Робота з текстом таблицями і графіками в програмі Power Point

Робота з текстом, таблицями і графіками в програмі POWER POINT

Як правило, основою будь-якої презентації є текстова інформація, яку можна умовно розділити на наступні елементи: звичайний текст, заголовок, підзаголовок, маркірований список. Існує кілька основних можливостей по додаванню тексту в черговий слайд, які залежать від способу створення презентації:

Застосування авто макету для нового слайда. Даний спосіб передбачає для кожного слайда автоматичне створення елементів тексту, які називають місце заповнювачами.

Щоб ввести текст у такий елемент (наприклад, в заголовок), необхідно спочатку виділити даний елемент в області слайда і потім виконати введення необхідного тексту.

При цьому необхідно мати на увазі, що редагування тексту виконується так само, як і в редакторі Word, тому якщо текст не буде міститися в одному рядку елемента з заданими межами, то відбудеться автоматичний перехід на наступний рядок. З іншого боку, робота з елементами тексту в Power Point аналогічна роботі з написами в Word, тому в разі необхідності можна, наприклад, збільшити або зменшити межі редагованого елемента.

Необхідно відзначити той факт, що при введенні тексту в який-небудь елемент чергового слайда презентації в структурі слайда автоматично відображається інформація, що вводиться. З іншого боку, для редагування вмісту місце заповнювача або елемента можна скористатися структурою слайда, в якій також можуть бути внесені всі необхідні зміни.

Використання шаблону презентації. Якщо презентація була створена на підставі шаблону, то в цьому випадку для кожного слайда автоматично створюється набір елементів (заголовків, списків і т.д.), для яких встановлюються певні тестові значення, що відповідають обраному шаблоном. Зміна тексту в елементі здійснюється так само, як і в попередньому випадку. Т.Є. спочатку виділяється необхідний елемент слайда, після чого вносяться необхідні зміни (див. рис.26).

Необхідно відзначити, що при використанні шаблону презентації є кілька зручних можливостей для виділення тексту місце заповнювача, зокрема подвійне клацання на будь-якому слові тексту дозволяє виділити його.

З іншого боку, потрійне клацання в місце заповнювачі приводить в виділенню в ньому всього тексту.

Робота зі структурою слайда. Структуру будь-якого слайду можна порівняти зі змістом книги, тобто в ній можуть знаходитися заголовки, підзаголовки, списки і т.д., які представляють собою ієрархію текстових елементів слайда, що знаходяться на більш високому або більш низькому рівні. Наприклад, заголовок слайду знаходиться на самому високому рівні ієрархії.

Необхідно мати на увазі, що при натисканні клавіші Enter в процесі редагування вмісту слайда буде створений елемент, що співпадає з попереднім, який перед цим було змінено. Зокрема якщо в ієрархічній структурі було створено Приклад 1, то натискання клавіші Enter після введення зазначеного тексту призведе до створення елемента, що знаходиться на тому ж самому рівні ієрархії (Елем. списку 2).

З іншого боку, якщо вносилися зміни в заголовок слайда, то при натисканні в рядку заголовка клавіші Enter буде створено новий слайд.

При створенні ієрархічної структури будь-якої складності існує можливість змінювати рівні ієрархії якого-небудь елемента слайда.

Для цього в Power Point є панель Структура (см.рис.1) з наступними кнопками:

Підвищити рівень

Знизити рівень

Вгору

Вниз

Згорнути

Розгорнути

Згорнути всі

Розгорнути всі

Відобразити форматування

Рис 1. Структура слайда

Підвищити рівень - підвищення рядки в ієрархічній структурі на один рівень

Знизити рівень - зниження рядки в ієрархічній структурі на один рівень;

Вгору - переміщення елемента списку на одну позицію вгору всередині одного рівня

Вниз - переміщення елемента списку на одну позицію вниз всередині одного рівня;

Згорнути - згортання структури обраного слайда;

Розгорнути - розгортання структури обраного слайда;

Згорнути всі - згортання структур усіх слайдів презентації;

Розгорнути всі - розгортання структур усіх слайдів презентації;

Підсумковий слайд - створення перед поточним слайдом підсумкового слайду, в якому у вигляді маркірованого списку відображаються заголовки слайдів, вибраних в режимі структури або в звичайному режимі.

Відобразити форматування - включення або відключення режиму, при якому в структурі слайда текст кожного елемента відображається в тому форматі, який встановлений для нього в області слайда (наприклад, напівжирний, курсив і т.д.)

При роботі з елементами структури можна використовувати всі можливості щодо виділення та переміщення об'єктів, які надаються Windows.

Зокрема клацання на значку слайду дозволяє його виділити, утримування клавіші Shift дає можливість виділити кілька підряд розташованих слайдів, за допомогою перетягування виділених слайдів можна змінити порядок їх слідування в презентації і т.д. Виділення редагованого тексту, а також переміщення курсору виконується за допомогою миші та клавіатури, аналогічно роботі з текстом в редакторі Word.

Якщо необхідно знайти який-небудь текст на слайдах презентації або виконати заміну одного слова на інше в усіх слайдах, в яких воно зустрічається, то в цьому випадку слід скористатися командою Правка | Пошук або Правка | Заміна, відповідно. Потім у діалоговому вікні (див. рис.29) необхідно вказати текст, який потрібно знайти, а також встановити в разі необхідності параметри пошуку (з урахуванням регістра і тільки слово цілком). Якщо потрібно просто відшукати текст, то після вказівки відповідного рядка слід скористатися кнопкою Знайти далі. Якщо ж необхідно виконати заміну знайденого тексту, то потрібно натиснути кнопку Замінити і вказати в полі Замінити рядок для заміни.

Рис 2. Діалогове вікно Пошук

Після того, як текст набраний, для поліпшення зовнішнього вигляду слайдів вміст того чи іншого текстового елемента слайда можна відформатувати. Форматувати в Power Point виконується так само, як і в текстовому редакторі Word, - за допомогою кнопок панелі Форматирование.

Зокрема можна встановити тип і розмір шрифту, накреслення (напівжирний, курсив і підкреслення), а також вирівнювання тексту. Крім того, на панелі Форматування є додаткові кнопки.

- Кнопка Тінь тексту;

- Кнопка Збільшити розмір шрифту;

- Кнопка Зменшити розмір шрифту;

Необхідно відзначити, що всі можливі параметри шрифту можуть бути встановлені за допомогою команди Формат | Шрифт, Після виконання, якої в діалоговому вікні Шрифт (див. рис. 3) можна виконати будь-які дії щодо форматування виділеного тексту.

Рис 3. Діалогове вікно Шрифт

Для рядків виділеного тексту можна встановити так звані інтервали, тобто відстані між цими рядками. Щоб змінити інтервали, слід виділити текст і виконати команду Формат | Інтервали. Потім у діалозі, Овні Інтервал слід вибрати відстань між рядками (Міжрядковий), а також можна встановити інтервали для поточного абзацу (Перед абзацом й Після абзацу). При цьому відстань може вимірюватися в лініях або пунктах. Після встановлення всіх необхідних значень можна скористатися кнопкою Перегляд, щоб побачити результати внесених змін, або натиснути кнопку ОК, щоб зафіксувати зміни в тексті.

У Power Point існує можливість роботи з двома видами списків: нумеровані і ненумеровані. Щоб створити або змінити список, необхідно виділити відповідний текст і виконати команду Формат | Список. Після цього буде відображено діалогове вікно Список, в якому можна вибрати тип маркера для списку (вкладка Маркірований) або вид нумерації (вкладка Нумерований).

При цьому для маркованих списків існує додаткова можливість визначення символу маркера за допомогою кнопок Малюнок (вибір символу серед наявного набору малюнків) або Знак (вибір символу з наявного набору символів). З іншого боку, для нумерованих списків можна встановити, з якого саме символу буде починатися нумерація елементів писку за допомогою регулятора Почати з.

Щоб додати таблицю у слайд, слід відкрити потрібний слайд і виконати команду Вставка \ Таблиця. Потім у діалоговому вікні Вставка таблиці (див. рис.4) необхідно визначити кількість рядків і стовпців, які будуть в ній перебувати, і натиснути ОК.

Рис 4. Діалогове вікно Вставка таблиці

Ще однією можливістю створення таблиці є використання кнопки Додати таблицю панелі Стандартна, натискання на яку дозволяє вибрати за допомогою миші необхідну кількість рядків і стовпців (див. рис. 5)

Рис 5 Кнопка Додати таблицю

Після того як таблиця додана в слайд, на екрані автоматично відображається панель Таблиці і межі (див. рис. 6), яку також можна вивести за допомогою кнопки Таблиці і межі , Розташованої на панелі Стандартна.

Рис 6. Панель таблиці і кордони.

Панель Таблиці і межі дозволяє виконати будь-які дії по роботі, наприклад, об'єднувати або розбивати осередку, вибирати кордону і заливку для вибраних комірок, вирівнювати текст в таблиці і т. д.

Таблиця 1

Панель Таблиці і межі

Для роботи з таблицею можна також скористатися командою Формат \ Таблиця, після виконання якої буде відображено діалогове вікно Формат таблиці. У даному вікні є наступні вкладки:

Кордони - установка різних кордонів заданого виду, кольору і ширини для виділених клітинок;

Заливка - заливка вибраних елементів таблиці заданим кольором;

Напис - вирівнювання написи в комірці, а також встановлення внутрішніх полів для напису.

Щоб додати до поточного слайд діаграми спочатку необхідно виконати команду Вставка \ Діаграма. Після цього буде запущена програма Microsoft Graph 2000, з допомогою якої слід ввести дані для діаграми в так звану таблицю даних, робота з якою аналогічно вводу даних для діаграми в Word. Для зміни зовнішнього вигляду діаграми можна так само, як і при роботі в Word, використовувати команди меню Діаграма, яке з'являється в режимі редагування створеної діаграми:

Тип діаграми - вибір одного з наявних типів діаграм (гістограми, кругові, графіки і т. д.);

Параметри діаграми - вказівка ​​заголовка, відображення легенди та підписи даних;

Об'ємний вигляд - визначення кутів повороту і піднесення діаграми, а також її висоти.

У Power Point є можливість додавати до слайдів презентації, різні картинки з наявної колекції Clip Galery, а також файли малюнків, що містяться на диску.

Для вставки файлу з малюнком необхідно вибрати слайд, до якого слід додати даний малюнок, і виконати команду Вставка \ Рисунок \ З файлу. Потім у діалоговому вікні Додати малюнок потрібно вибрати потрібний файл з малюнком і натиснути кнопку Додати.

Щоб додати слайд картинку з колекції, необхідно виконати команду Вставка \ Рисунок \ Картинки. Потім у діалоговому вікні Вставка картинки слід вибрати категорію, з якої потрібно додати малюнок, наприклад, категорію Фігури. Після цього у вікні Вставка картинки буде відображений набір малюнків, які працюють у цій категорії. Клацання лівою кнопкою миші на малюнку виводить список можливих команд, які можуть бути виконані з обраним малюнком.: