Кожній людині в своєму житті доводиться оформляти ті чи інші документи. Зараз це все частіше і частіше роблять за допомогою комп'ютера. Але, незалежно від того, пишеться чи документ від руки, чи друкується на друкарській машинці або за допомогою ПК, його оформлення підпорядковується певним правилам.
Єдині вимоги та правила оформлення документів встановлюються державними нормативними актамі7. Вони забезпечують:
юридичну силу документів;
їх оперативне складання і використання;
швидкий пошук;
можливість автоматизації роботи.
Документи друкуються, частіше за все, на аркушах формату А4 і повинні мати поля:
ліве - не менше 20 мм (звичайно, 35 мм) - для підшивки;
верхнє - не менше 20 мм;
праве - не менше 10 мм;
нижнє - не менше 10 мм.
Будь-який документ складається з набору складових його елементів (назви, тексту, підпису і т. п.), які називаються реквізітамі8. Розташування реквізитів на аркуші та їх набір для кожного конкретного документа визначається стандартом. Ми розглянемо декілька найбільш часто зустрічаються видів документів.
На малюнку показане розташування реквізитів, що використовуються в цих документах.
| Адресат | |
НАЗВА ДОКУМЕНТА Дата Номер Заголовок до тексту Текст документа Підпис |
В адресі повинні бути вказані посада, прізвище та ініціали одержувача документа (у деяких документах за традицією - і автора), наприклад:
Директору школи № 9999
Петрову В.В.
від учня 8 класу "А"
Іванова Івана
Реквізит "назва документа" проставляється на всіх документах, крім листів. Він друкується заголовними буквами (раніше - по центру рядка, тепер він, як і інші реквізити друкуються з вирівнюванням по лівому краю).
Дата - один з основних реквізитів документа, що забезпечують його юридичну силу. Частіше використовується числова запис дати, але допустима і повна.
Тема коротко описує зміст документа. Він повинен бути граматично узгоджений з назвою, відповідаючи на питання "про що?" або "чого?". Наприклад, "АКТ інвентаризації".
Після заголовної частини документа ("шапки") слід основний текст. Для нього при наборі на комп'ютері використовується "повне" вирівнювання, абзацний відступ встановлюється приблизно 5-8 мм.
Закінчує документ обов'язковий реквізит - підпис. До її складу входять: повне найменування посади; особистий підпис і розшифрування (ініціали та прізвище). Документи колегіального органу (зборів, ради, конференції тощо) підписуються його головою та секретарем. На певних видах документів підпис засвідчується печаткою, яка проставляється таким чином, щоб захопити частину найменування посади і частину особистого підпису.
Розглянемо тепер конкретні види документів.
Заява - документ, що містить прохання або пропозицію, адресований посадовій особі або організації. Цей документ повинен містити: адресу, назву документа, дату, текст і підпис.
При вступі до навчального закладу або влаштуванні на роботу може знадобитися автобіографія. Вона включає: назву, дату, текст (короткі відомості про себе в хронологічному порядку) і підпис. У ряд фірм бажаючі отримати там роботу повинні надавати документ, схожий на автобіографію - резюме. Воно також містить відомості біографічного характеру (в першу чергу, освіта, досвід роботи, навички, що мають відношення до професії), а крім того, персональні дані: прізвище, ім'я, по батькові, спеціальність, адреса і телефон, дату і місце народження, громадянство, сімейний стан (ці відомості вказуються на початку тексту).
У разі отримання, наприклад, у борг, грошей або цінностей, людина пише спеціальний документ, що підтверджує це - розписку. У ній повинні бути: назва, дата, текст і підпис. У тексті необхідно вказати паспортні дані отримав цінності, а також перерахувати отримане, зазвичай, з вказівкою вартості.
Всі ці документи є особистими. Крім них доводиться мати справу з різними видами службових документів. Найбільш часто виникає необхідність складання доповідних і пояснювальних записок, а також протоколів різних засідань.
Доповідна і пояснювальна записка по набору реквізитів схожі на заяву, відрізняються ж лише призначенням. Доповідна складається при необхідності поставити керівника до відома про ті чи інші події, а також може включати пропозиції у зв'язку з ними. Пояснювальна ж пишеться людиною, причетним до якого-небудь події, і містить опис його дій та пояснення причин, по яких ці дії вчинені.
Останній документ, який ми розглянемо, - протокол. Він фіксує хід зборів, наради, засідання і включає наступні реквізити: назва документа, дату, номер, заголовок (назва органу), текст, підписи голови та секретаря. Текст протоколу складається з вступної та основної частин. У першій зазначаються голова і секретар, а також присутні (якщо більше 10 чоловік, то тільки загальна кількість), потім - порядок денний.
В основній частині - або короткий виклад виступів і прийняті рішення щодо кожного питання, або тільки прийняті рішення.
Оскільки будь-який документ будується за деякою стандартною схемою, при оформленні їх за допомогою комп'ютера раціонально використовувати шаблони. Заздалегідь для кожного виду документів готується бланк, містить постійні реквізити (назва і т. п.) і місця для вписування змінюється інформації. Створений бланк зберігається на диску як шаблон. Потім, коли виникне необхідність, достатньо буде завантажити його, заповнити пропуски і роздрукувати готовий документ. Не знадобиться навіть вписувати вручну дату - сучасні текстові процесори роблять це автоматично, використовуючи свідчення календаря комп'ютера.
Примітки
В даний час діє ГОСТ Р 6.30-97. "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система ОРД. Вимоги до оформлення документів"
Від лат. Requisitum - необхідна