Теоретичні аспекти системи управління в організації

· Кваліфікації керівників і підлеглих.
Необхідно прагнути до мінімальній нормі керованості, що сприяє ефективній координації дій і постійного контролю за підлеглими.
Норми управління на підприємствах різних галузей промисловості варіюють у широкому діапазоні і в середньому можуть становити 7-10 осіб.
· Вищий рівень керівництва 3-5 чол.
· Середній рівень керівництва 10-12 чол.
· Нижній рівень управління -25-30 чол. при виконанні простих робіт.
Структури управління поділяються на дві великі групи - механістичні та органічні.
Механістичні (бюрократичні) або жорсткі організаційні та управлінські структури малорухливі, стабільні, система планування і контролю суворо ієрархічні, а рішення приймаються вищим керівництвом. Це централізовані структури.
Децентралізовані структури більш гнучкі, швидко мінливі. Вони називаються органічними, адаптивними.
Лінійне управління будується на основі виробничої структури підприємства і використовується для управління організацією в цілому (підприємство - цех - ділянка), а також її підрозділами (начальник цеху - начальник дільниці - майстер). Відносини «керівництво - підпорядкування» будуються на основі лінійної структури і в управлінських підрозділах (начальник відділу - начальник бюро-начальник сектору - керівник груп). Цю структуру використовують невеликі фірми з однорідною і нескладною технологією.
При такій структурі управління здійснюється всім підприємством у цілому і по кожній функції окремо. Для виконання кожної функції в системі створюється спеціальний підрозділ, діяльність якого спрямована на вирішення специфічного кола своїх завдань
Найбільш поширеною є організаційна структура, заснована на поєднанні лінійних і функціональних зв'язків в організації - це лінійно-функціональна.
У лінійно-функціональній структурі прийнято такий розподіл праці, при якому лінійні ланки управління наділені правами єдиноначальності і виконують функції розпорядництва, а функціональні ланки покликані надавати допомогу лінійним підрозділам і здійснювати планування, координування, стимулювання, облік, контроль, аналіз, регулювання їх діяльності у формі інформування та консультування. Свій вплив на лінійні підрозділи вони здійснюють через лінійних керівників.
Лінійно-функціональна структура добре зарекомендувала себе на практиці і тому покладена в основу типових форм управління.
Така структура в максимальному ступені пристосована до управління підприємством у відносно стабільних умовах.
Необхідність нових підходів до організації управління викликана різким збільшенням розмірів підприємств, диверсифікованістю їхньої діяльності й ускладненням технологічних процесів в умовах динамічно мінливого зовнішнього середовища.
Ключовими фігурами в управлінні організаціями з дивізіональної структурою стають не керівники функціональних підрозділів, а менеджери. Така структура є децентралізованою, заснованої на центрах прибутку по продуктах, споживачам і регіонам.
Організація підрозділів по продуктовому принципу є однією з перших форм дивізіональної структури, і в даний час більшість найбільших виробників споживчих товарів з диверсифікованою продукцією використовують продуктову структуру організації.
Організаційна структура, орієнтована на споживача знаходить застосування у сфері освіти, комерційних банках, фірмах, які торгують оптом і в роздріб.
Створення регіональних структур управління зумовлено розширенням підприємства, поширенням їх впливу на великих територіях як в одній країні, так і за кордоном. Ця обставина робить необхідним урахування регіональної специфіки у роботі підприємства, вимагає надання регіональним відділенням (незалежно від їх розмірів) відносної самостійності у вирішенні багатьох питань.
Органічні структури управління.
Ці структури забезпечують швидку реакцію підприємства на зміни зовнішнього середовища, сприяють впровадженню нових виробничих технологій. Звичайно виділяють два види адаптивних структур: програмно-цільовий і матричний.
Програмно-цільова структура управління.
Така структура передбачає створення спеціального органу з управління розробкою та реалізацією великих програм.
Можливі різні види програмно-цільових структур - від координаційного типу до проектних. Програмно-цільова структура являє собою механізм управління, який накладається на лінійно-функціональну структуру, з тим, щоб підвищити адаптивні властивості підприємства в динамічних зовнішніх умовах її діяльності. Тільки чисто проектна програмно-цільова структура може бути самостійною організаційною формою управління. Централізований тип програмно-цільовий організаційної структури управління застосовують при реалізації цільових федеральних великих проектів, на практиці цей тип використовується порівняно рідко. Координаційна тип програмно-цільовий організаційної структури управління при збільшенні координаційних зв'язків модифікується в матричну структуру. Матрична структура побудована на поєднанні лінійно-функціональної та програмно-цільовий структур управління. При цьому створюється спеціальний механізм їх взаємодії.
Головна особливість структур матричного типу складається в обов'язковому створенні спеціального, постійно діючого органу, який займається виконанням чергових комплексних програм. Його основне завдання - розподіл ресурсів між всіма програмами. Взаємодія програмно-цільового органу з підрозділами лінійно-функціональної структури породжує нові горизонтальні зв'язки в системі управління. Звідси назва «матрична структура».
Особливо слід звернути увагу на організаційні особливості малих підприємств.
Для малого бізнесу найбільш простий є структура фірми, що знаходиться в одноосібному володінні. Така фірма зазвичай управляється власником, який бере на себе весь ризик підприємництва. Глава фірми нерідко сам займається бухгалтерським обліком і фінансами, збутом і постачанням, цінами і рекламою. Багато чого при цьому залежить від його цілеспрямованості та працездатності.
У міру зростання підприємства і обсягу продажу створюється управлінська група. Вона може включати керуючого (власника), агента з постачання, часто виконує функції технолога, майстра, у підпорядкуванні якого знаходяться робітники. Для тимчасової роботи запрошується бухгалтер. Суміщення професій, управлінських функцій, сприяють економному використанню ресурсів.
Головною вимогою до управління малим підприємством в умовах ринку є забезпечення його адаптивності (пристосування і гнучкості) до мінливих умов господарювання.
Проста структура - заснована на виробництві єдиного продукту, безпосередньому керівництві і не має допоміжних служб.
Проведення вертикальної інтеграції (уздовж виробничого циклу) призводить до створення функціональної структури.

2. Удосконалення системи управління у фірмовому магазині «Калач» хлібозаводу № 3
2.1 Основні відомості
Продуктовий магазин «Калач» - фірмовий магазин ВАТ «Хлібозавод № 3», був відкритий в 1994 році. Будівля магазину об'єднує в собі безпосередньо магазин - передня частина будинку, що виходить на вулицю, і цеху з випічки хліба - задня частина будови. Спочатку магазин розраховувався як спеціалізований магазин з торгівлі хлібом і хлібопродуктами, проте незабаром були додані звичайні для продуктових магазинів широкого профілю, молочний, кондитерський, відділи.
а) поточний ринкове становище фірми, ситуація в галузі на даний момент магазин «Калач» успішно функціонує. Доказом цього можна назвати і проведене нещодавно косметичний ремонт фасаду будівлі, а також пройшов у минулому році ремонт внутрішніх залів магазинів.
Причиною успішної діяльності магазину можна вважати те, що зі зміною економічної ситуації в країні фірма змогла вчасно переорієнтуватися на більш широке коло потенційних покупців. для цього вузька спеціалізація магазину - тільки хлібобулочні вироби - була розширена до магазину широкого профілю.
Причиною такого розширення стала зміна ситуації в галузі, коли вузькоспеціалізовані магазини не можуть вижити. Наявність у місті великої кількості конкурентних виробників хлібопродукції і хлібних магазинів не дозволяє проводити незалежну цінову політику, надмірне розширення асортименту не окупає себе. Тому виходом стало перетворення в продовольчий магазин широкого профілю з збереженням домінуючого хлібобулочного напрямки.
б) опис фірми по послуги, що надаються. Магазин «Калач» надає покупцям широкий асортимент хлібобулочних виробів. Відмінною рисою і гідністю є те, що з моменту випічки до надходження в продаж проходить мінімальний відрізок часу.
Одна з найбільш популярних послуг - випічка тортів на замовлення, покупець може вибрати як «вид», тобто його смакові якості, так і його оформлення - напис кремом, слова привітання і т.п.
в) загальна характеристика обслуговується ринку. Місто насичений продовольчими магазинами, особливо це відноситься до фруктовим і овочевим лотків та хлібним магазинах. У кожному мікрорайоні міста працює не менше одного великого і 2-3 невеликих магазинів, в якому покупці можуть придбати хлібобулочну продукцію. Ціни тримаються приблизно на одному рівні, трохи варіюючи у залежності від району міста, престижності магазину. Однак, незважаючи на безліч конкуруючих магазинів, гострої конкурентної боротьби за покупця немає. Це обумовлюється розділом ринку на географічні, територіальні сегменти - по мікрорайонах, ділянкам вулиць, тому що люди найчастіше купують хліб в одному і тому ж місці - в магазині, що знаходиться по дорозі з роботи додому або за місцем проживання. У результаті поділу ринку на такі численні і дрібні сегменти, жоден магазин не може довільно завищувати ціни, не стерпівши великих збитків. Але все вищесказане не означає, що конкурентної боротьби немає зовсім.
"Магазин" Калач "здійснює свою діяльність на підставі чинного законодавства Російської федерації, Статуту та Положення про комерційну діяльність підприємств.
Господарська діяльність магазин "Калач" здійснюється на основі виробничо - фінансової самостійності, на принципах самоокупності та самофінансування і повної відповідальності за наслідки своєї діяльності на підставі Положення та Статуту "Магазин" Калач "
Фінансова діяльність "Магазин" Калач "здійснюється з метою збільшення прибутку за рахунок зниження витрат по закупівлі, зберігання та реалізації продукції і підвищення якості наданих послуг.
"Магазин" Калач "виробляє повні і своєчасні розрахунки з бюджетом у вигляді платежів: податок на прибуток, ПДВ, податок на землю, податок на транспорт, податок на воду, комунальний податок, відрахування на заробітну плату, відрахування в позабюджетні фонди.
2.2 Аналіз організаційної структури магазину «Калач»
Велике значення має раціональне поділ праці працівників "Магазин" Калач ". Воно передбачає найбільш доцільну розстановку працівників торговельно-технологічних операцій, чітке визначення функціональних обов'язків кожного працівника. Основними формами поділу праці в магазині є: функціональне, товарно-галузеве і кваліфікаційне.
Функціональний поділ передбачає відокремлення окремих функцій і виділення працівників для їх виконання. З урахуванням цієї ознаки весь персонал роздрібного торговельного підприємства поділяється на три категорії: управлінський, основний, або торгово-оперативний, і допоміжний.
Управлінський персонал складається з працівників, які забезпечують управління торговельно-технологічним і трудовим процесом. Сюди входять керівні, інженерно-технічні працівники та службовці - директор (завідувач), заступник директора (завідуючого), адміністратор, товарознавці, завідувачі секціями, старший бухгалтер, бухгалтери, касир і т.д.
Загальне керівництво магазином здійснює директор (завідувач), він же керує планово-економічною роботою, займається підбором кадрів і організовує підвищення їх кваліфікації, забезпечує охорону праці, техніку безпеки і пожежну безпеку, організовує виконання наказів пайовиків. Йому ж підпорядковані служби, що займаються питаннями праці і заробітної плати, бухгалтерського обліку та фінансів.
Заступник директора (завідуючого) магазином керує комерційною діяльністю, в його веденні знаходяться питання організації технологічних операцій та господарського обслуговування.
Бухгалтерський апарат приймає від матеріально відповідальних осіб товарно-грошові звіти, перевіряє та обробляє їх, враховує грошові кошти і кредити банків, а також виконує інші бухгалтерські операції.
Адміністратор стежить за станом викладки товарів і рекламного оформлення торгового залу, за дотриманням правил торгівлі, приймає рішення по претензіях покупців і т.д.
Товарознавці виконують основні функції в галузі комерційної роботи та організації торгівлі. У них входять вивчення попиту населення на товари, укладення договорів з постачальниками і контроль за їх виконанням, підготовка претензійних матеріалів, контроль за станом товарних запасів, перевірка якості товарів і дотримання умов їх зберігання. Вони ж організовують доставку товарів у магазин, впроваджують сучасні методи продажу товарів і т.д.
Завідувачі товарними відділами (секціями) організують роботу своїх відділів (секцій), стежать за підтриманням товарних запасів на певному рівні, складають заявки на завезення товарів, приймають товари за кількістю та якістю, забезпечують збереження товарно-матеріальних цінностей, виконують інші функції, пов'язані з роботою відділів (секцій).
Основний (торгово-оперативний) персонал - продавці, контролери-касири, контролери, касири, тобто працівники, зайняті обслуговуванням покупців у торговому залі.
В обов'язки продавців входить підготовка і прибирання робочого місця (одержання пакувального матеріалу, перевірка працездатності торгівельного обладнання та інвентарю, поповнення робочих товарних запасів, прибирання тари, підтримання належного санітарного стану), підготовка товарів до продажу, обслуговування покупців, облік незадоволеного попиту і т.д .
Контролер-касир готує робоче місце до виконання розрахункових операцій (перевіряє справність контрольно-касової машини, записує показання лічильників, отримує розмінну монету і т.д.), виконує розрахункові операції з покупцями, здійснює здачу виручки і т.д.
Контролер перевіряє сортність, комплектність, розміри, експлуатаційні властивості і ціни товарів. Здійснює перемірювання оплачених товарів, заповнює паспорти на придбані товари, консультує покупців, упаковує і відпускає товари покупцям.
Допоміжний персонал забезпечує обслуговування основного персоналу, а також підтримує магазин в належному санітарно-гігієнічному стані. У цю категорію входять робітники, молодший обслуговуючий персонал (прибиральниці), фасувальники, електромонтери, техніки і т.д.
Товарно-галузевий поділ дозволяє працівникам магазину спеціалізуватися на продажі окремих або кількох товарних груп. Це сприяє більш глибокому вивченню асортименту товарів, більш кваліфікованому і продуктивної обслуговування покупців.
Поділ праці за кваліфікаційним ознакою грунтується на розподілі обов'язків працівників магазину у відповідності з їх кваліфікацією. Раціональне використання кваліфікованих кадрів благотворно позначається на підвищенні рівня обслуговування покупців. Так, з урахуванням кваліфікації продавців поділяють на першу, другу і третю категорії. При цьому продавець першої категорії виконує більш складні роботи, на його частку припадає більше відповідальні функції, пов'язані з обслуговуванням покупців. Відповідні відмінності є і в колі обов'язків, а також у виконуваних функціях між продавцями другої і третьої категорій.
Співвідношення кількості продавців різної кваліфікації в роздрібному торговельному підприємстві залежить від асортименту реалізованих товарів. Так, чим більшу частку в товарообігу займають складні за характером відпустки товари, тим більше число продавців високої кваліфікації має бути в штаті магазину.