Редагування інформації в документах Word

Краснодарський державний університет

культури і мистецтв.

Курсова робота з інформатики.

Тема: Використання полів і закладок для редагування інформації в документах Word

Викладач Долгих В В

Виконав: студентка 2-го курсу

група НЕК-99

Вереса Ольга.

Краснодар

2001

зміст

Автоматична вставка відомостей за допомогою полів -----

Вставка полів Word в основний документ ---------------------------

Додавання даних до джерела даних Word ----------------------

Редагування існуючих записів даних -----------------------------

Додавання нових полів даних ---------------------------------------

Додавання підказок до полів форми ----------------------------------

Додавання елементів до списку ---------------------------------------------- -

Заповнення екранної форми ----------------------------------------------- ------

Зміна кодів полів ----------------------------------------------- ----------------

Оновлення полів ------------------------------------------------ -------------------------

Параметри текстового поля форми ----------------------------------------

Поля злиття ------------------------------------------------ ---------------------------------

Поля форм ------------------------------------------------ --------------------------------------

Способи використання полів -----------------------------------------------

Одночасне оновлення однакового тексту в різних місцях документа ------------------------------------------ -------------------------------------------------- ---------------

Вставка іншого документа в активний документ -----------

Вставка дати та часу створення або друку в документ

Друк заголовків сторінок у словниковому стилі ------------------

Виконання обчислень ------------------------------------------------ ----------

Вставка поля закладки ----------------------------------------------- ---------------

Дозвіл питань ------------------------------------------------ ------------------

Вставка закладки в елемент списку автотексту ----------------

Створення елемента предметного покажчика, містить діапазон сторінок ------------------------------------------ -------------------------------------------------- ---------------

7 Натисніть кнопку "Позначити ".------------------------------------------- -----

Контрольні питання .----------------------------------------------- ----------------

Контрольні завдання .----------------------------------------------- -----------------

Список літератури .----------------------------------------------- ----------------------

Автоматична вставка відомостей за допомогою полів

1 Помістіть курсор у позицію, куди потрібно вставити відомості.

Виберіть команду Поле в меню Вставка.

2 Вкажіть категорію, а потім виберіть ім'я поля.

3 Щоб додати ключі полів або інші параметри до кодів полів, натисніть кнопку "Параметри".

Примітки

· Для отримання більш докладних відомостей про певний полі або параметр, виберіть ім'я поля чи параметр, а потім натисніть клавішу F1.

· Щоб вкласти поле в інше поле, спочатку вставте поле-контейнер. Потім зробіть видимими коди полів і вставте друге поле.

Вставка полів Word в основний документ

1 У головному документі встановити курсор у місце, куди хочете вставити поле.

Вставте поле IF або FILLIN туди, де потрібно друкувати результуючі відомості. На початок документа можна вставити поле ASK або SET.

2 На панелі злиття натисніть кнопку "Поля Word", а потім вкажіть полі.

Якщо відкриється вікно діалогу, введіть у ньому відомості для поля.

3 При вставці полів ASK або SET вставте поле закладки в позицію, де будуть друкуватися відомості, представлені в закладці.

Додавання даних до джерела даних Word

Якщо джерело даних є документом Word, у ньому можна редагувати записи даних і додавати до нього нові записи і поля даних. Так, щоб додати нових клієнтів в поштову список, необхідно створити за окремою запису для кожного клієнта. Щоб додати нову категорію відомостей до всіх записів (наприклад номер факсу або адресу електронної пошти), необхідно створити нове поле даних.

Редагування існуючих записів даних

1 Відкрийте джерело даних у вікні діалогу Форма даних.

Як це зробити?

Перегляд записів даних у вікні діалогу "Форма даних"

Залежно від місця поточної роботи, відображати запису даних у вікні діалогу Форма даних можна одним з таких способів:

· Перебуваючи у вікні діалогу Злиття, натисніть кнопку "Редагувати" поряд з кнопкою "Отримати дані", а потім виберіть потрібне джерело даних.

· Перебуваючи в основному документі злиття, натисніть кнопку на панелі злиття.

· Якщо джерело даних, створений у Word, відкритий у вікні документа, натисніть кнопку на панелі бази даних.

Примітка. Якщо джерело даних створено в додатку, що підтримує DDE (наприклад Microsoft Excel або Microsoft Access), і це додаток встановлено на комп'ютері, натисніть кнопку "Редагувати" поряд з кнопкою "Отримати дані" у вікні діалогу Злиття або натисніть кнопку на панелі злиття, щоб запустити додаток. Потім можна змінювати записи даних файлу-джерела.

2 Відредагуйте записи, які потрібно змінити.

Для пошуку запису даних, яку потрібно змінити, натисніть кнопку "Знайти", а потім ведіть пошук, вводячи відомості, які містяться в цьому записі.

3 Для збереження зміни джерела даних натисніть кнопку "Джерело", а потім натисніть кнопку.

Додавання нових полів даних

1 Відкрийте джерело даних у вікні документа.

Як це зробити?

Перегляд записів даних у вікні документа

Залежно від місця поточної роботи, джерело даних можна відкрити наступними способами:

· Виберіть команду Відкрити в меню Файл, а потім вкажіть потрібне джерело даних.

· Перебуваючи у вікні діалогу Злиття, натисніть кнопку "Редагувати" поряд з кнопкою "Отримати дані", виберіть потрібне джерело даних, а потім натисніть кнопку "Джерело".

· Перебуваючи в основному документі, натисніть кнопку на панелі злиття, а потім натисніть кнопку "Джерело".

2 На панелі бази даних натисніть кнопку .

3 У полі "Ім'я файлу" введіть ім'я для нового поля, а потім натисніть кнопку "Додати".

4 Щоб додати відомості з нового поля до всіх записів, натисніть кнопку, а потім відредагуйте запису у вікні діалогу Форма даних.

Додавання підказок до полів форми

1 Встановіть покажчик на полі форми, до якого буде додана підказка, і двічі натисніть кнопку миші.

2 Натисніть кнопку "Текст довідки".

3 Виберіть вкладку "Строка статусу" для виведення підказки в рядок стану.

Виберіть вкладку "Клавіша F1" для виведення підказки у вікно повідомлень при натисканні клавіші F1.

4 Встановіть потрібні параметри.

Додавання елементів до списку

1 Переконайтеся, що документ не захищений.

Як це зробити?

Зняття захисту з екранної форми

Для активізації полів екранної форми таким чином, щоб користувач мав можливість вводити в них дані, але не змінювати самі поля, форма має бути заблокована, або "захищена". Для внесення змін до форми спочатку слід зняти захист.

· Виберіть Зняти захист у меню Сервіс.

При необхідності для зняття захисту введіть пароль.

Рада. При розробці форми можна швидко встановити або зняти захист з допомогою кнопки

.

2 Встановіть покажчик на список, що розкривається поля та двічі натисніть кнопку миші.

3 Введіть назву елемента в рядок "Елемент списку".

4 Натисніть клавішу "Додати".

Заповнення екранної форми

1 Виберіть команду Створити в меню Файл.

2 Виберіть потрібний шаблон форми, установіть перемикач "Документ", а потім натисніть кнопку "OK".

3 Заповніть форму, ввівши дані у всі поля форми. Для переходів між полями можна використовувати клавіші табуляції, повернення каретки або стрілки.

4 Виберіть команду Зберегти як у меню Файл.

5 Введіть в рядок "Ім'я файлу" ім'я файлу, в який буде записана форма з введеними даними.

Для збереження форми як документа виберіть значення "Документ Word" зі списку "Тип файлу".

Примітка. Якщо при заповненні екранної форми виникнуть труднощі, скористайтеся підказкою. Для її отримання помістіть курсор на форму і прочитайте підказку в рядку стану або натисніть клавішу F1.

Зміна кодів полів

Допускається редагувати коди поля з метою змінити формат або вміст відповідного значення поля. Так, у наведеному нижче прикладі у коді поля = (Формула) можна замінити 10 відсотків на 8 відсотків, і тим самим змінити значення поля.

{= Ціна * 10%}

1 Виберіть поле.

2 Якщо на значення полів, натисніть клавіші SHIFT + F9 для відображення кодів полів.

3 Відредагуйте інструкції, записані за іменем поля.

4 Для відновлення поля виберіть його і натисніть клавішу F9; потім, щоб побачити нове значення поля, натисніть клавіші SHIFT + F9.

Примітка. Якщо вибрати будь-яку з фігурних дужок, що оточують поле ({або}), буде виділено все поле.

Оновлення полів

Якщо постійне отримання нових відомостей можливо, слід періодично оновлювати поле для отримання нового значення поля. Можна також оновлювати зв'язку з об'єктами, створеними в додатках OLE.

· Щоб оновити окреме поле, виберіть поле або його значення, а потім натисніть клавішу F9.

Щоб оновити всі поля в документі, виберіть команду Виділити все в меню Правка, а потім натисніть клавішу F9.

Рада. Неважко оновлювати всі поля документа кожен раз перед його друком. Виконайте команду Параметри з меню Сервіс

, Виберіть вкладку "Друк", після чого встановіть прапорець "Оновлювати поля".

Параметри текстового поля форми

Параметр Призначення

Звичайний текст Введення тексту, чисел, символів або пробілів

Число Введення чисел

Дата Введення дати

Поточна дата / Поточний час Відображає поточну дату і поточний час. Ці поля не можуть бути змінені.

Обчислення Використовує полі = (Формула) для обчислень

Поля злиття

Поля злиття, що вставляються в основний документ злиття, вказують місця, куди будуть міститися відомості, взяті з вибраного джерела даних. Так, поле злиття "Місто" вказує місце, куди будуть вставлені відомості з поля даних "Місто".

Щоб вставляти поля злиття, натисніть кнопку "Поля злиття" на панелі злиття. Не можна вставити поля злиття, ввівши символи полів («») з клавіатури або вставивши ці символи за допомогою команди Символ (меню Вставка).

Якщо включений режим відображення кодів полів, на екрані видно коди MERGEFIELD, наприклад {MERGEFIELD Місто}. Не можна змінювати ім'я поля в інструкціях MERGEFIELD; ім'я поля має повністю відповідати пов'язаному з ним імені поля в рядку заголовка джерела даних. Режим перегляду кодів полів (тобто видно або приховані коди) не впливає на спосіб вставки відомостей із джерела даних.

Поля форм

{FORMCHECKBOX}

{FORMDROPDOWN}

{FORMTEXT}

Ці поля вставляють у форму прапорець, що розкривається список або поле, відповідно. Користувачеві не дозволяється самостійно вставляти або змінювати ці поля. Для їх вставки слід використовувати команду Поле форми (меню Вставка) або кнопки "Прапорець", "Поле зі списком" і "Текстове поле" на панелі інструментів "Форми". Для зміни цих полів слід використовувати кнопку "Параметри поля форми" на панелі інструментів "Форми".

Способи використання полів

За допомогою полів можна спростити і полегшити виконання безлічі поширених операцій. Щоб побачити, які типи відомостей можна вставляти у вигляді полів, виберіть команду Поле в меню Вставка, а потім перейдіть полів.

Одночасне оновлення однакового тексту в різних місцях документа

Припустимо, що в великий документ потрібно кілька разів включити текст юридичної заяви, кожне слово в якому повинно бути скрупульозно вивірено. Швидше за все, текст цієї заяви доведеться кілька разів редагувати. Щоб при кожній зміні тексту заяви зміни відбувалися у всьому документі, слід спочатку визначити цей текст як елемент списку автотексту. Потім вставте заяву у вигляді поля AUTOTEXT, яке посилається на елемент списку автотексту. (Виберіть команду Поле в меню Вставка, виділіть "Зв'язки і посилання" в списку "Категорії", а потім виберіть "AutoText" зі списку "Поля". Для вибору потрібного елемента списку автотексту натисніть кнопку "Параметри".) По закінченні зміни тексту перевизначите елемент списку автотексту. Остаточний варіант тексту з'явиться там, куди вставлено поле AUTOTEXT.

Вставка іншого документа в активний документ

Для вставки цілого або частини певного документа в поточний документ застосовується поле INCLUDETEXT. Якщо вставлені відомості будуть оновлені в початковому документі, просто оновіть поле INCLUDETEXT, щоб перенести нові відомості в поточний документ. Щоб вставити поле INCLUDETEXT, виберіть команду Поле в меню Вставка, виділіть "Зв'язки і посилання" в списку "Категорії", а потім виберіть "IncludeText" зі списку "Поля".

Вставка дати та часу створення або друку в документ

Замість команди Дата і час з меню Вставка використовуйте поля CREATEDATE і PRINTDATE. Поле CREATEDATE вставляє в документ дату і час першого збереження документа під таким ім'ям. Поле PRINTDATE вставляє в документ дату і час останнього висновку документа на друк. Щоб вставити поля CREATEDATE і PRINTDATE, виберіть команду Поле в меню Вставка

, Виділіть "Дата і час" в списку "Категорії", а потім виберіть "CreateDate" або "PrintDate" зі списку "Поля".

Друк заголовків сторінок у словниковому стилі

Для швидкого пошуку потрібного імені у великому списку імен слід поміщати в верхній частині кожної сторінки перше і останнє імена, розташовані на цій сторінці. Спершу застосуйте стиль (стиль абзацу або стиль символу) для форматування імені. Потім вставте два поля STYLEREF в заголовок документа. При виведенні документа на друк перше і останнє імена, розташовані на поточній сторінці, будуть друкуватися у верхній частині цієї сторінки.

Виконання обчислень

Для виконання простих арифметичних операцій і обчислення математичних виразів можна використовувати поле = (Формула). Наведене нижче поле = (Формула) підсумовує значення елементів, поміщених в стовпець таблиці Word. Ключ числового шаблону (# "# # 0,00 грн.) Додає до значення поля символ грошової одиниці і роздільник груп розрядів.

Прибуток у цьому місяці склала {= SUM (Table3 C2: C7) # "# # 0,00 р.}

Прибуток у цьому місяці склала 91 483,54 р.

Вставка поля закладки

Для приміщення в документ відомостей, взятих із закладки за допомогою полів ASK або SET, необхідно вставити поле закладки в те місце основного документа, куди потрібно вставляти відомості.

1 Встановіть курсор у позицію вставки відомостей.

2 Натисніть клавіші CTRL + F9 для вставки парних символів поля ({}).

3 У проміжку між фігурними дужками введіть ім'я закладки, визначеної в полі SET або ASK.

Якщо ім'я закладки також є ім'ям поля Word, перед ім'ям закладки введіть REF, наприклад {REF Title}.

Рада. Щоб бути впевненим, що ім'я закладки повністю збігається з ім'ям, зазначеним у полі ASK або SET, скопіюйте ім'я закладки та потім вставте його в проміжок між фігурними дужками.

Дозвіл питань

Вставка закладки в елемент списку автотексту

· При створенні елемента списку автотексту з тексту, що містить закладку, закладка залишається в цьому елементі. При неодноразовій вставці елементу списку автотексту в документ, закладка кожен раз видаляється з тексту, вставленого раніше, і приєднується до тексту, вставленого останнім.

Створення елемента предметного покажчика, містить діапазон сторінок

Якщо потрібно, щоб елемент предметного покажчика містив посилання не на одну сторінку. а на діапазон сторінок, необхідно відзначити цей діапазон за допомогою закладки.

1 Виділіть діапазон тексту, на який має посилатися елемент покажчика, а потім виберіть команду Закладка в меню Правка

.

2 Введіть ім'я в полі "Ім'я закладки", а потім натисніть кнопку "Додати".

3 Розташуйте курсор у текст документа, зазначений закладкою.

4 Натисніть клавіші ALT + SHIFT + X.

5 Введіть елемент покажчика для зазначеного тексту в полі "Основний елемент".

6 Виберіть значення "Діапазон сторінок". У полі "Закладка" введіть або виберіть ім'я закладки для діапазону сторінок, вказане на кроці 2.

7 Натисніть кнопку "Позначити".
Контрольні питання.

1. що необхідно зробити щоб створити елемент предметного покажчика містить посилання не на одну сторінку. а на діапазон сторінок.

2. Як вставити закладку в елемент списку автотексту

3. що необхідно зробити щоб новий текст або елемент не включився в закладку.

4. Які типи полів WORD ви знаєте. Де вони застосовуються.

Контрольні завдання.

Складіть документ який би містив:

1. поля «дата», «ASK», «ім'я автора».

2. Числове поле.

3. При вставці полів ASK вставте поле закладки в позицію, де будуть друкуватися відомості, представлені в закладці.

Список літератури.

1. Фігурне Ф. В. IBM-PC короткий курс7-е ізданіе.М.: 1999.

2. Р. Хасселір К. Фанештіхт "Операційне середовище WINDOWS-97» М.: економ, 1999