Створення автоматизованої інформаційної системи підприємства Меблевий цех

Малюнок 1.2 (б) Функціональна модель підприємства (внутрішні зв'язки)
На третій частині функціональної моделі відобразимо роботу кожного відділу цеху, що має відношення до автоматизації.
Магазин: Функції продавця в магазині полягають у наступному:
1) приймання замовлення є першою операцією життєвого циклу нового виробу. Замовлення приймається продавцем в магазині при меблевому цеху. Покупці можуть варіювати забарвлення оббивки і комплектацію моделі. Продавець оформляє договір і приймає передоплату;
2) організація доставки готового замовлення покупцеві. Після інформації про готовність замовлення продавець зв'язується з покупцем і домовляється про час доставки. Потім створює гарантійний талон, документи на отримання товару, прийом залишилася оплати.

Малюнок 1.2 (в) Функціональна модель магазину
Технологічний відділ: дизайнер-технолог технологічного відділу виконує дві не пов'язані між собою завдання: виготовлення нових моделей м'яких меблів і технологічна опрацювання замовлень.
З першим завданням все ясно - дизайнер-технолог, вивчаючи запити покупців, створює нові моделі м'яких меблів.
Друге завдання полягає в наступному: після отримання інформації про нове замовлення дизайнер-технолог з необхідності проводить технологічну корекцію робочих і складальних креслень і випуск технологічної документації - карт розкрою матеріалів, таблиць операцій і т.д. Потім формує відомості комплектації - список матеріалів і комплектуючих, необхідних для виготовлення виробу, із зазначенням їх точної кількості.

Малюнок 1.2 (г). Функціональна модель технологічного відділу
Склад матеріалів: Кладовщик виконує наступні функції:
1) після отримання накладної на отримання необхідної кількості матеріалів зі складу передає матеріали до майстерні для виготовлення замовлення;
2) створює сумарну відомість на закупівлю потрібної кількості матеріалу в постачальників;
3) проводить прийом закуплених матеріалів на склад.

Малюнок 1.2 (д). Функціональна модель складу матеріалів
Майстерня: Всю роботу над конкретним замовленням виконує один майстер. Його роботу можна розбити на чотири етапи. На першому етапі майстер розпилює пиломатеріали, обробляє частини виробу і збирає каркас моделі. На другому етапі проводиться раскройка чохлів, в які потім буде покладена набивка (м'які елементи). На третьому етапі створюються пружинні блоки (цей етап пропускається, якщо блоків немає в моделі). Останнім етапом є обтягування м'яких меблів тканиною.

Малюнок 1.2 (е). Функціональна модель майстерні
1.3.3 Інформаційна модель підприємства.
Для побудови інформаційної схеми необхідно проаналізувати процеси отримання, зберігання та використання інформації на підприємстві. Одним з основних інформаційних носіїв є документи, які використовуються при роботі підприємства. Виконання кожної проектної операції на будь-якому рівні передбачає отримання вхідної інформації, її обробку та передачу для виконання подальших операцій.

Малюнок 1.3. Інформаційна модель підприємства
Примітка: Стрілками синього кольору показані інформаційні потоки документації життєвого циклу всередині підприємства, зеленого кольору - інформаційне взаємодія підприємства з зовнішнім середовищем, а червоними - контролюючі потоки, які хоча і не припускають формування окремих документів, але грають істотну роль.
Пояснення до нумерації стрілок:
Продавець в м агазіне приймає замовлення на виробництво м'яких меблів від п окупателя. Далі інформація про замовлення (1) передається директору, який передає замовлення в м астерскую, і в технологічний відділ.
У Технологічному відділі готуються 2 види документів: відомість комплектації (2) йде в бухгалтерію, а технологічна документація (3) передається в майстерню.
У бухгалтерії формується накладна на отримання матеріалів (4) і передається на склад.
Якщо необхідні матеріали є в наявності, то комірник готує накладну на передачу матеріалів (5), вона відправляється в майстерню. Якщо матеріали відсутні на складі, то формується відомість на закупівлю (6), яка йде директору. Директор зв'язується з постачальниками і домовляється про постачання необхідних матеріалів на склад. Після оплати рахунку (7) в бухгалтерії закуплені матеріали від постачальників надходять на склад разом з прибутковими документами (8).
Після виконання замовлення, інформація про його готовність (9) надходить з м астерской в магазин. Продавець зв'язується з п окупателем, повідомляє йому, що його замовлення виконане, і домовляється про час доставки. Документи на отримання замовлення (10) продавець передає водієві. Водій підписує документи у клієнта і передає їх до бухгалтерії.
У бухгалтерію так само передається передоплата (11) і залишок оплати замовлення (12).
Розроблені д ізайнером проекти нових моделей м'яких меблів (13) передаються д иректор для затвердження.
Бухгалтерія здійснює щомісячні платежі в муніципальні служби: податки (14), пенсійні нарахування працівників цеху (15), комунальні платежі (16).
Бухгалтерія в міру необхідності доставляє оперативну інформацію директору (17).
Червоними стрілками на схемі показані контролюючі потоки, які не передбачають формування окремих документів. Це матеріальний і фінансовий контроль бухгалтерії (18), технічний контроль над виконанням замовлення (19) технологічного відділу і управлінський контроль (20) директора цеху.
1.4 Визначення місії, виділення критичних чинників успіху і проблем підприємства (завдання 1).
1.4.1 Місія підприємства.

Місія підприємства - певний сенс його існування, який робить вирішальний вплив на результати діяльності. Чітко сформульована місія надихає і спонукає, дає можливість співробітникам підприємства виявляти ініціативу, формує головні передумови успіху діяльності підприємства при різних впливах на неї з боку зовнішнього і внутрішнього середовища.
Визначимо місію підприємства «Меблевий цех» - розробка та виробництво високоякісної м'якої меблів, яка була б доступна всім верствам населення, задовольняла б всі запити і створювала комфорт споживачеві.
1.4.2 Критичні фактори успіху
Після визначення місії підприємства необхідно провести її декомпозицію на стратегічні цілі. З усіх сформульованих цілей потрібно вибрати декілька найбільш важливих, які називають критичними факторами успіху.
Тобто, критичні фактори успіху (КФУ) - це ті заходи щодо реалізації стратегії, конкурентні можливості, результати діяльності, які кожна компанія повинна забезпечувати (або прагнути до цього), щоб бути конкурентоспроможною.
Критичні фактори - це ті рушійні сили, яким фірма повинна приділяти особливу увагу, так як вони визначають успіх (чи неуспіх) компанії на ринку, її конкурентні можливості, що безпосередньо впливають на її прибутковість.
При визначенні КФУ потрібно дотримуватися правила необхідності і достатності, згідно з яким кожен критичний чинник успіху необхідний для досягнення місії підприємства, а всі разом фактори повинні бути достатні для її досягнення.
Визначимо критичні фактори успіху меблевого цеху:
1. Висока якість продукції - зниження кількості дефектів, зменшення потреби в ремонті і т.д.;
2. Зручність обслуговування - простота оформлення та швидкість виконання замовлень, гарантійний ремонт;
3. Швидкість обробки інформації - для ефективної роботи цеху важлива швидкість обробки інформації, так як швидкість виконання замовлень безпосередньо залежить від цього чинника.
4. Розширення асортименту - розробка нових моделей з сучасним дизайном, але в ціновій ніші, яка відповідає рівню достатку середнього класу, дає можливість задовольнити смаки і запити всіх верств населення, а це, у свою чергу, допоможе підняти репутацію підприємства у споживача;
1.4.3 Структурні проблеми підприємства.
Структурні проблеми підприємства - це проблеми, які виникли в результаті розвитку і зміни підприємства. Це проблеми не поточного моменту, а існуючі постійно. Для вирішення таких проблем, як правило, потрібна зміна структури або технологічних процесів підприємства. На даний момент, на наш погляд, на підприємстві існують такі структурні проблеми:
1. Неефективний обмін інформацією між відділами цеху і директором. Оскільки процес проходження замовлень по підрозділах цеху не автоматизовано, то можлива затримка їх виконання, постачання матеріалів, немає можливості в будь-який момент зробити аналіз з продажу або отримати будь-яку іншу оперативну інформацію.
2. Технологічна документація готуватися вручну, що займає велику кількість часу і не гарантує відсутність помилок. А помилки ведуть до шлюбу продукції і до неекономічному витраті матеріалів.
3. Ні суворого обліку та контролю за витрачанням матеріалів і комплектуючих на складі матеріалів.
4. Не електронного каталогу моделей меблів, вироблених цехом, що дозволяє реально побачити варіанти виготовлення та оздоблення. Замовник може ознайомитися лише з моделями, представленими в магазині.
5. Ні поділу праці в майстерні. Кожен майстер веде замовлення повністю, з першого до останнього етапу. Як наслідок - неефективне використання праці майстрів.
1.4.4 Цілі інформаційної системи.
Цілі, що стоять перед інформаційною системою (ІС), повинні відповідати місії та списком КФУ підприємства і, як правило, йдуть зі структурних проблем підприємства. ІС покликана усунути ті проблеми, які можна вирішити за допомогою оптимізації інформаційного аспекту діяльності підприємства.
Для здійснення місії підприємства та усунень назрілих проблем прийнято рішення розробити і впровадити інформаційну систему, що дозволяє підвищити ефективність роботи меблевого цеху. Для цього потрібно провести комплексну автоматизацію всього виробничого процесу.

1.4.5 Список завдань інформаційної системи.
Список завдань, що стоять перед ІС, повинен показати, як (або за допомогою чого) досягти поставлених цілей. Співвідношення цілей і завдань ІС аналогічно співвідношенню місії та списку КФУ підприємства.
В ідеалі, на підприємстві має працювати єдиний програмний комплекс, що зв'язує роботу різних фахівців на різних робочих місцях у єдину технологічну та інформаційну ланцюжок. Для цього ми склали список початкових цілей, що стоять перед ІС:
1. Проаналізувати обмін інформацією між відділами цеху і директором. По можливості спростити передачу, зробити її більш ефективною, усунути дублювання інформації. Автоматизувати документообіг всередині підприємства. Це дозволить скоротити ручні операції, прискорити обробку інформації, підвищити точність обліку і, найголовніше, скоротити час обробки замовлень. Керівництво підприємства в будь-який момент часу буде мати необхідну оперативну інформацію.
2. Автоматизувати роботу технологічного відділу. Оскільки цех випускає тільки стандартний набір м'яких меблів (не створює меблі на замовлення), то має сенс заздалегідь підготувати всю конструкторсько-технологічну документацію та відомості комплектації. Це дозволить підвищити продуктивність праці технолога, і значно скоротити час технологічної опрацювання робочих і складальних креслень, випуску карт розкрою і т.д. Як наслідок значно скоротитися шлюб на виробництві, час обробки замовлень і буде досягнута значна економія матеріалів.
3. Важливим чинником підвищення ефективності роботи підприємства є організація суворого обліку та контролю за витрачанням матеріалів та комплектуючих, забезпечення безперебійного постачання виробництва всім необхідним, наявність оптимальних запасів на складі, тобто, по суті, впровадження автоматизованої системи складського обліку.
4. Створити електронний каталог моделей м'яких меблів, вироблених в цеху, а також пов'язати цей каталог з прайс-листом. За каталогом можна буде відразу отримати відомість комплектації, вартісної розрахунок, і весь комплект креслень та специфікацій для виготовлення.
5. Провести розподіл праці в майстерні.

2. ПРОЕКТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ. ВИДІЛЕННЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ (завдання 2).
Бізнес-процес являє собою систему послідовних, цілеспрямованих і регламентованих видів діяльності, в якій за допомогою керуючого впливу та з допомогою ресурсів входи процесу перетворюються у виходи, результати процесу, що представляють цінність для споживачів. Бізнес-процеси поділяють на основні, що виробляють основні виходи, одержувані клієнтами організації, і допоміжні, вихід яких використовується іншими підрозділами організації. Бізнес-процес повинен мати постачальника і споживача (зовнішній об'єкт або інший бізнес-процес).
2.1 Способи опису бізнес-процесів
Існує два види інструментів, що застосовуються при описі бізнес-процесів - вертикальне і горизонтальне опис.
При вертикальному описі показують тільки роботи та їх ієрархічний лад у дереві бізнес-процесу. У цьому випадку є тільки вертикальні зв'язки між батьківськими і дочірніми роботами (рис.4а). При горизонтальному описі так само показується, як ці роботи між собою взаємопов'язані, в якій послідовності вони виконуються, які інформаційні і матеріальні потоки між ними рухаються. У цьому випадку в моделі бізнес-процесу з'являються горизонтальні зв'язки між різними роботами, які процес складають (рис.4б).

Малюнок 2. Вертикальне і горизонтальне опис бізнес-процесів
Фахівці з організаційного проектування використовують різну термінологію при описі бізнес-процесів. Наприклад, вертикальне опис називають функціональним описом, горизонтальне - процесним описом або просто описом бізнес-процесів.
2.2 Горизонтальне опис бізнес-процесів.
В даний час існують три основних способи горизонтального опису бізнес-процесів: текстовий, табличний, графічний. Опишемо коротко ці способи.
1. Текстовий
Цей спосіб є не що інше, як текстове послідовний опис бізнес-процесу. Багато російських компаній розробили і використовують у своїй діяльності регламентуючі документи, частина яких є процесними регламентами і представляє не що інше, як текстовий опис бізнес-процесів. Наведемо як приклад текстовий опис одного з бізнес-процесів нашого меблевого цеху:
Бізнес процес: «Оформлення замовлення» - Продавець приймає замовлення від покупця, оформляє договір, бере передоплату. Передоплата передається в бухгалтерію. Інформація про замовлення надходить директору, і запускається наступний бізнес-процес «Виконання замовлення».
2. Табличний.
Для цілей аналізу та оптимізації діяльності компанії текстовий опис бізнес-процесів не оптимально. Справа в тому, що опис бізнес-процесу в текстовому вигляді системно розглянути та проаналізувати неможливо. Текстова інформація сприймається людським мозком послідовно. Наприклад, коли людина читає регламент і доходить до його кінця, він практично завжди забуває про те, що було на початку документа. Другий недолік текстового представлення бізнес-процесу полягає в тому, що людська свідомість влаштовано так, що воно може працювати ефективно тільки з образами. При сприйнятті та аналізі текстової інформації людський мозок розкладає її на ряд образів, на що йдуть додатковий час і розумові зусилля. Тому при використанні текстового опису бізнес-процесів продуктивність і якість рішень щодо оптимізації діяльності залишають бажати кращого, що особливо сильно проявляється, коли рішення приймається групою людей.
Свого часу фахівці з інформаційних технологій розробили більш структурований підхід до опису бізнес-процесів. Ними було запропоновано розбити бізнес-процес по осередках структурованої таблиці, в якій кожна колонка і рядок мають певне значення. Дану таблицю читати простіше, з неї легше зрозуміти, хто за що відповідає, в якій послідовності в бізнес-процесі виконуються роботи, і, відповідно, бізнес-процес простіше проаналізувати. Таблична форма опису бізнес-процесів більш ефективна в порівнянні з текстовою і в даний час активно застосовується фахівцями з інформаційних технологій для опису бізнес-процесів в додатку до завдань їх автоматизації.
Таблиця № 1.
Табличне опис бізнес-процесу «Оформлення замовлення».

№	Операція	Відповідальний-ний	Що (Вхід)	Від кого (Постачальник)	Що (Вихід)	Кому (Клієнт)
1	Прийняти замовлення	Продавець	Замовлення	Покупець	-	-
2	Оформити договір	Продавець	-	-	Договір	Директор, б-п. «Виконан-ня замовлення».
3	Отримати передоплату	Продавець	Передоплата	Покупець	Передоплата	Бухгалтерія

3. Графічний.
Останнім часом стали інтенсивно розвиватися і застосовуватися при описі бізнес-процесів графічні підходи. Визнано, що графічні методи володіють найбільшою ефективністю при вирішенні завдань щодо опису, аналізу та оптимізації діяльності компанії.
Виявилося, що графіка хороша тим, що графічна інформація, розташована у полі зору людини, сприймається його мозком одночасно. Друга перевага в тому, що менеджер, як і будь-яка людина, має правопівсферні мислення і мислить у вигляді образів. Будь-яку текстову інформацію він переводить в образи. У випадку, коли йому надається інформація у вигляді графічних образів, значно зростають його можливості аналізу і прийняття рішень.

Малюнок 2.1 Бізнес-процес «Оформлення замовлення»
У даній роботі ми будемо описувати бізнес-процеси текстовим способом і графічно.
2.3 Виділення основних і допоміжних бізнес-процесів меблевого цеху.
Отже, проаналізувавши діяльність меблевого цеху і провівши передпроектне дослідження, ми змогли виділити чотири основних бізнес-процесів меблевого цеху:
1. Оформлення замовлення;
2. Виконання замовлення;
3. Доставка замовлення покупця;
4. Розробка нової моделі.
і чотири допоміжних бізнес-процесу:
5. Технологічна опрацювання замовлення;
6. Отримання матеріалів зі складу;
7. Робота складу;
8. Робота бухгалтерії.
Перший бізнес процес ми описали в попередньому кроці. Опишемо інші.
Бізнес-процес «Виконання замовлення»
До складу даного бізнес-процесу входять два допоміжних бізнес-процесу - «Технологічна опрацювання замовлення» та «Доставка матеріалів зі складу» (їх ми докладно опишемо нижче). Директор доручає замовлення конкретного майстра. Після отримання технологічної документації та необхідних матеріалів зі складу, починається виготовлення замовлення. Майстер веде всю роботу, починаючи з розпилювання пиломатеріалів і закінчуючи обтягуванням меблів тканиною. Після закінчення робіт запускається наступний бізнес-процес «Доставка замовлення».

Малюнок 2.2 Бізнес-процес «Виконання замовлення»
Бізнес-процес «Доставка замовлення»:
Запускається після бізнес-процесу «Виконання замовлення». Інформація про готовність замовлення надходить у магазин. Продавець зв'язується із замовником і домовляється про час доставки. Потім створює документи на отримання замовлення, залишку оплати і гарантійний талон. Документи передаються водію, який забирає замовлення з майстернею і доставляє його замовнику. Підписані документи і залишок оплати передаються в бухгалтерію.

Малюнок 2.3 Бізнес-процес «Доставка замовлення»
Бізнес-процес «Розробка нової моделі»
Дизайнер-технолог цеху, вивчаючи попит покупців, створює нову модель м'яких меблів. Якщо директор схвалює нову модель, то проект передається в майстерню для подальшого виготовлення, а звідти в магазин. Продавці в магазині пропонують нову модель покупцям.

Малюнок 2.4 Бізнес-процес «Розробка нової моделі»
Бізнес-процес «Технологічна опрацювання замовлення»
На цьому етапі виконується два основні завдання:
· Корекція робочих і складальних креслень і випуск технологічної документації: карт розкрою матеріалів, таблиць операцій і т.д. Документація передається у виробництво;
· Формування відомості комплектації - списку матеріалів і комплектуючих, необхідних для виготовлення виробу, із зазначенням їх точної кількості. Запускається бізнес-процес «Доставка матеріалів зі складу»

Малюнок 2.5 Бізнес-процес «Технологічна опрацювання замовлення»
Бізнес-процес «Доставка матеріалів зі складу»:
Запускається після виконання бізнес-процесу «Технологічна опрацювання замовлення». На підставі відомості комплектації формується накладна на отримання матеріалів, яка передається на склад. Якщо матеріали є на складі, то вони передаються у виробництво разом з накладною на передачу матеріалів. Якщо необхідних матеріалів немає на складі, то формується відомість на закупівлю, що передається директору цеху. Технологічна операція «Встановити наявність матеріалів» даного бізнес-процесу є так само технологічною операцією допоміжного бізнес-процесу «Робота складу».

Малюнок 2.6 Бізнес-процес «Доставка матеріалів зі складу»
Бізнес-процес «Робота бухгалтерії»
Робота бухгалтерії полягає в наступному:
· Матеріально-фінансовий контроль;
· Надання необхідної інформації директору цеху (договори, рахунки, звіти, зведення тощо);
· Розрахунок заробітної плати співробітників;
· Нарахування виплат в муніципальні служби (пенсійний фонд, комунальні служби, податкової і т.д.).

Малюнок 2.7 Бізнес-процес «Робота бухгалтерії»
Бізнес-процес «Робота складу»
Відсутні матеріали доставляються на склад від постачальників. Потім надходять у виробництво для виконання замовлень. До складу даного бізнес-процесу входить технологічна операція «Встановити наявність матеріалів» бізнес-процесу «Доставка матеріалів зі складу» (див. вище). Технологічні операції даного бізнес-процесу не пов'язані між собою безпосередньо.

Малюнок 2.8 Бізнес-процес «Робота бухгалтерії»

3. ПРОЕКТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ. АНАЛІЗ І ОПТИМІЗАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ (завдання 3).
Для проведення аналізу, оптимізації чи перебудови своєї діяльності, компанії необхідно мати актуальну модель своїх бізнес-процесів, що відображає його структуру і всі процеси, що відбуваються в ньому. Бізнес-процеси нашого цеху ми виділили на попередньому кроці. Така модель дає наочний матеріал для аналізу того, що відбувається в компанії, показує "вузькі місця" в її діяльності, виявляє можливі ризики і непродуктивні витрати, які несе компанія у своїй діяльності внаслідок дублювання функцій і зон відповідальності. Для побудови такої моделі необхідно провести (і постійно оновлювати відповідно зі змінами) аналіз бізнес-процесів і структури компанії. За результатами аналізу вибираються бізнес-процеси, які вимагають змін. Може бути прийнято рішення про проведення оптимізації вибраних бізнес-процесів. Оптимізація - це порівняно невеликі зміни, спрямовані на поліпшення існуючих бізнес-процесів. Оптимізація потрібна, якщо в цілому бізнес-процеси працюють, але не приносять великих проблем і втрат (не загрожують існуванню підприємства). Автоматизація системи управління підприємством так само має на увазі оптимізацію бізнес-процесів даного підприємства.
Почнемо аналіз виявлених бізнес-процесів. Для початку проведемо оцінку бізнес-процесів за ступенем задоволення критичним факторів успіху (КФУ).
3.1 Оцінка бізнес-процесів за ступенем задоволення критичним факторів успіху.
Для оцінки ступеня задоволення бізнес-процесів критичним факторів успіху підприємства використовують матрицю зіставлення, стовпці якої відповідають сформульованим КФУ, а рядки виділеним бізнес-процесів. У клітинах матриці проставляють оцінку відповідності процесу КФУ за п'ятибальною системою. Після заповнення по кожному процесу потрібно підсумувати оцінки та кількість задіяних КФУ. Низькі оцінки процесу говорять про те, що його потрібно оптимізувати або замінити поєднанням нових бізнес-процесів.
Таблиця 1.
Матриця зіставлення бізнес-процесів підприємства КФУ.

Бізнес-процеси	Висока якість продукції	Зручність обслуговування	Швидкість обробки інф-ії	Розширення асортименту	Середній бал
Оформлення замовлення	х	3	3	х	3
Виконання замовлення	4	3	3	х	3,3
Доставка замовлення	х	5	4	х	4,5
Розробка нової моделі	4	х	x	5	4,5
Технологічна опрацювання замовлення	3	3	3	х	3
Доставка матеріалів зі складу	х	3	3	х	3
Робота бухгалтерії	х	х	3	х	3
Робота складу	х	3	3	4	3,3

Проаналізувавши отриману матрицю, можна побачити, що в основному переважає середня оцінка - три. У цілому всі процеси відбуваються досить повільно, тому що обробка інформація проводиться вручну, а це призводить до тимчасової и м затримок і помилок. Як наслідок, час підготовки і виконання замовлення недозволено затягується. Для усунення виявлених недоліків необхідно провести оптимізацію і автоматизацію бізнес-процесів.

Коротко про методи оптимізації бізнес-процесів.
Перерахуємо деякі методои оптимізації бізнес-процесів.
1. Метод паралельного виконання технологічних операцій бізнес-процесу. Цей метод дозволяє скоротити загальний час виконання бізнес-процесу. На даний момент тривалість бізнес-процесів відіграє вирішальну стратегічну роль для компанії, визначає її конкурентоспроможність і виживання на динамічному конкурентному ринку.
2. Метод зменшення кількості входів і виходів бізнес-процесу. Якщо схема описаного бізнес-процесу вийшла досить складною, заплутаною, що містить багато входів і виходів, - можна з великою часткою ймовірності стверджувати про неоптимальності даного бізнес-процесу. Пояснюється це тим, що управляти таким бізнес-процесом і реалізувати його буде складно, що в свою чергу буде приводити до помилок і неузгоджень. Даний метод пропонує зайнятися спрощенням бізнес-процесів, що приводить до поліпшення всіх його показників, а також підвищенню ефективністю управління ім.
3. Метод усунення тимчасових розривів. Цікавим є такий факт. Виявляється, що в сучасних компаніях на реальне виконання роботи йде тільки 20% часу. 80% часу - це простої бізнес-процесів. Причини можуть бути самі різні - від затримки інформації на будь-якому етапі робіт до невчасно виданих зі складу необхідних матеріалів. Тому застосування методу усунення тимчасових розривів є актуальним і ефективним інструментом, який дозволяє скоротити час бізнес-процесу в кілька разів.
4. Мінімізація усної інформації. Чому використання в бізнес-процесі усної інформації призводить до невідповідностей та неефективності? По-перше, усна інформація має здатність сильно спотворюватися при передачі її від одного учасника бізнес-процесу до іншого. Друга причина викликана тим, що за усну інформацію не можна призначити відповідального. Тому потрібно зробити так, щоб у рамках бізнес-процесів всі інформаційні потоки були по можливості документовані.
5. Стандартизація форм збору та передачі інформації. Підвищити ефективність бізнес-процесів дозволяє метод стандартизації форм збору та передачі інформації. У багатьох компаніях відсутні типові форми документів, а це ускладнює їх обробку.
6. Організація точок контролю. Точка контролю - ця робота, метою якої є контроль відповідності результатів певної технологічної операції в бізнес-процесі сформульованим вимогам до її результату. У разі виявлення невідповідності організується зворотний зв'язок, в рамках якої результат повинен бути скоректований. Існує два типи точок контролю: впроваджені в бізнес-процес і "спостерігають" за процесом.
3.2 Оптимізація бізнес-процесів меблевого цеху.
Однією з цілей створюваної інформаційної системи було створення електронного каталогу моделей м'яких меблів, вироблених в цеху, а також зв'язок цього каталог з прайс-листом. Те, що наш меблевий цех працює тільки із стандартним набором м'яких меблів (не створює меблі на замовлення), значно полегшує завдання. Більша частина навантаження по підготовці електронного каталогу звичайно ж лягає на дизайнера-технолога. Він повинен підготувати технологічну документацію та відомість комплектації на кожну модель меблів, що виготовляється в цеху. Тоді після занесення цієї документації в каталог, можна відразу буде отримати вартісної розрахунок, і весь комплект креслень та специфікацій для виготовлення конкретної моделі меблів. А це значно зменшить час над підготовкою передачі замовлення у виробництво. Оптимізацію бізнес-процесів будемо проводити з припущенням, що такий електронний каталог м'яких меблі вже створений.