Виставковий стенд за рахунок своєї архітектури представляє собою просторе приміщення, зручне для отримання інформації і по суті справи, і особисто для себе. Успіх забезпечують компетентний персонал стенда і відповідний своїми функціями хід роботи виставки.
Персонал стенду
Чим більш обгрунтовано підібраний і компетентний персонал стенда, тим більше шансів на високі показники збуту та налагодження нових контактів. Цілеспрямований вибір і інтенсивне навчання співробітників стенду настільки ж важливими, як і ефектна презентація товарів.
Планування і підбір персоналу
При виборі відповідних для участі у виставці співробітників слід керуватися міркуваннями як про їх професійної кваліфікації, так і про їх особисті якості:
чіткі теоретичні і практичні професійні знання
контактність і товариськість
впевнену поведінку і винахідливість
добре поставлена мова
вміння пристосовуватися до обставин
знання іноземних мов
досвід роботи на виставках
здатність переносити навантаження (здоров'я)
любов до подорожей
Для виконання цілого ряду робіт на стенді може бути притягнутий місцевий допоміжний персонал. Це стосується, наприклад, робочої сили для монтажу і розбирання стенда, помічників на кухні і при прийомі гостей, а також перекладачів. Останні часто надаються для погодинної роботи адміністрацією виставки.
До персоналу стенда, сформованому в залежності від величини підприємства, відносяться:
представник підприємства (член правління, виконавчий директор)
керівництво стенду (відповідає за роботу стенду)
технічний персонал (консультації, демонстрація товарів)
референти за країною (переговори про експорт)
перекладач
відповідальний за роботу з пресою
довідково-інформаційна служба стенду
обслуговуючий персонал (бюро, прийом гостей, сервіс, охорона, прибирання)
Мотивація та навчання
На виставці про підприємство судять, як про єдине ціле. Кожен член виставкової команди повинен бути готовий до того, щоб і до, і після, і під час виставки показати себе якнайкраще. Робота на виставці - це не заохочення, а напружена праця, до якого співробітники повинні бути найкращим чином підготовлені.
Чим більш об'ємною інформацією про цілі участі у виставці має в своєму розпорядженні колектив стенду, чим ясніше визначено завдання кожного, тим швидше будь-який з співробітників зможе відповідати пропонованим до нього вимогам. Персонал стенду, який відчуває себе правильно підготовленим і інформованим, у високій мірі сприяє безперебійному та успішному ходу виставки. Персонал потрібно інформувати про:
власному пропозиції товарів і послуг
ціни та умови ціноутворення
конкуренції та пропозицію конкурентів
цільовій групі
складі відвідувачів виставки
важливих клієнтів і зацікавлених покупців
письмовому обліку контактів з відвідувачами
правилах і розпорядок роботи стенду
значенні виставки для всієї галузі
місці і території виставки.
Часто у співробітників буває мало практичного досвіду у спілкуванні з відвідувачами. Тому виставкова команда повинна готуватися і тренуватися для виконання цього завдання, особливо для ведення переговорів, аргументації і техніки опитування. Для тренінгу перед виставкою існує цілий ряд семінарів, друкованих видань, а також навчальних відеоматеріалів.
Якщо потрібно зав'язати якомога більше контактів, то найбільший успіх мають ті, хто вміє привернути увагу відвідувачів. Кожен відвідувач - це потенційний клієнт. Завоювати його - це мистецтво. Воно спочатку припускає активну увагу до відвідувача. Однак, експерти констатують, що від 50 до цілих 90% всіх розмов починаються убивчим питанням: "Чим я можу Вам допомогти?". Після цієї банальності розмова закінчується через кілька секунд.
Крім того, клієнт хоче бути в центрі уваги. Цього можна добитися навіть просто лексикою, якщо взяти до уваги точку зору клієнта. Тобто: "Ви отримуєте ..." замість "Ми поставляємо ..." або "Ось тут Ви бачите ..." замість "Я Вам показую ...".
Прямо-таки лякають результати дали спостереження на виставках - у першу чергу - основних засобів виробництва. Майже до 70% відвідувачів просто ніхто не звертається. 80% продавців закінчують розмову, якщо клієнт веде себе неуважно.
Тренінг перед виставкою складається з опрацювання наступних основних тематичних пунктів:
Як пробудити інтерес відвідувача?
Як і коли потрібно до нього звернутися? (Приблизні формулювання)
Як дізнатися і зафіксувати його прізвище та адресу? (Опитування відвідувачів)
Як вести себе з випадковими відвідувачами-неспеціалістами на спеціалізованих виставках?
Мета тренінгу така: постійно демонструвати відвідувачам виставки готовність піти на контакт. У першу чергу повинно бути виключено таку поведінку, яка відштовхує відвідувача від входу на стенд (читання газети, захоплений розмову з друзями або колегами). Виставки - це живі й одномоментні заходи, де один раз втрачений шанс розмови повернути вже неможливо.
Часто відвідувач виставки опиниться за весь час огляду один єдиний раз у певному павільйоні і тільки на коротку мить зацікавиться певним стендом. Якщо йому не буде продемонстрована готовність персоналу до розмови, то потенційний контакт загублений.
Треба надавати велике значення і одязі, і зовнішнім виглядом, і манері триматися. Єдина форма одягу для персоналу стенда полегшує пошуки співробітників. Іноді для того, щоб співробітників легше було впізнати, буває достатньо і певних аксесуарів одягу (краватки, хусточки). Само собою зрозуміло, що потрібні досить великі таблички з прізвищем.
Уміння вести розмову
Після того як відвідувач увійшов на стенд, йому треба дати час озирнутися. Співробітник стенду повинен спостерігати, ніж відвідувач зацікавиться. При цьому можна почекати зручний момент, щоб до нього в перший раз звернутися. Після привітання співробітник називає себе і починає роз'яснення з приводу експоната, що зацікавив відвідувача. До знайомим відвідувачам потрібно звертатися відразу і називати їх за прізвищем.
Розмова обов'язково треба вести без всякої нав'язливості. Уміння вислухати співрозмовника - рідкісний дар. За допомогою цілеспрямованих питань потрібно з'ясувати позицію, мотиви, критику та претензії, цілі застосування товару, вимоги до якості, а також можливість якнайшвидшого рішення з приводу договору. Після визначення рівня професійної компетент-ності і права на прийняття рішення всередині підприємства можна вийти на певний рівень взаєморозуміння. На претензії і висловлені сумніви слід реагувати чуйно і тут же пропонувати як можна більш конкретні способи їх дозволу.
На закінчення бесіди потрібно по можливості домовитися про подальші контакти - наприклад, про час наступної зустрічі або про пересилання конкретних товарів або технічних деталей.
При остаточному заповнення листка обліку відвідувачів слід негайно записати всі побажання клієнта, інакше в метушні виставки окремі моменти скоро забудуться. Точна інформація для подальшої обробки виключає можливість протиріч у висловлюваннях при подальших контактах з цим клієнтом.
Порядок роботи стенду
Керівник стенду
Керівник стенду відповідає за злагодженість ходу роботи на стенді, причому як зовні - по відношенню до відвідувачів, так і зсередини - тобто по відношенню до співробітників.
Керівник стенду повинен володіти особливим чуттям і цілим рядом якостей для обходження з людьми самих різних темпераментів. Вони такі:
досвід роботи на торгових ярмарках і виставках
бажання і здатність приймати рішення
висока якість мотивації та керівництва
організаторський і імпровізаційний талант
усвідомлення відповідальності
охайний зовнішній вигляд
впевнена манера триматися
добре поставлена мова
готовність до розмови і переговорів
основи знань в області техніки і торгівлі
хороша пам'ять на обличчя
Завдання керівника стенду
Приймання стенду перед початком всього заходу
Доручення конкретних завдань окремим співробітникам
Розробка та дотримання робочого плану та розкладу для співробітників
Прийом важливих відвідувачів
Допомога в переговорах з клієнтами
Передача важливих повідомлень на фірму
Заступник керівника стенду (на короткий строк або через відсутність за непередбаченими обставинами) повинен бути призначений завчасно.
Організація виставкового стенду
Керівник стенду повинен своєчасно, до початку виставки, переконатися в тому, що весь стенд змонтований за планом, що обладнання, оформлення і написи на місці, що рекламні матеріали і все потрібне для частування є в достатній кількості, що приєднання правильно, а всі прилади функціонують .
Увечері напередодні відкриття виставки потрібно віддати інструкції персоналу і роз'яснити порядок роботи стенду:
подання колективу, можливо, також додатково залученого персоналу
інформація про виставку
інформація про цілі виставки
заходи та особливі події під час виставки
коментарі до важливих документів
роз'яснення з приводу обліку відвідувачів
вказівки по обслуговуванню клієнтів
доручення відповідальному за пресу
розподіл обов'язків відповідно до робочого плану
кодекс поведінки
У робочому плані має бути чітко розподілено, хто саме відповідає за виконання окремих доручень, - наприклад, за розкладку проспектів на стендах, за чистоту вигороджених кабінок для переговорів і куточків для сидіння протягом дня, за частування. Одночасно робочий план чітко визначає час перерв.
На щоденних летючках - вранці і ввечері - співробітники отримують інформацію про успіхи виставки і про особливості майбутнього дня (важливі відвідувачі або заходи). Помічені в ході роботи недоліки теж можна тут обговорити і негайно ліквідувати. Така маневрена критика повинна бути продумана і для дня закінчення виставки.
Добре організований виставковий стенд і добре керована виставкова команда гарантують,
що виставковий стенд в будь-який час дня буде чисто і прибрано
що споживчі та продовольчі товари (рекламні матеріали, частування) не стануть дефіцитом
що все технічне обладнання стенду буде безперебійно функціонувати
що правила роботи і робочий план стенду будуть дотримуватися
що атмосфера на виставковому стенді завжди буде доброзичливою і спокійною
що керівник буде точно знати, де в даний момент знаходиться будь-який з його співробітників
що переговори з відвідувачами стенду будуть письмово зафіксовані і згодом оброблені.
Обслуговування
І на невеликому стенді можна організувати частування відвідувачів. Можна запропонувати безалкогольні або алкогольні напої. У відношенні печива, чіпсів, горіхів і т.д. слід звернути увагу на те, щоб продукти були свіжими, а сервіровка - апетитною.
Стенд краще запам'ятається відвідувачу, якщо запропоноване частування буде асоціюватися з походженням експонента (франкское вино, мюнхенські білі ковбаски, вестфальська шинка). Всі виставкові комплекси працюють на договірних засадах з фірмами, що організують постачання напоїв і т.д. для учасників виставок.
Пригощання відвідувачів стенду - стандарт якості німецьких ярмарків. Не в останню чергу ознакою якості є посуд. З репрезентативних міркувань не рекомендується користуватися одноразовим посудом. Кафе і ресторани виставкових комплексів вже давно відмовилися від одноразового посуду. Слід стежити за збереженням посуду і економним витратою води та електроенергії при митті.
У рамках аналізу, виконаного на замовлення AUMA одноразова і многоразо-вая посуд оцінювалися з точки зору екології. Результати показали, що застосування багаторазової посуду виправдане при виконанні наступних умов:
порівняно короткі шляхи доставки посуду;
вимоги гігієни здійснимі тільки при використанні посудомийних автоматів;
застосовуються посудомийні автомати енергозберігаючого типу;
забезпечена оптимальна завантаження посудомийних машин, що дозволяє уникнути непродуктивних витрат енергії;
виняткове застосування миючих засобів без вмісту фосфатів і хлору;
кількість битого посуду не перевищує 20%.
При використанні одноразового посуду рекомендується:
користуватися тільки посудом з матеріалів, розрахованих на вторинну утилізацію;
організувати раціональну гігієнічну систему збору відходів, не створює скупчення відходів;
користуватися одноразовим посудом тільки при невеликій кількості відвідувачів.
Облік відвідувачів
Для ефективності подальшої обробки і для конкретного підтвердження успіху на виставці необхідно вести облік контактів з відвідувачами. Спеціально заготовлені для цього бланки скорочують витрати часу: співробітник може дуже швидко їх заповнити. Тільки точність при заповненні облікового листка гарантує бездоганне виконання заявок. Досвід показує: після деякого часу співробітники переконуються в тому, що ця анкета - найцінніший робочий матеріал.
Але до того треба визначити, які саме бесіди можна розглядати як матеріал, що заслуговує запису. Загальне правило говорить, що обліковий листок підлягає заповненню тільки в тому випадку, якщо відвідувач висловив серйозну зацікавленість у товарі. А короткі приватні питання, після яких відвідувач не залишає і своєї адреси, повинні, ймовірно, враховуватися в списках за товарами чи за тематичними групами. Але і ці короткі консультації можуть привести до цікавих висновків про сприйняття експоната.
Інформація про виставку та ринку
Крім обслуговування самого стенду, його співробітники можуть також зані-маться вивченням ринку. Інформація про товари, оформленні стендів і діяльності конкурентів дає важливі точки опори.
Обхід виставки допомагає мотивації і підвищення кваліфікації співробітників стенда. Не можна недооцінювати і друковану продукцію, яку можна отримати на стенді:
каталог виставки
брошури, присвячені особливим заходам
рукописи доповідей
спецвипуски спеціальних журналів
проспекти і рекламний матеріал конкурентів
дані досліджень, проведених організаторами виставки
Прибирання і охорона
Само собою зрозуміло, що стенд треба завжди тримати в порядку. Щоденне прибирання можна виробляти і власними силами, але можна це доручити і тій фірмі, з якою адміністрація виставки уклала відповідний договір. Крім того, спеціально виділений для цього співробітник повинен постійно стежити за порядком і чистотою. Попільнички, що валяються всюди проспекти і розкришиться кекси дуже скоро приведуть відвідувача до небажаних висновків про загальний рівень сервісу у даного учасника виставки.
Охорона стенду і, відповідно, експонатів теж повинна бути налагоджена - в тому числі, під час монтажу й розбирання. Відомо з досвіду, що в цей час все перевернуто догори дном, усюди суєта, тому цінні виставкові товари не повинні залишатися без нагляду.
Але це стосується і щоденної роботи стенду. Особливо на тих виставках, де число відвідувачів дуже велике, цінні виставкові товари повинні бути в безпеці.
Зазвичай виставкові павільйони вночі охороняються. Але стенди, де є цінні товари, можуть забезпечити себе і власну охорону.
Заключна частина роботи на стенді
Безпосередньо після того як виставка закінчується, з співробітниками стенду повинна бути проведена заключна бесіда. Поки спогади ще свіжі, можна врахувати деякі зокрема загального характеру, щоб використовувати їх потім, під час наступної виставки. У письмовому звіті можуть бути дані рекомендації для наступних презентацій товару.
Демонтаж стенду можна починати тільки після офіційного завершення заходу. Не варто в останній день виставки шокувати відвідувачів виглядом напівпорожніх стендів. Загальний настрій обриву, кінця, не подіє заклично на зацікавленого відвідувача.
Своєчасна організація розбирання і транспортування допомагає заощадити час і уникнути стресової ситуації.