Реєстрація та контроль виконання документів

План

1. Реєстрація та контроль виконання документів

Журнальна форма реєстрації документів

Карткова система реєстрації документів

Індексація

Систематизація РКК

2. Наказ, їх види та реквізити

3. Складіть короткий протокол виробничої наради працівників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробці техпромфінплану на 2000 р.

4. Оформіть наказ про надання адміністративного відпустки працівнику підприємства. Відсутні дані вкажіть самостійно

Список літератури

_{1. Реєстрація та контроль виконання документів}

Реєстрація - фіксація факту отримання або створення документа шляхом присвоєння йому порядкового номера (індексу), дати та запису необхідних і достатніх відомостей у спеціальних реєстраційних формах. Реєстрація документа - "запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання" ^1. Реєстрація - основа інформаційно-пошукової системи (ІПС) організації.

Основними цілями реєстрації є довідково-інформаційна робота і строковий контроль виконання документів. Документи реєструються одноразово, тобто один раз в одному місці. Якщо документ зареєстрований службою ДОП, в структурному підрозділі він реєструватися не повинен. Якщо документ буде зареєстрований у структурному підрозділі (наприклад, фінансові документи), служба ДОП його реєструвати не повинна.

Окремі реєстраційні масиви утворюють (тобто реєструються зі своїми порядковими номерами) вхідні документи, вихідні документи і кожен вид (різновид) внутрішніх документів.

Порядкові реєстраційні номери оновлюються на початку кожного року. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання. Додатки до документів окремо не реєструються.

Існує три види реєстраційних форм: журнал реєстрації, реєстраційно-контрольна картка і комп'ютерні системи реєстрації та контролю виконання документів ("системи електронного документообігу").

_{Журнальна форма реєстрації документів}

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізиту 28, що поступив. Відомості в графу 2 переносяться з бланка (06, 09,10 реквізити кореспондента). У графу 3 переноситься заголовок (17), що поступив. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і т.д.). У графу 4 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директору) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи графи 4 датуються. У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа. Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації. У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і т.д.). У графі 4 вказується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.

Журнал реєстрації внутрішніх документів (зразок форми)

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа. У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і т.д.). У графі 3 вказують прізвища тих посадових осіб, кому дано доручення. (Інформація з тексту документа). У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа). У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.

Заголовки граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно ускладнює довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.

Більш зручною є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципових нестачі журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє більш детально фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати оперативний пошук документа або інформації про нього.

_{Карткова система реєстрації документів}

Єдина реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6 (рис.1).

Рис.1. Форма реєстраційно-контрольної картки

У поля картки заносять наступну інформацію.

Кореспондент. Для вхідних документів у цій позиції вказують реквізит 06 надходження документа, для вихідних - відомості переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації. Для внутрішніх - вказують вид документа (08).

Дата надходження та реєстраційний номер. Заповнюється тільки при реєстрації вхідних документів.

Дата і номер документа. Відомості переносяться з бланка (09,10 реквізити).

Короткий зміст - заголовок документа (17); Якщо необхідно, відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і т.д.). При реєстрації вхідних документів у позицію 5 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99 директору) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів вказують прізвища тих посадових осіб, кому дано доручення. (Інформація з тексту документа). У позиції 6 вказують термін (терміни) виконання на підставі резолюції, аналізу змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів).

У позиції 7 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості відповідають реквізиту 27.

Фонд №, Опис №, Справа № - позиції для фіксації відміток про зберігання виконаного документа.

Як варіант, може використовуватися інша форма запису відомостей про зберігання виконаного документа:

У позиції "Примітка" вказується фактичне місцезнаходження документа в тому випадку, якщо виконаний документ в справу не поміщений ані висунути зі справи. Записи датуються.

При карткової системи реєстрації для присвоєння реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - аркуш паперу формату А4 з проставленими на ньому порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляють для кожного реєстраційного масиву (окремо для вхідних, вихідних і кожного різновиду внутрішніх документів). Присвоєний документу порядковий номер викреслюється з нумераційного бланка.

_{Індексація}

Індексація - проставлення при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень, що вказують місце складання чи зберігання документа. В якості умовних позначень можуть використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і т.д. Наприклад: 02-12/156, де:

02 - посадова особа - адресат;

12 - кореспондент;

156 - порядковий реєстраційний номер.

Найбільш оптимальною прийнято вважати індексацію з використанням номера справи за номенклатурою справ, оскільки номер справи одночасно вказує і на місце зберігання, і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де:

01-20 - номер справи за номенклатурою справ;

156 - порядковий реєстраційний номер.

При індексації вхідних, вихідних і внутрішніх документів слід використовувати однакову систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать такі правила:

розташування складових частин індексу має бути постійним;

система індексів, застосовувана в організації, повинна залишатися незмінною протягом тривалого проміжку часу.

Якщо в конкретній організації при невеликому обсязі документообігу для оперативного пошуку документа або інформації про нього необхідним і достатнім є використання тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не розроблятися.

_{Систематизація РКК}

Масив реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки в картотеці повинні бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовано відповідно до обраних ознаками систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки) РКК:

алфавітний;

географічний (регіональний);

кореспондентський;

номінальний (за видами і різновидам документів);

предметно-питальний (по заголовку, змістом);

структурний (за структурою організації, по відділах);

хронологічний (за датою) і т.д.

При розстановці РКК, як правило, вдається активізувати кілька пошукових ознак (звичайно 3 - 5). Наприклад, картки надійшли і відправлених документів можна розставити за змістом, питання розташувати за алфавітом, всередині предметної рубрики картки систематизувати за назвами регіонів, розташованих за алфавітом, в кожному регіоні розподілити картки по кореспондентам, а найменування організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і т. д.

Усередині кожної рубрики картки розставляють по хронології або у валовому порядку реєстраційних номерів. Традиційно застосовується зворотний (... 5, 4, 3, 2,1) порядок реєстраційних номерів і дат.

Довідкова картотека ділиться на дві частини: картки документів, які знаходяться на виконанні, і виконаних.

Класифікатори, що застосовуються при індексації, реєстраційні форми і самі документи утворюють інформаційно-пошукову систему (ІПС) організації, тобто систему, що забезпечує здійснення оперативної довідкової роботи і контролю виконання документів.

Контроль - невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської діяльності. Мета контролю - своєчасне і якісне виконання кожного доручення. У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій:

контроль виконання по суті поставлених завдань;

строковий контроль.

Контроль виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів.

Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на апарат керівника (службу ДОП).

У контрольній діяльності служби ДОП виділяють кілька етапів:

Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль у документі (18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може бути:

резолюція керівника (16);

аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни виконання.

Систематизація реєстраційних форм за термінами виконання. Систематизація проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується "сьогодні", "завтра", "післязавтра".

При журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація журнальних записів.

При використанні реєстраційно-контрольних карток (РКК) необхідно вибрати картки з відміткою К або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямий хронології за термінами виконання.

Комп'ютерні програми реєстрації та контролю виконання документів повинні робити вибірку за строками виконання автоматично.

Повідомлення і нагадування виконавцю про терміни виконання (під час передачі документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного строку, на день виконання).

Повідомлення керівнику (контролеру) про терміни виконання доручення (за один день до закінчення терміну виконання, в день виконання).

Зняття документу з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для цього має бути тільки думка керівника, виражене в письмовій (підпис, гриф затвердження, резолюція) або усній формі.

Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну. Передбачуваний склад інформації: кількість документів, взятих на контроль, кількість виконаних (у строк, з порушенням контрольного терміну) документів і знаходяться на виконанні (в строк, з порушенням контрольного терміну). Довідка може містити відомості про виконавської дисципліни кожного структурного підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.

_{2. Наказ, їх види та реквізити}

Керівництво та організація трудового процесу немислимі без виконавчо-розпорядчої діяльності і, відповідно, розпорядчих документів.

Розпорядча документація являє собою сукупність правових актів, за допомогою яких роботодавець здійснює повноваження з управління та організації праці. Вони є юридичними фактами, що викликають виникнення конкретних адміністративно-правових відносин у сфері праці.

Адресатом цих документів є конкретні структурні підрозділи, посадові особи або працівники. Розпорядчі документи видаються у вигляді наказів або розпоряджень. Склад розпорядчих документів, що видаються у конкретного роботодавця, визначається її установчими документами (статутом, установчим договором), локальними нормативними актами.

В організаціях правом видавати розпорядчі документи можуть наділятися їх керівники, також заступники керівника, керівники структурних підрозділів, головні фахівці організації. Це повноваження повинно бути закріплено в організаційно-правових документах (Положенні про структурний підрозділ, посадової інструкції, наказі про розподіл обов'язків між керівництвом організації).

Розпорядчі документи згідно "Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання", затвердженого Росархивом 6 жовтня 2000 діляться на три самостійні групи.

Перша група - накази (розпорядження) по основній діяльності. Вони видаються при реорганізації, ліквідації організації, затвердження та зміну структури і штатів, з метою затвердження або введення в дію документів (положень, інструкцій, правил, регламентів та інше), при необхідності регулювання виробничих, фінансових питань, проблем документаційного, матеріально-технічного забезпечення , науково-технічної, соціальної політики тощо.

Друга група - накази (розпорядження) з особового складу регулюють трудові відносини у конкретного роботодавця. Вони документують основні кадрові процедури - прийом на роботу, звільнення, переведення, надання відпусток, застосування заохочень і дисциплінарних стягнень, відрядження.

Третя група - накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань. Вони видаються при вирішенні організаційних, господарських, побутових питань.

Документи, що входять у першу і третю групу, охоплюють господарську діяльність в цілому і до кадрових питань відносяться тільки побічно. Другу групу, навпаки, утворюють кадрові документи, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю працівників. Багато з цих документів мають уніфіковану форму, затверджену Держкомстатом Російської Федерації.

Відповідно до загальних вимог державного стандарту - "Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ГОСТ Р 6.30-2003" (затверджено Постановою Держстандарту Російської Федерації від 3 березня 2003 року № 65-ст "Про прийняття та введення в дію державного стандарту Російської Федерації "разом з" Уніфікованої системою документації. Уніфікованої системою організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ГОСТ Р 6.30-2003 ") (далі - ГОСТ Р 6.30-2003) накази оформляються на бланку наказу (бланк конкретного виду документа).

Обов'язковими реквізитами наказу є: найменування організації, назва виду документа, дата і реєстраційний номер документа, місце складання чи видання, заголовок до тексту, підпис, візи узгодження документа (якщо вони передбачені законодавством або локальними актами), відмітка про контроль.

Заголовок повинен відповідати на питання: про що, про кого? Наприклад: Наказ про створення атестаційної комісії.

У наказах текст викладають від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу").

Текст наказу складається з двох частин: констатуючої (преамбули) та розпорядчої.

У констатуючій частині дається обгрунтування розпорядчих дій (наприклад, нормативно-правовий акт вищої організації або документ, раніше виданий роботодавця, а також факти, події, що послужили причиною видання наказу).

Констатуюча частина завершується словом наказую, яке друкується в розрядку.

Розпорядча частина згідно Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затвердженої Наказом Мінкультури Російської Федерації від 8 листопада 2005 року № 536 "Про типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади" повинна містити:

"Перерахування запропонованих дій із зазначенням виконавця кожної дії та термінів виконання. Розпорядча частина може ділитися на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Дії однорідного характеру можуть бути перераховані в одному пункті. В якості виконавців вказуються структурні підрозділи або конкретні посадові особи. Останній пункт розпорядчої частини може містити відомості про підрозділ або посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням наказу ".

_{3. Складіть короткий протокол виробничої наради працівників планово-економічного відділу заводу медпрепаратів, на якому було розглянуто питання про дострокову розробці техпромфінплану на 2000 р.}

Після обговорення виробнича нарада прийняло рішення розробити техпромфінплан на 3 дні раніше встановленого терміну. Інші дані вкажіть самостійно.

ЗАТ "Митіщинській завод

медичних препаратів "

ПРОТОКОЛ

"15" жовтня 1999 року № 27

м. Митищі

Виробничої наради

Голова - Семенов А.А. Секретар - Булгакова Є.В.

Були присутні: начальник планово-економічного відділу Воробйов С.І., головний економіст Казарінова Т.В., фахівці планово-економічного відділу: Мартинова Н.А., Расюк П.А., Слівоцкая М.С.

Розглянуті питання:

1. Про достроковий розробці техпромфінплану на 2000 рік

Воробйов С.І., Мартинова Н.А.

Прийняті рішення:

1. Розробити техпромфінплан на 3 дні раніше встановленого терміну

Голова ________________ / Семенов А.А. /

(Підпис)

Секретар ________________ / Булгакова Є.В. /

(Підпис)

"15" жовтня 1999 _____________________ (підпис виконавця)

_{4. Оформіть наказ про надання адміністративного відпустки працівнику підприємства. Відсутні дані вкажіть самостійно}

_{Список літератури}

1. Зінов'єва Н.Б. Документознавство: Навчально-методичний посібник. - М.: Профиздат, 2003.

2. Колесник О.М. Введення в управлінське документознавство: Навчальний посібник. - М., 2003.

3. Ларін М.В. Розвиток поняття "документ". / / Діловодство. - № 1. - 2000.

4. Ларьків Н.С. Документознавство: Навчальний посібник. - М., 2004.

5. Овчинникова Н.В. Правила складання та оформлення службових документів. - М.: Дело ЛТД. 2001.

6. Мисливців А.В., Булавіна О.А. Документознавство і діловодство: Основи документознавства. Види, функції документів. Технології діловодства: Навчальний посібник для вузів - М: ІКЦ МарТ, 2004.