Проектування процесу управління організацією

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Характеристика МУП «Шляхрембуд»
Майно, що належить до муніципальної власності, передано йому в господарське відання в особі трудового колективу. Майно складається із закріплених за ним основних і оборотних засобів, що утворюють його статутний фонд, а також з фондів іншого майна, закріпленого за МУП «Шляхрембуд». Майно підприємства відображається на балансі підприємства.
Підприємством проводяться амортизаційні відрахування на повне відновлення основних фондів. З фондів, які залишаються в розпорядження колективу, створюються фонди розвитку виробництва, науки і техніки, фонд соціального розвитку, фонд оплати праці.
Основними завданнями МУП «Шляхрембуд» є будівництво, ремонт та утримання міських доріг, зелених насаджень, санітарне очищення, поточне утримання та благоустрій міста. Крім того, підприємство виконує роботи з будівництва об'єктів виробничого, житлового, соціально-побутового призначення, як по підряду, так і господарським способом.
Предметом діяльності МУП «Шляхрембуд» є благоустрій та утримання міських територій, квітникарство, санітарна очистка.
Підприємство займається будь-яким видом діяльності, включаючи комерційну діяльність, вигідну економічно, що користується попитом і не заборонену законами Російської Федерації та Республіки Башкортостан.
Підприємство є госпрозрахунковим і виступає, як самостійна юридична особа муніципального підпорядкування зі своїми підрозділами, до яких входять:
1. Асфальтний завод.
2. Дорожньо-будівельна дільниця.
3. Ділянка по санітарній очистці та поточного утримання.
4. Цех механізації і транспорту.
Загальна чисельність працівників становить 173 особи, у тому числі 21 осіб - управлінський персонал.
Зареєстровано 08.05.92 р. Розпорядженням № 431-р адміністрацією м. Мелеуз. Розташоване в м. Мелеуз, вул. Леніна, 2, телефон-факс: 3-05-89.
Планування
Стратегічне планування являє собою набір дій і рішень, зроблених керівництвом, які ведуть до розробки заходів, спрямованих на досягнення організацією своїх цілей.
Процес стратегічного планування є інструментом, що допомагає прийняття управлінських рішень.
Інакше можна сказати, що стратегічне планування - це передбачення, яке являє собою систему розрахунків і методів, процедур і правил, що дозволяють визначати й оцінювати шляху досягнення мети на тривалий період часу.
У рамках стратегічного планування даної організації є чотири види управлінської діяльності: розподіл ресурсів, адаптація до зовнішнього середовища, внутрішня координація та організаційне стратегічне передбачення (усвідомлення менеджерами організаційних стратегій).
Особливості стратегічного плану:
• розробляється з точки зору перспектив всієї організації;
• грунтується на великих дослідженнях і фактичних даних;
• дозволяє залучати певні категорії працівників;
• є цілісним протягом певного проміжку часу і в той же час гнучким (тобто містить можливість модифікації та переорієнтації).
Формулювання місії організації і стратегічного бачення
Основна загальна мета організації - чітко виражена причин а її існування - позначається як його місія.
Значення місії, яка формально виражена і ефективно представлена ​​співробітникам організації, неможливо переоцінити. Місія деталізує статус фірми і забезпечує напрям і орієнтири для визначення цілей і стратегій на різних організаційних рівнях. Місія МУП «Шляхрембуд» - задоволення потреб населення в чистоті й затишку міста.
Оскільки організація є відкритою системою, то вона може вижити, тільки якщо буде вибирати в якості своєї основної мети - місії, задоволення будь-якої потреби зовнішнього середовища.
Під стратегічним баченням розуміється головна картина розвитку організації на найближчі 10-20 років.
До 2020 року підприємство вийде на помітне зниження витрат, за рахунок грамотного проектування процесу управління. Організація вийде на новий рівень, що передбачає під собою загальноросійські стандарти робіт з благоустрою міста.
Цілі організації
На основі загальної місії організації формуються і встановлюються цілі організації. Вони повинні бути:
• конкретними і вимірними;
• орієнтованими у часі (тобто коли має бути досягнутий результат);
• бути досяжними (повинні відповідати можливостям організації та її ресурсів).
Одним з методів постановки цілей у процесі управління є побудова дерева цілей.
Існують три сфери, в яких організація встановлює свої цілі:
1. Доходи організації:
Ø Зниження витрат
Ø Фінансові ресурси
Ø Потужності організації
Ø Оновлення технологій
2. Робота з працівниками:
Ø Зміни в організації та управлінні
Ø Людські ресурси
3. Соціальна відповідальність:
Ø Надання допомоги суспільству (школа-інтернат).
В організації, що має декілька різних структурних підрозділів та декілька рівнів управління, складається ієрархія цілей, яка представляє собою декомпозицію цілей більш високого рівня в цілі більш низького рівня. Така ієрархія цілей представляє собою дерево цілей організації. (Див. Додаток 1)
SWOT-аналіз
Наступним етапом стратегічного планування є детальний аналіз як внутрішніх можливостей організації, її сильних і слабких сторін, так і зовнішнього середовища.
Зазвичай, аналіз зовнішньої і внутрішніх середовищ поєднується в одне ціле і називається SWOT - аналіз від початкових букв англійських слів: сильні сторони, слабкі сторони, можливості та загрози. Перші два терміни відносяться до внутрішніх особливостей організації, останні - до зовнішнього середовища.
Дані, отримані в результаті SWOT - аналізу організації запишемо в таблицях, окремо по внутрішньому і зовнішньому середовищі.
Проаналізуємо внутрішнє середовище організації МУП «Шляхрембуд».
Табл. 1 Аналіз внутрішнього середовища організації
Сфера
Фактори
Вплив
1) Кадри
1. Управлінський персонал.
2. Кваліфікація співробітників.
3. Плинність кадрів і прогули.
4. Досвід.
5. Використання стимулів для мотивування виконання роботи.
+
+
+
+
+
-
2) Організація
загального управ-
лення
1. Організаційна структура (чіткий розподіл в організації прав і обов'язків).
2. Ефективність загальної системи контролю.
3. Організація системи комунікацій.
+
+
+
+
3) Фінанси
1. Фінансовий стан.
2. Місце розташування.
3. Застосовувані технології, обладнання.
+
+
+
1. Кадри. Люди є центральним фактором в будь-якій моделі управління.
Управлінський персонал (+).
Керівництво використовує демократичний стиль управління, характеризується високим ступенем децентралізації повноважень, активною участю співробітників у прийнятті рішень, створенням таких умов, при яких виконання службових обов'язків виявляється для них привабливо, а досягнення при цьому успіху служить винагородою.
Кваліфікація співробітників (+).
Кваліфікація співробітників повністю відповідає поточним завданням. Усі працівники організації періодично збільшують свій професійний рівень на курсах підвищення кваліфікації для того, щоб кваліфікація співробітників відповідала і майбутнім завданням організації.
Плинність кадрів та прогули (+ -).
Плинність кадрів веде до негативного впливу на організацію. Прогули як до позитивного так і до негативного. «+» В тому, що працівники за рахунок прогулів інших вчаться делегувати і приймати повноваження.
Досвід (+).
Наявність досвідчених співробітників йде на користь організації.
Використання стимулів для мотивування (+).
Підвищення заробітної плати, збільшення премій, пільг.
2. Організація загального управління.
Організаційна структура (+).
Лінійно структура організації має на увазі під собою ієрархію, розподіл прав і обов'язків.
Ефективність загальної системи контролю (+)
Визначено об'єкти та суб'єкти контролю. Також визначено місце контрольної функції в організаційній структурі управління (кому підпорядковуватися?, Права, повноваження, відповідальність)
Організація систем комунікацій (+).
Вона застосовується, щоб запобігти перепони: спотворення інформації, різниця в статусах рівнів.
3. Фінанси.
Фінансовий стан (+).
Фінансовий стан стійке, стабільне.
Місце розташування (+).
Організація розташована на центральній вулиці міста, що дає можливість проїзду в різні частини міста; витрати на ПММ малі.
Застосовувані технології (+)
Проаналізуємо зовнішнє середовище, в якій діє МУП «Шляхрембуд».

Табл. 2 Аналіз зовнішнього середовища організації
Група факторів
Фактори
Фактори
Сприяють досягненню цілей
Перешкоджають досягненню цілей
1. Економічні
фактори
1. Норми оподаткування.
2. Темпи інфляції.
-
-
-
2. Ринкове середовище
1. Постачальники.
2. Посередники.
+
+
-
3. Політичні фактори
Політична стабільність.
+
-
4. Соціальні
фактори.
1. Ставлення людей до роботи і до якості життя.
2. Установки, життєві цінності і традиції.
3. Рівень освіти робочої сили.
+
+
+
-
-
Проаналізуємо вплив кожного із зовнішніх факторів на діяльність організації МУП «Шляхрембуд».
1. Економічні чинники
Норми оподаткування (-)
В даний час податкова система нашої країни далеко не досконала. Існує велика кількість різноманітних податків, які організація змушена виплачувати державі.
Темпи інфляції (-)
Інфляція згубно позначається на економічному стані організації.
2. Ринкове середовище.
Постачальники (+ -)
Постачальники забезпечують потреби організації в різних ресурсах. Не завжди постачальники можуть виконати замовлення вчасно і в потрібній кількості.
Посередники (+)
Необхідні посередники на ринку.
3. Політичні фактори
Визначають загальну політичну ситуацію в країні, рівень її стабільності, передбачуваності. Високий рівень політичного ризику призводить до уповільнення науково-технічного оновлення виробництва, старіння структури.
4. Соціальні чинники.
Ставлення людей до роботи і до якості життя (+ -)
У кожної людини своє ставлення, воно залежить від займаної ним посади, становища в суспільстві.
Рівень освіти робочої сили (+)
В даний час потрібні люди з хорошою освітою, закріпленим практичними знаннями.
Організація
Це друга функція менеджменту, завданням якої є формування структури організації, найбільш оптимально відповідної місії організації, її цілям і завданням, а також дозволяла нормально забезпечувати всі види взаємодій всередині організації (трудові, фінансові, матеріальні та ін.)
Кожен елемент структури управління організацією - підрозділ або окрема посада - є носієм певних управлінських повноважень, тобто сукупності офіційно наданих прав і обов'язків самостійно приймати рішення, віддавати розпорядження і здійснювати ті чи інші дії в інтересах фірми.
Таким чином, є два аспекти організаційного процесу. Перший - поділ організації на підрозділи, для ефективного виконання завдань. Другий - розподіл повноважень і їх взаємини, які пов'язують вище керівництво з нижчими рівнями працюючих і забезпечують можливості виконання завдань.
Побудова структури організації
Під структурою управління організацією розуміється упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, що знаходяться між собою в стійких відносинах, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого. В рамках структури управління відбувається управлінський процес (рух інформації і прийняття управлінських рішень), між учасниками якого розподілені задачі і функції управління, а отже - права і обов'язки щодо їх виконання.
В основу будь-якої структури управління покладена певна система. Однак, у самому загальному випадку, найбільш загальними критеріями структуризації є дві основні причини, що викликають необхідність управління:
1. внутрішня причина - координація діяльності всередині організації;
2. зовнішня причина - здійснення зв'язку з зовнішнім середовищем.
Ідеальною структурою була б та, яка найбільшою мірою відповідала одночасно обома критеріями. Але це неможливо, тому що вимоги, що диктуються цими причинами, суперечливі. Дійсно, з точки зору внутрішньої координації дій необхідно створити максимально жорстку структуру (типу військової), проте така структура буде абсолютно неефективна для реагування на зміни зовнішнього середовища (яка динамічна і вимагає максимальної мінливості від організаційної структури). Тому історично, в основу багатьох структур покладено, в першу чергу перший критерій (необхідність координації всередині організації), а адаптація до змін у зовнішньому середовищі вирішується після вирішення першого завдання.
Отже, за першим критерієм відомі три базові структури управління:
q Лінійна:
q Функціональна:
q Змішана.
Лінійна структура. Це одна з найпростіших організаційних структур управління (див. Пріложеніе2). Структура МУП «Шляхрембуд» характеризується тим, що на чолі кожного структурного підрозділу знаходиться керівник-начальник, сосредоточивающий в своїх руках всі функції управління. Кожна ланка і кожен підлеглий має одного керівника. У цьому випадку діє принцип єдиноначальності, суть якого полягає в тому, що підлеглі виконують розпорядження тільки одного керівника. Вищий орган управління не має права віддавати розпорядження яких-небудь виконавцям, минаючи їх безпосереднього начальника Вона є більш стрункою і формально визначеною, але разом з тим і менш гнучкою. Кожен з керівників має всю повноту влади, але відносно невеликими можливостями рішення функціональних проблем, що вимагають вузьких, спеціальних знань.
Делегування повноважень
В організації МУП «Шляхрембуд» виділяються кілька видів управлінських повноважень. У першу чергу існують лінійні та штабні повноваження.
Штабні повноваження - повноваження, дані апарату управління, для вирішення стратегічних завдань.
Лінійні повноваження - це повноваження, які передаються безпосередньо від начальника до підлеглого і далі до інших підлеглим. Саме лінійні повноваження надають керівнику узаконену владу для спрямування своїх прямих підлеглих на досягнення поставлених цілей.
Управлінські повноваження невіддільні від відповідальності, тобто необхідності віддавати звіт за прийняті рішення (об'єктом спільної відповідальності є створення умов, необхідних для прийняття рішень (керівник), об'єктом функціональної відповідальності є виконання конкретної роботи (виконавець)).
Мотивація
Співвідношення різних мотивів, що обумовлюють поведінку людей, утворює його мотиваційну структуру. У кожної людини мотиваційна структура індивідуальна і обумовлюється рядом факторів: рівнем добробуту, соціальним статусом, кваліфікацією, посадою, ціннісними орієнтаціями та ін
Розглянемо потреби працівників нашої організації МУП «Шляхрембуд», домінуючі в даний час.
В ієрархії потреб для співробітників-управлінців (менеджерів) найбільше значення має задоволення їх потреб у самоствердженні і в самовираженні. Це пов'язано з прагненням людей до отримання високого статусу, завоювання авторитету, просуванню по службі, влади, а також до реалізації своїх потенційних можливостей, творчих здібностей у той час, як вони, займаючи високу посаду, в основному задовольнили свої первинні, а також соціальні потреби .
В ієрархії потреб для співробітників-фахівців неуправленческого ланки найбільше значення має задоволення їх соціальних потреб і потреб у самовираженні. Це пов'язано з прагненням людей до підтримки з боку оточуючих, визнання їх заслуг, а також у завоюванні авторитету, отриманні публічного визнання, коли первинні потреби в основному задоволені.
В ієрархії потреб рядових працівників на перше місце виходить задоволення їх первинних потреб, тобто фізіологічних і потреб у безпеці. Це пов'язано з прагненням до задоволення потреб, які забезпечують людині елементарне виживання, а також із прагненням до отримання певних соціальних гарантій.
Відповідно до даних потребами в організації ЗАТ «Комфорт» розроблена система стимулювання праці, функціонування якої розглянемо на прикладі ремонтного відділу.
Суть економічних мотивів полягає в тому, що люди в результаті виконання вимог, що пред'являються до неї організацією, отримують певні матеріальні вигоди, що підвищують їхній добробут.
Основними формами грошових доходів, пов'язаних з трудовою діяльністю, є заробітна плата та різні виплати і пільги.
Крім основної заробітної плати, важливу роль у справі стимулювання праці відіграє додаткова, у формі різного роду доплат і премій.
Стимулювання ремонтників здійснюється за допомогою доплат за професійну майстерність, за високу кваліфікацію, за складність виконаного завдання, за класність, за терміновість виконаної роботи, за суміщення професій, за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, за роботу в нічний час, за виконання особливо важливої ​​роботи.
Як неекономічних способів стимулювання застосовуються організаційні і моральні способи. Організаційні засоби включають мотивацію цілями, мотивацію участю в справах організації (ремонтникам надається право голосу при вирішенні ряду проблем, насамперед соціального характеру; вони залучаються в процес колективної творчості, консультування з спеціальних питань), мотивацію збагаченням праці (надання працівникам більш змістовної і важливої ​​роботи ).
До моральним способам стимулювання відноситься, перш за все, особисте і публічне визнання. Суть особистого визнання у тому, що особливо відзначилися працівники згадуються спеціальних доповідях вищому керівництву. Суть публічного визнання у широкому поширенні інформації про досягнення працівників у багатотиражних газетах, на спеціальних стендах, нагородження грамотами. Публічне визнання в більшості випадків супроводжується преміями, цінними подарунками і т.д.
Крім того, в якості специфічних форм мотивації використовується похвала, наступна за будь-якими гідними діями виконавців, і конструктивна критика, стимулююча дії людини, спрямовані на усунення недоліків і упущень в роботі і вказує на їх можливі варіанти.
Контроль
Реалізація контролю виступає як процес, який дозволяє визначити якість роботи, з'ясувати як організація просувається до наміченої мети, встановити ступінь відхилень і вибрати відповідні дії або альтернативний курс.
Попередній контроль в МУП «Шляхрембуд» здійснюється щодо людського чинника, матеріальних і фінансових ресурсів. Контроль потенційних працівників кожного відділу відбувається шляхом перевірки рівня професійної освіти, наявності необхідного стажу роботи за спеціальністю, проведення різних психологічних тестів, тестів на професійну придатність і співбесід. Контроль матеріальних ресурсів здійснюється шляхом відбору надійних постачальників, які забезпечують високу якість продукції, що поставляється, а саме такий побутової техніки, як холодильники, пральні машини і газові та електроплити. У фірмі в цілому і в кожному відділі здійснюється контроль над фінансовими ресурсами шляхом складання бюджетів, які дозволяють стежити за раціональним витрачанням коштів організації.
Поточний контроль в організації базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для цього використовується система зворотного зв'язку начальника з підлеглим в кожному відділі фірми, що дозволяє керівництву виявити безліч непередбачених проблем і скоригувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найбільш ефективного шляху досягнення цілей. Відхилення можуть бути спричинені як зовнішніми чинниками, так і зміною внутрішнього середовища самої фірми.
Підсумковий контроль в організації здійснюється шляхом зворотного зв'язку начальника з підлеглими після того, як робота виконана, коли фактично отримані результати порівнюються з необхідними. Підсумковий контроль, з одного боку, дає керівництву організації інформацію, необхідну при плануванні подальшої діяльності організації (оцінюється реалістичність поставлених завдань, аналізуються виникли проблеми), а, з іншого боку, сприяє мотивації (винагорода співробітників здійснюється за досягнення певних результатів).

Висновки і пропозиції
З усього вищесказаного можна зробити висновок, що за сучасних умов функціонування ринкової економіки, неможливо успішно керувати організацією, без ефективного проектування процесу управління нею. Від того, на скільки проектування буде точним і своєчасним, а також відповідати поставлених проблем, будуть залежати, в кінцевому рахунку, зменшення витрат, прибутку, одержувані підприємством.
Для того, щоб проектування процесу управління було максимально корисно, необхідне створення на середніх і великих підприємствах так званих проектіровачних відділів (для малих підприємств створення цих відділів буде нерентабельним). Але навіть без таких відділів обійтися без проектування неможливо. У цьому випадку успішне управління організацією повинно бути отримано силами менеджерів і задіяними в цьому процесі фахівцями.
Що стосується самих проектів, то вони повинні бути реалістичними, тобто їх ймовірність повинна бути достатньо висока і відповідати ресурсів підприємства.
Для поліпшення якості проектування необхідно поліпшити якість інформації, необхідної при його розробці. Ця інформація, в першу чергу, повинна мати такі властивості, як достовірність, повнота, своєчасність і точність.
Управління фірмою має чотири найважливіших функції, виконання яких визначає ефективність діяльності всієї організації в справі досягнення її цілей: планування, організація, мотивація та контроль.
Для мотивації були розроблені методи стимулювання працівників, засновані на змістовної теорії мотивації. Наведено систему економічних і неекономічних методів стимулювання для різних груп працівників.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Менеджмент і трудові відносини | Контрольна робота
59.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Проектування процесу управління організацією 2
Аналіз процесу управління організацією на прикладі діяльності підприємства ТОВ Морозко
Аналіз процесу управління організацією на прикладі діяльності підприємства ТОВ Морозко 2
Основні школи управління Принципи управління туристичною організацією
Управління стресами Види структур управління організацією
Стилі управління організацією
Особливості управління організацією
Стратегія управління організацією
Особливості управління організацією
© Усі права захищені
написати до нас