контроль за виконанням документів, поставлених на контроль, а на посадових обов'язки вказують:
- постановка документа на контроль (з допомогою ПЕОМ або традиційної строкової картотеки);
- одержання від структурних підрозділів або виконавців даних про хід виконання документа;
- проставлення в контрольно-реєстраційній картці відміток про хід виконання документів(його передачі, проміжних етапах виконання тощо);
- проставлення відмітки про остаточне виконання документа і зняття документа з контролю;
- інформування керівництва про хід виконання документів;
- складання зведень про виконання документів і т.д. Якщо в складі служби діловодства виділяється працівник по обробці вступників та надісланих документів, йому в посадовій інструкції в розділі "Функції і обов'язки" можна вказати:
При обробці вхідних документів:
- перевірка правильності адресування документів та цілісності упаковки;
- розкриття пакетів і перевірка правильності вкладень;
- перевірка доступності отриманих факсом повідомлень і повідомлення відправнику про необхідність повторної передачі;
- проставлення відмітки про одержання документа;
- сортування документів на реєстровані та незареєстровані;
- передача реєстрованих документів на реєстрацію;
- передача нерегистрируемых документів у структурні підрозділи;
- загальний облік кількості вхідних документів.
При обробці надісланих документів:
- перевірка правильності оформлення відправляються документів та їх комплектності;
- проставлення адреси на конверті, вкладення документів в конверт;
- маркування поштових відправлень;
- складання описів на замовну пошту;
- відправка факсів та електронної пошти;
- загальний облік кількості надісланих із організації документів і т.д.
В посадові обов'язки кур'єра зазвичай записують:
- доставку кореспонденції з пошти і доставку на пошту у встановлений час;
- доставка документів по місту;
- доставка документів у структурних підрозділу;
- запис розсилаються і одержуваних документів у рассыльной книзі і т.д.
Наведені приклади, звичайно, далеко не вичерпують усіх посадових обов'язків працівників служби діловодства. Окремому працівнику може бути доручена реєстрація документів - і це знайде відображення в його посадової інструкції. Іншому-копіювально-розмножувальні роботи. Свої специфічні обов'язки має завідуючий архівом або відповідальний за архівне зберігання.
Всі функції, що містяться у Положенні про службу діловодства, повинні бути включені в посадові інструкції працівників служби. При цьому повинно бути ясно, хто якою роботою займається і за що відповідає.
У тому і полягає особливість посадової інструкції на конкретного працівника, що вона перераховує саме його функції та посадові обов'язки. Тому набір функцій і посадових обов'язків завжди індивідуальний, хоча і може складатися на базі типових посадових інструкцій.
Чим детальніше в розділі "Функції та посадові обов'язки" буде вказано не тільки що, але і яквиконує ті чи інші операції працівник відповідно до прийнятої в організації технологією роботи з документами, тим цінніше буде посадова інструкція. Тут же вказується і взаємозамінність.
Розділ "Права" дуже важливий для працівника. В ньому закріплені його повноваження для самостійного вирішення питань, що належать до його компетенції. Наприклад, для секретаря або працівника, провідного попередній перегляд документів, записується право попереднього перегляду документів і визначення, які з них можуть бути передані виконавцям, минаючи керівника.
Для секретаря керівника - право при організації прийому визначення пріоритетності прийому відвідувача; "фільтрації" телефонних дзвінків; контролю за правильністю оформлення документів до подання їх на підпис керівника.
Для працівників, в обов'язки яких входить відправка документів - контроль за правильністю оформлення документів, призначених до відправлення і повернення їх на дооформлення.
Дуже важливі права доступу до інформації та запиту інформації та документів для керівника.
Для друкарки треба записати право повернення документів з спотворені фрагментами тексту або нерозбірливою правкою, а для завідувача архівом - право не приймати справи, оформлені з порушенням правил.
Розділ посадової інструкції "Відповідальність" може бути написаний узагальнено типу "працівник несе відповідальність за невиконання обов'язків і невикористання прав, передбачених правовими актами та цією інструкцією", або розписаний більш детально виходячи з пунктів обов'язків. Наприклад, відповідальність за неправильне оформлення документів, що подаються на підпис керівникові, їх невідповідність вимогам Госту Р 6.30-97; за несвоєчасну здачу документів постійного строку зберігання в архів і т.д.
Відповідальність може бути адміністративна, дисциплінарна, матеріальна і навіть кримінальна. Працюючи над цим розділом, слід пам'ятати, що встановлюється відповідальність у суворій відповідності з законодавством. Так, у відповідності зі ст. 15 Кодексу про адміністративні правопорушення "Посадові особи підлягають адміністративній відповідальності за адміністративні правопорушення, пов'язані з недодержанням установлених правил у сфері охорони порядку управління, державного і громадського порядку ... та інших правил, забезпечення виконання яких входить до їх службові обов'язки". За порушення трудової дисципліни застосовуються дисциплінарні стягнення (ст. 135 КЗПП). В разі матеріальної відповідальності за шкоду, заподіяну організації, у відповідності зі ст. 121 КЗПП працівник несе матеріальну відповідальність, тобто відшкодовує вартість.
Розділ "Взаємовідносини" (зв'язки за посадою) також дуже важливий для організації роботи. Зазвичай у ньому узагальнено записують, що працівник у своїй діяльності взаємодіє з усіма співробітниками або структурними підрозділами по збору, обробці і передачі інформації та документів. Але значно легше працювати, якщо в цьому розділі конкретно вказано, з якими підрозділами або співробітниками даний працівник взаємодіє. Цей розділ доцільно представити у табличній формі, в якій наочно вказується, від кого робітник одержує, з ким погоджує, кому передає документи, в які терміни.
Останнім часом у багатьох посадових інструкціях з'явився розділ Оцінка роботи. Основні критерії: своєчасність виконання роботи та її якість.
Можна доповнити посадову інструкцію й іншими розділами, наприклад, організація робочого місця, розпорядок робочого дня і т.д.
Закінчується інструкція зазвичай пунктом про порядок її перегляду. Він може бути записаний так: "До заміни новою" або "Інструкція підлягає перегляду у випадку зміни функцій працівника". Можливо вказівку заздалегідь встановленого терміну заміни, наприклад, раз в 5 років. Але краще більше детально перерахувати умови перегляду посадової інструкції: зміна структури організації, зміна штатного розкладу і перерозподіл обов'язків, впровадження нових технологій, що змінюють характер роботи і т.д.
3.Основні напрямки референтської діяльності за класифікатором професій.
4.Референт як помічник керівника.
У кожному підприємстві, організації, фірмі секретар займається документуванням управлінської діяльності, організацією документальних масивів, частковою підготовкою реферативних і анотованих списків, необхідні керівника та організовує їх користування. Від рівня теоретичної і з практичної підготовки секретарів, залежить якість і ефективності роботи управлінського ланки підприємства. Тож у останні роки зросла роль підготовки й перепідготовки секретарських кадрів.
Поняття «секретар», відповідно до Т. В. Кузнєцової, має досить багато градацій – від секретаря-помічника керівника, секретаря-референта, вченого секретаря, секретаря структурного підрозділу до технічного секретаря [12].
Саме поняття «секретар» сьогодні розглядається у багатьох навчальних понятійно-термінологічних словниках.
Найповнішим є визначення слова «секретар», наведене у Словнику іноземних слів:
Секретар – 1) обраний чи призначений керівник громадської організації, або ж державної установи; 2) ранг державного службовця (напр. дипломата) ; 3) обличчя, провідне протокол зборів, засідання; 4) працівник, провідний діловодство, листування будь-якої особи, організації, установи. Дане поняття найповніше розкривають всіх граней секретарської діяльності.
Міжнародний професійний клуб секретарів (Professional Secretaries International) дав таке визначення сучасному секретарю:
Сучасний секретар – це ініціативний і розсудливий помічник керівника, який володіє усіма професійними навичками, необхідні роботи у офісі, приймає рішення на межах своєї компетенції й за необхідності бере управління на себе».
У словниках слово «секретар» окреслюється «обличчя, яке веде ділове листування окремої особи чи якоїсь установи», а словнику С. І. Ожегова, секретар – працівник, який відає ділової листуванням, поточними справами окремої юридичної особи чи установи.
Тепер на, як визначається слово «референт» стосовно працівникові управлінського апарату.
Референт (від латинського) - похідне від слова реферат, окреслюється посадова особа, що є доповідачем, консультантом з певних питанням. Референт доповідає керівнику певний матеріал, попередньо його прореферирувавши, тобто вивчивши і коротко виклавши. Отже, якщо секретар керівника лише передає отримані документи, їх систематизуючи і підбираючи необхідні додаткові документи, секретар-референт переглядає періодичні видання та Інтернет, обираючи інформацію, яка може знадобитися керівнику, і викладає ії в реферируваній формі. Референт обов'язанний підбирати матеріали до доповіді чи виступу керівника, продумувати і пропонувати можливий план виступу керівника, складати варіанти текстів документів, повідомлень і доповідей. Звідси значно вищі вимоги до претендентів посаду секретаря-референта.
Безумовно, це фахівець, котрий здобув вищу освіту. Головна мета секретаря-референта − максимально звільнити керівника від підготовчих стадій важливих заходів, окремих видів поточних організаційних питань, звільнити час для творчої діяльності, істотно полегшити його управлінську роботу.
Отже, секретар-референт мусить уміти виконувати всі види робіт: від найпростіших технічних до творчих [10].
Секретар-референт – це високоосвічений, творчо обдарований, високопрофесійний помічник керівника, якому завжди довіряють, на яку можна цілком покластися і під час доручень будь-якої складності. Відповідно до цього визначення секретарь-референт = помічник керівника.
Без перебільшення можна сказати, що секретар-референт нашого часу став певною єднальною, координуючою ланкою в апараті управління підрозділів чи організації у цілому. І тепер слово «секретар» мається на увазі як помічник керівника, і керівник служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ), і як референт, який успішно координує керівника в ділової сфері.
Як кажуть, робота секретаря референта різноманітна і багатогранна. Коло знань, умінь та навичок, необхідних секретарю з кожним роком зростає.
Особливим попитом ринку праці професія секретаря-референта стала користуватися за умов становлення різноманітних форм малого середнього бізнесу [11].
5.Планування робочого часу референта. Організація робочого часу керівника.