Кожна господарська операція відображається на рахунках бухгалтерського обліку двічі (методом подвійного запису): по дебету одного і кредитом іншого рахунку. Виходячи зі змісту господарських операцій, необхідно відкрити відповідні рахунки бухгалтерського обліку, записати в них початкові залишки, господарські операції з використанням методу подвійного запису, визначити обороти по дебету і кредиту кожного рахунку і вивести залишки на кінець господарських операцій. Слід мати на увазі, що в кожному бухгалтерському рахунку господарські операції відображаються систематично в послідовності їх здійснення, тобто в хронологічному порядку. Взаємозв'язок між рахунками бухгалтерського обліку називається кореспонденцією рахунків. Вона виражається записом даних господарської операції за дебетом одного і кредитом іншого рахунку.
Кожна господарська операція, виходячи з її економічного змісту, обов'язково зачіпає два об'єкти обліку, і два рахунки, так як вона має двоїстий характер. У самому справі, якщо організація набуває матеріали, то, з одного боку, збільшуються матеріали, а з іншого - зменшуються кошти, за рахунок яких вони придбані, тобто обов'язково вказується, за рахунок яких джерел вони надійшли: куплені за готівку або на їх придбання був використаний кредит, або утворилася заборгованість постачальникам.
Двоїсте відображення господарської операції полягає в тому, що вона повинна бути записана за дебетом одного і кредитом іншого рахунку в однаковій сумі. Отже, при складанні кореспонденції рахунків з використанням методу подвійного запису обов'язково беруть участь три складові: зміст господарської операції (її опис); дебетуемого рахунок; кредитується рахунок. У вітчизняній практиці та теорії склалися дві школи, що дають обгрунтування методу подвійного запису: економічний підхід і оперативно-балансовий.
Вважається, що найбільш повне наукове обгрунтування методу подвійного запису дає оперативно-балансовий підхід.
Відповідно до цього підходу сутність подвійного запису пояснюється будовою балансу організації, в якому з двох позицій розглядається його майно: за складом і розміщення (актив балансу); за джерелами формування цього майна (пасив балансу). Тому підсумки статей активу і пасиву балансу завжди рівні. Кожна господарська операція внаслідок цього зачіпає дві статті балансу, що характеризується впливом на баланс чотирьох типів операцій, які змінюють або тільки майно організації (актив балансу), або тільки джерела формування цього майна (пасив балансу), або одночасно і майно, і його джерела освіти (актив і пасив балансу).
Отже, необхідність методу подвійного запису випливає з методу балансової угруповання майна організації.
Метод подвійного запису має велике контрольне значення, оскільки одна і та ж господарська операція в рівній сумі відображається двічі - за дебетом одного і кредитом іншого рахунку. Тому в разі розбіжності сум по даній операції виявляється допущена помилка і встановлюється відповідальний за неї.
Одним із способів узагальнення даних бухгалтерських рахунків у балансі організації є складання оборотної відомості.
Оборотна відомість дозволяє узагальнити облікову інформацію, яка відображається на рахунках бухгалтерського обліку. Вона складається в кінці місяця на підставі даних рахунків про залишки (сальдо) на початок і кінець місяця і обороти по дебету і кредиту рахунків за місяць.
У оборотну відомість записуються всі використовувані в організації рахунку, при цьому на кожен рахунок відводиться один рядок. У відомості є три пари колонок, в яких по кожному рахунку відображаються початкові сальдо, обороти по дебету і кредиту рахунку і кінцеве сальдо. При правильній організації бухгалтерського обліку обов'язково має бути попарне рівність підсумків у колонках, тобто підсумок дебетових початкових сальдо повинен дорівнювати підсумку кредитових початкових сальдо; підсумок дебетових оборотів по рахунку - підсумку кредитових оборотів; підсумок дебетових кінцевих сальдо - підсумку кредитових кінцевих сальдо.
Таке рівність має наступне обгрунтування: рівність підсумків сальдо по дебету і кредиту рахунків на початок і кінець місяця підтверджується будовою бухгалтерського балансу, так як підсумок дебетових сальдо за рахунками показує суму майна організації, а підсумок кредитових сальдо - суму джерел утворення цього майна.
Рівність підсумків дебетових і кредитових оборотів за всіма рахунками випливає із сутності методу подвійного запису, при якій кожна господарська операція відображається двічі за дебетом одного рахунку і кредиту іншого в однакових сумах.
Крім того, рівні між собою підсумки дебетових і кредитових оборотів за рахунками в оборотній відомості повинні бути також рівні підсумку в журналі реєстрації господарських операцій. Це рівність пояснюється тим, що сума кожної господарської ної операції знаходить відображення як у журналі реєстрації господарських операцій, так і в рахунках бухгалтерського обліку по дебету і кредиту.
Попарне рівність підсумків оборотної відомості по рахунках має велике контрольне значення, бо відсутність зазначеного рівності свідчить про наявність помилок в облікових записах, які необхідно виявити і виправити.
Оборотна відомість по рахунках синтетичного обліку має істотне значення і для оцінки загального стану майна та джерел його утворення за звітний місяць.
Інформація оборотної відомості по рахунках синтетичного обліку про залишки використовується при складанні бухгалтерського балансу організації.
Відома також так звана шахова оборотна відомість по рахунках синтетичного обліку, яка складається з шахової формі. На відміну від наведеної вище оборотної відомості вона включає кореспонденцію рахунків і є більш складною і громіздкою за будовою. У цю оборотну відомість вносяться залишки на початок і кінець проведення операцій по кожному рахунку, підсумки дебетових і кредитових оборотів.
Приклади:
1. Перераховано з розрахункового рахунку в погашення короткострокової позики банку (Дт 90 - Кт 51);
2. Отримано з розрахункового рахунку готівку на зарплату (Дт 50 - Кт 51);
3. Видана з каси заробітна плата (Дт 70 - Кт 50);
4. Відрахована прибуток у резервний капітал (Дт 80 - Кт 86);
5. Перераховано з розрахункового рахунку в погашення заборгованості
а) постачальникам (Дт 60 - Кт 51);
б) органам соц.страха (Дт 69 - Кт 51);
6. Виданий з каси аванс на відрядження (Дт 71 - Кт 50);
7. Надійшли основні матеріали від постачальника (Дт 10 - Кт 60);
8. Перераховано постачальнику за матеріали (Дт 60 - Кт 51).
Список літератури
Для підготовки даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.shpori4all. narod.ru /