МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра інформатики та математики
діловодство в ОВС
РЕФЕРАТ
На Тему: «Сучасне державне регулювання діловодства і документообігу»
Підготував:Слухач 676 групи
Усанніков А.Д.
Білгород
2008
Сучасне державне регулювання діловодства
Законодавче регулювання діловодства
В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії.Вищої правової значимістю мають закони Російської Федерації.
Федеральний закон Російської Федерації «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріпив обов'язковість документування інформації, встановив ряд термінів (інформація, інформатизація, інформаційні ресурси, документована інформація та ін), врегулював відносини, що виникають при створенні та використанні інформаційних технологій, встановив обов'язковість надання інформації державним органам.
Федеральний закон «Про бухгалтерський облік», вказавши, що бухгалтерський облік здійснюється шляхом суцільного, безперервного і документального обліку всіх господарських операцій, спеціальною статтею (ст. 9) визначив правила оформлення первинних облікових документів. У ній підкреслюється, що всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами. При цьому закон допускає створення первинних і зведених облікових документів на паперових та машинних носіях інформації. В останньому випадку організація повинна виготовляти копії таких документів на паперових носіях для інших учасників господарських операцій, а також на вимогу органів, що здійснюють контроль.
Про обов'язковість документування говориться і в інших законодавчих актах. Так, Цивільний кодекс Російської Федерації визначив правові основи не тільки діяльності юридичних осіб, але і її документування. Наприклад, ст. 184 і 185 визначають, що комерційне представництво здійснюється на підставі договору, укладеного в письмовій формі, та довіреності, тобто письмового уповноваження, що видається однією особою іншій.
У ряді статей встановлені вимоги до складу інформації (змісту) документів та їх оформлення. Так, ст. 52 ЦК РФ містить вимогу до змісту статуту та установчого договору, на підставі яких діють юридичні особи; ст. 185 і 186 визначають реквізити такого документа, як доручення; в ст. 878 визначено формуляр чека і т.д.
Федеральні закони «Про акціонерні товариства» та «Про товариства з обмеженою відповідальністю» поряд з правовими нормами створення, реорганізації, ліквідації товариств значну увагу приділяють порядку документування їх діяльності, правилами складання та оформлення низки документів.
Стаття 89 закону «Про акціонерні товариства» та ст. 50 закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю» визначають обов'язки товариств щодо зберігання документів. Закон встановив обов'язковість зберігання документів товариств за місцем знаходження їх виконавчих органів. Товариства відповідають за впорядкованість документів, повинні проводити роботу з їх збереження відповідно до вказівок і рекомендацій архівних органів Російської Федерації.
Ця норма тісно пов'язана з вимогами Основ законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах, які встановили, що в Архівний фонд Російської Федерації входять документи, що знаходяться на її території, незалежно від форми власності організацій, в яких вони утворилися. Тому багато документів установ, організацій та підприємств після закінчення певного терміну повинні передаватися на зберігання до державних архівів у порядку, визначеному нормативними документами.
Закон «Про мови народів Російської Федерації» (в редакції від 24 липня 1998 р.) (ст. 16) визначає обов'язковість ведення діловодства на території Росії російською мовою.
У Федеральному законі «Про основи державної служби Російської Федерації», присвяченому правовим засадам організації державної служби і положенню державних службовців, регламентується порядок документування проходження державної служби, оформлення трудового договору і обов'язковість ведення особової справи.
Постановою уряду Російської Федерації в 1997 р. затверджені «Правила підготовки правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації». У Правилах зазначений процес підготовки проекту нормативно-правового акта, його погодження, підписання, затвердження, оформлення, строки підготовки. Визначено також порядок його державної реєстрації в Міністерстві юстиції РФ (внесення до Державного реєстру нормативних правових актів та присвоєння йому реєстраційного номера). При порушенні вимог, викладених у Правилах, документ не набирає чинності.
Законодавчими актами Російської Федерації регулюються вимоги до документів, що пересилаються за допомогою різноманітних засобів зв'язку (пошта, телеграф, факсимільні і електронні повідомлення), вимоги до захисту інформації на різних стадіях її створення та зберігання, наданню документам офіційності (юридичної сили). У них також містяться засади регулювання процесів інформатизації. Законом встановлені право власності на окремі документи і масиви документації, категорії інформації за рівнями доступу до неї.
Ряд правових актів містить норми, які необхідно враховувати при складанні та оформленні управлінських документів. До таких актів належать, наприклад, закон РФ «Про товарні знаки, знаках обслуговування і найменуваннях місць походження товарів», який визначає порядок реєстрації емблеми підприємства, що поміщається на бланку; постанову Уряду РФ «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням державного герба Російської Федерації »і ін
Таким чином, у чинному законодавстві міститься значна кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, їх змістом і структурою тексту. Фахівець у галузі діловодства зобов'язаний знати чинне законодавство країни і стежити за його змінами, так як ці знання становлять одне з найважливіших професійних якостей, без якого неможливо займатися діловодством на сучасному рівні.
Нормативно-методичне регулювання діловодства
Загальне методичне керівництво постановкою діловодства в Російській Федерації, як і в більшості цивілізованих країн світу, здійснюють архівні органи, так як найбільш цінні документи після використання їх в оперативній роботі передаються на постійне зберігання до державних архівів.У Положенні «Про федеральної архівної службі Росії», затвердженому постановою Уряду Російської Федерації від 28.12.1998 № 1562, до головних завдань федеральної архівної служби Росії (Росархів) віднесені: «розвиток і вдосконалення спільно з федеральними органами державної влади та органами державної влади суб'єктів Російської Федерації ... діловодства, у тому числі державної системи діловодства та уніфікованих систем документації ». Росархів відповідно до покладених на нього завдань «здійснює міжгалузеве організаційно-методичне керівництво і контроль за ... організацією документів у діловодстві федеральних органів державної влади ». Росархів «перевіряє виконання організаціями незалежно від їх відомчої підпорядкованості вимог законодавства в галузі ... організації документів у діловодстві ». Росархиву надано право затверджувати типові переліки документів, що підлягають передачі на постійне зберігання, і типові переліки із зазначенням термінів зберігання документів, погоджувати галузеві стандарти, інструкції з питань організації документів у діловодстві, розробляти і затверджувати обов'язкові для виконання нормативно-методичні документи з організації документів у діловодстві .
Діючі сьогодні загальнодержавні нормативно-методичні документи з організації діловодства повинні бути в кожній організації. До них відносяться:
1. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення.
В даний час відповідно до федеральної цільової програми розробляється нова редакція ГСДОУ - системи положень, що визначають основні правила роботи з документами в організаціях. Система орієнтована і на комерційні структури. Вона буде складатися з двох частин: нормативної та методичної. У нормативній частині, як і в існуючому сьогодні документі, визначаються основні завдання і функції, правове регулювання діяльності служби документаційного забезпечення в організації, її приблизна структура, порядок підготовки та оформлення документів; всі етапи роботи з ними: доставка, проходження, обробка, облік, реєстрація, контроль виконання, інформаційно-довідкова робота, оперативне зберігання документів, пошук документів та інформації; захист інформаційно-пошукових систем; підготовка документів до архіву; порядок проведення експертизи цінності документів; організація зберігання документів.
Головна відмінність нової системи полягає в тому, що вона буде являти собою єдиний комплекс автоматизованого документування на базі сучасних текстових редакторів, автоматизованого документообігу (включаючи електронну пошту), баз даних та автоматизованого зберігання і використання документів (у тому числі автоматизовані номенклатури справ, описи справ і т.д.) .*
2. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації.
Інструкція зареєстрована в Міністерстві юстиції РФ. Вона включає як загальний порядок підготовки та оформлення документів, так і особливості підготовки окремих видів документів: наказу, вказівки, інструкції, протоколу. У ній розписані процедура реєстрації документів, побудова пошукових систем для довідкової роботи, організація контролю виконання документів, порядок складання та роботи з номенклатурою справ, формування справ, проведення експертизи цінності документів, оформлення справ, складання описів, оперативне зберігання справ і передача їх на архівне зберігання . У додатку до Інструкції дані форми номенклатури справ, акта про виділення документів до знищення, описів та ін Як видно з короткого перерахування змісту Інструкції, вона відображає практично всі питання організації діловодства. Хоча вона призначена в першу чергу для міністерств і відомств, нею можуть скористатися і знайдуть багато корисного для себе служби діловодства організацій будь-яких форм власності. Вона може бути
* Банасюкевич В.Д; Ларін М.В. Розробка державної системи документаційного забезпечення управління - актуальне завдання / / Діловодство. - 1998. - № 1.
покладена в основу при розробці інструкції з діловодства конкретної організації.
3. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (зі змінами від 21.01.2000 р.).
Стандарт поширюється на «організаційно-розпорядчі документи, пов'язані з Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін ...., Використовувані в діяльності:
· Федеральних органів державної влади, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, включаючи суб'єкти Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державної національну мову, органів місцевого самоврядування;
· Підприємств, організацій та їх об'єднань незалежно від організаційно-правової форми ».
4. Основні правила роботи відомчих архівів:
Правила умовно можна розділити на дві частини. У першій (розд. 2-4) детально висвітлені діловодні питання:
· Вимоги до номенклатурами справ, їх види, порядок їх складання, заповнення, ведення;
· Порядок формування справ у діловодстві;
· Організація і порядок проведення експертизи цінності документів у діловодстві;
· Порядок виділення документів до знищення;
· Підготовка справ до передачі в архів: оформлення справ (нумерація, підшивка, дооформлення обкладинки і т.д.), складання описів, передача в архів.
В іншій частині правил (розд. 5-14) докладно розкривається робота з документами в архіві.
Для комерційних організацій, не передають документи на державне зберігання, а зберігають їх у себе, правила є незамінним підмогою в організації їх архіву.
5. Переліки документів із зазначенням термінів зберігання (Типовий або відомчий) *.
6. Типове положення про ведення діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях.
У цьому акті описані принципові положення щодо організації роботи з цією категорією документів: особливості реєстрації, терміни виконання, ведення довідкової картотеки, формування справ, строки зберігання справ, ведення аналітичної довідки за зверненнями. Методика, викладена у Положенні, може бути використана для організації роботи з будь-якими документами приватних осіб.
Крім того, треба знати, що робота з певною категорією документів регламентується спеціальними актами. Так, наприклад, правила роботи з бухгалтерськими документами відображає не тільки Федеральний закон про бухгалтерський облік, а й Становище ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації від 28.07.1998 № 34н.
При роботі з кадровою документацією необхідна Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях (затверджена постановою Держкомпраці СРСР від 20 червня 1974 № 162, в редакції від 2 серпня 1985 р., зі змінами та доповненнями від 19 жовтня 1990 р.).
Пакет цих документів треба постійно оновлювати у міру заміни нормативно-методичних актів новими.
* Про переліки докладно див. гл. 14.
Але крім того, що треба знати як виконувати ту чи іншу роботу, треба ще мати уявлення про норми часу або вироблення, що існують на ці види робіт.
Центральним бюро нормативів з праці розроблено досить велику кількість нормативних документів, що містять норми часу на роботи, що виконуються працівниками управлінського апарату. Роботу з документами відображають:
• Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління (затверджені постановою Міністерства праці Російської Федерації від 25 листопада 1994 р. № 72);
• Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління (затверджені постановою Міністерства праці Російської Федерації від 10 вересня 1993 р. № 152);
• Єдині норми часу (виробітку) на машинописні роботи (затверджені постановою Держкомпраці СРСР і Президії ВЦРПС від 19 червня 1984 р. № 189/11-64);
• Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з комплектування і обліку кадрів.
Останній нормативний документ потрібен для роботи з кадровою документацією.
Всі ці нормативи рекомендуються для застосування в управлінському апараті установ, організацій, підприємств, фірм незалежно від форм власності.
Пакет загальнодержавних нормативно-методичних документів необхідно мати кожній діловодної служби як довідковий матеріал. Він використовується при розробці таких індивідуальних організаційних документів, як Положення про службу ДОП, посадові інструкції її працівників та інструкція з діловодства конкретної організації.
Організація документообігу
Проблема вдосконалення документообігу
Обсяг документації, створюваної в установах як усього світу, так і нашої країни, має тенденцію до постійного і все більш прискореному зростанню. У зв'язку з науково-технічним прогресом збільшення обсягів управлінської документації відбувається пропорційно зміні зростання обсягів виробництва продукції та продуктивності праці. Це перша закономірність документообразования .*Причини зростання обсягу документообігу поділяють на об'єктивні і суб'єктивні.
Головними об'єктивними причинами збільшення об'ємів документів є вплив науково-технічного прогресу, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури продукції, що випускається, освоєння нових районів, будівництво нових об'єктів, ускладнення процесів управління. При цьому обсяги створюваних документів збільшуються з ростом кількості документованих дій та кількості адресатів, яким ці дії спрямовані. Таким чином, зростання або скорочення обсягів документів значним чином пов'язане з процесами документування.
* Мінгальов BC Загальні закономірності документообразования в соціально-економічних системах управління. - М.: МГІАІ, 1983, с.28.
До суб'єктивних причин відносять:
• бюрократизацію апарату управління, з якою пов'язане збільшення кількості перевіряючих інстанцій, розбухання контролюючих органів, обмеження та ігнорування законних прав громадян. Все це призводить до створення документів, не обумовлених ділової необхідністю, для підстраховки, на всякий випадок;
• незнання або недотримання працівниками управлінських структур законодавства, нормативних актів, що встановлюють юридичні вимоги до оформлення документів. У результаті виникає недовіра до документів та їх перевірка, тобто створення нових документів;
• некваліфіковане документування розпорядчої діяльності. Наприклад, наказ, що містить неясні завдання, нереальні терміни виконання, суперечить виданим раніше наказам, обов'язково викличе потік листів або доповідних записок керованих організацій (структурних підрозділів) роз'яснювального характеру;
• несвоєчасне, неякісне виконання завдань, доручень, договірних зобов'язань, зрив термінів їх виконання породжує потоки документів з проханнями перенесення строків, рекламаціями, поясненнями, претензіями і т.д.;
• відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій у вирішенні поставлених перед ними завдань змушує постійно звертатися у вищі установи за роз'ясненнями або дозволами спірних питань;
• некомпетентність управлінського персоналу в рішенні виробничих, економічних, управлінських завдань приводить до вибору недоцільних варіантів їх рішень, що відбивається на документуванні самих цих дій, а потім виправлення прийнятого рішення і т.д.;
• відсутність в управлінському апараті регламентації документообразования призводить до використання значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документування ідентичних функцій і містять аналогічну інформацію, але відрізняються за формою представлення інформації або за складом показників;
• широке розповсюдження копіювальної техніки і її безконтрольне використання в установах призводить до створення величезної кількості копій документів, які використовуються в незначній мірі;
• використання в процесах створення і підготовки документів комп'ютерів, з одного боку, значно підвищило швидкість підготовки документів, скоротило трудомісткість цих операцій, але, з іншого боку, призвело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій та електронній формі .
Таким чином, у числі суб'єктивних причин, що впливають на збільшення документообігу, ми бачимо як пов'язані з окремою особистістю (діяльність керівника, спеціаліста), так і з порушеннями вимог законодавства, з організацією документування. До суб'єктивних причин слід віднести і нові технології підготовки документів, які, скоротивши час на створення тексту, його друк і копіювання, збільшили їх потоки і видову різноманітність, але не вирішили проблему управління цими потоками. Цей висновок зроблений і вітчизняними документознавців, і зарубіжними фахівцями в області управління документацією.
Поняття «документообіг», його розвиток і нормативно-методична регламентація
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення .*Організація документообігу - це правила, відповідно до яких відбувається рух документів в установі. Організація документообігу передбачає раціональне рух документів, що включає як операції з документами, так і всі їх переміщення в апараті управління, тобто їх отримання, розгляд, передачу на виконання, організацію виконання, посвідчення, оформлення і відправлення.
Документообіг є важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість цього руху.
У діловодстві документообіг розглядається як функція комунікації, реалізація якої повинна співвідноситися, субординировать із загальними цілями діловодства - інформаційним забезпеченням діяльності апарату управління, його документування, збереження і використання раніше створеної інформації.
З нечіткої організацією руху документів в даний час пов'язують багато недоліків в організації документаційного забезпечення діяльності апарату управління. Наприклад, процес документаційного забезпечення прийнятого управлінського рішення включає три складові: інформаційну підтримку рішення (забезпечення прийнятого рішення достовірної та достатньої інформації); документування рішення (створення розпорядчого
* ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., Держстандарт Росії, 1998, С.З.
документа); контроль за його виконанням (організація роботи, виконання завдання, дотримання певних умов, термінів і т.д.). Поопераційно цей процес складається зі збору інформації, підготовки проекту документа, його редагування, узгодження, виготовлення, посвідчення. Кожна операція супроводжується переміщенням документа в управлінському апараті з одного структурного підрозділу в інший, передачею від технічних виконавців до фахівців, а потім - до керівників. Отже, швидкість переміщення документів і якість виконання кожної операції впливають на процес управління в цілому.
Термін «документообіг» з'явився в літературі в 1920-і роки. У роботах таких відомих фахівців у галузі управлінської праці та діловодства, як З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровський, П.М. Керженцев та ін, сформульовані основні положення його організації, яка і в той час пов'язувалася з раціональним побудовою структури державного апарату, з чітким розподілом функцій між різними службами та виконавцями. Теоретично були обгрунтовані головні положення раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентація порядку підписання. У літературі того часу обгрунтовано методику обстеження маршрутів руху документів, розроблена технологія їх доставки («кільцева кур'єрська зв'язок»).
Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу зроблена в проекті «Загальних правил документації і документообігу», підготовленому в 1931 р. Інститутом техніки управління. У проекті викладено правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю, відправлення документів, тобто практично всіх етапів обробки документів. У цьому документі дані єдині рекомендації щодо організації раціонального документообігу, що включають централізацію операцій з прийому та відправки, розробці раціональних маршрутів руху, скорочення видів документів.
Наступні нормативні акти з регламентації роботи з документами - Примірна інструкція про діловодство в установах РРФСР (1961 р.); Основні правила постановки документальної частини діловодства і роботи архівів (1963 р.) - не мали в своєму складі розділів з організації документообігу. У ці роки в літературі термін «документообіг» практично не вживався. Позначуване їм поняття або ототожнювали з діловодством в цілому, або замінювали терміном «організація листування». Термін «документообіг» у ці роки позначає і рух документів, і їх обсяг (кількість) *, тому в нормативних документах 1960-х років увагу приділяється не руху документів, а окремим технологічним операціям, що виконуються в процесі цього руху: прийому, відправлення, реєстрації і т.д.
З середини 1970-х років поняття «документообіг» стає однозначним, чому сприяло закріплення визначення терміна в державному стандарті на термінологію .*
У цей період у всіх прикладних розробках і дослідженнях документаційних процесів проводиться поглиблене вивчення параметрів документопотоков, розробляється методика обстеження документообігу, його кількісних і якісних характеристик. Проведення широких досліджень такого плану пов'язано як з документознавчих прикладними розробками, виконуваними в рамках підготовки Основних положень ЕГСД, так і з розробкою та впровадженням
* Малітіков АС., Сільський Д. І. Посібник з діловодства. - М., 1969, с. 109.
* ГОСТ 16487-70 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Изд-во стандартів, 1970.
автоматизованих систем управління (АСУ). При розробці інформаційного забезпечення автоматизованих систем була створена методика вивчення маршрутів руху документопотоков, їх параметрів за допомогою математичних методів. Комплексне дослідження діловодства в апаратах управління різних рівнів в значній частині було присвячено проблемам організації руху документів. У результаті цих досліджень було виявлено типові недоліки в організації руху документів:
• відсутність регламентації шляхів проходження однакових видів документів в організаціях однакових рівнів і напрямків діяльності;
• наявність безлічі інстанцій на шляху проходження документів в апараті управління;
• неодноразові поворотні руху документа (в процесі реєстрації, узгодження, редагування та ін);
• недосконалість технології обробки документів, що приводить до повторних операцій, до передачі документа різним виконавцям у процесі виконання однієї й тієї ж операції;
• відсутність правил передачі документів, їх доставки, кур'єрського зв'язку.
Матеріали дослідження дозволили включити в Основні положення ЕГСД принципи організації руху документів, тобто теоретичні основи організації документообігу:
• оперативність руху;
• однаковий порядок проходження однотипних категорій документів;
• однократність операцій однакового цільового призначення;
• виключення зайвих інстанцій (кожне переміщення документа виправдовується тільки ділової необхідністю) .*
в Основні положення ЕГСД включені і практичні правила з організації руху документів і технології їх обробки стосовно до основних документопотокам, правила доставки та передачі документів, методика обліку документообігу.
Основні положення ЕГСД, таким чином, були першим нормативним документом, що визначив теоретичні та практичні основи організації руху документів. Головне правило документообігу - оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу та праці. Реалізувати це правило в конкретних установах можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обумовленість всіх операцій, доцільність всіх переміщень. Регламентація повинна була проводитися шляхом розробки інструкцій з діловодства, де встановлюються схеми руху основних документопотоков, а також шляхи проходження окремих видів документів (найбільш важливих для діяльності організації). У період розробки Основних положень ЕГСД дослідники виходили з необхідності організації тільки традиційних (паперових) документів. Як і в інших країнах, у нас в той період удосконалення прийомів і методів роботи з машиночитаному документами проводилося незалежно і без зв'язку з цими процесами. У багатьох прикладних розробках, пов'язаних з
* Єдина державна система діловодства. Основні положення. - М., 1974, с.23-24.
Крім того,
створенням АСУ, метою вивчення документопотоков було підвищення ефективності електронної обробки даних в обчислювальних центрах. Такі роботи широко проводилися на Заході * і у нас в ЦЕМІ АН СРСР.
Розробка Основних положень ГСДОУ не принесла значних змін в концепцію руху документів. Хоча саме на рубежі 1980-х років у всьому світі починає активно обговорюватися питання про інтеграцію нетрадиційної документації, в тому числі і машиночитаній, в сформовані системи управління документами. Дослідники при цьому виходили з тих же завдань, які ставилися при управлінні документами - вдосконалення діловодства та створення умов для передачі документів на архівне зберігання. Ця інтеграція передбачала:
• об'єднання різних джерел документної інформації в єдину мережу;
• організацію документів з різними носіями на основі загальної класифікаційної схеми;
• усунення дублювання інформаційних і документаційних потоків;
• уніфікацію прийомів роботи з документами.
В Основні положення ГСДОУ включені правила прийому і обробки вступників та відправляються документів, їх передачі та обліку. Напрямки руху документів і інстанції закріплюються в схемах проходження документопотоків або окремих категорій документів (наприклад, розпорядчих), які включають всі пункти обробки документів (у тому числі і автоматизовані). Схеми розробляються
* Брандоне Д.Х. Організація роботи на обчислювальному центрі: Пер. з англ, - М.: Статистика, 1970, с.295.
службою діловодства і затверджуються керівництвом організації. Ці схеми можуть існувати як додаток до інструкції по роботі з документами або у вигляді наказу керівника.
Початкову основу, документообігу відображають такі організаційні документи, як статут, положення, накази про розподіл обов'язків, організаційна структура установи, а в інструкції по роботі з документами вони закріплюються вдруге (див. гл. 8).
Таким чином, документообіг установи являє собою головну організаційну проблему діяльності служби діловодства і проблему технології документаційних процесів, тому займає місце вузлового ланки будь-якої системи діловодства.
Основні правила організації документообігу в установі
Документообіг - складний технологічний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і з усією діяльністю організації. Організація документообігу включає всі операції по прийому, передачі, складання, узгодження, оформлення, засвідчення та відправлення документів.Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або від отримання) до підшивки в справу, і час, що витрачається на проходження документів по цьому маршруту. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш короткому і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Крім того, при організації руху документів необхідно виконання наступних правил:
• максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій з обробки документів і управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю);
• виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування і узгодження і т.д.);
• максимальне однаковість в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання засобів оргтехніки і персоналу.
Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:
• прямоточності напрямки документопотоков, виключення дублюючих і повторних операцій з підготовки та обробки документів;
• ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.
Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.
До якісних характеристиках документообігу відносяться:
• характеристики документопотоков (склад документів, їх зміст);
• маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів);
• періодичність (стадії документообігу);
• спрямованість руху.
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків, що забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні. Під документопотоком (потоком документної інформації) розуміється склалося або організоване в межах інформаційної системи рух даних у певному напрямку, за умови, що у цих даних спільне джерело і загальний приймач.
Документопотоки розрізняють по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту. По напрямку виділяють горизонтальні потоки, що зв'язують організації одного рівня управління, і вертикальні (висхідні і низхідні), що зв'язують організації різних рівнів, наприклад, керівний орган влади і підпорядковані йому установи та організації, центральний офіс фірми і дочірні фірми та філії. Висхідні потоки - це вхідні документи, одержувані вищестоящою організацією від підлеглих організацій (вихідні документи підлеглих організацій, направлені на вищі інстанції). Низхідні потоки - це документи, що направляються вищестоящими органами влади і управління підрядним організаціям.
По відношенню до управлінського об'єкта виділяють вхідний, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємопов'язані, тому що інформація надійшли документів використовується для підготовки внутрішніх та вихідних у відповідь і т.д.
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з:
• документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств та ін.) До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні та методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничої, управлінської, технічної, економічної, соціальної та іншої діяльності. За видовим складом до цих документів належать: укази, закони, постанови, розпорядження, вказівки, доручення, накази, листи, інструкції, рішення, методичні вказівки і. Рекомендації;
• документів від підвідомчих організацій, що містять відомості про виконання розпорядчих дій, запити про шляхи виконання завдань і звітні відомості про свою діяльність. За видами документів цей потік складається із звітів (про фінансової, господарської, соціальної, управлінської діяльності), ініціативних доповідних записок, листів, актів;
• документів від несупідрядними організацій, що направляються з метою узгодження спільних дій або спонукання до них, з метою консультування, отримання інформації. Основні види документів: листи (інформаційні, рекламні, оферти, гарантійні, запити та ін) і договори, а також документи, що супроводжують виконання договорів (акти взаємозаліків, рахунки, заявки, сертифікати, відвантажувальні документи тощо);
• звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу відповідних документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямками діяльності організації та її інформаційними запитами. У вихідному документопотік виділяється група розпорядчих документів (за умови, що організація має підвідомчі організації) та інформаційних (комунікативних) - листи, доповідні, огляди, довідки, звіти, договори, документи щодо їх виконання.
Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається зі сферою їх застосування. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї установи, організації. До внутрішніх відносяться організаційні документи, що визначають завдання, функції організації в цілому, а також її структурних підрозділів, компетенцію, права та обов'язки посадових осіб, правила виконання окремих видів діяльності - положення, статути, установчі договори, посадові інструкції, регламенти, правила, штатні розклади та ін Функцію оперативного регулювання діяльності установ виконують розпорядчі документи, що видаються керівництвом, - накази, вказівки, розпорядження, рішення. Самостійні групи внутрішнього документопотока складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, особового складу і т.д. В апараті управління не рекомендується вести внутрішню переписку між посадовими особами та структурними підрозділами, замість неї повинні використовуватися Бездокументні способи обміну інформацією (телефон, переговори). Однак на практиці внутрішнє листування широко поширена. Вона оформляється доповідними (службовими) і пояснювальними записками, рапортами.
Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і змісту документів, ступеня регламентації функцій керівників і структурних підрозділів, розподілу обов'язків між керівниками і від прийнятої в організації технології роботи з документами. Стереотипні маршрути руху властиві входять документами, що визначається їх адресуванням.
Вхідні документи утворюють три напрямки руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірно - найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, відчуває інформаційні перевантаження, а з іншого, - отримує значну кількість інформації, що не відповідає їх компетенції, областю діяльності та функціональних обов'язків, не їх рівня. Очікування розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує шлях документа до виконавця.
Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форми даних про отриманий документі до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконанню і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від отримання до виконавця. Якщо в організації прийнято реєструвати документи повторно, тобто на рівні структурних підрозділів, то втрати часу з-за нераціональних зупинок у русі документа ще більш відчутні.
Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування та підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації та надсилання документів.
Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядчих документів, як правило, впорядковано, а підготовка всіх інших документів не має регламентованих маршрутів і тягне найбільш відчутні втрати часу на проходження документів.
Грунтуючись на даних, які характеризують документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоков.
Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надійшли в організацію і створених у ній за певний період .* В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні і внутрішні документи, а також всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії і оргтехніки.
Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також за реєстраційними формами у службі діловодства і в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти, звернення громадян та ін), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.
Загальноприйнята методика підрахунку документообігу передбачає вираз його обсягу дробом, у чисельнику якого вказують кількість оригіналів, а в знаменнику - кількість копій. Однак при цьому отриманий результат буде некоректним - багато документів складаються на декількох сторінках, що при такому підході не відіб'ється в загальному результаті. Основне правило підрахунку документів - однократність.
Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних наводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту і стану документообігу, його змін. Встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці - відправляються.
Крім того, облік документообігу дозволяє:
* ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., Держстандарт Росії, 1998, С.З.
• визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;
• визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завдань і функцій структурних підрозділів або посадових осіб;
• розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;
• встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;
• розрахувати чисельність служби діловодства.
Як вже зазначено вище, організація роботи з документами залежить від обсягу документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду послідовних операцій: прийом документів, їх розподіл і направлення на виконання, виконання і відправка.
Незалежно від обсягу діяльності організації, операції по прийому і відправлення документів зазвичай проводять централізовано. У структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого ділянки - експедиції, як одного із структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організацій (якщо експедиція не виділяється в окрему службу) створюється ділянка по прийому і відправлення документів з тими ж функціями. В організаціях, які не створюють свою службу діловодства, прийом і обробка документів, операції з їх відправки виробляються централізовано секретарем.
Рекомендації з прийому та відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, тобто проходження документа по найбільш короткому маршруту з мінімальними витратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше доставляти документи виконавцям, механізувати первісну обробку документів і скоротити її строки, вести облік витрат на обробку документів, облік обсягу документообігу.
Доставка документів відбувається поштою, телеграфом, кур'єрами. У сучасних умовах поряд з цими способами доставки надходження документів здійснюється через комп'ютерні мережі, електронну пошту, факсимільний зв'язок. Значна частина документів надходить шляхом передачі їх відрядженими працівниками інших установ.
Завдання служби діловодства - організувати облік надходження документів з усіх джерел, їх первинну обробку, координувати їх рух.
У нормативних документах регламентовані правила первинної обробки документів, що надійшли. Вони зводяться до наступного:
1. Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересилки адресату.
2. Перевіряється цілісність упаковки, збереження печаток. Конверти розкриваються, перевіряється комплектність і схоронність вкладень. При виявленні пошкоджень конвертів, відсутності документів, додатків до них, невідповідності документів і додатків про це повідомляють відправнику.
3. При надходженні машинозчитуваних документів обробляється тільки супровідна документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.
4. Як правило, конверти знищують. Зберігають конверти (підколюючи їх до документа) тільки в тих випадках, коли на документі відсутня зворотну адресу, коли дата на поштовому штемпелі має значення для доказу дати отримання документа, коли на конверті немає напису «особисто», а документ носить особистий характер.
5. Документи з позначкою «особисто» не розкриваються, а передаються адресату. Проте в деяких організаціях кількість таких документів може бути досить значним, У такому разі експедиційна обробка документів, що надійшли передбачає облік їх надходження, дата та обліковий номер проставляються на пакетах.
6. Експедиція веде облік всіх документів, що надійшли - на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата надходження, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай в штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного реєстраційного індексу.
7. При первинній експедиційній обробці документи сортують по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортування - адресування документів. Зазвичай документи, адресовані керівництву, передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації (без зазначення прізвища посадової особи). Документи, адресовані в структурні підрозділи, проходять сортування за їх назвами.
У невеликих організаціях вся надходить документація сортується секретарем. На допомогу секретарю можна розробити класифікатор видів документів і питань діяльності із зазначенням виконавців, які курирують певні питання.
8. Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортованих документів по осередках сортувального шафи, звідки документи забирають секретарі структурних підрозділів. У невеликих організаціях секретарі використовують папки-реєстратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцем.
Велика частина організацій та установ володіє крім пошти та іншими каналами інформації. Наприклад, значна кількість документів, що містять, як правило, оперативну інформацію, надходить в організації з факсимільним апаратам. Маса документів доставляється співробітниками сторонніх організацій, відбувається передача «з рук в руки». Всі ці способи доставки можуть створити потужні документопотоки, що містять необхідну для діяльності організації інформацію. Служба діловодства зобов'язана забезпечити облік та контроль за рухом надходять по різних каналах зв'язку документів. Облік необхідно вести і для документації, що надходить по факсимільному зв'язку й від кур'єрів. В іншому випадку ці документи «випадають» з поля зору служби діловодства і не включаються в інформаційну систему організації, осідаючи у виконавців. Облік телеграм, телексів, телетайпограм, які потім передаються в службу діловодства, повинен проводитися в службах зв'язку.
Практично у всіх сферах управління використовуються комп'ютери, у зв'язку з чим корінні зміни відбуваються у процедурі одержання і відправки документів. З поширенням факсимільного зв'язку і факс-модемних пристроїв для комп'ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-якого місця. Факс-модем дозволяє з'єднувати комп'ютери один з одним по телефонних лініях і передавати повідомлення безпосередньо з одного комп'ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп'ютерних мереж. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, як він був створений, з усіма особливостями його зовнішнього вигляду, значить, виникає можливість використовувати відомості з одного документа для створення іншого.
Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого стає втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком такого становища може стати надмірна автономність структурних підрозділів і втрата керівництвом організації контролю за їх діяльністю .* Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна брати участь в регламентації і цих потоків інформації (щодо доступу до інформації, відповідальності за її збереження і використання).
Передача документів
Згідно з рекомендаціями Основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами (з експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д.) здійснюється через секретарів цих підрозділів або тих посадових осіб, які відповідають в них за роботу з документами.
Документи передаються з відповідними відмітками у реєстраційних формах.
У великих фірмах, установах, на промислових підприємствах, там, де структурні підрозділи розташовані на значній відстані один від одного, організується кур'єрська зв'язок для доставки документів, що надійшли. Кур'єри здійснюють два-три обходу будівлі (території) за заздалегідь розробленими маршрутами у встановлені години, забираючи документи для відправлення і доставляючи надійшли документи.
Самий нераціональний спосіб доставки документів - виконання цієї роботи фахівцями апарату управління, так як витрачається їхній робочий час, дорожчає доставка і відповідно весь апарат управління.
Таким чином, організація первинної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки документів, що надійшли: на адресу керівництва організації, керівництва структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків залежатиме від кількості інстанцій проходження документів у процесі розгляду і прийнятої в організації технології реєстрації документів.
* Кузнєцов С.Л. Застосування сучасних технологій у роботі з документами. / / Секретарська справа. - 1996. - № 1 (3), с.48.
Документи, адресовані в структурні підрозділи, направляються в їх секретаріати для тих же операцій.
На етапі руху від первинної обробки до вступу на виконання документи проходять кілька інстанцій, кількість яких залежить від структури організації, розподілу обов'язків між керівництвом, ступеня самостійності структурних підрозділів, технології реєстрації та загальної організації діловодства. В організаціях з невеликими штатами співробітників документ передається виконавцю практично відразу після розгляду керівником. У великих організаціях з багатоступінчастою структурою рух документів від отримання до виконавця буде проходити послідовно від керівника (заступника) організації до керівників спочатку великих структурних підрозділів (наприклад, головних управлінь), потім більш дрібних (відділи). Терміни проходження документів збільшує і «очікування» розгляду документів керівниками, які через зайнятість або інформаційної перевантаження не встигають регулювати направлення документів. Такі операції, як реєстрація документів та контроль за термінами їх виконання, можуть значно збільшувати час доставки документів виконавцю і самого процесу виконання. Якщо реєстрація документів централізована і одноразово (тобто один документ в межах однієї організації реєструється один раз), документ потрапить до виконавця швидше. Якщо реєстрація проводиться в канцелярії, а потім повторно в структурних підрозділах, то час руху документа збільшується.
З 1970-х років отримала широке поширення методика попереднього розгляду документів. Попередній розгляд документів проводиться секретарем-референтом керівника, його помічником або одним із працівників служби діловодства. Вимоги до цих співробітникам - висока кваліфікація, достатній стаж роботи, знання стану справ організації, а також довіру до них керівника. Попередній розгляд полягає в перегляді всіх надійшли на ім'я керівництва документів. При цьому секретар-референт виявляє документацію, яка повинна бути представлена керівнику в обов'язковому порядку - документи з принципових питань діяльності, що мають важливе значення у зв'язку зі сформованою ситуацією, що вимагають координації роботи структурних підрозділів і т.д. Перелік таких питань може бути складений самим керівником. Призначення процедури попереднього розгляду документів - у звільненні керівника від перегляду всього обсягу документів, серед яких є типова документація, що не вимагає його компетенції, яка не має принципового характеру. Попередній розгляд ліквідує «вузькі» місця в русі входить документопотока, скупчення документів на столі керівника, що запобігає збільшення строків розгляду та можливі зриви виконання в необхідні терміни.
Основним критерієм, що впливає на рух документів до виконавця, є зміст документа, тому референт повинен мати чіткі уявлення про стан справ в організації, добре знати розподіл обов'язків між керівництвом, функції структурних підрозділів, функції та спеціалізацію окремих співробітників.
Попередній розгляд проводиться безпосередньо після первинної обробки документів і значно прискорює рух документів, адже чимала частина їх передається в структурні підрозділи, минаючи розгляд у керівника. Відібраний масив документів «спускається» на наступний рівень управлінської структури, тобто документи потрапляють до виконавця вже в день їх надходження в організацію.
Розгляд документів керівником організується в цьому випадку більш раціонально - до нього потрапляють документи, які мають принципово важливе значення. Практикується доповідь керівнику документів, в ході якого крім документів, що надійшли ще видається добірка довідкових даних або попередньої листування.
Рух документів задається резолюцією керівника (див. гл. 4). Залежно від змісту і призначення документів, що надійшли виконання кожного з них різне.
Постанови, рішення, накази, листи вищестоящих організацій, органів влади та управління не завжди вимагають письмової відповіді - вони необхідні для ознайомлення, містять інструкції з виконання якихось операцій або дій. Їх виконання буде полягати в ухваленні вказівок до дії. Для цього секретаріат або канцелярія проводить ознайомлення з документом необхідного кола співробітників. Візи ознайомлення з документом проставляються у лівому нижньому кутку на звороті останнього аркуша документа або на аркушах ознайомлення. На документі робиться відмітка «Прийнято до відома» або «Прийнято до керівництва", ставиться підпис особи, яка проводила ознайомлення, дата і номер справи, в якій документ буде зберігатися.
Зведення, звіти, заявки, інформаційні листи та інші документи, які не потребують письмової відповіді, передаються фахівцям функціональних підрозділів, які використовують їх в оперативній роботі, а потім списують у справу, роблячи позначки «Включено до плану», «Включено до звіту», і підшивають у справи.
Найбільшу увагу виконавця займають документи, які вимагають відповіді.
Виконання документа починається зі збору інформації з питання. Аналіз зібраної інформації дозволяє визначити, чи достатні її обсяг і якість (достовірність, актуальність, об'єктивність). На цьому етапі виконавець особливо потребує документаційне забезпечення своєї діяльності, у використанні інформаційно-пошукової системи за документами організації і самих документів, тобто в раціональній системі зберігання документів. Свої міркування з характером виконання документа виконавець представляє керівнику або в усній, або у письмовій (представляючи проект відповідного документа) формі.
Проект документа проходить етап узгодження - збору віз керівників структурних підрозділів і фахівців, які висловлюють свою згоду зі змістом документа. Процес узгодження може бути організований у вигляді розсилки необхідної кількості примірників проекту документа для збору зауважень і пропозицій - так зване паралельне узгодження. Проте іноді потрібно послідовне погодження, відповідно до функцій структурних підрозділів.
Принципові зміни в процесах візування можуть відбуватися при наявності в організації локальної комп'ютерної мережі. Така мережа дозволяє здійснювати обмін інформацією між структурними підрозділами та окремими автоматизованими робочими місцями. Документ може створюватися в електронній формі і передаватися для редагування, отримання висновків, візування. Технічні можливості комп'ютерних технологій дозволяють змінити колишні методи роботи, але тут виникають організаційні труднощі через проблеми доступу до інформації. Частина співробітників має обмежений доступ (право читання, право копіювання, право внесення змін) тільки до строго нормованим масивів. Повний доступ до всіх документів
організації можуть мати тільки керівник, його довірена особа, керівництво служби діловодства .*
Після отримання на проекті документа всіх віз документ передруковують з урахуванням зроблених зауважень і передають на підпис керівнику. Виконавець, отримавши цей підпис, передає документ на реєстрацію, знімає його з контролю і передає на відправку до служби діловодства. Якщо адресат підготовленого документа є новим партнером, якщо їх декілька, в службу діловодства передається також адресу або адреси. У необхідних випадках складається список розсилки документа. Поступив документ, копію відправленого документа і його проект з візами узгодження виконавець підшиває у справу, зробивши відповідні позначки про виконання.
За такою ж схемою працює виконавець і над ініціативними документами - запитами, повідомленнями, гарантіями, проханнями, заявками, інформаційними листами.
Таким чином, підготовка вихідних документів складається з підготовки проекту документа, його погодження, візування, передруку, підписання, реєстрації та відправлення. На рух вихідних документів перш за все впливає кількість підрозділів, що беруть участь у складанні документа, кількість операцій за погодженням і візуванню. Крім того, чим вище рівень підписання документа, тим більше інстанцій він проходить.
Підготовка та оформлення внутрішніх документів організується так само, як і вихідних. На етапі виконання маршрути їх руху збігаються з вхідним документопотоком. Наприклад, доповідні записки
* Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері (Комп'ютерні технології в діловодстві). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа» «Інтел-Синтез», 1999.
розглядаються керівником на загальних підставах. Відмінності є в підготовці розпорядчих документів. Накази з основної діяльності повинні узгоджуватися в юридичному відділі, накази з особового складу повинні готувати відділи кадрів з дотриманням трудового законодавства, рішення колегіального органу - спеціальний апарат (секретаріат колегії).
Обробка і відправлення здійснюються централізовано експедицією, ділянкою канцелярії або секретарем згідно з діючими Поштовими правилами.
Експедиція приймає документи для відправлення повністю оформленими, підписаними, зареєстрованими, з відміткою про категорію відправлення.
Служба діловодства перевіряє правильність оформлення документів, наявність зазначених у документі додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів, дати підписання, реєстрації та відправлення.
Неоформлені або неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання в структурні підрозділи.
На замовну кореспонденцію співробітники діловодства становлять опис розсилки, на якій в експедиції проставляється прізвище співробітника і дата відправлення.
Документи на машинних носіях приймаються до відправки в упаковці, що відповідає технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого та зареєстрованого у встановленому порядку.
Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного робочого дня.
Література:
1. Кодекс законів про працю Російської Федерації.
2. Закон Російської Федерації від 25 жовтня 1991 р. № 1807-1 «Про мови народів Російської Федерації» (зі зм. І доп. Від 24 липня 1998 р.).
3. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 187 с.
4. 34. Примірне положення про Центральну експертної комісії (ЦЕК) міністерства, відомства Російської Федерації. Затверджено наказом Росархіву від 17.03.1998 № 19.
5. 35. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. -М .. Росархів, 1994.
6. 46. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфіковані форми, інструктивні та методичні матеріали щодо їх застосування. - М., 1982.
7. 47. Управлінські документи постійною терміну зберігання, що утворюються в діяльності недержавних комерційних організацій (господарських товариств і товариств, виробничих кооперативів). Довідковий посібник. - М.: ВНИИДАД, 1996 р.
• ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаженні як фахівців апарату управління, так і служби діловодства.
Об'єктивні дані про стан документообігу можна отримати з якісних і кількісних характеристик його параметрів.
До якісних характеристиках документообігу відносяться:
• характеристики документопотоков (склад документів, їх зміст);
• маршрути руху документів (напрямок руху, етапи та інстанції маршруту руху документів);
• періодичність (стадії документообігу);
• спрямованість руху.
Документообіг як технологічний процес ділиться на кілька частин - потоків, що забезпечують прямий і зворотний зв'язок в управлінні. Під документопотоком (потоком документної інформації) розуміється склалося або організоване в межах інформаційної системи рух даних у певному напрямку, за умови, що у цих даних спільне джерело і загальний приймач.
Документопотоки розрізняють по напрямку і по відношенню до управлінського об'єкту. По напрямку виділяють горизонтальні потоки, що зв'язують організації одного рівня управління, і вертикальні (висхідні і низхідні), що зв'язують організації різних рівнів, наприклад, керівний орган влади і підпорядковані йому установи та організації, центральний офіс фірми і дочірні фірми та філії. Висхідні потоки - це вхідні документи, одержувані вищестоящою організацією від підлеглих організацій (вихідні документи підлеглих організацій, направлені на вищі інстанції). Низхідні потоки - це документи, що направляються вищестоящими органами влади і управління підрядним організаціям.
По відношенню до управлінського об'єкта виділяють вхідний, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємопов'язані, тому що інформація надійшли документів використовується для підготовки внутрішніх та вихідних у відповідь і т.д.
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з:
• документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств та ін.) До складу цих документів входять директивні вказівки, нормативні та методичні акти, які є підставою для керівників в організації виробничої, управлінської, технічної, економічної, соціальної та іншої діяльності. За видовим складом до цих документів належать: укази, закони, постанови, розпорядження, вказівки, доручення, накази, листи, інструкції, рішення, методичні вказівки і. Рекомендації;
• документів від підвідомчих організацій, що містять відомості про виконання розпорядчих дій, запити про шляхи виконання завдань і звітні відомості про свою діяльність. За видами документів цей потік складається із звітів (про фінансової, господарської, соціальної, управлінської діяльності), ініціативних доповідних записок, листів, актів;
• документів від несупідрядними організацій, що направляються з метою узгодження спільних дій або спонукання до них, з метою консультування, отримання інформації. Основні види документів: листи (інформаційні, рекламні, оферти, гарантійні, запити та ін) і договори, а також документи, що супроводжують виконання договорів (акти взаємозаліків, рахунки, заявки, сертифікати, відвантажувальні документи тощо);
• звернень громадян - пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік складається з документів, що створюються в даній організації та відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на що надійшли письмові чи усні запити або як ініціативні документи, вимагають або не потребують відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу відповідних документів. Мотиви створення вихідних документів диктуються напрямками діяльності організації та її інформаційними запитами. У вихідному документопотік виділяється група розпорядчих документів (за умови, що організація має підвідомчі організації) та інформаційних (комунікативних) - листи, доповідні, огляди, довідки, звіти, договори, документи щодо їх виконання.
Внутрішній документопотік складають документи, створювані і використовувані в самому апараті управління, що не виходять за його межі. Походження цих документів збігається зі сферою їх застосування. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване вирішення управлінських завдань у межах однієї установи, організації. До внутрішніх відносяться організаційні документи, що визначають завдання, функції організації в цілому, а також її структурних підрозділів, компетенцію, права та обов'язки посадових осіб, правила виконання окремих видів діяльності - положення, статути, установчі договори, посадові інструкції, регламенти, правила, штатні розклади та ін Функцію оперативного регулювання діяльності установ виконують розпорядчі документи, що видаються керівництвом, - накази, вказівки, розпорядження, рішення. Самостійні групи внутрішнього документопотока складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, особового складу і т.д. В апараті управління не рекомендується вести внутрішню переписку між посадовими особами та структурними підрозділами, замість неї повинні використовуватися Бездокументні способи обміну інформацією (телефон, переговори). Однак на практиці внутрішнє листування широко поширена. Вона оформляється доповідними (службовими) і пояснювальними записками, рапортами.
Кожен документопотік має досить стабільний маршрут руху, який залежить від складу і змісту документів, ступеня регламентації функцій керівників і структурних підрозділів, розподілу обов'язків між керівниками і від прийнятої в організації технології роботи з документами. Стереотипні маршрути руху властиві входять документами, що визначається їх адресуванням.
Вхідні документи утворюють три напрямки руху: керівництву організації, керівництву структурних підрозділів, безпосередньо фахівцям. Співвідношення цих потоків нерівномірно - найбільша частина документів потрапляє керівництву, яке, з одного боку, відчуває інформаційні перевантаження, а з іншого, - отримує значну кількість інформації, що не відповідає їх компетенції, областю діяльності та функціональних обов'язків, не їх рівня. Очікування розгляду документів керівництвом є втраченим часом, подовжує шлях документа до виконавця.
Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад, процес реєстрації розпадається на два етапи: внесення до реєстраційних форми даних про отриманий документі до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками по виконанню і іншим після розгляду керівником. Таким чином, технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від отримання до виконавця. Якщо в організації прийнято реєструвати документи повторно, тобто на рівні структурних підрозділів, то втрати часу з-за нераціональних зупинок у русі документа ще більш відчутні.
Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так і інформаційні документи готують фахівці в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування та підписання документів, а також від прийнятої технології передруку тексту, реєстрації та надсилання документів.
Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. Причому в цьому потоці рух розпорядчих документів, як правило, впорядковано, а підготовка всіх інших документів не має регламентованих маршрутів і тягне найбільш відчутні втрати часу на проходження документів.
Грунтуючись на даних, які характеризують документопотоки, служба діловодства може розробляти найбільш доцільні, оптимальні маршрути руху документопотоков.
Документообіг як рух слід відрізняти від обсягу документообігу, який виражається загальною кількістю документів, що надійшли в організацію і створених у ній за певний період .* В обсязі документообігу необхідно враховувати всі вхідні, вихідні і внутрішні документи, а також всі копії, виготовлені засобами оперативної поліграфії і оргтехніки.
Обсяг документообігу підраховують на основі даних обліку документів в експедиції чи канцелярії, тобто на ділянках первісної обробки та відправки, а також за реєстраційними формами у службі діловодства і в структурних підрозділах. Так як реєстрація ведеться в межах окремих груп документів (накази, протоколи, листування, звіти, звернення громадян та ін), то і підрахунок обсягу документообігу потрібно проводити по виділених ділянках реєстрації.
Загальноприйнята методика підрахунку документообігу передбачає вираз його обсягу дробом, у чисельнику якого вказують кількість оригіналів, а в знаменнику - кількість копій. Однак при цьому отриманий результат буде некоректним - багато документів складаються на декількох сторінках, що при такому підході не відіб'ється в загальному результаті. Основне правило підрахунку документів - однократність.
Служба діловодства періодично (щокварталу, щорічно) складає зведення даних про обсяг документообігу, де крім кількісних даних наводиться аналіз обсягу документообігу. Такі відомості дозволяють встановити певні закономірності росту і стану документообігу, його змін. Встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці - відправляються.
Крім того, облік документообігу дозволяє:
* ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М., Держстандарт Росії, 1998, С.З.
• визначити завантаження організації в цілому, її структурних підрозділів і окремих виконавців;
• визначити відповідність маршрутів руху тих чи інших документів завдань і функцій структурних підрозділів або посадових осіб;
• розробити заходи з удосконалення процесів обробки документів в цілому або їх окремих операцій;
• встановити оптимальну кількість інформації, необхідної і достатньої для функціонування апарату управління;
• розрахувати чисельність служби діловодства.
Прийом, обробка і розподіл документів, що надходять
Прийом і первинна обробкаЯк вже зазначено вище, організація роботи з документами залежить від обсягу документообігу, організаційної структури і форми роботи з документами, прийнятої технології обробки документів. Робота з документами складається з ряду послідовних операцій: прийом документів, їх розподіл і направлення на виконання, виконання і відправка.
Незалежно від обсягу діяльності організації, операції по прийому і відправлення документів зазвичай проводять централізовано. У структурі служби діловодства великих організацій для цього передбачають створення спеціалізованого ділянки - експедиції, як одного із структурних підрозділів служби. В канцеляріях і загальних відділах організацій (якщо експедиція не виділяється в окрему службу) створюється ділянка по прийому і відправлення документів з тими ж функціями. В організаціях, які не створюють свою службу діловодства, прийом і обробка документів, операції з їх відправки виробляються централізовано секретарем.
Рекомендації з прийому та відправки, якщо вони централізовані, дозволяють реалізувати основне правило організації документообігу, тобто проходження документа по найбільш короткому маршруту з мінімальними витратами часу, так як централізація цих операцій дозволяє швидше доставляти документи виконавцям, механізувати первісну обробку документів і скоротити її строки, вести облік витрат на обробку документів, облік обсягу документообігу.
Доставка документів відбувається поштою, телеграфом, кур'єрами. У сучасних умовах поряд з цими способами доставки надходження документів здійснюється через комп'ютерні мережі, електронну пошту, факсимільний зв'язок. Значна частина документів надходить шляхом передачі їх відрядженими працівниками інших установ.
Завдання служби діловодства - організувати облік надходження документів з усіх джерел, їх первинну обробку, координувати їх рух.
У нормативних документах регламентовані правила первинної обробки документів, що надійшли. Вони зводяться до наступного:
1. Перевіряється правильність доставки. Помилково доставлена документація повертається на пошту для пересилки адресату.
2. Перевіряється цілісність упаковки, збереження печаток. Конверти розкриваються, перевіряється комплектність і схоронність вкладень. При виявленні пошкоджень конвертів, відсутності документів, додатків до них, невідповідності документів і додатків про це повідомляють відправнику.
3. При надходженні машинозчитуваних документів обробляється тільки супровідна документація, машинні носії в упаковці передаються за призначенням.
4. Як правило, конверти знищують. Зберігають конверти (підколюючи їх до документа) тільки в тих випадках, коли на документі відсутня зворотну адресу, коли дата на поштовому штемпелі має значення для доказу дати отримання документа, коли на конверті немає напису «особисто», а документ носить особистий характер.
5. Документи з позначкою «особисто» не розкриваються, а передаються адресату. Проте в деяких організаціях кількість таких документів може бути досить значним, У такому разі експедиційна обробка документів, що надійшли передбачає облік їх надходження, дата та обліковий номер проставляються на пакетах.
6. Експедиція веде облік всіх документів, що надійшли - на документі проставляється штамп про їх отримання, де вказується найменування організації, дата надходження, порядковий обліковий номер документа. Зазвичай в штампі передбачено місце для наступного проставлення вхідного реєстраційного індексу.
7. При первинній експедиційній обробці документи сортують по структурних підрозділах. Головний критерій цієї сортування - адресування документів. Зазвичай документи, адресовані керівництву, передаються в канцелярію для підготовки до розгляду, туди ж поступають документи, адресовані організації (без зазначення прізвища посадової особи). Документи, адресовані в структурні підрозділи, проходять сортування за їх назвами.
У невеликих організаціях вся надходить документація сортується секретарем. На допомогу секретарю можна розробити класифікатор видів документів і питань діяльності із зазначенням виконавців, які курирують певні питання.
8. Процес первинної обробки закінчується розкладкою розсортованих документів по осередках сортувального шафи, звідки документи забирають секретарі структурних підрозділів. У невеликих організаціях секретарі використовують папки-реєстратори, розділи яких закріплюють за окремим структурним підрозділом або виконавцем.
Велика частина організацій та установ володіє крім пошти та іншими каналами інформації. Наприклад, значна кількість документів, що містять, як правило, оперативну інформацію, надходить в організації з факсимільним апаратам. Маса документів доставляється співробітниками сторонніх організацій, відбувається передача «з рук в руки». Всі ці способи доставки можуть створити потужні документопотоки, що містять необхідну для діяльності організації інформацію. Служба діловодства зобов'язана забезпечити облік та контроль за рухом надходять по різних каналах зв'язку документів. Облік необхідно вести і для документації, що надходить по факсимільному зв'язку й від кур'єрів. В іншому випадку ці документи «випадають» з поля зору служби діловодства і не включаються в інформаційну систему організації, осідаючи у виконавців. Облік телеграм, телексів, телетайпограм, які потім передаються в службу діловодства, повинен проводитися в службах зв'язку.
Практично у всіх сферах управління використовуються комп'ютери, у зв'язку з чим корінні зміни відбуваються у процедурі одержання і відправки документів. З поширенням факсимільного зв'язку і факс-модемних пристроїв для комп'ютера документ може бути відправлений і отриманий з будь-якого місця. Факс-модем дозволяє з'єднувати комп'ютери один з одним по телефонних лініях і передавати повідомлення безпосередньо з одного комп'ютера на інший, користуватися електронною поштою і підключатися до міжнародних глобальних комп'ютерних мереж. При цьому документ може передаватися в тому вигляді, як він був створений, з усіма особливостями його зовнішнього вигляду, значить, виникає можливість використовувати відомості з одного документа для створення іншого.
Це призводить до децентралізації прийому-передачі документів, результатом чого стає втрата службою діловодства контролю за документообігом організації. Наслідком такого становища може стати надмірна автономність структурних підрозділів і втрата керівництвом організації контролю за їх діяльністю .* Тому для включення електронних документів в інформаційну базу організації (фірми) служба діловодства повинна брати участь в регламентації і цих потоків інформації (щодо доступу до інформації, відповідальності за її збереження і використання).
Передача документів
Згідно з рекомендаціями Основних положень ГСДОУ, передача документів між структурними підрозділами (з експедиції в канцелярію, із канцелярії в структурні підрозділи і т.д.) здійснюється через секретарів цих підрозділів або тих посадових осіб, які відповідають в них за роботу з документами.
Документи передаються з відповідними відмітками у реєстраційних формах.
У великих фірмах, установах, на промислових підприємствах, там, де структурні підрозділи розташовані на значній відстані один від одного, організується кур'єрська зв'язок для доставки документів, що надійшли. Кур'єри здійснюють два-три обходу будівлі (території) за заздалегідь розробленими маршрутами у встановлені години, забираючи документи для відправлення і доставляючи надійшли документи.
Самий нераціональний спосіб доставки документів - виконання цієї роботи фахівцями апарату управління, так як витрачається їхній робочий час, дорожчає доставка і відповідно весь апарат управління.
Таким чином, організація первинної обробки документів дозволяє виділити первинні потоки документів, що надійшли: на адресу керівництва організації, керівництва структурних підрозділів, виконавців. Рух цих потоків залежатиме від кількості інстанцій проходження документів у процесі розгляду і прийнятої в організації технології реєстрації документів.
* Кузнєцов С.Л. Застосування сучасних технологій у роботі з документами. / / Секретарська справа. - 1996. - № 1 (3), с.48.
Порядок направлення на виконання і роботи виконавця з документами
З експедиції документи, адресовані керівництву, передаються до служби діловодства для реєстрації та підготовки розгляду документів керівником.Документи, адресовані в структурні підрозділи, направляються в їх секретаріати для тих же операцій.
На етапі руху від первинної обробки до вступу на виконання документи проходять кілька інстанцій, кількість яких залежить від структури організації, розподілу обов'язків між керівництвом, ступеня самостійності структурних підрозділів, технології реєстрації та загальної організації діловодства. В організаціях з невеликими штатами співробітників документ передається виконавцю практично відразу після розгляду керівником. У великих організаціях з багатоступінчастою структурою рух документів від отримання до виконавця буде проходити послідовно від керівника (заступника) організації до керівників спочатку великих структурних підрозділів (наприклад, головних управлінь), потім більш дрібних (відділи). Терміни проходження документів збільшує і «очікування» розгляду документів керівниками, які через зайнятість або інформаційної перевантаження не встигають регулювати направлення документів. Такі операції, як реєстрація документів та контроль за термінами їх виконання, можуть значно збільшувати час доставки документів виконавцю і самого процесу виконання. Якщо реєстрація документів централізована і одноразово (тобто один документ в межах однієї організації реєструється один раз), документ потрапить до виконавця швидше. Якщо реєстрація проводиться в канцелярії, а потім повторно в структурних підрозділах, то час руху документа збільшується.
З 1970-х років отримала широке поширення методика попереднього розгляду документів. Попередній розгляд документів проводиться секретарем-референтом керівника, його помічником або одним із працівників служби діловодства. Вимоги до цих співробітникам - висока кваліфікація, достатній стаж роботи, знання стану справ організації, а також довіру до них керівника. Попередній розгляд полягає в перегляді всіх надійшли на ім'я керівництва документів. При цьому секретар-референт виявляє документацію, яка повинна бути представлена керівнику в обов'язковому порядку - документи з принципових питань діяльності, що мають важливе значення у зв'язку зі сформованою ситуацією, що вимагають координації роботи структурних підрозділів і т.д. Перелік таких питань може бути складений самим керівником. Призначення процедури попереднього розгляду документів - у звільненні керівника від перегляду всього обсягу документів, серед яких є типова документація, що не вимагає його компетенції, яка не має принципового характеру. Попередній розгляд ліквідує «вузькі» місця в русі входить документопотока, скупчення документів на столі керівника, що запобігає збільшення строків розгляду та можливі зриви виконання в необхідні терміни.
Основним критерієм, що впливає на рух документів до виконавця, є зміст документа, тому референт повинен мати чіткі уявлення про стан справ в організації, добре знати розподіл обов'язків між керівництвом, функції структурних підрозділів, функції та спеціалізацію окремих співробітників.
Попередній розгляд проводиться безпосередньо після первинної обробки документів і значно прискорює рух документів, адже чимала частина їх передається в структурні підрозділи, минаючи розгляд у керівника. Відібраний масив документів «спускається» на наступний рівень управлінської структури, тобто документи потрапляють до виконавця вже в день їх надходження в організацію.
Розгляд документів керівником організується в цьому випадку більш раціонально - до нього потрапляють документи, які мають принципово важливе значення. Практикується доповідь керівнику документів, в ході якого крім документів, що надійшли ще видається добірка довідкових даних або попередньої листування.
Рух документів задається резолюцією керівника (див. гл. 4). Залежно від змісту і призначення документів, що надійшли виконання кожного з них різне.
Постанови, рішення, накази, листи вищестоящих організацій, органів влади та управління не завжди вимагають письмової відповіді - вони необхідні для ознайомлення, містять інструкції з виконання якихось операцій або дій. Їх виконання буде полягати в ухваленні вказівок до дії. Для цього секретаріат або канцелярія проводить ознайомлення з документом необхідного кола співробітників. Візи ознайомлення з документом проставляються у лівому нижньому кутку на звороті останнього аркуша документа або на аркушах ознайомлення. На документі робиться відмітка «Прийнято до відома» або «Прийнято до керівництва", ставиться підпис особи, яка проводила ознайомлення, дата і номер справи, в якій документ буде зберігатися.
Зведення, звіти, заявки, інформаційні листи та інші документи, які не потребують письмової відповіді, передаються фахівцям функціональних підрозділів, які використовують їх в оперативній роботі, а потім списують у справу, роблячи позначки «Включено до плану», «Включено до звіту», і підшивають у справи.
Найбільшу увагу виконавця займають документи, які вимагають відповіді.
Виконання документа починається зі збору інформації з питання. Аналіз зібраної інформації дозволяє визначити, чи достатні її обсяг і якість (достовірність, актуальність, об'єктивність). На цьому етапі виконавець особливо потребує документаційне забезпечення своєї діяльності, у використанні інформаційно-пошукової системи за документами організації і самих документів, тобто в раціональній системі зберігання документів. Свої міркування з характером виконання документа виконавець представляє керівнику або в усній, або у письмовій (представляючи проект відповідного документа) формі.
Проект документа проходить етап узгодження - збору віз керівників структурних підрозділів і фахівців, які висловлюють свою згоду зі змістом документа. Процес узгодження може бути організований у вигляді розсилки необхідної кількості примірників проекту документа для збору зауважень і пропозицій - так зване паралельне узгодження. Проте іноді потрібно послідовне погодження, відповідно до функцій структурних підрозділів.
Принципові зміни в процесах візування можуть відбуватися при наявності в організації локальної комп'ютерної мережі. Така мережа дозволяє здійснювати обмін інформацією між структурними підрозділами та окремими автоматизованими робочими місцями. Документ може створюватися в електронній формі і передаватися для редагування, отримання висновків, візування. Технічні можливості комп'ютерних технологій дозволяють змінити колишні методи роботи, але тут виникають організаційні труднощі через проблеми доступу до інформації. Частина співробітників має обмежений доступ (право читання, право копіювання, право внесення змін) тільки до строго нормованим масивів. Повний доступ до всіх документів
організації можуть мати тільки керівник, його довірена особа, керівництво служби діловодства .*
Після отримання на проекті документа всіх віз документ передруковують з урахуванням зроблених зауважень і передають на підпис керівнику. Виконавець, отримавши цей підпис, передає документ на реєстрацію, знімає його з контролю і передає на відправку до служби діловодства. Якщо адресат підготовленого документа є новим партнером, якщо їх декілька, в службу діловодства передається також адресу або адреси. У необхідних випадках складається список розсилки документа. Поступив документ, копію відправленого документа і його проект з візами узгодження виконавець підшиває у справу, зробивши відповідні позначки про виконання.
За такою ж схемою працює виконавець і над ініціативними документами - запитами, повідомленнями, гарантіями, проханнями, заявками, інформаційними листами.
Таким чином, підготовка вихідних документів складається з підготовки проекту документа, його погодження, візування, передруку, підписання, реєстрації та відправлення. На рух вихідних документів перш за все впливає кількість підрозділів, що беруть участь у складанні документа, кількість операцій за погодженням і візуванню. Крім того, чим вище рівень підписання документа, тим більше інстанцій він проходить.
Підготовка та оформлення внутрішніх документів організується так само, як і вихідних. На етапі виконання маршрути їх руху збігаються з вхідним документопотоком. Наприклад, доповідні записки
* Кузнєцов С.Л. Діловодство на комп'ютері (Комп'ютерні технології в діловодстві). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа» «Інтел-Синтез», 1999.
розглядаються керівником на загальних підставах. Відмінності є в підготовці розпорядчих документів. Накази з основної діяльності повинні узгоджуватися в юридичному відділі, накази з особового складу повинні готувати відділи кадрів з дотриманням трудового законодавства, рішення колегіального органу - спеціальний апарат (секретаріат колегії).
Правила обробки вихідних документів
Документи, що відправляються організацією, у тому числі на машинних носіях, проходять сортування, упакування, оформлення поштового відправлення і здачу в відділення зв'язку.Обробка і відправлення здійснюються централізовано експедицією, ділянкою канцелярії або секретарем згідно з діючими Поштовими правилами.
Експедиція приймає документи для відправлення повністю оформленими, підписаними, зареєстрованими, з відміткою про категорію відправлення.
Служба діловодства перевіряє правильність оформлення документів, наявність зазначених у документі додатків, відповідність кількості примірників кількості адресатів, дати підписання, реєстрації та відправлення.
Неоформлені або неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання в структурні підрозділи.
На замовну кореспонденцію співробітники діловодства становлять опис розсилки, на якій в експедиції проставляється прізвище співробітника і дата відправлення.
Документи на машинних носіях приймаються до відправки в упаковці, що відповідає технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого та зареєстрованого у встановленому порядку.
Документи, передані на відправку, обробляються і відправляються у той же день або не пізніше першої половини наступного робочого дня.
Література:
1. Кодекс законів про працю Російської Федерації.
2. Закон Російської Федерації від 25 жовтня 1991 р. № 1807-1 «Про мови народів Російської Федерації» (зі зм. І доп. Від 24 липня 1998 р.).
3. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 187 с.
4. 34. Примірне положення про Центральну експертної комісії (ЦЕК) міністерства, відомства Російської Федерації. Затверджено наказом Росархіву від 17.03.1998 № 19.
5. 35. Типова інструкція з діловодства в міністерствах і відомствах Російської Федерації. -М .. Росархів, 1994.
6. 46. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфіковані форми, інструктивні та методичні матеріали щодо їх застосування. - М., 1982.
7. 47. Управлінські документи постійною терміну зберігання, що утворюються в діяльності недержавних комерційних організацій (господарських товариств і товариств, виробничих кооперативів). Довідковий посібник. - М.: ВНИИДАД, 1996 р.