Підготовка документів ліквідованих організацій для передачі на

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

ПІДГОТОВКА ДОКУМЕНТІВ ліквідована організація ДЛЯ ПЕРЕДАЧІ НА ЗБЕРІГАННЯ У ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ
Основним нормативним актом, що визначає порядок подальшого зберігання документів ліквідованих організацій, є Закон Республіки Білорусь від 06.10.1994 № 3277-XII "Про національний архівний фонд і архівах в Республіці Білорусь" (в редакції від 20.06.2008 № 349-З). Відповідно до ст. 16 вищеназваного Закону при ліквідації державних організацій, що є джерелами комплектування державних архівів, тобто організацій Списку № 1 1, документи постійного зберігання передаються у відповідний державний архів.
Документи з простроченим терміном зберігання після роботи ліквідаційної комісії виділяються до знищення. Документи тимчасового зберігання з неминулий строк зберігання і документи з особового складу передаються в архів вищестоящої організації. Під документами з особового складу маються на увазі:
1. накази про прийом, переміщення, звільнення, заохочення, персональних надбавки, компенсації за суміщення, відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, тривалих і зарубіжних відрядженнях працівників;
2. особисті картки працівників;
3. особові рахунки по зарплаті працівників;
4. особисті справи працівників;
5. акти про нещасні випадки на виробництві;
6. алфавітні списки працівників та інші документи з 75летнім терміном зберігання.
Якщо ж ліквідується організація, яка не є джерелом комплектування державного архіву, тобто організація Списку № 2, тоді всі її документи передаються на зберігання в архів вищестоящої організації.
У разі ліквідації організації недержавної форми власності документи постійного зберігання та документи з особового складу передаються на зберігання до районних та міських архіви, які за останні роки створені практично при всіх районних та міських виконкомах нашої країни.
Документи постійного зберігання в організаціях недержавної форми власності - це:
1. установчі документи (Статут, положення про організацію, свідоцтво про державну реєстрацію та ін);
2. протоколи зборів засновників;
3. накази по основній діяльності;
4. штатні розписи;
5. річні бухгалтерські баланси (звіти про фінансово-господарської діяльності) та ліквідаційний баланс;
6. річні статистичні звіти;
7. листування з основних питань діяльності.
Керівництво впорядкуванням документів ліквідованих організацій здійснює ліквідаційна комісія.
Документи постійного зберігання та з особового складу передаються до державного архіву на постійне зберігання в упорядкованому стані за описами.
На документи з простроченим терміном зберігання складається акт про виділення їх до знищення, який разом з описами також передається в державний архів. Тільки після передачі документів на державне зберігання ліквідованих організація отримує з архіву довідку про те, що документи передані на державне зберігання, після чого можна приступати до оформлення процедури ліквідації організації.
Відповідно до ст. 56 Положення про державну реєстрацію та ліквідації (припинення діяльності) суб'єктів господарювання, затвердженого Декретом Президента Республіки Білорусь від 16.03.1999 № 11 (у редакції від 17.12.2007 № 8), не тільки організації недержавних форм власності, а й індивідуальні підприємці при припинення своєї діяльності обов'язково повинні здавати документи по основній діяльності та особовому складу в районні та міські архіви.
А тепер визначимося з таким поняттям як документи в упорядкованому стані. Це поняття означає, що документи, що надходять на державне зберігання, повинні бути:
1. сформовані у справи відповідно до номенклатури справ організації;
2. переплетені;
3. оформлені відповідно до архівними вимогами (пронумеровані, складені засвідчувальні написи, в необхідних випадках складено внутрішні опису, оформлені реквізити обкладинок справ);
4. на переплетені і оформлені документи повинні бути складені здавальні опису;
5. до описів складена історікоархівная довідка чи передмову.
Таким чином, першим етапом з підготовки документів ліквідованих організацій до передачі на державне зберігання є формування справ чітко у відповідності з номенклатурою справ.
У разі, якщо організація ліквідується, а номенклатури справ в організації ніколи не було, необхідно провести ретельну експертизу наукової та практичної цінності документів організації за всі роки її існування і сформувати справи, виходячи з основних вимог формування справ, зокрема, справа формується з документів одного виду одного терміну зберігання за один календарний рік. Виняток становлять особисті справи і деякі інші, пов'язані з розглядом одного питання протягом деякого часу. У справі не повинно бути копійних і дублетних примірників. Копії документів передбачені лише в особистих справах, а також допускається формування установчих документів у копійний варіанті при відсутності оригіналів.
Розглянемо принципи формування справ з документами постійного зберігання та з особового складу.
Накази керівника організації
В окремі справи повинні бути сформовані накази по основній діяльності та з особового складу. Слід пам'ятати, що мова йде про накази з особового складу з 75-річним терміном зберігання. Так як накази протягом календарного року накопичуються у швидкозшивачах чи папках, отже, спочатку вони лежать у зворотному порядку. При підготовці до палітурки накази необхідно розкласти в межах одного календарного року за реєстраційними номерами, дотримуючись принципу "від меншого номера до більшого". Наприклад, від наказу № 1 до наказу № 225 першим повинен розташовуватися наказ № 1. Цей принцип можна сформулювати як "принцип книги". На перший погляд, це занадто просто і необов'язково про це говорити, але на диво часто зустрічається помилка, як розташування документів при палітурці.
Документи, що стали підставою для наказів (доповідні та пояснювальні записки, інформації, довідки тощо), вилучаються в окрему справу. Наказ має бути "самотнім". Разом з наказами розміщуються лише документи, які є їх додатками або затверджуються ними.
Обов'язково на стадії підготовки до палітурки необхідно звернути увагу на правильність оформлення наказів, наявність підписів та реєстраційних номерів. Вилучаються із справи проекти, копії, чернетки.
Досить часто зустрічається ситуація, коли накази керівника організації по основній діяльності та з особового складу формуються в одну справу, мають єдину валовий реєстрацію, що особливо характерно для 90-х років минулого століття. Зрозуміло, це неправильно. У даному випадку при проведенні експертизи цінності документів не слід ділити ці накази на дві групи і, відповідно, на дві справи, так як порушується порядок в нумерації. Доцільно залишити їх в одній справі так, як вони формувалися спочатку. Це необхідно відобразити в заголовку справи на обкладинці. Наприклад:
Накази директора підприємства
по основній діяльності
та особовому складу
Якщо це організації зі Списку № 1 або недержавних форм власності, тоді справа повинна бути включено в річний розділ опису справ постійного зберігання. Якщо це організація зі Списку № 2, - у річний розділ опису справ з особового складу.
З усіх питань, пов'язаних з передачею документів на державне зберігання організації, слід звертатися в державні архіви за місцем реєстрації організації.
У наступному номері ми розповімо вам про принципи формування справи постійного строку зберігання та з особового складу з 75-річним терміном зберігання.
Протоколи (колегій, зборів засновників, загальних зборів колективу, тендерних комісій і т.д.)
Протоколи формуються в одній справі за один календарний рік за принципом: від меншого номера до більшого. У разі, якщо документи до протоколів складають невеликий обсяг, то доцільно їх розміщувати разом з протоколами, до яких вони відносяться. Однак, якщо документів до протоколів багато, наприклад, до протоколів тендерних комісій, тоді їх слід формувати в окремі справи, при необхідності - в декількох томах.
На жаль, поняття "мало документів" і "багато документів" в нормативних актах з архівної справи не розглядаються, тому при формуванні справ доречно виходити з того загальновідомого вимоги, що кількість аркушів у справі не повинно перевищувати 250.
У кожному конкретному випадку треба самим, виходячи з доцільності та обсягу документів, визначати, як краще сформувати справи з протоколами і документами до них.
Листування
До архіву на державне зберігання передається листування з основних питань діяльності.
При формуванні справ з листуванням найпоширенішою помилкою є формування окремих справ "Вхідна кореспонденція" і "Вихідна кореспонденція". Всі листи повинні бути сформовані у справу "Листування ..." за принципом: пісьмозапрос і до нього пісьмоответ. Всередині такої справи листи розташовуються в хронологічному порядку за реєстраційними номерами пісемзапросов.
Бухгалтерські баланси і статистичні звіти, кошториси і штатні розписи
Державний архів приймає на постійне зберігання лише річні бухгалтерські баланси, звіти про фінансово-господарської діяльності організації, статистичні звіти за різними напрямками діяльності, штатні розписи та кошториси витрат та доходів. Всі перераховані види документів формуються по кожному виду документів у справи за один календарний рік.
Особові рахунки по зарплаті працівників
Особові рахунки по зарплаті працівників розташовуються у справі за алфавітом прізвищ за один календарний рік. В організаціях з великою штатною чисельністю з особових рахунків формують кілька томів, зберігаючи той же алфавітний принцип, наприклад, 1 том - на літери А - В, 2 том - на літери Г - Е і т.д.
Досить часто в практиці зустрічається формування особових рахунків по структурному і так званому ієрархічним принципам. Іншими словами, особові рахунки по зарплаті працівників розташовують у справі за структурним підрозділам, а всередині структурного підрозділу - за посадами, спочатку керівництво, а далі "по табелі про ранги". Цей принцип не ефективний, тому що ускладнює пошук необхідної інформації для підготовки довідок соціально-правовий характеру.
Не можна також погодитися з положенням Основних правил роботи архівів центральних та місцевих органів державної влади та управління, установ, організацій та підприємств Республіки Білорусь, затверджених рішенням Колегії Державного комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 30.04.1997 № 5, які рекомендують розташовувати особові рахунки в самостійні справи в межах року за алфавітом прізвищ всередині структурних підрозділів. Враховуючи, що особові рахунки по зарплаті працівників зберігаються 75 років і нікому не дано знати, які зміни можуть відбутися в організації навіть за 10-20 років, представляється недоцільним прив'язуватися до структури організації. Стрижнем будь-якого побудови повинен бути принцип, який відрізняється постійністю. Алфавітний принцип відповідає цій вимозі, він незмінний протягом століть.
Особисті картки звільнених працівників
До архіву передаються тільки особисті картки звільнених працівників. Справи формуються за роком звільнення працівників, наприклад, особисті картки працівників, звільнених у 2003 році і т.д. Якщо в справі більш 250 аркушів або корінець справи перевищує 4 см (Картки зазвичай виготовляють з цупкого паперу), тоді з особових карток формується кілька томів у межах одного календарного року. Усередині кожної справи особисті картки розташовуються за алфавітом прізвищ.
Особові справи звільнених працівників
Особові справи звільнених працівників можна сформувати двома способами:
1) особиста справа кожного працівника складає одне окрему справу;
2) особисті справи працівників, звільнених протягом одного року, брошуруються у томи (або один том) за алфавітом прізвищ.
Здається, другий спосіб економічний, дозволяє зберігати документи компактно.
Але який би спосіб формування ви не обрали, всередині кожного особової справи працівника документи повинні бути розташовані в одному, визначеному нормативними документами порядку.
Інструкція про порядок формування, ведення і зберігання особистих справ працівників, затверджена постановою Комітету по архівах і діловодству при Раді Міністрів Республіки Білорусь від 26.03.2004 № 2, регламентує наступну послідовність розташування документів при формуванні особової справи:
- Внутрішній опис документів;
- Доповнення до особового листка по обліку кадрів;
- Особовий листок з обліку кадрів;
- Автобіографія;
- Копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, перепідготовки, заяву про прийом на роботу;
- Копія (виписка) наказу (розпорядження, рішення, постанови) про прийом на роботу (призначення на посаду).
При формуванні особистих справ окремих категорій працівників включаються додатково такі документи:
- Декларація про доходи (для осіб, уповноважених на виконання державних функцій, та осіб, прирівняних до них, а також інших працівників у випадках, передбачених законодавством);
- Контракт (для державних службовців);
- Справкаоб'ектівка;
- Анкета;
- Копія (виписка) протоколу засідання вченої ради (для наукових працівників і викладачів вищих навчальних закладів, які пройшли конкурсний відбір на заміщення вакантних посад);
- Копія (виписка) протоколу загальних зборів трудового колективу (для керівників, що обираються на посаду трудовим колективом);
- Копія (виписка) рішення засновників про призначення на посаду керівника організації;
- Договір про матеріальну відповідальність (для матеріально відповідальних осіб);
- Направлення на роботу (службою зайнятості для молодих спеціалістів після закінчення державних навчальних закладів, напрямок по броні для військовослужбовців строкової служби, звільнених із Збройних Сил Республіки Білорусь, та ін.)
Крім того, в особисті справи включаються документи, що характеризують ділові, суспільнополітичного, наукові та особисті якості працівника:
- Характеристики та атестаційні листи;
- Списки наукових праць і винаходів;
- Заяви працівника про переведення, звільнення, інші документи, що послужили підставою для переведення, звільнення працівника;
- Копії (витяги) наказів (розпоряджень, рішень, постанов) про переведення, звільнення, нагородження, зміну прізвища, присвоєння класів, кваліфікаційних категорій, розрядів, звань тощо;
- Документи про накладення дисциплінарних стягнень у разі звільнення працівника як дисциплінарного стягнення.
Документи в особовій справі розташовуються в хронологічній послідовності.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. / Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Цивільний процесуальний кодекс Республіки Білорусь від 11 січня 1999р. Мінськ Амалфея, 2003 - 320с.
3. Цивільний кодекс Республіки Білорусь: з коммент. до розділів / Коммент. В.Ф. Чигир. - 3-е вид. - Мн., Амалфея, 2000. - 704с.
4. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою представників 8 червня 1999 року. Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 / Мн.: Амалфея 1999. - 240с.
5. В.Ф. Гапоненко, Ф. М. Михайлов. Трудове право, / М.: ЮНИТИ, 2002. - 463с.
6. Дмитрук В.М. Трудове право. / Навчальний посібник. - Мн.: Амалфея, 2000.
7. Коментар до Трудового кодексу Республіки Білорусь. Під ред. Василевича Г. А. Видавництво Амалфея. / 2003. - 1120с.
8. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков, В.М. Артемова, Г.А. Василевич та ін; За заг. ред. Семенкова В. І. / Мн.; Амалфея, 1999. - 592с.
9. Трудове право / Под ред. О.В. Смирнова, підручник, вид. 3-є, перероб. і доповнене - М.: Видавнича група «Проспект», 2000. / 447с.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Держава і право | Реферат
31.9кб. | скачати


Схожі роботи:
Підготовка документів ліквідованих організацій для передачі на зберігання до державного
Прийом самохідної пускової установки 9П129 та підготовка її до передачі
Методика написання авторефератів та підготовка атестаційних документів
Номенклатура справ Підготовка документів до зберігання та їх здача в архів
Організація тимчасового зберігання документів підготовка до передавання справ до архіву
Створення редагування та підготовка до друку текстових документів Опис створення документу поч
Підготовка справ до архівного зберігання і зберігання документів
Розробка ланцюгової передачі для механічного приводу стрічкового транспортера
Цифрова волоконнооптична система передачі зі швидкістю 422 Мбітс для кабельного телебачення
© Усі права захищені
написати до нас