ПИТАННЯ ДО ІСПИТУ ПО ІНФОРМАТИЦІ
2 семестр
Табличні процесори. Класифікація.
Структура документа, приховування даних.
Формули в Excel, використання функцій
Арифметичні та тригонометричні функції.
Функції посилання і автопідстановки.
Функції роботи з датою і часом
Логічні функції.
Об'єднання і зв'язування електронних таблиць.
Консолідація даних в електронній таблиці.
Сортування даних, фільтрація списків: автофільтр.
Складна фільтрація: розширений фільтр
Зведені таблиці.
Аналіз та розподіл даних: перевірка значення, що вводиться.
Підбір параметра.
Таблиці підстановки даних.
Графічні можливості Excel. Майстер діаграм.
1) Табличні процесори
Для користувача Windows найбільший інтерес представляють "потужні" програми, які останнім часом стали надзвичайно популярні. (Так само як і сама операційне середовище Windows, багато її застосування розробляються фірмою Microsoft, тому в повних назвах усіх програмних продуктів присутня назва фірми, причому його часто замінюють дві літери - MS). До їх числа відносяться, перш за все, текстовий процесор MS Word, табличний процесор MS Excel, СУБД MS Access. Популярність цих програм особливо зросла з почався в 1994 р. розповсюдженням русифікованої версії пакету MS Office. Крім перерахованих додатків в цей пакет входять MS Mail - програмне забезпечення локальної мережі, MS PowerPoint - система підготовки презентацій. Пакет MS Office не просто формально об'єднує загальною назвою ці програми, а робить їх єдиною взаємозалежної системою. У цій системі кордону між, здавалося б, зовсім різними додатками виявляються розмитими. Наприклад, створюючи текст за допомогою Word, можна вставити в нього електронну таблицю, причому не статичну картинку, а справжню, «живу», яка вважає таблицю.
Використання подібних інтегрованих гнучких програмних систем - характерна риса сучасних інформаційних технологій. При цьому розробники прагнуть до того, щоб розширення можливостей системи не ускладнювало роботу користувача. У всіх додатках Windows користувач має справу з однаковим інтерфейсом. Використовуються стандартні прийоми роботи як з системними засобами, так і з прикладними програмами.
Однією з найоригінальніших ідей в області комп'ютерних інформаційних технологій стала ідея електронної таблиці. Багато фірм - розробники програмного забезпечення для персональних комп'ютерів створили свої версії табличних процесорів. З них найбільшу популярність здобули Lotus 1-2-3 фірми Lotus Development, SuperCalc фірми Computer Associates, Multiplan фірми Microsoft. Одним з лідерів в ряду електронних таблиць сьогодні є табличний процесор MS Excel.
Дана план-конспект містить методичний матеріал, призначений для освоєння роботи з табличним процесором Microsoft Excel 5.0, що входять до складу пакету Microsoft Office для операційного середовища Windows 3.1.
2) Табличний процесор Excel 5.0
Робоче поле табличного процесора розташовується на екрані дисплея. Більшу частину екрана займає вікно документа, в якому розміщується електронна таблиця, розкреслений за допомогою вертикальних і горизонтальних ліній на клітинки. Таблиця обрамлена рамкою, використовуваної для нумерації рядків і найменування стовпців. Номер поточної електронної таблиці (аркуша) висвічується в нижній частині екрана.
При заповненні таблиці і при її перегляді велику роль грає табличний курсор, який висвічує кордон осередки. Така осередок називається поточною.
Взаємодія користувача з програмою Excel здійснюється через меню команд, панелі інструментів, панель формул, рядок стану.
За допомогою меню команд і панелей інструментів користувач керує роботою табличного процесора. Конфіденційність представляють собою набори піктограм. Щоб дізнатися призначення будь-якого інструменту, досить встановити покажчик миші на відповідну піктограму, і на екрані з'явиться підказка.
Панель формул розбита на три частини. Перша частина містить адресу поточної комірки. Третю частину панелі формул можна назвати рядком введення та редагування. Тут висвічується вміст поточної комірки і набираються дані, призначені для введення в поточну клітинку. Середня частина панелі формул складається з трьох кнопок, які з'являються тільки при введенні і редагуванні даних.
Рядок стану містить індикатор стану табличного процесора або розшифровку поточної команди меню, використовуваного інструменту. Можуть бути наступні стану табличного процесора: "Готовий" - очікування набору даних або команд; "Введення" - введення даних; "Правка" - редагування даних.
Користувач має можливість змінити вид екрану табличного процесора у відповідності зі своїми потребами. Можна відключити панель формул, якщо не передбачається редагування і введення нових даних. Якщо ви володієте достатнім досвідом роботи з програмою Ехсе1 і не потребуєте вказівці поточних режимів роботи табличного процесора, розшифровці команд меню, підказкою про призначення інструментів, то можна відмовитися від рядка стану. Можна відключити або вибрати інші панелі інструментів. Такі зміни проводяться за допомогою команди Вид з меню команд.
Зміна розмірів вікна документа і переміщення вікон проводиться згідно з правилами, прийнятим в середовищі Windows.
Для швидкого переміщення покажчика миші по комірках електронної таблиці служать смуги прокрутки, використання яких також здійснюється за правилами, прийнятим в середовищі Windows.
Примітка. При використанні смуг прокрутки видимими стають нові частині таблиці, але табличний курсор не змінює свого положення.
3) Основні прийоми роботи в Excel: ведення робочої книги
Вправа 1. Запуск програми Excel
Рис. 1
Робоче поле Excel 5.0
1 - вікно документа
2 - табличний курсор
3 - меню команд
4 - панелі інструментів
5 - рядок введення та редагування
6 - рядок стану
7 - номер аркуша
Запуск програми Ехсе1 здійснюється у два етапи:
запуск середовища Windows;
запуск табличного процесора Ехсе1.
Після включення комп'ютера в командному рядку з'явиться запрошення DOS:
З : \>
Для запуску Windows треба набрати на клавіатурі WIN і натиснути Enter. Після деякої паузи з'явиться вікно Диспетчера Програм середовища Windows. Для запуску Ехсе1 необхідно відкрити групове вікно Microsoft Office, а потім встановити покажчик миші на піктограму Microsoft Ехсe1 і двічі клацнути лівою клавішею миші.
Примітка. Запропонований спосіб запуску програми спрацює тільки в тому випадку, якщо у файлі Autoexec.bat в команді РАТH вказано шлях до каталогу Windows. Якщо цього немає, то запуск програми Ехсе1 проводиться аналогічним способом, але з каталогу Windows.
Рис. 2
Меню, що управляє видом робочого поля
Вправа 2. Зміна виду екрана програми Excel
3аданіе 1. Вимкнути рядок стану:
підвести покажчик миші до команди Вид з меню команд; клацнути лівою клавішею миші; меню, що розкрилося (рис. 2) підвести покажчик миші до пункту Рядок стану 6 і клацнути лівою клавішею миші.
Завдання 2. Включити рядок стану:
підвести покажчик миші до команди Вид з меню команд;
клацнути лівою клавішею миші.
Розкрилося меню змінило свій вигляд: пункт Рядок стану не помічений галочкою;
3. встановити покажчик миші на пункт Рядок стану і клацнути лівою клавішею миші.
Завдання 3. Відключити панель інструментів форматування:
підвести покажчик миші до команди Вид з меню команд;
клацнути лівою клавішею миші;
в меню, що розкрилося підвести покажчик миші до пункту Панелі інструментів і клацнути лівою клавішею миші.
На екрані з'явиться вікно Панелі інструментів (рис. 3);
підвести покажчик до пункту Форматування і клацнути лівою клавішею миші.
Таким чином ви відключите прапорець у вигляді хрестика;
клацнути лівою клавішею миші по кнопці ОК.
Якщо ви є починаючим користувачем, то велику допомогу в роботі може надати Майстер підказок, який зображається електричною лампочкою на панелі стандартних інструментів. Якщо Майстер підказок активний, то у верхній частині екрана з'являється вікно, в якому можна отримати корисну пораду.
3аданіе 4. Активізувати Майстер підказок.
1-й спосіб.
Підігнати покажчик миші до панелі стандартних інструментів; клацнути один раз лівою клавішею миші на зображенні лампочки.
2-u спосіб.
Якщо панель стандартних інструментів відключена, то:
підігнати покажчик миші до пункту Вид з меню команд і клацнути лівою клавішею миші;
вибрати пункт Панелі інструментів, клацнувши лівою клавішею миші;
за допомогою клацання миші встановити прапорець (у вигляді хрестика) перед назвами Стандартна і Майстер підказок;
клацнути лівою клавішею миші по кнопці ОК.
Примітка. Якщо в поточному сеансі роботи був змінений вид екрану програми Excel, то він буде збережений до наступного сеансу. Ось чому важливо навчитися управляти видом екрану.
Далі ми год вами навчимося вводити і редагувати дані.
Рис. 3
Вікно Конфіденційність
Дані. Введення і редагування даних
Всі дані таблиці розміщуються в осередках. Вмістом комірки електронної таблиці може бути текст, числове значення або формула. Табличний процесор повинен «знати», якого типу дані зберігаються в конкретній клітинці таблиці для того, щоб правильно інтерпретувати її вміст. Текст і числа розглядаються як константи, тому що змінити їх можна тільки редагуванням відповідних осередків. Формули ж автоматично перераховують свої значення, як тільки хоча б один їхній аргумент був змінений.
Текст. Програма Excel сприймає як текст будь-яку введений рядок, яка не схожа ні на число, ні на формулу. Якщо ви вставите прогалину в рядок, яка без нього була б числом, то вона буде сприйматися як текст.
Після введення текстові дані автоматично вирівнюються по лівій межі осередку.
Числові константи. Числові значення, що використовуються в табличному процесорі Excel, поділяються на цілі, речові. дати, час.
Речові константи можна записувати у формі з фіксованою точкою і в формі з плаваючою крапкою. Запис числа з фіксованою точкою припускає, що число містить цілу і дробову частини, розділені десяткової коми. При запису числа в експоненційної формі спочатку записується мантиса, потім - латинська буква Е (прописна або рядкова), після неї - порядок. Мантиса може бути записана як ціла константа або константа з фіксованою точкою, а порядок - тільки як ціла константа. Числова константа в експоненційної формі трактується як мантиса, помножена на 10 у степені, що дорівнює порядку. Наприклад, числа 0,00001 і 1ОООООО можуть бути записані таким чином: 1е-5 або О.1е-4 і 1е6 або IE +6 відповідно.
Щоб ввести від'ємне значення, треба поставити знак - і (мінус) перед числом або укласти введене число в круглі дужки.
Дати та час вводяться в комірки електронної таблиці як числа. Це пояснюється тим, що надалі дата і час можуть бути використані в якості аргументів для формул. Програма Excel розпізнає такі формати для дати: 16/06/96, 16.06.96, 16/іюня/96, 16 червня 96, що означає 16 червня 1996; формати для часу: 12:10 або 12:10:04. Після введення числові дані вирівнюються по правій межі комірки.
Формули. Перед першим символом формули обов'язково ставиться знак «=» (знак рівності). Формули, занесені в осередки табличного процесора, представляють собою арифметичні або логічні вирази.
Арифметичні вираження можуть містити круглі дужки, знаки арифметичних операцій, стандартні (вбудовані) функції. Наприклад: SORT (B4-2-4 * B3 * B2); SIN (CI2).
Немає необхідності запам'ятовувати всі вбудовані функції. При введенні формул великій пригоді стане Майстер функцій, виклик якого здійснюється натисканням комбінації клавіш Shilft + F3, або кнопкою (F x) на панелі стандартних інструментів.
Найбільший інтерес представляють функції, аргументом яких є не одна клітинка, а діапазон комірок. Діапазон - це безліч осередків, створюючих в таблиці область прямокутної форми. Діапазон задається адресою клітинки, що стоїть у лівому верхньому куті, і адресою правого нижнього кута області, розділених двокрапкою. Наприклад: А2: В12.
Логічні вирази будуються за допомогою операцій відносини (<,>, =,> =, <>) і логічних операцій (логічне «І», логічне «АБО». Логічне заперечення «НЕ»). Наприклад: І (А1 <10.А1> 1); АБО (В1 <15, В1> 25): НЕ (С1 <> 0).
За допомогою логічних виразів, зокрема, задаються умови, перевірку яких здійснює умовна функція: ЯКЩО (умова, вислів?, Вираз). Якщо умова істинна, то обчислюється вираженням і його значення висвічується в осередку. містить умовну функцію. В іншому випадку обчислюється і висвічується значення виразу.
4) Структура документа, приховування даних
Тривимірні документи (блокноти, папки) - одне з найважливіших нововведень програми Excel версії 5.0, що дозволяє значно спростити і прискорити роботу з таблицями та управління робочими листами. У новій версії робочі документи можуть містити до 255 таблиць, діаграм або VBA-програм в одному файлі, а принцип роботи з ними нагадує звичайну роботу з діловими блокнотами в будь-якому офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю ділову інформацію, що відноситься до однієї теми, і зберігати її в одному файлі, що дозволяє значно підвищити наочність робочих документів.
Приховування даних - це перевага нових документів особливо проявляється при зв'язуванні даних в таблицях. У попередній версії програми у випадку, якщо потрібно було використовувати результат з якої-небудь елементу іншої таблиці, доводилося відкривати відповідний файл і зчитувати потрібну інформацію. Тепер при встановленні інформаційних зв'язків між таблицями одного документа не потрібно нічого відкривати, тому що всі таблиці знаходяться в одному файлі.
Нова технологія полегшує також аналіз даних. Щоб проаналізувати дані, розташовані в кількох таблицях, в Excel 5.0 Вам потрібно відкрити тільки один файл.
Для введення пароля необхідно викликати діректівe SaveAs з меню File. У діалоговому вікні слід клацнути по командній кнопці Options. З'являється діалогове вікно SaveOptions. У полі введення ProtectionPassword: цього вікна можна вказати свій персональний пароль, тоді при кожному виклику цього файлу програма буде запитувати пароль. При введенні пароля на екрані замість літер з'являються зірочки. Після закриття вікна SaveOptions відкривається вікно ConfirmPassword, в якому потрібно підтвердити пароль. Якщо записати пароль в полі введення WriteReservationPassword, то перед відкриттям цього файлу з'явиться діалогове вікно, в якому можна задати пароль або клацнути по кнопці Read Only. В останньому випадку файл можна переглядати, але не можна записати його на диск під тим же ім'ям.
При першому збереженні файлу директивою SaveAs відкривається діалогове вікно SummaryInfo. У цьому вікні користувач може заповнити поля введення Title:, Subject: і Keywords:. У полі Author за замовчуванням зазначається інформація, отримана програмою при інсталяції, але користувач може записати в ньому своє ім'я. У полі введення Comments можна помістити відповідні коментарі. Якщо коментарі не вміщаються у відведеному полі екрана, то на правому краї поля коментарів з'являються лінійки прокрутки для їх перегляду. Закривається інформаційне вікно клацанням по кнопці OK.
5) Формули в Excel, використання функцій
Можливість використання формул і функцій є одним з найважливіших властивостей програми обробки електронних таблиць. Це, зокрема, дозволяє проводити статистичний аналіз числових значень у таблиці.
Текст формули, яка вводиться в клітинку таблиці, має починатися зі знака рівності (=), щоб програма Excel могла відрізнити формулу від тексту. Після знака рівності в клітинку записується математичне вираз, що містить аргументи, арифметичні операції і функції.
У якості аргументів у формулі зазвичай використовуються числа і адреси осередків. Для позначення арифметичних операцій можуть використовуватися такі символи: + (додавання); - (віднімання); * (множення); / (ділення).
Формула може містити посилання на клітинки, які розташовані на іншому робочому аркуші або навіть у таблиці іншого файлу. Якось введена формула може бути в будь-який час модифікована. Вбудований Менеджер формул допомагає користувачеві знайти помилку або неправильне заслання у великій таблиці. Крім цього, програма Excel дозволяє працювати зі складними формулами, що містять кілька операцій. Для наочності можна включити текстовий режим, тоді програма Excel буде виводити в осередок не результат обчислення формули, а власне формулу. Введення формул. Програма Excel інтерпретує дані, що вводяться або як текст (вирівнюється по лівому краю), або як числове значення (вирівнюється по правому краю). Для введення формули необхідно ввести алгебраїчний вираз, якому повинен передувати знак рівності (=). Припустимо, що в комірці А1 таблиці знаходиться число 100, а в комірці В1 - число 20. Щоб розділити перше число на друге і результат помістити в комірку С1, в клітинку С1 слід ввести відповідну формулу (= А1/В1) і натиснути [Enter]. Введення формул можна істотно спростити, використовуючи маленький трюк. Після введення знаку рівності слід просто клацнути мишею по першій клітинці, потім ввести операцію ділення і клацнути по другій клітинці. Складні формули. Застосування складних формул продемонструємо на прикладі.
Рис.1. У стовпці З наведеної таблиці вказано час (в годинах), витрачений на виконання роботи, у стовпці D - вартість однієї години роботи, а в стовпці Е - проміжна сума, яку треба заплатити за цю роботу. У клітинці Е16 потрібно обчислити загальну вартість всіх робіт. Для цього туди треба записати наступну формулу: = Е12 + Е13 + Е14. Отриману суму помножте на 0,15, щоб врахувати податок на додану вартість, і результат помістіть у клітинці Е17: = Е16 * 0,15. Для обчислення загальної суми, що підлягає оплаті (наприклад, в комірці Е19) треба спочатку скласти проміжні суми, а потім результат помножити на 0,15. Формула повинна мати вигляд: = (Е12 + Е13 + Е14) * 0,15. Звичайно, можна було б і просто підсумувати вміст комірок Е16 і Е17. Для додавання чисел можна також використовувати функцію суми SUM (), тоді формула буде виглядати наступним чином: = Sum (E12: E14) * 0,15. Редагування формул. Щоб почати редагувати вміст комірки, потрібно спочатку промаркувати цей осередок. На наступному кроці необхідно включити режим редагування, натиснувши клавішу [F2] або виконавши подвійне клацання мишею. У режимі редагування у верхній частині екрану (під рядком піктографічного меню) активізується набірна рядок, у якій видно сама формула, а не результат її обчислення. 6) Оператори Усі математичні функції описуються в програмах за допомогою спеціальних символів, званих операторами. Повний список операторів дано в таблиці. Оператор Функція Приклад Арифметичні оператори - 10 - + Складання = A1 +1 - Віднімання = 4-С4 * Множення = A3 * X123 / Поділ = D3/Q6 % Відсоток = 10% Оператори зв'язку : Діапазон = СУММ (A1: C10) ; Об'єднання = СУММ (A1; A2; A6) Текстовий оператор з'єднання & З'єднання текстів Текстовий оператор з'єднання преднозначен для того, щоб при створенні зразка документа не вносити, наприклад, кожен раз вручну, дати - програма сама звертатиметься до комірки, у якій проставили дату. Функції Excel. Функції покликані полегшити роботу при створенні й взаємодії з електронними таблицями. Найпростішим прикладом виконання розрахунків є операція додавання. Скористаємося цією операцією для демонстрації переваг функцій. Не використовуючи систему функцій, потрібно буде вводити у формулу адресу кожної комірки окремо, додаючи до них знак плюс або мінус. У результаті формула виглядатиме так: = B1 + B2 + B3 + C4 + C5 + D2 Помітно, що на написання такої формули затрачено багато часу, тому здається що простіше цю формулу було б легше обчислити вручну. Щоб швидко і легко підрахувати суму в Excel, необхідно усього лише задіяти функцію суми, натиснувши кнопку з зображенням знака суми, або з Майстра функцій можна й вручну надрукувати ім'я функції після знака рівності. Після імені функцій треба відкрити дужку, ввести адреси областей і закрити дужку. У результаті формула виглядатиме так: = СУМ (B1: B3; C4: C5; D2) Якщо порівняти запис формул, то видно, що двокрапкою тут позначається блок комірок. Комою розділяються аргументи функцій. Використання блоків комірок, або областей, як аргументів для функцій доцільно, оскільки воно, по-перше, наочніше, а по-друге, при такому записі програмі простіше враховувати зміни на робочому аркуші. Наприклад, треба підрахувати суму чисел у комірках з А1 по А4.Ето можна записати так: = СУМ (А1; А2; А3; А4) Або те саме іншим способом: = СУМ (А1: А4) Створення діаграм. Працювати з електронними таблицями саме по собі велике задоволення, але якщо б вдалося перетворити сухі стовпці чисел у наочні діаграми і графіки. Таку можливість дає Excel. В Excel є два різні способи збереження в пам'яті діаграм, складених за вашими числовими даними: це, по-перше, "впроваджені" діаграми і, по-друге, "діаграмні сторінки". Впроваджені діаграми представляють собою графіки, накладені на робочу сторінку і зберігаються в цьому ж файлі; в діаграмних сторінках створюються нові графічні файли. Створити впроваджену діаграму найпростіше за допомогою Майстра діаграм, що складає частину пакета Excel. Панель інструментів діаграм. Діаграми можна створювати не тільки за допомогою Майстра діаграм. Також це можна робити і іншим способом-навіть більше швидко-за допомогою панелі інструментів Діаграма. Включити зображення цієї панелі на екрані модно за допомогою меню Вид - Панелі інструментів. Приклад: Введемо будь-які дані, на основі яких можна побудувати діаграму. Виділяємо дані і натискаємо на панелі інструментів кнопку з зображенням стрілки, спрямованої вниз, щоб відкрити список типів діаграм. Вибравши тип діаграми і задавши в робочому аркуші прямокутник необхідного розміру, запускаємо майстер діаграм. Якщо потрібно створити діаграму на окремому аркуші, то треба вибрати рядок Діаграма в полі Створити. Після короткого діалогу з Майстром діаграм буде створено окремий робочий лист. 7) Функції посилання і автопідстановки. Для виконання табличних обчислень потрібні формули. Оскільки деякі формули і їхні комбінації зустрічаються дуже часто, то програма Excel пропонує більш 200 заздалегідь запрограмованих формул, які називаються функціями. Всі функції розділені по категоріях, щоб у них було простіше орієнтуватися. Вбудований Конструктор функцій допомагає на всіх етапах роботи правильно застосовувати функції. Він дозволяє побудувати й обчислити більшість функцій за два кроки. У програмі є упорядкований за алфавітом повний список усіх функцій, у якому можна легко знайти функцію, якщо відомо її ім'я; в іншому випадку слід проводити пошук по категоріях. Багато функцій різняться дуже незначно, тому при пошуку по категоріях корисно скористатися стислими описами функцій, які пропонує Конструктор функцій. Функція оперує деякими даними, які називаються її аргументами. Аргумент функції може займати один осередок або розміщатися в цілій групі комірок. Конструктор функцій надає допомогу в завданні будь-яких типів аргументів. Конструктор функцій. Промаркіруйте ту клітинку, в якій повинен з'явитися результат обчислень. Потім клацанням по 14-й піктограмі Конструктора функцій (із позначкою fx) відкрийте діалогове вікно Конструктора. У лівому полі цього вікна перераховані категорії функцій, а в правому - функції, що відповідають обраної категорії. Для того щоб побачити всі функції, слід клацнути мишею по опції All у поле категорій. Клацніть мишею за назвою потрібної Вам функції, тоді назва функції з'явиться в окремому рядку разом з коротким описом цієї функції. Тут же вказуються типи аргументів функції і їхня кількість. Аргументи задаються на наступному кроці роботи з Конструктором. Щоб перейти до нього, клацніть по командній кнопці Next. На другому кроці в діалоговому вікні Конструктора вказуються аргументи функції. Конструктор розрізняє аргументи, які повинні враховуватися обов'язково, і необов'язкові (опціональні) аргументи. Щоб задати аргумент функції, потрібно або ввести його адресу з клавіатури, або в таблиці промаркувати область, де він розташований. Тоді адреса аргументу функції з'явиться у відповідному полі діалогового вікна Конструктора. При роботі з Конструктором завжди можна повернутися до першого кроку, клацнувши по командній кнопці Back, і вибрати іншу функцію. Якщо всі аргументи функції були зазначені правильно, у правому верхньому полі Value з'являється результат обчислення цієї функції, який буде поміщений в таблицю. Клацніть по командній кнопці Finish, щоб закрити вікно Конструктора функцій. Після цього в зазначеній комірці таблиці з'явиться результат обчислень, але комірка залишиться маркованої. У набірної рядку можна побачити обрану функцію разом з відповідними аргументами. Редагування функцій. Клацніть мишею по комірці, де знаходиться функція. Потім клацанням по піктограмі Конструктор функцій відкрийте діалогове вікно EditingFunction. У цьому вікні дається назва функції, приводиться її короткий опис і перераховуються її аргументи. Для того щоб змінити вміст поля, де знаходяться аргументи, слід або безпосередньо внести нові адреси, або промаркувати відповідну групу осередків. Після закінчення редагування слід клацнути по командній кнопці Finish. Після клацання по комірці, де знаходиться функція, в складальної рядку з'явиться текст функції, що містить значення аргументів. Тому редагування можна виконати безпосередньо в складальної рядку, не звертаючись до Конструктору функцій. Для цього потрібно клацнути мишею в тій позиції складального рядка, де необхідно виправити помилку. Зліва від рядка з'являться три командні кнопки (із позначкою X, "галочкою" та fx). У тій позиції, де був виконаний клацання, з'явиться мерехтливий текстовий курсор. З цієї позиції можна вводити нові символи з клавіатури. Клацання по піктограмі з хрестиком відміняє всі зроблені зміни, так що вміст комірки залишається без зміни. Клацання по піктограмі з "галочкою" підтверджує зміна, і в комірці з'являється нове значення. 8) Функції роботи з датою і часом Завдання 5. Визначити, скільки днів залишилося від поточної дати до 31 грудня 1998 року:
Примітка 1. Можна відмовитися від введення нових або модифікованих даних у клітинку. Для цього натисніть кнопку <Х>. яка з'являється в середній частині рядка введення та редагування. Примітка 2. Введення в клітинку даних і їх редагування можна завершувати трьома способами: 1) натисканням клавіші Enter на клавіатурі; 2) переміщенням табличного курсору в іншу комірку; 3) натисканням (за допомогою клацання лівої клавіші миші) кнопки з «галочкою», яка з'являється в середній частині рядка введення та редагування. 3аданіе 6. Замінити дату 31. 12.97 у клітинці D 1 на дату 31. 12.98. 1-й спосіб.
Рис. 4 Результати виконання Завдання 5. 2-u спосіб.
9) Логічні функції Математичною основою цифрової електроніки й обчислювальної техніки є алгебра чи логіки булева алгебра (по імені англійського математика Джона Буля). У булевої алгебри незалежні змінні чи аргументи (X) приймають тільки два значення: 0 або 1. Залежні змінні чи функції (Y) також можуть приймати тільки одне з двох значень: 0 або 1. Функція алгебри логіки (ФАЛ) представляється у вигляді: Y = F (X 1; X 2; X 3 ... X N). Дана форма завдання ФАЛ називається алгебраїчної. Основними логічними функціями є: - Логічне заперечення (інверсія) Y = - Логічне додавання (диз'юнкція) Y = X 1 + X 2 чи Y = X 1 VX 2; - Логічне множення (конь'юнкція) Y = X 1 X 2 або Y = X 1 X 2. До більш складних функцій алгебри логіки відносяться: - Функція рівнозначності (еквівалентності) Y = X 1 X 2 + - Функція нерівнозначності (додавання по модулі два) Y = X 1 - Функція Пірса (логічне додавання з запереченням) Y = - Функція Шеффера (логічне множення з запереченням) Y = Для булевої алгебри справедливі наступні закони і правила: - Розподільний закон X 1 (X 2 + X 3) = X 1 X 2 + X 1 X 3, X 1 + X 2 X 3 = (X 1 + X 2) (X 1 + X 3); - Правило повторення X X = X, X + X = X; - Правило заперечення X - Теорема де Моргана
|
- Тотожності
X 1 = X, X + 0 = X, X 0 = 0, X + 1 = 1.
10) Об'єднання і зв'язування електронних таблиць
Тривимірні документи (блокноти, папки) - одне з найважливіших нововведень програми Excel, що дозволяє значно спростити і прискорити роботу з таблицями та управління робочими листами. У новій версії робочі документи можуть містити до 255 таблиць, діаграм або VBA-програм в одному файлі, а принцип роботи з ними нагадує звичайну роботу з діловими блокнотами в будь-якому офісі. У кожному робочому блокноті можна помістити всю ділову інформацію, що відноситься до однієї теми, і зберігати її в одному файлі, що дозволяє значно підвищити наочність робочих документів.
Ця перевага нових документів особливо проявляється при зв'язуванні даних в таблицях. При встановленні інформаційних зв'язків між таблицями одного документа не потрібно нічого відкривати, тому що всі таблиці знаходяться в одному файлі.
Нова технологія полегшує також аналіз даних. Щоб проаналізувати дані, розташовані в кількох таблицях, в Excel вам потрібно відкрити тільки один файл.
11) Консолідація даних в електронній таблиці
Обмін даними дозволяє користувачу Excel імпортувати у свої таблиці об'єкти з інших прикладних програм і передавати (експортувати) свої таблиці для вбудовування в інші об'єкти.
Концепція обміну даними є однієї з основних концепцій середовища Windows. Між об'єктами, що опрацьовуються різноманітними прикладними програмами, створюються інформаційні зв'язки, наприклад, між таблицями і текстами. Ці інформаційні зв'язки реалізовані динамічно, наприклад, копія таблиці, вбудована в текст, буде обновлятися (актуалізуватися) всякий раз, коли в її оригінал вносяться зміни.
На жаль, не всі прикладні програми підтримують механізм обміну даними, але програма Excel ставиться тут до лідерів. Вона підтримує новітній стандарт в обміні даними, що називається OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).
Імпорт малюнків в Excel.
Переведіть покажчик комірок у лівий верхній ріг вільної області робочого листа і викликайте директиву Object з меню Insert. Програма Excel видає список об'єктів, які можна включити в таблицю і для якого у системі є відповідні програмні опрацювання. Утримання цього списку залежить від набору програм, які були встановлені в системі Windows. Виберіть зі списку об'єкт Paintbrush Picture і клацніть по командній кнопці OK.
Після цього викликається графічний редактор Paintbrush, в якому можна зробити малюнок або вибрати готовий за допомогою директиви Pastefrom з меню Edit. У діалоговому вікні цієї директиви виберіть файл з потрібним малюнком і завантажте його в вікно редактора. Потім викличте директиву Exit & Return з меню File, щоб вийти з графічного редактора і повернутися в програму Excel.
При виході редактор запитує, чи створювати динамічний зв'язок із цим малюнком. Тут варто відповісти Yes. Тоді створюється динамічний інформаційний зв'язок (у стандарті OLE) між малюнком на робочому листі і графічним редактором. Малюнок з'являється на робочому листі в зазначеному місці поруч із таблицею.
Редагування малюнків на робочому аркуші.
Двічі клацніть лівою кнопкою миші усередині рамки, у якій знаходиться малюнок. Після цього автоматично запускається графічний редактор Paintbrush, оскільки у нього з цим малюнком був встановлений інформаційний зв'язок.
Тепер у малюнок можна внести зміни, використовуючи кошти, що надаються графічним редактором. На закінчення потрібно викликати директиву Exit & Return з меню File, щоб вийти з графічного редактора і повернутися в програму Excel. При виході редактор знову пропонує зберегти інформаційний зв'язок. Тут також потрібно вибрати відповідь Yes. Після цього управління повертається програмі Excel, і змінений малюнок з'являється в тому ж місці поруч із таблицею.
Включення таблиці в текст.
Запустіть програму Excel і виділіть таблицю, у якій знаходяться потрібні дані. Потім клацніть на основній панелі по 5-й піктограмі. Програма Excel скопіює таблицю в буфер проміжного зберігання середовища Windows.
Завершіть роботу з програмою Excel і викликайте текстовий редактор WinWord разом із своїм документом. Клацніть мишею в тому місці тексту, де потрібно вставити таблицю. Потім на основній піктографічної панелі редактора клацніть по піктограмі вставки з буфера (у редакторі Word це 6-а піктограма, у Excel - 9-а). Після цього таблиця буде вставлена в текстовий документ.
12) Сортування даних, фільтрація списків: автофільтр
Відкрийте в меню Data підменю Filter і включіть в ньому опцію AutoFilter. У таблиці поруч з назвами полів з'являться маленькі піктограми зі стрілками. Клацніть по одній з цих стрілок, і на екрані з'явиться меню з переліком значень даного поля.
Виберіть одне значення з цього переліку. У списку залишаться тільки ті елементи, у яких значення даного поля збігається з обраним. Крім того, піктограма зі стрілкою та елементи списку будуть зображені іншим кольором. Тому ознакою можна визначити, що список був профільтрованний за вказаною полю. В лівому стовпчику з номерами рядків буде видно колишні номери елементів, які вони мали у вихідному списку.
Якщо необхідно повернутися до вихідного повного списку, то потрібно вибрати опцію All в переліку значень поля, яким виконувалася фільтрація.
Сортування списків.
Викличте директиву Sort з меню Data. Відкриється діалогове вікно цієї директиви. У групі полів Sortby цього вікна необхідно вказати критерії сортування. За замовчуванням програма пропонує в першому полі одне зі значень цього поля як критерію. У наступних полях можна додатково вказати значення, за якими будуть сортуватися елементи, що мають однакові значення в попередньому полі.
Пара селекторних кнопок Ascending і Descending, які розташовані поруч із кожним полем, дозволяє проводити сортування або в зростаючій, або в порядку спадання послідовності. Клацніть по командній кнопці OK, тоді програма Excel виконає сортування списку у відповідності з вказаними критеріями.
13) Складна фільтрація: розширений фільтр
Виберіть поле (стовпець), за яким буде проводитися фільтрація списку. Клацніть по стрілці автофільтра у вибраному стовпці, після чого на екрані з'явиться меню з переліком значень даного поля. Викличте в цьому меню директиву Custom.
Після цього з'явиться діалогове вікно CustomAutoFilter, в якому можна проводити фільтрацію за двома критеріями. Клацніть по піктограмі зі стрілкою, розташованої ліворуч від першого поля введення, тоді відкриється меню, що включає шість логічних операторів ("дорівнює", "менше", "більше" і т.д.). Виберіть у цьому меню потрібну логічну операцію, наприклад, "більше або дорівнює" (>=). У першому полі введення вкажіть деяке число або виберіть його з меню, розташованого праворуч. Нехай, наприклад, введено число 20. Тепер в правому полі записано першу умову фільтрації> = 20.
Повторіть цей крок для другого поля введення. Нехай, наприклад, там було зазначено умова <= 50. Увімкніть селекторну кнопку And, якщо потрібно, щоб виконувалися обидва умови, або кнопку Or, якщо достатньо, щоб виконувалося одна з умов фільтрації. За замовчуванням включена перша з цих кнопок. Клацніть по командній кнопці OK, тоді в таблиці з'являться тільки ті елементи, які задовольняють комбінованому логічного умові. У даному прикладі, якщо залишити включеної кнопку And, на екрані залишаться ті елементи списку, у яких значення вказаного поля розташовані в діапазоні від 20 до 50.
14) Зведені таблиці
Робота з таблицею не обмежується простим занесенням до неї даних і побудовою діаграм. Важко уявити собі галузь, де б не був потрібен аналіз цих даних. У Excel включений потужний інструмент аналізу - Зведена таблиця. З її допомогою можна аналізувати широкоформатні таблиці, які містять велику кількість несистематизованих даних, і лише кількома клацаннями кнопкою миші приводити їх у зручний і читається вигляд. Освоєння цього інструменту спрощується наявністю відповідної програми-майстра.
15) Аналіз і розподіл даних: перевірка значення, що вводиться
Для аналізу великих списків даних у програмі Excel передбачені спеціальні засоби.
Під аналізом даних тут розуміються методи, що дозволяють краще зрозуміти тенденції та закономірності, яким підпорядковуються табличні дані. Опорні таблиці (PivotTable), включені в п'яту версію програми Excel, призначені для аналізу співвідношень між даними у списку. Опорні таблиці будуються за допомогою Конструктора таблиць за чотири кроки. Структуру опорної таблиці можна легко змінити в інтерактивному режимі шляхом переміщення назв полів даних з однієї частини таблиці в іншу.
Крім опорних таблиць, в програмі Excel є й інші методи аналізу наборів даних. Дуже корисною є директива пошуку рішення рівнянь, яка за заданим значенням полів знаходить інші значення, що задовольняють певним співвідношенням.
Опорні таблиці.
Директивою PivotTable з меню Data відкрийте діалогове вікно Конструктора опорних таблиць. У цьому вікні за чотири кроки потрібно побудувати опорну таблицю.
На першому кроці слід вказати джерело надходження даних. Якщо вихідні дані знаходяться в списку, то клацніть по селекторному кнопці MicrosoftExcelListorDatabase і перейдіть до наступного кроку за допомогою командної кнопки Next.
На другому кроці потрібно вказати область робочого аркуша, де знаходиться список. За замовчуванням програма пропонує список, який розташований на активному робочому аркуші. Тут можна вказати тільки частина списку, якщо для побудови опорної таблиці інша частина не потрібна. Клацніть по командній кнопці Next, щоб перейти до наступного кроку.
На третьому кроці задається структура (Layout) опорної таблиці. У правому полі розташовані назви полів списку, а в середньому - представлення структури опорної таблиці. У це поле включається поле назв рядків, поле назв стовпців і поле даних. Щоб задати структуру таблиці, слід відбуксирувати мишею назви полів списку у відповідні поля таблиці. При побудові опорної таблиці дотримуйтеся наступних правил. Назви полів, за значеннями яких буде проводиться аналіз даних, відбуксують в полі даних Data. У полі назв рядків Row і в полі назв стовпців Column перемістіть назви полів, за значеннями яких класифікуються (розбиваються) дані. Потім клацніть по командній кнопці Next, щоб перейти до наступного кроку.
На четвертому кроці можна встановити деякі опції для побудови таблиці. У полі введення PivotTable Starting Cell вказується адреса, з якого починається побудова таблиці (лівий верхній кут). У полі введення PivotTableName можна вказати назву таблиці. За замовчуванням програма використовує назву PivotTable 1 з наступним збільшенням номера таблиці. Якщо включити контрольні індикатори Grand Totals forColumns і Grand Totals forRows, то в кожному рядку і в кожному стовпці опорної таблиці будуть обчислюватися загальні суми. Контрольний індикатор SaveDataWithTableLayout служить для збереження опорної таблиці з заданою структурою. Включення контрольного індикатора AutoFormatTable дозволяє автоматично сформатувати опорну таблицю. Після закриття діалогового вікна Конструктора командної кнопкою Finish програма Excel розміщує опорну таблицю у зазначеній позиції.
Між опорною таблицею і вихідним списком виникає статична зв'язок, тобто зв'язок, який існує тільки в момент побудови таблиці. При зміні даних у списку опорна таблиця не буде змінюватися. Щоб привести у відповідність вміст таблиці і вміст списку, потрібно викликати директиву RefreshData з меню Data.
16) Підбір параметра
1) Виберіть команду «Підбір параметра» в меню «Сервіс».
2) У полі «Встановити» у клітинці введіть посилання на клітинку, яка містить необхідну формулу.
3) Введіть шуканий результат у полі «Значення».
4) У полі «Змінюючи значення клітинки» введіть посилання на клітинку, яка містить подбираемое значення.
17) Таблиці підстановки даних
Додавання формули в існуючу таблицю підстановки з однією змінною
Формули, що використовуються в таблиці підстановки з однією змінною, повинні посилатися на одну й ту ж клітинку вводу.
1) Якщо значення розташовані в стовпці, то введіть нову формулу в порожню клітинку, розташовану у верхній частині праворуч від існуючої формули.
Якщо ж значення розташовані в рядку, то нова формула вводиться в порожню клітинку першого стовпця нижче існуючої формули.
Виділіть таблицю підстановки, включаючи стовпець або рядок, де міститься нова формула.
3) Виберіть команду «Таблиця підстановки» у меню «Дані».
4) Якщо значення розташовані в стовпці, то посилання на клітинку вводу введіть у поле «Підставляти значення за стовпцями в».
Якщо ж дані розташовані в рядку, то це посилання вводиться в полі «Підставляти значення за рядками в».
Перетворення розрахованих значень таблиці підстановки даних у константи
Перетворити окреме значення підстановки неможливо. Так як розраховані значення розташовані в масиві, то необхідно перетворити їх усі.
1) Перейдіть в таблиці всі розраховані значення.
2) Виберіть команду «Копіювати» в меню «Правка».
3) Виберіть команду «Спеціальна вставка» у меню «Правка».
4) Встановіть перемикач «Вставити» у положення «Значення».
18) Графічні можливості Excel. Майстер діаграм
Зазвичай таким наочним представленням даних користуються, коли треба показати складові частки у відсотках від цілого. Створити її на екрані можна, як і діаграму будь-якого іншого типу, за допомогою майстра діаграм. Професійне оформлення.
Для оформлення документів Excel пропонує крім графіків і діаграм можливість створювати інші графічні об'єкти, наприклад викреслювати на екрані, а потім роздруковувати прямокутники, еліпси, прямі й криві лінії, дуги та ін Можна також виконати малюнки за допомогою окремих графічних об'єктів, що ніхто не буде підозрювати, що вони виконані за допомогою Excel, а не спеціально графічного редактора. Для створення малюнків призначені кнопки, розташовані на панелі інструментів Малювання. Включити зображення цієї панелі на екрані можна за допомогою кнопки яка знаходиться на панелі інструментів Стандартна.
Обмін даними.
У всіх програмах, написаних для операційної системи Windows, користувач може користуватися її буфером обміну (Clipboard), він представляє особливу область пам'яті, що надається операційним середовищем у розпорядження різних програм. Використовуючи буфер, можна, працюючи наприклад в Excel, перерватися і практично миттєво перейти в іншу програму, яку Windows тримає для вас напоготові. Причому незалежно від поточної програми перехід здійснюється за допомогою однієї і тієї ж команди. Для цього потрібно виділити відповідні комірки. Занести дані в буфер, використовуючи для цього команду меню Правка - Копіювати, або комбінацію клавіш Ctrl + C. Тепер або сам Excel, або інша програма може вийняти дані з буфера за допомогою команди меню Правка - Вставити або однієї з двох комбінацій клавіш: Shift + Insert або Ctrl + V.