Введення
В даний час люди все частіше потребують неї тільки в отриманні інформації, але і в розміщенні своїх даних на вузлах мережі. Раніше підготовка документів для розміщення в WWW була досить складним технічним завданням, до вирішення якої залучалися висококваліфіковані фахівці з програмування. З появою пакету Office 97, ця проблема успішно вирішена. Будь-який, хто освоїть створення документів у середовищі Office 97 зможе також готувати документи в Web. Для того, щоб швидко створити HTML-документ, не потрібно спеціальних редакторів. Вже в Microsoft Word 97 є вбудований конвертор, що дозволяє зберегти документ у форматі HTML. При цьому буде збережено більшість параметрів форматування тексту. У Office 97 HTML-конвертор за замовчуванням не встановлюється, тому що при інсталяції пакета доводиться вказувати відповідну опцію.
Викликати конвертор HTML з Word 97 можна, вибравши з меню "Файл" команду "Зберегти у форматі HTML" (буде там, тільки якщо конвертор встановлений). Подивившись на результат роботи HTML-конвертора Word 97, можна зробити певні висновки.
1. Конвертор створює трохи нераціональний код для розміщення в Web (створює зайві теги).
2. Цей конвертор дозволяють використовувати Word як web-редактор, так як будь-який HTML-документ можна відкрити в Word, відредагувати і знову зберегти в HTML-форматі.
3. Word создаeт повноцінні web-сторінки, якщо за допомогою цих конверторів зберігати документи з впровадженими малюнками, - повноцінні в тому плані, що всі ці малюнки виявляться збереженими в тій же папці, що і HTML-документ.
4. Конвертор з Word 97 може проігнорувати чимало інформації.
5. Ні Javascript, ні VBScript в web-сторінку за допомогою Word так просто не вставити.
6. Word 97 створює HTML-файл за розмірами менший, ніж вихідний Word-документ.
HTML-конвертор редактора Word може послужити непогану службу тому, хто бажає швидко розмістити в Інтернет результати своїх праць, але при цьому не знає мов розмітки web-документів і не має часу на знайомство з ними. Тим більше що в цьому випадку для створення web-сторінки не потрібно освоювати абсолютно ніяких додаткових програм - досить знати основні прийоми роботи в Word. Втім, це цілком очевидне застосування таких конверторів. По-перше, цей конвертор - просто ідеальний засіб для швидкого і зручного конвертації великого обсягу тексту в формат HTML. При створенні електронної бібліотеки або розміщенні в Інтернет великих матеріалів він буде незамінним. Навіть якщо вихідна інформація готувалася в будь-якому іншому редакторі, то для приміщення тексту в Web досить зберегти його у форматі Rtf, а потім відкрити отриманий файл у Word і конвертувати в HTML. Усі таблиці, що містилися у вихідному документі, теж будуть відконвертований в HTML-код. Друга дуже корисна функція HTML-конвертора Word97 - це "витягування" малюнків з документа Word. Питання про переведення малюнка, впровадженого у Word, у формат Gif або Jpeg іноді постає дуже гостро. Просте копіювання малюнка в MS Paint, Photo Editor, Adobe Photoshop через буфер обміну до хорошого результату не приведе - якість зображення буде дуже поганим. Проте "витягнути" малюнки з документа Word елементарно просто - потрібно всього лише зберегти його у форматі HTML. При цьому всі впроваджені графічні об'єкти опиняться збереженими в форматі Gif або Jpeg в тій же папці, що і отриманий web-документ.
HTML-конвертор Word 97 зберігає зображення дуже інтелектуально і добре. Наприклад, файли Gif практично не втрачають первісного кольору, що дозволяє зберігати в цьому форматі фотографії. Конвертор самостійно вибирає формат - Gif або Jpeg - для кожного малюнка, виходячи зі співвідношення між розміром і якістю майбутнього файлу. Таким чином, цей конвертор можна вважати на даний час ще й найбільш ефективним засобом для конвертації графічних зображень у формати Gif або Jpeg. Отже - HTML-конвертор Word 97 корисно використовувати будь-якому web-майстрові в наступних випадках:
При необхідності відконвертований у формат HTML тексти великого обсягу, особливо містять таблиці, діаграми, малюнки.
При необхідності "витягти" з документа Word малюнки і зберегти їх в окремих файлах формату Gif або Jpeg.
При необхідності створити нескладний малюнок, діаграму, формулу або гарний заголовок для розміщення на web-сторінці. У цьому випадку можна навіть просто створити такі малюнки або графіки в чистому документі за допомогою засобів Office, потім зберегти цей документ у форматі HTML і використовувати отримані графічні файли у своїй роботі.
Всі ці можливості досить унікальні. Фактично використовуючи тільки Microsoft Word 97, можна створити повноцінну і красиво оформлену Web-сторінку, при цьому домігшись ефектів, які доступні не кожному графічному редактору.
Перетворення документів Word у Web-сторінки.
Для перетворення звичайного документа Word у Web-сторінку, виконайте наступні операції
Відкрити існуючий документ
Зберегти як Html-документ
Відкрити збережений Html документ
Внести зміни та доповнення в документ
Іменування місця в Web-сторінці
Можна присвоїти ім'я місцю в сторінці за допомогою закладки Word для цього потрібно:
Виділити елемент, якому слід призначити закладку, або клацнути те місце в документі, куди потрібно вставити закладку.
Вибрати команду Закладка в меню Вставка.
У полі Ім'я закладки ввести або вибрати потрібне ім'я.
Натиснути кнопку Додати.
Примітка.
Ім'я закладки має починатися з літери, в ньому можуть використовуватися цифри, але не повинно бути пробілів. Якщо потрібно розділити слова в імені закладки, користуйтеся символом підкреслення, наприклад: «Перший_заголовок».
Відображення закладок в документі
У меню Сервіс виберіть команду Параметри, а потім - вкладку Вид.
Встановіть прапорець Закладки.
Дані, що відповідають елементам, відображаються на екрані у квадратних дужках ([...]), причому ці дужки не друкуються. Закладка, призначена деякій позиції, має I-подібний вигляд.
Перехід до певної закладці
Виберіть команду Закладка в меню Вставка.
У групі Сортувати за виберіть спосіб упорядкування імен закладок.
Якщо потрібно відобразити приховані закладки, наприклад перехресні посилання, установіть прапорець Приховані закладки.
У списку Ім'я закладки виберіть потрібну закладку.
Натисніть кнопку Перейти.
Примітка.
Для переходу до закладок можна також використовувати діалогове вікно Перейти і кнопку Вибір об'єкта переходу.
Переваги використання Word для створення веб-сторінок
Для створення веб-сторінок колекції сайтів можна використовувати документи Office Word 2007. У даного підходу є кілька переваг.
Швидке створення Важливі документи Word 2007, наприклад офіційні документи або звіти про стан, можна перетворювати безпосередньо у веб-сторінки замість того, щоб повторно створювати відповідні веб-документи.
Автономна робота При створенні веб-сторінки в Word 2007 не вимагається обов'язкового підключення до Інтернету.
Великий ряд можливостей Word 2007 забезпечує значно більше можливостей для роботи з текстом, ніж пропонується в Office SharePoint Server 2007.
Гнучкість документів Документи Word 2007 можна використовувати також і для інших цілей. Наприклад, можна створити повідомлення про випуск нової продукції з використання Word, а потім розіслати це повідомлення по електронній пошті і розмістити в Інтернеті.
Створення веб-документів у Word
Щоб створити документ Word, який планується перетворити на веб-сторінку, необхідно використовувати Word 2007. Документи, створені в більш ранніх версіях Microsoft Office Word, не підтримуються конвертерами документів, що використовуються Office SharePoint Server 2007 для перетворення документів Word у веб-сторінки.
При використанні Word 2007 для створення документів, які в подальшому плануються перетворювати у веб-сторінки, прийміть до відома наступне:
Word 2007 забезпечує інтеграцію з можливостями публікації Office SharePoint Server 2007. Щоб отримати доступ до цих можливостей у Word 2007, натисніть кнопку Microsoft Office, виділіть пункт Опублікувати, а потім виберіть варіант Сервер управління документами. Додаткові відомості про ці можливості можна знайти в довідці Word 2007.
При перетворенні документа у веб-сторінку стилі та форматування документа Word може бути збережене або втрачено в залежності від параметрів перетворення документів, які встановив адміністратор сайту. Адміністратор сайту може визначити ці параметри для кожного типу вмісту або для всіх документів Word в цілому. Потрібно звернутися до адміністратора вузла, чи зберігаються стилі та форматування для документів Word, або для конкретних типів вмісту.
Об'єкти, наприклад, зображення, які додані до документа Word, не будуть відображатися на веб-сторінці, якщо вони впроваджені в документ. Для відображення таких об'єктів на веб-сторінці варто додавати їх у вигляді посилань у документ Word. Об'єкт, крім того, повинен знаходиться в бібліотеці документів колекції сайтів. При додаванні об'єкта створюється посилання на копію об'єкта, що знаходиться в бібліотеці документів.
Конвертери документів Word підтримують тільки такі формати файлів:
Документ Word 2007 (файл формату DOCX)
Документ Word 2007 з підтримкою макросів (файл формату DOCM)
Публікація документів Word у бібліотеці документів
Перед перетворення документа Word на веб-сторінку спочатку слід опублікувати або завантажити документ Word на сервер. Можна використовувати команду Опублікувати, яка відображається при натисканні кнопки Microsoft Office у Word, або можна завантажити документ Word до бібліотеки документів на сервері колекції сайтів.
Публікація документів Word у бібліотеці документів
Можна додати новий файл до бібліотеки або замінити існуючий файл новою версією даного файлу. Якщо бібліотека настроєна на використання системи контролю версій файлів, можна додати новий файл у вигляді нової версії, яка буде зареєстрована в історії версій файлу.
Якщо бажаєте зберегти файл, з ім'ям, яке вже є в архіві, і при цьому не потрібно замінювати або додавати нову версію існуючого файлу, перейменуйте один з цих файлів.
При додаванні файлу в бібліотеку, можливо, знадобиться встановити властивості файлу. Властивості файлу можуть включати в себе базову інформацію про файл, наприклад, його опис або ключові слова, які полегшують його пошук, або специфічну інформацію, яка стосується організації, наприклад, назва відділу або номер проекту.
Якщо ваша бібліотека ще не відкрито, клацніть її ім'я на панелі швидкого запуску.
Якщо ім'я вашої бібліотеки не відображається, клацніть View All Site Content, а потім клацніть ім'я вашої бібліотеки.
У меню Надіслати виберіть команду Надіслати документ.
Натисніть кнопку Огляд, щоб знайти файл, який потрібно додати, виберіть його і натисніть кнопку Відкрити.
Якщо виконується відправка нової версії існуючого файлу, виконайте одну з таких дій:
Якщо бібліотека не настроєна на використання системи контролю версій файлів, можна замінити існуючий файл новою версією. У розділі Надіслати документ установіть прапорець Перезаписати існуючі файли?.
Якщо бібліотека настроєна на використання системи контролю версій файлів, можна замінити існуючий файл новою версією, яка буде зареєстрована в історії версій документа. У розділі Надіслати документ установіть прапорець Додати як нову версію до існуючих файлів?.
Натисніть кнопку ОК.
Якщо після цього з'явиться форма з пропозицією ввести додаткову інформацію про файл, введіть у відповідні поля необхідну інформацію, наприклад назву. Поля, обов'язкові для заповнення, відзначені символом «зірочка» червоного кольору. Склад полів може змінюватися в залежності від установок бібліотеки і необхідності зазначення додаткових властивостей для груп.
Натисніть кнопку ОК.
Якщо файли не видно в бібліотеці, оновіть сторінку браузера.
Примітки
Якщо файл відправляється в бібліотеку, для якої потрібно, щоб були вказані певні властивості файлу, і ці властивості не визначено, то такий файл буде залишатися добутих з бібліотеки. Після визначення всіх необхідних властивостей можна буде повернути файл до бібліотеки.
Якщо файл відправляється в бібліотеку, для якої потрібно, щоб файли були вилучені з бібліотеки, то такий файл спочатку буде залишатися добутих з бібліотеки. Необхідно повернути файл у бібліотеку перш ніж інші користувачі зможуть вносити в нього зміни.
Якщо бібліотекою потрібно, щоб вміст файлу було затверджено, то такий файл повинен бути затверджений, перш ніж він стане видимим для користувачів, у яких є дозвіл на перегляд файлів даної бібліотеки.
Перетворення документа Word на веб-сторінку
Відкрийте бібліотеку документів, яка містить документ Word, який потрібно перетворити на веб-сторінку.
Клацніть стрілку праворуч від документа, який необхідно перетворити, потім виберіть команду Перетворити документ
Виконайте одну з таких дій:
Якщо документ має формат DOCX, виберіть команду З документа Word у веб-сторінку.
Якщо документ має формат DOCM, виберіть команду З документа Word із макросами в веб-сторінку.
З'явиться діалогове вікно веб-сторінки Створення сторінки з документа.
У діалоговому вікні веб-сторінки Створення сторінки з документа в розділі Розташування натисніть кнопку Огляд для вибору вузла, на якому буде створено сторінку. Для вибраного вузла повинна бути включена можливість публікації.
У розділі Заголовок і опис сторінки перевірте заголовок та адресу створюваної сторінки та внесіть необхідні зміни. У полі Опис введіть короткий опис сторінки (не обов'язково).
У розділі Обробка виберіть варіант створення сторінки на передньому плані або у фоновому режимі. Варіант створення сторінки вже може бути встановлено адміністратором сайту.
При створенні на передньому плані буде відображатися сторінка виконання тривалої операції протягом всього процесу створення сторінки, яка відобразиться після закінчення процесу перетворення. При створенні сторінки у фоновому режимі користувач може повернутися в бібліотеку документів, при цьому процес перетворення буде продовжуватися.
Крім того, можна налаштувати відправку повідомлення користувачам по електронній пошті після створення сторінки. Щоб це зробити, встановіть прапорець При створенні сторінки відправити повідомлення за наступними адресами ел. пошти, в полі Користувачі введіть імена користувачів, яким слід надіслати повідомлення, і натисніть кнопку Перевірити імена. Імена користувачів можна також додати за допомогою кнопки Огляд.
Натисніть кнопку Створити для перетворення документа. При перетворенні вміст документа Word не змінюється.
Перегляд документа Word і веб-сторінки
Можна переглянути документ Word в будь-який час, проте внесені до документа зміни не будуть автоматично відображатися на веб-сторінці. Крім того, можна внести зміни у веб-сторінку, створену з документа Word, і оновити веб-сторінку, щоб відобразилися внесені зміни у вихідний документ Word.
Для перегляду та зміни документа Word слід використовувати Word. Документ можна відкрити безпосередньо в Word або за допомогою веб-сторінки, яка була створена при перетворенні документа Word.
Використання веб-сторінки для відкриття та зміни документа Word.
Перейдіть на веб-сторінку, клацніть Змінити сторінку на панелі засобів розробки. Сторінка відкриється для змін.
У полі Вміст сторінки клацніть Відкрити вихідний документ. З'явиться діалогове вікно, в якому потрібно підтвердити необхідність вилучення та редагування документа Word.
У діалоговому вікні натисніть кнопку ОК. Документ буде відкрито у Word 2007.
Примітка. Якщо Word 2007 не встановлено, то в діалоговому вікні Завантаження файлу не буде відображатися кнопка Відкрити.
Зміна веб-сторінки а не документа Word
Перейдіть на веб-сторінку, клацніть Змінити сторінку на панелі засобів розробки. Сторінка відкриється для змін.
У полі Вміст сторінки клацніть Зміна вмісту. Безпосередньо над вмістом сторінки з'явиться панель редактора HTML.
Оновлення веб-сторінки після внесення зміни в документ Word
Перейдіть на веб-сторінку, клацніть Змінити сторінку на панелі засобів розробки. Сторінка відкриється для змін.
У полі Вміст сторінки клацніть Оновити вміст із джерела. З'явиться діалогове вікно підтвердження. Натисніть кнопку ОК, щоб оновити веб-сторінку.
Примітка. Якщо вміст веб-сторінки, яку необхідно оновити після змін вихідного документа, відрізняється від вмісту вихідного документа, то при виконанні оновлення будуть перезаписані всі зміни, внесені до цієї веб-сторінку. Можливо, слід переглянути існуючу веб-сторінку перед виконанням оновлення.
Примітка. Крім того, можна оновити веб-сторінку з документа Word використовуючи ту ж саму процедуру, яка застосовувалася при перетворенні документа Word на веб-сторінку. Якщо документ Word був попередньо перетворений у веб-сторінку, у діалоговому вікні веб-сторінки Створення сторінки з документа буде запропоновано оновити наявну веб-сторінку
В даний час люди все частіше потребують неї тільки в отриманні інформації, але і в розміщенні своїх даних на вузлах мережі. Раніше підготовка документів для розміщення в WWW була досить складним технічним завданням, до вирішення якої залучалися висококваліфіковані фахівці з програмування. З появою пакету Office 97, ця проблема успішно вирішена. Будь-який, хто освоїть створення документів у середовищі Office 97 зможе також готувати документи в Web. Для того, щоб швидко створити HTML-документ, не потрібно спеціальних редакторів. Вже в Microsoft Word 97 є вбудований конвертор, що дозволяє зберегти документ у форматі HTML. При цьому буде збережено більшість параметрів форматування тексту. У Office 97 HTML-конвертор за замовчуванням не встановлюється, тому що при інсталяції пакета доводиться вказувати відповідну опцію.
Викликати конвертор HTML з Word 97 можна, вибравши з меню "Файл" команду "Зберегти у форматі HTML" (буде там, тільки якщо конвертор встановлений). Подивившись на результат роботи HTML-конвертора Word 97, можна зробити певні висновки.
1. Конвертор створює трохи нераціональний код для розміщення в Web (створює зайві теги).
2. Цей конвертор дозволяють використовувати Word як web-редактор, так як будь-який HTML-документ можна відкрити в Word, відредагувати і знову зберегти в HTML-форматі.
3. Word создаeт повноцінні web-сторінки, якщо за допомогою цих конверторів зберігати документи з впровадженими малюнками, - повноцінні в тому плані, що всі ці малюнки виявляться збереженими в тій же папці, що і HTML-документ.
4. Конвертор з Word 97 може проігнорувати чимало інформації.
5. Ні Javascript, ні VBScript в web-сторінку за допомогою Word так просто не вставити.
6. Word 97 створює HTML-файл за розмірами менший, ніж вихідний Word-документ.
HTML-конвертор редактора Word може послужити непогану службу тому, хто бажає швидко розмістити в Інтернет результати своїх праць, але при цьому не знає мов розмітки web-документів і не має часу на знайомство з ними. Тим більше що в цьому випадку для створення web-сторінки не потрібно освоювати абсолютно ніяких додаткових програм - досить знати основні прийоми роботи в Word. Втім, це цілком очевидне застосування таких конверторів. По-перше, цей конвертор - просто ідеальний засіб для швидкого і зручного конвертації великого обсягу тексту в формат HTML. При створенні електронної бібліотеки або розміщенні в Інтернет великих матеріалів він буде незамінним. Навіть якщо вихідна інформація готувалася в будь-якому іншому редакторі, то для приміщення тексту в Web досить зберегти його у форматі Rtf, а потім відкрити отриманий файл у Word і конвертувати в HTML. Усі таблиці, що містилися у вихідному документі, теж будуть відконвертований в HTML-код. Друга дуже корисна функція HTML-конвертора Word97 - це "витягування" малюнків з документа Word. Питання про переведення малюнка, впровадженого у Word, у формат Gif або Jpeg іноді постає дуже гостро. Просте копіювання малюнка в MS Paint, Photo Editor, Adobe Photoshop через буфер обміну до хорошого результату не приведе - якість зображення буде дуже поганим. Проте "витягнути" малюнки з документа Word елементарно просто - потрібно всього лише зберегти його у форматі HTML. При цьому всі впроваджені графічні об'єкти опиняться збереженими в форматі Gif або Jpeg в тій же папці, що і отриманий web-документ.
HTML-конвертор Word 97 зберігає зображення дуже інтелектуально і добре. Наприклад, файли Gif практично не втрачають первісного кольору, що дозволяє зберігати в цьому форматі фотографії. Конвертор самостійно вибирає формат - Gif або Jpeg - для кожного малюнка, виходячи зі співвідношення між розміром і якістю майбутнього файлу. Таким чином, цей конвертор можна вважати на даний час ще й найбільш ефективним засобом для конвертації графічних зображень у формати Gif або Jpeg. Отже - HTML-конвертор Word 97 корисно використовувати будь-якому web-майстрові в наступних випадках:
Всі ці можливості досить унікальні. Фактично використовуючи тільки Microsoft Word 97, можна створити повноцінну і красиво оформлену Web-сторінку, при цьому домігшись ефектів, які доступні не кожному графічному редактору.
Перетворення документів Word у Web-сторінки.
Для перетворення звичайного документа Word у Web-сторінку, виконайте наступні операції
Відкрити існуючий документ
Зберегти як Html-документ
Відкрити збережений Html документ
Внести зміни та доповнення в документ
Іменування місця в Web-сторінці
Можна присвоїти ім'я місцю в сторінці за допомогою закладки Word для цього потрібно:
Виділити елемент, якому слід призначити закладку, або клацнути те місце в документі, куди потрібно вставити закладку.
Вибрати команду Закладка в меню Вставка.
У полі Ім'я закладки ввести або вибрати потрібне ім'я.
Натиснути кнопку Додати.
Примітка.
Ім'я закладки має починатися з літери, в ньому можуть використовуватися цифри, але не повинно бути пробілів. Якщо потрібно розділити слова в імені закладки, користуйтеся символом підкреслення, наприклад: «Перший_заголовок».
Відображення закладок в документі
У меню Сервіс виберіть команду Параметри, а потім - вкладку Вид.
Встановіть прапорець Закладки.
Дані, що відповідають елементам, відображаються на екрані у квадратних дужках ([...]), причому ці дужки не друкуються. Закладка, призначена деякій позиції, має I-подібний вигляд.
Перехід до певної закладці
Виберіть команду Закладка в меню Вставка.
У групі Сортувати за виберіть спосіб упорядкування імен закладок.
Якщо потрібно відобразити приховані закладки, наприклад перехресні посилання, установіть прапорець Приховані закладки.
У списку Ім'я закладки виберіть потрібну закладку.
Натисніть кнопку Перейти.
Примітка.
Для переходу до закладок можна також використовувати діалогове вікно Перейти і кнопку Вибір об'єкта переходу.
Переваги використання Word для створення веб-сторінок
Для створення веб-сторінок колекції сайтів можна використовувати документи Office Word 2007. У даного підходу є кілька переваг.
Швидке створення Важливі документи Word 2007, наприклад офіційні документи або звіти про стан, можна перетворювати безпосередньо у веб-сторінки замість того, щоб повторно створювати відповідні веб-документи.
Автономна робота При створенні веб-сторінки в Word 2007 не вимагається обов'язкового підключення до Інтернету.
Великий ряд можливостей Word 2007 забезпечує значно більше можливостей для роботи з текстом, ніж пропонується в Office SharePoint Server 2007.
Гнучкість документів Документи Word 2007 можна використовувати також і для інших цілей. Наприклад, можна створити повідомлення про випуск нової продукції з використання Word, а потім розіслати це повідомлення по електронній пошті і розмістити в Інтернеті.
Створення веб-документів у Word
Щоб створити документ Word, який планується перетворити на веб-сторінку, необхідно використовувати Word 2007. Документи, створені в більш ранніх версіях Microsoft Office Word, не підтримуються конвертерами документів, що використовуються Office SharePoint Server 2007 для перетворення документів Word у веб-сторінки.
При використанні Word 2007 для створення документів, які в подальшому плануються перетворювати у веб-сторінки, прийміть до відома наступне:
Word 2007 забезпечує інтеграцію з можливостями публікації Office SharePoint Server 2007. Щоб отримати доступ до цих можливостей у Word 2007, натисніть кнопку Microsoft Office, виділіть пункт Опублікувати, а потім виберіть варіант Сервер управління документами. Додаткові відомості про ці можливості можна знайти в довідці Word 2007.
При перетворенні документа у веб-сторінку стилі та форматування документа Word може бути збережене або втрачено в залежності від параметрів перетворення документів, які встановив адміністратор сайту. Адміністратор сайту може визначити ці параметри для кожного типу вмісту або для всіх документів Word в цілому. Потрібно звернутися до адміністратора вузла, чи зберігаються стилі та форматування для документів Word, або для конкретних типів вмісту.
Об'єкти, наприклад, зображення, які додані до документа Word, не будуть відображатися на веб-сторінці, якщо вони впроваджені в документ. Для відображення таких об'єктів на веб-сторінці варто додавати їх у вигляді посилань у документ Word. Об'єкт, крім того, повинен знаходиться в бібліотеці документів колекції сайтів. При додаванні об'єкта створюється посилання на копію об'єкта, що знаходиться в бібліотеці документів.
Конвертери документів Word підтримують тільки такі формати файлів:
Документ Word 2007 (файл формату DOCX)
Документ Word 2007 з підтримкою макросів (файл формату DOCM)
Публікація документів Word у бібліотеці документів
Перед перетворення документа Word на веб-сторінку спочатку слід опублікувати або завантажити документ Word на сервер. Можна використовувати команду Опублікувати, яка відображається при натисканні кнопки Microsoft Office у Word, або можна завантажити документ Word до бібліотеки документів на сервері колекції сайтів.
Публікація документів Word у бібліотеці документів
Можна додати новий файл до бібліотеки або замінити існуючий файл новою версією даного файлу. Якщо бібліотека настроєна на використання системи контролю версій файлів, можна додати новий файл у вигляді нової версії, яка буде зареєстрована в історії версій файлу.
Якщо бажаєте зберегти файл, з ім'ям, яке вже є в архіві, і при цьому не потрібно замінювати або додавати нову версію існуючого файлу, перейменуйте один з цих файлів.
При додаванні файлу в бібліотеку, можливо, знадобиться встановити властивості файлу. Властивості файлу можуть включати в себе базову інформацію про файл, наприклад, його опис або ключові слова, які полегшують його пошук, або специфічну інформацію, яка стосується організації, наприклад, назва відділу або номер проекту.
Якщо ваша бібліотека ще не відкрито, клацніть її ім'я на панелі швидкого запуску.
Якщо ім'я вашої бібліотеки не відображається, клацніть View All Site Content, а потім клацніть ім'я вашої бібліотеки.
У меню Надіслати виберіть команду Надіслати документ.
Натисніть кнопку Огляд, щоб знайти файл, який потрібно додати, виберіть його і натисніть кнопку Відкрити.
Якщо виконується відправка нової версії існуючого файлу, виконайте одну з таких дій:
Якщо бібліотека не настроєна на використання системи контролю версій файлів, можна замінити існуючий файл новою версією. У розділі Надіслати документ установіть прапорець Перезаписати існуючі файли?.
Якщо бібліотека настроєна на використання системи контролю версій файлів, можна замінити існуючий файл новою версією, яка буде зареєстрована в історії версій документа. У розділі Надіслати документ установіть прапорець Додати як нову версію до існуючих файлів?.
Натисніть кнопку ОК.
Якщо після цього з'явиться форма з пропозицією ввести додаткову інформацію про файл, введіть у відповідні поля необхідну інформацію, наприклад назву. Поля, обов'язкові для заповнення, відзначені символом «зірочка» червоного кольору. Склад полів може змінюватися в залежності від установок бібліотеки і необхідності зазначення додаткових властивостей для груп.
Натисніть кнопку ОК.
Якщо файли не видно в бібліотеці, оновіть сторінку браузера.
Примітки
Якщо файл відправляється в бібліотеку, для якої потрібно, щоб були вказані певні властивості файлу, і ці властивості не визначено, то такий файл буде залишатися добутих з бібліотеки. Після визначення всіх необхідних властивостей можна буде повернути файл до бібліотеки.
Якщо файл відправляється в бібліотеку, для якої потрібно, щоб файли були вилучені з бібліотеки, то такий файл спочатку буде залишатися добутих з бібліотеки. Необхідно повернути файл у бібліотеку перш ніж інші користувачі зможуть вносити в нього зміни.
Якщо бібліотекою потрібно, щоб вміст файлу було затверджено, то такий файл повинен бути затверджений, перш ніж він стане видимим для користувачів, у яких є дозвіл на перегляд файлів даної бібліотеки.
Перетворення документа Word на веб-сторінку
Відкрийте бібліотеку документів, яка містить документ Word, який потрібно перетворити на веб-сторінку.
Клацніть стрілку праворуч від документа, який необхідно перетворити, потім виберіть команду Перетворити документ
Виконайте одну з таких дій:
Якщо документ має формат DOCX, виберіть команду З документа Word у веб-сторінку.
Якщо документ має формат DOCM, виберіть команду З документа Word із макросами в веб-сторінку.
З'явиться діалогове вікно веб-сторінки Створення сторінки з документа.
У діалоговому вікні веб-сторінки Створення сторінки з документа в розділі Розташування натисніть кнопку Огляд для вибору вузла, на якому буде створено сторінку. Для вибраного вузла повинна бути включена можливість публікації.
У розділі Заголовок і опис сторінки перевірте заголовок та адресу створюваної сторінки та внесіть необхідні зміни. У полі Опис введіть короткий опис сторінки (не обов'язково).
У розділі Обробка виберіть варіант створення сторінки на передньому плані або у фоновому режимі. Варіант створення сторінки вже може бути встановлено адміністратором сайту.
При створенні на передньому плані буде відображатися сторінка виконання тривалої операції протягом всього процесу створення сторінки, яка відобразиться після закінчення процесу перетворення. При створенні сторінки у фоновому режимі користувач може повернутися в бібліотеку документів, при цьому процес перетворення буде продовжуватися.
Крім того, можна налаштувати відправку повідомлення користувачам по електронній пошті після створення сторінки. Щоб це зробити, встановіть прапорець При створенні сторінки відправити повідомлення за наступними адресами ел. пошти, в полі Користувачі введіть імена користувачів, яким слід надіслати повідомлення, і натисніть кнопку Перевірити імена. Імена користувачів можна також додати за допомогою кнопки Огляд.
Натисніть кнопку Створити для перетворення документа. При перетворенні вміст документа Word не змінюється.
Перегляд документа Word і веб-сторінки
Можна переглянути документ Word в будь-який час, проте внесені до документа зміни не будуть автоматично відображатися на веб-сторінці. Крім того, можна внести зміни у веб-сторінку, створену з документа Word, і оновити веб-сторінку, щоб відобразилися внесені зміни у вихідний документ Word.
Для перегляду та зміни документа Word слід використовувати Word. Документ можна відкрити безпосередньо в Word або за допомогою веб-сторінки, яка була створена при перетворенні документа Word.
Використання веб-сторінки для відкриття та зміни документа Word.
Перейдіть на веб-сторінку, клацніть Змінити сторінку на панелі засобів розробки. Сторінка відкриється для змін.
У полі Вміст сторінки клацніть Відкрити вихідний документ. З'явиться діалогове вікно, в якому потрібно підтвердити необхідність вилучення та редагування документа Word.
У діалоговому вікні натисніть кнопку ОК. Документ буде відкрито у Word 2007.
Примітка. Якщо Word 2007 не встановлено, то в діалоговому вікні Завантаження файлу не буде відображатися кнопка Відкрити.
Зміна веб-сторінки а не документа Word
Перейдіть на веб-сторінку, клацніть Змінити сторінку на панелі засобів розробки. Сторінка відкриється для змін.
У полі Вміст сторінки клацніть Зміна вмісту. Безпосередньо над вмістом сторінки з'явиться панель редактора HTML.
Оновлення веб-сторінки після внесення зміни в документ Word
Перейдіть на веб-сторінку, клацніть Змінити сторінку на панелі засобів розробки. Сторінка відкриється для змін.
У полі Вміст сторінки клацніть Оновити вміст із джерела. З'явиться діалогове вікно підтвердження. Натисніть кнопку ОК, щоб оновити веб-сторінку.
Примітка. Якщо вміст веб-сторінки, яку необхідно оновити після змін вихідного документа, відрізняється від вмісту вихідного документа, то при виконанні оновлення будуть перезаписані всі зміни, внесені до цієї веб-сторінку. Можливо, слід переглянути існуючу веб-сторінку перед виконанням оновлення.
Примітка. Крім того, можна оновити веб-сторінку з документа Word використовуючи ту ж саму процедуру, яка застосовувалася при перетворенні документа Word на веб-сторінку. Якщо документ Word був попередньо перетворений у веб-сторінку, у діалоговому вікні веб-сторінки Створення сторінки з документа буде запропоновано оновити наявну веб-сторінку