Документаційне управління діяльністю
питання № 1.
«Порядок складання документів»
План відповіді
- Вимоги до тексту
- Елементи тексту документа
питання № 2.
"Поточне зберігання документів»
План відповіді
- Поняття номенклатури справ
- Формування справ
- Зберігання справ
питання № 3.
«Інформаційно-довідкові документи
їх складання та оформлення »
План відповіді
- Поняття інформаційно-довідкових документів
- Види інформаційно-довідкових документів
1. Порядок складання документів
- Вимоги до тексту
Складання службових документів займає значну частину робочого часу співробітників управлінського апарату і вимагає великих зусиль. Щоб скласти повноцінний документ перш за все треба добре знати освітлюваний в документі питання й володіти достатньою інформацією.
Приступаючи до складання документа, керуються такими правилами.
По-перше, уточнюються доцільність, мета документа і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє правильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид документа, його форму, багато в чому визначають стиль і характер викладення тексту.
По-друге, необхідно вивчити законодавчі акти, рішення уряду, відомчі нормативні акти, що регулюють порядок вирішення питань такого типу. Це найголовніший етап, що показує професійні знання готує документ, особливо, якщо подібне питання вирішується укладачем уперше. Знання законодавчо-нормативних актів забезпечить відповідність змісту документа компетенції даної установи, правильний вибір адресата для вирішення питання, грамотну його постановку.
Сьогодні при наявності відповідних електронних баз даних, що містять повнотекстовий набір законодавчих, нормативних актів з напряму діяльності організації (фірми), провести таку попередню підготовку неважко.
При складанні розпорядчих документів, наприклад, наказів, слід крім того вивчити раніше видані розпорядчі документи як вищестоящої, так і своєї організації, щоб уникнути суперечності з ними і дублювання, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Цей етап підготовки документа також легше провести, маючи в пам'яті комп'ютера тексти розпорядчих документів.
Потім приступають до збору інформації по суті поставленого в документі конкретного питання. Для цього можуть бути залучені справой, звіти, доповідні записки, акти, листи тощо, як наявні на папері, так і що знаходяться в пам'яті комп'ютера.
Знаючи на підставі законодавчо-нормативних актів, як вирішуються подібні питання і зібравши всю необхідну інформацію, складають проект документа. При цьому використовують трафаретні тексти, набори стандартних фраз і висловів.
Проект документа редагується і узгоджується. Останній етап остаточне оформлення і підписання документа.
У практиці документування зломили загальні вимоги, пропоновані до текстів документів. Перш за все слід пам'ятати, що службовий документ покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю та логічністю наведених фактів і доказів. Формулювання службового документі повинні бути бездоганні у юридичному відношенні.
Найважливішими є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості документа при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту.
Під достовірністю інформації розуміється відображення фактичного стану справи, неупереджене опис і оцінка подій.
Повнота інформації передбачає, що в документі викладена вся інформація, необхідна для вирішення питання, поставленого в документі. Саме неповнота інформації найчастіше змушує запитувати відсутні відомості, Породжує листування і затримує вирішення питання.
Точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, зумовлюються стислістю і ясністю викладу.
Чіткість викладу забезпечує однозначність розуміння документа, адекватність сприйняття тексту автором та адресатом, що є одним з основних умов управлінської діяльності. Неточно зрозумілий розпорядчий документ, лист і т.д. можуть призвести до небажаних наслідків.
Стислість досягається насамперед відбором необхідної та достовірної інформації, виключенням повторень та зайвих подробиць Кожне слово в тексті документа повинна нести смислове навантаження.
Досягти ясності у викладі допомагають ретельний добір слів, правильна композиційна структура тексту, продуманість формулювань і прямий порядок слів у реченні, коли присудок слід за підметом, визначення стоїть перед визначеним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію, використовується зворотній порядок шарі.
Якщо приводом для створення якого або документа послужив інший документ або доказом є відомості з іншого документа, в тексті наводяться повні його дані, тобто зазначаються вид документа, найменування організації - автора, дата документа, реєстраційний номер документа і заголовок до тексту.
До особливостей ділового стилю належить широке застосування стійких мовних формул - мовних оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Вони викликані насамперед повторюваністю управлінських ситуацій та порівняльної обмеженістю ділового мовлення. Набори таких стандартних фраз і виразів використовуються при складанні актів, довідок та інших інформаційно-довідкових документів. • У діловому листуванні, особливо з іноземними кореспондентами, також прийнято використовувати стійкі фразеологічні звороти, що допомагає при перекладі на іншу мову. При використанні комп'ютера ці стандартні фрази вводяться в пам'ять машини. Стійкі словосполучення (мовні формули) забезпечують однозначність розуміння тексту, скорочують час на його підготовку та сприйняття одержувачем.
Для стилю службових документів характерно також вживання стійких словосполучень, тому що в діловій документації більшість слів вживається тільки з одним або обмеженою групою слів.
У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, використовується форма викладу від 3-ї особи однини..
У спільних документах текст викладається від 1-ї особи множини особи.
У протоколах використовується форма викладу текст від 3-ї особи множини особи, а запис виступів ведеться від 3-ї особи однини.
Широке поширення в службових документах набуло застосування скорочених слів і словосполучень, що зменшує обсяги документів і прискорює сприйняття інформації.
Документи діляться в залежності від кількості порушених у них питань на прості і складні. Прості, тобто містять одне питання документи значно легше в обробці (реєстрація, постановка на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються кількох самостійних питань і виконавців або навіть різних структурних підрозділів. З них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. Їх обробка викликає деякі труднощі (при реєстрації вноситься кілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання і т.д.). Складно вирішити питання про приміщення такого документа в справу. Тому при складанні найбільш численних видів інформаційно-довідкових документів (листи, доповідні записки, довідки) рекомендується включати в них по одному питанню. Протоколи, накази, постанови зазвичай бувають складними за підтримання. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа і дата.
Для кращого сприйняття документа його текст ділиться на абзаци-найпростіші компоненти тексту, що складаються з однієї або декількох фраз (пропозицій) і характеризуються єдністю і відносної закінченістю змісту. Зазвичай абзац містить не більше двох-трьох пропозицій. З абзацу починається кожна нова думка. Подібний прийом допомагає вдуматися у зміст документа, зробити невеликі зупинки при читанні документа.
Тексти документів складних, великих за обсягом (огляди, звіти, довідки тощо) поділяються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Структура тексту окремих видів документів може бути зумовлена нормативними актами, в яких вказується, з яких частин документ складається. Так, наприклад, складається посадова інструкція, положення про структурний підрозділ.
Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення певного кола завдань, нерідко породжуються однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.
Під трафаретом розуміють заздалегідь надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією і пропусками для заповнення перцевої інформацією, яка характеризує цукеркову ситуацію, яка відображається даним документом.
Найбільша повторюваність текстів зустрічається в документах, що направляються на адресу підвідомчих організацій, інститутів, служб або однорідних фірм.
Трафаретні тексти можуть бути розроблені в усіх галузях діяльності, причому як в межах одного підприємства, установи, фірми, так і системи однорідних підприємств чи установ, організацій одного відомства чи групи однорідних установ та підприємств різних відомств.
Первинні бухгалтерські документи виконуються, як правило, на уніфікованих бланках, при їх складанні лише вписуються (заповнюються) частини тексту. До їх заповнення нормативні акти пред'являють особливі вимоги.
Записи в первинних фінансових документах виробляються чорнилом, пастою кулькової ручки, хімічним олівцем або за допомогою друкарських машин та засобів механізації. Вільні рядки прокреслюються.
Інформація в первинних документах фіксується як у вигляді тексту, так і в цифровій формі. На відміну від документів інших систем документації, у бухгалтерських документах підчистки і недомовлені виправлення не допускаються.
Якщо допущена помилка, то неправильний текст або сума не замазуються, як це робиться у звичайних документах, а закреслюються однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, і над закресленим надписується виправлений текст або сума.
Потім виправлення обмовляється написом "виправлено" і підтверджується підписом особи, яка підписала документ, і датою виправлення.
У первинних бухгалтерських документах показники грошових сум часто виражаються не тільки цифрами але і щоб уникнути можливих помилок, вони дають у словесному варіанті.
- Елементи тексту документа
Закінчивши складати текст документа, до нього формулюють заголовок, що є обов'язковим елементом будь-яких документів, що виконуються на форматі А4, незалежно від виду, змісту і призначення документа.
Тема складається тим, хто готував документ. Він розміщується в лівому верхньому кутку документа під основними реквізитами. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 знаків. Тема друкується без лапок без лапок і не підкреслюється. Наявність заголовка значно полегшує обробку документа, так як не читаючи всього тексту, і отримати уявлення про зміст і направити документ на виконання.
Відмітка про наявність додатка. Окремі службові документи мають додатки. Такими додатками можуть стати будь-які документи, що направляються з супровідним листом, що пояснюють причину їх відправлення. До нормативних або розпорядчих документів як додаток даються документи, які ними або затверджені або вводяться в дію.
Якщо додатки в тексті не названі, їх найменування дається у позначці про додатки із зазначенням кількості аркушів і примірників у кожному додатку. При наявності кількох додатків їх нумерують.
Якщо при направленні документа на кілька адрес, додаток надсилається не всім адресатам, то у відмітці про наявність додатків зазначається, в яку адресу програми надсилаються
Якщо додаток зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.
2. Поточне зберігання документів
- Поняття номенклатури справ
У процесі діяльності фірми, установи, підприємства утворюється велика кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань документи стають хоронителями ретроспективної інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.
Швидкий пошук і використання таких документів можливі лише при чіткій їх класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи, як "Сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку». Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи служить номенклатура дбав.
Номенклатура справ - "Систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку». Інакше кажучи, номенклатура справ - це найпростіший класифікатор, що дозволяє швидко розкласти документи по папках (справах) для оперативного їх пошуку в разі потреби.
Номенклатура справ - документ багатоцільового призначення.
По-перше, як випливає з визначення номенклатури, її головним призначенням є систематизація документів, тобто вона служить плавлення документів після їх виконання у справи, і таким чином визначає систему зберігання документів в установі.
По-друге, кожна справа, включене до номенклатури, має вказівки зберігання документів, поміщених в нього. Розподіляючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно намічають, поки ще орієнтовно, термін зберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів.
Номенклатура, закріплюючи індексацію справ, використовується при реєстрації документів - індекс справи за номенклатурою часто входить складовою частиною в реєстраційний індекс документів.
Класифікаційна схема номенклатури може бути використана як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи.
Номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів установи справ з термінами зберігання до 10 років включно.
Номенклатура справ служить основою при складанні описів на справи постійного зберігання і з термінами зберігання понад 10 років.
Номенклатура справ має довідкове значення при вивченні структури установи.
Номенклатура справ повинна бути в кожній установі, організації, підприємстві, фірмі і охоплювати всі документи, що створюються в процесі їх діяльності. Номенклатури справ бувають трьох видів: цукеркові «Чи індивідуальні (номенклатура справ певної організації, фірми, установи, підприємства); зразкові та типові.
Приступаючи до складання номенклатури справ, необхідно знати вимоги до них, які пред'являються нормативно-методичних документів.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, вид документів вказується у множині.
У заголовку листування уточнюється з ким вона ведеться і з яких питань. Якщо листування ведеться з одним кореспондентом, дається його конкретну назву і т.д.
питання № 1.
«Порядок складання документів»
План відповіді
- Вимоги до тексту
- Елементи тексту документа
питання № 2.
"Поточне зберігання документів»
План відповіді
- Поняття номенклатури справ
- Формування справ
- Зберігання справ
питання № 3.
«Інформаційно-довідкові документи
їх складання та оформлення »
План відповіді
- Поняття інформаційно-довідкових документів
- Види інформаційно-довідкових документів
1. Порядок складання документів
- Вимоги до тексту
Складання службових документів займає значну частину робочого часу співробітників управлінського апарату і вимагає великих зусиль. Щоб скласти повноцінний документ перш за все треба добре знати освітлюваний в документі питання й володіти достатньою інформацією.
Приступаючи до складання документа, керуються такими правилами.
По-перше, уточнюються доцільність, мета документа і коло питань, які підлягають вирішенню. Це дозволяє правильно вибрати для фіксації управлінського рішення вид документа, його форму, багато в чому визначають стиль і характер викладення тексту.
По-друге, необхідно вивчити законодавчі акти, рішення уряду, відомчі нормативні акти, що регулюють порядок вирішення питань такого типу. Це найголовніший етап, що показує професійні знання готує документ, особливо, якщо подібне питання вирішується укладачем уперше. Знання законодавчо-нормативних актів забезпечить відповідність змісту документа компетенції даної установи, правильний вибір адресата для вирішення питання, грамотну його постановку.
Сьогодні при наявності відповідних електронних баз даних, що містять повнотекстовий набір законодавчих, нормативних актів з напряму діяльності організації (фірми), провести таку попередню підготовку неважко.
При складанні розпорядчих документів, наприклад, наказів, слід крім того вивчити раніше видані розпорядчі документи як вищестоящої, так і своєї організації, щоб уникнути суперечності з ними і дублювання, загострити увагу на невирішених сторонах проблеми. Цей етап підготовки документа також легше провести, маючи в пам'яті комп'ютера тексти розпорядчих документів.
Потім приступають до збору інформації по суті поставленого в документі конкретного питання. Для цього можуть бути залучені справой, звіти, доповідні записки, акти, листи тощо, як наявні на папері, так і що знаходяться в пам'яті комп'ютера.
Знаючи на підставі законодавчо-нормативних актів, як вирішуються подібні питання і зібравши всю необхідну інформацію, складають проект документа. При цьому використовують трафаретні тексти, набори стандартних фраз і висловів.
Проект документа редагується і узгоджується. Останній етап остаточне оформлення і підписання документа.
У практиці документування зломили загальні вимоги, пропоновані до текстів документів. Перш за все слід пам'ятати, що службовий документ покликаний спонукати до якого-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю та логічністю наведених фактів і доказів. Формулювання службового документі повинні бути бездоганні у юридичному відношенні.
Найважливішими є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості документа при повноті інформації, точності, що виключає можливість двоякого розуміння тексту.
Під достовірністю інформації розуміється відображення фактичного стану справи, неупереджене опис і оцінка подій.
Повнота інформації передбачає, що в документі викладена вся інформація, необхідна для вирішення питання, поставленого в документі. Саме неповнота інформації найчастіше змушує запитувати відсутні відомості, Породжує листування і затримує вирішення питання.
Точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, зумовлюються стислістю і ясністю викладу.
Чіткість викладу забезпечує однозначність розуміння документа, адекватність сприйняття тексту автором та адресатом, що є одним з основних умов управлінської діяльності. Неточно зрозумілий розпорядчий документ, лист і т.д. можуть призвести до небажаних наслідків.
Стислість досягається насамперед відбором необхідної та достовірної інформації, виключенням повторень та зайвих подробиць Кожне слово в тексті документа повинна нести смислове навантаження.
Досягти ясності у викладі допомагають ретельний добір слів, правильна композиційна структура тексту, продуманість формулювань і прямий порядок слів у реченні, коли присудок слід за підметом, визначення стоїть перед визначеним словом. Але в тих випадках, коли смислове навантаження падає на дію, використовується зворотній порядок шарі.
Якщо приводом для створення якого або документа послужив інший документ або доказом є відомості з іншого документа, в тексті наводяться повні його дані, тобто зазначаються вид документа, найменування організації - автора, дата документа, реєстраційний номер документа і заголовок до тексту.
До особливостей ділового стилю належить широке застосування стійких мовних формул - мовних оборотів, використовуваних в незмінному вигляді. Вони викликані насамперед повторюваністю управлінських ситуацій та порівняльної обмеженістю ділового мовлення. Набори таких стандартних фраз і виразів використовуються при складанні актів, довідок та інших інформаційно-довідкових документів. • У діловому листуванні, особливо з іноземними кореспондентами, також прийнято використовувати стійкі фразеологічні звороти, що допомагає при перекладі на іншу мову. При використанні комп'ютера ці стандартні фрази вводяться в пам'ять машини. Стійкі словосполучення (мовні формули) забезпечують однозначність розуміння тексту, скорочують час на його підготовку та сприйняття одержувачем.
Для стилю службових документів характерно також вживання стійких словосполучень, тому що в діловій документації більшість слів вживається тільки з одним або обмеженою групою слів.
У розпорядчих документах, що видаються на принципах колегіальності, використовується форма викладу від 3-ї особи однини..
У спільних документах текст викладається від 1-ї особи множини особи.
У протоколах використовується форма викладу текст від 3-ї особи множини особи, а запис виступів ведеться від 3-ї особи однини.
Широке поширення в службових документах набуло застосування скорочених слів і словосполучень, що зменшує обсяги документів і прискорює сприйняття інформації.
Документи діляться в залежності від кількості порушених у них питань на прості і складні. Прості, тобто містять одне питання документи значно легше в обробці (реєстрація, постановка на контроль, формування у справи), направлення на виконання. Складні документи найчастіше стосуються кількох самостійних питань і виконавців або навіть різних структурних підрозділів. З них доводиться знімати копії або встановлювати черговість виконання. Їх обробка викликає деякі труднощі (при реєстрації вноситься кілька питань, при постановці на контроль виділяється кожне питання і т.д.). Складно вирішити питання про приміщення такого документа в справу. Тому при складанні найбільш численних видів інформаційно-довідкових документів (листи, доповідні записки, довідки) рекомендується включати в них по одному питанню. Протоколи, накази, постанови зазвичай бувають складними за підтримання. Вони формуються в окремі справи, на обкладинках яких зміст не розкривається, а вказуються лише вид документа і дата.
Для кращого сприйняття документа його текст ділиться на абзаци-найпростіші компоненти тексту, що складаються з однієї або декількох фраз (пропозицій) і характеризуються єдністю і відносної закінченістю змісту. Зазвичай абзац містить не більше двох-трьох пропозицій. З абзацу починається кожна нова думка. Подібний прийом допомагає вдуматися у зміст документа, зробити невеликі зупинки при читанні документа.
Тексти документів складних, великих за обсягом (огляди, звіти, довідки тощо) поділяються на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Структура тексту окремих видів документів може бути зумовлена нормативними актами, в яких вказується, з яких частин документ складається. Так, наприклад, складається посадова інструкція, положення про структурний підрозділ.
Процес управління складається з виконання ряду функцій, вирішення певного кола завдань, нерідко породжуються однотипними ситуаціями, які викликають появу однотипних документів. Це стало підставою для уніфікації текстів документів. Уніфікований текст управлінського документа може бути представлений у вигляді трафарету, анкети, таблиці.
Під трафаретом розуміють заздалегідь надрукований текст з уніфікованою постійною інформацією і пропусками для заповнення перцевої інформацією, яка характеризує цукеркову ситуацію, яка відображається даним документом.
Найбільша повторюваність текстів зустрічається в документах, що направляються на адресу підвідомчих організацій, інститутів, служб або однорідних фірм.
Трафаретні тексти можуть бути розроблені в усіх галузях діяльності, причому як в межах одного підприємства, установи, фірми, так і системи однорідних підприємств чи установ, організацій одного відомства чи групи однорідних установ та підприємств різних відомств.
Первинні бухгалтерські документи виконуються, як правило, на уніфікованих бланках, при їх складанні лише вписуються (заповнюються) частини тексту. До їх заповнення нормативні акти пред'являють особливі вимоги.
Записи в первинних фінансових документах виробляються чорнилом, пастою кулькової ручки, хімічним олівцем або за допомогою друкарських машин та засобів механізації. Вільні рядки прокреслюються.
Інформація в первинних документах фіксується як у вигляді тексту, так і в цифровій формі. На відміну від документів інших систем документації, у бухгалтерських документах підчистки і недомовлені виправлення не допускаються.
Якщо допущена помилка, то неправильний текст або сума не замазуються, як це робиться у звичайних документах, а закреслюються однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, і над закресленим надписується виправлений текст або сума.
Потім виправлення обмовляється написом "виправлено" і підтверджується підписом особи, яка підписала документ, і датою виправлення.
У первинних бухгалтерських документах показники грошових сум часто виражаються не тільки цифрами але і щоб уникнути можливих помилок, вони дають у словесному варіанті.
- Елементи тексту документа
Закінчивши складати текст документа, до нього формулюють заголовок, що є обов'язковим елементом будь-яких документів, що виконуються на форматі А4, незалежно від виду, змісту і призначення документа.
Тема складається тим, хто готував документ. Він розміщується в лівому верхньому кутку документа під основними реквізитами. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 знаків. Тема друкується без лапок без лапок і не підкреслюється. Наявність заголовка значно полегшує обробку документа, так як не читаючи всього тексту, і отримати уявлення про зміст і направити документ на виконання.
Відмітка про наявність додатка. Окремі службові документи мають додатки. Такими додатками можуть стати будь-які документи, що направляються з супровідним листом, що пояснюють причину їх відправлення. До нормативних або розпорядчих документів як додаток даються документи, які ними або затверджені або вводяться в дію.
Якщо додатки в тексті не названі, їх найменування дається у позначці про додатки із зазначенням кількості аркушів і примірників у кожному додатку. При наявності кількох додатків їх нумерують.
Якщо при направленні документа на кілька адрес, додаток надсилається не всім адресатам, то у відмітці про наявність додатків зазначається, в яку адресу програми надсилаються
Якщо додаток зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.
2. Поточне зберігання документів
- Поняття номенклатури справ
У процесі діяльності фірми, установи, підприємства утворюється велика кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань документи стають хоронителями ретроспективної інформації, потреба в якій може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.
Швидкий пошук і використання таких документів можливі лише при чіткій їх класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Державний стандарт дає визначення справи, як "Сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку». Спеціальним класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи служить номенклатура дбав.
Номенклатура справ - "Систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку». Інакше кажучи, номенклатура справ - це найпростіший класифікатор, що дозволяє швидко розкласти документи по папках (справах) для оперативного їх пошуку в разі потреби.
Номенклатура справ - документ багатоцільового призначення.
По-перше, як випливає з визначення номенклатури, її головним призначенням є систематизація документів, тобто вона служить плавлення документів після їх виконання у справи, і таким чином визначає систему зберігання документів в установі.
По-друге, кожна справа, включене до номенклатури, має вказівки зберігання документів, поміщених в нього. Розподіляючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно намічають, поки ще орієнтовно, термін зберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів.
Номенклатура, закріплюючи індексацію справ, використовується при реєстрації документів - індекс справи за номенклатурою часто входить складовою частиною в реєстраційний індекс документів.
Класифікаційна схема номенклатури може бути використана як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи.
Номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів установи справ з термінами зберігання до 10 років включно.
Номенклатура справ служить основою при складанні описів на справи постійного зберігання і з термінами зберігання понад 10 років.
Номенклатура справ має довідкове значення при вивченні структури установи.
Номенклатура справ повинна бути в кожній установі, організації, підприємстві, фірмі і охоплювати всі документи, що створюються в процесі їх діяльності. Номенклатури справ бувають трьох видів: цукеркові «Чи індивідуальні (номенклатура справ певної організації, фірми, установи, підприємства); зразкові та типові.
Приступаючи до складання номенклатури справ, необхідно знати вимоги до них, які пред'являються нормативно-методичних документів.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, вид документів вказується у множині.
У заголовку листування уточнюється з ким вона ведеться і з яких питань. Якщо листування ведеться з одним кореспондентом, дається його конкретну назву і т.д.
У практиці роботи організацій часто буває зручним згрупувати в одній справі документи кількох авторів або кореспондентів, що знаходяться на певній території (край, область, район), тому що листування з кожним з них порівняно невелика і недоцільно групувати листування з кожним в окрему справу. Тобто угруповання справи ведеться за географічною ознакою.
Нормативні документи та методичні матеріали щодо складання номенклатур справ рекомендують першими поміщати справи, що включають організаційно-розпорядчі документи директивних та вищих органів, потім справи з організаційною документацією, що відноситься до діяльності установи в цілому (статути, положення) або структурного підрозділу (якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу). Далі розташовуються назви справ з організаційно-розпорядчими документами самого установи (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ послідовно йдуть справи з плановими та звітними документами (річні, за ними квартальні та місячні) і листування.
- Формування справ
Документи під час їх виконання зберігаються у виконавця, для чого їм повинні бути заведені спеціальні папки з написами типу "На виконанні", "Терміново", "Для колегії", "На відправку", "На узгодження", "На підпис" і т . п. На кожній папці треба вказати прізвище виконавця і його телефон. Після закінчення робочого дня теки прибирають в сейф, шафа, стіл. Таке зберігання документів у виконавця допоможе у випадку його строкової відрядження або хвороби швидко знайти потрібний документ і передати його на виконання іншому співробітникові.
Після закінчення роботи з документом він передається для приміщення в справу.
Розкладка документів у справи здійснюється секретарем або особами, відповідальними за цю роботу в структурних підрозділах систематично, щодня протягом усього року. У невеликих фірмах формування і зберігання справ ведеться централізовано, зазвичай, у секретаріаті. Виконані документи повинні мати відмітку про виконання і підшиваються в справи в той же день до кінця робочого дня. Суворе виконання цього нескладного правила виключить втрату документів і забезпечує їх зберігання.
Виконаних документів в установі, фірмі накопичується безліч, і щоб в них легко можна було розібратися і швидко знайти потрібну інформацію, документи після їх виконання групують у справи, тобто підшивають в окремі папки.
Розпорядчі документи, листування керівництва та найважливіші внутрішні документи формують і зберігають у канцелярії чи секретаріаті керівництва.
Формування справи починається відразу з початку року. Тому на кожне назване в номенклатурі справу на початок року повинна бути заведена папка. Це може бути папка-швидкозшивач або папка-реєстратор.
На обкладинці кожного заводяться справи вказується назва установи, фірми. Якщо установа має офіційно визнане скорочене найменування, то краще вжити його.
У депо можуть бути підшиті тільки ті документи, які передбачені в ньому номенклатурою. У випадку появи документів, не передбачених номенклатурою, заводиться самостійну справу, а його назва дописується в номенклатуру справ під резервним номером.
Вилучення документів організації, може здійснюватися тільки органами державної податкової інспекції, дізнання, попереднього слідства, прокуратури та судами на підставі постанови цих органів відповідно до чинного кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації.
Вилучення документів проводиться у присутності посадових осіб установи, організації, підприємства, фірми, у яких проводиться вилучення і оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі цієї організації.
На вилучені документи повинна складатися спеціальна опис, в якій відбивається зміст вилучених документів.
- Зберігання справ
Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. У невеликій фірмі справи зберігаються секретарем.
Справи повинні розміщуватися в шафах, що замикаються сейфах або (ватерних картотеках, що Забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла.
Документи, вже включені в справу, можуть протягом року знадобитися працівникові установи, фірми. У цих випадках вони можуть бути вийняті із справи тільки відповідальним за формування і зберігання справ, а на їх місце закладається лист-заступник, в якому зазначено: коли, кому і на який термін виданий документ.
Якщо потрібно видати справу цілком, заповнюється карта-заступник, в якій вказується номер виданого справи, дата видачі, кому видано справа, на який термін, розписи в отриманні і прийомі після повернення документів.
Карта-заступник поміщається на місці виданого справи. При такій системі відразу видно, які справи видані і в кого вони знаходяться.
Після завершення діловодного року видача співробітникам окремих документів зі справи не допускається. При необхідності у тимчасове користування може бути видано справу цілком.
Видача справ в інші організації дозволяється лише керівником організації.
Вилучення документів зі справ на вимогу компетентних органів може проводиться тільки на підставі письмового розпорядження цих органів і з дозволу керівництва з обов'язковим складанням акта про вилучення оригіналу і лиштвою у справу на його місце завіреної копії.
3. Інформаційно-довідкові документи;
їх складання та оформлення
- Поняття інформаційно-довідкових документів
Переважна більшість документів, що відправляються з установ і фірм і направляються їм, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ в установах, яка служить підставою для прийняття розпорядчих документів. До інформаційно-довідкових документах відносяться: довідки, доповідні і пояснювальні записки, зведення, огляди, акти, листи, телеграми і телефонограми. Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язковими до виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або може бути лише взята до відома.
- Види інформаційно-довідкових документів
ДОВІДКИ - документи, що містять текстову та (або) табличну узагальнену інформацію з якого-небудь певного питання, про стан справ, характерні показники, опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій.
Довідки ділять зазвичай на дві групи - з інформацією про факти та події службового характеру і видані зацікавленим громадянам і установам, що засвідчують будь-якої юридичний факт Найбільш численною і щодня составляемой є друга група довідок. Це довідки про підтвердження займаної посади, заробітної плати, місце проживання, наявності утриманців тощо Так як ситуації, з приводу яких ці довідки видаються, як правило, типові, застосовуються уніфіковані трафаретні бланки. Іноді форми бланків таких довідок додаються до нормативних актів.
Крім зазначення назви відомства, установи, виду документа (довідка), дату та номер ці бланки мають видрукуваний типовий текст Наприклад, форма довідки про доходи фізичної особи за рік.
Текст довідки зазвичай починається з вказівки в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Наприкінці довідки дається назва установи, куди вона уявляється. У тексті такої довідки не повинно бути архаїчних зворотів, що містять непотрібні слова типу "справжня довідка", "дійсно вчиться» і т д. На довідці ставляться дати її підписання та видачі. Текст довідки завіряється підписом і печаткою.
Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Вони складаються за запитом та представляються у встановлені терміни. Довідки, що направляються за межі установи, оформляються на загальному бланку, а подаються всередині установи оформляються на чистому аркуші паперу, але мають ті ж реквізити. Лише на місці назви установи - автора буде зазначено структурний підрозділ.
Дата, адресат, заголовок, текст, підпис - обов'язкові реквізити (двох різновидів довідок. Заголовок довідки може містити період часу або дату, на яку припадають наведені в довідці дані. Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей , зіставлення та аналізу отриманих даних. У ній можуть бути приведені, даватися додатки. Підписують довідку особи, її складові і несуть відповідальність за надані дані.
Доповідна і пояснювальна записка служать для дачі інформації з одного рівня управління на інший і часто є підставою для видання розпорядчих документів.
Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищого установи та інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явище чи факт, про виконану роботу, що містить висновки та пропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому її текст чітко ділиться на дві частини: перша - констатуюча (описова), де викладаються що були факти або описується ситуація, і друга-де викладаються пропозиції, прохання. Доповідні записки, що інформують керівництво про хід робіт, можуть представлятися регулярно.
Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, Як і в довідках, від адресата залежить оформлення цього виду документів Доповідні записки, які подаються керівнику структурного підрозділу або керівнику установи, оформляються на простому аркуші паперу за типом загального бланка. Машинописним способом відтворюються реквізити: найменування структурного підрозділу-автора, вид документа (доповідна записка), дата. Підписує внутрішню доповідну записку укладач. Зовнішня доповідна записка, адресована у вищестоящі інстанції, оформляється на загальному бланку установи і підписується керівництвом.
Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку. Пояснювальні записки за змістом можна розділити на дві групи.. До першої належать документи, найчастіше супроводжують інший документ (план, звіт) і пояснюють зміст окремих положень основного документа. Вони оформляються на загальному бланку установи. Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, сформованих ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників. Текст таких записок повинен бути переконливим, містити незаперечні докази, внутрішні доповідні записки, вони оформляються на чистих аркушах паперу з відтворенням тих же реквізитів і підписуються укладачем.
АКТ - документ, складений кількома особами для підтвердження встановленого факту, події, дії. Найчастіше акти складаються комісіями як постійно діючими, так і призначуваними розпорядчим документом (зазвичай наказом).
В окремих випадках акт може бути складений одним уповноваженою особою або декількома посадовими особами. Приводи для складання акта можуть бути різними, звідси і велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, підприємств, організацій); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.); дегустації; прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення справ, зіпсованих товарів і т.п.; списання; інвентаризації; ревізії; розслідування нещасних випадків, аварій та ін Якщо немає встановленої нормативним документом форми акта, то незалежно від різновиду вони складаються за єдиною схемою.
Перш за все особи, що становлять акт, повинні вивчити суть питання, що підлягає відображенню в акті, а також законодавчі та нормативні документи, що регулюють дане питання. Наприклад, в установі проводиться перевірка організації роботи з листами, скаргами та заявами громадян. Члени комісії повинні ознайомитися з Типовим положенням про ведення діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях ". Знання цього документа допоможе комісії визначити своєчасність розгляду скарг, порядок реєстрації, зберігання і т.д., окреслити коло питань для перевірки. В акті відображаються тільки ті факти, які точно встановлені особами, що підписують документ. Спочатку ведуться чорнові записи, що фіксують кількісні дані, а потім вже складається текст документа. Головне при складанні акта - встановити фактичний стан справ і об'єктивно їх відобразити в документі.
СЛУЖБОВІ ЛИСТИ - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення чого-небудь, повідомлення про що-небудь.
Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси випливає різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т.п.
Так як службові листи виступають сполучною ланкою між підприємствами, установами та організаціями, вони займають до 80% вхідної та вихідної документації установи. Тому, прагнучи до скорочення документообігу, перш за все слід звернути увагу на обгрунтованість складання цієї групи документів. Лист повинен складатися тільки в тих випадках, коли неможливо вирішення питання при усному спілкуванні (зняття питання по телефону або в особистій розмові).
Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з обробки листа в установі-одержувача (насамперед реєстрацію, контроль, формування у справи), але й прискорить виконання документа, тому що при наявності в листі кількох питань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом треба вирішити кілька питань, по кожному слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються в одному листі лише у випадку їх взаємозв'язку.
Текст листа, як правило, складається з двох частин, У першій частині викладаються мотиви, що спонукали скласти документ, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення вищих органів, які були підставою складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження і т.п. Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться знайомитися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації, що міститься в листі можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладення тексту листа і починати його з суті питання, поміщаючи докази і доводи в другу частину.
Листи з нескладним, обговорений заздалегідь питань можуть складатися з однієї основної частини, без пояснень.
Листи оформляються на спеціальному бланку для листів. Укладач документа крім тексту повинен сформулювати заголовок листа (для формату А4), що відповідає на питання "про що", вказати адресат, посада, прізвище та ініціали підписує, своє прізвище, ім'я, по батькові та номер телефону (реквізит упорядника), перевірити наявність додатків ( якщо вони є).
Якщо лист направляється більш ніж в 4 адреси, його укладач зобов'язаний подати список на розсилку.
Листи, надіслані з установи, діляться на дві групи - ініціативні і відповідні. Якщо лист є відповіддю, упорядник вказує дату і номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься до бланку з ініціативного листа при остаточному оформленні листа-відповіді.
За характером інформації листи поділяються на велику кількість різновидів: 1) Супровідний лист, 2) Листи-запрошення, 3) Інформаційний лист, 4) Рекламне лист; 5) Лист-повідомлення; 6) Лист-підтвердження; 7) Гарантійний лист; 8) Ініціативні листи; 9) Листи-відповіді.
Телеграма - вид документа, який визначається способом передачі інформації по каналах телеграфного зв'язку. Своєчасність передачі та отримання інформації багато в чому визначають своєчасність і правильність прийняття рішення. Тому, щоб забезпечити термінове отримання інформації, вона передається по телеграфу. Для передачі факсимільної копії документа, а також схем, креслень і малюнків використовуються фототелеграм або факси (факсимільні повідомлення), електронна пошта.
Категорія та вид телеграми зазначаються перед адресатом. Наприклад: "урядова", "термінова", "завірена", "з повідомленням про вручення", "з оплаченою відповіддю" і т.д. Найчастіше відправляють телеграми термінові й прості.
У телеграмі, що спрямовується на кілька адрес (у тому числі і в одному місті), кожна адреса вказується індивідуально. Якщо телеграма направляється в одне місто кільком адресатам і при цьому один з них основний, а до решти підуть копії.
Якщо телеграма адресується більш ніж у чотири адреси, додається покажчик розсилки, складений і підписаний виконавцем, підготували текст телеграми. Друкується адресат прописними літерами.
Текст телеграми друкується на чистому аркуші паперу на одній стороні через два інтервали також прописними літерами. Між словами в телеграмах робиться пропуск в два удари. Текст друкується, починаючи з абзацу, далі червоні рядки і абзаци не допускаються. Адреса і текст друкуються без переносу слів. Викладається текст гранично стисло Він повинен складатися з одного логічного елемента-ув'язнення.
Велике значення при складанні телеграми слід надавати вибору слів, більш точно передають сенс. Пишеться телеграма особливим телеграфним мовою, по можливості без прийменників, спілок, розділових знаків, смислові відтінки слів та їх зв'язок передаються порядком розташування слів у реченні та їх закінченнями. Якщо знаки пунктуації все-таки необхідні, тому що мають смислове значення, вони пишуться скорочено малими літерами.
Закінчується телеграма зазначенням її індексу. Відповідна телеграма починається з вказівки номера (індексу) і дати ініціативного документа, на який дається відповідь, без слів "Ваш", "На Ваш". Тому сам текст не слід починати і закінчувати цифрами. Після тексту вказуються найменування повинне-I (допускається не вказувати) та прізвище особи, яка підписала телеграму. Підпис у телеграмі оформляється окремим рядком. Після тексту проставляється розмежувальна риса, під якою зазначаються службові відомості, які не підлягають передачі: адреса відправника, повне найменування структурного підрозділу, вказівку посади, підпис і розшифровка підпису відправника, дата підпис, яка проставляється підписує телеграму. Текст службової телеграми завіряється печаткою. Складається телеграма у двох примірниках. Перший, підписаний, віддається для передачі, а другий підшивається до справи.
Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, переданих усно по каналах телефонного зв'язку та записуваних одержувачем. Телефонограма використовується для оперативного вирішення питань у тих випадках, коли повідомлення, що передається по телефону, вимагає документального оформлення. За допомогою телефонограми передають нескладні тексти, такі, як запрошення на нараду, засідання і т.д. Текст телефонограми складається в одному примірнику. У ній не повинно бути більше 50 слів і не рекомендується вживати важко вимовні слова і складні звороти. Диктують телефонограму, чітко вимовляючи текст, не поспішаючи, з паузами, щоб дати можливість точно записати.
Після передачі телефонограми попросіть записав повторно прочитати текст, щоб переконатися в правильності запису. Прізвища і прийняті на слух слова передаються з розбивкою по буквах, допущені помилки виправляються. В організації може бути спеціальний бланк для телефонограм, якщо вони складаються часто. Але зазвичай вони оформляються на чистому аркуші паперу. Юридична сила надійшла телефонограми гарантується реквізитами: вихідний реєстраційний номер відправляється телефонограми, посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, що відправив телефонограму, підпис особи, яка прийняла телефонограму і входять реєстраційним номером отриманої телефонограми.
Особливістю цього виду документа є вказівка посади, ініціалів та прізвища співробітників, що передав і прийняв повідомлення, номери їх телефонів і зазначення часу прийому телефонограми.
Якщо телефонограма передається декільком адресатам, до неї повинен бути прикладений список організацій, яким її направляють і номери телефонів, за якими вона повинна бути прийнята.
Факс. Факсом або телефаксом називають будь-який документ на паперовому носії, отриманий у вигляді факсимільної копії по каналах телефонного зв'язку. По факсу можна передати як тексти, так і таблиці, малюнки, креслення, фотографії та будь-яку графічну інформацію.
Документи, передані факсом, повинні бути оформлені у суворій відповідності до вимог, що пред'являються до виду відправляється документа: наказу, протоколу, акта, договору, листи і т.д. Зазвичай факсом зраджують оперативну інформацію, так як документ, отриманий факсом, не володіє такою ж юридичну чинність, як оригінал документа або його завірена копія. При підготовці документа, який буде переданий по факсу, слід уникати використання дрібних шрифтів і деталей графіки, які погано передаються по факсимільному зв'язку. Документи повинні бути надруковані чітким, контрастним шрифтом або написані контрастними (чорними, темно-синіми) чорнилом, кульковою ручкою, тушшю.
Література
1. Двірник П.В. Діловодство. - СПб., 2006
2. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). - М.: Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 2003
3. Мандрица В.М. Діловодство: документаційне управління діяльністю. - М., 2005
4. Скороходов А.М. Інформаційно-довідкове забезпечення управління. - М., 2006
5. Соколовська Т.А. Документаційне забезпечення діяльності підприємств. - М., 2006
Нормативні документи та методичні матеріали щодо складання номенклатур справ рекомендують першими поміщати справи, що включають організаційно-розпорядчі документи директивних та вищих органів, потім справи з організаційною документацією, що відноситься до діяльності установи в цілому (статути, положення) або структурного підрозділу (якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу). Далі розташовуються назви справ з організаційно-розпорядчими документами самого установи (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ послідовно йдуть справи з плановими та звітними документами (річні, за ними квартальні та місячні) і листування.
- Формування справ
Документи під час їх виконання зберігаються у виконавця, для чого їм повинні бути заведені спеціальні папки з написами типу "На виконанні", "Терміново", "Для колегії", "На відправку", "На узгодження", "На підпис" і т . п. На кожній папці треба вказати прізвище виконавця і його телефон. Після закінчення робочого дня теки прибирають в сейф, шафа, стіл. Таке зберігання документів у виконавця допоможе у випадку його строкової відрядження або хвороби швидко знайти потрібний документ і передати його на виконання іншому співробітникові.
Після закінчення роботи з документом він передається для приміщення в справу.
Розкладка документів у справи здійснюється секретарем або особами, відповідальними за цю роботу в структурних підрозділах систематично, щодня протягом усього року. У невеликих фірмах формування і зберігання справ ведеться централізовано, зазвичай, у секретаріаті. Виконані документи повинні мати відмітку про виконання і підшиваються в справи в той же день до кінця робочого дня. Суворе виконання цього нескладного правила виключить втрату документів і забезпечує їх зберігання.
Виконаних документів в установі, фірмі накопичується безліч, і щоб в них легко можна було розібратися і швидко знайти потрібну інформацію, документи після їх виконання групують у справи, тобто підшивають в окремі папки.
Розпорядчі документи, листування керівництва та найважливіші внутрішні документи формують і зберігають у канцелярії чи секретаріаті керівництва.
Формування справи починається відразу з початку року. Тому на кожне назване в номенклатурі справу на початок року повинна бути заведена папка. Це може бути папка-швидкозшивач або папка-реєстратор.
На обкладинці кожного заводяться справи вказується назва установи, фірми. Якщо установа має офіційно визнане скорочене найменування, то краще вжити його.
У депо можуть бути підшиті тільки ті документи, які передбачені в ньому номенклатурою. У випадку появи документів, не передбачених номенклатурою, заводиться самостійну справу, а його назва дописується в номенклатуру справ під резервним номером.
Вилучення документів організації, може здійснюватися тільки органами державної податкової інспекції, дізнання, попереднього слідства, прокуратури та судами на підставі постанови цих органів відповідно до чинного кримінально-процесуальним законодавством Російської Федерації.
Вилучення документів проводиться у присутності посадових осіб установи, організації, підприємства, фірми, у яких проводиться вилучення і оформляється протоколом, копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі цієї організації.
На вилучені документи повинна складатися спеціальна опис, в якій відбивається зміст вилучених документів.
- Зберігання справ
Справи вважаються заведеними з моменту включення в них першого виконаного документа. Вони формуються в структурних підрозділах і зберігаються в них до передачі в архів установи. У невеликій фірмі справи зберігаються секретарем.
Справи повинні розміщуватися в шафах, що замикаються сейфах або (ватерних картотеках, що Забезпечує їх збереження і захист від пилу і світла.
Документи, вже включені в справу, можуть протягом року знадобитися працівникові установи, фірми. У цих випадках вони можуть бути вийняті із справи тільки відповідальним за формування і зберігання справ, а на їх місце закладається лист-заступник, в якому зазначено: коли, кому і на який термін виданий документ.
Якщо потрібно видати справу цілком, заповнюється карта-заступник, в якій вказується номер виданого справи, дата видачі, кому видано справа, на який термін, розписи в отриманні і прийомі після повернення документів.
Карта-заступник поміщається на місці виданого справи. При такій системі відразу видно, які справи видані і в кого вони знаходяться.
Після завершення діловодного року видача співробітникам окремих документів зі справи не допускається. При необхідності у тимчасове користування може бути видано справу цілком.
Видача справ в інші організації дозволяється лише керівником організації.
Вилучення документів зі справ на вимогу компетентних органів може проводиться тільки на підставі письмового розпорядження цих органів і з дозволу керівництва з обов'язковим складанням акта про вилучення оригіналу і лиштвою у справу на його місце завіреної копії.
3. Інформаційно-довідкові документи;
їх складання та оформлення
- Поняття інформаційно-довідкових документів
Переважна більшість документів, що відправляються з установ і фірм і направляються їм, є інформаційно-довідковими. Вони містять інформацію про фактичний стан справ в установах, яка служить підставою для прийняття розпорядчих документів. До інформаційно-довідкових документах відносяться: довідки, доповідні і пояснювальні записки, зведення, огляди, акти, листи, телеграми і телефонограми. Вони носять допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язковими до виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або може бути лише взята до відома.
- Види інформаційно-довідкових документів
ДОВІДКИ - документи, що містять текстову та (або) табличну узагальнену інформацію з якого-небудь певного питання, про стан справ, характерні показники, опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій.
Довідки ділять зазвичай на дві групи - з інформацією про факти та події службового характеру і видані зацікавленим громадянам і установам, що засвідчують будь-якої юридичний факт Найбільш численною і щодня составляемой є друга група довідок. Це довідки про підтвердження займаної посади, заробітної плати, місце проживання, наявності утриманців тощо Так як ситуації, з приводу яких ці довідки видаються, як правило, типові, застосовуються уніфіковані трафаретні бланки. Іноді форми бланків таких довідок додаються до нормативних актів.
Крім зазначення назви відомства, установи, виду документа (довідка), дату та номер ці бланки мають видрукуваний типовий текст Наприклад, форма довідки про доходи фізичної особи за рік.
Текст довідки зазвичай починається з вказівки в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Наприкінці довідки дається назва установи, куди вона уявляється. У тексті такої довідки не повинно бути архаїчних зворотів, що містять непотрібні слова типу "справжня довідка", "дійсно вчиться» і т д. На довідці ставляться дати її підписання та видачі. Текст довідки завіряється підписом і печаткою.
Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. Вони складаються за запитом та представляються у встановлені терміни. Довідки, що направляються за межі установи, оформляються на загальному бланку, а подаються всередині установи оформляються на чистому аркуші паперу, але мають ті ж реквізити. Лише на місці назви установи - автора буде зазначено структурний підрозділ.
Дата, адресат, заголовок, текст, підпис - обов'язкові реквізити (двох різновидів довідок. Заголовок довідки може містити період часу або дату, на яку припадають наведені в довідці дані. Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей , зіставлення та аналізу отриманих даних. У ній можуть бути приведені, даватися додатки. Підписують довідку особи, її складові і несуть відповідальність за надані дані.
Доповідна і пояснювальна записка служать для дачі інформації з одного рівня управління на інший і часто є підставою для видання розпорядчих документів.
Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищого установи та інформує його про сформовану ситуацію, що мав місце явище чи факт, про виконану роботу, що містить висновки та пропозиції укладача. Доповідна записка готується як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти певне рішення. Тому її текст чітко ділиться на дві частини: перша - констатуюча (описова), де викладаються що були факти або описується ситуація, і друга-де викладаються пропозиції, прохання. Доповідні записки, що інформують керівництво про хід робіт, можуть представлятися регулярно.
Тексту доповідної записки обов'язково передує заголовок, Як і в довідках, від адресата залежить оформлення цього виду документів Доповідні записки, які подаються керівнику структурного підрозділу або керівнику установи, оформляються на простому аркуші паперу за типом загального бланка. Машинописним способом відтворюються реквізити: найменування структурного підрозділу-автора, вид документа (доповідна записка), дата. Підписує внутрішню доповідну записку укладач. Зовнішня доповідна записка, адресована у вищестоящі інстанції, оформляється на загальному бланку установи і підписується керівництвом.
Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини якої-небудь події, факту, вчинку. Пояснювальні записки за змістом можна розділити на дві групи.. До першої належать документи, найчастіше супроводжують інший документ (план, звіт) і пояснюють зміст окремих положень основного документа. Вони оформляються на загальному бланку установи. Другу групу складають пояснювальні записки з приводу будь-яких подій, сформованих ситуацій, вчинків і поведінки окремих працівників. Текст таких записок повинен бути переконливим, містити незаперечні докази, внутрішні доповідні записки, вони оформляються на чистих аркушах паперу з відтворенням тих же реквізитів і підписуються укладачем.
АКТ - документ, складений кількома особами для підтвердження встановленого факту, події, дії. Найчастіше акти складаються комісіями як постійно діючими, так і призначуваними розпорядчим документом (зазвичай наказом).
В окремих випадках акт може бути складений одним уповноваженою особою або декількома посадовими особами. Приводи для складання акта можуть бути різними, звідси і велика кількість різновидів актів: акти ліквідації (установ, підприємств, організацій); прийому-передачі (при зміні керівництва, передачі справ, матеріальних цінностей і т.д.); дегустації; прийому об'єктів; проведення випробувань; знищення справ, зіпсованих товарів і т.п.; списання; інвентаризації; ревізії; розслідування нещасних випадків, аварій та ін Якщо немає встановленої нормативним документом форми акта, то незалежно від різновиду вони складаються за єдиною схемою.
Перш за все особи, що становлять акт, повинні вивчити суть питання, що підлягає відображенню в акті, а також законодавчі та нормативні документи, що регулюють дане питання. Наприклад, в установі проводиться перевірка організації роботи з листами, скаргами та заявами громадян. Члени комісії повинні ознайомитися з Типовим положенням про ведення діловодства по пропозиціях, заявах і скаргах громадян у державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях ". Знання цього документа допоможе комісії визначити своєчасність розгляду скарг, порядок реєстрації, зберігання і т.д., окреслити коло питань для перевірки. В акті відображаються тільки ті факти, які точно встановлені особами, що підписують документ. Спочатку ведуться чорнові записи, що фіксують кількісні дані, а потім вже складається текст документа. Головне при складанні акта - встановити фактичний стан справ і об'єктивно їх відобразити в документі.
СЛУЖБОВІ ЛИСТИ - узагальнена назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення чого-небудь, повідомлення про що-небудь.
Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності, звідси випливає різноманітність змісту листів: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, роз'яснення, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т.п.
Так як службові листи виступають сполучною ланкою між підприємствами, установами та організаціями, вони займають до 80% вхідної та вихідної документації установи. Тому, прагнучи до скорочення документообігу, перш за все слід звернути увагу на обгрунтованість складання цієї групи документів. Лист повинен складатися тільки в тих випадках, коли неможливо вирішення питання при усному спілкуванні (зняття питання по телефону або в особистій розмові).
Текст службового листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. Це не тільки спростить технічні операції з обробки листа в установі-одержувача (насамперед реєстрацію, контроль, формування у справи), але й прискорить виконання документа, тому що при наявності в листі кількох питань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Тому, якщо з одним адресатом треба вирішити кілька питань, по кожному слід скласти окремий документ. Кілька питань викладаються в одному листі лише у випадку їх взаємозв'язку.
Текст листа, як правило, складається з двох частин, У першій частині викладаються мотиви, що спонукали скласти документ, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення вищих органів, які були підставою складання листа. У другій частині викладається основна частина документа, заради якої він складався: висновки, прохання, пропозиції, зауваження і т.п. Враховуючи постійне зростання обсягів інформації, з якою доводиться знайомитися працівникам управлінського апарату, для активізації сприйняття інформації, що міститься в листі можна рекомендувати змінити традиційний порядок викладення тексту листа і починати його з суті питання, поміщаючи докази і доводи в другу частину.
Листи з нескладним, обговорений заздалегідь питань можуть складатися з однієї основної частини, без пояснень.
Листи оформляються на спеціальному бланку для листів. Укладач документа крім тексту повинен сформулювати заголовок листа (для формату А4), що відповідає на питання "про що", вказати адресат, посада, прізвище та ініціали підписує, своє прізвище, ім'я, по батькові та номер телефону (реквізит упорядника), перевірити наявність додатків ( якщо вони є).
Якщо лист направляється більш ніж в 4 адреси, його укладач зобов'язаний подати список на розсилку.
Листи, надіслані з установи, діляться на дві групи - ініціативні і відповідні. Якщо лист є відповіддю, упорядник вказує дату і номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься до бланку з ініціативного листа при остаточному оформленні листа-відповіді.
За характером інформації листи поділяються на велику кількість різновидів: 1) Супровідний лист, 2) Листи-запрошення, 3) Інформаційний лист, 4) Рекламне лист; 5) Лист-повідомлення; 6) Лист-підтвердження; 7) Гарантійний лист; 8) Ініціативні листи; 9) Листи-відповіді.
Телеграма - вид документа, який визначається способом передачі інформації по каналах телеграфного зв'язку. Своєчасність передачі та отримання інформації багато в чому визначають своєчасність і правильність прийняття рішення. Тому, щоб забезпечити термінове отримання інформації, вона передається по телеграфу. Для передачі факсимільної копії документа, а також схем, креслень і малюнків використовуються фототелеграм або факси (факсимільні повідомлення), електронна пошта.
Категорія та вид телеграми зазначаються перед адресатом. Наприклад: "урядова", "термінова", "завірена", "з повідомленням про вручення", "з оплаченою відповіддю" і т.д. Найчастіше відправляють телеграми термінові й прості.
У телеграмі, що спрямовується на кілька адрес (у тому числі і в одному місті), кожна адреса вказується індивідуально. Якщо телеграма направляється в одне місто кільком адресатам і при цьому один з них основний, а до решти підуть копії.
Якщо телеграма адресується більш ніж у чотири адреси, додається покажчик розсилки, складений і підписаний виконавцем, підготували текст телеграми. Друкується адресат прописними літерами.
Текст телеграми друкується на чистому аркуші паперу на одній стороні через два інтервали також прописними літерами. Між словами в телеграмах робиться пропуск в два удари. Текст друкується, починаючи з абзацу, далі червоні рядки і абзаци не допускаються. Адреса і текст друкуються без переносу слів. Викладається текст гранично стисло Він повинен складатися з одного логічного елемента-ув'язнення.
Велике значення при складанні телеграми слід надавати вибору слів, більш точно передають сенс. Пишеться телеграма особливим телеграфним мовою, по можливості без прийменників, спілок, розділових знаків, смислові відтінки слів та їх зв'язок передаються порядком розташування слів у реченні та їх закінченнями. Якщо знаки пунктуації все-таки необхідні, тому що мають смислове значення, вони пишуться скорочено малими літерами.
Закінчується телеграма зазначенням її індексу. Відповідна телеграма починається з вказівки номера (індексу) і дати ініціативного документа, на який дається відповідь, без слів "Ваш", "На Ваш". Тому сам текст не слід починати і закінчувати цифрами. Після тексту вказуються найменування повинне-I (допускається не вказувати) та прізвище особи, яка підписала телеграму. Підпис у телеграмі оформляється окремим рядком. Після тексту проставляється розмежувальна риса, під якою зазначаються службові відомості, які не підлягають передачі: адреса відправника, повне найменування структурного підрозділу, вказівку посади, підпис і розшифровка підпису відправника, дата підпис, яка проставляється підписує телеграму. Текст службової телеграми завіряється печаткою. Складається телеграма у двох примірниках. Перший, підписаний, віддається для передачі, а другий підшивається до справи.
Телефонограма - узагальнена назва різних за змістом документів, переданих усно по каналах телефонного зв'язку та записуваних одержувачем. Телефонограма використовується для оперативного вирішення питань у тих випадках, коли повідомлення, що передається по телефону, вимагає документального оформлення. За допомогою телефонограми передають нескладні тексти, такі, як запрошення на нараду, засідання і т.д. Текст телефонограми складається в одному примірнику. У ній не повинно бути більше 50 слів і не рекомендується вживати важко вимовні слова і складні звороти. Диктують телефонограму, чітко вимовляючи текст, не поспішаючи, з паузами, щоб дати можливість точно записати.
Після передачі телефонограми попросіть записав повторно прочитати текст, щоб переконатися в правильності запису. Прізвища і прийняті на слух слова передаються з розбивкою по буквах, допущені помилки виправляються. В організації може бути спеціальний бланк для телефонограм, якщо вони складаються часто. Але зазвичай вони оформляються на чистому аркуші паперу. Юридична сила надійшла телефонограми гарантується реквізитами: вихідний реєстраційний номер відправляється телефонограми, посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, що відправив телефонограму, підпис особи, яка прийняла телефонограму і входять реєстраційним номером отриманої телефонограми.
Особливістю цього виду документа є вказівка посади, ініціалів та прізвища співробітників, що передав і прийняв повідомлення, номери їх телефонів і зазначення часу прийому телефонограми.
Якщо телефонограма передається декільком адресатам, до неї повинен бути прикладений список організацій, яким її направляють і номери телефонів, за якими вона повинна бути прийнята.
Факс. Факсом або телефаксом називають будь-який документ на паперовому носії, отриманий у вигляді факсимільної копії по каналах телефонного зв'язку. По факсу можна передати як тексти, так і таблиці, малюнки, креслення, фотографії та будь-яку графічну інформацію.
Документи, передані факсом, повинні бути оформлені у суворій відповідності до вимог, що пред'являються до виду відправляється документа: наказу, протоколу, акта, договору, листи і т.д. Зазвичай факсом зраджують оперативну інформацію, так як документ, отриманий факсом, не володіє такою ж юридичну чинність, як оригінал документа або його завірена копія. При підготовці документа, який буде переданий по факсу, слід уникати використання дрібних шрифтів і деталей графіки, які погано передаються по факсимільному зв'язку. Документи повинні бути надруковані чітким, контрастним шрифтом або написані контрастними (чорними, темно-синіми) чорнилом, кульковою ручкою, тушшю.
Література
1. Двірник П.В. Діловодство. - СПб., 2006
2. Кузнєцова Т.В. Діловодство (документаційне забезпечення управління). - М.: Бізнес-школа «Інтел-Синтез», 2003
3. Мандрица В.М. Діловодство: документаційне управління діяльністю. - М., 2005
4. Скороходов А.М. Інформаційно-довідкове забезпечення управління. - М., 2006
5. Соколовська Т.А. Документаційне забезпечення діяльності підприємств. - М., 2006