Зміст
Введення
1. Вихідні дані для виконання роботи
1.1. Загальна характеристика організації
1.2. Внутрішнє середовище організації
1.3. Зовнішнє середовище організації
1.4. Постановка проблеми
2. Розробка системи управління
2.1. Місія організації
2.2. Визначення основних цінностей організації
2.3. Визначення змін факторів зовнішнього середовища та їх вплив на організацію
2.4. Проектування внутрішнього середовища організації
2.4.1. Характеристика основних цілей організації і завдань, які повинні бути вирішені для їх досягнення
2.4.2. Опис основних запропонованих технологій
2.4.3. Розробка організаційної структури організації
2.4.4. Обгрунтування основних вимог до складу та структури персоналу організації
2.4.5. Порівняння проектованої внутрішнього середовища організації з існуючою
2.5. Розробка системи мотивації персоналу
2.6. Проектування системи контролю діяльності організації
3. Управлінське рішення щодо практичної реалізації запропонованих розробок
3.1. Організаційний план проведення заходів
3.2. Передбачувані труднощі в реалізації заходів
3.3. Рекомендації з організації нововведень
Висновок
Список використаних джерел
Введення
Якщо спробувати знайти кого-небудь з нашого оточення, хто не належить до жодної організації, і ми переконаємося, що це не так легко зробити. Переважна більшість членів товариства входять в одну або кілька організацій. Ці організації можуть бути продуктивними, навчальні заклади або дослідними, тимчасовими або постійними. Більшість людей майже все своє свідоме життя пов'язані з тими чи іншими організаціями, будучи їх працівниками або вступаючи з ними в контакт.
Що ж таке організація? Можна сказати, що організація це систематизоване, свідоме об'єднання людей, що ставить за досягнення певних цілей. Будь-яка організація може бути представлена як відкрита система, вбудована в зовнішній світ. На вході організація отримує ресурси із зовнішнього середовища, на виході вона віддає їй створений в організації продукт.
У даній курсовій роботі на прикладі Читинського МСЦ, розглянемо ряд питань, що стосуються виробничої та соціальної сфери організації. Ми розглянемо загальні характеристики організації, склад і структура персоналу, обсяг послуг, що надаються, вплив зовнішнього і внутрішнього середовища на організацію.
1 Вихідні дані
1.1 Загальна характеристика організації
Читинський Магістральний сортувальний центр - відокремлений структурний підрозділ Головного центру магістральних перевезень пошти - філії ФГУП «Пошта Росії» (ГЦМПП) створений відповідно до наказу директора ГЦМПП на підставі наказу генерального директора ФГУП "Пошта Росії» № 312 від «15» серпня 2005 року.
Повне найменування підрозділу: Читинський магістральний сортувальний центр - відокремлений структурний підрозділ Головного центру магістральних перевезень пошти - філії ФГУП «Пошта Росії», скорочено - Читинський МСЦ - ОСП ГЦМПП - філії ФГУП «Пошта Росії». Місце знаходження підрозділу: м. Чита, вул. Ленінградська, буд.2. Поштова адреса: 6722000, Читинська область, м. Чита, вул. Ленінградська, буд.2.
Підрозділ є відокремленим структурним підрозділом ГЦМПП розташоване на території м. Чита. Підрозділ не є юридичною особою і здійснює свою діяльність від імені ГЦМПП, який несе відповідальність за його діяльність.
Для здійснення господарської діяльності Підприємства відкриваються рахунки в банківських установах. Розпорядження зазначеними рахунками здійснюють уповноважені працівники Підрозділи в установленому порядку за спеціальною довіреності, виданої ГЦМПП. Банківські послуги Читинському МСЦ надані ВАТ «Связь-Банк», який знаходиться за адресою: Читинська область, м. Чита, вул. Заб.Рабочего, 13.
Підрозділ має свій окремий баланс, який є частиною консолідованого балансу ГЦМПП. Для здійснення господарської діяльності Підрозділу виділяються кругла печатка, штампи і бланки з вказівкою на приналежність Підрозділи до ГЦМПП.
Характер діяльності
Підприємство є комерційною організацією, тобто переслідує у своїй господарській діяльності отримання прибутку як основної мети та основними завданнями якої є:
· Збільшення доходів МСЦ за рахунок власного прийому, за рахунок залучення нових клієнтів і збільшення доходів за рахунок працюючих клієнтів шляхом надання їм послуг поштового зв'язку та додаткових послуг
· Формування бюджетів доходів і відповідальність за виконання, затвердженого бюджету доходів МСЦ
· Формування та регулярне оновлення на основі зібраної інформації бази даних про ринок послуг, конкурентів, потенційних і працюючих клієнтів МСЦ
· Забезпечення своєчасного та якісного виконання послуг поштового зв'язку за Договорами, укладеними з клієнтами МСЦ і ФГУП «Пошта Росії», з метою отримання максимального фінансового прибутку
· Розробка пропозицій щодо розвитку тарифної політики. Проведення аналізу завантаженості поштових вагонів і автотранспорту з доставки поштових відправлень
Форма власності
ГЦМПП наділяється майном необхідним для здійснення господарської діяльності. Дане майно відображається на окремому балансі Підрозділи, що є частиною консолідованого балансу ГЦМПП. Зазначене майно знаходиться у федеральній власності і закріплене за ФГУП «Пошта Росії» на праві господарського відання.
Плоди, продукція та доходи від використання майна, переданого Підрозділу ГЦМПП, а також майно, придбане Підрозділом, є федеральною власністю і надходять у господарське відання ФГУП «Пошта Росії» на праві господарського відання.
Читинський Магістральний сортувальний центр знаходиться за адресою: Читинська область, місто Чита, Ленінградська вул. 2, вл.2, стр. 1. Будинок побудований в 1940 році, має два поверхи, перекриття залізобетонне, стіни цегляні, наявність вантажного ліфта. Загальна площа, яка перебуває у розпорядженні МСЦ, становить 1667,3 кв.м. З якої площа, безпосередньо зайнята МСЦ дорівнює 1449,8 кв.м., площа зайнята іншими фірмами (тобто віддана в оренду) - 176,1 кв.м.; і вільна площа - 41,4 кв.м. Виробничі цехи складаються з:
· Сектора обробки посилкової пошти
· Ділянки письмової кореспонденції
· Сектора обміну і обробки страхової пошти (використовуються залізничні шляхи для обміну поштою)
В наявності підприємства є:
· 2 трактори: ТБ-2М МЛС-2-1104, ТВЗ-3 МЛС-2-1106.
· Візки (у кількості 15 шт.)
· Персональні комп'ютери (в кількості 7 шт.)
· Транспортер
Основні види послуг, що надаються
Підприємство здійснює такі види діяльності:
1. Надання всіх видів послуг поштового зв'язку - діяльність з прийому, обробки, перевезення, доставки поштових відправлень (див. табліцу1)
2. Надання універсальних послуг поштового зв'язку по задоволенню потреб користувачів послуг поштового зв'язку в обміні письмовою кореспонденцією в межах території Російської Федерації, за доступними цінами і тарифами, які регулюються державою.
3. Надання послуг зі зберігання поштових відправлень, вантажів і товарів, надання складських послуг.
4. Надання послуг міжнародного поштового зв'язку, обмін міжнародними поштовими відправленнями з іноземними поштовими операторами (іноземними поштовими адміністраціями) за дорученням ГЦМПП.
5. Організація міжміських та за погодженням з ГЦМПП міжнародних вантажних перевезень, у тому числі залізничним, водним, повітряним, автомобільним та іншим транспортом.
6. Надання послуг з передплати, експедиції, доставці і розповсюдженню періодичних друкованих видань.
Таблиця 1 - Тарифи на послуги поштового зв'язку
Тарифи на основні додаткові послуги поштового зв'язку
надаються Читинському МСЦ
Обсяг послуг, що надаються.
Для більшої наочності, обсяг послуг, що надаються покажемо в таблиці.
Чисельність персоналу Введення
1. Вихідні дані для виконання роботи
1.1. Загальна характеристика організації
1.2. Внутрішнє середовище організації
1.3. Зовнішнє середовище організації
1.4. Постановка проблеми
2. Розробка системи управління
2.1. Місія організації
2.2. Визначення основних цінностей організації
2.3. Визначення змін факторів зовнішнього середовища та їх вплив на організацію
2.4. Проектування внутрішнього середовища організації
2.4.1. Характеристика основних цілей організації і завдань, які повинні бути вирішені для їх досягнення
2.4.2. Опис основних запропонованих технологій
2.4.3. Розробка організаційної структури організації
2.4.4. Обгрунтування основних вимог до складу та структури персоналу організації
2.4.5. Порівняння проектованої внутрішнього середовища організації з існуючою
2.5. Розробка системи мотивації персоналу
2.6. Проектування системи контролю діяльності організації
3. Управлінське рішення щодо практичної реалізації запропонованих розробок
3.1. Організаційний план проведення заходів
3.2. Передбачувані труднощі в реалізації заходів
3.3. Рекомендації з організації нововведень
Висновок
Список використаних джерел
Введення
Якщо спробувати знайти кого-небудь з нашого оточення, хто не належить до жодної організації, і ми переконаємося, що це не так легко зробити. Переважна більшість членів товариства входять в одну або кілька організацій. Ці організації можуть бути продуктивними, навчальні заклади або дослідними, тимчасовими або постійними. Більшість людей майже все своє свідоме життя пов'язані з тими чи іншими організаціями, будучи їх працівниками або вступаючи з ними в контакт.
Що ж таке організація? Можна сказати, що організація це систематизоване, свідоме об'єднання людей, що ставить за досягнення певних цілей. Будь-яка організація може бути представлена як відкрита система, вбудована в зовнішній світ. На вході організація отримує ресурси із зовнішнього середовища, на виході вона віддає їй створений в організації продукт.
У даній курсовій роботі на прикладі Читинського МСЦ, розглянемо ряд питань, що стосуються виробничої та соціальної сфери організації. Ми розглянемо загальні характеристики організації, склад і структура персоналу, обсяг послуг, що надаються, вплив зовнішнього і внутрішнього середовища на організацію.
1 Вихідні дані
1.1 Загальна характеристика організації
Читинський Магістральний сортувальний центр - відокремлений структурний підрозділ Головного центру магістральних перевезень пошти - філії ФГУП «Пошта Росії» (ГЦМПП) створений відповідно до наказу директора ГЦМПП на підставі наказу генерального директора ФГУП "Пошта Росії» № 312 від «15» серпня 2005 року.
Повне найменування підрозділу: Читинський магістральний сортувальний центр - відокремлений структурний підрозділ Головного центру магістральних перевезень пошти - філії ФГУП «Пошта Росії», скорочено - Читинський МСЦ - ОСП ГЦМПП - філії ФГУП «Пошта Росії». Місце знаходження підрозділу: м. Чита, вул. Ленінградська, буд.2. Поштова адреса: 6722000, Читинська область, м. Чита, вул. Ленінградська, буд.2.
Підрозділ є відокремленим структурним підрозділом ГЦМПП розташоване на території м. Чита. Підрозділ не є юридичною особою і здійснює свою діяльність від імені ГЦМПП, який несе відповідальність за його діяльність.
Для здійснення господарської діяльності Підприємства відкриваються рахунки в банківських установах. Розпорядження зазначеними рахунками здійснюють уповноважені працівники Підрозділи в установленому порядку за спеціальною довіреності, виданої ГЦМПП. Банківські послуги Читинському МСЦ надані ВАТ «Связь-Банк», який знаходиться за адресою: Читинська область, м. Чита, вул. Заб.Рабочего, 13.
Підрозділ має свій окремий баланс, який є частиною консолідованого балансу ГЦМПП. Для здійснення господарської діяльності Підрозділу виділяються кругла печатка, штампи і бланки з вказівкою на приналежність Підрозділи до ГЦМПП.
Характер діяльності
Підприємство є комерційною організацією, тобто переслідує у своїй господарській діяльності отримання прибутку як основної мети та основними завданнями якої є:
· Збільшення доходів МСЦ за рахунок власного прийому, за рахунок залучення нових клієнтів і збільшення доходів за рахунок працюючих клієнтів шляхом надання їм послуг поштового зв'язку та додаткових послуг
· Формування бюджетів доходів і відповідальність за виконання, затвердженого бюджету доходів МСЦ
· Формування та регулярне оновлення на основі зібраної інформації бази даних про ринок послуг, конкурентів, потенційних і працюючих клієнтів МСЦ
· Забезпечення своєчасного та якісного виконання послуг поштового зв'язку за Договорами, укладеними з клієнтами МСЦ і ФГУП «Пошта Росії», з метою отримання максимального фінансового прибутку
· Розробка пропозицій щодо розвитку тарифної політики. Проведення аналізу завантаженості поштових вагонів і автотранспорту з доставки поштових відправлень
Форма власності
ГЦМПП наділяється майном необхідним для здійснення господарської діяльності. Дане майно відображається на окремому балансі Підрозділи, що є частиною консолідованого балансу ГЦМПП. Зазначене майно знаходиться у федеральній власності і закріплене за ФГУП «Пошта Росії» на праві господарського відання.
Плоди, продукція та доходи від використання майна, переданого Підрозділу ГЦМПП, а також майно, придбане Підрозділом, є федеральною власністю і надходять у господарське відання ФГУП «Пошта Росії» на праві господарського відання.
Читинський Магістральний сортувальний центр знаходиться за адресою: Читинська область, місто Чита, Ленінградська вул. 2, вл.2, стр. 1. Будинок побудований в 1940 році, має два поверхи, перекриття залізобетонне, стіни цегляні, наявність вантажного ліфта. Загальна площа, яка перебуває у розпорядженні МСЦ, становить 1667,3 кв.м. З якої площа, безпосередньо зайнята МСЦ дорівнює 1449,8 кв.м., площа зайнята іншими фірмами (тобто віддана в оренду) - 176,1 кв.м.; і вільна площа - 41,4 кв.м. Виробничі цехи складаються з:
· Сектора обробки посилкової пошти
· Ділянки письмової кореспонденції
· Сектора обміну і обробки страхової пошти (використовуються залізничні шляхи для обміну поштою)
В наявності підприємства є:
· 2 трактори: ТБ-2М МЛС-2-1104, ТВЗ-3 МЛС-2-1106.
· Візки (у кількості 15 шт.)
· Персональні комп'ютери (в кількості 7 шт.)
· Транспортер
Основні види послуг, що надаються
Підприємство здійснює такі види діяльності:
1. Надання всіх видів послуг поштового зв'язку - діяльність з прийому, обробки, перевезення, доставки поштових відправлень (див. табліцу1)
2. Надання універсальних послуг поштового зв'язку по задоволенню потреб користувачів послуг поштового зв'язку в обміні письмовою кореспонденцією в межах території Російської Федерації, за доступними цінами і тарифами, які регулюються державою.
3. Надання послуг зі зберігання поштових відправлень, вантажів і товарів, надання складських послуг.
4. Надання послуг міжнародного поштового зв'язку, обмін міжнародними поштовими відправленнями з іноземними поштовими операторами (іноземними поштовими адміністраціями) за дорученням ГЦМПП.
5. Організація міжміських та за погодженням з ГЦМПП міжнародних вантажних перевезень, у тому числі залізничним, водним, повітряним, автомобільним та іншим транспортом.
6. Надання послуг з передплати, експедиції, доставці і розповсюдженню періодичних друкованих видань.
Таблиця 1 - Тарифи на послуги поштового зв'язку
| № | Види відправлень і послуг | Розмір оплати | |
| Руб. | Коп. | ||
| Пересилання поштової картки | |||
| 1 | Простий | 4 | 75 |
| 2 | замовний | 6 | 60 |
| Пересилання листи та бандеролі | |||
| 1 | Простого листа вагою до 20г | 6 | 50 |
| 2 | Рекомендованого листа вагою до 20г | 9 | 90 |
| 3 | Листи з оголошеною цінністю вагою до 20г | 32 | 90 |
| 4 | Простий бандеролі вагою 100г | 14 | 40 |
| 5 | Рекомендовано бандеролі вагою 100г | 16 | 50 |
| 6 | За кожні наступні повні або неповні 20г ваги простого (ою), замовленого (ой) листи, бандеролі | 0 | 70 |
| 7 | За кожні наступні повні або неповні 20г ваги листи з оголошеною цінністю | 1 | 40 |
| 8 | Плата за оголошену цінність листа: За кожний повний або неповний 1 рубль оціночної вартості | 0 | 30 |
| № | Види відправлень і послуг | Розмір оплати | |
| Руб. | Коп. | ||
| Пересилання бандеролі з оголошеною цінністю | За кожні повні або неповні 500г ваги бандеролі з оголошеною цінністю | ||
| 1 | Наземним транспортом | ||
| До | 19 | 20 | |
| Від 601 до | 24 | 30 | |
| Від 2001 до | 27 | 50 | |
| Від 5001 до | 32 | 10 | |
| Понад | 35 | 30 | |
| 2 | Повітряним транспортом | ||
| При пересиланні бандеролей з оголошеною цінністю по всіх повітряних лініях магістрального та місцевого значення понад тарифи, встановлених авіакомпаніями за пересилання бандеролей з оголошеною цінністю, стягується поштовий збір за кожні повні або неповні 500г ваги бандеролі з оголошеною цінністю | 32 | 90 | |
| За кожну перевантаження бандеролей з оголошеною цінністю, що пересилаються повітряним транспортом, за кожні 500г ваги бандеролі | 11 | 00 | |
надаються Читинському МСЦ
| № | Найменування послуги | Одиниця виміру | Вартість послуги |
| 1 | Написання адреси на конверті, поштовою картці, заповнення бланка повідомлення ф.119 та бланка грошового переказу | Шт. | 3,50 |
| 2 | Написання адреси на посилці, бандеролі (простий, замовний, з оголошеною цінністю) | Шт. | 4,40 |
| 3 | Франкування письмової кореспонденції | Шт. | 0,03 |
| 4 | Наклеювання марок на конверти | 1 марка | 0,01 |
| 5 | Заповнення бланка супровідного адреси та бланка післяплати до посилки | Шт. | 5,30 |
| 6 | Надання в оренду осередку абонементного скриньки | 1 місяць | 42,12 |
| 7 | Заповнення митних декларацій або супровідного адреси до посилки, дрібного пакету (за одне поштове відправлення) | Шт. | 11,70 |
| 8 | Складання опису вкладення листа, бандеролі з оголошеною цінністю або посилки (за 2 екз.) | 1 поштове відправлення | 10,00 |
| 9 | Обклеювання поштового відправлення скотчем з логотипом «Пошта Росії» | Шт. | 10,00 |
| 10 | Опечатування сургучними печатками за одне РПО на об'єкті поштового зв'язку | 1 поштове відправлення | 11,70 |
| 11 | Упаковка вкладення посилки в ящик з гофрокартону | 1 поштове відправлення | 3,50 |
| 12 | Упаковка вкладення дрібної посилки, бандеролі (простий, замовний, з оголошеною цінністю) в папір відділення зв'язку, включаючи перев'язь шпагатом | 1 поштове відправлення | 11,70 |
| 13 | Забивання поштової скриньки цвяхами | 1 поштове відправлення | 9,50 |
| 14 | Зберігання за одну посилку | Шт. | 8,30 |
| 15 | Конвертування в конверт замовника | Шт. | 0,50 |
| 16 | Доставка посилок на будинок | Шт. | 46,00 |
| 17 | Доставка великовагових посилок | Шт. | 60,00 |
| 18 | Доставка листів і бандеролей на будинок | Шт. | 23,00 |
| 19 | Доставка поштових переказів адресату на прохання одержувача 1,5% від суми переказу, але не нижче 10 руб. | Шт. | |
| 20 | Надання послуг зі зберігання однієї речі | Шт. | 29,50 |
| 21 | Упаковка друкованої продукції, з оформленням адресата і його наклеюванням | Шт. | 3,61 |
Для більшої наочності, обсяг послуг, що надаються покажемо в таблиці.
| № п / п | Найменування послуг | Одиниця виміру | Кількість, од. | Тариф, од. (Руб.) | Сума (грн.) |
| 1 | Основні послуги | ||||
| Обробка вихідної простої письмової кореспонденції (внутрішня / міжнародна) | Шт. | 123489,00 | 0,14 | 17288,46 | |
| Обробка вихідної простої письмової кореспонденції (внутрішня / міжнародна) до ОПВ | Шт. | 727152,00 | 0,15 | 109072,80 | |
| Обробка вихідної простої письмової кореспонденції (внутрішня / міжнародна) до поштамтів | Шт. | 396031,00 | 0,13 | 51484,03 | |
| Обробка вихідної рекомендованої письмової кореспонденції (внутрішня / міжнародна) | Шт. | 32181,00 | 0,28 | 9010,68 | |
| Обробка вхідної рекомендованої письмової кореспонденції (внутрішня / міжнародна) до ОПВ | Шт. | 108002,00 | 0,30 | 32400,60 | |
| Обробка вхідної рекомендованої письмової кореспонденції (внутрішня / міжнародна) до поштамтів | Шт. | 23296,00 | 0,25 | 5824,00 | |
| Обробка вихідних листів і бандеролей з оголошеною цінністю (Внутрішня / міжнародна) | Шт. | 3050,00 | 9,75 | 29737,50 | |
| Обробка вхідних листів і бандеролей з оголошеною цінністю (Внутрішня / міжнародна) до ОПВ | Шт. | 15424,00 | 10,73 | 165499,52 | |
| Обробка вхідних листів і бандеролей з оголошеною цінністю (Внутрішня / міжнародна) до поштамтів | Шт. | 14871,00 | 8,78 | 130567,38 | |
| Обробка вихідної посилки (внутрішня / міжнародна) | Здійснення | 6139,00 | 12,50 | 76737,50 | |
| Обробка вхідної посилки (внутрішня / міжнародна) до ОПВ | Здійснення | 16720,00 | 13,75 | 229900,00 | |
| Обробка вхідної посилки (внутрішня / міжнародна) до поштамту | Здійснення | 14871,00 | 11,25 | 167298,75 | |
| Обробка страхового мішка | Мішок | 5265,00 | 12,58 | 66233,70 | |
| Обробка страхового мішка з письмовою кореспонденцією | Мішок | 681,00 | 9,06 | 6169,86 | |
| Обробка мішка з печаткою | Мішок | 16283,00 | |||
| Разом | 1097224,78 | ||||
| 2 | Додаткові послуги | 5399,38 | |||
| Разом | 5399,38 | ||||
| Всього | 1102624,16 |
Персонал - це основний штатний склад працівників організації. Чисельність персоналу визначається: масштабами, складністю, трудомісткістю виробничих процесів, ступенем їх механізації, автоматизації, комп'ютеризації. Ці фактори задають її нормативну (планову) величину, яку на практиці майже ніколи не вдається забезпечити. Тому кадри більш об'єктивно характеризуються списковій чисельністю, тобто кількістю співробітників, які офіційно працюють в організації в даний момент.
В даний час загальна чисельність персоналу Читинського МСЦ дорівнює 68 з них:
· Керівництво - 2 чол.
· Адміністративно-управлінський персонал (АУП) - 7 чол
· Основне виробництво - 59 чол.
Кадри знаходяться в постійному русі внаслідок прийому на роботу одних співробітників і звільнення інших. Процес їх оновлення називається сменяемостью, або оборотом. Виділяють оборот кадрів по прийому і оборот кадрів з вибуття.
Для нашої організації знайдемо: оборот кадрів по прийому, оборот кадрів з вибуття. А також коефіцієнт вибуття кадрів, коефіцієнт по прийому, коефіцієнт плинності кадрів та коефіцієнт стабільності кадрів.
1 Оборот з приймання (Оп) - це чисельність працівників прийнятих на роботу за рік і він дорівнює 22 чол.
2 оборот по звільненню (Оу) - це чисельність працівників звільнених або звільнилися з різних причин.
Оборот по звільненню знаходиться як сума необхідного обороту по звільненню і текучого обороту по звільненню:
Про
За даними нашої організації:
Про
Про
Про
Таким чином, оборот по звільненню дорівнює 17 чол.
3 Коефіцієнт вибуття кадрів (КВБ)
До
Для того щоб знайти коефіцієнт вибуття кадрів, необхідно визначити середню чисельність (
де Ч
Ч
За даними нашої організації:
Ч
Ч
Про
Тепер знайдемо сам коефіцієнт:
До
4 Коефіцієнт по прийому (Кпр)
До
де О
Знайдемо коефіцієнт:
До
5 Коефіцієнт плинності кадрів (Кт)
До
де О
Знайдемо коефіцієнт:
До
6 Коефіцієнт стабільності кадрів (Кстаб)
До
За даними організації:
Чисельність працівників перебувають у списку весь рік = 47 чол.
Знайдемо коефіцієнт:
До
Що стосується останніх двох коефіцієнтів, то:
· Коефіцієнт плинності кадрів повинен знижуватися;
· Коефіцієнт стабільності кадрів підвищуватися;
1.2 Внутрішнє середовище організації
Внутрішнє середовище організації - це частина загального середовища, яка знаходиться в рамках організації. Вона надає постійне і найбезпосередніший вплив на функціонування організації. Внутрішнє середовище організації складається з наступних чинників:
· Організаційна структура
· Завдання та Цілі
Мета - це бажаний стан організації в майбутньому, а завдання - робота, яку необхідно виконати для досягнення поставленої мети
· Технологія - це метод, спосіб виконання роботи
· Люди - працівники (склад і структура персоналу)
Структура організації і характер поділу праці
Організаційна структура підприємства - це обособившиеся і впорядковані частині організації, що утворилися в результаті поділу праці. Загальними принципами формування такої структури є виробничий, технологічний, соціальний, управлінський та інформаційний потенціал. На основі цих принципів організація ділиться на різні підрозділи, служби між якими існує зв'язок.
Організаційна структура може бути: лінійної, функціональної, лінійно-функціональної та девізіональной.
Визначимо, до якої структурі належить наше підприємство. Зі схеми 1, видно, що організаційна структура підприємства відноситься до лінійно-функціональної структури управління. Ця організаційна структура сформувалася в результаті спроб усунути недоліки лінійної та функціональної структур організації та поєднати їх переваги. Від лінійної структури вона запозичила принцип єдиноначальності і концентрації влади у виробничих підрозділах, від функціональної - залучення до діяльності вузьких кваліфікованих фахівців з обмеженням їх в праві віддавати розпорядження безпосереднім виконавцям у виробничих структурах.
Переваги лінійно-функціональної структури:
· Глибока підготовка управлінських рішень
· Звільнення головного лінійного керівника від аналізу проблем
· Можливість залучення консультантів та експертів
Недоліками є:
· Відсутність гнучкості та динамічності, що ускладнює досягнення поставленої мети
· Недостатня відповідальність, тому що готує рішення, як правило не бере участь в його реалізації
· Тенденція до централізації, тому що надмірно розвинена система взаємодії по вертикалі
У будь-якій організації завжди виникає питання про те, що як розділити діяльність співробітників між собою. Головна мета такого поділу - спеціалізація працівників на виконанні окремих видів робіт, операцій і процедур, розмежування їх повноважень, прав та сфер відповідальності. Робота розподіляється між учасниками трудового процесу за професійною ознакою. У будь-якій організації існує:
· Горизонтальне розподіл праці - це поділ процесу праці на складові частини
· Вертикальний розподіл праці - це відділення роботи з управлінням від самої роботи
Тепер визначимо характер поділу праці в нашій організації. За наведеними вище визначень і з організаційної структури можна сказати, що наша організація має вертикальний розподіл праці.
Схема 1 - Структура організації Читинського МСЦ
| |||||
SHAPE \ * MERGEFORMAT
Начальник по експлуатаційним питань |
Головний бухгалтер |
Начальник економічного відділу |
Начальник ділянки з обміну та обробці страхової пошти |
Провідний бухгалтер |
Провідний економіст з нормування праці |
Відповідальний черговий по обміну пошти |
Оператори зв'язку ділянки з обміну та обробці страхової пошти |
трактористи |
Бригадири-оператори сортування письмової кореспонденції |
Оператори сортування письмової кореспонденції |
програміст |
Цілі і завдання організації
В організації доводиться вирішувати багато питань, в тому числі: які товари і послуги, яким чином, в якій кількості, в які терміни і для кого виробляти; по яких каналах товар доводити до споживача, як стимулювати продажі? Всі ці питання у тій чи іншій постановці, в залежності від виду діяльності та галузевої приналежності організації, формують цілі її господарської діяльності.
Цілі - це бажаний стан організації в майбутньому. Але до цілей пред'являється ряд вимог:
1. Цілі мають бути конкретні та вимірні
2. Цілі мають бути реальними (тобто досяжними)
3. Цілі повинні бути взаімоподдержівающімі, тобто дії і рішення для досягнення однієї мети не повинні заважати дії інших цілей.
Розрізняють такі види цілей:
· За часом
- Довгострокові (більше ніж на 5 років)
- Середньострокові (до 5 років)
- Короткострокові (до одного року)
· Специфічні
· Загальні
· Приватні
Цілі і завдання Читинського МСЦ:
| Цілі | Завдання |
| Отримання максимального прибутку | Залучення споживачів |
Рішенням даної задачі займається менеджер, який безпосередньо підпорядковується начальнику МСЦ. У його обов'язки входить: залучення нових клієнтів на надавані в них послуги в рамках реалізації стратегічного плану розвитку, здійснення збутової політики, підтримання та розвиток наявної клієнтської бази, укладання договорів з новими клієнтами МСЦ (у разі необхідності переоформлення договорів з існуючими клієнтами МСЦ)
Основні технології, використовувані в організації
Для даного підприємства основним технологічним процесом є транзитна обробка поштових відправлень, яка полягає в прийомі поштових відправлень з усіх видів транспорту і сортування по відділеннях поштового зв'язку, де здійснюється доставка клієнту.
Щоб прискорити процес обробки поштових відправлень велику увагу на що стоїть етапі приділяється впровадженню програми АСУ РПО. Розробником програми є ЦАІТС що знаходиться в м. Санкт-Петербург. Дана програма дозволяє простежити проходження поштового відправлення від відправника до одержувача. Для цього використовується на робочих місцях комп'ютерна техніка. На підприємстві є виділена лінія зв'язку, по якій передається інформація в головний інформаційний центр, де збираються всі дані зі всіх регіонів РФ і де є можливість отримати інформацію про будь-якому поштовому відправленні.
Склад і структура персоналу
Люди розрізняються за природним ознаками: стать, вік, національність. А також по придбаних ознаками: освіта, професія, спеціальність, кваліфікація, стаж. Співвідношення між окремими групами працівників, сформованих за різними ознаками, утворюють структуру персоналу.
Структура може бути:
· Аналітичної
· Статистичної
Статистична структура відбиває розподіл персоналу за категоріями посад:
· Керівники
· Фахівці
· Інженери
· Робочі
· Молодший обслуговуючий персонал
Розглянемо статистичну структуру нашої організації:
1. Керівники:
· Начальник центру
· Заступник начальника центру
· Начальник ділянки з прийому та обробці страхової пошти
2. Фахівці:
· Бухгалтер
· Економіст
· Менеджер
3. Інженери
· Програміст
4. Робітники
· Оператори зв'язку
· Трактористи
· Оператори сортування письмової кореспонденції
· Електромеханік поштового устаткування
· Відповідальний черговий по обміну пошти
Елементами структури персоналу є:
1 Професія
Професія - це комплекс теоретичний знань і практичних навичок набутих людиною в результаті спеціальної підготовки і досвіду роботи в даній області.
2 Спеціальність
У процесі кожної професії завжди існує ряд відокремлених функцій, пов'язаних з виконанням певного більш вузького кола обов'язків. Ці функції і обов'язки служать основою для виділення спеціальностей.
3 Кваліфікація
Ступінь професійної підготовки, необхідна для виконання даних трудових функцій називається кваліфікацією.
З Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника вимоги розпишемо коло обов'язків працівників.
1. Керівники:
1.1. Начальник центру (ділянки) та Заступник начальника дільниці:
Посадові обов'язки: Здійснює керівництво виробничо-господарською діяльністю цеху (ділянки). Забезпечує виконання планових завдань, ефективність використання основних і виробничих фондів, дотримання правильного співвідношення між темпами зростання продуктивності праці і середньої заробітної плати. Організує планування, облік, складання і своєчасне подання звітності про виробничу діяльність цеху. Забезпечує технічно правильну експлуатацію устаткування. Контролює дотримання працівниками правил і норм охорони праці та техніки безпеки, виробничої та трудової дисципліни, правил внутрішнього трудового розпорядку.
Повинен знати: постанови, розпорядження, накази вищестоящих органів, перспективи технічного розвитку цеху, технологію, обладнання цеху та правила його технічної експлуатації, діючі положення з оплати праці і форм матеріального стимулювання, правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту .
Кваліфікаційні вимоги: Вища технічна освіта та стаж роботи за фахом на інженерно-технічних посадах не менше 3 років або середню спеціальну освіту і стаж роботи за фахом не менше 5 років.
Начальник та заступник Читинського МСЦ мають вищу технічну освіту і стаж роботи понад 20 років.
2 Фахівці
2.1. Бухгалтер
Посадові обов'язки: виконує роботу по різних ділянках бухгалтерського обліку. Відбиває в бухгалтерському обліку операції, пов'язані з рухом грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей. Виробляє нарахування та перерахування платежів до державного бюджету, внесків на державне соціальне страхування, коштів на фінансування капітальних вкладень, заробітної плати робітників і службовців, податків та інших виплат і платежів та інші відрахування.
Повинен знати: постанови, розпорядження, накази вищестоящих органів, організацію документообігу по ділянках цеху, форми і методи бухгалтерської звітності, основи економіки, організації виробництва, праці та управління, правила внутрішнього трудового розпорядку, основи трудового законодавства, правила і норми охорони праці.
Кваліфікаційні вимоги: Вища економічна освіта без пред'явлення стажу або середню спеціальну освіту і стаж роботи на посаді бухгалтера не менше 3 років.
Бухгалтер Читинського МСЦ має вищу освіту за спеціальністю "бухгалтерський облік», стаж роботи - 15 років.
2.2. Економіст з праці
Посадові обов'язки: Розробляє проекти перспективних і річних планів з праці і заробітної плати підприємства і його підрозділів. Розраховує фонди заробітної плати і чисельність працювали з урахуванням необхідності найбільш раціонального використання трудових ресурсів, забезпечення правильного співвідношення працівників за категоріями персоналу і кваліфікаційними категоріями. Розробляє положення про преміювання робітників і службовців, умов матеріального стимулювання, суміщення професій і посад. Складає штатні розклади згідно з лімітами. Веде облік показників з праці і заробітної плати.
Повинен знати: постанови, розпорядження, накази вищестоящих органів, трудове законодавство, економіку праці, економіку і організацію виробництва, порядок розроблення перспективи і річних планів з праці і заробітної плати, наукової організації праці, кошторисів використання фондів економічного заохочення. Форми і системи заробітної плати та матеріального стимулювання, тарифно-кваліфікаційні довідники, порядок тарифікації робіт і робітників та встановлення посадових окладів службовцям, доплат, надбавок і коефіцієнтів до заробітної плати, розрахунку премій.
Кваліфікаційні вимоги: Вища економічна освіта, стаж не менше 3 років.
Економіст Читинського МСЦ має вищу економічну освіту, стаж роботи - 20 років.
2.3. Менеджер
Посадові обов'язки: організація роботи магістральних сортувальних центрів, визначення завдань, підвищення прибутковості, залучення нових клієнтів, здійснення збутової політики, підготовка та укладення договорів з новими клієнтами, переоформлення договором з існуючими клієнтами. На основі діючих на підприємстві правил і нормативів визначає розміри тарифів на надавані основні та додаткові послуги.
Повинен знати: основні законодавчі та нормативно-правові акти, вимоги федеральних і місцевих органів до правил надання даного виду послуг, правила укладання та виконання договорів на основні та додаткові послуги.
Менеджер Читинського МСЦ має стаж роботи 3 роки.
3. Інженер - програміст
Посадові обов'язки: на основі аналізу математичних моделей і алгоритмів (постановка економічних і інших завдань) розробляє програми, що реалізують розв'язання задачі. Забезпечує найбільш повну перевірку відповідності програм їх функціональному призначенню, визначає можливість використання готових програмних засобів. Здійснює супровід упроваджених програм і програмних засобів.
Повинен знати: керівні та нормативні матеріали, що стосуються методів програмування і використання обчислювальної техніки при обробці інформації, призначення і режими роботи устаткування, формалізовані мови програмування.
Кваліфікаційні вимоги: вища технічна або інженерно-економічну освіту та стаж роботи на посаді інженера-програміста не менше 3 років.
Програміст Читинського МСЦ має вищу освіту та стаж роботи понад 7 років.
4. Посадові обов'язки працівників
4.1. Оператори зв'язку
Оператор зв'язку повинен проводити обмін мішків з письмовою кореспонденцією, страхових мішків, посилок, відправлень прискореної пошти, пачок з періодичною пресою, вантажів та інших матеріальних цінностей. А також повна обробка поштових відправлень усіх видів.
Оператор зобов'язаний:
· Проводити обмін у встановленому порядку з поштовими вагонами, автотранспортом;
· Проводити повну обробку страхових, міжнародних мішків, пачок з періодичними виданнями, посилок, цінної письмової кореспонденції, постпакети, дрібних пакетів та ін відправлень;
· Здійснювати прийом і видачу поштових відправлень за договорами
· Складати баланс прийнятої і відправленої пошти, зведення про проходження пошти за зміну;
· Здійснювати прийом-передачу мішкотари, поштових відправлень від зміни до зміни;
· Зберігати таємницю зв'язку. Забезпечувати таємницю інформації про адресних даних користувачів, про поштових відправленнях
· Забезпечувати схоронність поштових відправлень
4.2. Тракторист
Тракторист здійснює управління транспортним засобом, зокрема трактором Т-25, що працюють на рідкому паливі. Транспортує поштові відправлення з застосуванням причіпних пристосувань і пристроїв. Виявляє несправності в роботі трактора і по можливості усуває їх. Здійснює заправку трактора паливом та змащує запасних частин трактора і всіх причіпних пристроїв. Забезпечує схоронність поштових відправлень при їх транспортуванні.
4.3. Оператори сортування письмової кореспонденції
Обробка, сортування і відправка транзитної вихідної та транзитної простої кореспонденції. Обробка, сортування і відправка друкованих видань
Сортувальник поштових відправлень та творів друку зобов'язаний:
· Здійснювати прийом мішків з письмовою кореспонденцією, робити розтин мішків і фіксацію ваги простої кореспонденції
· Перевіряти зовнішній стан надійшла письмової кореспонденції
· Робити повну і детальну сортування письмової кореспонденції по клітках сортувального шафи
· Здійснювати заготівлю ярликів, в'язку пакетів
· Оформляти в установленому порядку пошкодження оболонки листів, наводити довідки по незрозумілим адресами
· Закладати мішки, приписувати їх накладними
· Зберігати таємницю зв'язку. Забезпечувати таємницю інформації про адресних даних користувачів.
· Забезпечувати схоронність поштових відправлень
Повинен знати: адміністративно-територіальний поділ РФ, розділи правил експлуатації в обсязі виконуваної роботи, порядок приписки поштових відправлень до документів, тарифи на послуги зв'язку в межах виконуваної роботи, розклад автотранспорту і потягів, направлення пошти і друку.
4.4. Відповідальний черговий по обміну пошти
Зобов'язаний: здійснювати контроль за повною обробкою всіх видів поштових відправлень, періодичних видань та своєчасною відправкою їх у відповідності з планами напрямків; контролювати надходження письмової кореспонденції, періодичної преси з автомашин і поїздів, своєчасність їх обробки і здачі на транспорт; здійснювати перевірку правильності заповнення маршрутних накладних ; щодня проводити інструктаж з працівниками ділянок; відбивати фактичний стан справ в рапортах і зведеннях за зміну; здійснювати контроль за правильним веденням документації та балансування шляхових листів.
1.3 Зовнішнє середовище організації
Зовнішнє середовище, на відміну від внутрішньої, не піддається зміні з боку організації і за ступенем впливу поділяється на дві відносно самостійні підсистеми: макрооточення і безпосереднього оточення.
Зовнішнє середовище безпосереднього оточення містить ті фактори, які роблять на організацію пряму дію, тобто це середовище безпосередніх контактів. Вона включає в себе:
1. Основні споживачі послуг.
Основними споживачами послуг Читинського МСЦ є: органи державної влади Російської Федерації, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації, органи місцевого самоврядування, юридичні та фізичні особи.
2. Організації-конкуренти
Основним і єдиним конкурентом з надання послуг поштового зв'язку є УФПС Читинської області, головний офіс якого розташований за адресою г.Чіта, вул. Леніна 107. Маючи однакові тарифи на поштові послуги, перевага даного підприємства полягає в тому, що воно має більш розвинену постачальних мережу, забезпечено сучасним транспортом для доставки, має необхідну кількість штату для здійснення операцій з приймання, обробки і доставки пошти. У УФПС більш широкий спектр послуг, що надаються, які не виявляються МСЦ: доставка пенсії, прийом комунальних платежів, прийом передплати на друковану продукцію, прийом електронних переказів.
Позитивним же фактором Читинського МСЦ є місце розташування (станція Чіта2), це дозволяє виключити один з етапів обробки пошти та прискорити відправку поштових відправлень адресатові (контрольні терміни обробки зменшуються на 1-2 діб).
Макрооточення створює загальні умови середовища перебування організації. Макрооточення включає в себе:
Діяльність Читинського МСЦ регулюється Федеральним законом «Про поштовий зв'язок».
Справжній федеральний закон спрямований на забезпечення конституційних прав кожного вільно отримувати і поширювати інформацію, на таємницю листування, поштових, телеграфних та інших повідомлень, встановлює систему правових гарантій формування і ефективного функціонування поштового зв'язку на території Російської Федерації.
Цей Закон встановлює правові, організаційні, економічні, фінансові основи діяльності в галузі поштового зв'язку в Російській Федерації. Визначає права та обов'язки органів державної влади Російської Федерації, органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, органів місцевого самоврядування, інших учасників діяльності в галузі поштового зв'язку. Визначає порядок регулювання у галузі поштового зв'язку, регулює правовідносини, що виникають між операторами поштового зв'язку і користувачами послуг поштового зв'язку, встановлює статус організації поштового зв'язку і закріплює соціальні гарантії їх працівників.
1. Соціокультурні фактори
Вивчення соціальної компоненти макрооточення спрямоване на те, щоб усвідомити вплив на бізнес таких соціальних явищ і процесів, як: відношення людей до роботи і якості життя, колективні людьми цінності, демографічні структури суспільства, зростання населення, рівень освіти, мобільність людей.
4. Стан технологій у відповідній області
Велика увага приділяється впровадженню нових технологій у поштовому зв'язку.
Щоб клієнт був нашим, і зуміти залучити ще більшу аудиторію споживачів послуг поштового зв'язку, використовують індивідуальний підхід до клієнта, діють системи знижок для постійних клієнтів, доставка та упаковка поштових відправлень, прийом поштових відправлень на дому, якісне та швидке обслуговування клієнта. Іноді розроблені і неодноразово перевірені технології не є запорукою успіху. Впровадження інших - це ризик, але найчастіше, за умови ретельного вивчення ситуації до вступу, це виправданий ризик, який в майбутньому може принести великий прибуток для організації.
1.4 Постановка проблеми
Основними проблемами Читинського МСЦ є: відсутність транспорту, недостатня кількість штату, а також низький рівень умов для організацій виробничого процесу (потрібний ремонт приміщень, покрівлі, сантехніки тощо). Дані проблеми не дозволяють залучити більш широке коло клієнтів.
Проблема полягає ще і в тому, що штат працівників, хоча і мають спільне повну середню освіту, але рівень знань недостатній (при написанні супровідної документації допускається велика кількість помилок, виправлень). Дана категорія працівників не докладає жодних зусиль для підвищення свого рівня знань. Людей мало цікавить зміст роботи, її кінцевий результат, вся увага концентрується на оплаті праці. Результатом цього є низький рівень якості послуг, що надаються. Якщо згадати закони організації, а зокрема, «Закон синергії», що:
Для будь-якої організації існує такий набір елементів, при якому її потенціал завжди буде або істотно більше простої суми потенціалів вхідних у неї елементів, або істотно менше.
Будь-яка організація характеризується наступними елементами:
1. Продуктивністю
2. Ставленням до зовнішнього середовища
3. Мікрокліматом у колективі
4. Зацікавленістю
5. Науковим, кадровим і технічним потенціалом
6. Перспективами розвитку
Сукупність цих елементів становить потенціал організації, її здатність до діяльності і розвитку.
Що стосується нашої організації то можна сказати, що вона володіє низьким потенціалом, тому що людей, які працюють в даній організації не цікавлять перспективи розвитку організації, немає інтересу до роботи, тобто мети керівництва не збігаються з цілями працівників.
2 Розробка системи управління
2.1 Місія організації
Місія - це призначення організації або це користь, яку вона принесе своїми діями.
Для того щоб сформулювати місію організації необхідно відповісти на два питання:
1. Хто наші клієнти?
2. Які потреби наших клієнтів будемо задовольняти?
Відповімо на ці питання по відношенню до нашої організації.
1. Клієнтами Читинського МСЦ є: громадяни, органи державної влади РФ, органи місцевого самоврядування та юридичні особи
2. Прийом, обробка, перевезення, доставка (вручення) поштових відправлень, а також здійснення поштових переказів грошових коштів. Надання універсальних послуг поштового зв'язку в обміні письмовою кореспонденцією в межах території РФ, за доступними цінами і тарифами, які регулюються державою.
Чим більше обсяг надаваних послуг і відповідно більше клієнтів, тим більше прибутку отримає організація. А саме це є головною метою нашої організації.
Таким чином, місія нашої організації полягає в наданні послуг поштового зв'язку з рівними правами доступу до цих послуг для всіх споживачів послуг поштового зв'язку та забезпечення організацією федеральної поштового зв'язку роботи об'єктів поштового зв'язку в режимі, зручному для користувачів послуг поштового зв'язку, з урахуванням технологій поштового зв'язку . Забезпечення операторами поштового зв'язку належної якості надаваних послуг поштового зв'язку.
2.2 Визначення основних цінностей організації
Під цінностями розуміється властивості тих чи інших предметів, процесів і явищ, які мають емоційною привабливістю для більшості членів організації. Це дозволяє їм служити зразками, орієнтирами, мірилом поведінки.
До цінностей відносяться в першу чергу мети, характер внутрішніх взаємин, орієнтованість поведінки людей, старанність, новаторство, ініціатива, трудова та професійна етика.
Ключові цінності, будучи об'єднаними в систему, утворюють філософію організації. Вона відповідає на питання, що є для неї найважливішим. Філософія відображає сприйняття організацією себе і свого призначення, головні напрямки діяльності, створює основу вироблення підходів до управління, впорядковує діяльність персоналу на основі загальних принципів, формує загальні універсальні правила поведінки.
Обряд - це стандартне, що повторюється захід, що проводиться в певний час і за спеціальним приводу. Найбільш широко поширені такі обряди, як вшанування ветеранів, проводи на пенсію, посвята у молоді робітники.
У липні місяці День поштового працівника. У цей день вітають колишніх працівників підприємства і вручають їм одноразові виплати, передбачені Колективним договором ФГУП «Пошта Росії». Працівникам, що працюють на підприємстві в даний період часу, вручають Грамоти за сумлінну працю і хороше обслуговування клієнтів. Працівникам, які пропрацювали на підприємстві більше 20 років, передбачено заохочення в розмірі 500 рублів, менше вище зазначеного терміну в сумі 300 рублів.
Також Колективним договором передбачені виплати матеріальної допомоги при народженні дитини в сумі 5000 рублів. Колектив підприємства добровільно з власних коштів надає допомогу в даному випадку.
Коли працівник іде на заслужений відпочинок керівництво і профком підприємства вітає працівника з ювілеєм і вручає йому грошову винагороду у розмірі посадового окладу.
2.3 Визначення змін факторів зовнішнього середовища та їх вплив на організацію
Важливим зміною зовнішнього середовища, яка матиме позитивний вплив на організацію може бути розвиток в Читинській області торгові відносини з Китайською народною республікою, розвиток гірничо-видобувної галузі, будівництва.
Відсутність більшої кількості конкурентів не сприяє зниженню тарифів на послуги, послуги зв'язку, клієнт не зацікавлений змінювати оператора зв'язку.
Недостатнє виділення коштів на рекламні компанії не дозволяє магістральному сортувальному центру залучити найбільшу кількість клієнтів.
Згідно правил надання послуг поштового зв'язку оператор зв'язку зобов'язаний зберігати таємницю листування і т.д.
2.4. Проектування внутрішнього середовища організації
2.4.1. Характеристика основних цілей організації і завдань, які повинні бути вирішені для їх досягнення
Основними цілями є: організація роботи керівництва підприємства. Так як в даний період у керівництва не вистачає часу на аналіз діяльності підлеглих, планування, контроль, вивчення ринку послуг, що надаються і т.д. Керівник велику кількість часу виконує функції рядового працівника, так як його начальник за експлуатаційними питань не може організувати роботу в дільницях підприємства, не виявляє ініціативи у вирішенні виникаючих проблем, працівники безініціативно виконують свої посадові обов'язки. Добре знаючи ситуацію в підприємстві, при такій завантаженості він не може зосередитися на вирішенні більш важливих виробничих проблем.
Завдання для досягнення мети з організації роботи керівництва підприємства наступні:
· Розвантажити начальника центру, ввівши посаду заступника начальника;
· Надіслати ряд функцій з організації виробничого процесу заступнику начальника центру.
2.4.2 Опис основних запропонованих технологій
Щоб поліпшити роботу підприємства потрібно забезпечити робочі місця з обробки поштових відправлень комп'ютерами і підключити їх до мережі. Це дасть можливість для більш повної передачі інформації по реєстрованим поштовим відправленням. Діюча в цей період програма АСУ-РПО вимагає внесень ряду коригувань, що дозволить працівникам поліпшити якість надаваних послуг.
Також потрібно поділ ділянок з обробки пошти. З ділянки з обміну та обробці страхової пошти слід виділити ділянку обміну, цех з обробки посилкової пошти, дільниця по обробці страхової пошти. Потрібно збільшення штату в кількості 5 одиниць. Збільшення штату дозволить зменшити контрольні терміни проходження простої та рекомендованої письмової кореспонденції, кореспонденції з оголошеною цінністю і посилок.
2.4.3. Розробка організаційної структури організації
Запровадивши нову посаду (схема 2), організаційна структура в цілому не зміниться. Новий кадровий працівник може розглядатися як помічник керівника. Цей фахівець візьме на себе організацію роботи в ділянках МСЦ, буде координувати, і аналізувати діяльність основного виробничого персоналу зайнятого на обробці поштових відправлень та надавати готові звіти по закінченню робочого дня керівникові підприємства.
На заступника начальника центру будуть покладені обов'язки, пов'язані з веденням листування з організаціями з допущених порушень з боку працівників МСЦ, на підставі надійшли актів форми 51 і сповіщень форми 30, розрахунок з підприємствами зв'язку багатооборотної тарою та облік тари в картках обліку. Крім даних функцій заст. начальника буде здійснювати виробничий контроль на дільницях МСЦ.
Під час відсутності начальника МСЦ, на заступника начальника центру покладаються обов'язки начальника.
Схема 2 - Структура організації Читинського МСЦ із внесенням змін
SHAPE \ * MERGEFORMAT
2.4.4 Обгрунтування основних вимог до складу та структури персоналу організації
Для досягнення якості виконуваної роботи керівник намагається наймати персонал не тільки за критеріями освіти та віку, але і його особистим якостям, таким як комунікабельність, працьовитість, сумлінність і т.д. Всі працівники приймаються з випробувальним строком 3 місяці.
Основні вимоги, що пред'являються до персоналу:
Працівникам підприємства надається можливість підвищувати свій рівень освіти за рахунок підприємства.
2.4.5 Порівняння проектованої внутрішнього середовища організації з існуючою
Цілі із завдання МСЦ залишаються колишніми і полягають у підвищенні прибутку та якості обслуговування клієнтів. Одна з нових цілей - це звільнення керівника від виконання робіт невідповідних його посадовим обов'язкам.
Порівнюючи фактори внутрішнього середовища, робимо висновок, що в порівнянні з існуючою структурою організації зміни відбуваються тільки у веденні однієї одиниці, при цьому відбувається перерозподіл посадових обов'язків. З начальника центру знімаються обов'язки - організації виробничого процесу і контролю в ділянках МСЦ.
Введення нової одиниці відіб'ється на збільшенні фонду оплати праці, тобто витрати будуть більше. Але в той же час покращиться якість послуг, що надаються.
У зв'язку з організацією нових ділянок з обробки пошти та збільшення штату на 5 одиниць також відбудеться збільшення фонду оплати праці, що може спричинити за собою перевищення суми закладеної та затвердженої в бюджеті доходів і витрат, але дозволить поліпшити якість при обробці поштових відправлень.
Придбання нових комп'ютерів відіб'ється на видатковій частині бюджету доходів і витрат. Але призведе до прискорення обробки поштових відправлень.
Щоб поліпшити якість надаваних послуг, потрібно більш розширити мотивацію виробничого персоналу, при цьому розробивши більш широку систему мотивації.
2.5 Розробка системи мотивації персоналу
У найзагальнішому вигляді мотивація людини до діяльності розуміється як сукупність рушійних сил, що спонукають людину до здійснення певних дій. Ці сили знаходяться поза і всередині людини та змушують її усвідомлено чи неусвідомлено робити деякі вчинки. Таким чином, мотивація - це сукупність внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, які спонукають людину до діяльності, задають межі і форми діяльності і додають цій діяльності спрямованість, орієнтовану на досягнення певних цілей.
Працівники всіх рівнях становлять основу організації, їх повне залучення дає змогу з вигодою використовувати їх здібності. Бажаний результат досягається ефективніше, коли керівники забезпечують єдність мети організації та напрямки діяльності організації. Їм слід створити і підтримати внутрішнє середовище, в якому працівники можуть бути повністю залучені до вирішення завдань організації.
Заробітна плата, є мотивуючим фактором. Вона повинна відповідати рівню виконуваної роботи. Для досягнення цілей в організації розробляється система заохочень та преміювання працівників.
Наприклад, кожному керівнику і службовцю комерційної служби МСЦ ОСП ГЦМПП - філії ФГУП «Пошта Росії» згідно Положення про преміювання нараховується преміальну винагороду пропорційно трудовому внеску. Трудовий внесок працівника визначається на підставі виконання коефіцієнтів трудового внеску (КТВ). КТБ визначається за підсумками роботи за місяць. Преміальну винагороду кожної служби розподіляється між його працівниками пропорційно розмірам заробітної плати працівників (оклад + персональна надбавка) з урахуванням вакансій і сумісників.
У Додатку № 1 розроблено порядок визначення коефіцієнтів трудового внеску і розмірів преміальної винагороди для керівників і фахівців комерційних служб МСЦ ГЦМПП.
Так само розроблено положення про преміювання та інших категорій працівників організації.
2.6. Проектування системи контролю діяльності організації
Контроль - це діяльність керівників підприємств та вищих ланок управління, що встановлюють стандарти, норми і нормативи, які перевіряють і оцінюють відповідність їм продукції та коригувальних роботу виконавців.
Контролю підлягає все, що бере пряму і опосередковану участь у продуктивній діяльності працівників. Для організації контролю в даний час на підприємстві на підставі міжнародних стандартів вводиться система менеджменту якості.
Політика і цілі у сфері якості встановлюються, щоб служити орієнтиром організації. Вони визначають бажані результати і сприяють застосуванню організації ресурсів для досягнення цих результатів. Політика в області якості забезпечує основу для розробки та аналізу цілі у сфері якості. Цілі в області якості необхідно погоджувати з політикою в сфері якості і прихильністю до постійного поліпшення, а результати мають бути вимірювані. Досягнення мети в області якості може зробити позитивний вплив на якість продукції, ефективність (результативність) роботи та фінансові показники і, отже, на задоволеність та впевненість зацікавлених осіб.
На підприємстві розроблено ряд стандартів для здійснення контролю такі як:
· Процедура Якості «Керівництво з контролю бізнес-процесу»
· Процедура Якості «Порядок підготовки та атестації внутрішніх аудитів»
· Процедура якості «Внутрішній аудит» та ряд інших
Аудити застосовуються для визначення ступеня виконання вимог до системи менеджменту якості. Спостереження аудитів використовуються для оцінки ефективності системи менеджменту якості і визначення можливостей для поліпшення. Аудити, проведені першою стороною (самою організацією) або від її імені, для внутрішніх цілей можуть служити основою для декларування організацією про свій стан. Аудити, проведені другою стороною, можуть проводиться споживачами організації та іншими особами від імені споживачів. Аудити, проведені третьою стороною, здійснюються зовнішніми незалежними організаціями.
У стандарті процедура якості «Внутрішній аудит» відображені:
1. Види аудитів
2. Організація та проведення внутрішнього аудиту, яка включає в себе:
· Планування внутрішніх аудитів
· Підготовку до проведення внутрішнього аудиту
· Проведення внутрішнього аудиту
· Аналіз та узагальнення результатів внутрішнього аудиту
3. Річне планування внутрішніх аудитів
На підставі затвердженої програми проведення внутрішніх аудитів системи менеджменту якості не менш ніж за 3 тижні до запланованого терміну проведення аудиту готується проект наказу про проведення аудиту, яким визначається склад і керівник аудиторської групи.
Наказ керівника підприємства про проведення аудиту випускається за два тижні до початку аудиту та доводиться до відома керівника об'єкта, що перевіряється.
Члени аудиторської групи повинні бути незалежними від осіб які несуть безпосередню відповідальність за діяльності, що перевіряється, і не повинні перевіряти свою власну роботу.
4. Підготовка перевірки об'єкта аудиту
Після розробки та затвердження Плану внутрішнього аудиту керівник групи заздалегідь, але не пізніше ніж за 10 днів до початку, повідомляє керівника об'єкта, що перевіряється службовою запискою про майбутній аудиті
4. Підготовка аудиторської групи
Керівник аудиторської групи проводить нараду з членами аудиторської групи, на якому роз'яснюють план внутрішнього аудиту, уточнюють план внутрішнього аудиту, уточнює порядок проведення майбутньої перевірки, розподіляє обов'язки, визначає форму подання матеріалів та порядок підготовки звіту.
5. Проведення внутрішнього аудиту
Перевірка починається з перевірки наявності доступності документів, перевірка відповідності документів встановленим вимогам, перевірка виконання вимог документів практичній діяльності, виявлення реєстрацій невідповідностей.
6. Проводиться оформлення документів за результатами аудиту
7. Аналіз та узагальнення результатів аудиту, складання звіту про внутрішній аудит
8. Розробка та реалізація коригувальних дій
На прикладі розглянемо дію внутрішнього аудиту, здійснюваного УФПС Читинської області. При перевірці складається аркуш контролю і виробляється план коригувальних дій (див. Додаток № 2).
3 Управлінське рішення щодо практичної реалізації запропонованих розробок
3.1. Організаційний план проведення заходів
3.2. Передбачувані труднощі в реалізації заходів
Основними причинами здійснення намічених планів є:
· Недостатня матеріальна база (дефіцит коштів)
· Погана якість купується комп'ютерної техніки
· Опір працівників до введення нових технологій, небажання навчатися
· Слабке професійне знання працівників
· Слабка виробнича і трудова дисципліна
3.3 Рекомендації з організації нововведень
Для подолання опору колективу новим технологіям слід провести заходи щодо навчання персоналу роботі на комп'ютерах. Провести з працівниками додаткові інструктажі та роз'яснити їх посадові обов'язки.
Щоб поліпшити якість послуг, що надаються щомісяця проводити дні якості та прийняти іспити кваліфікаційній комісії.
Висновок
У цій роботі ми розглянули діяльність Читинського МСЦ. Розглянули загальну характеристику підприємства, склад і структуру персоналу, зовнішні та внутрішні чинники, що впливають на діяльність організації.
Ми розробили організаційну структуру підприємства, систему мотивації персоналу виявили найбільш важливі цілі і завдання організації, відзначили найбільш важливі проблеми організації та спробували знайти шляхи до їх усунення.
Список використаних джерел
1. Семенов А.К., Набоков В.І. Основи Менеджменту: Практикум. - М.: ІТК «Дашков і К», 2005. - 476 с.
2. Семенов А.К., Набоков В.І. Основи Менеджменту: Підручник. - 3 - е видання - М.: ІТК «Дашков і К», 2005. - 300 с.
3. Виханский О.С., Наумов А.І. Менеджмент. Підручник (ГРИФ). - М.: Економіст, 2004 - 124 с.
4. Лавров А.Ю., Рибакова О.І. Менеджмент. Навчальний пасобіе - Смоленськ: Смоленський регіон, 2004. - 187 с.
5. Лафта Д.К. Менеджмент. Учеб. Посібник. - 2-е вид., Перераб. і доп. (ГРИФ). - М.: ТК Велбі, 2004 - 458 с.
1. Хто наші клієнти?
2. Які потреби наших клієнтів будемо задовольняти?
Відповімо на ці питання по відношенню до нашої організації.
1. Клієнтами Читинського МСЦ є: громадяни, органи державної влади РФ, органи місцевого самоврядування та юридичні особи
2. Прийом, обробка, перевезення, доставка (вручення) поштових відправлень, а також здійснення поштових переказів грошових коштів. Надання універсальних послуг поштового зв'язку в обміні письмовою кореспонденцією в межах території РФ, за доступними цінами і тарифами, які регулюються державою.
Чим більше обсяг надаваних послуг і відповідно більше клієнтів, тим більше прибутку отримає організація. А саме це є головною метою нашої організації.
Таким чином, місія нашої організації полягає в наданні послуг поштового зв'язку з рівними правами доступу до цих послуг для всіх споживачів послуг поштового зв'язку та забезпечення організацією федеральної поштового зв'язку роботи об'єктів поштового зв'язку в режимі, зручному для користувачів послуг поштового зв'язку, з урахуванням технологій поштового зв'язку . Забезпечення операторами поштового зв'язку належної якості надаваних послуг поштового зв'язку.
2.2 Визначення основних цінностей організації
Під цінностями розуміється властивості тих чи інших предметів, процесів і явищ, які мають емоційною привабливістю для більшості членів організації. Це дозволяє їм служити зразками, орієнтирами, мірилом поведінки.
До цінностей відносяться в першу чергу мети, характер внутрішніх взаємин, орієнтованість поведінки людей, старанність, новаторство, ініціатива, трудова та професійна етика.
Ключові цінності, будучи об'єднаними в систему, утворюють філософію організації. Вона відповідає на питання, що є для неї найважливішим. Філософія відображає сприйняття організацією себе і свого призначення, головні напрямки діяльності, створює основу вироблення підходів до управління, впорядковує діяльність персоналу на основі загальних принципів, формує загальні універсальні правила поведінки.
Обряд - це стандартне, що повторюється захід, що проводиться в певний час і за спеціальним приводу. Найбільш широко поширені такі обряди, як вшанування ветеранів, проводи на пенсію, посвята у молоді робітники.
У липні місяці День поштового працівника. У цей день вітають колишніх працівників підприємства і вручають їм одноразові виплати, передбачені Колективним договором ФГУП «Пошта Росії». Працівникам, що працюють на підприємстві в даний період часу, вручають Грамоти за сумлінну працю і хороше обслуговування клієнтів. Працівникам, які пропрацювали на підприємстві більше 20 років, передбачено заохочення в розмірі 500 рублів, менше вище зазначеного терміну в сумі 300 рублів.
Також Колективним договором передбачені виплати матеріальної допомоги при народженні дитини в сумі 5000 рублів. Колектив підприємства добровільно з власних коштів надає допомогу в даному випадку.
Коли працівник іде на заслужений відпочинок керівництво і профком підприємства вітає працівника з ювілеєм і вручає йому грошову винагороду у розмірі посадового окладу.
2.3 Визначення змін факторів зовнішнього середовища та їх вплив на організацію
Важливим зміною зовнішнього середовища, яка матиме позитивний вплив на організацію може бути розвиток в Читинській області торгові відносини з Китайською народною республікою, розвиток гірничо-видобувної галузі, будівництва.
Відсутність більшої кількості конкурентів не сприяє зниженню тарифів на послуги, послуги зв'язку, клієнт не зацікавлений змінювати оператора зв'язку.
Недостатнє виділення коштів на рекламні компанії не дозволяє магістральному сортувальному центру залучити найбільшу кількість клієнтів.
Згідно правил надання послуг поштового зв'язку оператор зв'язку зобов'язаний зберігати таємницю листування і т.д.
2.4. Проектування внутрішнього середовища організації
2.4.1. Характеристика основних цілей організації і завдань, які повинні бути вирішені для їх досягнення
Основними цілями є: організація роботи керівництва підприємства. Так як в даний період у керівництва не вистачає часу на аналіз діяльності підлеглих, планування, контроль, вивчення ринку послуг, що надаються і т.д. Керівник велику кількість часу виконує функції рядового працівника, так як його начальник за експлуатаційними питань не може організувати роботу в дільницях підприємства, не виявляє ініціативи у вирішенні виникаючих проблем, працівники безініціативно виконують свої посадові обов'язки. Добре знаючи ситуацію в підприємстві, при такій завантаженості він не може зосередитися на вирішенні більш важливих виробничих проблем.
Завдання для досягнення мети з організації роботи керівництва підприємства наступні:
· Розвантажити начальника центру, ввівши посаду заступника начальника;
· Надіслати ряд функцій з організації виробничого процесу заступнику начальника центру.
2.4.2 Опис основних запропонованих технологій
Щоб поліпшити роботу підприємства потрібно забезпечити робочі місця з обробки поштових відправлень комп'ютерами і підключити їх до мережі. Це дасть можливість для більш повної передачі інформації по реєстрованим поштовим відправленням. Діюча в цей період програма АСУ-РПО вимагає внесень ряду коригувань, що дозволить працівникам поліпшити якість надаваних послуг.
Також потрібно поділ ділянок з обробки пошти. З ділянки з обміну та обробці страхової пошти слід виділити ділянку обміну, цех з обробки посилкової пошти, дільниця по обробці страхової пошти. Потрібно збільшення штату в кількості 5 одиниць. Збільшення штату дозволить зменшити контрольні терміни проходження простої та рекомендованої письмової кореспонденції, кореспонденції з оголошеною цінністю і посилок.
2.4.3. Розробка організаційної структури організації
Запровадивши нову посаду (схема 2), організаційна структура в цілому не зміниться. Новий кадровий працівник може розглядатися як помічник керівника. Цей фахівець візьме на себе організацію роботи в ділянках МСЦ, буде координувати, і аналізувати діяльність основного виробничого персоналу зайнятого на обробці поштових відправлень та надавати готові звіти по закінченню робочого дня керівникові підприємства.
На заступника начальника центру будуть покладені обов'язки, пов'язані з веденням листування з організаціями з допущених порушень з боку працівників МСЦ, на підставі надійшли актів форми 51 і сповіщень форми 30, розрахунок з підприємствами зв'язку багатооборотної тарою та облік тари в картках обліку. Крім даних функцій заст. начальника буде здійснювати виробничий контроль на дільницях МСЦ.
Під час відсутності начальника МСЦ, на заступника начальника центру покладаються обов'язки начальника.
Схема 2 - Структура організації Читинського МСЦ із внесенням змін
SHAPE \ * MERGEFORMAT
Начальник МСЦ |
Начальник по експлуатаційним питань |
Заступник Начальника МСЦ |
Начальник з обміну та обробці страхової пошти |
Відповідальний черговий по обміну пошти |
Оператори зв'язку ділянки з обміну та обробці страхової пошти |
трактористи |
Бригадири-оператори сортування письмової кореспонденції |
Оператори сортування письмової кореспонденції |
Програміст |
Гол. бухгалтер |
Провідний бухгалтер |
Начальник відділу економіки та фінансів |
менеджер |
Провідний економіст |
2.4.4 Обгрунтування основних вимог до складу та структури персоналу організації
Для досягнення якості виконуваної роботи керівник намагається наймати персонал не тільки за критеріями освіти та віку, але і його особистим якостям, таким як комунікабельність, працьовитість, сумлінність і т.д. Всі працівники приймаються з випробувальним строком 3 місяці.
Основні вимоги, що пред'являються до персоналу:
| Спеціальність | Освіта | Вік |
| Заступник начальника центру | Вища | До 45 років |
| Головний бухгалтер | Вища | До 45 років |
| Провідний бухгалтер | Вища | До 45 років |
| Начальник ПЕО | Вища | До 45 років |
| провідний економіст | Вища | До 45 років |
| Начальник ділянки з обміну та обробці страхової пошти | Середня професійна | До 45 років |
| Бригадир-оператор | Середня професійна | До 50 років |
| Програміст | Вища | До 40 років |
| Менеджер | Середня професійна | До 40 років |
| Відповідальний черговий по обміну пошти | Початкова професійна | До 50 років |
| Оператор зв'язку | Середнє (загальне) повне | До 50 років |
| Тракторист | Середнє (загальне) повне | До 45 років |
| Електромеханік | Початкова професійна | До 50 років |
2.4.5 Порівняння проектованої внутрішнього середовища організації з існуючою
Цілі із завдання МСЦ залишаються колишніми і полягають у підвищенні прибутку та якості обслуговування клієнтів. Одна з нових цілей - це звільнення керівника від виконання робіт невідповідних його посадовим обов'язкам.
Порівнюючи фактори внутрішнього середовища, робимо висновок, що в порівнянні з існуючою структурою організації зміни відбуваються тільки у веденні однієї одиниці, при цьому відбувається перерозподіл посадових обов'язків. З начальника центру знімаються обов'язки - організації виробничого процесу і контролю в ділянках МСЦ.
Введення нової одиниці відіб'ється на збільшенні фонду оплати праці, тобто витрати будуть більше. Але в той же час покращиться якість послуг, що надаються.
У зв'язку з організацією нових ділянок з обробки пошти та збільшення штату на 5 одиниць також відбудеться збільшення фонду оплати праці, що може спричинити за собою перевищення суми закладеної та затвердженої в бюджеті доходів і витрат, але дозволить поліпшити якість при обробці поштових відправлень.
Придбання нових комп'ютерів відіб'ється на видатковій частині бюджету доходів і витрат. Але призведе до прискорення обробки поштових відправлень.
Щоб поліпшити якість надаваних послуг, потрібно більш розширити мотивацію виробничого персоналу, при цьому розробивши більш широку систему мотивації.
2.5 Розробка системи мотивації персоналу
У найзагальнішому вигляді мотивація людини до діяльності розуміється як сукупність рушійних сил, що спонукають людину до здійснення певних дій. Ці сили знаходяться поза і всередині людини та змушують її усвідомлено чи неусвідомлено робити деякі вчинки. Таким чином, мотивація - це сукупність внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, які спонукають людину до діяльності, задають межі і форми діяльності і додають цій діяльності спрямованість, орієнтовану на досягнення певних цілей.
Працівники всіх рівнях становлять основу організації, їх повне залучення дає змогу з вигодою використовувати їх здібності. Бажаний результат досягається ефективніше, коли керівники забезпечують єдність мети організації та напрямки діяльності організації. Їм слід створити і підтримати внутрішнє середовище, в якому працівники можуть бути повністю залучені до вирішення завдань організації.
Заробітна плата, є мотивуючим фактором. Вона повинна відповідати рівню виконуваної роботи. Для досягнення цілей в організації розробляється система заохочень та преміювання працівників.
Наприклад, кожному керівнику і службовцю комерційної служби МСЦ ОСП ГЦМПП - філії ФГУП «Пошта Росії» згідно Положення про преміювання нараховується преміальну винагороду пропорційно трудовому внеску. Трудовий внесок працівника визначається на підставі виконання коефіцієнтів трудового внеску (КТВ). КТБ визначається за підсумками роботи за місяць. Преміальну винагороду кожної служби розподіляється між його працівниками пропорційно розмірам заробітної плати працівників (оклад + персональна надбавка) з урахуванням вакансій і сумісників.
У Додатку № 1 розроблено порядок визначення коефіцієнтів трудового внеску і розмірів преміальної винагороди для керівників і фахівців комерційних служб МСЦ ГЦМПП.
Так само розроблено положення про преміювання та інших категорій працівників організації.
2.6. Проектування системи контролю діяльності організації
Контроль - це діяльність керівників підприємств та вищих ланок управління, що встановлюють стандарти, норми і нормативи, які перевіряють і оцінюють відповідність їм продукції та коригувальних роботу виконавців.
Контролю підлягає все, що бере пряму і опосередковану участь у продуктивній діяльності працівників. Для організації контролю в даний час на підприємстві на підставі міжнародних стандартів вводиться система менеджменту якості.
Політика і цілі у сфері якості встановлюються, щоб служити орієнтиром організації. Вони визначають бажані результати і сприяють застосуванню організації ресурсів для досягнення цих результатів. Політика в області якості забезпечує основу для розробки та аналізу цілі у сфері якості. Цілі в області якості необхідно погоджувати з політикою в сфері якості і прихильністю до постійного поліпшення, а результати мають бути вимірювані. Досягнення мети в області якості може зробити позитивний вплив на якість продукції, ефективність (результативність) роботи та фінансові показники і, отже, на задоволеність та впевненість зацікавлених осіб.
На підприємстві розроблено ряд стандартів для здійснення контролю такі як:
· Процедура Якості «Керівництво з контролю бізнес-процесу»
· Процедура Якості «Порядок підготовки та атестації внутрішніх аудитів»
· Процедура якості «Внутрішній аудит» та ряд інших
Аудити застосовуються для визначення ступеня виконання вимог до системи менеджменту якості. Спостереження аудитів використовуються для оцінки ефективності системи менеджменту якості і визначення можливостей для поліпшення. Аудити, проведені першою стороною (самою організацією) або від її імені, для внутрішніх цілей можуть служити основою для декларування організацією про свій стан. Аудити, проведені другою стороною, можуть проводиться споживачами організації та іншими особами від імені споживачів. Аудити, проведені третьою стороною, здійснюються зовнішніми незалежними організаціями.
У стандарті процедура якості «Внутрішній аудит» відображені:
1. Види аудитів
2. Організація та проведення внутрішнього аудиту, яка включає в себе:
· Планування внутрішніх аудитів
· Підготовку до проведення внутрішнього аудиту
· Проведення внутрішнього аудиту
· Аналіз та узагальнення результатів внутрішнього аудиту
3. Річне планування внутрішніх аудитів
На підставі затвердженої програми проведення внутрішніх аудитів системи менеджменту якості не менш ніж за 3 тижні до запланованого терміну проведення аудиту готується проект наказу про проведення аудиту, яким визначається склад і керівник аудиторської групи.
Наказ керівника підприємства про проведення аудиту випускається за два тижні до початку аудиту та доводиться до відома керівника об'єкта, що перевіряється.
Члени аудиторської групи повинні бути незалежними від осіб які несуть безпосередню відповідальність за діяльності, що перевіряється, і не повинні перевіряти свою власну роботу.
4. Підготовка перевірки об'єкта аудиту
Після розробки та затвердження Плану внутрішнього аудиту керівник групи заздалегідь, але не пізніше ніж за 10 днів до початку, повідомляє керівника об'єкта, що перевіряється службовою запискою про майбутній аудиті
4. Підготовка аудиторської групи
Керівник аудиторської групи проводить нараду з членами аудиторської групи, на якому роз'яснюють план внутрішнього аудиту, уточнюють план внутрішнього аудиту, уточнює порядок проведення майбутньої перевірки, розподіляє обов'язки, визначає форму подання матеріалів та порядок підготовки звіту.
5. Проведення внутрішнього аудиту
Перевірка починається з перевірки наявності доступності документів, перевірка відповідності документів встановленим вимогам, перевірка виконання вимог документів практичній діяльності, виявлення реєстрацій невідповідностей.
6. Проводиться оформлення документів за результатами аудиту
7. Аналіз та узагальнення результатів аудиту, складання звіту про внутрішній аудит
8. Розробка та реалізація коригувальних дій
На прикладі розглянемо дію внутрішнього аудиту, здійснюваного УФПС Читинської області. При перевірці складається аркуш контролю і виробляється план коригувальних дій (див. Додаток № 2).
3 Управлінське рішення щодо практичної реалізації запропонованих розробок
3.1. Організаційний план проведення заходів
| Заходи | Дата | Обсяг робіт | приблизні витрати на ці роботи |
| введення посади до штатного розпису заст. начальника центру | 01.09.07 | 1 чол. | 7 тис.руб |
| придбання комп'ютерної техніки | 01.10.07 | 5 комплектів | 150 тис. руб. |
| придбання автотранспорту | 01.01.08 | один автомобіль | 550 тис. руб |
| введення до штатного розпису посади оператора зв'язку | 01.02.08 | 5 одиниць | 30 тис. руб. |
Основними причинами здійснення намічених планів є:
· Недостатня матеріальна база (дефіцит коштів)
· Погана якість купується комп'ютерної техніки
· Опір працівників до введення нових технологій, небажання навчатися
· Слабке професійне знання працівників
· Слабка виробнича і трудова дисципліна
3.3 Рекомендації з організації нововведень
Для подолання опору колективу новим технологіям слід провести заходи щодо навчання персоналу роботі на комп'ютерах. Провести з працівниками додаткові інструктажі та роз'яснити їх посадові обов'язки.
Щоб поліпшити якість послуг, що надаються щомісяця проводити дні якості та прийняти іспити кваліфікаційній комісії.
Висновок
У цій роботі ми розглянули діяльність Читинського МСЦ. Розглянули загальну характеристику підприємства, склад і структуру персоналу, зовнішні та внутрішні чинники, що впливають на діяльність організації.
Ми розробили організаційну структуру підприємства, систему мотивації персоналу виявили найбільш важливі цілі і завдання організації, відзначили найбільш важливі проблеми організації та спробували знайти шляхи до їх усунення.
Список використаних джерел
1. Семенов А.К., Набоков В.І. Основи Менеджменту: Практикум. - М.: ІТК «Дашков і К», 2005. - 476 с.
2. Семенов А.К., Набоков В.І. Основи Менеджменту: Підручник. - 3 - е видання - М.: ІТК «Дашков і К», 2005. - 300 с.
3. Виханский О.С., Наумов А.І. Менеджмент. Підручник (ГРИФ). - М.: Економіст, 2004 - 124 с.
4. Лавров А.Ю., Рибакова О.І. Менеджмент. Навчальний пасобіе - Смоленськ: Смоленський регіон, 2004. - 187 с.
5. Лафта Д.К. Менеджмент. Учеб. Посібник. - 2-е вид., Перераб. і доп. (ГРИФ). - М.: ТК Велбі, 2004 - 458 с.