Сучасні вимоги до оформлення організаційно розпорядчих документів

· Освіта;
· Займану посаду;
· Найменування структурного підрозділу;
· Стаж роботи (загальний, у даному підрозділі; на даній посаді);
· Оцінку службової діяльності;
· Підвищення професійного рівня;
· Оцінку політичних, ділових і моральних якостей;
· Інформацію про участь у громадській роботі;
· Мотив призначення, переміщення або заохочення;
· Найменування посади, на яку пропонується призначити або перемістити;
· Структурний підрозділ, у який пропонується призначити або перемістити. [92]
Подання підписується керівником структурного підрозділу і адресується керівництву організації.
Датою подання є дата його підписання.
Обов'язковими реквізитами подання є: найменування підрозділу, найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту, підпис.

Заява

Заява - документ, що містить прохання або пропозиції особи (осіб) установі або посадовій особі. [93]
Заяви (див. додаток № 11) поділяються на дві групи:
· З кадрових питань (про прийняття на роботу, про надання відпустки, про звільнення з посади і т.п.);
· Повідомлення про будь-які недоліки, порушення в роботі організацій, окремих посадових осіб і т.д. [94]
Відсутність зазначення у зверненні громадян на порушення їх прав та інтересів є основним критерієм відмінності заяви від скарги.
Заява адресується конкретній посадовій особі (керівнику організації, його заступнику або керівнику структурного підрозділу).
Заява оформлюється на стандартному аркуші паперу.
Текст будь-якої заяви починається з суті питання, звернення (прошу перевести ..., прошу перевірити стан ...), потім йде деталізація порушеного питання. Форма викладу вільна.
Заява може мати додатки (наприклад, до заяви про прийом на роботу додаються оригінали або копії документів про освіту, анкета, автобіографія та ін.)
Заява підписується автором і передається (надсилається) для прийняття рішення. Рішення керівництва виражається резолюцією. Заява з резолюцією служить підставою до видання наказу (з кадрових питань) або іншого документа (листи автору про прийняття рішення, довідки про стан порушеного автором питання, наказу про проведення експертизи, перевірки тощо).
Обов'язковими реквізитами заяви є: найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, адресат, прізвище, посада заявника і підрозділ, в якому він працює (для співробітника організації), або адресу заявника: повну домашню адресу, телефон (для автора заяви, не є співробітником організації), підпис.

Протокол

Протокол - документ, що містить послідовну запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів. [95]
Протокол відображає діяльність зі спільного прийняття рішень колегіальним органом або групою працівників. Від протоколів засідань, створюваних в управлінській діяльності організацій, слід відрізняти протоколи слідчих, деяких адміністративних органів та органів охорони громадського порядку (наприклад, протокол санітарного інспектора, протокол дорожньо-транспортної пригоди тощо), а також протоколи договірного типу (протоколи розбіжностей, протоколи узгодження розбіжностей, протоколи узгодження ціни й ін.) [96]
Обов'язковому протоколювання підлягають засідання постійно діючих та тимчасових колегіальних органів (колегії федеральних органів виконавчої влади, збори трудових колективів, зборів акціонерів, засідання ради директорів та ін.)
Протоколи (див. додаток № 12) оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів і матеріалів, підготовлених до засідання (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.) [97]
У протоколі відображаються всі думки з питань, які розглядаються і всі прийняті рішення. Протокол веде секретар або інша призначена особа. За правильність записів у протоколі відповідають голова і секретар, провідні засідання.
Існує два види протоколів: повний і короткий. Повний протокол містить запис усіх виступів на засіданні, короткий - тільки прізвища виступили і коротку запис про тему виступу. Рішення про те, яку форму протоколу вести на засіданні, беруть керівник колегіального органу або керівник організації. [98]
Заголовком протоколу служить назва колегіального органу або засідання (Протокол засідання атестаційної комісії ...; протокол наради ...).
Текст повного протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина оформляється одноманітно в повній і короткій формах протоколу. У ній вказуються прізвища голови та секретаря, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб (якщо учасників багато, поряд із зазначенням їх кількості робиться відмітка - «Список учасників додається»), порядок денний. Прізвища присутніх записуються до протоколу, якщо їх не більше 15, - в алфавітному порядку, із зазначенням місця роботи і посади, якщо ж присутніх більше, складається окремий список. У протоколах постійно діючих нарад і комісій посади присутніх не вказуються. Перерахування присутніх оформляють у всю ширину рядка через один міжрядковий інтервал.
При цьому слова «Голова», «Секретар», «Були присутні» друкують зліва від нульового положення табулятора (від поля), відокремлюючи двома інтервалами від заголовка і один від одного. [99]
Вступна частина закінчується порядком денним. Питання на порядку денному мають за рівнем їх складності, важливості і передбачуваного часу обговорення. Питання формулюються в називному відмінку, нумеруються арабськими цифрами і починаються з прийменників «О», «Про». Не рекомендується питання або групу питань формулювати словом «Різне». Поряд з питанням вказується прізвище доповідача із зазначенням його посади.
Слова «Порядок денний» розташовуються центровано через два-три інтервали від списку учасників.
Основна частина тексту протоколу з кожного питання порядку денного будується за схемою: СЛУХАЛИ ... ВИСТУПИЛИ ... УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ) ... [100]
У розділі «СЛУХАЛИ» в коротких протоколах вказуються прізвище виступав (доповідача) і тема його виступу. У повній формі протоколу наводяться прізвище та ініціали доповідача, зміст його доповіді (повідомлення, інформації, звіту). Якщо текст доповіді представлений доповідачем у письмовому вигляді, допускається після зазначення теми виступу робити позначку: «текст доповіді додається».
У розділі «ВИСТУПИЛИ» в коротких протоколах вказуються тільки прізвища осіб, які виступили в обговоренні, в повних протоколах фіксуються також їхні виступи, включаючи питання до доповідача. При необхідності після прізвища виступив вказується його посада.
У розділі «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)» записується прийняте рішення, яке формулюється коротко, точно, лаконічно, щоб уникнути двоякого тлумачення. Поряд з рішенням зазначаються кількість голосів, поданих «за», «проти», «утрималися», а також список осіб, які брали участі у голосуванні. Рішення може містити один або кілька пунктів, вони розташовуються по значимості, кожен з них нумерується. [101]
Перед словом «СЛУХАЛИ» проставляється номер відповідно з порядком денним. Слова «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)» друкують від лівого поля прописними літерами і закінчують двокрапкою. Текст розділів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)» друкується через 1,5 міжрядковий інтервал з нового рядка. Кожну прізвище та ініціали виступаючих друкують з нового рядка в називному відмінку, запис виступу відокремлюють від прізвища дефісом.
Учасник наради або засідання може представити особливу думку з ухваленим рішенням, яке викладається на окремому аркуші і приєднується до протоколу. Про наявність особливої ​​думки робиться запис у протоколі після запису рішення. [102]
Текст короткого протоколу також складається з двох частин. У вступній частині вказуються ініціали та прізвища головуючого (голови), а також посади, ініціали, прізвища осіб, присутніх на засіданні. Слово «Були присутні» друкується від межі лівого поля, підкреслюється, в кінці слова ставиться двокрапка. Нижче зазначаються найменування посад, ініціали та прізвища присутніх. Найменування посад можуть зазначатися узагальнено. Багаторядкові найменування посад присутніх вказуються через 1 міжрядковий інтервал. [103] Список відокремлюється від основної частини протоколу суцільний рисою.
Основна частина протоколу включає питання, що розглядаються і прийняті по них рішення. Найменування питання нумерується римською цифрою і починається з приводу «О» («Про»), друкується центрованим розміром шрифту № 15 і підкреслюється однією рисою нижче останнього рядка. Під рисою вказуються прізвища посадових осіб, які виступили під час обговорення даного питання. Прізвища друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Потім вказується прийняте з питання рішення. Приклад оформлення короткого протоколу наводиться у додатку 10 до Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005р. № 536.
Протокол засідання підписують голова і секретар. В особливо важливих випадках протокол повинні візувати виступали, візи проставляються на лівому полі документа, на рівні запису виступу. [104]
Датою протоколу є дата події (засідання, наради тощо). Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення засідання.
Протоколів присвоюються порядкові номери в межах календарного року окремо по кожній групі протоколів: протоколи засідань колегії, протоколи технічних, наукових та експертних рад та ін Протоколи спільних засідань мають складові номери, що включають порядкові номери протоколів організацій, що брали участь у засіданні. [105]
Протокол оформляється на загальному бланку організації із зазначенням найменування виду документа - «ПРОТОКОЛ» - або на спеціальному бланку протоколу (бланк конкретного виду документа).
Копії протоколів при необхідності розсилаються зацікавленим організаціям та посадовим особам відповідно до покажчиком розсилки; покажчик складає і підписує відповідальний виконавець підрозділу, який готував розгляд питання. Копії протоколів завіряються печаткою служби документаційного забезпечення управління (ДОП).
Прийняті рішення доводяться до виконавців у вигляді виписок з протоколів, які оформляються на відповідному бланку і завіряються печаткою служби ДОП. [106]
Обов'язковими реквізитами протоколу є: найменування організації, назва виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпису.

Акт

Акт - документ, складений кількома особами і підтверджуючий установлені факти або події. [107]
У деяких випадках акти не тільки фіксують встановлені факти і події, але й містять висновки, рекомендації та пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій і т.п.). [108]
Акти (див. додаток № 13) відрізняються широкою різноманітністю за своїм призначенням та змістом:
· Здачі-приймання (робіт, матеріальних цінностей, документів);
· Обстеження (стану техніки безпеки, протипожежної безпеки; умов праці; результатів діяльності);
· Випробувань (зразків, систем, технологій);
· Виділення до знищення (матеріальних цінностей, документів);
· Передачі (структурного підрозділу з однієї організації в іншу);
· Порушення встановлених правил;
· Ревізії, інвентаризації;
· Розслідування аварій, нещасних випадків;
· Ліквідації організації і т.д.
Акти складаються колегіально (не менше двох укладачів). Нерідко акти складаються комісіями, спеціально створюваними, склад яких затверджується розпорядчим документом керівника організації. Акти можуть складатися і постійно діючими комісіями на регулярній основі. [109]
Головне при складанні акта - встановлення фактичного стану справ і правильне відображення в акті. Акт складається на основі чорнових записів, які ведуться під час роботи комісії або групи осіб і містять фактичні дані, кількісні показники та інші відомості.
Заголовок до акту повинен граматично узгоджуватися зі словом «акт», наприклад:
Акт перевірки фінансово-господарської діяльності інституту,
Акт списання матеріальних цінностей.
Датою акта є дата події (перевірки, обстеження, експертизи тощо).
Текст акта складається з двох частин: вступної і основної (констатуючому).
Вступна частина будується за схемою: підстава - складений комісією - голова - члени комісії - були присутні (якщо акт складено в чиюсь присутність). [110]
Підстава для складання акту - договір, розпорядчий документ, нормативний документ із зазначенням номера та дати.
Після слова «складено» зазначаються найменування комісії, посади, прізвища та ініціали осіб, що склали акт.
При перерахуванні осіб, які брали участь у складанні акта, вказуються найменування посад з позначенням організації, прізвища та ініціалів (в називному відмінку). Першим вказується голова комісії. У необхідних випадках допускається наводити відомості про документи, що засвідчують особу і повноваження осіб, які брали участь у складанні акта, та їх адреси. Прізвища членів комісії розташовуються в алфавітному порядку. Слова «Підстава», «Голова», «Члени комісії», «Були присутні» пишуться з великої літери. [111]
В основній частині викладаються суть, характер, методи і терміни виконаної роботи, встановлені факти, а також висновки, пропозиції та примітки. Зміст акта може бути розділене на пункти, матеріал може бути представлений у вигляді таблиці. При необхідності акт може мати заключну частину, яка представляє собою рішення, висновки чи висновку комісії, що склала акт. [112]
У кінці тексту акта зазначаються кількість складених примірників та їх місцезнаходження. Кількість примірників акта визначається кількістю зацікавлених у ньому сторін або нормативними документами.
Наприклад:
Складено в 3 примірниках:
1-й примірник - бухгалтерія,
2-й примірник - комерційний відділ,
3-й примірник - покупець.
Після позначки про кількість примірників акта слід відмітка про наявність додатків до акта (якщо вони є).
При складанні актів ревізій та обстежень їх зміст узгоджується з посадовими особами, діяльність яких відображається в акті. Акт вважається прийнятим і вступає в дію після його підписання всіма членами комісії або всіма особами, які брали участь у його складанні. Особа, яка не згодне із змістом акта, зобов'язана підписати його із застереженням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії слід оформляти на окремому аркуші і додавати до акта. У необхідних випадках (якщо цього вимагають нормативні документи) акти затверджуються керівником даної чи вищої організації, за розпорядженням якого проводилися дії, що завершилися складанням акта.
Акт оформляється на загальному бланку організації або на спеціальному бланку акта (бланк конкретного виду документа). Для актів з постійно повторюється інформацією слід застосовувати бланки з трафаретним текстом.
Обов'язковими реквізитами акта є: найменування організації, назва виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпису, в необхідних випадках - гриф затвердження (акти, що вимагають твердження, повинні бути включені в список документів, що підлягають затвердженню) .
Додаткова інформація:
· Приклад оформлення акту;
· Інформаційно-довідкові документи.

Довідка

Довідка:
1) документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій.
2) документ, що підтверджує факти біографічного або службового характеру.
Довідки (див. додаток № 14), що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні довідки складаються для подання в іншу (як правило, вищу) організацію, внутрішні довідки - для подання керівництву організації або на розгляд колегіального органу .
Зовнішні довідки оформляються на загальному бланку організації (або бланку довідки) аналогічно зовнішнім доповідними записками, внутрішні - на стандартному аркуші паперу аналогічно внутрішньої доповідній записці з тими ж реквізитами.
Заголовок до тексту довідки повинен відповідати на питання «Про що?» І може включати вказівку на період часу, до якого відносяться викладені в довідці відомості.
Наприклад:
Довідка про комплектування тематичного комплекту «Інформаційно-довідкова система архівної галузі» (Ісса) в 2003р.
Текст довідки, як правило, складається з двох частин: в першій викладаються факти, які послужили підставою чи приводом для її складання, в другій наводяться конкретні відомості, що відображають суть питання. Текст довідки може складатися тільки з однієї (другий) частини. Якщо довідка містить однорідну систематизовану інформацію, її текст оформляється у вигляді таблиці. Якщо у довідку включаються відомості з декількох питань, її текст може складатися з декількох розділів.
Зовнішні довідки підписують керівник організації або його заступник. Довідку, що містить відомості фінансового характеру, підписують керівник організації та головний бухгалтер та завіряються печаткою. Внутрішні довідки підписуються керівником структурного підрозділу або фахівцем-укладачем.
Довідки, що складаються для підтвердження відомостей біографічного або службового характеру, підписуються двома особами: керівником та головним бухгалтером або керівником і завідувачем відділом кадрів, - і завіряються печаткою. Для таких довідок в організаціях використовуються уніфіковані бланки з трафаретним текстом, і вони можуть складатися на бланках формату А5.
Довідка, що містить відомості про зацікавленій особі, повинна мати такі дані:
· Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій вона видана;
· Вказівку, в посвідченні яких відомостей видана;
· Для яких цілей або в яку організацію видана;
· Підпис і вказівку посади особи, яка видала довідку;
· Дату складання;
· Відбиток печатки.
Обов'язковими реквізитами довідки є: найменування організації (для внутрішньої - найменування структурного підрозділу), найменування виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання (для зовнішньої довідки), адресат, заголовок до тексту (для довідки, оформленої на форматі А4), підпис, відбиток печатки (для довідки біографічного та фінансового характеру).

Підсумок

Підсумок - документ, що являє собою узагальнені дані з одного питання (зведення пропозицій, зведення зауважень, зведення вимог тощо). [113]

У зведенні допускається наводити відомості про джерела інформації, перераховувати і давати характеристику фактичного матеріалу по одному або декількох показниках.
Зведення (див. додаток № 15) можуть бути зовнішніми і внутрішніми. Зовнішні зведення складаються для подання в іншу (як правило, вищу) організацію, внутрішні зведення представляються керівництву організації або на розгляд колегіального органу. Зовнішні зведення оформляються на загальному бланку організації, внутрішні - на стандартному аркуші паперу.
Підсумок повинна мати заголовок до тексту, коротко розкриває її зміст і вказує дату або період часу, до яких відносяться викладені в ній відомості. [114]
Текст зведення допускається оформляти у вигляді таблиці.
У цілому зведення оформляється за тими ж правилами, що й довідка. [115]
Підсумок підписується укладачем, при її напрямку в іншу адресу - керівником.
Обов'язковими реквізитами зведення є: найменування організації (для внутрішньої - найменування структурного підрозділу), найменування виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання (для зовнішньої), адресат, заголовок до тексту, підпис.

Висновок

Висновок - документ, що містить думку, висновок установи, комісії, фахівця з якого-небудь документу чи питання. [116]
Висновки складаються на проекти положень, постанов, інструкцій, на наукові роботи (звіти, статті, дисертації, дипломні проекти) та ін [117]
Висновок повинен мати заголовок із зазначенням назви документа або питання, на який воно підготовлене, і текст, що складається з двох частин. У першій частині даються короткий виклад суті питання, аналіз основних положень чи пропозицій і загальна оцінка документа або питання. У другій частині повинні викладатися конкретні зауваження по суті розглянутого питання або документа. Ця частина тексту висновку може складатися з кількох пунктів, які нумеруються арабськими цифрами. [118]
За відсутності зауважень та пропозицій з даного питання або документом у висновку зазначається: «З проектом ... згодні» або «За проектом ... зауважень немає». [119]
Супровідний лист до висновку не додається.
Висновок може бути оформлено на загальному бланку організації (якщо воно підписується керівником організації або його заступниками) або на стандартних аркушах паперу (якщо висновок підписується спеціалістом організації або групою фахівців організації). Якщо висновок складено не на бланку, підпис укладача завіряється печаткою організації.
Обов'язковими реквізитами ув'язнення є: найменування виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис, відбиток печатки (при складанні висновку на стандартному аркуші паперу).

Відкликання

Відгук - документ, що містить думку установи або фахівця з приводу будь-якої роботи. [120]
Підготовка оглядів повинна проводитися відповідно до порядку підготовки та оформлення висновку. [121]
Обов'язковими реквізитами відкликання (див. додаток № 16) є: найменування виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис, відбиток печатки (при складанні оглядів на стандартному аркуші паперу).

Перелік

Перелік - систематизований список документів, предметів, об'єктів, складений з метою поширення на них певних норм чи вимог. [122]
Оформлюється на загальному бланку. Форма переліку (див. додаток № 17), як правило, таблична. Але в ряді випадків його складають і не в табличній формі (у цьому випадку він може мати розділи). [123]
Переліки підписуються посадовими особами, що склали їх. Конкретні різновиди переліків вимагають затвердження.
Датою переліку є дата його складання, якщо він не має грифу затвердження, або дата затвердження, якщо він має цей реквізит.
Обов'язковими реквізитами переліку є: найменування організації, назва виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис.

Список

Список - перелік осіб або предметів у певному порядку, складене з метою інформації або реєстрації. [124]
Список є супутнім, пояснювальним документом (до протоколів, розпорядчих документів, звітів, довідок і т.д.). [125]
Окремі різновиди списків вимагають затвердження (список запрошених, список на розсилку і ін.)  
Оформлюється на загальному бланку або стандартному аркуші паперу.
Датою списку є дата його підписання виконавцем або дата затвердження.
У заголовку до тексту вказується різновид списку. Текст списку, як правило, викладається в табличній формі.
Список підписується посадовою особою, яка його склала, при необхідності - керівником.
Обов'язковими реквізитами списку є: найменування організації, назва виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання, заголовок до тексту, підпис.

Листування

Листування - узагальнена назва різних за змістом документів (службовий лист, телеграма, телекс, телефонограма, факсограма (факс), електронне повідомлення та ін), які використовуються в якості інструменту оперативного інформаційного обміну між організаціями. [126]
До листуванні вдаються для реалізації інформаційних зв'язків між організаціями - як складаються, так і не перебувають у відносинах підпорядкування.
Ділове листування займає значне місце в документаційному масиві організацій. Будучи сполучною ланкою між організаціями, листування може складати до 80% вхідної та вихідної документації. Інформаційний обмін за допомогою листування слід використовувати тільки в тому випадку, коли важко або взагалі неможливо інший спосіб обміну думками (телефонні переговори, особиста зустріч і ін.)
Листування відрізняє широке видове різноманіття - від мають нормативний характер листів і телеграм державних органів до звернень громадян та типових заявок. Змістом листування може бути запит, підтвердження, нагадування, вимога, повідомлення, прохання, гарантія, запрошення та ін

Службовий лист

Лист - узагальнене найменування різних за змістом документів, які є засобом спілкування між установами, приватними особами. [127]
Службовий лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, виділених у зв'язку з особливим способом передачі тексту, - пересиланням поштою. [128]
Листи, як правило, повинні складатися у випадку, коли неможливий або утруднений бездокументарній спосіб обміну інформацією (усні роз'яснення, вказівки: особисті або по телефону та ін). При необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми, телефонограми і ін [129]
Листи складаються на спеціальних бланках листів формату А4 або А5 в залежності від розміру тексту листа. [130]
Текст листа повинен бути логічним, послідовним, переконливим і коректним за формою. Факти і події повинні викладатися об'єктивно, лаконічно, ясно. Текст листа не повинен допускати різного тлумачення. [131]
Лист доцільно готувати з одного питання. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно за кількома різнорідним питань, рекомендується складати окремі листи по кожному з них. Лист може стосуватися декількох питань, якщо вони взаємопов'язані і будуть розглядатися в одному структурному підрозділі організації-адресата. [132]
Залежно від типу листа і його змісту текст листа може бути простим або складним. Прості листи складаються з однієї - двох частин: вступу і висновку. Складні в композиційному плані листи містять вступ, основну частину (доказ) і висновок. У вступі дається обгрунтування питання: причина виникнення питання або його коротка історія; якщо приводом для складання листа послужив який-небудь документ, дається посилання на нього. В основній частині (доказі) викладається суть питання, наводяться докази або спростування; основна частина повинна бути переконливою, щоб не виникало сумнівів у правильності та обгрунтованості пропонованих рішень. У висновку формулюється основна мета листа. Залежно від призначення листи, від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу, застосовуються і інші схеми побудови, в яких один з елементів може бути відсутнім або порядок їх розташування може бути іншим. [133]
Текст простого листа не повинен перевищувати однієї - двох машинописних сторінок, складні листи можуть містити до п'яти сторінок тексту.
У листах використовують такі форми викладу тексту:
· Від першої особи множини («просимо направити», «направляємо на розгляд»);
· Від першої особи однини («вважаю за необхідне», «прошу виділити»);
· Від третьої особи однини («міністерство не заперечує», «ВНИИДАД вважає можливим»). [134]
У діловому листуванні прийнята форма викладу тексту від першої особи множини (просимо, повідомляємо, направляємо, нагадуємо, висилаємо і т.д.), так як посадова особа, що підписала лист, виступає від імені організації. [135]
Виклад тексту листа від першої особи однини (прошу, пропоную, направляю і т.д.), можливо у двох випадках:
· Лист оформляється на посадовому бланку;
· Лист носить конфіденційний характер або містить персональне звернення до адресата.
Лист, оформлене на бланку формату А4, повинне мати заголовок до тексту, який відповідає на питання «Про що?»: «Про порушення договірних зобов'язань», «Про надання науково-технічної допомоги». На бланку форма А5 заголовок допускається не вказувати.
Листи візуються упорядником, керівником підрозділу-автора, при необхідності - керівниками зацікавлених структурних підрозділів, а також заступником керівника організації, що курирує напрямок, якщо лист підписує керівник організації. Візуються листи на другому примірнику, що залишається в організації. [136]
Листи підписуються керівником організації, його заступниками у рамках наданої їм компетенції, а також керівниками самостійних структурних підрозділів, якщо їм надано це право.
Лист повинен мати позначку про виконавця, яка проставляється в нижній частині аркуша, під підписом керівника.
Вносити будь-які виправлення або додати до підписані листи не дозволяється.
Датою листа є дата його підписання.
Обов'язковими реквізитами листа є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, посилання на реєстраційний номер і дату, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця, в супровідних листах - відмітка про наявність додатків, в гарантійних листах - відбиток печатки.
За характером інформації листи мають багато різновидів:
· Супровідний лист;
· Лист-прохання;
· Лист-запит;
· Лист-відповідь;
· Лист-повідомлення;
· Лист-підтвердження;
· Інформаційний лист;
· Гарантійний лист;
· Лист-повідомлення;
· Лист-запрошення;
· Лист-пропозицію;
· Лист-нагадування;
· Лист-вимога;
· Лист-подяку;
· Лист-привітання.

Супровідний лист

Супровідний лист - службовий лист, що використовується для відправлення документів, що не мають адресної частини. [137]
Текст супровідного листа (див. додаток № 18) починається словами: «Представляємо Вам ...» (у вищу організацію), «Направляємо Вам ...» (в підвідомчу організацію), «Надсилаємо Вам ...» (в сторонню організацію). Одночасно з цим може міститися додаткова інформація, що відображає характер управлінської ситуації, в якій здійснюється ділове спілкування: «Відповідно до попередньої домовленості висилаємо Вам ...», «Відповідно до додатковим протоколом висилаємо Вам ...», «На підтвердження нашої домовленості висилає Вам ...» .
Текст супровідного листа може містити прохання, пояснення, пов'язані з тими матеріалами, які становлять додатки до супровідного листа. У цьому випадку спочатку говориться про направлення документів, потім викладаються прохання і пояснення.
Супровідний лист оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами супровідного листа є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця, відмітка про наявність додатків.

Лист-прохання

Лист-прохання - службовий лист, мета якого - отримання інформації, послуг, товарів, необхідних організації-автору. [138]
Величезна кількість управлінських ситуацій дають привід для складання листів-прохань. Лист-прохання (див. додаток № 19) має містити обгрунтування прохання і виклад самого запиту. Обгрунтування має передувати викладу прохання. Обгрунтування може бути відсутнім у випадках очевидності прохання, його типового характеру, а також у разі якщо здійснення дій, що становлять прохання, є обов'язком організації, підрозділу, посадової особи. Прохання викладається за допомогою дієслова «просити»: «Просимо Вас провести ...», «Просимо Вас надати ...», «Просимо Вас повідомити ...» і т.д. Прохання може формулюватися і без дієслова «просити», наприклад: «Сподіваємося на позитивне вирішення питання ...», «Сподіваємося, що Ви вважаєте за можливе розглянути наше звернення» і т.п.
В одному листі може міститися кілька прохань. У цьому випадку використовуються такі мовні звороти: «Також просимо Вас розглянути (надати, провести ...)», «Одночасно просимо Вас ...».
Лист-прохання оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листа-прохання є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-запит

Лист-запит - службовий лист, що направляється з метою отримання будь-яких офіційних відомостей або документів. [139]
Текст листа-запиту (див. додаток № 20) містить обгрунтування необхідності надання відомостей або матеріалів і власне виклад запиту. В обгрунтуванні можуть міститися посилання на законодавчі та інші нормативні акти, організаційно-правові документи, так як організація не має права запитувати відомості, не обумовлені її функціональною діяльністю.
У цілому листи-запити складаються так само, як листи-прохання. Листи-запити, як правило, підписуються керівником організації або офіційно уповноваженим на це посадовою особою.
Лист-запит вимагає листи-відповіді.
Лист-запит оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листа-запиту є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-відповідь

Лист-відповідь - службовий лист, складене як відповідь на лист-прохання або лист-запит. Відповідь може бути позитивним чи негативним (лист-відмова).
При складанні листів-відповідей повинен дотримуватися принцип мовного паралелізму: у тексті листа-відповіді слід використовувати ті ж мовні звороти, лексику, які використовував автор в ініціативному листі, за умови, що лист-прохання було складено грамотно у мовному відношенні. Допущені автором листа-прохання помилки переносити в лист-відповідь не допускається. Не слід посилання на надійшов лист включати в текст листа-відповіді («На Ваш лист от_______ № __...»). Для посилання на надійшов лист у складі реквізитів бланка є реквізит "Посилання на дату і номер документа, що поступив», куди і вносяться відомості про ініціативному листі.
Негативна відповідь має бути обгрунтована, не можна просто відмовити в проханні без пояснення, тому лист-відмову доцільно починати з обгрунтування відмови: «У зв'язку з ...». У разі негативної відповіді рекомендується повідомити адресату інформацію про те, хто, на яких умовах, коли може дати позитивну відповідь на дане прохання або запит, якщо автор листа такою інформацією володіє.
Лист-відповідь (див. додаток № 21) оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листа-відповіді є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, посилання на реєстраційний номер і дату, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-повідомлення. Лист-повідомлення - службовий лист, яким автор інформує адресата про які-небудь події, факти, що становлять взаємний інтерес. [140]

Лист-повідомлення може бути ініціативним або бути відповіддю на лист-прохання або лист-запит. Як правило, листи-повідомлення - листи невеликого обсягу, нерідко складається з одного-двох речень.
Лист-повідомлення може починатися з обгрунтування або безпосередньо з викладу інформації, що повідомляється: «Повідомляємо Вам, що ...», «Доводимо до Вашого відома, що ...», «Вважаємо за необхідне поставити Вас до відома про ...».
Лист-повідомлення (див. додаток № 22) оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листи-повідомлення є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-підтвердження

Лист-підтвердження - службовий лист, в якому адресат підтверджує отримання відомостей, документів або інших матеріалів, підтверджує раніше досягнуті домовленості, наміри і т.п.
Якщо підтверджується попередня домовленість, в тексті листа слід коротко викласти її суть, якщо підтверджується отримання документів, необхідно назвати їх і т.д. Ключовий мовної формулою цього різновиду листів є: «Підтверджуємо (одержання документів, попередню домовленість, згода на ...)».
Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, побажанням, пропозицією.
Лист-підтвердження (див. додаток № 23) оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листа-підтвердження є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, посилання на реєстраційний номер і дату, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Інформаційний лист

Інформаційний лист - службовий лист, в якому одержувачеві повідомляються відомості офіційного характеру.
Інформаційні листи нерідко носять типовий характер і розсилаються органами влади та управління різних рівнів підвідомчим організаціям або організаціям певного типу. В інформаційних листах можуть дослівно наводитися окремі положення законодавчих та інших нормативних правових документів, можуть міститися рекомендації та пропозиції.
Інформаційні листи можуть містити додатки. Обсяг інформаційного листа коливається від одного абзацу до декількох сторінок. Як правило, інформаційні листи підписуються керівником організації.
Інформаційний лист оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами інформаційного листа є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Гарантійний лист

Гарантійний лист - службовий лист, що містить зобов'язання або підтвердження.
Гарантійні листи адресуються організаціям. Гарантуватиметься можуть оплата роботи, продукції, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи та ін У тексті гарантійного листа містяться прохання на адресу кореспондента і юридично значуща формула: «Оплату (надання послуг і т.д.) гарантуємо». Ця фраза є юридично значимим компонентом тексту. Якщо в листі гарантується здійснити оплату, автор повідомляє свої банківські реквізити.
Гарантійні листи завжди підписуються двома особами: керівником організації та головним бухгалтером. Гарантійні листи також засвідчуються печаткою організації.
Гарантійний лист (див. додаток № 24) оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами гарантійного листа є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, відбиток печатки, позначка про виконавця.

Лист-повідомлення

Лист-повідомлення - службовий лист, що інформує про публічних заходах (нарадах, семінарах, виставках, конференціях і т.п.).
Листи-повідомлення, як правило, розсилаються широкому колу організацій, установ, підприємств з метою їх залучення або запрошення до участі в проведених заходах. У залежності від конкретної ситуації листи-повідомлення можуть тільки повідомляти про межах заходу, час і місце проведення, але можуть одночасно запрошувати до участі, повідомляти про умови участі у заході та містити іншу допоміжну інформацію.
Лист-повідомлення може мати додатки, що містять карту учасника, анкету учасника, програму заходу та інші інформаційні матеріали.
Листи-повідомлення, як правило, розсилаються за списком, тому реквізит «Адресат» оформляється узагальнено або не оформляється взагалі.
Підписують листи-повідомлення керівник організації або заступник керівника, який відповідає за організацію та проведення заходу. Листи-повідомлення можуть підписуватися і кількома керівниками, якщо захід проводиться спільно декількома організаціями.
Лист-повідомлення (див. додаток № 25) оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листи-повідомлення є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-запрошення

Лист-запрошення - службовий лист, різновид листа-повідомлення.
Відрізняється від листа-повідомлення тим, що може оформлятися не на бланку, мати різний формат, колір. При оформленні листів-запрошень можуть використовуватися різні елементи прикраси тексту - орнамент, малюнки і т.п. Як правило, листи-запрошення (див. додаток № 26) адресуються конкретній особі, тому в них використовується формула особистого звернення до адресата: «Шановний ...!».

Лист-пропозиція

Лист-пропозиція - службовий лист, що надсилається потенційному партнерові з пропозицією про співпрацю в різній формі. У комерційній діяльності використовується як комерційна пропозиція.
Якщо лист-пропозицію надсилається адресату вперше, воно містить не тільки власне пропозицію, але й інформацію про організацію-автора, що частково зближує лист-пропозицію з рекламним листом.
Лист-пропозиція може бути направлено одному кореспонденту або відразу декільком. Пропозиція партнерові може містити конкретну детальну інформацію, так що наступним кроком може бути укладання договору, або загальну інформацію, що є фактично пропозицією до початку переговорів.
Лист-пропозиція (див. додаток № 27) оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листи-пропозиції є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-нагадування

Лист-нагадування - службовий лист, що використовується в тих випадках, коли організація-партнер не виконує взяті на себе зобов'язання або прийняті домовленості.
Текст листа-нагадування, як правило, складається з двох частин: посилання на офіційний документ, в якому зафіксовані зобов'язання сторін або обставини, у зв'язку з якими організація зобов'язана зробити певні дії, і прохання виконати ті чи інші дії.
Ключовий фразою листи-нагадування є: «Нагадуванням Вам ...», «Вдруге нагадуємо Вам ...», «Звертаємо Вашу увагу на те, що ...», «Ставимо Вас до відома, що ...».
Лист-нагадування може закінчуватися вказівкою на санкції, до яких змушена буде вдатися організація - автор листа, якщо адресат не виконає взяті на себе зобов'язання.
Лист-нагадування оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листи-нагадування є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-вимога

Лист-вимога - службовий лист, мета якого - змусити адресата виконати взяті на себе зобов'язання в умовах, коли є серйозні порушення раніше прийнятих домовленостей.
Листи-вимоги, як правило, - листи складної структури. У них обов'язково викладаються умови укладених домовленостей з посиланням на конкретні документи, викладається суть ситуації, що склалася, формулюються вимоги про необхідність виконання зобов'язань і погрози на адресу кореспондента, якщо зобов'язання не будуть виконані.
Ключовими фразами в листах-вимогах можуть бути: «Вимагаємо виконати взяті на себе зобов'язання ...», «Терміново вимагаємо виконати (вислати, надати, перерахувати) ...», «Вимагаємо негайно виконати ... і т.д.». Погрози на адресу кореспондента можуть формулюватися таким чином: «В іншому випадку справа буде передана до Арбітражного суду ...», «В іншому випадку Вам будуть пред'явлені штрафні санкції ...», «В іншому випадку ми не несемо відповідальності за наслідки ...» і т.п .
Лист-вимога оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листи-вимоги є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-подяка

Лист-подяка - службовий лист, що направляється організації, посадовій особі або громадянину з висловленням подяки за вчинені дії.
Цей лист, як правило, складається в більш вільній формі, ніж інші різновиди листів. Ключовими фразами листа можуть бути такі вирази: «Дякуємо за надану допомогу в ...», «Висловлюємо Вам свою вдячність за ...», «Дозвольте Вам подякувати за ...», «Дозвольте висловити Вам щиру вдячність за ...» і т.п.
Лист-подяка (див. додаток № 28) оформляється на бланку листа.
Обов'язковими реквізитами листи-подяки є: найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи, ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік, дата, реєстраційний номер, адресат, заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4), підпис, позначка про виконавця.

Лист-привітання

Лист-привітання - службовий лист, складене в урочистих випадках, пов'язаних зі значними подіями в положенні посадової особи, організації, установи, підприємства.
Листи-вітання, як правило, складаються у вільній формі, можуть бути як невеликими за обсягом - одне - два речення, так і досить розгорнутими. В останньому випадку в листі-привітанні викладаються основні етапи життя, діяльності особи, до якої звернене привітання, найбільш важливі його досягнення. Якщо лист звернено до організації або її структурному підрозділу, в ньому викладаються найбільш важливі і значущі досягнення організації або підрозділу.
Листи-поздоровлення можуть оформлятися як на бланках, але і на спеціальному папері різної колірної гами, прикрашеної орнаментом, водяними знаками, що має велику щільність і т.д.

Висновок
У роботі досліджено загальні вимоги до організаційно - розпорядчої документації, уніфікація і стандартизація управлінської документації, уніфікована система організаційно - розпорядчої документації, оформлення реквізитів організаційно - розпорядчих документів, а також оформлення організаційно - правової, розпорядчої та інформаційно - довідкової документації. Підводячи підсумки, можна виділити найбільш важливі аспекти роботи.
Організаційно - правові документи є правовою основою діяльності організації та містять положення, засновані на нормах адміністративного права і обов'язкові для виконання.
Організаційна діяльність установи фіксується в організаційно - правових документах, що містять правила, норми, положення, що визначають статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, відповідальність та інші аспекти.
Розпорядчі документи це документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань діяльності організації. Ці документи регулюють і координують діяльність, дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань.
Аналіз свідчить, що документована інформація становить основу управління. У документах, як вважають вчені - документознавець, зосереджено до 85% інформаційних ресурсів організації. З документуванням пов'язана діяльність усіх працівників апарату управління - від рядового виконавця до керівника. Успішна діяльність будь-якого підприємства, компанії, фірми неможлива без певної культури роботи персоналу з документами, без чіткої організації і сучасного технічного оснащення документаційного забезпечення управління. Від організації діловодства в цілому залежать оперативність, надійність, економічність і організація управлінської праці, культура роботи апарату, можливість використання в майбутньому інформації, зафіксованої у документах.
Вивчення проблеми свідчить про те, що до теперішнього часу створено нормативно - правова, науково - методична бази для ведення оптимального діловодства і поточне діловодство у федеральних органах влади, а також в установах, підприємствах, місцевих органах влади Саратовської області.
Перш за все, це: Конституція РФ; ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007« Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи »; Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади; Інструкція з діловодства в органах виконавчої влади Саратовської області та інші.
Прийняття уніфікованої системи документації дозволило поставити діловодство на більш новий високий рівень.
Разом з тим дослідження показали, що організаційно - розпорядча документація багато в чому не досконала: окремі документи суперечать один одному; досить повільно доходять до того чи іншого органів влади; повільно виробляються інструкції, положення, регламенти; багато працівників не знають вимог за документами; повільне вдосконалення технологій та ін
Оскільки ОРД становить ядро ​​державних документів у системі управління, то необхідно:
1) подальше дослідження цієї сфери;
2) вдосконалення нормативно - правової бази;
3) необхідна нова науково - методична література, розрахована на широке коло організацій, нові монографічні видання;
4) вкрай важливо планомірне навчання працівників усіх державних і муніципальних структур, більш широка підготовка висококваліфікованих документознавців у вузах Саратова і Балаково.

Перелік джерел літератури
1. Конституція Російської Федерації: прийнята всенародним голосуванням 12 грудня 1993р. - М.: Юридична література, 1993р.
2. Федеральний Закон РФ «Про електронний цифровий підпис» від 10 січня 2002 № 1-ФЗ.
3. Федеральний Закон РФ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27 липня 2006 року № 149.
4. Федеральний закон РФ «Про ліцензування окремих видів діяльності» від 08 серпня 2001 року N 128-ФЗ.
5. Федеральний закон РФ «Про зв'язок» від 16 лютого 1995р. N 15-ФЗ.
6. Федеральний закон РФ «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22 жовтня 2004 N 125-ФЗ.
7. Федеральний закон РФ «Про комерційну таємницю» від 29 липня 2004р. N 98-ФЗ.
8. Закон РФ «Про державну таємницю» від 21 липня 1993 N 5485-1.
9. «Концепція використання інформаційних технологій у діяльності федеральних органів державної влади до 2010 року». Розпорядження Уряду РФ від 27 вересня 2004р.
10. Постанова Уряду РФ «Про Федеральну цільову програму« Електронна Росія (2002 - 2010 рр..) »Від 28 січня 2002 № 65.
11. Програма оптимізації документообігу в Державній Думі від 14 травня 2003р.
12. Цивільний кодекс Російської Федерації від 30 жовтня 1999р.
13. Кодекс РФ «Про адміністративні правопорушення».
14. ГОСТ 2.051-2006 «ЕСКД. Електронні документи. Загальні положення ».
15. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
16. ГОСТ 6.10.4-84 «Уніфіковані системи документації. Додання юридичної сили документам на машинному носії і машинограмме, що створюється засобами обчислювальної техніки. Основні положення ».
17. ГОСТ 28388-89 «Системи обробки інформації. Документи на магнітних носіях даних. Порядок виконання та обігу ».
18. ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ».
19. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання. Утв. Росархивом 6 жовтня 2000р.
20. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Утв. Наказом Мінкультури Росії від 8 листопада 2005р. № 536.
21. Державний освітній стандарт вищої професійної освіти, Спеціальність 350800 Документознавство та документаційне забезпечення управління. Затверджено 2 березня 2000р.
22. Андрєєва В.І. Діловодство: Практичний посібник. М.: ЗАТ «Інтел-Синтез», 2001.
23. Баласаян В.Е. Сучасна система документообігу як основа управління організацією: Тези повідомлень на дев'ятій Міжнародній науково-практичній конференції. 5-6 грудня 2002р. - М: Росархів ВНИИДАД, 2003.
24. Басаков М.І. Сучасне діловодство (Документаційне забезпечення управління): Учеб. Посібник / / Ростов н / Д: Фенікс, 2007.
25. Басаков М.І. Наказ і діловий лист (Вимоги до оформлення та зразки документів згідно з ГОСТ Р 6.30 - 2003): Практичний посібник. - 6-е вид. - Ростов н / Д: Фенікс, 2006.
26. Басаков М.І. Довідник секрктаря-референта: Практ.пособіе. - 4-е вид., Іспр.і доп. / / Ростов н / Д: Фенікс, 2007.
27. Басаков М.І. Документи по персоналу організації: Практичний посібник. 2-е ізд.перераб, і доп. Ростов-н/Д-; Видавничий центр «МАРТ», 2003.
28. Басаков М.І. Як підготувати і оформити діловий лист. Изд.4-е, іспр.і дол. М., 2006.
29. Баріхін А.Б. Діловодство на підприємстві, - М.: Книжковий світ. 2003.
30. Бєлов _А. Н., Бєлов А.А. Діловодство і документообіг. М., ЕКСМО, 2005.
31. Бутенко І.А. БОСС-Референт: підвищення ефективності управління організацією в державних структурах управління: Доповідь на дев'ятій Міжнародній науково-практичній конференції. 5-6 грудня 2002р. - М: Росархів ВНИИДАД, 2003.
32. Бикова Т.А., Вялова Л.М., Санкіна Л.В. Діловодство: Підручник / Під общ.ред. Т.В. Кузнєцової. - 2-е вид., Перераб. І доп. - М.: МЦФЕР, 2006.
33. Васильєва Л.М. Основи діловодства і персональний менеджмент: Учеб. Посібник. - М.: ЗАТ «Финстатинформ», 1999.
Ефект від уніфікації і стандартизації управлінських документів буває непрямим і прямим.
Непрямий ефект проявляється в підвищенні якості управління, ефективності використання засобів організаційної та обчислювальної техніки, прискоренні і оборотності фінансових коштів, зниження кількості помилок у документах та ін Цей вид ефекту поки в розрахунках не визначають.
Прямий ефект проявляється в зниженні витрат праці на роботу з документами, витрат матеріалів на їх виготовлення, питомих капітальних вкладень на оргтехніку та приміщення для її встановлення, витрат на амортизацію та ремонт оргтехніки.
1.2. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації
Особливе місце в управлінській діяльності установ, організацій та підприємств займають службові організаційно-розпорядчі документи. ОРД в рівній мірі представляють інтерес для працівників як канцелярії, так і економічних служб. Для спрощення роботи з ОРД, прискорення їх складання та оформлення проведена уніфікація і стандартизація ОРД за формою і за змістом. Організаційно-розпорядчі документи можна розділити на 3 групи:
· Організаційні (положення, статут, інструкція, правило). Ці документи визначають правове становище і основні завдання установ, організацій, підприємств та їх структурних підрозділів;
· Розпорядчі (наказ, рішення, постанову, розпорядження, вказівку). Такий документацією оформляється розпорядча діяльність посадових осіб та колегіальних органів. розпорядчі документи разом з тим є засобами передачі письмових вказівок підлеглим установам, організаціям, підприємствам і конкретним особам;
· Довідково-інформаційні (протокол, доповідна і пояснювальна записки, довідка, акт, лист).
1.3. Реквізити організаційно-розпорядчих документів
Кожен документ складається з окремих, складових його інформаційних елементів, які називаються реквізитами (підпис, печатка, текст, назву документа і т.д.). Реквізит є закінченим інформаційним елементом, тобто містить повну інформацію щодо своєї локальної темі: авторство, можливість доступу для прочитання, місце зберігання і т.д. Реквізити можуть бути графічними (герб, друк, емблема) або текстовими.
Текстові реквізити можуть бути простими, що складаються з одного - двох слів (вид документа) або цифр (дата, номер листа), або складними, у свою чергу включати в себе кілька досить самостійних частин (грифи затвердження, узгодження, адресат).
Частина інформації реквізитів може бути заздалегідь внесена в шаблон (бланк) майбутніх документів, вона називається постійною частиною. Доповнює, конкретизує інформація вноситься при цьому тільки при оформленні конкретного документа і називається змінною частиною.
Сукупність реквізитів для конкретного документа з визначенням їхнього взаємного розташування складають його формуляр. При створенні уніфікованої системи документації або уніфікації (приведення до однаковості) групи документів розробляється, як правило, формуляр - зразок. Формуляр - зразок являє собою графічну модель побудови безлічі документів. Він встановлює формати паперу, розміри полів, розташування всіх частин (постійних і змінних) реквізитів, характерних саме для цієї групи документів, визначає необхідні для їх розміщення площі.
Прийнята у формулярі - зразку послідовність розташування реквізитів повинна відображати найбільш часто вживаний варіант при наявності декількох відмінностей у конкретних документах.
Формуляр, характерний для документів певного виду (листи, протоколи, акти тощо), називається типовим формуляром.
Державним стандартом 6.10.5-87 «Уніфіковані системи документації (УСД). Вимога до побудови формуляра - зразка »встановлені загальні для будь-яких управлінських документів відповідні міжнародним:
- Формати паперу А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) з горизонтальним (альбомним) і вертикальним (книжковим) розташуванням тексту;
- Мінімально допустимі розміри службових полів: поле підшивки - не менше 20 мм, решта поля - не менше 10мм;
- Розмір шрифту, придатного для оформлення документів - що відповідає розміру 13,5 - 14 шрифту Times New Roman Cyr (найбільш близький до шрифту канцелярської пишучої машини: 2,6 х4, 25мм).
Стандартом визначено, що основними зонами документа є зверху вниз по аркушу паперу: заголовна, змістовна і оформляє, хоча цей поділ є досить умовним.
Встановлено склад реквізитів, сукупність яких надає управлінським документам юридичну силу і правила їх оформлення; у найзагальнішому вигляді - їх розташування на аркуші паперу. До цих реквізитів відноситься: найменування організації - складача (автора) документа і код організації, найменування форми документа, і її код, дата, номер документа і підпис (особи, яка несе відповідальність за зміст документа).
Неодноразово регламентувалися і стандартизували більш докладні вимоги щодо оформлення і розташуванню на паперовому носії реквізитів управлінських документів. Цьому питанню був присвячений в даний час призупинений Державний стандарт Російської Федерації 6.30 - 97 «УСД. Система організаційно - розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
У всі діючі інструкції і правила з ведення діловодства обов'язково включені розділи, складені на основі цього стандарту.
Оформлення ОРД, як вже було сказано, здійснюється відповідно до ГОСТ Р 6.30 - 2003, що встановлює склад реквізитів документів, вимоги до оформлення реквізитів і до бланків документів, включаючи бланки з відтворенням Державного Герба РФ. Правильно оформлені реквізити організаційно-розпорядчих документів гарантують їх юридичну силу.
В даний час встановилися вимоги щодо оформлення 30 реквізитів управлінських документів:
01 - Державний герб Російської Федерації;
02 - герб суб'єкта Російської Федерації;
03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04 - код організації;
05-основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
06-ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП);
07 - код форми документа;
08 - назва організації;
09 - довідкові дані про організацію;
10 - назва виду документа;
11-дата документа;
12 - реєстраційний номер документа;
13 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;
14 - місце складання чи видання документа;
15 - адресат;
16 - гриф затвердження документа;
17 - резолюція;
18 - заголовок до тексту;
19 - позначка про контроль;
20 - текст документа;
21 - відмітка про наявність додатку;
22 - підпис;
23 - гриф погодження документа;
24 - візи узгодження документа;
25-відбиток печатки;
26 - позначка про завірення копії;
27 - позначка про виконавця;
28 - позначка про виконання документа та направлення його до справи;
29 - відмітка про наявність документа в організації;
30-ідентифікатор електронної копії документа.
Склад реквізитів, що використовуються при оформленні управлінських документів, цим списком не вичерпується, але інші, як правило, застосовуються в межах конкретної системи документації. З іншого боку, на реальному документі склад реквізитів та їх оформлення буде залежати від виду документа, його автора та інших факторів.
01 - державний герб Російської Федерації
Державний герб Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Положення про Державний герб Російської Федерації.
Герб - відмітний знак держави, міста, стану тощо, зображуваних на прапорах, монетах, печатках і т.п. (Словник російської мови С. І. Ожегова, Словник іноземних слів).
Герб - емблематичний образ, службовець спадковим апологетичним символом і пізнавальним знаком якої-небудь системи родової або соціальної спадкоємності, а також спираються на цю систему спільності - сімейно-родової, адміністративно-територіальної або корпоративної (Термінологічний словник «Аполлон»).
Герб - геральдично оформлений знак гідності, історичного та адміністративного значення держави, території (населеного пункту), прав органів державної влади або органів місцевого самоврядування (З концепції Геральдичного ради при президенті РФ про територіальну символіку).
Всі сучасні держави мають свої головні відмітні знаки - герби, символи їх суверенітету. Основні функції герба, як і геральдики в цілому, - репрезентативна і ідентифікаційна [2].
У діловодстві Державний герб РФ, а також герб суб'єкта РФ і емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) - обов'язкові реквізити бланкової написи, які надають документа юридичну силу поряд з такими юридично значимими реквізитами, як найменування організації, коди організації, дата документа, номер документа , підпис, друк та ін
Реєстрації в державному геральдичному регістрі РФ підлягають [3]:
- Герб РФ і
- Герби суб'єктів РФ, а також
- Герби та емблеми федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів РФ, органів місцевого самоврядування та інших муніципальних утворень.
Реєстрація офіційного символу (герба, прапора, емблеми, відзнаки та відмінності) здійснюється з метою систематизації та впорядкування їх використання. Володар офіційного символу отримує свідоцтво про реєстрацію, яке підтверджує його право на даний символ і право передачі його правонаступника.
Державний герб РФ є офіційним державним символом РФ. Він був затверджений Федеральним конституційним законом РФ «Про Державний герб РФ» 25.12.2000 р. № 2-ФКЗ, який діє зараз в ред. Федеральних конституційних законів від 09.07.2002 р. № 2-ФКЗ, від 30.06.2003 р. № 1-ФКЗ. Третину цього закону складають вимоги щодо використання Державного герба РФ у діловодстві (статті 2, 3, 4, 10, 11).
Стаття 2 цього закону регламентує відтворення Державного герба РФ. Допускаються три варіанти його відтворення на бланках:
- Багатобарвний (щит червоного кольору без облямівки, двоголовий орел - золотого кольору, на грудях орла на червоному щиті зображений срібний вершник у синьому плащі, що сидить на срібному коні і вражає списом чорного дракона; замість золотого допустимо використання жовтого кольору, а замість срібного - білого );
- Одноколірний, а також
- Без геральдичного щита (у вигляді головної фігури - двоголового орла з атрибутами).
Стаття 3 визначає перелік видів документів і організацій, на бланках яких може відтворюватися Державний герб РФ у тому чи іншому варіанті в залежності від їх статусу.
Наприклад, в багатобарвному варіанті Державний герб РФ поміщається на бланках:
· Федеральних конституційних законів РФ;
· Указів і розпоряджень Президента РФ;
· Постанов Ради Федерації і Державної Думи Федеральних Зборів РФ;
· Постанов і розпоряджень Уряду РФ;
· Рішень конституційного, Верховного, Вищого Арбітражного судів РФ;
· А також на бланках Президента РФ та перелічених вище органів вищої державної і судової влади.
У одноколірному варіанті наш Державний герб поміщається на бланках:
Ø Адміністрація Президента РФ;
Ø повноважних представників президента РФ у федеральних округах;
Ø федеральних органів виконавчої влади;
Ø Генеральної прокуратури РФ;
Ø Уповноваженого з прав людини в РФ;
Ø Рахункової палати РФ;
Ø Центральної виборчої комісії РФ;
Ø Центрального банку РФ.
Одноколірний варіант Державного герба РФ без геральдичного щита поміщається на бланках:
v органів, організацій і установ при Президенті РФ;
v органів, організацій і установ при Уряді РФ;
v федеральних судів;
v органів прокуратури РФ;
v дипломатичних представництв, консульських установ та інших офіційних представництв РФ за межами Росії.
Стаття 4 визначає перелік документів, на яких відтворюється Державний герб РФ:
o документи, що засвідчують особу громадянина РФ;
o документи загальнодержавного зразка, що видаються федеральними органами державної влади, а також органами, які здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану.
Ця ж стаття визначає перелік організацій, на печатках яких може міститися Державний герб РФ. До них відносяться:
ü федеральні органи державної влади;
ü інші державні органи, організації та установи;
ü органи, організації та установи незалежно від форм власності, наділені окремими державно-владними повноваженнями;
ü а також органи, що здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану.
Використання Державного герба РФ у випадках, не передбачених Законом № 2-ФКЗ, допускається тільки за рішенням Президента РФ, яке має бути оформлене відповідним Указом, чи у випадку прийняття поправок до діючих законів.
Стаття 10 закріплює за Урядом РФ право встановлювати порядок виготовлення, використання, зберігання та знищення бланків, печаток та інших носіїв зображення Державного герба РФ.
В даний час діє постанова Уряду РФ від 27.12.1995 р. № 1268 «Про упорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення бланків, печаток і бланків з відтворенням Державного герба РФ »зі змінами від 08.06.2001 р. № 450, які були зроблені для приведення постанови у відповідність до Закону № 2-ФКЗ.
Стаття 11 встановлює відповідальність за використання Державного герба РФ з порушенням цього закону, а також за наругу над Державним гербом РФ.
Зображення герба рекомендується виконувати на бланках у межах квадрата зі стороною 20мм над серединою рядка з найменуванням організації. Наприклад:
Герб
Уряд Російської Федерації
ПОСТАНОВА
від 9 квітня 1999р. № 466
м. Москва
або
Герб
МІНІСТЕРСТВО ЗБОРИ -
ПАРЛАМЕНТ РОСІЙСЬКОЇ ФЕДЕРАЦІЇ
Державна Дума
02 - герб суб'єкта Російської Федерації
Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів Російської Федерації.
Порядок використання на бланках документів зображення герба суб'єкта Російської Федерації визначається нормативними актами органів державної влади республік, автономних областей, міст Москви та Санкт - Петербурга, автономних округів.
Герб суб'єкта РФ - головний символ суб'єкта РФ, виконаний відповідно до правил геральдики і виражає його історичне й адміністративне значення.
Герби міст, автономних округів, районів Російської Федерації розміщуються на бланках документів органів представницької і виконавчої влади міст, автономних округів, районів у відповідності до порядку використання гербів, встановленим нормативними актами відповідних територіальних одиниць Російської Федерації. Наприклад:
Герб

УРЯД МОСКВИ
ДЕПАРТАМЕНТ СПОЖИВЧОГО РИНКУ І ПОСЛУГ
03 - емблема організації, товарний знак (знак обслуговування)
Емблема і товарний знак - символи, ознаки, зображувальні позначення, які надають естетичний вигляд бланку, що дають уявлення про адресата, допомагають споживачеві відрізнити товар або послугу виробника (виконавця).
Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організації відповідно до статуту (положення про організацію).
Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому поміщений Державний герб Російської Федерації.
Емблему і товарний знак розташовують на верхньому полі бланка над серединою найменування організації - автора документа. Можливе розташування емблеми і товарного знака на одному рівні з назвою організації (реквізит 06), ліворуч.
Товарний знак дійсний, якщо він зареєстрований у відповідності до вимог Закону РФ від 23 вересня 1992р. «Про товарні знаки обслуговування і найменування місць походження товарів».
04 - код організації
Коди організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Для органів державної влади та управління код проставляється за ЄДРПОУ органів державної влади та управління (ОКОГУ).
Реквізит служить для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв'язку та скорочення кількості можливих помилок, що виникають при передачі даних і складно сприймаються назв організацій. Код є елементом електронної ідентифікації документа.
ФЕДЕРАЛЬНА
АРХІВНА СЛУЖБА РОСІЇ
Всеросійський
Науково - дослідний інститут
Документознавства та архівної справи
(ВНИИДАД)
101000, Москва, Центр, Мілютінський пер., Д.7а
Тел.923 - 00 - 54, факс 923 - 23 - 60
ОКПО 02842708
№ 7564398743
На № 354 від 03.07.1998г.
Код, як правило, проставляється заздалегідь друкарським способом.
05 - основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи
Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи проставляється у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
06 - ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП)
Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) проставляють згідно з документами, що видаються податковими органами.
07 - Код форми документа
Код форми документа вказує на правомочність використання даного бланка документа і повинен відповідати коду уніфікованої форми документа за загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД). У ОКУД наведено найменування і кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять у вісім уніфікованих систем документації: Пенсійного фонду Російської Федерації; з праці; організаційно - розпорядчої; зовнішньоторговельної; банківської; фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій; звітно-статистичної; облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств.
У документах можуть використовуватися також коди галузевих класифікаторів, якщо форма документа включена до нього.
Іноді код форми дублюється в загальноукраїнському і відомчому варіантах, доповнюється номером і датою переставив дану форму розпорядчого документа, наприклад у формах первинно - облікової документації:

Типова форма № П - 1а
Затверджена постановою Держкомстату
Росії від 29.12.2000 № 136
Форма по ОКУД 0301015
На формах документів, що не увійшли в уніфіковані системи документації, код повинен відповідати Табелю форм організації.
Код уніфікованої форми документа складається із семи знаків і контрольного числа (КЧ). Уніфікована система ОРД має код 0200000. Наприклад, код уніфікованої форми Статуту організації має позначення 02112312, де 02 клас форм документів (у цьому випадку УСОРД), 11 - підклас форм (документація по створенню організації), 231 - реєстраційний номер (Статут), 2 - контрольне число.
08 - Найменування організації
Під найменуванням організації слід розуміти автора документа, в ролі якого, як правило, виступає організація, підприємство або їх структурний підрозділ, а також окрему посадову особу, яка має право підпису документів.
Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах.
Над найменуванням організації вказують скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації.
Якщо організація підвідомча одночасно кільком органам управління чи громадським організаціям, то вказується не більше трьох ступенів підвідомчості. Якщо має місце подвійне підпорядкування - міністерству і місцевим органам влади, - то в документі вказують тільки найменування місцевих органів влади (органи охорони здоров'я, освіти, архівні та ін.)
Скорочене найменування організації наводять у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування поміщають нижче повного, зазвичай, у дужках, наприклад:
Державна архівна служба Росії (Росархів)
Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державної національну мову, друкують на двох мовах - російською та національному.
Аналогічному чином оформляються бланки для листування з іноземними кореспондентами: найменування організації, її адресу та інші постійні реквізити наводяться двічі - російською та іноземними мовами.
Найменування національною мовою повинно з'являтися на документі, не адресованому в іншу державу, тільки в тих випадках, коли воно закріплене в статуті (положення про організацію). Найменування національною мовою прийнято розташовувати нижче першого або правіше його.
Найменування філії, територіального відділення, представництва, структурного підрозділу організації зазначають тоді, якщо в організації право підпису документів представлено широкому колу посадових осіб. Найменування підрозділу розміщують нижче реквізиту. Цю частину реквізиту можна вносити до бланку безпосередньо при оформленні документів на зарезервовану вільну рядок:
Міністерство освіти Російської Федерації
Державна освітня установа
вищої професійної освіти
ДЕРЖАВНИЙ Університатя УПРАВЛІННЯ
Кафедра документознавства та документаційного
забезпечення управління
(Дата)      №
Якщо документ готується спільно двома чи більше організацій, то їх найменування на аркуші паперу слід розташовувати відповідно до їх рангом або за алфавітом і, як правило, на одному рівні.
Автором документа може бути і посадова особа, яка представляє організацію. Відомості про автора обов'язкові на документах, але вони, як правило, відображаються в підписі, хоча в моду знову входять, після багаторічної перерви, посадові бланки керівників.
09 - Довідкові дані про організацію
Довідкові дані про організацію вказуються тільки в службових листах. Сюди можуть входити: індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, факсу, телекса та інші відомості за вибором автора бланка, наприклад банківські реквізити. Часто в зону розташування цього реквізиту включають і коди за ОКУД і ОКПО.
ГОСТ Р 6.30 - 2003 не обмежує склад відомостей, що включаються в дані про організацію. У їх числі можуть бути відомості про відвантажувальних реквізити, про державну реєстрацію, ліцензії, наведено індивідуальний номер платника податків (ІПН), який вказується при оформленні розрахунково-платіжних документів, адресу електронної пошти та інші відомості. Номер рахунку в банку зазначається відповідно до правил, встановлених Центральним банком Росії. При цьому вказуються найменування кредитної організації; номер розрахункового рахунку; банківський ідентифікаційний код (БІК); кореспондентський рахунок (кор. рахунок); номер учасника розрахунків за міжфіліальні обороти (МФО).
10 - Найменування виду документа
Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, регламентується статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених УСОРД і ОКУД (клас 0200000).
У листі найменування виду документа не зазначають.
Вид документа визначається його змістом і призначенням. Номенклатура використовуваних в організації ОРД може бути уточнена положення про службу діловодства, розпорядчим документом чи табелем форм документів, до якого вносяться всі види документів, дозволених до використання в організації.
Додатково до реквізиту 10 може бути вказаний код документа за ЄДРПОУ управлінських документів (ОКУД).
11 - дата документа
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання.
Дати в документі оформляються цифровим способом у наступній послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, у текстах нормативних документів, а також містять відомості фінансового характеру часто застосовується словесно - цифровий спосіб оформлення дат: 12 липня 2005 р . У більшості управлінських документів прийнятий цифровий спосіб написання дат: 12.07.2005 або ж відповідно до міжнародного стандарту: 2005.07.12.
У факсах, телеграмах та телефонограмах крім дати проставляються години та хвилини: 2005.02.23 14.45. Їх написання регламентується тільки міжнародним стандартом.
При оформленні рукописних документів дата, як правило, ставиться поряд (під) підписом. Якщо авторами документа є кілька організацій або осіб, то датою документа є найбільш пізня дата підписання.
Крім того, дата як складова частина входить в цілий ряд інших реквізитів від грифа затвердження до позначки про одержання документа. Постійної частини дата не має, але на документах в бланках, штампів, при оформленні реквізитів завжди суцільною лінією позначаються місця її майбутнього розташування:
(Дата)
12 - Реєстраційний номер (індекс) документа
Реєстраційний номер (індекс) документа проставляють одночасного з датою.
Реєстраційний номер - це умовне цифрове, рідше буквено-цифрове позначення, що проставляються при реєстрації документа.
Реквізит складається з трафаретного частини «№», яка заповнюється від руки датою і реєстраційним номером.
Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо
Наявність на документі реєстраційного номера свідчить про те, що він включений в інформаційний масив організації і працює під її контролем і відповідальністю.
Для внутрішніх документів (наказів, розпоряджень, протоколів тощо), реєстраційний номер - це звичайний порядковий номер документа. Реєстраційний номер для листів доповнюється індексом (умовним позначенням) структурного підрозділу або виконавця (його особистого коду), що склав документ, та номером справи за номенклатурою справ. Наприклад, 1 - 26/90, де 1 - індекс структурного підрозділу, 26 - номер справи за номенклатурою справ, 90 - порядковий номер відправляється документа. Це стосується так званого ініціативного документа, тобто випадку, коли одна організація вперше звертається в іншу, наприклад з листом з цікавого її питання. При відправці листа-відповіді необхідно вказувати два індекси - індекс організації - автора відповіді і індекс документа організації - автора запиту.
Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома чи більше організацій, складається з реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через косу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
13 - Посилання на реєстраційний номер і дату документа
Посилання на реєстраційний номер і дату документа містить реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь. Посилання використовується тільки в тих видах документів, які є відповідями на запит (лист, доповідна записка, висновків та ін.) Відомості до реквізиту переноситься з надходження документа. Реквізит складається з трафаретного частини:
«На №   від     », Яка заповнюється реєстраційним номером та датою надходження документа.
З цього реквізиту підбирається копія ініціативного листа, на який отримано відповідь, і вони спільно представляються керівнику для прийняття рішення.
14 - Місце складання або видання
Місце складання або видання документа зазначають на всіх, якщо утруднено його визначення за реквізитами «Найменування організації» і «Довідкові дані про організацію». Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно - територіального поділу, і воно включає лише загальноприйняті скорочення. Наприклад:
м. Коломна Московської області
або:
с. Іванівка Митищинського району Московської області
У листах цей реквізит входить в поштову адресу. Скорочення «г», в цьому реквізиті зазвичай не ставиться при позначенні «Москва», а також при написанні назв міст, які закінчують на «град» і «бург», інші скорочення проставляються також за загальноприйнятими правилами: селище - сел., Село - з ., станиця - ст.
Інші реквізити вносяться в інші документи вже в процесі їх виготовлення на бланках (загальних, для листів) або подальшої обробки.
Наприклад, оформлення, обробка та виконання рішення колегіального органу про затвердження інструкції з діловодства включає в себе до двох десятків етапів, більшість з яких знаходять своє відображення в реквізитах документа.

№	Зміст операції	Використовуваний реквізит
1	Скласти проект рішення	Текст, номери сторінок, частина дати, частина підпису, частина грифів (віз) узгодження
2	Обговорити проект в підрозділі і визначити ступінь конфіденційності	Гриф обмеження доступу (без кількості примірників)
3	Зібрати візи зацікавлених підрозділів та співробітників	Гриф, віза узгодження
4	Підписати у секретаря колегіального органу	Особистий підпис
5	Підписати у керівника колегіального органу	Особистий підпис, дата
6	Зареєструвати	Реєстраційний номер
7	Підібрати повний (з додатками) примірник	Відмітка про наявність додатка
8	Розмножити і запевнити копійний екземпляри	Відмітка про завірення копії, гриф затвердження
9	Сформувати перший примірник у справу	Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
1	Сформувати електронну копію і зафіксувати її адресу	Відмітка для автоматичного пошуку
1	Передати для ознайомлення зацікавлених осіб, розіслати	Віза ознайомлення
1	Зареєструвати надходження	Відмітка про надходження документа
1	Визначити терміни виконання і виконавців	Резолюція
1	Поставити на контроль	Відмітка про контроль
1	Зняти з контролю	Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

15 - адресат
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові та фізичні особи. При адресуванні документа посадовій чи фізичній особі ініціали вказують перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку.
Адресат вказується як у документах, що направляються в інші організації або фізичним особам, так і на внутрішніх документах, зраджувати керівнику установи або в інші структурні підрозділи.
Мінімально реквізит може включати тільки точне найменування організації - одержувача. Однак, для оперативності руху документа, краще доповнити назву організації уточнюючої інформацією. Максимально реквізит «адресат» може складатися з наступних елементів:
♦ Назва організації (в називному відмінку)
♦ Найменування структурного підрозділу (у називному відмінку)
♦ Вказівка ​​посади одержувача (в давальному відмінку)
♦ Ініціали та прізвище (в давальному відмінку)
♦ Поштова адреса
Усі складові частини реквізиту друкуються з нового рядка через 1.5 міжрядкових інтервалу. Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 28 знаків. Елементи адресата не розділяються знаками пунктуації. У формулярі для реквізиту «адресат» відводиться права верхня зона документа. Усередині виділеної зони допускається центрованим кожен рядок по відношенню до самої довгому рядку. Таким чином, у найповнішому вигляді реквізит адресат може виглядати таким чином:
ЗАТ «Вимпел»
Відділ маркетингу
Провідному спеціалісту
І. К. Кисельової
Вул. Садова, д. 32, Москва, 103245
Або в центрованим вигляді:
ЗАТ «Вимпел»
Відділ маркетингу
Провідному спеціалісту
І. К. Кисельової
Вул. Садова, д. 32,
Москва, 103245
Ми бачимо, що реквізит вийшов досить громіздким. Щоб скоротити його можна використовувати такі прийоми. По-перше, поштова адреса може не вказуватися на документах, що направляються постійним кореспондентам. Повна поштова вік вказується укладачем документа в разі направлення його разовому кореспонденту, для полегшення роботи з відправлення кореспонденції. Ніколи не вказується поштова адреса при направленні документа вищестоящим органам влади і управління. По-друге, слід обдурити доцільність адресування документа співробітнику, який не є керівником структурного підрозділу.
Звернемо увагу на те, що поштова адреса на конвертах і документах повинна вказуватися відповідно до правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених Постановою Уряду РФ від 26.09.2000 № 725. відповідно до них встановлюється наступна послідовність написання поштової адреси:
· Найменування адресата (найменування організації - юридичної особи або прізвище, ім'я, по батькові для фізичних осіб)
· Назва вулиці, номер будинку, номер квартири
· Назва населеного пункту (міста, селища, і т.п.)
· Назва області, краю, автономного округу, республіки
· Країна (для міжнародних поштових відправлень)
· Поштовий індекс
Таким чином, при адресуванні документа фізичній особі вказівку поштової адреси буде обов'язковим, а ініціали будуть вказуватися після прізвища:
Рижову В.І.
вул. Дружби, буд 20, р . Чільне
Московської області, 107233
Зауважимо ще одну тонкість: при адресуванні документа керівнику організації її найменування включається до найменування важливості керівника.
Наприклад:
Генеральному директору
ЗАТ «Вимпел»
І. Є. Єлисєєву
Аналогічно адресують документ і керівнику структурного підрозділу після обов'язкового зазначення назви організації.
Наприклад:
ЗАТ «Вимпел»
Начальнику відділу
маркетингу
І. П. Макарову
Якщо ви направляєте документ посадовій особі, яка має звання, його слід вказати перед прізвищем.
Наприклад:
Головному лікарю
Міської клінічної
Лікарні № 33
Проф. А. К. Горбунову
Зараз стало модним крім імені одержувача додавати звернення «пану». Це суперечить нормам адресування встановленим стандартом і перезавантажує реквізит. Більш вдалим, видається, розміщення цього звернення у вступній формулі ввічливості тексту.
Наприклад:
Шановний пане президенте!
або
Шановний пане Сєров!
Слід зазначити, що після звернення «пан» не прийнято вказувати ініціали або повне ім'я та по батькові.
При направленні листів одного змісту підвідомчим організаціям адресат вказується узагальнено.
Наприклад:
Директорам шкіл
Північно-східного округу
На одному документі не повинно розміщуватися більше 4 адресатів. Якщо їх більше, то складається список на розсилку, а на кожному примірнику документа вказується конкретний адресат. При цьому слово «копія» не проставляється.
Вказівка ​​адресата на внутрішніх документів призначено для оперативного напрямки безпосередньому виконавцю. При цьому вказується лише структурний підрозділ або скорочене найменування посади керівника і його ім'я.
Наприклад:
Начальнику відділу кадрів
М. П. Мальцевої
Склад реквізиту «Адресат» пишеться в залежності від адресата і виду документа. Посада одержувача і його прізвище вказуються у тому випадку, якщо відомо, хто саме займається відповідним питанням.
Реквізит друкують, відступивши від межі лівого поля на 32 знака (четверте положення табулятора друкарської машинки) і на 5 - 6 міжрядкових інтервалів від лінії верхнього поля бланка. Всі елементи реквізиту «Адресат» розміщуються з нового рядка від однієї вертикалі («прапоровим метод»). Розділові знаки не ставляться.
Приклади оформлення:
Мін'юст Росії
Управління систематизації
законодавства
Посада особи, якій адресовано документ, зазначають у давальному відмінку, наприклад:
АТЗТ «Большевскій текстиль»
        Бухгалтерія
Старшому економістові
А. С. Миколаєву
або
Президенту АТЗТ
«Ломоносовський порцеляновий завод»
  В. І. Петрову
Якщо документ відправляють у кілька однорідних організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено, наприклад:
Адміністрації районів
Московської області
Якщо лист адресується організації, вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад:
Всеросійський науково - дослідний
Інститут документознавства та архівної
справи
101000, Москва, Центр,
Мілютінський пер., Д.7а
Допускається центрувати кожен рядок реквізиту «Адресат» по відношенню до самої довгому рядку. Наприклад:
Голові садового товариства
«Можайський дали»
В. А. Бунеева
При адресуванні документа фізичній особі вказують поштову адресу, потім ініціали та прізвище одержувача, наприклад:
301264, Тульська обл.,
Киреевский р-н, м. Липки,
Вул. Садова, буд.5, кв.12
І. П. Калініну
У такому ж порядку проводиться написання адреси відправника. Адреса кореспондента пишеться в правій нижній частині поштового конверта, поштової картки або оболонки поштового відправлення, а адреса відправника - у верхньому лівому кутку.
Наведений вище адресу на конверті буде виглядати наступним чином:
І. П. Калініну
вул. Садова, буд.5, кв.12,
Киреевский р-н, м. Липки,
Тульська обл., 301264
При направленні документа вищестоящим органам влади і управління поштову адресу не вказується.
16 - гриф затвердження документа
Гриф затвердження документа - реквізит, який вказує на нормативний або правовий характер змісту документа. До числа затверджуваних документів, наприклад, відносяться статути, положення, регламенти, штатні розклади, посадові інструкції, правила, деякі види актів, протоколів і т.д.
Перелік документів організації, які підлягають затвердженню, наводиться в Табелі уніфікованих форм документів або до Положення про службу документаційного забезпечення управління організації (канцелярії, загальному відділі і т.п.).
Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому куті документа.
Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затвердила документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
АТЗТ «Большевскій текстиль»
Особистий підпис І. В. Сергєєв
12.09.2000
Допускається в реквізиті «Гриф затвердження документа» центрувати елементи щодо самої довжини рядка, наприклад:
             ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ЗАТ «Большевскій текстиль»
Особистий підпис І. В. Сергєєв
12.09.2000
При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують на одному рівні.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номера, наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням загальних зборів
акціонерів від 15.08.2001 № 14
або
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом Голови
Правління банку
від 01.02.2000 № 82
Затвердження документа виданням іншого (розпорядчого) документа здійснюється у тому разі, якщо потрібні додаткові роз'яснення або проведення будь-яких заходів щодо впровадження затверджується документа.
17 - резолюція
Резолюція містить вказівку щодо рішення (підготовки рішення) питання, викладеного в документі.
Резолюція пишеться на документі посадова особа, складається з прізвища виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис і дату, наприклад:
А. В. Зайцевої
П. С. Нікітіну
Прошу підготувати проект
генеральної угоди
з фірмою «Гермес» до 21.12.2006
Особистий підпис В. С. Казначевскій
05.11.2006
Від правильного вибору виконавця, конкретності та чіткості тексту резолюції залежить якість та своєчасність виконання будівлі. У тому випадку, коли в резолюції вказано декілька виконавців, особа, зазначена першим, є відповідальним за організацію виконання завдання.
Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.
Резолюція в разі оформлення її на окремому аркуші є самостійним документом, що містить доручення керівника організації, із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого резолюція відноситься. Рекомендується для цих цілей використовувати бланки формату А6 з прізвищем керівника.
Текст резолюції вноситься до журналу (картку) реєстрації вхідних документів.
18 - заголовок до тексту
Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Тема узгоджуються з найменуванням виду документа.
Заголовок може відповідати на питання:
про що (про кого)? , Наприклад:
Наказ про створення установи;
чого (кого)? , Наприклад:
Посадова інструкція секретаря-референта.
До тексту документів, оформлених на бланках А5, заголовок можна не складати.
Тема дозволяє швидко визначити ступінь важливості документа, допомагає зорієнтувати в його змісті без прочитання тексту.
У цілому заголовок економить час при роботі з документом, полегшує його реєстрацію, постановку на контроль, пошук, проходження. Тема переноситься в реєстраційні форми: журнал, картку, базу даних.
Якщо в тексті документа зачіпаються кілька питань, заголовок повинен формулюватися узагальнено, наприклад: «Про затвердження звіту та проведенні виборів».
Заголовок розташовується зліва над текстом документа. Обсяг його не повинен перевищувати 5 рядків з довжиною кожна в 28 знаків.
При кутовому розташуванні постійних реквізитів (кутовому бланку) заголовок до тексту пишеться під цими реквізитами в рамках виділеного «куточками» місця. Приклад оформлення заголовка при поздовжньому розпорядженні постійних реквізитів наводиться нижче.
МОСКОВСЬКИЙ МІСЬКА РАДА ДЕПУТАТІВ ТРУДЯЩИХ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ
28.08.07 № 22/10 м. Москва
Про спорудження обеліска
в ознаменування запуску
Радянським Союзом першого
штучного супутника Землі
На додаток до рішення Мосміськвиконкому від 11.05.60 № 29/30 виконком ВИРІШИЛА:
1. Затвердити
Тема складається виконавцем документа. В кінці заголовка крапка не ставиться.
19 - відмітка про контроль
В управлінському процесі ряд документів підлягає контролю за їх виконанням. На таких документах передбачено проставлення діловодної службою спеціального позначки після того, як керівник приймає рішення про постановку документа на контроль. Відмітка про контроль являє собою велику літеру «К», яку наносять від руки яскравим фломастером або спеціальним гумовим штемпелем на ліве поле документа на рівні заголовка до тексту. Можливе використання інших відміток про контроль, наприклад, штамп «контроль» і термін виконання документа.

20 - текст документа
Текст документа становлять російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації про державні мови.
Тексти документів пишуть лише російською мові при напрямі їх:
- У федеративні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації;
- На підприємства, в організації та їх об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта Російської Федерації чи розташовані на території інших суб'єктів Російської Федерації.
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, пов'язаного тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу (маєте, володієте або були, знаходилися і т.д.). Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями признаков.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки і графи рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблиця друкується понад однієї сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках друкуються лише номери цих граф. Більш докладно порядок оформлення таких текстів встановлено у ГОСТ Р1.5 - 92.
Зв'язаний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причину, підставу, мети складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину, наприклад, накази - розпорядчу частину, без констатуючої; листи, заяви - прохання, без пояснення причин; довідки, доповідні записки - тільки оцінку фактів, висновки.
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
У розпорядчих документах (наказах, розпорядженнях і т.д.) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації (доповідні, пояснювальні записки), викладу тексту має йти від першої особи однини (наказую, пропоную, прошу, доводжу до відома).
У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини (постановляє, вирішив).
У спільних розпорядчих документах текст розташовують від першої особи множини (наказуємо, вирішили). Текст протоколу викладають від третьої особи множини осіб (вирішили:).
У документах, які визначають права і обов'язки організації, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини особи, (відділ здійснює функції, до складу об'єднання входять, комісія встановила).
У листах використовують такі форми викладу тексту:
- Від першої особи множини особи (просимо направити, направляємо на розгляд);
- Від першої особи єдиного особи (вважаю за необхідне, прошу виділити);
- Від третьої особи однини особи (міністерство не заперечує, комісія вважає за можливе).
Структура текстів конкретних документів і окремих видів документів може визначатися уніфікованими системами документації та іншими нормативними актами, що регламентують їх створення, наприклад, Федеральним законом «Про банки і банківську діяльність», який регламентує структуру статуту.
21 - відмітка про наявність додатків
Відмітка про наявність додатків розташовується під основним текстом (реквізит 20) і може бути оформлена двома способами: коли назва програми згадано в тексті і коли воно не названо.
Відмітку про наявність додатка, названого в тексті, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 л. в 2 екз.
Якщо документ має додатки, не назване у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників; при наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:
Додаток: 1.Положеніе про Управління регіонального кредитування на 5 л . в 1 прим.
2.Право підготовки та оформлення документів
Управління регіонального кредитування на 7 л . в 2 екз.
Відмітка розміщується безпосередньо від лівого поля документа через 3 інтервалу. Багаторядковий текст додатка друкують через один міжрядковий інтервал, при кількох програмах їх тексти поділяються півтора інтервалами.
Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не вказують.
У додатку до розпорядчого документа на першому його аркуші в правому верхньому куті пишуть «Додаток» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера, наприклад:
Додаток № 2
до наказу директора Інституту
від 15.06.2006 № 319
Допускається вираз «ДОДАТКИ №» друкувати великими літерами, а також центрувати це вираз, найменування документа, його дату і реєстраційний номер відповідно до самої довжини рядка, наприклад:
ДОДАТОК № 2
До наказу директора Інституту
15.06.2006 № 319
Якщо до документа додають інший документ, так само має додаток, відмітку про наявність додатку оформляють таким чином:
Додаток: лист Росархіву від 14.06.97 № 02-4/156 та додаток до нього, всього на 30л.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами відмітку про його наявність оформляють таким чином:
Додаток: на 3 л . в 5 екз. в перший адресу.
У тексті ГОСТу Р 6.30 - 2003 йдеться про те, що реквізит «Відмітка про наявність додатка» може оформлятися в листах. Тобто якщо лист містить який-небудь додаток, то цей реквізит повинен оформлятися в обов'язковому порядку. При цьому в супровідних листах, основним призначенням яких є відправка документів, що не мають адресної частини, реквізит «Відмітка про наявність додатку» повинен оформлятися завжди.
Також реквізит «Відмітка про наявність додатка», при необхідності, може бути присутнім в наступних видах інформаційно-довідковий документів: довідках, доповідних записках, пояснювальних записках, службових записках.
Але існують види організаційно-розпорядчих документів, в яких реквізит «Відмітка про наявність додатка» не оформляється, оскільки інформація про додатки вказується безпосередньо в тексті. Про це йдеться в Методичних рекомендаціях щодо запровадження ГОСТу Р 6.30 - 2003 і в Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. До таких документів, наприклад, відноситься протокол.
Фрагмент документа 1
Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30 - 2003
При оформленні протоколу з числом учасників більше 15 прізвищ не перераховуються, а вказуються цифрою їх загальна кількість, список учасників у таких випадках додається.
Наприклад:
Були присутні 47 чоловік (список додається).
Фрагмент документа 2
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Мінкультури України від 8 листопада 2005р. № 536
Основний зміст доповідей і виступів поміщається в тексті протоколу або додається до нього; в останньому випадку в тексті робиться виноска "Текст виступу додається».
Реквізит «Відмітка про наявність додатку» не оформляється і в розпорядчих документах: наказах, розпорядженнях, вказівках, постановах, і рішеннях.
Фрагмент документа 3
Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджена наказом Мінкультури України від 8 листопада 2005р. № 536
За наявності додатків до указу (розпорядженням) Президента РФ в тексті на них обов'язково робиться посилання.
Зазвичай, якщо до розпорядчого документа є програми довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки), то в тексті у відповідних пунктах розпорядчої частини даються посилання: «(додаток 1)», «(додаток 2)» або «згідно пріложенію1 »,« згідно пріложенію2 ». Якщо додатком до розпорядчого документа є затверджуваний документ (положення, правила, інструкції тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка: «(додається)».
При оформленні додатків слід дотримуватися таких правил [4]:
1. Програми завжди оформляються на стандартних аркушах паперу, а не на бланках документів.
2. Так як додатки окремо не реєструються, на них не повинні оформлятися реквізити «Дата документа» і «Реєстраційний номер документа». Адже дату і реєстраційний номер документа, до яких належить додаток, можна подивитися у верхньому правому куті на першій сторінці додатка в написі «Додаток ...» або в реквізиті «Гриф затвердження документа».
3. Заголовок до тексту програми друкується центрованим способом, в кінці заголовка крапка не ставиться. Найменування виду програми (перше слово заголовка програми) виділяється великими літерами і може бути надруковано в розрядку. Міжрядковий інтервал між першим рядком заголовка і наступними рядками може бути збільшений на 6 пт. Тема програми розташовується під написом «Додаток ...» або реквізитом «Гриф затвердження документа» і відокремлюється від них двома - чотирма міжстроковими інтервалами.
4. Розміри полів, шрифти та міжрядкові інтервали при друкуванні текстів документів.
5. Листи додатка нумеруються самостійно, починаючи з другого аркуша. Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша. При цьому номер пишеться арабськими цифрами без знаків пунктуації (точки), без вказівки слова «сторінка», його скорочених варіантів «стор» або «с.» І знаків тире.
6. Організаційно-правові документи - інструкції, правила, положення, регламенти, які затверджуються розпорядчими документами і є додатками до них, - в обов'язковому порядку повинні бути підписані керівником структурного підрозділу, що розробив цей додаток. Інші програми при необхідності також можуть бути підписані уповноваженою на це посадовою особою. Якщо програма не підписується, то доцільно його закінчувати горизонтальній рисою, розташованої по центру тексту на відстані приблизно 3 міжрядкових інтервалів. Довжина риси має складати декілька сантиметрів. Цей нехитрий прийом застрахує від додавання будь-якого тексту в кінець програми після підписання основного документа.
22 - підпис
Підпис вміщують після тексту та відмітки про наявність додатків, відступивши на 3 - 4 міжрядкових інтервалу. Реквізит друкують від лівого поля документа.
До складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:
Виконавчий директор
ЗАТ «Партнер» Особистий підпис М. А. Федоров
або
Виконавчий директор Особистий підпис М. А. Федоров
Допускається в реквізиті «Підпис» центровка найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка. Наприклад:
Виконавчий директор
ЗАТ «Партнер» Особистий підпис М. А. Федоров
Підпис повинен бути як на документах, що направляються в інші організації, так і на копіях документів, що залишаються у справах організації - автора документа.
Право підписання документів посадовим особам може бути надано: установчими документами організації (статутом, установчим договором, положенням про організацію); нормативними правовими актами, що визначають порядок діяльності організації; розпорядчими документами керівника організації про делегування повноважень; дорученнями на виконання певних дій від імені організації.
Документи інформаційно - аналітичного характеру (доповіді, доповідні записки, довідки тощо), що надаються на ім'я керівника організації, підписуються автором - укладачем документа.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером. Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником і головним бухгалтером організації.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:
Генеральний директор Особистий підпис М. О. Медведєв
Головний бухгалтер Особистий підпис М. І. Логінова
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:
Заступник міністра Заступник міністра
юстиції Російської Федерації фінансів Російської Федерації
Особиста Особиста
підпис підпис
В. М. Степанов А. П. Миронов
На одному рівні розташовують підписи в спільних розпорядчих документах, цивільно-правових договорів, трудових договорів (контрактах), що мають кілька підписів.
На практиці оформлення документів за кількома підписами (зокрема, договорів купівлі - продажу, на поставку продукції, передачі майна та ін) супроводжується рядом додаткових відомостей.
У документах, складених комісією, зазначають не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки у складі комісії відповідно до розподілу, наприклад:
Голова комісії Особистий підпис М. В. Куликов
Члени комісії Особистий підпис К. М. Артем'єв
Особистий підпис С. П. Матвєєв
Особистий підпис В. А. Філатов
Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник «За», напис від руки «Зам.» Чи косу риску перед найменуванням посади.
У ряді випадків можливе використання факсиміле при підписанні документів. Організації самостійно визначають склад документів, на яких проставляється факсиміле. Як правило, це запрошення, повідомлення, довідки і тому подібні документи, за безумовним винятком документів фінансового характеру.
При укладанні угод використання факсимільного відтворення підпису, електронно-цифрового підпису допускається у випадках, передбачених законом або угодою сторін.
Порядок підписання є одним з центральних питань документування діяльності сучасної організації. Розпорядчі документи підписуються, як правило, керівником організації або його заступниками згідно з розподілом їх обов'язків, закріпленим в організаційно-правових документах (статуті, наказі про розподіл обов'язків та ін.) У великих організаціях право підпису може бути надано керівникам управлінь або відділів, що відбивається в положенні про структурний підрозділ.
Положення про структурний підрозділ, посадові інструкції підписуються керівниками структурних підрозділів з наступним затвердженням керівництвом.
Доповідні записки, довідки, аналітичні матеріали можуть підписуватися виконавцями, за умови, що питання, що містяться в документі, належать до компетенції співробітника.
Листи можуть підписуватися як керівником організації, так і його заступниками та керівниками структурних підрозділів. Керівник підписує листи, що направляються до органів державної влади та управління, керівникам іншій організації.
Ряд документів може мати кілька підписів посадових осіб.
Контроль правильності підписання документів покладається на службу діловодства або на секретаря. Тому необхідно знати склад посадових осіб, яким надано право підпису документів, їх особисті підписи. Бажано, щоб були підготовлені локальні нормативні акти, що регламентують ці питання (інструкція з діловодства, правила підготовки організаційно-розпорядчих документів тощо).
Вимоги до оформлення реквізиту «Підпис» міститься в Гості Р 6.30 - 2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».
Підпис включає найменування посади особи, яка підписала документ, особистий підпис, розшифрування підпису. У розшифровці підпису завжди спочатку зазначаються ініціали, а потім прізвище.
Якщо документ підготовлений не на бланку, вказується повна посаду із зазначенням організації-автора.
Наприклад:
    Генеральний директор
ЗАТ «Вимпел» Особистий підпис Є. Р. Серьогін
Якщо документ оформлений на бланку, найменування організації в підписі не повторюється.
Наприклад:
    Генеральний
директор Особистий підпис Є. Р. Серьогін
З введенням у практику документування посадових бланків з'явилися нові правила підписання. На документах, виконаних на таких бланках, взагалі не вказують назву посади.
Наприклад:
    Особистий підпис Є. Р. Серьогін
У наукових установах і вузах на посадах вказуються науковий ступінь і звання.
Наприклад:
Зав. Кафедрою історії, Особиста
проф., д-р істор. Наук підпис В. С. Смирнов
Документи, прийняті колегіальними органами, підписуються головою і секретарем.
Наприклад:
Голова Особистий підпис О. В. Єршов
Секретар Особистий підпис Т. Г. Жукова
Російським законодавством допускається використання факсиміле як аналога власноручного підпису, відтворювального механічно. Правила застосування факсиміле визначаються ст. 160 Цивільного кодексу РФ. Оформлення факсимільного підпису допускається за наявності угоди сторін або відповідного нормативного акту. Застосування факсиміле на внутрішніх документах організації регламентується інструкцією з діловодства або спеціальними розпорядчими документами.
На закінчення відзначимо ряд найбільш поширених помилок, які допускаються при оформленні реквізиту «Підпис».
· Вказівка ​​як підпис лише особистого підпису посадової особи без посади і її розшифровки.
· Неправильне розташування прізвища та ініціалів.
· Зазначення на документах, виконаних на бланках, повного найменування посади підписувача.
· Зазначення при розшифровці підпису імені без по батькові. Це суперечить правилам, встановленим стандартом, і сучасним нормам російської мовної культури.
· Проставлення косою риси чи прийменника «за», що означають, що документ підписаний іншою посадовою особою. У тих випадках, коли керівник відсутній, документ може підписати особа, офіційно виконує його обов'язки. При цьому на документі перед посадою керівника ставлять літери «І.О.», вказують фактичну посаду підписала, його ініціали та прізвище.
23 - гриф погодження документа
Узгодження документа - це спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа сторонньою організацією в особі її посадової особи або колегіального органу.
Гриф затвердження документа складається з слово ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з яким узгоджуватися документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Ректор Фінансової академії
при Уряді Російської Федерації
Особистий підпис А. Г. Грязнова
23.04.2006
Зона реквізиту «Гриф узгодження документа» розміщується нижче реквізиту «Підпис». Слово «ПОГОДЖЕНО» друкується без лапок великими літерами від межі лівого поля. безпосередньо під ним друкується найменування посади, нижче - особистий підпис з розшифровкою. Дата узгодження вказується під особистим підписом також від межі лівого поля.
Якщо документ погоджують листом, протоколом, гриф погодження оформлюють за такою формою:
ПОГОДЖЕНО
Лист Російської академії
медичних наук
від 30.10.06 № 451 - 805
або
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
правління страхової
компанії «Планета»
від 21.06.06 № 10
Якщо документ має два грифи узгодження, їх розташовують на одному рівні - зліва і справа. При більшій кількості грифи розміщують двома вертикальними рядами.
В окремих випадках при необхідності узгодження документа з декількома організаціями може оформлятися лист погодження. У цьому випадку на документі перед підписом, на місці реквізиту «Відмітка про наявність додатка», робиться запис «Лист узгодження додається». При цьому на листі узгодження в правому верхньому куті вказується, до якого документу цей лист відноситься. Приклад листа узгодження виглядає наступним чином:
Положення про принципи співробітництва
ЛИСТ УЗГОДЖЕННЯ
ПОГОДЖЕНО
Генеральний директор Генеральний директор
АТ «РВК» АТЗТ Торговий дім «Амур»
особиста особиста
підпис К. Р. Романов підпис В. Є. Афанасьєва
14.06.2006 14.06.2006
ПОГОДЖЕНО
Президент Інтер-Траст Лтд. Голова Правління
особиста банку «Прогрес»
підпис А. С. Линів особиста
17.06.2006 підпис М. М. Тітов
17.06.2006
Узгодження документа може наводитися з підлеглими і непідлеглими органами, якщо зміст документа зачіпає їхні інтереси, з науково-дослідними та громадськими організаціями, організаціями державного та відомчого контролю, вищестоящими організаціями. Узгодження документа відноситься до так званого зовнішнього погодженням. Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа (реквізит 24).

24 - візи узгодження документа
Візування документа є формою його внутрішнього в межах однієї організації узгодження.
Узгодження документа оформляється візою, що включає підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Наприклад:
Начальник юридичного відділу
Особистий підпис А. С. Орлов 25.01.2006
Віза показує, що посадова особа ознайомилося зі змістом документа та висловило ставлення до нього.
Віза ставиться безпосередньо біля кордону лівого поля документа нижче грифа узгодження. Візується документа виконавцем, відповідальними посадовими особами, заступником керівника організації за напрямком, юристом. Склад посадових осіб, що візують документ, встановлюється нормативними актами організації (положеннями, інструкціями). Відмова від візування не допускається.
При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином:
Зауваження додаються
Начальник юридичного відділу
Особистий підпис А. С. Орлов
25.01.2006
Зауваження викладаються на окремому аркуші, підписуються і додаються до документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Для документа, оригінал якого відправляється з організації, візи проставляються в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа.
Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.
Допускається, за рішенням організації, поаркушно візування документа і його застосування.
Якщо при візуванні в проект документа вносяться суттєві зміни, він після передруку підлягає повторному візуванню. Несуттєві зміни редакційного характеру повторного візування документа не вимагають.
25 - відбиток печатки
На документах, які потребують особливого посвідчення, підтвердження їх юридичної сили, ставиться печатка організації.
Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, передбачених фахівцями нормативними актами, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами.
Печатки бувають гербові та прості.
Гербова печатка - кругла з зображенням в центрі Герба Російської Федерації, по колу вказується повна назва установи. Печатки з відтворенням Герба України можуть мати федеральні органи державної влади, інші державні органи та організації відповідно до Указу Президента Російської Федерації від 30 листопада 1993р. № 2050.
Печатки із зображенням герба Російської використовуються державними установами. Крім них, такий відбиток отримують організації, наділені окремими державними повноваженнями, наприклад, приватні нотаріальні контори.
Герб суб'єкта Російської Федерації розміщується на печатках органів представницької і виконавчої влади суб'єктів федерації. Герб міста, району Російської Федерації розміщується на печатках органів представницької і виконавчої влади міста, району згідно з Федеральним законом від 28 серпня 1995р. № 154 - ФЗ «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації».
З 1 січня 2004 року введено в дію новий стандарт печаток підприємств усіх форм власності. Згідно з новими правилами гербова печатка збільшена в діаметрі на п'ять міліметрів. Крім того, на ній введені додаткові написи. У пресі вказуються ІПН та номер свідоцтва про державну реєстрацію.
Особливі вимоги пред'являються до матеріалів, з яких виготовлена ​​печатка. Вони є більш сучасними, що дозволяє отримувати більш чіткі відбитки.
Нові гербові печатки мають кілька ступенів захисту і повинні проводитися у сертифікованих виробників. Самі сертифікати видаються тільки системою ПоліграфСерт Міністерства друку РФ. Документи, засвідчені несертифікованими печатками, не мають юридичної сили.
У комерційних організаціях використовується кругла печатка, прирівняна до гербовим для державних організацій і містить також вказівку на ІПН та реєстраційний номер.
Прості друку, крім круглих, бувають різної геометричної форми - прямокутні, трикутні, овальні. На них зазвичай відтворюється назва структурного підрозділу організації. Їх використовують для самих різних цілей - від проставлення на копіях документів до застосування при опечатуванні дверей, пакетів та ін
Печатки можуть містити найменування організації будь-якою мовою народів Російської Федерації і (або) іноземною мовою, а також товарний знак організації.
Печатки індивідуальних підприємців мають містити прізвище, ім'я, по батькові індивідуального підприємця; місцезнаходження; словосполучення: «індивідуальний підприємець»; ІПН та реєстраційний номер, вказаний у свідоцтві про державну реєстрацію.
Примірний перелік документів, на які ставиться відбиток печатки: акти, договори, довіреності, гарантійні листи, посвідчення, статути і положення про організації, штатні розписи та деякі інші.
Відбиток печатки проставляється так, щоб захопити частину найменування посади особи, яка підписала документ. Іноді це місце позначають літерами «МП» або навіть зображенням кола з позначкою «ставити точно в коло». Відбиток печатки повинен добре читатися. На деяких видах документів друк проставляється на спеціально позначеному місці, що позначається літерами М.П.
26 - позначка про завірення копії
Засвідчення копії документа або виписки з нього роблять у необхідних випадках для надання їм юридичної сили.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналом нижче реквізиту «Підпис» проставляють: заверительную напис «Вірно»; посада особи, що завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату завірення, наприклад:
Підпис (реквізит 22)
Вірно
Інспектор відділу кадрів Особистий підпис М. В. Колосков
07.06.2006
Вірність копії документа засвідчується співробітником організації (секретарем, інспектором відділу кадрів). Відмітка про завірення копії використовується для посвідчення вірності виписок з таких документів, як постанови, накази, протоколи і т.п. Якщо копія документа видається на руки або пересилається в іншу установу, заверительную позначку засвідчують печаткою.
Допускається засвідчення копії документа печаткою, яка визначається за рішенням організації.
Друк також ставиться на копіях документів, виконаних на гербових бланках, тиражованих засобами оперативної поліграфії і призначених для розсилки. Крім того, друк ставиться на розсилаємих документах, які володіють юридичним статусом (накази, розпорядження, нормативні документи). Використовуються при цьому прості друку (канцелярії, загального відділу, управління справами).
27 - позначка про виконавця
Відмітка про виконавця необхідна для оперативного зв'язку адресата з упорядником документа, для з'ясування питань, що виникли.
Відмітка про виконавця включає прізвище (або прізвище, ім'я, по батькові) виконавця документа і номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті, наприклад:
Петров чи Петров Іван Васильович
924 45 67 924 45 67
Рекомендується вказувати повністю прізвище, ім'я та по батькові виконавця.
При відправці документів в інше місто слід доповнювати номер телефону міжнародним кодом, наприклад: (095) 924 45 67.
28 - позначка про виконання документа і направлення його до справи
Реквізит проставляється на виконаних згідно з резолюцією керівника документах, що підлягають підшивці у справу для зберігання і подальшого використання в якості довідкового матеріалу.
Відмітка про виконання документа та направлення його до справи містить такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або, за відсутності такого документа, короткі відомості про виконання; слова «У справу», номер справи, в якому буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Відмітка проставляється на першому аркуші документа ліворуч внизу, нижче за позначку про виконавця.
Можливі варіанти реквізиту: «Відправлений факс від 01.14.2001 № 131», «Видано наказ від 06.04.2002 № 12« Про створення комісії »;« Питання вирішено по телефону 16.12.2001 »і т.д.
29 - відмітка про надходження документа до організації
Відмітка про надходження документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).
Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.
Відмітка про надходження повинна, як правило, містити скорочене найменування організації, що отримала документ, дату надходження документа та його реєстраційний номер (індекс).
30 - ідентифікатором електронної копії документа
Ідентифікатором електронної копії документа є позначка (колонтитул), що проставляється в правому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Відмітка для автоматичного пошуку документа робиться, якщо документ вводиться в пам'ять машини. У позначці рекомендується вказати повний шлях до файлу - електронної копії документа, включаючи ім'я файлу, код оператора, дату, місце виготовлення, кількість примірників, кількість сторінок документа.
Встановлення вимог до присвоєння імені файлу регламентується в методичних матеріалах організації.

Глава 2. Технологія розробки та оформлення організаційно-розпорядчої документації
2.1. Організаційно-правові документи
Організаційно-правові документи є правовою основою діяльності організації та містять положення, засновані на нормах адміністративного права і обов'язкові для виконання.
Організаційна діяльність установи фіксується в організаційно-правових документах, що містять правила, норми, положення, що визначають статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки, відповідальність та інші аспекти.
Організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - вищестоящою організацією, керівником цієї організації, колегіальним органом (наприклад, загальними зборами акціонерів, радою директорів тощо) або керівником структурного підрозділу - в залежності від виду і різновидності документа. Затверджуватися організаційні документи можуть безпосередньо керівником, розпорядчим документом керівника (наказом чи розпорядженням) або колегіальним органом. Датою організаційно-правового документа є дата його затвердження.
З точки зору терміну дії організаційно-правові документи відносяться до безстрокових: вони діють надалі до їх скасування або до затвердження нових (виняток становить штатний розклад, який розробляється і затверджується щорічно). У міру зміни характеру діяльності установи та організації праці в організаційно-правові документи можуть вноситися зміни, для чого керівник видає розпорядчий документ (наказ або розпорядження). У разі реорганізації діяльності розробляються і затверджуються нові організаційно-правові документи.
Порядок внесення змін або їх перегляду залежить від виду організаційно-правових документів.
Розробляє організаційно-правові документи керівництво установи або підрозділу із залученням юридичної служби і кваліфікованих фахівців, які добре знають роботу закладу.
Текст більшості організаційно-правових документів складається з розділів, що мають власні підписи і розділених на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами.
У процесі підготовки організаційно-правові документи в обов'язковому порядку проходять процедуру погодження (візування) з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою (юристом), заступниками керівника організації або одним із заступників, який курирує відповідний напрям діяльності організації.
До організаційно-правових документів відносяться статут, установчий договір, положення про організацію, положення про структурний підрозділ, положення про колегіальний (дорадчому органі) організації, регламент, штатний розклад, інструкція, посадова інструкція.
Організаційно-правові документи оформляються на стандартному аркуші паперу (формат А4) або на загальному бланку (в залежності від виду документа), при цьому обов'язковими реквізитами є наступні, а саме: найменування організації (також вказується найменування підрозділу, якщо документ затверджується керівником підрозділу), найменування виду документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження.

Статут
Під Статутом - як організаційним документом розуміється звід правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління, господарської чи іншої діяльності.
Юридична особа діє на підставі статуту, або установчого договору і статуту, або тільки установчого договору. У випадках, передбачених законом, юридична особа, яка не є комерційною організацією, може діяти на підставі загального положення про організації даного виду. [5]
Статут відноситься до установчих документів юридичної особи. В установчих документах юридичної особи повинні визначатися найменування юридичної особи, місце його перебування, порядок управління діяльністю юридичної особи, а також міститися інші відомості, передбачені законом для юридичних осіб відповідного виду. В установчих документах некомерційних організацій і унітарних підприємств, а у передбачених законом випадках і інших комерційних організацій повинні бути визначені предмет і цілі діяльності юридичної особи. Предмет і певні цілі діяльності комерційної організації можуть бути передбачені установчими документами та у випадках, коли за законом це не є обов'язковим. [6]
Статут затверджується засновниками (учасниками) юридичної особи. Гриф затвердження на статуті завіряється печаткою організації.
Статут оформляється на стандартних аркушах паперу формату А4. Текст статуту складається з розділів, що мають заголовки і нумерованих арабськими цифрами.
На титульному аркуші статуту вказують: вид документа (СТАТУТ), організаційно-правову форму юридичної особи, його індивідуальне назву, місце складання, гриф затвердження статуту засновниками або учасниками, який засвідчується печаткою організації. На оригіналі статуту реєструючий орган вгорі зліва проставляє відмітку про реєстрацію статуту. Відмітка про реєстрацію статуту засвідчується печаткою реєструючого органу. [7]


Установчий договір
Установчий договір - це договір, в якому сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу і визначають порядок спільної діяльності щодо його створення, умови передачі йому свого майна та участі в його діяльності. У договорі визначено також умови і порядок розподілу між учасниками прибутку і збитків, управління діяльністю юридичної особи, виходу засновників (учасників) з його складу. [8]
Юридична особа діє на підставі статуту, або установчого договору і статуту, або тільки установчого договору. У випадках, передбачених законом, юридична особа, яка не є комерційною організацією, може діяти на підставі загального положення про організації даного виду. [9]
Установчий договір відноситься до установчих документів юридичної особи. В установчих документах юридичної особи повинні визначатися найменування юридичної особи, місце його перебування, порядок управління діяльністю юридичної особи, а також міститися інші відомості, передбачені законом для юридичних осіб відповідного виду. В установчих документах некомерційних організацій і унітарних підприємств, а у передбачених законом випадках і інших комерційних організацій повинні бути визначені предмет і цілі діяльності юридичної особи. Предмет і певні цілі діяльності комерційної організації можуть бути передбачені установчими документами та у випадках, коли за законом це не є обов'язковим. [10]
Установчий договір юридичної особи полягає його засновниками (учасниками). [11] Установчий договір вступає в силу з моменту його підписання, якщо в самому договорі не обговорено інший термін. [12]
Установчий договір оформляється на стандартних аркушах паперу форматаА4.


Положення про організацію
Положення про організацію - правовий акт, що визначає статус організації, її завдання і функції, права, відповідальність, порядок діяльності. [13]
У випадках, передбачених законом, юридична особа, яка не є комерційною організацією, може діяти на підставі загального положення про організації даного виду. [14]
Положення про організацію відноситься до установчих документів. В установчих документах некомерційної організації повинні визначатися найменування некомерційної організації, що містить вказівку на характер її діяльності та організаційно-правову форму, місце знаходження некомерційної організації, порядок управління діяльністю, предмет і цілі діяльності, відомості про філії та представництва, права та обов'язки членів, умови і порядок прийому в члени некомерційної організації та виходу з неї (у разі, якщо некомерційна організація має членство), джерела формування майна некомерційної організації, порядок внесення змін до установчих документів некомерційної організації, порядок використання майна у разі ліквідації некомерційної організації та інші положення, передбачені Федеральним законом від 12 січня 1996р. № 7-ФЗ "Про некомерційні організації". [15] Положення про організацію оформляється на загальному бланку організації. [16] Обов'язковими реквізитами Положення про організацію є: найменування вищого органу, найменування організації, назва виду документа, дата, номер документа, місце складання, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження, відбиток печатки. [17]

Положення про структурний підрозділ

Положення про структурний підрозділ - це правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки і відповідальність структурних підрозділів. [18]
Представництва та філії є відокремленими підрозділами юридичної особи, розташованими поза місцем його знаходження. Вони наділяються майном їх юридичною особою і діють на підставі затверджених ним положень. [19]
Положення про підрозділи можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій і структурних підрозділів. При наявності типового положення індивідуальні розробляються на його основі.
Не існує нормативно встановлених вимог до змісту положення про підрозділ. Текст положення про підрозділ може включати наступні розділи:
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Опції.
4. Права та обов'язки.
5. Відповідальність.
6. Взаємовідносини.
У розділі "Загальні положення" вказуються повне офіційне найменування підрозділу, дата, номер і найменування правового акта, на підставі якого створено і діє підрозділ, чим керується підрозділ у своїй діяльності, ким очолюється і кому підпорядковується, порядок призначення та звільнення з посади керівника підрозділу, наявність у підрозділу друку. [20]
Розділ "Основні завдання" - це перелік проблем, що вирішуються підрозділом і визначають характер і напрямки діяльності підрозділу. [21]
У розділі "Функції" перераховуються дії або види робіт, які має виконувати підрозділ для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку діяльності підрозділу. [22]
У розділі "Права та обов'язки" перераховуються дії, які зобов'язана здійснювати підрозділ в особі його керівника для виконання покладених на нього функцій. [23]
Розділ "Відповідальність" встановлює види дисциплінарної, адміністративної і (за необхідності) кримінальної відповідальності, яку може нести керівник підрозділу в разі невиконання підрозділом своїх обов'язків. [24]
У розділі "Взаємовідносини" регламентуються інформаційні та документаційні потоки підрозділу; основні документи, створювані ним; вказується, з якими підрозділами і організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію отримує і представляє підрозділ; встановлюються періодичність та строки подання; в якому порядку і ким розглядаються виникаючі розбіжності. [25]
Положення про структурні підрозділи візуються керівником служби кадрів, юристом, заступником керівника організації, що курирує даний підрозділ, а також керівником інших структурних підрозділів, з якими даний підрозділ взаємодіє в роботі. [26]
Положення про підрозділи підписуються керівником підрозділу і затверджуються керівником організації. Положення про підрозділи можуть затверджуватися розпорядчим документом (постановою, наказом, розпорядженням), якщо одночасно із затвердженням документа необхідно дати доручення, пов'язані з його застосуванням.
Положення про підрозділ оформляється на загальному бланку організації.
Обов'язковими реквізитами положення про структурний підрозділ є: найменування організації, назва виду документа, дата і номер документа (при безпосередньому затвердження керівником), місце складання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф затвердження.

Положення про колегіальний (або дорадчому) органі

Положення про колегіальний (або дорадчому) органі - це правовий акт, що встановлює статус, функції, права, обов'язки і відповідальність колегіальних (або дорадчих) органів. [27]
Положення про колегіальний (або дорадчому) органі можуть бути типовими і індивідуальними. При наявності типового положення індивідуальні розробляються на його основі.
Не існує нормативно встановлених вимог до змісту положення про колегіальний (або дорадчому) органі. Текст положення може включати наступні розділи:
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Опції.
4. Права та обов'язки.
5. Відповідальність.
6. Взаємовідносини.
У розділі "Загальні положення" вказуються повне офіційне найменування колегіального (чи дорадчого) органу, дата, номер і найменування правового акта, на підставі якого створено та діє орган, чим він керується у своїй діяльності, ким очолюється.
Розділ "Основні завдання" - це перелік проблем, що вирішуються колегіальним (або дорадчим) органом і визначають характер і напрями його діяльності.
У розділі "Функції" перераховуються дії або види робіт, які повинен виконувати колегіальний (або дорадчий) орган для здійснення поставлених перед ним завдань. Функції повинні повністю відображати специфіку його діяльності.
У розділі "Права та обов'язки" перераховуються дії, які зобов'язаний здійснювати колегіальний (або дорадчий) орган в особі його голови для виконання покладених на нього функцій.
Розділ "Відповідальність" встановлює види відповідальності, яку може нести голова колегіального (чи дорадчого) органу у разі невиконання органом своїх обов'язків.
У розділі "Взаємовідносини" регламентуються основні документи, створювані колегіальним (або дорадчим) органом; вказується, з якими підрозділами і організаціями здійснюється взаємодія, яку інформацію отримує і представляє; встановлюються періодичність та строки подання.
Положення про колегіальний (або дорадчому) органі підписуються головою і затверджуються керівником організації. Положення про колегіальному органі можуть затверджуватися розпорядчим документом, якщо одночасно із затвердженням документа необхідно дати доручення, пов'язані з його застосуванням.
Положення про колегіальний (або дорадчому) органі оформляється на загальному бланку організації.
Обов'язковими реквізитами положення про колегіальний (або дорадчому) органі є: найменування організації, назва виду документа, дата і номер документа (при безпосередньому затвердження керівником), місце складання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа, гриф, затвердження.

Регламент

Існує кілька визначень регламенту:
Регламент - звід правил. [28]
Регламент - правовий акт, що встановлює порядок діяльності керівництва організації, колегіального або дорадчого органу. [29]
Текст регламенту складається з розділів, що мають самостійні заголовки і розбитих на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Регламент колегіального чи дорадчого органу визначає статус цього органу, порядок планування роботи, порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні; внесення матеріалів на розгляд; порядок розгляду матеріалів та прийняття рішень на засіданні; ведення протоколу засідання; оформлення рішень; порядок доведення рішень до виконавців; матеріально -технічне забезпечення засідань. [30]
У процесі підготовки регламенти проходять стадію обговорення на засіданні членами колегіального чи дорадчого органу, а також узгодження з зацікавленими підрозділами та юридичною службою. [31]
Регламенти затверджуються керівником організації або керівником колегіального органу. [32]
Регламент оформляється на загальному бланку організації.
Обов'язковими реквізитами регламенту є: найменування організації (а також найменування колегіального чи дорадчого органу, якщо регламент присвячений даному органу), вид документа, дата, номер документа (при безпосередньому затвердження керівником), місце складання, заголовок до тексту, візи узгодження документа, підпис, гриф затвердження.

Штатний розклад

Штатний розклад - перелік посад в установі (організації) із зазначенням їх кількості і розмірів посадових окладів. [33]
Форма штатного розкладу (форма Т-3 в Альбомі форм первинної облікової документації) затверджена постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. № 1. Цю уніфіковану форму штатного розкладу повинні використовувати всі організації незалежно від форми власності, які здійснюють діяльність на території Російської Федерації.
Штатний розклад застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до її статуту (положення) і містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із вказівкою кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць. [34]
При заповненні графи 4 кількість штатних одиниць за відповідними посадами (професіями), за якими передбачається зміст неповної штатної одиниці з урахуванням особливостей роботи за сумісництвом відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, вказується у відповідних частках, наприклад 0,25; 0,5; 2 , 75 і ін [35]
У графі 5 "Тарифна ставка (оклад) та ін" вказується в рублевому численні місячна заробітна плата по тарифної ставки (окладу), тарифної сітки, відсотку від виручки, частці або відсотку від прибутку, коефіцієнту трудової участі (КТУ), коефіцієнту розподілу і пр. в залежності від системи оплати праці, прийнятої в організації в Відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, колективними договорами, трудовими договорами, угодами з локальними нормативними актами організації. [36]
У графах 6-8 "Надбавки" показуються стимулюючі та компенсаційні виплати (премії, надбавки, доплати, заохочувальні виплати), встановлені чинним законодавством Російської Федерації (наприклад, північні надбавки, надбавки за вчений ступінь і ін), а також введені за рішенням організації (наприклад, пов'язані з режимом чи умовами праці). [37] При неможливості заповнення організацією граф 5-9 в рублевому численні у зв'язку із застосуванням відповідно до чинного законодавства Російської Федерації інших систем оплати праці (бестарифная, змішана та ін) зазначені графи заповнюються у відповідних одиницях виміру (наприклад, у відсотках, коефіцієнтах і пр.) [38]
Штатний розклад візується керівниками підрозділів, підписується керівником кадрової служби та головним бухгалтером, затверджується наказом (розпорядженням), підписаним керівником організації або уповноваженим ним на це особою. Зміни до штатного розпису вносяться наказом керівника організації "Про внесення змін до штатного розпису". [39]

Інструкція

Інструкція - правовий акт, що видається або затверджується з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових осіб і громадян. [40]
Інструкції видаються також для роз'яснення і визначення порядку застосування законодавчих актів та розпорядчих документів (наприклад, наказів). [41]
Текст інструкції складається з розділів, що мають заголовки і поділюваних на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами. Текст інструкції повинен починатися з розділу "Загальні положення", в якому викладаються цілі та причини видання документа, область поширення, підстави для розробки та інші відомості загального характеру. У тексті інструкції використовуються слова "повинен", "слід", "необхідно", "не допускається", "забороняється" і т.п. [42]
Тема інструкції повинен чітко окреслювати коло питань, об'єктів та осіб, на яких поширюються її вимоги. Наприклад: "Посадова інструкція з контролю ...", "Інструкція з документаційного забезпечення управління (діловодства) в адміністрації Президента Російської Федерації". [43]
Інструкція підписується керівником структурного підрозділу, що розробив її, і затверджується керівником організації. У процесі підготовки інструкції візуються керівниками усіх зацікавлених підрозділів, юрисконсультом, заступником керівника, який курирує той напрямок діяльності, якого стосується зміст інструкції.
Інструкції оформляються на загальному бланку організації.
Обов'язковими реквізитами інструкції є: найменування організації, вид документа, дата, номер документа (при безпосередньому затвердження керівником), місце складання, заголовок до тексту, візи узгодження документа, підпис, гриф затвердження.

Посадова інструкція

Посадова інструкція - правовий акт, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його обов'язків, прав, відповідальності і забезпечує умови для його ефективної роботи. [44]
Посадова інструкція є документом, покликаним сприяти правильному підбору і розстановці кадрів, поділу та кооперації праці працівників. Як інструмент для оцінки результатів діяльності посадові інструкції використовуються при атестації фахівців, посадових переміщеннях, формуванні резерву висунення на керівні посади. [45]
Посадові інструкції можуть бути типовими і конкретними. Типові посадові інструкції розробляються для однотипних організацій і структурних підрозділів (наприклад, Типові посадові інструкції працівників федеральних державних архівів, затверджені наказом Росархіву від 7 жовтня 1998 р . № 65, Типові посадові інструкції за посадами державних службовців Росархіву, затверджені наказом Росархіву від 5 червня 1996 р . № 25), і на їх основі розробляються конкретні посадові інструкції.
Примітка: перераховані вище документи містяться в "Інформаційно-довідковій системі архівної галузі" (Ісса) - ​​офіційної бази даних Федерального архівного агентства (Росархіву) (Угода про науково-технічне співробітництво між Росархивом, ВНИИДАД і ЗАТ "Термік" від 18 березня 2003 р .). Ісса є унікальною і єдиною тематичної інформаційною системою, яка містить нормативно-методичну базу діловодства та архівної справи.
Посадові інструкції розробляються на всі посади, які передбачені штатним розкладом, крім посади керівника підрозділу, діяльність якого регламентує положення про підрозділ. [46]
Посадові інструкції розробляються на основі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців (затв. постановою Мінпраці Росії від 21 серпня 1998 р . № 37).
При розробці посадових інструкцій необхідно забезпечити єдиний підхід до їх побудови, формулюванні змісту розділів, послідовності їх викладу. При цьому вони повинні відображати все коло посадових обов'язків, повноважень і відповідальності працівника, мати чіткі й короткі формулювання, бути гнучкими і динамічними.
Текст посадової інструкції, як правило, складається з наступних розділів:
1. Загальні положення.
2. Посадові обов'язки.
3. Права.
4. Відповідальність.
5. Взаємовідносини.
Розділ "Загальні положення" включає:
· Найменування посади з позначенням структурного підрозділу;
· Посадова особа, якій безпосередньо підпорядковується працівник;
· Порядок призначення на посаду та звільнення з посади;
· Перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник, що займає цю посаду;
· Кваліфікаційні вимоги (рівень освіти, стаж роботи);
· Вимоги до спеціальних знань і навичок. [47]
У розділі "Посадові обов'язки" встановлюється конкретний зміст діяльності працівника. В розділі вказують:
· Ділянку роботи, закріплений за працівником (група вирішуваних питань, напрямів роботи або перелік своїх підшефних об'єктів);
· Види робіт, виконуваних працівником (слід визначати їх не тільки за змістом, а й за організаційно-правовим характером: "керує", "готує", "стверджує", "розглядає", "виконує", "забезпечує" і т.п .).
При перерахуванні обов'язків їх слід розбити на групи:
· Обов'язки по розробці, підготовці або участі в складанні документів з конкретних питань, що знаходяться в компетенції працівника (наказів, інструкцій і т.п.);
· Обов'язки щодо своєчасного і якісного збору, обробці, аналізу і використанню інформації (зведень, звітів, правок, усної інформації і т.п.);
· Обов'язки з використання працівником організаційних, методичних, інструкторських, контрольно-інспекторських та інших форм роботи (виїзди на місця, скликання нарад або участь у них, проведення семінарів, консультацій, інструктажів і т.п.);
· Обов'язки з дотримання термінів виконання конкретних дій. [48]
У розділі "Права" встановлюються повноваження працівника, що забезпечують реалізацію покладених на нього обов'язків:
· Право приймати рішення, давати вказівки з конкретних питань, самостійно підписувати документи в межах компетенції;
· Право звертатися з пропозиціями до вищестоящого керівника;
· Право бути представником від імені підрозділу чи організації в інших організаціях і межі представництва;
· Право брати участь у нарадах, на яких розглядаються питання, що відносяться до діяльності працівника;
· Право вимагати необхідну для виконання покладених функцій інформацію (статистичну, економічну, управлінську та ін);
· Право вимагати певних дій від інших працівників. [49]
У розділі "Відповідальність" встановлюються критерії оцінки роботи і міра персональної відповідальності працівника. Критеріями оцінки є об'єктивні показники, що характеризують якість і своєчасність виконання роботи. Відповідальність працівника визначається відповідно до чинного законодавства і може бути дисциплінарної, адміністративної або кримінальної. [50]
У розділі "Взаємовідносини" вказується, від кого, в які терміни і яку інформацію отримує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким погоджує проекти підготовлених документів; з ким спільно готує документи і розглядаються інші питання інформаційних взаємозв'язків працівника з підрозділами, особами, організаціями. [51]
Посадову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу та затверджує керівник (заступник керівника) організації - куратор цього підрозділу. Візують посадові інструкції керівники зацікавлених підрозділів та юридичної служби (юрист), а також інші посадові особи, від дій яких може залежати її виконання. Датою посадової інструкції є дата її затвердження. [52]
Після затвердження посадова інструкція передається працівнику, який проставляє на ній ознайомлювальну візу:
З інструкцією ознайомлений, дата, підпис.
Посадова інструкція оформляється на загальному бланку організації.

Обов'язковими реквізитами посадової інструкції є: найменування організації, дата, номер документа (при безпосередньому затвердження керівником), місце складання, заголовок до тексту, візи узгодження, підпис, гриф затвердження.

2.2. Розпорядчі документи
Розпорядчі документи - це документи, в яких фіксуються рішення адміністративних і організаційних питань діяльності організації. [53] Ці документи регулюють і координують діяльність, дозволяють органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань. [54]
Незалежно від організаційно-правової форми, характеру і змісту діяльності організації, її компетенції, структури та інших чинників керівництво будь-якої організації наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи. [55]
Розпорядчі документи містять рішення, що йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від керівника організації до структурних підрозділів і працівникам. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі. [56]
У юридичному плані розпорядчі документи відносяться до правових актів: у них отримують вираз конкретні юридично владні розпорядження суб'єктів управління. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що за допомогою розпорядчих документів вирішуються виникають у сфері управління проблеми і питання; їх адресатом є конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи або працівники; вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин. [57]
З урахуванням сфери своєї дії розпорядчі документи поділяються на:
· Правові акти федерального рівня - акти, які видаються Президентом Російської Федерації, Урядом Російської Федерації, органами федеральної виконавчої влади (міністерствами, комітетами, агентствами, службами тощо);
· Правові акти, що діють на рівні суб'єктів Російської Федерації - республік, країв, областей, міст республіканського значення Москви й Санкт-Пітербург, автономних областей і округів, а також і територіальних утворень;
· Правові акти організацій, установ, підприємств. [58]
Підставою для видання розпорядчого документа може бути:
· Необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів та інших рішень вищестоящих органів і раніше прийнятих рішень даної організації;
· Необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями організації. [59]
Розпорядчі документи можуть видаватися спільно кількома органами управління.
З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішень) усі розпорядчі документи поділяються на дві групи:
· Документи, які видаються в умовах колегіальності;
· Документи, які видаються в умовах одноосібного прийняття рішень.

Наказ

Наказ - правою акт, що видається керівником організації (його структурного підрозділу), що діють на підставі єдиноначальності з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед цим органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб, незалежно від підпорядкованості. [60]
Накази з основної діяльності видаються при реорганізації, ліквідації установи, затвердження та зміну структури і штатів, з метою утвердження і (або) введення в дію документів (положень, інструкцій, правил, регламентів і ін), при необхідності регулювання питань фінансування, матеріально- технічного забезпечення, науково-технічної політики, інформаційного та документаційного забезпечення, соціальної політики та ін Накази з особового складу (кадрові накази) регулюють прийом, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, винесення стягнень і заохочення працівників. [61]
Проекти наказів по основній діяльності, підготовлені для узгодження, оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів і вказівкою на верхньому полі документа праворуч - "Проект". Проекти наказів складаються на основі ретельного і всебічного вивчення питань, які потребують дозволу, з тим щоб наявні в проектах доручення були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися достатніми матеріально-технічними та фінансовими засобами і виключали надалі необхідність коректування прийнятих рішень. [62]
Тема є обов'язковим реквізитом наказу, він повинен бути сформульований чітко, по можливості коротко, висловлюючи основний зміст документа, і повинен відповідати на запитання "Про що?", Наприклад: "Про створення філії товариства у м. Твері", "Про зміну статуту товариства ". [63]
У наказах текст викладають від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу"). [64]
Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) та розпорядчої (див. додаток № 1).
У констатуючій частині дається обгрунтування запропонованих дій. Якщо підставою для видання наказу послужив законодавчий або нормативний правовий акт вищестоящої організації або документ, раніше виданий цією організацією, в констатуючій частині зазначаються його назва, дата, номер. Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконання покладених на організацію функцій і завдань, в констатуючій частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, викладаються факти або події, що послужили причиною видання наказу. [65]
Преамбула може починатися словами "З метою", "На виконання" і т.д.
Констатуюча частина відокремлюється від розпорядчої словом "НАКАЗУЮ", яке друкується в розрядку з нового рядка від поля прописними літерами. Констатуюча частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення або обгрунтуванні.
Розпорядча частина повинна містити перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії та термінів виконання. При цьому розпорядча частина поділяється на пункти, якщо виконання наказу передбачає кілька виконавців і виконання різних за характером дій. Пункти, які включають управлінські дії, що носять розпорядчий характер, починаються з дієслова у формі. Наприклад: "1. Створити робочу групу у складі ...". [66]
У тому випадку, якщо дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт документа повинен починатися з вказівки посади і прізвища виконавця (ініціали в тексті ставляться після прізвища) в давальному відмінку. В якості виконавців можуть бути вказані організації чи структурні підрозділи. Відомості про управлінський дії передають дієсловом у формі і доповненням з позначенням об'єкта дії. [67]
Наприклад:
1. Начальнику Управління виробництва і впровадження інформаційних систем Воробйову К.В. підготувати проект "Технічного завдання ...".
2. Начальнику Управління збуту інформаційних систем Ярославцева Є.М. підготувати проект комерційної пропозиції ....
Зазначення терміну виконання друкується окремим рядком і оформляється як дата завершення виконання. Наприклад: Термін подання 15.07.2003. [68]
В останньому пункті розпорядчої частини вказують конкретних осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпорядчого документа.
Наприклад: "5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника генерального директора Ярославцева Т.П.".
Якщо наказ змінює, скасовує або доповнює раніше виданий документ або якісь його положення, то один із пунктів розпорядчої частини тексту повинен містити посилання на Скасовуючий документ (пункт документа) із зазначенням його дати, номера і заголовка. Текст пункту повинен починатися словами "Визнати таким, що втратив силу ...".[ 69]
До наказу не слід включати пункт "Наказ довести до відома ...". Підрозділи (посадові особи), до відома яких доводиться наказ, перераховуються в покажчику розсилки, який виконавець готує разом з проектом наказу. [70]
До подання на підпис проект наказу візується усіма зацікавленими підрозділами і посадовими особами. Візи проставляються на першому примірнику наказу в нижній частині останнього аркуша документа або на звороті останнього аркуша. [71]
Якщо до проекту наказу є програми довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки), у тексті наказу у відповідних пунктах розпорядчої частини даються відсилання: "(додаток 1)", "(додаток 2)". На самому додатку в правому верхньому куті першого аркуша друкується слово "Додаток" (якщо додатків кілька, вони нумеруються) і вказується, до якого наказом або пункту наказу належить додаток:
Додаток 1 до п. 2 наказу ЗАТ "Термика" від 14.06.1999 № 86
Якщо додатком до наказу є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться відмітка: "(додається)", а на додатку у верхньому правому куті оформляється гриф затвердження документа.
Додатки до проектів наказів повинні візуватися виконавцем, підготували їх, керівниками структурних підрозділів.
Накази підписують керівник організації або його заступник, офіційно виконуючий обов'язки керівника під час його тривалої відсутності (відрядження, відпустка, хвороба). Накази оформляються на бланку наказу (бланк конкретного виду документа).
Обов'язковими реквізитами наказу є: найменування організації, назва виду документа (НАКАЗ), дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа.

Розпорядження

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином, колегіального органу державного управління з метою розв'язання оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій посадових осіб і громадян. [72]
Порядок складання та оформлення розпоряджень в цілому аналогічний порядку оформлення наказів по основою діяльності організації. Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "ПРОПОНУЮ" або "ЗОБОВ'ЯЗУЮ", яке так само, як в наказах друкується окремим рядком від поля прописними літерами, або без будь-якого слова, тобто безпосередньо слідує за констатуючій частиною після двокрапки. [73]
Розпорядження оформляються на бланку розпорядження (бланк конкретного виду документа).
Обов'язковими реквізитами розпорядження є: найменування організації, назва виду документа (РОЗПОРЯДЖЕННЯ), дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа (див. додаток № 2).

Вказівка

Вказівка ​​- правовий акт, що видається органом державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління. [74]
У цілому вказівки складаються і оформляються аналогічно наказам, але ключовими словами в тексті вказівки можуть бути: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" або "ПРОПОНУЮ" - залежно від змісту вказівки. [75]
Якщо вказівки розсилаються в підвідомчі організації з метою доведення до них норм загального характеру або інших відомостей, вони оформляються на загальному бланку з кутовим розташуванням реквізитів та оформленням у правому верхньому кутку реквізиту "Адресат". [76]
Обов'язковими реквізитами вказівки є: найменування організації, назва виду документа (ВКАЗІВКА), дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа (див. додаток № 3).

Рішення

Рішення - це правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, організацій, підприємств з метою розв'язання найбільш важливих питань їх діяльності. [77]
Рішеннями називаються також спільні розпорядчі документи, прийняті двома органами управління і більше, один з яких діє на основі колегіальності, а інший - на основі єдиноначальності. [78]
Текст рішення складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої, розділених словом "ВИРІШИЛА" ("ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛО", "ВИРІШИЛИ"), яке друкується великими літерами з нового рядка від поля. Якщо постанова або рішення не мають потребу в обгрунтуванні, текст починається наступним чином: "Рада директорів вирішила: ...".
У рішеннях, прийнятих колегіальними і дорадчими органами, використовується форма викладення тексту від третьої особи однини ("ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛО"). У спільних рішеннях двох і більше організацій текст викладається від першої особи множини ("ВИРІШИЛИ"). [79]
При необхідності констатуюча частина може містити посилання на закони та інші нормативні акти.
Розпорядча частина викладається пунктами.
Рішення можуть містити додатки, посилання на які дається у відповідних пунктах розпорядчої частини: "(додаток 1)" або "(додаток 3)". На самому додатку у верхньому правому куті зазначається:
Додаток 1 до рішення Ради директорів від 21.05.2004 № 15
Проект рішення повинен бути узгоджений з усіма зацікавленими структурними підрозділами та організаціями. Обов'язкова процедура юридичної експертизи проектів рішень.
Рішення підписуються керівником органу управління. Рішення оформляються на бланку рішення (бланк конкретного виду документа).
Обов'язковими реквізитами рішення є: найменування організації, назва виду документа, дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа (див. додаток № 4).

Постанова

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами федеральної виконавчої влади, що діють на основі колегіальності, а також представницькими і колегіальними виконавчими органами суб'єктів Російської Федерації з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил. [80]
Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій по найбільш важливих і принципових питань їх діяльності.
Порядок складання та оформлення постанов в цілому аналогічний порядку оформлення рішень. Відмінності полягають в наступному: розпорядча частина відокремлюється від констатуючої словом "постановляє" або "УХВАЛИЛИ" (у спільних постановах двох або більше організацій), яке друкується окремим рядком від поля прописними літерами.
Постанови оформляються на бланку постанови (бланк конкретного виду документа).
Обов'язковими реквізитами постанови є: найменування організації, назва виду документа, дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис (див. додаток № 5).

2.2. Особливості оформлення інформаційно-довідкових документів

Інформаційно-довідкові документи подають відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціюють управлінські рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу. Вони не містять доручень, не зобов'язують виконувати доручення.
Документи цієї системи відіграють службову роль стосовно організаційно-правових та розпорядчих документів. [81]
Особливістю цих документів є те, що вони йдуть знизу вгору по системі управління: від працівника до керівника підрозділу, від керівника підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації у вищу.
До складу інформаційно-довідкових документів входять: доповідна записка, службова записка, пояснювальна записка, пропозиція, уявлення, заява, всі різновиди листування, протокол, акт, довідка, висновок, відгук, зведення, список, перелік.

Оформлення доповідної, службової та пояснювальній записок

Доповідна записка - документ, адресований керівництву і викладає яке-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача. [82]
Зазвичай доповідна записка інформує керівництво про які мали місце події, факти, явища, ситуації, що склалася, що вимагають прийняття рішення. [83]
Доповідна записка (див. додаток № 6) може бути зовнішньої або внутрішньої.
Зовнішня доповідна записка представляється керівнику вищестоящої організації, внутрішня - керівнику підрозділу або організації; внутрішні доповідні записки створюються за ініціативою працівника або за завданням його безпосереднього керівника з метою підвищити ефективність діяльності організації.
Зовнішні доповідні записки складаються на загальному бланку організації, внутрішні - на стандартному аркуші паперу.
Текст доповідної записки складається з двох або трьох смислових частин:
· У першій частині викладаються причини, факти або події, що послужили приводом для її написання;
· У другій частині аналізується ситуація, що склалася і наводяться можливі варіанти вирішення;
· У третій частині містяться висновки і пропозиції про конкретних документах, які, на думку укладача, необхідно вжити.
Друга частина в доповідній записці може бути відсутнім - у цьому випадку текст доповідної записки містить обгрунтування, висновки та пропозиції укладача.
Внутрішню доповідну записку підписують упорядник (якщо вона представляється керівнику підрозділу) або керівник підрозділу (або вона видається керівнику організації); зовнішню доповідну записку підписує керівник організації.
Датою доповідної записки є дата її складання і підписання.
Обов'язковими реквізитами доповідної записки є: найменування організації (для внутрішньої - найменування структурного підрозділу), найменування виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання (для зовнішньої доповідної записки), адресат, заголовок до тексту, підпис.
Службова записка - записка про виконання будь-якої роботи, що направляється посадовою особою іншій посадовій особі. [84]
Службова записка (див. додаток № 7) оформляється на стандартному аркуші паперу і адресується конкретній посадовій особі.
Текст службової записки складається з обгрунтування (викладу причин складення) і пропозиції, прохання, заявки і т.п. [85]
Службову записку підписують спеціаліст або керівник підрозділу.
Датою службової записки є дата її складання і підписання.
Обов'язковими реквізитами службової записки є: найменування структурного підрозділу, найменування виду документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту, адресат, підпис.
Пояснювальна записка:
1) документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту);
2) повідомлення посадової особи, що пояснює будь-яку дію, факт, подія, що представляється вищій посадовій особі. [86]
Пояснювальні записки (див. додаток № 8) за змістом можна розділити на дві групи.
До першої групи належать документи, найчастіше супроводжують основний документ (план, звіт), що пояснюють зміст окремих положень.
Вони оформляються на загальному бланку організації.
Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, сформованих ситуацій.
Вони оформляються на стандартному аркуші паперу і адресується конкретній посадовій особі. [87]
Текст складається з двох частин: перша частина містить факти, що послужили приводом для її написання, друга - причини, що пояснюють ситуацію, що склалася.
Пояснювальну записку підписує її укладач. Датою пояснювальної записки є дата її складання і підписання.
Обов'язковими реквізитами пояснювальної записки є: найменування організації, назва виду документа, дата, реєстраційний номер, місце складання, заголовок до тексту, адресат, підпис.

Пропозиція

Пропозиція - різновид доповідної записки, що містить перелік конкретних пропозицій з певного питання. [88]
Пропозиції щодо службової, адміністративної діяльності відрізняються від комерційних пропозицій, які, як правило, оформляються у вигляді листа-запрошення.
Складається аналогічно доповідній записці, як правило, за завданням керівництва.
Текст пропозиції (див. додаток № 9) містить дві частини: обгрунтування і висновок - перелік пропозицій. [89]
Пропозиції складаються керівниками підрозділів і фахівцями, представляються керівництву, підписуються укладачем.
Пропозиції можуть представлятися у вищестоящі організації з питань, вирішення яких знаходиться в компетенції цих організацій.
Пропозиції, адресовані іншій посадовій особі, оформляються на стандартному аркуші паперу, пропозиції, адресовані вищестоящої організації, - на загальному бланку.
Обов'язковими реквізитами пропозиції є: найменування структурного підрозділу, (найменування організації - при адресуванні вищестоящої організації), найменування виду документа, дата та реєстраційний номер, місце складання (при адресуванні вищестоящої організації), заголовок до тексту, адресат, підпис.
Представлення
Подання - документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення особового складу, а також рекомендацію певних дій та заходів з питань діяльності установи. [90]
Подання оформляється на стандартному аркуші паперу. [91]
Текст подання (див. додаток № 10) містить наступну інформацію:
· Прізвище, ім'я, по батькові;
· Дату народження;