1.7. Business Telephone Conversations
Telephone is the most popular way of communication nowadays. However, sometimes we are wasting too much working time discussing on the phone unnecessary details of a business problem. It happens because so much of our business talking is casual and spontaneous. We should recognize that planning and preparation can be applicable to this area of
communication. There are two types of phone calls: outgoing calls and incoming calls. Planning outgoing phone calls is simple and takes little time. Yet you can save much of the actual speaking time and thus much of the cost of calls. All that you should do is to note very briefly, in order, the items to be discussed during the call and have all relevant papers to hand before making the call. Dealing with incoming calls try to answer calls as prompt as possible. Take all message fully and correctly, in writing. It ensures you that relevant information is no forgotten.
Speaking on the phone be polite, never use slang or jargon. Exercise self-control when a caller is annoyed or impatient. Say everything distinctly: use the name of the caller. Whether you do not have relevant information in hand at the moment give a caller the chance to ring back! rather than wait. If you do not understand or hear your person properly. say: "Sorry, I didn't catch that" or "Sorry?" You have to remember that it is not polite to say: "Please, repeat !"
Before saying that the person is out, first ask: "Who is speaking?" and after the answer ask: "Are there any messages?" Calling across the room to someone, who is wanted on the telephone never cover the mouthpiece.
Speaking business on the phone never lose your temper.
1.7. Ділові телефонні розмови
Телефон – найпопулярніший спосіб спілкування у наші дні. Однак іноді ми витрачаємо занадто багато робочого часу на обговорення непотрібних деталей ділової проблеми по телефону. Це тому, що більшість наших ділових розмов носить випадковий і спонтанний характер. Ми повинні розуміти, що планування та підготовка можуть бути застосовні до цієї галузі спілкування. Існує два типи телефонних дзвінків: вихідні та вхідні. Планування вихідних телефонних дзвінків просто не займає багато часу. Тим не менш, ви можете заощадити велику частину фактичного часу розмови і, отже, більшу частину вартості дзвінків. Все, що вам потрібно зробити, це коротко і по порядку записати питання, які будуть обговорюватися під час розмови, і матиме під рукою всі відповідні документи перед дзвінком. Під час роботи з вхідними дзвінками намагайтеся відповідати на дзвінки якнайшвидше. Приймайте всі повідомлення повністю та правильно, письмово. Це гарантує, що необхідна інформація не буде забута.
Розмовляючи по телефону, будьте ввічливими, ніколи не використовуйте сленг або жаргон. Виявляйте самовладання, коли абонент роздратований чи нетерплячий. Говоріть все чітко: використовуйте ім'я того, хто телефонує. Якщо у вас немає потрібної інформації, дайте абоненту можливість передзвонити! а не чекати. Якщо ви не розумієте або погано чуєте співрозмовника, скажіть: "Вибачте, я не почув" або "Вибачте?". Слід пам'ятати, що неввічливо говорити: "Будь ласка, повторіть!"
Перш ніж сказати, що співрозмовник вийшов, спочатку запитайте: "Хто говорить?", а після відповіді запитайте: "Чи є повідомлення?" Викликаючи через усю кімнату людину, яку хочуть бачити по телефону, ніколи не закривайте рупор.
Говорячи по телефону про справи, ніколи не втрачайте самовладання.
1 завдання
Popular way of communication; to waste working time: unnecessary details of a business problem; business talking: casual: spontaneous; can be applicable to this area; outgoing calls; incoming calls; to take little time; thus, the cost of the call; briefly: the items to be discussed: relevant papers; in hand; to make a call; as prompt as possible; to take a message: it ensures you; self-control: annoyed; inpatient; to say distinctly; to hear properly; polite; to be out; calling across the room: to cover the mouthpiece; to lose temper.
Популярний спосіб спілкування; витрачати робочий час: непотрібні деталі ділової проблеми; ділова розмова: випадкова: спонтанна; може бути застосовний до цієї галузі; вихідні дзвінки; вхідні дзвінки; займати мало часу; таким чином вартість дзвінка; стисло: предмети для обговорення: відповідні папери; в руках; зробити дзвінок; якомога швидше; прийняти повідомлення: це гарантує вам; самоконтроль: роздратований; нетерплячий; говорити чітко; чути правильно; ввічливий; бути поза грою; дзвонити через усю кімнату: прикрити мундштук; вийти із себе.
2 завдання
-Таким чином; це дасть Вам впевненість: якнайшвидше: самоконтроль; вхідні дзвінки; папери, що відносяться до справи: може бути використано цій сфері; випадковість; нетерпеливий: прийняти повідомлення; не бути на місці; говорити чітко, коротко: займати мало часу; несподіваний: марно витрачати робочий час: ділові переговори; виходити з себе: непотрібні подробиці: поширений спосіб спілкування; прикривати рукою телефонну слухавку; в руках; питання, які повинні бути обговорені: вихідні дзвінки; вартість телефонної розмови.
- Thus; it will give you confidence: as quickly as possible: self-control; incoming calls; papers related to business: can be used in this area; casual; impatient: take a message; not being there; speak clearly, briefly: take up little time; unexpected: waste work time: business negotiations; lose your temper: unnecessary details: common way to communicate; cover the handset with your hand; in your hands; matters to be negotiated: outgoing calls; cost of a phone call.
3 завдання
Telephone is the most popular way of communication nowadays.
However, sometimes we are wasting too much working time discussing on the phone unnecessary details of a business problem. It happens because so much of our business talking is casual and spontaneous.
3.Planning outgoing phone calls is simple and takes little time. Yet you can save much of the actual speaking time and thus much of the cost of calls.
4.There are two types of phone calls: outgoing calls and incoming calls.
5. Dealing with incoming calls try to answer calls as prompt as possible. Take all message fully and correctly, in writing. It ensures you that relevant information is no forgotten.
. What should you do dealing with incoming calls?
All that you should do is to note very briefly, in order, the items to be discussed during the call and have all relevant papers to hand before making the call.
7. What are behavior patterns at business telephone conversations
Exercise self-control when a caller is annoyed or impatient. Say everything distinctly: use the name of the caller. Whether you do not have relevant information in hand at the moment give a caller the chance to ring back! rather than wait.
8. What should you say if you did not understand the person properly?
If you do not understand or hear your person properly. say: "Sorry, I didn't catch that" or "Sorry?" You have to remember that it is not polite to say: "Please, repeat !"
9. What should you say if the person wanted on the phone is
out?
Before saying that the person is out, first ask: "Who is speaking?" and after the answer ask: "Are there any messages?"
10. As that very polite to cover the mouthpiece?
Calling across the room to someone, who is wanted on the telephone never cover the mouthpiece.
4 завдання
1. A collective call is a telephone call in which the called party pays the costs and not the calling party, as is customary.
2. The number that connects the emergency services, ambulance, police and similar agencies in the USA and Canada is nine hundred and eleven.
In the UK, the nine hundred and ninety-nine number is used to call: Police Ambulance Fire Brigade
It's called a mobile phone
5 завдання
Number
Engaged
Connect
Who`s
Wait get
Afraid back
Take
Of
Must
Area
Read
Anything
All
Welcome
6 завдання
3)I will sign them this afternoon and send them to you.
1) Hello. My name is Beata Szlachetka. 3) I'd like to speak to Kate
Chapman, please.
- Good morning. IKI Industries.
2) How can I help you?
4) Hold the line, please.
I'll check if it's in place.
(12) - Perfect. Thank you very much. - (pauses) Hello.
5)- Kate Chapman speaking - Beata Szlachetka and I would like to speak to Kate Chapman.
6)-Hello, this is Beata. -- I'm sorry.
I didn't quite catch that.
7)-Hi, Beata.
How's it going?
9) - Good. Busy as usual.
(8) - Good, thanks. And you?
11)- Yes, they came this morning, but I haven't signed them yet.
10) - I'm just calling to see if you've received copies
of the contract.
14)- OK, there's no rush.
8 зад
Write what the secretary says:
a) if the caller wants to leave a message;
You should gather full information about the person who called:
- Name and surname of the person who called. If a foreigner is calling, be sure to clarify the spelling: Excuse me, how do you spell your name/surname?
- Company name
- Phone number where to call back.
- Message text
- Date and time of call
b) if the boss is not at home at the moment;
if the boss is not available, give a good reason why the caller should call back later and make a note of the details of the call.
c) if the caller needs to wait;
If we receive a call while we are talking to other people and ask the caller to wait on the line, try to get things done as soon as possible and get back to the phone
d) if the caller wants to be called back.
If the caller wants to be called back, your child simply writes down the name and phone number.
Напишіть, що каже секретар:
a) якщо той, хто телефонує, хоче залишити повідомлення;
Ви повинні зібрати повну інформацію про людину:
- Ім'я та прізвище того, хто дзвонив. Якщо дзвонить іноземець, обов'язково уточніть: Вибачте, як пишеться ваше ім'я/прізвище?
- Назва компанії
- номер телефону, яким можна передзвонити.
- Текст повідомлення
- Дата та час дзвінка
б) якщо начальника на даний момент немає вдома;
якщо начальник недоступний, вкажіть важливу причину, через яку телефонуючий повинен передзвонити пізніше, та запишіть деталі дзвінка.
в) якщо дзвонить потрібно почекати;
Якщо нам дзвонять під час розмови з іншими людьми та просять почекати на лінії, постарайтеся якнайшвидше закінчити справи та повернутися до телефону.
г) якщо абонент хоче, щоб йому передзвонили.
Якщо абонент хоче, щоб йому передзвонили, ваша дитина просто записує ім'я та номер телефону.