Управління запасами 3

* При оцінці використаних матеріалів за вартістю останніх протягом звітного періоду закупівель (за методом ЛІФО) спочатку визначають собівартість не використаних на кінець звітного періоду матеріалів-виходячи з їх кількості та припущення, що їх вартість складається з витрат на перші закупівлі матеріалів. Потім визначають загальну вартість використаних матеріалів, віднімаючи з суми залишків матеріалів на початок звітного періоду з урахуванням вартості надійшли за звітний період матеріалів їх вартість, що припадає на залишок матеріалів на кінець звітного періоду. Вартість використаних матеріалів (розподіл загальної вартості за відповідними рахунками бухгалтерського обліку витрат) обчислюють за середньозваженою (середньої) собівартості виходячи з кількості кожного виду матеріалів, використовуваних на виробництво.
Середню вартість одиниці кожного виду цінностей розраховують від загальної вартості та кількості використовуваних матеріалів.
* При оцінці використаних матеріалів за вартістю перших в протягом звітного періоду закупівель (за методом ФІФО) спочатку визначають собівартість на використаних на кінець звітного періоду матеріалів виходячи з їх кількості та припущення, що їх вартість складається з витрат на останні закупівлі матеріалів. Потім визначають загальну вартість використаних матеріалів, віднімаючи з суми залишків матеріалів на початок звітного періоду з урахуванням вартості надійшли за звітний період матеріалів їх вартість, що припадає на залишок матеріалів на кінець звітного періоду. Вартість вибулих за напрямами їх використання (розподіл загальної вартості за відповідними рахунками бухгалтерського обліку витрат) визначають виходячи із середньозваженої (середньої) собівартості та кількості кожного виду матеріалів, використаних на виробництво. Середню вартість кожного виду матеріалів обчислюють у залежності від загальної вартості та кількості використаних матеріалів.
Поряд з наведеними методами оцінки матеріалів при їх використанні на виробництво, організація може застосовувати метод їх оцінки за собівартістю кожної одиниці закуповуваних матеріалів.
Згідно облікової політики ВАТ «ММК ім.Ілліча», прийнятої на 2001 рік «Матеріали і МШП обліковуються відповідно на рахунках 20, 22 з виділенням субрахунків за фактичною собівартістю придбання.
Фактична вартість матеріальних ресурсів, списаних у виробництво, визначається методом «ФІФО».
Організаційна схема управління ВАТ «ММК ім.Ілліча» представлена ​​на у додатку А.
Як видно з представленої схеми, на чолі підприємства стоїть збори акціонерів, якому підпорядковується низка функціональних заступників: з економіки; з виробництва; з загальних питань, головний бухгалтер та головний інженер. Безпосередньо директору підпорядковуються також юридичний відділ, адміністративно-господарський відділ та відділ технічного контролю. У підпорядкуванні заступників знаходяться відповідні відділи і підрозділи. Заступник директора з економіки відповідає за роботу планово-економічного відділу та відділу праці та заробітної плати. У підпорядкуванні заступника з виробництва знаходяться всі начальники цехів - основних і допоміжних, а також відділ матеріально-технічного постачання. У підпорядкуванні головного бухгалтера знаходиться бухгалтерія.
Згідно Облікової політики орендного підприємства ВАТ «Маріупольського металургійного комбінату імені Ілліча», ведення бухгалтерського обліку, складання звітності повинні забезпечити: повне, своєчасне і достовірне відображення в бухгалтерському обліку всіх фактів господарської та фінансової діяльності; достовірну оцінку надходить майна за фактичними витратами на їх придбання та створення; тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам по рахунках синтетичного обліку за кожний календарний місяць, а також показників бухгалтерської звітності - даним аналітичного обліку за звітний період або на дату складання звітності; відображення в бухгалтерському обліку втрат (збитків) і пасивних зобов'язань відповідно до принципом обачності, тобто в тому звітному періоді, в якому отримана достовірна інформація про такі збитки та зобов'язання; оформлення фактів господарської діяльності юридично повноцінними документами, відображення в обліку цих фактів з дотриманням принципу пріоритету змісту перед формою: не тільки виходячи з правової форми, але і з економічного змісту і умов господарювання; реєстрацію на рахунках бухгалтерського обліку фактів фінансової та господарської діяльності в тих звітних періодах, в яких вони відбулися (мали місце) або повинні бути здійснені, незалежно від фактичного надходження або виплати грошових коштів, пов'язаних з цими фактами.
1.3 Техніко-економічна характеристика ВАТ «Маріупольський Металургійний комбінат ім.Ілліча»
Відкрите акціонерне товариство «Маріупольський Металургійний комбінат ім.Ілліча» створено Фондом Державного майна України (наказ № 86-АТ від 20.12.1996 року) і організацією орендарів Маріупольського металургійного комбінату ім.Ілліча протокол засідання зборів уповноважених Організації орендарів № 6 від 30.11.1996г шляхом зміни суб'єкта підприємницької діяльності Орендного підприємства «Маріупольський Металургійний комбінат ім.Ілліча» згідно Закону України «Про приватизацію цілісних майнових комплексів державних підприємств та їх структурних підрозділів будівлю в оренду». Іншими нормативними документами
Товариство є комерційною організацією, здійснює свою діяльність на основі професійної самостійності, господарського розрахунку і самоокупності. Товариство створене на необмежений термін.
Мета створення: отримання прибутку за рахунок ефективного економічного виробництва, реалізації металопродукції.
Місія: загальний розвиток підприємства, міста, регіону, країни
2 Організація бухгалтерського обліку запасів організації
2.1 Облік надходження матеріальних цінностей і розрахунків з постачальниками
У відповідності з виробничою програмою і нормами витрати підприємства визначають потребу в матеріальних ресурсах. Для обліку та контролю операцій з придбання матеріальних цінностей та розрахунків з постачальниками використовується журнал-ордер № 6, при використанні ЕОМ-машинограми кредитових і дебетових оборотів по рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками». Записи в журналі-ордері № 6 ведуться позиційним способом - по кожному розрахунковим документом.
Матеріали на підприємство надходять, в основному, від постачальників (дебет рахунку 20 «Матеріали», кредит рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»). Постачальниками виступають територіальні організації матеріально-технічного постачання, підприємства, взаємовідносини між якими регулюються договорами поставки.
На матеріали, що надійшли від постачальників згідно з укладеними з ними договорами, підприємство отримує супровідні документи: платіжні вимоги-доручення, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні. Ці документи реєструються працівником, які займаються постачанням, в журналі обліку вступників вантажів і перевіряються з точки зору відповідності їх умовам поставки, передбаченим договором: за асортиментом, цінами, кількості матеріалів, способу і терміну відправки та іншим. Перевірені супровідні документи підприємство акцептує. Одночасно роблять відмітку про виконання договору поставки, після чого ці документи передають до бухгалтерії підприємства для оплати.
Бартер і його використання в розрахунках з постачальниками. У зв'язку з неплатежами багато підприємств будують свої взаємовідносини на бартерній основі. Порядок відображення розрахунків з постачальниками за товари (роботи, послуги) за бартером можна бачити з таблиці 1.
Таблиця 1. Бухгалтерські записи за розрахунками з постачальниками на бартерній основі

Операції	Сума (тис. грн.)	Корреспондірующ ий рахунок (субрахунок)
		Дебет	Кредит
Пред'явлено для оплати рахунок-фактура на суму покупки на суму ПДВ	40 000 8 000	20 64.1	63 63
Зроблено залік заборгованості
реалізованих товарів (робіт, послуг) у
еквівалентному розмірі
при методі нарахувань	48 000	63	62
при касовому методі (в субрахунках малого
підприємства)	48 000	63	36.1

У даному прикладі розглянуто випадок обміну рівноцінними товарами. При обміні нерівноцінними товарами (коли ціна обмінюваного товару менше, наприклад, 36 тис. грн. (Дебет рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», кредит рахунку 36,1 «Розрахунки з покупцями і замовниками») передає, повинна сплатити різницю в цінах 12 тис. руб. (дебет рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», кредит рахунку 31 «Розрахунковий рахунок»).
Відображення в обліку матеріальних цінностей на шляху. Матеріальні цінності вважаються які у шляху, якщо вони оплачені (дебет рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками», кредит рахунку 31 «Розрахунковий рахунок»), але до кінця місяця не надійшли (або знаходяться на відповідальному зберіганні у постачальника). Бухгалтерія підприємства оприбутковує їх умовно (дебет рахунку 20 «Матеріали», 22, кредит рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядниками») у звітному місяці. Так роблять для того, щоб відобразити в балансі підприємства ці матеріальні цінності у складі виробничих запасів. У наступному місяці зазначені матеріальні цінності відновлюють на рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками» сторнировочной записом в тій же кореспонденції; в міру надходження виробничих запасів, що значаться в дорозі, вони оприбутковуються у фактично надійшли кількостях.
2.2 Облік використання матеріальних цінностей у виробничому процесі
Матеріали зі складів підприємства відпускаються в цехи для виготовлення продукції і на різні господарські потреби, а також на сторону для переробки чи реалізації як зайві і не потрібні. Як і під час вступу, так і при вибутті матеріалів зі складу на інформаційно-обчислювальний центр передаються дані, де щодня складається табуляграм «Список вибулих матеріалів зі складу». Під відпусткою у виробництво розуміється відпустку матеріалів для виготовлення продукції, виконання робіт або надання послуг. Відпуск матеріалів у комори цехів розглядається як внутрішнє переміщення матеріалів. При відсутності коморах цехів відпуск цінностей з центральних складів вважається витратою на виробництво.
Витрата матеріалів оформляється лімітно-забірними картами, накладними-вимогами на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, комплектувальні відомості, розкрійні карти та ін
Для систематичного відпуску у виробництво лімітуються матеріалів, а також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів їх відпуску на виробничі потреби використовується лімітно-забірна карта. Вона є виправдувальним документом для списання товарно-матеріальних цінностей зі складу.
Понадлімітний відпустку матеріалів і заміна одних видів матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника підприємства, головного інженера або осіб, ними на те уповноважених. При цьому виписується акт-вимога на заміну (додатковий відпуск матеріалів).
За лімітно-забірної карті ведеться також облік повернення матеріалів, не використаних у виробництві. При цьому ніяких додаткових документів не складається. Для оформлення разового відпуску матеріальних цінностей всередині підприємства і їх відпустки господарствам свого підприємства, розташованим за межами його території, а також стороннім організаціям застосовується накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів.
Застосування накладних-вимог не виключає контролю за лімітами відпуску матеріалів. Для цього використовуються відомості використання лімітів. Вони є оперативним документом, в якому робляться відповідні відмітки разових відпусток матеріалів. З метою скорочення числа первинних документів там, де це доцільно (наприклад, з цехових комор), можна оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках складського обліку. У цьому випадку видаткові документи на відпуск матеріалів не оформлюються, а сама операція проводиться на підставі лімітних карт, які виписуються в одному примірнику і не мають значення бухгалтерських документів.
При використанні обчислювальної техніки можливо застосування карток складського обліку як єдиного документа для обліку витрат матеріалів у виробництво. За даними карток видається машинограмме (відомість) витрати матеріалів за підписами цеху-одержувача матеріально-відповідальної особи складу, відпускав цінності.
Оформлення відпуску матеріалів трудомістко через велику кількість і розмаїття первинних документів. Тому важливе значення має спрощення обліку на цій ділянці. Використовуючи обчислювальні машини, можна централізовано за даними технологічних карт попередньо виписувати видаткові документи на відпуск матеріалів і до початку місяця передавати їх цехах (ділянках). Надалі ці документи будуть використовуватися цехами (ділянками) для отримання матеріалів зі складів. Крім того, значно покращує постачання цехів, дільниць, бригад і окремих робочих місць матеріалами їх централізована доставка. За такої доставки матеріалів складається спеціальний документ на відпуск (план-карта), в якій відбивається ліміт відпуску і терміни подачі матеріалів у виробництво. За цим документом склад сам виписує видаткові документи на відпуск матеріалів у межах місячного ліміту і доставляє їх у виробництво в затверджені терміни. Це значно скорочує витрати на транспортування і звільняє виробничників від турбот про матеріальне забезпечення.
Витрати матеріалів на проведення ремонтів усіх видів (поточних, середніх, капітальних) включаються до собівартості продукції підприємства. Підставою для списання матеріалів на витрати виробництва служать складаються бухгалтерською службою відомості розподілу матеріалів за напрямами видатків (центром витрат) на основі первинних документів на відпуск матеріалів.
Суми ПДВ, фактично сплачені постачальниками матеріальних ресурсів, вартість яких відноситься на витрати виробництва, повністю приймаються в залік по цих податках у бюджеті.
Облік операцій з відпуску матеріалів на невиробничі цілі. Матеріали зі складу можуть бути відпущені: на капітальне будівництво, здійснюване господарським способом, на потреби обслуговуючих виробництв і господарств; в рахунок внеску до статутного (складеного) капітал дочірнього (залежного) підприємства; передані безоплатно у порядку спонсорської допомоги юридичним і фізичним особам. Суми ПДВ з матеріальних ресурсів, сплачені постачальникам, витраченим на капітальне будівництво, приймаються до заліку на розрахунки з бюджетом. Суми ПДВ, сплачені постачальникам і зараховані припадають на матеріали, використані для невиробничої сфери, як мають спеціальні джерела фінансування, підлягають відновленню.
До обслуговуючим виробництвам і господарствам відносяться що знаходяться на балансі підприємства (або окремому балансі) належать йому об'єкти житлово-комунального господарства (житлові будинки, гуртожитки, водопровід, каналізація), побутового (перукарні, лазні, пральні, готелі), соціального (пекарні, їдальні, буфети, будинки відпочинку, пансіонати, санаторії, дитячі дошкільні установи, поліклініки, табори відпочинку) і культурного (бібліотеки, будинки культури) призначення, підсобне сільське господарство.
При безоплатній передачі матеріалів фізичним особам, включаючи членів трудового колективу, слід пам'ятати, що вартість таких матеріалів щодо оцінки за ринковою ціною включається в їх придбання і підлягає оподаткуванню прибутковим податком. Ці особи зобов'язані внести до каси підприємства суму прибуткового податку для подальшого перерахування до бюджету.
Облік операцій з реалізації матеріалів. У міру відпуску матеріалів покупцеві їх продажна ціна відображається в обліку і одночасно списується фактична собівартість. При реалізації матеріалів підприємство в обов'язковому порядку має включити в розрахункові документи на оплату окремою позицією в установленому розмірі ПДВ, яка підлягає продажу.
Не обкладаються ПДВ продаж, обмін і безоплатна передача матеріалів і малоцінних та швидкозношуваних предметів, придбаних з ПДВ для невиробничої сфери, за винятком їх реалізації за цінами, що перевищують ціну покупки.
У всіх випадках негативний результат (збитки) від реалізації матеріалів з метою оподаткування не зменшує оподатковуваний прибуток.
Якщо матеріали реалізують фізичним особам (включаючи членів трудового колективу) за ціною нижче ринкової, то різниця між ринковою і продажною ціною вважається прибутком фізичної особи і підлягає оподаткуванню прибутковим податком у покупця. Тому останній повинен бути внесений до каси покупцем.
Списання матеріалів, втрачених в результаті екстремальних ситуацій або стихійних лих. Якщо матеріали втрачені (зіпсовані) в результаті стихійних лих і екстремальних ситуацій, то їх списують за рахунок страхової організації в межах страхової суми в межах наявних у ньому коштів, а решту суми відносять на позареалізаційні втрати збитки.
Облік палива. Для обліку палива призначено субрахунок 203 «Паливо». На цьому субрахунку обліковують наявність та рух нафтопродуктів (нафта, дизельне паливо, гас, бензин тощо) і мастильних матеріалів, призначених для експлуатації транспортних засобів, технологічних потреб виробництва, вироблення електроенергії та опалення будівель, твердого (вугілля, торф, дрова та ін .) і газоподібного палива.
Бухгалтерський облік нафтопродуктів ведуть за їх видами, місцями зберігання та матеріально-відповідальних осіб, використовуючи наступні позиції: 203.1 «Нафтопродукти на складі», 203.2 «Нафтопродукти за талонами», 203.3 «Паливо в баках транспортних засобів».
На підставі подорожніх листів паливно-мастильні матеріали (ПММ) списуються на витрати виробництва і по інших напрямках. Інвентаризацію паливно-мастильних матеріалів рекомендується проводити щомісячно з тим, щоб забезпечити дієвий контроль за їх збереженням.
Рух паливно-мастильних матеріалів відображають в накопичувальній відомості фактичного розрахунку палива за звітний період. Аналітичний облік паливно-мастильних матеріалів здійснюється за кожною маркою бензину й дизельного палива.
Якщо паливно-мастильні матеріали придбані за готівковий розрахунок у автозаправних станцій при наявності чеків АЗС, до заліку приймається ПДВ, сплачений за розрахунковою ставкою
Облік запасних частин. На підприємстві облік запасних частин здійснюється на однойменному субрахунку 207 «Запасні частини», у розвитку якого відкривають позиції: 207.1 «Запасні частини» та 207.2 «Обмінний фонд».
По позиції 207.1 «Запасні частини» обліковують наявність та надходження придбаних або виготовлених власними підрозділами запасних частин, призначених для ремонтів, заміни зношених частин машини, обладнання та транспортних засобів.
По позиції "Запасні частини» також ведуть облік автомобільних шин у запасі та обороті.
Автомобільні шини (покришка, камера, ободная стрічка), що є на колесах та в запасі при автомобілі, включаються в інвентарну вартість цього автомобіля, враховуються в складі основних засобів.
Запасні частини відпущені на експлуатаційні та ремонтні роботи, списують з кредиту субрахунка 207 «Запасні частини» в дебет різних рахунків залежно від характеру витрат. Найчастіше, витрачені при виконанні особливо складного ремонту основних засобів, списуються на рахунок у випадку, коли на підприємстві обліковою політикою передбачено утворення ремонтного фонду.
Нові запасні частини видають з комор на вимогу в обмін на зношені. Зношені запасні частини, що підлягають ремонту, передають в ремонтний цех (ділянка), а після ремонту повертають на склад. Негідні запасні частини катуються прибуткують за масою лому як інші матеріали.
Облік запасних частин по субрахунку 207 «Запасні частини» на складі ведуть окремо за обліковими позиціях: «Запасні частини нові», «Запасні частини відремонтовані», «Запасні частини, що підлягають ремонту». Цей облік здійснює завідуючий складом за видами і номерами.
Реалізація контрольних функцій обліку за збереженням запасних частин передбачає систематичне проведення інвентаризацій їх запасів на складі (вибіркових і суцільних) і під звітом за відповідальними особами.
Облік тари. Він має свої особливості, які пояснюються насамперед її призначенням. Тара, призначена для постійного зберігання матеріальних цінностей на складах або для здійснення технологічних процесів виробництва продукції, залежно від її вартості враховується у складі основних засобів (на рахунку 10 «Основні засоби»-вартістю, що дорівнює 100 мінімальним розмірам оплати праці за одиницю і більше) або малоцінних предметів (на рахунку 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети» - вартістю менше вказаної межі за одиницю) як господарський інвентар. Тара, яка використовується для пакування та транспортування продукції, обліковується на субрахунку 204 «Тара і тарні матеріали» за видами: тара з деревини, картону і паперу, металу, пластмаси, скла, тканин і нетканих матеріалів. На субрахунку 204 «Тара і тарні матеріали» враховують також окремою позицією матеріали і деталі, призначені для виготовлення тари та її ремонту.
Підприємство набуває тару з боку або виготовляє її самостійно. Використаної на упаковку готової продукції тару, якщо її вартість включена у відпускну (продажну) ціну продукції, списують і включають у виробничу вартість продукції (дебет рахунку 23 «Основне виробництво»), коли затарювання здійснюють на комерційні витрати, коли продукцію упаковують після її здачі на склад готової продукції.
У синтетичному обліку тара відображається за фактичною собівартістю. Аналітичний облік тари ведуть в натуральних вимірниках та вартісної оцінки по складах, цехах, виробничих дільниць та інших місць її зберігання, по матеріально-відповідальним особам, видам і групам тари та її призначенням.
Операції руху тари (надходження від постачальників, з тарних цехів і ділянок свого підприємства, відпуск на сторону і у виробництво для пакування, внутрішнє приміщення) оформляють уніфікованими формами первинної облікової документації. Списання тари, що прийшла в непридатність внаслідок зносу, поломки, збою або псування, оформляють актом, складеним комісією, яку призначає керівник підприємства. Непридатну тару списують після підтвердження акту керівником підприємства. З метою контролю за збереженням тари підприємства зобов'язані проводити її інвентаризацію.
2.3 Автоматизація обліку виробничих запасів
В умовах функціонування автоматизованої системи управління підприємством важливе значення приділяється автоматизації розрахунків з планування, обліку і аналізу використання матеріальних ресурсів. Ці розрахунки звичайно виконуються в таких функціональних підсистемах, як управління матеріально-технічним постачанням, оперативним управлінням основним виробництвом, бухгалтерського обліку та ін
Виходячи з економічного змісту управління матеріальними ресурсами, під якими ми розуміємо процеси планування, обліку, контролю та аналізу їх використання та прийняття рішень щодо розробки та здійснення заходів, що дозволяють ліквідувати виявлені відхилення, забезпечити функціонування об'єкта в необхідних умовах, правомірно говорити про створення (або виділення ) в автоматизованій системі управління підприємством комплексної підсистеми управління матеріальними ресурсами підприємства. Така підсистема повинна включати комплекси задач з різних функціональних підсистем, які об'єднуються на основі організаційного, інформаційного, технічного, технологічного та програмного забезпечення
Ця система створюється для організації якісного управління матеріальними ресурсами на основі комплексного використання економіко-математичних методів і сучасних засобів обчислювальної техніки. Її головна мета - оптимізація планування, обліку, аналізу, регулювання та контролю процесів постачання, використання та зберігання матеріальних ресурсів; автоматизація різних процедур обробки інформації; скорочення трудомісткості і зниження вартості обробки інформації; поліпшення якості вихідної та результативної інформації. Необхідними передумовами підвищення якості та оперативності в управлінні матеріальними ресурсами на підприємстві є раціональна організація інформаційного забезпечення, оптимізація документообігу, вдосконалення структури управління підприємством. Процесами управління матеріальними ресурсами на підприємстві займаються різні підрозділи: відділи матеріально-технічного забезпечення, комплектації і кооперування, головного технолога та головного конструктора, відділ головного механіка та головного енергетика, склади відділів матеріально-технічного постачання, центральна бухгалтерія та інші. В умовах автоматизованих систем управління в контур управління матеріальними ресурсами вписується інформаційно-обчислювальний або обчислювальний центр. Таким чином, керованої частиною підсистеми будуть відділи матеріально-технічного постачання, комплектації і кооперування, головного механіка, головного технолога, головного конструктора, головного енергетика, центральна бухгалтерія, інформаційно-обчислювальний центр. Керуюча частина підсистеми - процеси організації планування, обліку, регулювання, контролю та аналізу матеріальних ресурсів.
Складовими компонентами підсистеми управління матеріальними ресурсами є різні види забезпечення, до числа яких відносяться організаційне, інформаційне, технічне, технологічне та програмне.
Організаційне забезпечення підсистеми включає проведення техніко-економічного аналізу існуючої системи управління матеріальними ресурсами, вибір і постановку задач автоматизації, розмежування функцій підрозділів в умовах автоматизованого виконання розрахунків. Основою для цього є матеріали передпроектного обстеження і висновки про необхідність вдосконалення існуючої системи управління.
Для проектування підсистеми важливо проаналізувати етапи управління матеріальними запасами. Аналіз показав, що таких етапів (функцій) можна виділити чотири: планування, облік, аудит та аналіз, регулювання.
Інформаційне забезпечення підсистеми підрозділяється на внемашинное і внутримашинное. Внемашинное інформаційне забезпечення включає класифікатори і коди інформації; первинну документацію (Нормативно-довідкову та оперативну), документообіг. Внутримашинное забезпечення містить систему програм організації, ведення і доступу даних, складу масивів на машинних носіях.
До числа застосовуваних відносяться наступні коди: цехів і відділів підприємства, включаючи склади; ділянок; матеріальних ресурсів (номенклатурних номерів матеріальних ресурсів), операцій з руху матеріалів, одиниць виміру, напрямів витрати матеріалу (виробничих витрат), готової продукції, постачальників матеріалів.
Роботу з кодування нових матеріалів виконуються бюро нормативно-довідкової інформації інформаційно-обчислювального центру. Крім цього підрозділу присвоювати коди новим матеріалам ніхто на підприємстві не має права. Після закінчення кодування отримана інформація була перенесена на машинограми, проконтрольована, введена в ЕОМ, записана на магнітні диски (дискети), де зберігається як нормативно-довідкова.
Система документації включає нормативно-довідкову та оперативну. Нормативно-довідкова містить технологічну, довідкову та кондукторської документацію, в якій міститься така інформація, як найменування деталей, складальних одиниць; назва одиниць виміру, матеріалів; по детальні норми витрат матеріалів; номенклатуру-цінник сировини, матеріалів і комплектуючих виробів; класифікатор груп матеріалів для об'єднання у вільну номенклатуру; відповідність діапазону коду матеріалів кодами оперативних бюро у відділі матеріально-технічного постачання.
Важливе місце серед оперативної документації займає облікова. Вона підрозділяється на прибуткову та видаткову. До прибуткових документів відносяться прибуткові ордери, накладні прибуткові документи на переміщення. До видаткових документів відносяться лімітно-забірні карти, вимоги на переміщення, накладні на відпуск матеріалів на сторону.
Слід зазначити, що видаткових документів, що виписуються вручну, зведено до мінімуму. Основний первинний документ - лімітна карта для цехів основного виробництва - друкується на ЕОМ. Застосування типової первинної документації дозволило скоротити число форм, уніфікувати прищепила заповнення, скоротити трудомісткість виписки і подальшої обробки даних.
Внутримашинное інформаційне забезпечення представлене у вигляді відповідних масивів (файлів) інформації, що зберігаються на магнітних дисках і магнітних стрічках.
Велика питома вага займають нормативно-довідкові масиви, об'єднані в базу даних з використанням пакету прикладних програм.
Технічне та технологічне забезпечення включає комплекс технічних засобів, призначених для ефективного функціонування підсистеми і технологічний процес обробки інформації.
Велика увага була приділена розробці технологічного процесу обробки інформації. Він включає чотири етапи: збір та підготовку інформації для машинної обробки; попередній контроль вхідної інформації на ЕОМ; проведення розрахунків за завданнями на ЕОМ; контроль і видача результатів інформації.
Етап I. Він включає збір і підготовку первинної інформації та
отримання машинних носіїв. Збір і прийом первинної інформації проводиться двома способами. При першому використовуються зазвичай первинні документи, які комплектуються в пачки підрозділами і передаються на ІОЦ. На ІОЦ здійснюється ретельний контроль цих документів, що відповідає вимогам автоматизованої обробки інформації та підготовка потім носіїв інформації на перфокартах. Другий спосіб передбачає використання периферійної техніки для обробки первинних документів (видаткових і прибуткових) з одночасним отриманням машинних носіїв. Дані, нанесені на перфострічку, віддаються потім по каналу зв'язку на ЕОМ.
Етап П. Він призначений для попереднього контролю вхідної інформації і для організації більш якісного виконання наступних розрахунків. Він включає програми компонування з контролем, накопичення інформації, що вводиться, печатки двох контрольних машинограм, реєстрацію і отримання контрольних підсумків. Традиційні методи контролю інформації перед введенням в ЕОМ дуже трудомісткі і, крім того, є такі недоліки. При подвійний перфорації раціонально використовуються перфокарти (перфострічки) і в той же час, як при застосуванні контрольніков (методі верифікації), не знижується необхідність отримання контрольних сум з подальшою їх перевіркою, а тільки зменшується число контрольованих реквізитів. Недоліком рахункового контролю є те, що практично складно ставити під контроль всі реквізити і, отже, частина реквізитів не контролюється. Крім того, при використанні цих методів необхідний контроль інформації при введенні в ЕОМ.
Етап III. Він призначений для проведення розрахунків за завданнями на ЕОМ, виконується автоматично і складається з десяти підетапів. Після того як вся інформація з відповідної задачі пройшла попередній контроль, працівник, відповідальний за випуск звітних зведень, доповідає про готовність інформації. Це є підставою для включення завдання у графік виконання робіт на ЕОМ.
Етап IV. Він виконує функцію контролю і видачі результативної інформації. Працівники бюро підготовки інформації перевіряють машинограми з відповідними підсумками, візуально переглядають якість друку і передають їх замовникам.
3 Аудит запасів організації
3.1 Методика аудиту виробничих запасів
Значення аудиторської перевірки операцій з товарно-матеріальними цінностями організації велике. Крім записів бухгалтерського обліку джерелом інформації та товарно-матеріальних цінностях служить первинна документація: прибуткові ордери, вимоги та інші, що розглядаються нами у другому розділі дипломної роботи. Первинні документи по надходженню і витраті виробничих запасів грають важливу роль в організації матеріального обліку, так як є його основою. Безпосередньо за первинними документами здійснюють попередній, поточний і послідовний контроль за рухом, збереженням і подальшим використанням матеріальних ресурсів. Первинні документи з руху матеріалів повинні ретельно оформлятися, обов'язково містити підписи осіб, які вчинили операції та коди відповідних об'єктів обліку. Контроль за дотриманням правил оформлення руху матеріальних ресурсів покладено на головного бухгалтера та керівників відповідних підрозділів розглянутого підприємства.
Приступаючи до перевірки аудитору необхідно вивчити всі нормативні документи, що стосуються порядку прийому, обліку, зберігання та відпуску матеріальних цінностей, зокрема, положення з обліку матеріалів, тари, малоцінних і швидкозношуваних предметів, про порядок видачі довіреностей матеріально-товарних цінностей та інші.
Основною метою аудиторської перевірки є отримання достовірності інформації:
про наявність, рух та оцінці наявних матеріальних цінностей; про забезпечення схоронності цінностей і дотримання встановлених нормативів їх виробничого споживання;
про розподіл вартості витрачених на виробництво матеріальних цінностей по об'єктах калькулювання.
Методика аудиту матеріальних цінностей містить ряд етапів. Розглянемо кожен з них.
Етап 1. Перевірку операцій з матеріальними цінностями рекомендуємо починати з аналізу їх оцінки, так як у фактичну собівартість придбання матеріалів крім їх вартості за цінами придбання включаються також: транспортно-заготівельні витрати; сплачуються постачальницьким організаціям комісійні винагороди; мита; оплата послуг стороннім організаціям з транспортування, доставки і зберіганню цінностей. У той же час аудитор повинен перевірити, чи не включалися у вартість матеріалів витрати на утримання складів, відділів постачання і збуту виробництва або витрати на відрядження працівників для оформлення та узгодження договорів на постачання матеріалів, які повинні включатися до складу загальногосподарських витрат.
Етап 2. Він включає три основних питання: інвентаризація товарно-матеріальних цінностей; перевірка повноти їх оприбуткування; аналіз правильності списання.
Перевірка запасів розглядається звичайно як основна частина аудиту на тих підприємствах, де їх сума є значною величиною. Навмисне або ненавмисне перекручення кількості або оцінки даних по запасах миттєво позначається як на фінансові результати підприємства (оскільки впливає на визначення собівартості реалізованої продукції), так і на балансі в цілому.
Відсутність об'єктивної інформації про стан і вартісній оцінці товарно-матеріальних цінностей негативно позначається на фінансовому стані підприємства, оскільки, по-перше, адміністрація підприємства не має можливості точно планувати діяльність підприємства, по-друге, спотворюються показники фінансового стану підприємства, і зовнішні користувачі звітності ( кредитори, банки, інвестори) не можуть об'єктивно судити про рентабельність та платоспроможності підприємства, по-третє, відбувається спотворення сум податків.
У функції аудитора при перевірці товарно-матеріальних цінностей входять: присутність при інвентаризації, якщо запаси значні і аудитор ставиться з довірою до очікуваних результатів, наглядати за виконанням процедур інвентаризації та ідентифікації з метою визначення ступеня відповідності їх інструкцій, розробленим адміністрацією, або нормативним законодавчим актам; їх здатності вирішити потрійну задачу: забезпечити точність результатів інвентаризації та відображення останніх; усунути подвійний рахунок і забезпечити повноту охоплення запасів; виявити застарілі, повільно обертаються і пошкоджені запаси; перевірка правильності підрахунку на основі випадкової вибірки; перевірка правильності віднесення операцій до звітного періоду на ділянках, де здійснюється рух запасів (це необхідно для підтвердження точності і повноти обхвату при інвентаризації); отримання задовільних пояснень з приводу невідповідностей обліковими даними і коректування останніх; перевірка правильності оцінки фактичного обсягу запасів.
Основним регулюючим документом є методичні вказівки по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, Відображення інвентаризації в бухгалтерському обліку регулюється Положенням про бухгалтерський облік та звітності.
До проведення інвентаризації аудитору слід запитати документи про результати інвентаризації за минулі періоди, проаналізувати зміни в кількості та структурі запасів, обговорити з адміністрацією питання організації та проведення контрольно-інвентаризаційної роботи; ознайомитися з номенклатурою та обсягами товарно-матеріальних цінностей, а також отримати інформацію про всі місцях їх зберігання; виявити дорогі об'єкти і методи їх обліку; проаналізувати систему внутрішнього контролю, зберігання та документування руху цінностей; домовитися про участь в інвентаризації компетентних фахівців і проінструктувати їх.
Терміни і частота проведення інвентаризацій передбачені Законом про бухгалтерський облік та звітності. При зміні матеріально-відповідальних осіб, зміні форми власності підприємства також потрібне обов'язкове щорічне проведення інвентаризації в кінці року, але не раніше 1 жовтня звітного року.
Слід мати на увазі, що в обов'язки аудитора не входить проведення інвентаризації, оскільки в Законі про бухгалтерський облік та звітності цей обов'язок покладено на керівника підприємства.
Аудитору слід переконатися в тому, що проведення інвентаризації починають з отримання останнього товарного звіту з усіма документами, а також підписи матеріально-відповідальної особи про те, що всі товарно-матеріальні цінності та всі документи як по приходу, так і по витраті їм пред'явлені.
При проведенні інвентаризації аудитор не повинен входити до складу інвентаризаційної комісії, але спостерігаючи за її роботою, він стежить за правильністю виконання процедур, які дозволять правильно ідентифікувати запаси, визначити їх кількість. Аудитор проводить контрольні перевірки, час від часу звіряючи свої записи із записами інвентаризаційної комісії. Перш за все він звертає увагу на дорогі, застарілі або пошкоджені цінності; досліджує, чи зберігаються запаси третім особам окремо з тим, щоб відстежити правильність їх відображення в обліку. На основі цього встановлюється достовірність визначення залишків цінностей.
Особлива увага при проведенні інвентаризації слід звертати на номери, марки, найменування товарно-матеріальних цінностей. Іноді при звіряння номерів та марок, зазначених у паспортах та даних прибуткових документів, виявляється заміна нового автомобільного мотора було у використанні або дорогого дешевим.
При аудиті запасів і незавершеного виробництва їх неправильне відображення безпосередньо позначається на фінансових показниках. Необхідно перевірити правильність віднесення операцій до даного звітному році, для чого аудитор повинен зосередитися на ряді моментів.
За реалізованим або відвантажених у звітному році товарно-матеріальних цінностей треба зіставити враховані в кінці року в журналах-ордерах відвантаження з накладними та виставленими рахунками. Аудитору необхідно знати метод обліку реалізації, застосовуваний клієнтом.
Підприємство у своїй обліковій політиці при визначенні реалізації продукції з надходження грошових коштів має спиратися на умови господарських договорів, які передбачають передачу прав власності на продукцію на дату її оплати. Для цілей бухгалтерського обліку слід керуватися припущенням тимчасової визначеності фактів господарської діяльності. Для цілей оподаткування (згідно з Положенням про склад витрат по виробництву і реалізації продукції (робіт, послуг) та про порядок формування фінансових результатів, що враховуються при оподаткуванні прибутку, допустимо використовувати два методи визначення реалізації продукції - з моменту відвантаження, або по моменту оплати.
При перевірці подій після дати складання балансу і встановлення правильності їх віднесення до того чи іншого звітного періоду аудитор повинен виконати такі процедури: відібрати операції з відвантаження товарно-матеріальних цінностей, враховані на початку наступного року для вибіркового тестування та звірити їх з накладними та виставленими рахунками; переконатися, що серед врахованих операцій немає таких, які б ставилися виходячи з дат відвантаження в первинних документах до звітного року.
Аналогічні тести проводяться відносно правильності віднесення за періодами оприбуткування товарно-матеріальних цінностей. При перевірці відображення аудитор концентрує увагу на даних рахунків-фактур на товари, що надійшли в самому кінці звітного періоду, а також даних рахунків-фактур на товари, що надійшли на самому початку нового звітного періоду, їх відображення на рахунках бухгалтерського обліку (за дебетом рахунків запасів: 20 «Матеріали», 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети», 28 «Товари» та кредитом розрахунку рахунків з кредиторами: 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками»).
Потім проводиться оцінка надходження товарно-матеріальних цінностей, що були в звітному періоді, на які рахунки-фактури поки не надійшли. Аудитор повинен переконатися, що вони правильно відображені на рахунках за цінами останнього надходження від даного постачальника.
Дуже важливо, щоб аудитор з метою подальшого контролю відразу ж після закінчення інвентаризації зняв копію інвентаризаційної відомості, оскільки на практиці зустрічалися випадки, коли в інвентаризаційні відомості вносилися суттєві зміни.
У інвентаризаційні відомості складаються за результатами інвентаризації включають дані про виявлені надлишки та недостачі. Аудитор перевіряє правильність даних, включених до інвентаризаційної відомості, тобто проводить звірку фактичної наявності грунтуючись на своїх записах результатів інвентаризації та облікових даних. При цьому аудитор звертає увагу на можливі ознаки, що свідчать про приховування нестач, а саме: необумовлені виправлення цін, кількості та сум окремих товарів (матеріалів) у відомостях, підчистки записів; додавання і дописки цін в інвентаризаційні відомості; виправлений підрахунок одиниць товару по сторінках опису ; перевірки окремих товарів у кінці опису та інші.
Якщо за результатами проведеної інвентаризації виявлено розбіжності фактичної і облікової кількості, то необхідно з'ясувати:
а) наскільки часто зустрічаються розбіжності і яка їхня значимість;
б) вплив цих розбіжностей на план вибіркової аудиторської перевірки.
Якщо загальна сума перевищує припустиму похибку, то аудитор повинен прийняти
рішення про те, як слід оцінити сальдо звітів товарно-матеріальних
цінностей. Найімовірніше аудитор збільшить обсяг вибірки, однак, якщо
очевидно що рівень помилок надто високий, то найпростішим способом
вирішення проблеми буде вимога аудитора до клієнта суцільний
інвентаризації запасів у найближчі терміни і про вдосконалення системи
внутрішнього контролю.
Якщо за результатами проведеної інвентаризації виявлено розбіжності фактичної наявності та облікових даних, повинен бути випущений наказ керівника підприємства і відповідно до його вказівок розбіжність має бути виправлене. Облікові дані слід замінити фактичними або ж, якщо матеріально-відповідальна особа не згідно в недостачі, його доводи повинні бути проаналізовані та проведена повторна інвентаризація. Крім того, перевіряється своєчасність і ефективність стягнення з відповідальних осіб заборгованості по нестачах цінностей, виявлені за минулі періоди.
Практика показує, що врахування виявлених надлишків і недостач веде до відхилень від приписаних норм бухгалтерського обліку, наприклад, часто нестачі зараховуються надлишками щодо різних товарів, надлишки і недостача невірно відображаються на рахунках бухгалтерського обліку.
Надлишки виявлені в ході інвентаризації повинні бути оприбутковані за дебетом рахунків товарно-матеріальних цінностей Виявлені недостачі повинні бути віднесені на рахунок розрахунків з винними особами. Недостача товарів може бути віднесена на витрати, якщо винуватці не встановлені або у стягненні з винних осіб відмовлено судом.
При проведенні інвентаризації товарно-матеріальних цінностей аудитор може зіткнутися з деякими труднощами.
Труднощі ідентифікації. Окремі види запасів складно визначити, а отже й оцінити через складнощі, пов'язаних з особливостями технологічного процесу. У цьому випадку слід використовувати такі методи ідентифікації запасів, застосування яких могло б гарантувати отримання надійних аудиторських доказів. Іноді в цьому випадку потрібна консультація фахівців.
Крім того, в організаціях може бути велика кількість (до декількох тисяч) найменувань-менш однорідних запасів (наприклад, електромонтажне апаратури), які можуть мати досить складну систему ідентифікації (наприклад, десятирозрядний цифрові коди). Таке розмаїття ускладнює перевірку.
Труднощі у визначенні кількості обумовлені:
застосуванням вибіркового дослідження - в рамках однієї перевірки зазвичай неможливо перевірити всі запаси одним методом, проте у разі повної невідповідності облікових записів про запаси фактичній наявності, практично немає іншого виходу як спробувати перевірити всі товарно-матеріальні цінності, відмовившись від вибіркового дослідження;
трудністю відвідати одночасно всі місця зберігання запасів;
специфікою контрольних процедур - необхідно переконатися, що не було повторного рахунку, випадкового або навмисного недообліку цінностей;
природою інвентарізуемое цінностей (наприклад, інвентаризація тріски, запасів колод на целюлозно-паперових комбінатах, незавершеного виробництва в хімічній промисловості і т.д.).
Таким чином, аудитор перевіривши відповідність застосовуваних методів оцінки нормам обліку, зможе сформувати думку щодо того, наскільки вірно й суб'єктивно вони відображені у фінансовій звітності.
При перевірці повноти оприбуткування і правильності списання товарно-матеріальних цінностей аудитору слід знати, що для контролю операцій з придбання матеріальних цінностей та розрахунків з постачальниками використовується журнал-ордер № 6, а при використанні електронно-обчислювальних машин - машинограми кредитових і дебетових оборотів по рахунку 63 « Розрахунки з постачальниками і підрядчиками ». Записи в журналі-ордері № 6 ведуться позиційним способом - за кожним документом (рахунку-фактурі). Якщо при прийманні матеріальних цінностей встановлено недостача вантажів у дорозі понад норм природного убутку або пред'явлена ​​претензія постачальнику за сортності, комплектності тощо, то на суму недостачі (претензії) за дебетом рахунка 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками». Виявлені при прийманні надлишки матеріалів оприбутковуються звичайної записом:
дебет рахунку 20 «Матеріали»;
кредит рахунку 63 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками». І показуються в журналі-ордері № 6 окремими рядками як невідфактуровані поставки. При перевірці повноти оприбуткування товарно-матеріальних цінностей аналізуються розрахункові документи, що надходять від постачальників: платіжні вимоги, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні з різного роду додатками. Прибулі на підприємства товарно-матеріальні цінності повинні своєчасно оприбутковуватися на склад або, якщо вони відразу не передані у виробництво, оформлятися як надійшли на склад і відпущені потім у виробництво, про що в документах робляться спеціальні позначки. У цьому випадку працівник складу підтверджує наявність і передачу товарно-матеріальних цінностей у виробництво. Як свідчить практика ревізійна іноді порядок передачі цінностей у виробництво, минаючи склад, порушується, що призводить до зловживань.
Товарно-матеріальні цінності повинні оприбутковуватися у відповідних одиницях виміру. Приймання та оприбуткування товарно-матеріальних цінностей від постачальників може оформлятися прибутковими ордерами, що виписуються на підставі розрахункових та інших супровідних документів постачальників, але на фактично прийняте кількість цінностей.
Особливо ретельно аудитор повинен аналізувати документи на списання матеріалів у виробництво і їх нормування. Найбільшого поширення в якості витратних документів отримали лімітно-забірні (лімітні) карти.
Якщо потреба в матеріалах нерегулярна, то їх відпускають на вимогу. Матеріальні цінності оприбутковуються і відпускаються за вагою, обсягом, площі або рахунку, а іноді враховуються у двох одиницях виміру. При цьому фактичним витратою матеріалів вважається їх споживання у процесі виробництва. Відпустка самих матеріалів у цехові комори слід розглядати як переміщення матеріальних цінностей. Тому аудитор повинен відзначити як недолік практику приймання матеріалів та відпуску у виробництво без зважування, виміру, перерахунку або без технічних випробувань їх якості. Нерідко це призводить до утворення прихованих від обліку лишків матеріальних цінностей. Синтетичний облік використання матеріалів здійснюється в журналах-ордерах № 10 і № 10 / 1 або в які їх замінюють, машинограмах. Записам у цих регістрах зазвичай передує угруповання видаткових документів за напрямками витрачання матеріалів. Аудитору слід звертати увагу на постановку контролю за невідфактуровані поставки. Надійшли у звітному місяці невідфактуровані матеріальні цінності, за якими постачальники не пред'явили до оплати рахунків-фактур, відображаються в журналі-ордері № 6 за умовною оцінкою роздільно по кожній поставці, причому замість номера рахунку ставиться літера "Н". У наступному місяці за надходження звітів ці записи сторнуються з одночасним оприбуткуванням матеріалів за фактичною собівартістю на підставі розрахункових документів постачальників.