Удосконалення управління праці

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

ЗМІСТ
"1-3" Вступ ............................................ .................................................. ....... 3
Глава 1. Теоретичні аспекти управлінської праці ........................ 5
1.1. Поняття управлінської праці, особливості трудової діяльності керівника .......................................... .................................................. .............................. 5
1.2. Системний підхід в управлінні .............................................. .............. 8
1.3. Рекомендації щодо вдосконалення діяльності керівника та умов роботи .......................................... .................................................. ............................ 11
Глава 2. Проектування раціональної організації праці керівників 17
2.1. Фотографія робочого дня керівника, розрахунок раціонального використання робочого часу, рекомендації щодо вдосконалення управлінського праці 17
2.2. Планування робочого дня керівника, принципи економії робочого часу ......................................... .................................................. ............................. 23
2.3. Приблизний план робочого дня керівника відділу продажів ТОВ "МегаТекс" 25
Висновок ................................................. ............................................ 28
Список використаної літератури ...................................... 30

Введення
Протягом усього життя людського суспільства були ті, хто керує і ті, ким керують. Але люди до початку 20 століття мало надавали значення поняття управління. Керівники (прикажчики, розпорядники та інші) управляли, спираючись на інтуїцію. У той час не замислювалися над цим серйозно. З початку 20 століття управління починає виділятися в самостійну науку і продовжує розвиватися в даний час. На протязі розвитку цієї науки основна увага приділялася тому, як керівник повинен керувати, щоб організація працювала ефективно. Але, на жаль, мало уваги приділяли тому, як організувати роботу самого керівника.
Сучасний розвиток суспільства показує, що успішна діяльність організації багато в чому залежить від вмілого і грамотного керівництва. У свою чергу необхідно пам'ятати, що будь-яка організація являє собою єдине ціле і якщо роботу самого керівника не організувати належним чином, то керівник не зможе працювати ефективно, що, безсумнівно, вплине на роботу всієї організації.
Якщо керівник не спланує і правильно не організує свою роботу, то це призведе до втрат робочого часу, зайвої перенапруження і, в кінцевому рахунку, позначиться на якості управління.
В даний час в світі інформаційний потік зростає в геометричній прогресії.
Метою даної роботи, є розгляд організації праці керівників, а також моделювання методів його вдосконалення. Тобто: як організувати роботу керівника, щоб його праця була найбільш ефективним. Але слід пам'ятати, що праця керівника настільки специфічний, що правильно організувати його досить проблематично.
Досягнення поставленої мети буде здійснено, через вирішення наступних завдань:
Визначення специфіки діяльності керівників, факторів, що впливають на цю діяльність
Розгляд методів удосконалення діяльності керівника та умов управлінської праці
Практичне планування вдосконалення праці керівника і економії робочого часу на прикладі ТОВ "МегаТекс"
У першому розділі будуть розглянуті теоретичні аспекти управлінської праці, розкрито системний підхід управління. Другий розділ присвячено вирішенню практичного завдання вдосконалення управлінської праці, з використанням різних методів та інструментів.

Глава 1. Теоретичні аспекти управлінської праці
1.1. Поняття управлінської праці, особливості трудової діяльності керівника
Управлінська діяльність - це специфічний різновид трудового процесу, яка характеризується всіма властивими йому елементами: предметом праці, засобами праці, самою працею, а також його результатом.
Предметом і продуктом праці в управлінні є інформація, у результаті управлінської діяльності на її основі створюється рішення. Засобами управлінської праці буде все те, що сприяє проваджень операцій з інформацією - комп'ютери, телефонні розмови, листування, ділові зустрічі.
Керівник, як особливий вид працівників, є важливою складовою частиною колективу. Мета управлінської праці - досягнення спільної мети підприємства, а колектив підприємства тільки тоді досягне цієї мети, якщо всі будуть працювати в дусі співробітництва та взаєморозуміння. Це можливо, тільки у разі правильної організації роботи самого керівника.
Загалом трудову діяльність керівника можна розділити на 4 функції. Це: планування, організація, мотивація, контроль. Але не слід думати, що тільки керівник виконує ці функції. Йому активно допомагають інші працівники. [6]
Керівник як було зазначено вище - особливий працівник в організації і тому йому властиве деякі особливості, які відрізняють його від інших членів колективу. Можна виділити наступні особливості:
1. Керівники безпосередньо не пов'язані зі створенням матеріальних цінностей, хоча активно беруть участь в організації виробництва;
2. Робота керівника в основному розумова;
3. Нелімітірованность роботи керівника;
4. Підвищені нервово-психічні зусилля керівника пов'язані з керуванням людьми і прийняттям відповідальних рішень;
5. Праця керівників не подається кількісному обліку;
6. Необхідність прийняття великої кількості рішень за короткий період;
7. Якщо робітник у перебігу своєї робочої зміни виконує, в основному, кілька операцій, то керівник протягом свого робочого дня виконує безліч всіляких операцій;
8. Робота керівника в основному не має чіткого завершення.
Всі перераховані вище особливості необхідно враховувати при організації праці керівника і розглядати їх всі разом і взаємопов'язано один з одним.
Крім особливостей управлінської праці, для ефективної його організації, необхідно враховувати, чим займається керівник протягом робочого дня. Як вже було зазначено вище, робочий день керівника не лімітований і різноманітний. Якщо представити в загальному вигляді, то можна сказати, що керівник протягом свого робочого дня виконує наступні види робіт (за даними різних джерел):
· Заплановані засідання, зустрічі »60 - 65%;
· Розмови по телефону »3 - 6%;
· Робота з документами »17 - 22%;
· Поїздки, огляди »3 - 7%;
· Незаплановані зустрічі »7%;
· Відпочинок »2%;
· Втрати часу »2%.
Наведені вище дані характеризують загальну ситуацію і варіюються залежно від особливості праці. [5]
Керівник це людина і так як він діє в реальних умовах, то на нього впливають багато чинників. Не слід забувати також, що на нього і деякі обмеження. В цілому фактори, що впливають на роботу керівника наступні:
Психологічні - нематеріальні чинники, що допомагають керівнику працювати більш ефективно у відповідності зі своєю особистістю і потребами. До таких факторів можна віднести:
· Естетика робочого місця;
· Задоволеність роботою;
· Соціальний статус;
· Інші.
Фізіологічні - фактори, пов'язані з можливостями людини і впливом навколишнього середовища. До них відносяться:
Обсяг сприйманої інформації - людина не може засвоїти більше певної кількості. Відповідно до досліджень за 1 секунду людина здатна засвоїти близько 5-7 алфавітно-цифрових знаків. Дана вимога потрібно враховувати при прийнятті рішень. Керівнику необхідно працювати тільки з релевантною (відноситься до справи) інформацією, в іншому випадку буде витрачено зайвий час. Задачу первинної обробки інформації або збір потрібної можна доручити аналітичного відділу.
Навколишнє середовище - людина як живий організм схильний до впливу зовнішнього середовища, що робить істотний вплив. До таких факторів належать:
· Температура навколишнього повітря;
· Навколишній звук;
· Освітленість робочого місця;
· Інші.
Норма керованості - необхідно точно визначити зі скількома підлеглими керівник буде безпосередньо взаємодіяти.
Ступінь матеріальної задоволеності - тісно пов'язана з психологічноїзадоволеністю. Практика менеджменту показує, що в більшості випадків підвищення матеріального стимулювання не призводить до підвищення продуктивності в тому ж обсязі.
Усі розглянуті фактори в тій чи іншій мірі впливають на діяльність керівника, а значить повинні враховуватися при науковій організації виробництва. Причому всі чинники повинні враховуватися у взаємозв'язку, а не як окремі. Складністю тут є те, що немає можливості, в більшості випадків, відразу оцінити вплив кожного чинника на роботу керівника. Це, безперечно, ускладнює процес ефективної організації праці керівника.
Особливості діяльності керівники, фактори, що впливають на неї ззовні, а також самі функції виконуються керівником в процесі вдосконалення управлінської праці повинні розглядатися системно і нерозривно для досягнення найвищого результату. [2]
1.2. Системний підхід в управлінні
Як вже зазначалося раніше всі елементи управлінської праці необхідно розглядати як єдину систему.
Системний підхід - це підхід до дослідження об'єкта (проблеми, явища, процесу) як до системи, в якій виділені елементи, внутрішні та зовнішні зв'язки, найбільш істотним чином впливають на досліджувані результати його функціонування, а цілі кожного з елементів, виходячи із загального призначення об'єкту .
Можна також сказати, що системний підхід - це такий напрям методології наукового пізнання та практичної діяльності, в основі якого лежить дослідження будь-якого об'єкта як складної цілісної соціально - економічної системи. [9]
В області прийняття рішень системне мислення сприяло класифікації різного типу рішень. Були розроблені поняття визначеності, ризику і невизначеності. Були впроваджені логічні підходи до прийняття складних рішень (багато з яких мали математичну основу), що надало велику допомогу менеджерам у поліпшенні процесу і якості прийняття рішень.
Крім того, значення системного підходу полягає в тому, що менеджери можуть простіше узгоджувати свою конкретну роботу з роботою організації в цілому, якщо вони розуміють систему і свою роль у ній. Це особливо важливо для генерального директора, тому що системний підхід стимулює його підтримувати необхідну рівновагу між потребами окремих підрозділів і цілями всієї організації. Він змушує його думати про рух інформації, що проходять через всю систему, а також акцентує увагу на важливості комунікацій. Системний підхід допомагає встановити причини прийняття неефективних рішень, він же надає кошти і технічні прийоми для поліпшення планування і контролю.
Сучасний керівник повинен володіти системним мисленням, оскільки:
· Менеджер повинен сприймати, переробляти і систематизувати величезний обсяг інформації та знань, які необхідні для прийняття управлінських рішень;
· Керівнику необхідна системна методологія, за допомогою якої він міг би співвідносити один напрям діяльності своєї організації з іншим, не допускати квазіоптімізаціі управлінських рішень;
· Менеджер повинен бачити за деревами ліс, за приватним - загальне, піднятися над повсякденністю і усвідомлювати, яке місце його організація займає у зовнішньому середовищі, як вона взаємодіє з іншої, більшої системою, частиною якої є;
· Системний підхід в управлінні дозволяє керівнику більш продуктивно реалізовувати свої основні функції: прогнозування, планування, організацію, керівництво, контроль. [16]
Системне мислення не тільки сприяло розвитку нових уявлень про організацію (зокрема, особлива увага приділялася інтегрованого характеру підприємства, а також першорядному значенням і важливістю систем інформації), а й забезпечило розробку корисних математичних засобів і прийомів, значно полегшують прийняття управлінських рішень, використання більш досконалих систем планування і контролю. Таким чином, системний підхід дозволяє нам комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність та діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможе аналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявити характер проблем входу, процесу і виходу. Застосування системного підходу дозволяє найкращим чином організувати процес прийняття рішень на всіх рівнях в системі управління.
Незважаючи на всі позитивні результати, системне мислення все ще не виконав своє найважливіше призначення. Твердження, що воно дозволить застосовувати сучасний науковий метол до управління, все ще не реалізовано. Це відбувається частково тому, що великомасштабні системи дуже складні. Нелегко усвідомити ті багато способів, за допомогою яких зовнішнє середовище впливає на внутрішню організацію. Взаємодія безлічі підсистем усередині підприємства не зовсім усвідомлюється. Межі систем встановлювати дуже важко, занадто широке визначення призведе до накопичення дорогих і непридатних даних, а занадто вузьке - до часткового вирішення проблем. Нелегко буде сформулювати питання, які постануть перед підприємством, визначити з точністю інформацію, необхідну в майбутньому. Навіть якщо найкраще і саме логічне рішення буде знайдено, воно, можливо, буде неможливо. Тим не менш, системний підхід дає можливість глибше зрозуміти, як працює підприємство. [10]
1.3. Рекомендації щодо вдосконалення діяльності керівника та умов роботи
Основні напрями, які будуть розглянуті в цьому пункті, є важливими складовими в організації праці керівника. Необхідно відзначити також, що всі поради носять рекомендаційний характер і важливо враховувати реальні умови, в яких працює керівник. При організації роботи необхідно враховувати всі нюанси у всьому обсязі і тісному взаємозв'язку.
Перш ніж перейти до розгляду організації робочого місця, необхідно з'ясувати, що являє собою робоче місце керівника. Якщо розглядати робоче місце керівника, то можна сказати, що це його робочий кабінет, в якому він проводить більшу частину роботи. Від того, який це буде кабінет, залежить і те як буде працювати керівник. Цілком очевидно, що чим краще пристосовано робоче місце для виконання функцій керівника, тим продуктивніше й ефективніше буде робота керівника.
При розгляді питання організація робочого місця необхідно враховувати наступні моменти:
Внутрішній об'єм і форма кабінету. У залежності від рангу керівника прийнятна площа буде від 20 до 50 м2 і висота кабінету мінімум 3,5 м. Форма кабінету також має велике значення, так як робочий кабінет керівника не просто місце де він безпосередньо працює, але і як правило місце проведення планерок, зборів, нарад. З огляду на це, найбільш раціональною є прямокутна форма кабінету зі співвідношенням сторін 1: 2;
Меблі. Тут необхідно враховувати наступні моменти:
· Антропометричні показники (мається на увазі зростання, довжина корпусу, довжина рук тощо);
· Забезпечення зручного положення тіла людини, що створює умови для меншої стомлюваності, гарного зорового сприйняття, свободи руху та іншого;
· Раціональне планування і компонування меблів;
· Меблі повинні виглядати естетично.
Обладнання. Для нормальної роботи керівника необхідно мати:
Канцелярське приладдя.
Два телефони. Один телефон повинен бути внутрішній (мається на увазі телефон для зв'язку усередині організації), а інший для виходу за межі організації. Причому другий телефон (для виходу за межі організації) по можливості повинен бути таким, що на дзвінок по ньому повинен відповідати спочатку секретар, а якщо необхідно перемикати дзвінок на керівника. Це дозволить менше відволікати керівника.
Комп'ютер. В даний час без комп'ютера не можна представити нормальної роботи керівника. По-перше, комп'ютер дозволяє зробити роботу практично безпаперовій, по-друге, за допомогою комп'ютера можна швидко отримувати інформацію про стан справ на ринку, по-третє, він дозволяє бути в курсі справ на підприємстві та багато іншого. Але тут необхідно враховувати, що повністю скористатися можливістю комп'ютера можна тільки за наявності: гарного програмного забезпечення, виходу на комп'ютерні мережі і що найголовніше наявність комп'ютерної мережі всередині організації.
Щоденник. Необхідна річ, що дозволяє керівнику не забувати призначені зустрічі або іншу корисну інформацію. [3]

приставка
крісло
вхідні двері
стіл для нарад
журнальний столик
крісло
диван
приставка

Малюнок 1. Варіант організації робочого місця керівника.
На рис.1 показаний один з варіантів організації робочого місця керівника. Робочий кабінет можна також доповнити стендом, де будуть розташовуватися зразки продукції, що виробляється. Також необхідні великий настінний годинник, які були б видні з будь-якої точки кабінету. Живі квіти, штори, продумане колірне оформлення, все це створює комфорт і затишок, а отже, допомагає в роботі. [7]
Документи та кореспонденція, у залежності від джерела ділиться на: вхідні та вихідні.
Вихідні документ є своєрідною візитною карткою організації. Внаслідок цього всі документи і вся кореспонденція повинна бути складена та написана грамотно. В основному друк вихідних документів у віданні секретаря. Завдання керівника скласти документ (керівник повинен складати тільки ті документи, які не можуть бути складені ким-небудь іншим). У процесі складання документа, ділового листа й іншого велику допомогу може надати комп'ютер. Для цього досить вкласти в пам'ять комп'ютера зразки ділових листів, документів і тільки вносити невеликі виправлення.
Складніше справа з вхідними документами. У залежності від розміру підприємства зростає кількість кореспонденції, і самому керівнику просто немислимо переглядати всю кореспонденцію. На допомогу повинен прийти секретар або спеціальний підрозділ, в обов'язки яких входить:
Реєстрація надходить кореспонденції.
Сортування в залежності від призначення.
Відбір документів, які адресовані керівнику або знаходяться в його прямої компетенції.
Сортування кореспонденції за ступенем важливості. Найбільш раціональним і прийнятним є сортування, що дозволяє керівникові відразу оцінити ступінь важливості. Для цього можна, наприклад, розкладати кореспонденцію в спеціальні кольорові папки. На столі у керівника повинен стояти спеціальний лоток для паперів з декількома відділеннями, в які він зможе класти кореспонденцію в залежності від важливості, виконавців і іншого.
Керівник, переглядаючи кореспонденцію в порядку важливості, повинен поставити резолюцію.
Зберігати документи в кабінеті керівника немає ніякої необхідності і тому в обов'язки секретаря або спеціального відділу ставиться ведення архіву. Збережені документи повинні бути класифіковані за певними ознаками, за якими їх легко було б знайти. З повсюдним впровадженням комп'ютерів завдання зберігання документів можна перекласти на них. Це заощадить час на їх пошук і місце. [11]
Тривалість ділових телефонних переговорів повинна бути гранично мінімальної при максимальній інформативності.
Для того щоб телефонна розмова тривав мінімальну кількість часу, потрібно його ретельно спланувати, попередньо скласти коротку намітку і підібрати необхідні матеріали, продумати розмову і записати основні питання, які ви збираєтеся з'ясувати, а також питання, які можуть виникнути в ході бесіди.
Необхідну зорову зв'язок люди зазвичай прагнуть заповнити зайвимбагатослівністю або залученням до розмови сторонніх, що подовжує бесіду. Більшість телефонних розмов можна укласти в три хвилини, максимальна тривалість їх п'ять-шість хвилин.
На закінчення необхідно відзначити, що всі телефонні дзвінки повинні проходити через секретаря, який перенаправляє дзвінки в те або інше підрозділ і переключає на керівника, якщо дзвінки призначені для нього. Це дозволить заощадити час керівника. [12]
Вранці керівник може проводити планерки, конференції. Вони, як правило, носять короткочасний характер (максимум 15 хв) і повторюваність. На них доповідається пророблена робота за попередній день і вирішується, що робити на сьогоднішній день. Основними вимогами тут є стислість викладу і максимальна інформативність.
Наради, на противагу планірки, більш довготривалі і не носять, як правило, настільки повторюваного характеру. На нарадах обговорюються важливі питання і приймаються колективні рішення. Нарада є ефективною формою вироблення групових рішень. Від того наскільки ефективно воно проводиться, залежить якість прийнятих рішень. Сплановані й організовані певним чином наради допомагають зменшить втрати часу і підвищити якість вироблюваних рішень. При підготовки до наради необхідно:
· Чітко і однозначно визначити тему наради та її мета;
· Визначити: чи можна за одну нараду вирішити кілька питань;
· Ретельно розробити порядок денний, вибрати найбільш доцільну послідовність питань;
· Заздалегідь познайомити учасників з тими фактами, які можуть обговорюватися в ході дискусії;
· Як можна раніше надіслати запрошення учасникам;
· Вибрати приміщення для засідань (кабінет керівника або спеціальна кімната) з хорошою вентиляцією і нормальною температурою;
· Учасникам наради виробити можливі рішення по пропонованих питань.
Чіткі планування, підготовка і проведення бесіди займуть менше часу, ніж випадкова розмова. [4]

Глава 2. Проектування раціональної організації праці керівників
2.1. Фотографія робочого дня керівника, розрахунок раціонального використання робочого часу, рекомендації щодо вдосконалення управлінської праці
Для здійснення практичних розрахунків обрана фірма ТОВ "МегаТекс", що здійснює продаж програмних продуктів і надання консалтингових послуг з їх обслуговування. У Таблиці 1 наведені дані про витрати робочого часу на здійснення управлінської роботи керівника відділу продажів ТОВ "МегаТекс", отримані в результаті складання фотографії робочого дня від 25.10. 2007 р.. [8]
Таблиця 2.1.
Дані про витрати робочого часу за елементами роботи і перерв керівника відділу продажів
Найменування елементів праці або витрат робочого часу
Витрати часу, хв.
1
2
1. Ділова переписка
12
2. Складання плану робочого дня
7
3. Телефонні розмови з постачальниками
43
4. Аналіз звітів від менеджерів
60
5. Підписання договорів з постачальниками і покупцями
12
6. Розробка на основі отриманих звітів рекомендацій по роботі відділу
92
7. Доведення рекомендацій до відома менеджерів
24
8. Нарада з керівниками інших відділів
47
9. Пошук нових каналів збуту, встановлення ділових контактів і домовленостей
48
10. Щоденний перегляд поточної інформації про стан галузі
15
11. Прийом клієнтів з питань укладених договорів
40
12. Відпочинок
20
13. Виїзд на склад постачальників:
13.1Рабочее час
13.2Время витрачений в дорозі
46
20
26
14. Написання звіту про поточний стан діяльності відділу продажів
36
РАЗОМ:
502
У відповідності з трудовим кодексом робочий день повинен тривати 8 годин (480 хвилин), як було зазначено раніше, робочий день керівника відрізняється від робочого дня звичайного працівника Нелімітірованность, що й спостерігається в конкретному випадку: робочий день керівника триває на 22 хвилини довше певного ТК РФ . Крім того, більшість фахівців з менеджменту вважають, що, якщо вам постійно потрібен додатковий час, то, як правило, це означає, що ви не змогли організувати свій день. [14]
Виходячи з даних таблиці 2.1. проведемо індексацію витрат робочого часу, результати якої відобразимо у Формі 2.1.
Індексація витрат робочого часу за видами:
ВР - час роботи;
ОТЛ - час на відпочинок;
ПНР - час перерв через порушення режимів роботи або
недоліків в організації виробництва;
ПНД-час перерв через порушення трудової дисципліни.
Індексація витрат робочого часу за змістом праці:
О-час основної роботи;
ПЗ - підготовчо-заключний час;
ОРЗ - час на обслуговування робочого місця.
Індексація витрат робочого часу за характером діяльності:
О-А-час адміністративно-організаційної роботи;
Т - час творчої роботи;
Ф-Л-час формально-логічної роботи;
І - час технічної або виконавської роботи. [13]
Форма 2.1
Класифікація витрат робочого часу керівника відділу продажів
№ п / п
Найменування елементів праці або витрат робочого часу
Час, хв.
Індекси витрат часу
по вигляду
за змістом праці
за характером діяльності
1
2
3
4
5
Ділова переписка
12
ВР
Про
Ф-Л
Складання плану робочого дня
7
ВР
ПЗ
Ф-Л
Телефонні розмови з постачальниками
43
ВР
Про
Ф-Л
Аналіз звітів від менеджерів
60
ВР
Про
Т
Підписання договорів з постачальниками і покупцями, адміністративних документів
12
ВР
Про
О-А
Розробка на основі отриманих звітів рекомендацій по роботі відділу
92
ВР
Про
Т
Доведення рекомендацій до відома менеджерів
24
ВР
Про
О-А
Нарада з керівниками інших відділів
47
ВР
Про
Т
Пошук нових каналів збуту, встановлення ділових контактів і домовленостей
48
ВР
Про
Т
Щоденний перегляд поточної інформації про стан галузі
15
ВР
Про
Ф-Л
Прийом клієнтів з питань укладених договорів
40
ВР
Про
Ф-Л
Відпочинок
20
ОТЛ
*
*
Виїзд на склад постачальників:
13.1Рабочее час
13.2Время витрачений в дорозі
46
20
26
ВР
ВР
ПНР
Про
І
Написання звіту про поточний стан діяльності відділу продажів
36
ВР
ПЗ
І
РАЗОМ, хв:
Ф-502
ВР - 462,
ПНР - 20,
ОТЛ - 20,
Про - 459,
ПЗ - 43,
О-А - 36,
Т - 247,
Ф-Л - 117,
І - 82
Проведемо аналіз витрат робочого часу в наступних напрямках:
1. Екстенсивність використання робочого часу
Для оцінки результативності використання робочого часу можна застосувати коефіцієнт екстенсивності, що відображає використання фонду робочого часу:
А) без урахування часу на відпочинок і особисті потреби:
Ке = (Ф - (ПНР + ОТЛ + ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР + ОТЛ + ПНД) / Ф;
Ке = 1 - (20 +20) / 502 = 0,921;
Нормативне значення Ке без урахування часу на відпочинок становить 0,94, таким чином робочий процес організований досить раціонально, відхилення становлять - 0,019.
Б) з урахуванням часу на відпочинок і особисті потреби:
Ке = (Ф - (ПНР + ПНД)) / Ф = 1 - (ПНР + ПНД) / Ф;
Ке = 1 - (20) / 502 = 0,961;
Нормативне значення Ке з урахуванням часу на відпочинок і особисті потреби складає 1,0, таким чином, виробничі процеси організовані досить раціонально, відхилення становлять лише - 0,019.
Коефіцієнт втрат часу, через порушення режиму роботи:
Кпнр = ПНР / Ф;
Кпнр = 20 / 502 = 0,039;
Нормативне значення коефіцієнта Кпнр при раціональній організації управлінської праці рівні 0,00, нашому випадку подібне значення коефіцієнта має місце у зв'язку з впливом зовнішніх факторів, а саме інтенсивним рухом на дорогах.
Котл = ОТЛ / Ф;
Котл = 20 / 502 = 0,039;
Значення Котл - коефіцієнта часу регламентованих перерв у роботі дорівнює 0,039, нижче нормативного значення становить 0,06 часу робочого дня. При недостатньому відпочинку керівника протягом дня можливе зниження концентрації уваги, дратівливість, загальна втома, що негативно позначиться на здійсненні управління. [19]
2. Раціональність використання робочого часу відбивається в наступних показниках, результати для зручності відобразимо в таблиці 2.2.

Таблиця 2.2.
Раціональність використання робочого часу керівника відділу продажів ТОВ "МегаТекс"

п / п
Найменування показника
Формула
Розрахункове
Значення
Нормативне
Значення,%
А.
1.1.
1.2.
.
За змістом праці:
Коефіцієнт часу підготовчо-заключної роботи, КПЗ
Коефіцієнт часу основної роботи, Ко
%
%
КПЗ = ПЗ / (ПЗ + О + ОРЗ)
43 / (43 +459) =
= 8,56%
2-4%
Ко = О / (ПЗ + О + ОРЗ)
459 / (43 +459) =
= 91,4%
92-96%
Б.
2.1.
За характером діяльності:
Коефіцієнт часу організаційно-адміністративної роботи, Коа
Коа = ОА / Про
36/459 = 0,078
0,05-0,10
2.2
Коефіцієнт часу творчої роботи, Кт
Кт = Т / Про
247/459 = 0,53
0,40-0,50
2.3.
Коефіцієнт формально-логічної роботи, Кфл
Кфл = ФО / Про
117/459 = 0,254
0,35-0,40
2.4.
Коефіцієнт виконавської роботи, Кі
Кі = І / Про
82/459 = 0,178
0,05-0,10
На основі аналізу раціональності використання робочого часу можна зробити висновок про надмірні витрати часу на підготовчо-завершальну частину роботи. Коефіцієнт раціональності використання основного робочого часу майже ідеальний. Досить високий коефіцієнт виконавської роботи, що, при обліку великого обсягу роботи рекомендаційного характеру, вказує на авторитарний стиль управління не тільки у відділі, але в компанії в цілому [1]
На основі результатів аналізу використання робочого часу керівника відділу продажів, пропозиції щодо вдосконалення організації праці і поліпшення використання робочого часу представимо в таблиці за формою 2.2.
Форма 2.2.
Заходи щодо вдосконалення організації праці і поліпшення використання робочого часу інженера-конструктора
Елементи організації
управлінської праці
Заходи, що пропонуються
Очікувана економія часу, хв.
1. Поділ і кооперація праці:
Скорочення часу роботи рекомендаційного характеру
2. Організація нормування праці:
2.1. Скорочення часу підготовчо-заключної роботи
2.2. Скорочення часу формальної роботи
2.3. Втрати робочого часу, що залежать від працівника, ПНР
3. Організація робочих місць і створення сприятливих умов праці
3.1. Удосконалення компьтарізаціі робочого місця керівника
3.2. Збільшення часу відпочинку протягом робочого дня для оптимізації стану здоров'я в процесі здійснення роботи
Проведення системи заходів з делегування повноважень менеджерам відділу, надання більше свободи у визначенні тактики спілкування з клієнтами
Передати обов'язок складання робочого плану на секретаря, також передоручити частину формальної листування
Провести спостереження і визначити час найменш інтенсивного руху протягом робочого дня і перенести виїзди на об'єкти на цей час
Оснащення кабінету керівника новітнім комп'ютерним обладнанням, що володіє широким пакетом пошукових програм, баз даних та іншого програмного забезпечення
Для дотримання режиму праці необхідно поліпшувати умови праці керівника, провести аналіз та атестацію робочого місця (зручні меблі, досконала техніка, повноцінне харчування та відпочинок в обідні перерви і т.п.).
60
20
13
15
Доцільним представляється збільшення відпочинку до 60 хвилин, що дозволить підвищити загальну інтенсивність праці
Разом загальна економія:
*
68
Визначимо вплив реалізації пропонованих заходів щодо вдосконалення організації праці і поліпшення використання робочого часу інженера-конструктора на підвищення ефективності його праці (П):
Пе = економія часу / основне фактичний час * 100%
Пе = 68/459 * 100% = 14,8%.
Таким чином, реалізація пропонованих заходів щодо вдосконалення організації праці за напрямом екстенсивності використання робочого часу, фактично підвищить ефективність праці керівника на 14,8%. При цьому варто зазначити, що шляхом такої економії ми збільшили час відпочинку керівника протягом дня, що також буде сприяти ефективності праці. [15,18]
2.2. Планування робочого дня керівника, принципи економії робочого часу
Основною проблемою оптимального використання робочого часу керівника є перевантаженість. Можна виділити три причини, що ускладнюють перевантаженість:
· Мала ступінь делегування відповідальності;
· Невірно обрані пріоритети;
· Занадто велика заглибленість у повсякденні клопоти.
При рении цієї проблеми можна використовувати такі принципи:
1. Принцип Парето. В. Парето відкрив ефект концентрованого напруги. У даному випадку мається на увазі, що концентрація на життєво важливої ​​діяльності найбільше впливає на досягнення бажаних результатів. Звідси випливає правило 20/80: концентрація 20% часу на найбільш важливих проблемах може призвести до отримання 80% результатів. Решта 80% часу забезпечують лише 20% результатів.
2. Визначення важливості здійснюваної діяльності має вирішальне значення для ефективності роботи керівника. Для визначення значимості завдань дуже важливий принцип Ейзенхауера. Ейзенхауер подразделял завдання по їх важливості і терміновості на завдання А, В і С (рис.2).
А - завдання: дуже важливі і термінові - виконувати негайно.
В - завдання: важливі, нетермінові - визначити, в які терміни їх слід виконувати.
С - завдання: менш важливі, але термінові - делегувати.
У А

З


Важливість
                                                                                    Терміновість
Малюнок 2. Розподіл пріоритетів вирішення завдань.
Справи, які не є ні важливими, ні терміновими не повинні відволікати увагу керівника.
Найбільша небезпека для керівника полягає у збільшенні терміновістю (С - завданнями), в той час як В - завдання (чи навіть А - завдання) залишаються невиконаними. [22]
Рекомендується користуватися наступною схемою:
· Поставити перед собою завдання. На цій основі скласти перелік справ (на тривалий період);
· Вивчити перелік справ. Великі завдання розбити на дрібні (морфологічний аналіз);
· Встановити конкретну дату виконання кожного завдання і підзадачі;
· На перше місце в календарі поставити справи з фіксованим терміном виконання (наприклад, підготовка до наради, яке має відбутися в цей день).
Найвищим пріоритетом повинні користуватися також завдання, що вимагають великих зусиль (наприклад, вироблення нової стратегії, питання про реконструкцію і т.д.). [17]
Фахівці рекомендують включати в цю групу і "неприємні" завдання, виконання яких може стати причиною поганого настрою (наприклад, неприємна розмова з підлеглим).
До справ другого ступеня важливості можна віднести різного роду середньострокову роботу, а також роботу, пов'язану з виконанням звичайних функцій.
На третє місце слід поставити другорядну роботу, невиконання якої не буде мати скільки-небудь значних негативних наслідків (малозначні телефонні дзвінки і т.д.):
· Внести в календар термінові справи, які виникли напередодні;
· Спробувати скоротити список робіт.
При плануванні робочого дня рекомендується:
· Не планувати більше трьох важливих і більше десяти справ в цілому на один день;
· Планувати виконання найбільш важливих, складних і найменш приємних справ на найбільш сприятливий для Вас час доби; залишати легкі і приємні справи на кінець робочого дня;
· Не приступати до виконання нового завдання до завершення попередньої; якщо Вас перервали, то слід повернутися до незавершеного справі;
Вписувати невиконані справи в календар на наступний день, а якщо одна і та ж завдання з'являється у вашому календарі протягом декількох днів підряд, подумати про те, чи не можна від неї відмовитися, передати на виконання іншій особі. [21]
2.3. Приблизний план робочого дня керівника відділу продажів ТОВ "МегаТекс"
Циклограма, у формі якої буде запропоновано приблизний план робочого дня керівника, являє собою якомога більш детальний опис дій фахівця. У процесі обговорення циклограми розмова зачіпає саму суть роботи людей, коли безліч різних рутинних дій зводиться в єдині категорії їх корисної діяльності.
Структурування завдань контроль призводять до того, що керівник усвідомлює послідовність і пріоритети власної роботи, виправданість тимчасових витрат. Документ дозволяє йому проаналізувати - на що були витрачені сили і що дало ефект. Але найкращим чином циклограма допомогла в адаптації та створенні стандартів ефективної роботи.
Складання циклограми, таким чином, представляє собою інструмент, що дозволяє багато що усвідомити, зробити роботу фахівців прозорою для всіх співробітників (особливо для новачків). Він оголює критерії, допомагає побачити приховані подвійні стандарти внутрішньої організації бізнесу. Для сильних лідерів це є найпотужнішим ресурсом внутрішніх, позитивних змін і перетворень в компанії.
Циклограма зазвичай є хорошим індикатором часто зустрічається розбіжності в посадових обов'язках, підписаних співробітником при прийомі на роботу, і його реально здійснюваної щоденною діяльністю. Саме на основі врахування цих неузгодженостей з'являється можливість змінити зміст посадових інструкцій, зробити їх більш зрозумілими для кандидата на здобуття вакантної посади, які працюють документом у бізнесі, а не папером, формально необхідної по трудовому законодавству (як це часто буває).
Циклограма також є надзвичайно корисним інструментом для оптимізації тайм-менеджменту співробітника, так як допомагає в подальшому ефективно провести хронометраж всіх своїх справ. Якщо на питання: "Чим ти займався вчора? "Співробітник розповідає про своїх захоплюючих, але непродуктивних справах, керівник може резонно задати лише одне питання:" А хіба це входить у твою циклограму? "
Робочий день керівника починається о 8 годині ранку, починаючи з цієї тимчасової точки будуємо циклограму робочого дня, побудова її грунтується на функціях найбільш часто виконуваних керівником. [20] Циклограма, отримана з урахуванням рекомендацій по раціоналізації діяльності керівника, представлена ​​в таблиці 2.3:
Таблиця 2.3.
Циклограма робочого дня керівника відділу продажів ТОВ "МегаТекс"
Час
Зміст роботи
8.00-8.05
Ознайомлення з переліком справ на день, складеним секретарем
8.05-9.05
Аналіз звітів отриманих від менеджерів відділу
9.05-10.00
Проведення планерки з менеджерами
10.00-10-30
Виїзд на об'єкт / склад постачальника /
10.30-11
Робота з діловою кореспонденцією, ділова переписка
11.00-12.00
Проведення наради з іншими керівниками відділу
12.00-12.50
Встановлення ділових контактів у напрямку нових каналів збуту / опт /
12.50-13.30
Відстеження поточного стану галузі, коригування дій
13.30-14.30
Час на відпочинок, обідня перерва
14.30-15.30
Підписання укладених договорів, документації адміністративного характеру, інша робота з документами
15.30-16.30
Прийом клієнтів, співробітників з особистих питань
16.30-17.00
Написання звіту про поточний стан діяльності фірми вищестоящому керівництву

Висновок
У даній роботі розглянута досить актуальна на даний момент - "проектування раціональної організації праці керівників". Метою даної роботи був розгляд праці керівника, а також вказівку основних шляхів вдосконалення організації праці керівника.
У першому розділі були коротко розглянуті особливості праці керівника, розглянута системність в управлінні і дані загальні рекомендації щодо вдосконалення виконуваних керівником функцій, а також умов його праці - його робочого місця. Рекомендації щодо організації робочого місця керівника дані відповідно до встановлених нормативів.
Далі в роботі розглядався робочий день керівника відділу продажів ТОВ "МегаТекс". На основі показників витрат робочого часу, отриманих з фотографії робочого дня, була розраховані коефіцієнти використання робочого часу. На основі цих коефіцієнтів і загального дослідження можна дати наступні рекомендації:
Необхідно делегування повноважень менеджерам відділу, а саме таких функцій як підписання контрактів, при цьому текст контракту попередньо узгоджується з керівником. Крім цього можливе припущення більшої ініціативи менеджерам у виборі тактики спілкування з клієнтами, побудови бізнес-процесу. Все це не тільки зніме зайве навантаження з керівника, але і зміцнить позиції менеджера перед клієнтами.
Крім цього необхідна міцна кооперація між керівником і його секретарем, висока ступінь довіри. Це дозволить керівникові звільнитися від виконання частини формальних функцій.
Необхідно також при плануванні робочого дня враховувати зовнішні фактори, такі як інтенсивність руху на дорогах і графік роботи установ, які необхідно відвідати керівнику. Це також дозволить суттєво скоротити часові витрати.
Збільшити час на відпочинок, Що допоможе уникнути перевтоми і відповідно буде сприяти збільшенню ефективності праці
Але всі заходи, що проводяться з метою збільшення продуктивності праці та скороченням витрат робочого часу керівника, будуть марними якщо керівник:
· Буде продовжувати дотримуватися авторитарного методу управління. Такий керівник звик вирішувати все сам, забуваючи при цьому, що витрачає даремно багато часу;
· Не аналізує свою роботу з метою виявлення резервів зниження витрат робочого часу;
· Не присвячує час самоосвіті.
Основним моментом у вдосконаленні організації управлінської праці є те, що жоден метод не принесе сам по собі повного ефекту, найбільший ефект раціоналізації буде досягнутий при виконанні всіх заходів і умов в системі.

Список використаної літератури
1. Архангельський Г. "Організація часу: від особистої ефективності до розвитку фірми" М.: лелека-М, 2003
2. Бичіне В.Б., Малінін С.В., Шубенкова Є.В. Організація і нормування праці: Підручник для вузів / Під ред. Ю.Г. Одегова - М.: Видавництво "Іспит", 2003.
3. Генкін Б.М. Організація, нормування і оплата праці на промислових підприємствах: Підручник для вузів. - М.: Видавництво НОРМА, 2003.
4. Гурков І., Авраамового Є. Стратегії виживання промислових підприємств у нових умовах / / Питання економіки. - 2005. - № 6.
5. "Директор" № 2-2004, с.24-26.
6. Друкер П.Ф. Завдання менеджменту в XXI столітті / Пер. з англ.: Уч. сел. - М.: Видавничий будинок "Вільямс", 2000.
7. Зайверт Л. "Ваш час у Ваших руках: поради діловим людям, як ефективно використовувати робочий час" М.: Інтерексперт, 2005
8. Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців. -М.: Економіка, 2002.
9. Кунц Н., Доннел С. / Системний і ситуаційний аналіз управлінських функцій. - М., 2003.
10. Машков Р.В. Стратегії реструктуризації підприємств в умовах кризової ситуації / / Проблеми теорії і практики управління. - 2001. - № 3.
11. Основи управління персоналом: Підручник / Під ред.А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2005.
12. Пономарьов Я. / Введення в адміністративний і економічний менеджмент. - СПб., 2005.
13. Попазова О.А. Економіка праці: Навчальний посібник. - СПб.: Видавництво "Вектор", 2005.
14. Смирнов Є.Л. Довідковий посібник з НОТ. - 2-е вид., Доп. і перераб. - М.: Економіка, 2001.
15. Старобінський Е. / Передача повноважень - один з найважливіших принципів менеджменту, 2000 - № 4.
16. Шипунов В.Г., Кишкель Є.М. Основи управлінської діяльності: Учеб. для середовищ. спец. навч. закладів. - М.: Вищ. шк., 2001.
17. Економіка підприємства: Тести, завдання, ситуації: Учеб. Посібник для вузів / Під ред.В.А. Швандара - 3-е вид, перероб. і доп.М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
18. Яккока Л. Кар'єра менеджера: пров. з англ.М., Довгань, 2003.
19. Стратегія і тактика управління фірмою / Під ред.А.П. Градова та Б.І. Кузіна. - СПб.: Спеціальна література, 2006.
20. Матеріали сайту www. improvement. ru
21. Матеріали сайту www. top-manager. ru
22. Матеріали сайту www. e-xecutive. ru
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Курсова
151.7кб. | скачати


Схожі роботи:
Удосконалення організації праці працівників управління на прикладі СХА Подонні Богучарського району
Наукова організація праці Завдання з удосконалення з організації праці на підприємстві
Удосконалення управлінської праці
Удосконалення організації праці на оранці
Удосконалення оплати праці на сх підприємствах
Удосконалення оплати праці на с х підприємствах
Удосконалення оплати праці на підприємстві
Удосконалення організації жіночої праці
Удосконалення організації управлінської праці
© Усі права захищені
написати до нас