Процес управління Сутність планування прогнозування як функції управління

Визначення цілей організації

Оцінка і аналіз зовнішнього середовища

Управління дослідження сильних та слабких сторін організації

Аналіз стратегічних альтернатив

Вибір стратегії

Реалізація стратегії

Оцінка стратегії

 

Управління за цілями – це підхід згідно з яким кожен керівник організації повинен мати чіткі цілі, що забезпечить досягнення цілей керівників вищого рівня.
Процес управління за цілями здійснюється за такими етапами:
1.                      Встановлення цілей;
2.                      Планування дій;
3.                      Перевірка і оцінка роботи;
4.                      Контролювання і регулювання результатів.
Управління за цілями є достатньоефективний спосіб, але можливі невдалі програми управління за цілями.
а) відсутність вищого керівництва;
б) труднощі при формуванні цілей;
в) дефіцит часу;
г) відсутність відповідної кваліфікації у працівників;
д) відсутність індивідуальних стимулів;
е) негативний вплив зовнішнього середовища;
є) неможливо об’єднатись навколо конкретно ідеї;
є) вплив конфліктів, стресів та оцінки перемін.
Стратегічне планування включає встановлення місії і цілей організації, аналіз середовища та стану організацій, оцінку стратегічних альтернатив та вибір стратегії.
Сутність планування як функції управління
Аби спільні зусилля співробітників організації були успішними, вони повинні знати, що від них очікується. Для цього необхідно:
1)      сформулювати цілі, до яких прагне організація;
2)      визначити шляхи досягнення встановлених цілей;
3)      на закладі цього поставити задачі перед підрозділами організації та конкретними виконавцями.
Все це в сукупності і характеризує  в широкому розумінні сутність функції планування. Можна дати таке визначення функції планування: планування – це процес визначення цілей діяльності організації та прийняття рішень щодо шляхів їх досягнення.
Управляючий елемент у структурі   системи   виконує   функцію   планування. Планування — це процес визначення мети діяльності, передбачення   майбутнього   розвитку   та   поєднання  індивідуальних завдань членів організації для досягнення   загального результату.
Планування – є первісною з-поміж решти функцій управління, оскільки прийняті в процесі її реалізації рішення  визначають характер здійснення всіх інших функцій управління.
До підфункцій планування відносяться: цілевстановлення, прогнозування, моделювання, програмування.
 Мета планування  полягає в  створенні системи планових документів, які визначають зміст та певний порядок дій  для забезпечення тривалого існування організації.
Схематично процес планування в організації можна представити як послідовність таких етапів:
1.      Встановлення цілей діяльності організації, які визначають очікуваний або бажаний стан організації.
2.      Розробка стратегії діяльності організації - безпосереднє опрацювання  шляхів, якими організація досягатиме очікуваних результатів.
Надання стратегії конкретної форми - це впровадження стратегії перетоврення стратегії у конкретні дії організації. Цей етап здійснюється шляхо розробки забезпечуючих планів та бюджетів.
На практиці існує багато критеріїв класифікації планів організації. Найчастіше з них використовують такі:
1)       за критерієм широти охоплюваної сфери розрізняють стратегічні й оперативні плани;
2)       за критерієм часового горизонту планування плани поділяють на довгострокові й короткострокові;
3)       за ступенем конкретизації виділяють завдання й орієнтири.
Цілі управлінського планування
Мета – це кінцевий стан, якого організація прагне досягти в певний момент  у майбутньому (ідеальне уявлення про майбутні рубежі фірми).
Правильно сформульовані організаційні цілі мають відповідати наступним вимогам:
-                цілі мають бути конкретними та вимірюваними;
-                цілі мають бути зорієнтованими у часі;
-                цілі мають бути реалістичними, досяжними, такими, що не перевищують можливостей організації;
-                цілі мають бути не суперечливими, узгодженими, взаємопов’язаними;
-                 цілі мають бути сформульованими письмово.
Цілі, сформульовані з урахуванням зазначених вимог, виступають своєрідними нормативами, за допомогою яких менеджер може робити висновки про ефективність своєї  майбутньої  практичної діяльності.
Будь-яка організація має багато різноманітних цілей, сукупність яких утворює складну структуру. Це передбачає необхідність класифікації цілей. Цілі організації можна класифікувати за кількома критеріями.
Глобальна мета – характеризує погляд на  причину існування організації з точки зору суспільства. Глобальна мета – це уявлення про суспільне призначення організації.
Місія організації – характеризує погляд на причину існування організації з точки зору самої організації. Місія деталізує статус організації, надає орієнтири для визначення її задач.
Задачі організації – це заяви організації про те, як, за допомогою чого  вона збирається виконувати свою місію. Задачі організації формулюються у конкретних показниках діяльності і розраховані на певні строки. Вони являють собою специфічні для данної організації шляхи реалізації місії. Організації, як правило, встановлюють декілька задач.
Встановлення цілей є першою фазою в процесі плануваня. Тому ефективність планування багато в чому залежить від якості реалізації цієї фази.
Планування, як основна функція управління
Сутність планування
Призначення планування як функції управління поля­гає в намаганні завчасно врахувати за можливістю всі внутрішні та зовнішні фактори, що забезпечують сприятливі умови для нормального функціону­вання і розвитку підприємств. Воно передбачає розробку комплексу за­ходів, які визначають послідовність досягнення конкретних цілей з ураху­ванням можливостей найефективнішого використання ресурсів кожним виробничим підрозділом і всією фірмою. Тому планування повинно забез­печити взаємоув'язку між окремими структурними підрозділами фірми, які включають всю технологічну ланку: наукові дослідження і розробки, виробництво та збут. Ця діяльність опирається на виявлення та прогнозу­вання споживчого попиту, аналіз й оцінку наявних ресурсів та перспектив розвитку господарської кон'юктури. Звідси випливає необхідність зв'яз­ку планування з маркетингом та контролем з метою постійного коригуван­ня показників виробництва і збут слідом за змінами попиту на ринку.
В залежності від змісту, мети і завдань виділяють такі форми плану­вання та види планів:
1. Форми планування в залежності від тривалості планового періоду:
- перспективне планування (прогнозування);
- середньострокове планування;
- поточне (бюджетне, оперативне) планування.
2. Види планів:
а) в залежності від змісту господарської діяльності — плани науково-дослідницьких та дослідницько-конструкторських робіт; виробництва і збуту; матеріально-технічного постачання; фінансовий план;
 б) в залежності від організаційної структури підприємства (фірми) — плани виробничої дільниці; плани дочірньої компанії.
Планування — це початковий етап управління. Однак це є не єдиний акт, а процес, який триває до завершення комплексу операцій, що плану­ються. Планування містить у собі визначення:
- кінцевої та проміжної мети;
- завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;
- засобів та способів їх вирішення;
- необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу .
Нині значна увага приділяється перспективному плануванню як інструменту централізованого управління. Таке планування охоплює період від 10-ти до 20-ти років (частіше 10-12 років). Воно передбачає розробку загальних принципів орієнтації фірми на перспективу (концепцію розвитку); визначає стратегічний напрям і програму розвит­ку, зміст і послідовність здійснення найважливіших заходів, які забезпе­чують досягнення поставленої мети. Перспективне планування допома­гає приймати рішення з комплексних проблем діяльності фірми в міжнародному масштабі:
- визначення напрямів і розмірів капіталовкладень та джерел їх фінансування;
-   впровадження технічних новинок і прогресивної технологи;
-   диверсифікація виробництва й оновлення продукції;
- форми здійснення закордонних інвестицій в умовах придбання но­вих підприємств;
-    удосконалення організації управління вокремих підрозділах і кадровій політиці .
В системі перспективного планування в залежності від методології і мети розрізняють довгострокове і стратегічне планування.
В системі довгострокового планування використовується метод екстраполяції, тобто використання результатів показників минулого періоду і на основі визначення оптимістичної мети поширення декількох завищених показників на майбутній період, розраховуючи на те, що май­бутнє буде краще, ніж минуле.
Стратегічне планування має на меті дати комплексне наукове об­грунтування проблем, з якими може зіткнутися фірма в майбутньому, і на цій основі розробити показники розвитку фірми на плановий період. За основу при розробці стратегічного плану беруть:
- аналіз перспектив розвитку фірми, завданням якого є виявлення тенденцій і факторів, що впливають на розвиток відповідних тенденцій;
- аналіз позицій у конкурентній боротьбі, завдання якого полягає у визначенні, наскільки конкурентоспроможна продукція фірми на різних ринках і що фірма може зробити для поліпшення результатів роботи в конкретних напрямах;
- вибір стратегії на основі аналізу перспектив розвитку фірми в різних видах діяльності та визначення пріоритетів з конкретних видів діяльності з точки зору її ефективності й забезпечення ресурсами;
- аналіз напрямів диверсифікації видів діяльності, пошук нових, більш ефективних її видів і визначення результатів, що очікуються.
Середньострокові плани найчастіше охоплюють п'ятирічний строк, оскільки він найбільш точно відповідає періоду оновлення виробничого апарату та асортименту продукції. В цих планах формуються основні зав­дання на встановлений період, наприклад, виробнича стратегія фірми в цілому і кожного підрозділу (реконструкція та розширення виробничих потужностей, освоєння нової продукції і розширення асортименту); стратегія збуту; фінансова стратегія; кадрова політика; визначення обсягу та структури необхідних ресурсів і форм матеріально-технічного постачан­ня з урахуванням внутріфірмової спеціалізації та кооперування виробниц­тва. Середньострокові плани передбачають розробку в певній послідовності заходів, які спрямовані на досягнення мети, визначеної дов­гостроковою програмою розвитку.
Поточне планування здійснюється шляхом детальної розробки опера­тивних планів для фірми в цілому та її окремих підрозділів. Наприклад, програми маркетингу, планів з наукових досліджень, планів з виробницт­ва, матеріально-технічного забезпечення. Основними ланками поточного плану виробництва є календарні плани (місячні, квартальні, піврічні), Це детальна конкретизація мети і завдань, які поставлені перспективними та середньостроковими планами .
Реалізація оперативних планів здійснюється через систему бюджетів або фінансових планів, які складаються на рік або короткий строк по кож­ному підрозділу окремо. Бюджет формується на основі прогнозу збуту, що необхідно для досягнення визначених планом фінансових показників. При його складанні насамперед враховуються показники, що розроблені в перспективних або оперативних планах. Через бюджет здійснюється взаємозв'язок між перспективним, поточним та іншими видами плану­вання.
Планування як функція управління підприємством
Планування – це прогнозування (визначення) параметрів керуємого процесу (або результатов його діяльності) на основі сопоставлення інформації про потреби зовнішньої среди в результатах діяльності цього об’єкта і його можливостей з урахуванням розвитку самого об’єкта, що направлено  на досягнення поставленої перед системою мети.
Управління являє собою ціленаправлену координацію суспільного виробництва. Це управління машинами, механізмами і т. п. При цьому здійснюється і управління людьми та їх відносинами, які виникають у процесі виробництва.
У ринкових умовах організація, планування, мотивація, контроль і регулювання, які необхідні для формування і досягнення цілей, повинні бути як результативними, так і ефективними.
Планування виконує велику роль, вирішуючи питання про те, якими повинні бути цілі організації, що повинна робити організація і як це робити. Саме за допомогою планування керівництво підприє­мства прагне встановити основні напрями для прийняття рішень, які забезпечать цей процес як єдине ціле.
Таким чином, сутність планування, як функції управління підприємством, полягає в обгрунтуванні цілей і шляхів їх досягнення на основі виявлення комплексу завдань і робіт, а також визначення ефективних методів, способів і ресурсів усіх видів, необхід­них для виконання цих завдань та встановлення їх взаємозв'язку. Планування є основ­ною ланкою та організаційним початком всього процесу реалізації цілей підприємства.
Розглядаючи планування у вузькому розумінні, його можна визначити як систематизовану підготовку рішень. Планування, з цієї точки зору, означає системну підготовку до форму­вання майбутнього стану підприємств. Головний сенс планування полягає у підвищенні ефективності діяльності підприємства шляхом цільової орієнтації та координації всіх про­цесів, виявлення ризиків і зниження їх рівня, підвищення гнучкості й адаптованості до змін.
Основними загальними функціями управління підприємства є планування і прогнозу­вання, організація, координація і регулювання, активізація і стимулювання, облік, аналіз і контроль.
Планування у структурованій за різновидами управлінській діяльності є основою для прийняття управлінських рішень.
Прогнозування
           Прогнозування – це метод планування, в якому предсказання майбутнього спирається на накопичений досвід та поточні  предположення відносно майбутнього.
  Прогнозування в управлінському циклі передує плануванню і його завдання поля­гає в науковому передбаченні розвитку виробництва, а також у пошуку рішень, які забезпечать розвиток виробництва та його частин в оптимальному режимі.
Прогнозування - це метод, в якому використовується як накопичений в минулому досвід, так і поточні припущення стосовно майбутнього з ціллю його визначення. Якщо прогнозування виконано якісно, результатом стане картина майбутнього, яку можна використовувати як основу для планування.
         Передумовою планування є прогнозування. Останнє являє собою виявлення об'єктивних (реальних) тенденцій, станів розвитку бізнесу в майбутньому, а також альтернативних шляхів розвитку і термінів їх здійснення. Прогноз повинний дати бізнесмену уявлення про напрямок розвитки, про засоби досягнення цілі, про результат його дій. Успіх майбутнього визначає не тільки сьогодення, але і минуле. Прогноз неможливо відокремити від планування, він його органічна частина. Це положення стосується не тільки народногосподарської структури в цілому, але і кожного  суб'єкта , що хазяйнує.
          Загальні цілі фірми формулюються  і встановлюються на основі загальної місії організації і визначених цінностей і цілей, на які орієнтується вище керівництво. Щоб внести внесок в успіх організації, цілі повинні мати ряд характеристик.
1. По-перше, цілі повинні бути конкретними і вимірними. Висловлюючи свої цілі в конкретних вимірних формах, керівництво створює чітку базу відліку для наступних рішень і оцінки ходу роботи.
2. Конкретний горизонт прогнозування являє собою іншу характеристику ефективних цілей. Цілі звичайно встановлюються на тривалі або стислі тимчасові проміжки. Довгострокова ціль має обрій планування приблизно рівний п"ятьом рокам. Короткострокова ціль в ряді випадків подає один із планів організації, що варто завершити в межах року. Середньострокові цілі мають обрій планування від одного до п'ятьох років.
3. Ціль повинна бути досяжною, - щоб служити підвищенню ефективності організації.
4. Щоб бути ефективними, множинні цілі організації повинні бути взаємно підтримуючими - тобто  дії і рішення, необхідні для досягнення однієї цілі, не повинні заважати досягненню інших цілей.
Прогноз (від гр. Prognosis - передбачення) означає спробу визначити стан якогось явища чи процесу в майбутньому. Процес складання розробки (прогнозу) називається прогнозуванням.
Прогнозування розвитку підприємства - це процес наукового обгрунтування можливих кількісних та якісних змін його стану в майбутньому, а також альтернативних способів досягнення очікуваного стану.
Процес прогнозування завжди базується на певних принципах. Основними з них є:
·         Цілеспрямованість;
·         Системність;
·         Наукова обгрунтованість;
·         Багаторівневий опис;
·         Інформаційна єдність;
·         Адекватність об'єктивним закономірностям розвитку;
·         Послідовне розв'язування невизначеності;
·         Альтернативність.
Система методів прогнозування формується за допомогою фіксування можливих і структурованих за певними ознаками методів розробки прогнозів майбутнього стану (рівня розвитку) того чи іншого суб'єкта господарювання.

Сутність прогнозування

            Дослідження показали, що правильно організоване прогнозування приносить користь. Так як будь-яке управлінське рішення за своєю суттю являється прогнозним, прогнозування створює фундаментальну основу підприємницької та менеджерської діяльності в  будь-якій сфері при виконанні різних притаманних їм функцій. Роль прогнозування в підприємницькій діяльності і менеджменті нерозривно пов’язана з роллю прийняття рішень, а прийняття управлінських рішень - вузлова процедура циклу управління в діяльності підприємців та менеджерів всіх рівнів. Нерозривний зв’язок рішення і прогнозування пояснюється тим, що ще до прийняття рішення необхідно: отримати інформацію, обробити її, провести аналіз інформації, пред’явити інформацію в зручній формі. Прогнозування відбувається одночасно на базі:
·      інтуїтивної інформації з використанням уяви;
·      предметної інформації і логіки;
·      кількісних даних і математичних методів.
Прогнозування відбувається в інтересах розвитку організаційно-виробничої системи (ОВС) в умовах невизначеності або випадковості. Прогнозист повинен в результаті передпрогнозних досліджень структурувати інформацію про об’єкт прогнозування, проаналізувати її і прийняти рішення про те, який з методів відповідає конкретним умовам прогноза. При цьому важливо на етапі підготовки рішення про вибір методу прогнозування виділити як ті методи, застосування яких можливо в умовах вирішуємої задачі, так і ті методи, застосовувати які неможливо. Важливу роль в цьому може відіграти типове уявлення про об’єкт прогнозування. Об’єктом прогнозування частіше за все являються сукупність ОВС і зовнішнього середовища. Прогнозування орієнтовано на дослідження розвитку зовнішнього середовища ОВС, розглядає бізнес або його елемент як деяку цілісність, носить системний характер. Результат же прогнозування може носити тільки якісний характер.
Планування є важливою частиною господарської практики. Досвідчені керівники розуміють, що всі великі бої спочатку виграють на папері - на плані, а тільки після цього у реальному житті. Успішно працюючі підприємства здійснюють не тільки довгострокове планування, але і детальну розробку оперативних поточних планів по кожному підрозділу, кожному робочому місці.
Література:

1. Юргутіс І. А., Кравчук І.І. «Основи менджменту» Київ «Освіта», 1998р., стр.19-22, 27-29, 30, 37.
2. Учебное пособие «Основы менеджмента», Москва. Издательство «Центр», 1998г., стр. 27-33, 70, 76-78.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент», 3е издание, Москва 1998г., стр.31, 36.
4. Словарь «Основы менеджнента», стр.695, 692, 690.
5. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Ф. Хедоури. Москва, издательство «Дело», 1997г.
6. Герчикова И.Н. «Менеджмент», 3е издание, Москва «Банки и биржы». Издательское объединение «Юнити» 1997, стр. 488-491, 155-157.
7. Галькович Р.С., Набоков В.И. «Основы менеджмента», Москва «Инфра-М», 1998г., стр. 20-23.