П риємо іноземних гостей
Білорусь завжди відрізнялася відмінним гостинністю. Навіть зовсім незнайомої людини у нас можуть прийняти так, що він просто не буде розуміти, чим заслужив таке ставлення (якщо взагалі після цього хоч чтонібудь буде розуміти). А вже про «довгоочікуваних» іноземних інвесторів або торгових партнерах, від відносин з якими, можливо, залежить не тільки добробут, але й саме існування вітчизняних організацій, і говорити не доводиться. Їх ми взагалі готові на руках носити! Особливо якщо врахувати реалії сучасного життя (світова фінансова криза, падіння попиту на білоруську продукцію та інший економічний негатив). Сьогодні вміння розташувати до себе якогось серйозного закордонного «буратіну» часто стає однією з найважливіших складових комерційного успіху.
Отже, уявімо, що ваш ТОВ «Лютик», мирного існування якого довгий час ніщо не загрожувало, зіткнувся з певними фінансовими проблемами. І помітити їх довелося відразу всім його співробітникам, які не отримали у квітні звичну премію (надбавку, бонус, зарплату «в конверті» - потрібне підкреслити). Єдина можливість поправити справи «тут і зараз» - це розвиток взаємовигідних відносин з відомою британською фірмою «Пофігруп лімітед».
На щастя, розвиток відносин з англійцями вийшло на «фінішну пряму»: залишилося підписати останні паперу - і довгоочікувані інвестиції потечуть в «Лютикова» касу широким потоком. Для проведення заключного етапу переговорів до вас найближчим часом повинна приїхати з берегів туманного Альбіону представницька делегація з чотирьох чоловік, очолювана самим генеральним директором «Пофігруп лімітед» Джоном Літлвіком. Цю новину шеф урочисто озвучив вам у властивій йому кілька старомодною манері: «Від вас, Ольга, тепер залежить багато чого, якщо не все. Залишаться англійці задоволені прийомом, ми не тільки кризу переживемо, але і дуже високо злетіти можемо ». А потім, відводячи очі, додав: «Тільки постарайтеся організувати все так, щоб проблем з бухгалтерією у нас не було ...».
Що таке проблеми з бухгалтерією, не з чуток знають багато співробітників «Лютіка», і, на жаль, ви теж, швидше за все, входите в число цих нещасних. Відсутність або неправильне оформлення самої незначної папірці, яку і документом-то назвати можна лише з великою натяжкою, супроводжується такими «емоціями» маріванівни («лютіковского» головного бухгалтера), що відразу хочеться забути, як виглядає рідної офіс, ніколи більше не бачити комп'ютера і взагалі виїхати жити на всякий далекий тропічний острів.
І вимоги у неї завжди якісь дивні: то посада біля підпису клієнта не зазначена (а навіщо мені знати, як його посада називається? Підписав папери - і вільний!), То друк не та чи не там поставлена, то ініціали водія в накладній їй подавай ... І причіпок цим кінця немає! Тому гарний настрій від виявленої шефом довіри поступово кудись випаровується. З огляду на кількість необхідних для прийому високих гостей витрат (а значить, і оформлених документів), Мариванна встигне у вас «всю кров випити», поки ви папери в потрібний їй порядок наводити будете ...
А взагалі, чи реально і іноземну делегацію «по вищому розряду» прийняти, і відносини з бухгалтерією не зіпсувати? Спробуємо розібратися ...
Ч то таке представницькі витрати
Одне з визначень представницьких витрат наведено у п. 3.1 ст. 16 Методичних вказівок по складу і обліку витрат обігу (виробництва), фінансових результатів діяльності організацій торгівлі та громадського харчування, затверджених наказом Міністерства торгівлі Республіки Білорусь від 20.09.2002 № 86 (далі - Методичні вказівки). У ньому говориться, що представницькими витратами є витрати, пов'язані з проведенням зустрічей та офіційних прийомів представників тих організацій, які співпрацюють або мають намір встановити ділові контакти з торговою організацією (фірмою).
Підставою для списання зазначених витрат на витрати обігу (кажучи простіше, для включення їх у витрати організації для цілей бухгалтерського обліку) є акт на проведений захід із зазначенням мети, дати, місця його проведення, складу учасників, асортименту придбаних та використаних продуктів і т.п ., а також загальної суми використаних на ці цілі коштів. Крім того, до акту повинні бути включені первинні документи, що підтверджують факт оплати (отримання) товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг.
Тут доведеться зробити «ліричний відступ» і поговорити про те, що таке первинний документ і чим він відрізняється від усіх інших документів, тисячами проходять через ваші руки. До речі, саме незнання даного відмінності найчастіше і призводить секретарів (та й більшість інших, не мають економічної освіти працівників) до конфліктів з бухгалтерськими службами.
Можливо, ви будете щиро здивовані, але бухгалтеру абсолютно байдуже, ЯК НАЛЕЖИТЬ той чи інший документ. Для нього всі ці поля, інтервали між рядками і абзацні відступи означають приблизно те ж саме, що для вас дебет, кредит і реформація балансу, а саме - НІЧОГО! Аналогічний висновок можна зробити і щодо більшості обов'язкових реквізитів документів, про які наш журнал не втомлюється вам розповідати.
У бухгалтерів є безліч своїх «порадників» в роботі, і головним з них є Закон Республіки Білорусь «Про бухгалтерський облік та звітності» (далі - Закон про бухоблік). Відступ від його положень для справжнього бухгалтера виглядає просто блюзнірським (чим і пояснюється настільки бурхлива реакція вашої маріванівни на неправильно, на її думку, оформлені документи). А згідно зі ст. 9 цього документа факт вчинення будь-якої господарської операції (причому неважливо, покупка це нафтового родовища або придбання коробки скріпок в сусідньому кіоску) повинен бути підтверджений первинним обліковим документом, що має юридичну силу, який складається відповідальним виконавцем спільно з іншими учасниками операції.
При цьому (увага!) первинні облікові документи приймаються до бухгалтерського обліку тільки в тому випадку, коли вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Що являють собою ці альбоми уніфікованих форм вам, в принципі, знати зовсім не обов'язково. Але якщо той чи інший документ надрукований друкарським способом, то, швидше за все, ті, хто витратив кошти на його виготовлення, зробив це як годиться.
У той же час ст. 9 Закону про бухоблік містить і виключення з тільки що наведеного правила: форма використовуваних організацією первинних облікових документів може бути і не передбачена у вищевказаних альбомах (забіжимо вперед і зазначимо, що документи по представницьких витрат в них якраз відсутні), але в цьому випадку вони повинні містити кілька обов'язкових реквізитів.
Ось ми і дісталися до «страшної бухгалтерської таємниці»: для цілей обліку обов'язковими реквізитами первинного облікового документа є зовсім не ті реквізити, які так докладно описані в підручниках з діловодства (вірніше, не тільки вони). Згідно з правилами бухгалтерського обліку до обов'язкових належать такі їх групи:
1) найменування, номер документа, дата і місце його складання;
2) зміст та підстава здійснення господарської операції, її вимірювання та оцінка в натуральних, кількісних та грошових показниках;
3) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, їх прізвища, ініціали та особисті підписи.
І якщо перша і третя групи реквізитів добре знайомі будь-якому секретарю, то з другої часто виникають проблеми. А адже саме вона є для бухгалтерії головної - на основі цих даних і ведеться весь бухгалтерський облік.
Залежно від характеру господарських операцій та системи обробки даних у первинні облікові документи можуть включатися додаткові реквізити. Зворотне невірно: яка б господарська операція ні оформлялася первинним обліковим документом і які б системи обробки даних при цьому не використовувалися, виключати з нього хоча б один з перерахованих вище обов'язкових реквізитів заборонено.
Повертаючись до визначення представницьких витрат, наведеному в Методичних вказівках, відзначимо, що воно охоплює лише один з аспектів прийому та обслуговування іноземних делегацій - безпосереднє проведення зустрічей (як окремого заходу) і офіційних прийомів. Проте зазвичай програма перебування гостей з-за кордону більш різноманітна. Зокрема, до складу представницьких витрат, затверджений постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 10.05.2001 № 676 (далі - Постанова № 676), включені витрати на оплату готелю та харчування, культурне і побутове обслуговування, а також послуг перекладача і транспортних послуг.
Правда, з 1 червня 2006 р . норми Постанови № 676 поширюються тільки на республіканські органи державного управління та організації, що фінансуються з бюджету. А всі перераховані види представницьких витрат з тієї ж дати «перенесені» до Указу Президента Республіки Білорусь від 15.06.2006 № 398 «Про затвердження норм витрат на рекламу, маркетингові, консультаційні та інформаційні послуги, представницькі цілі, підготовку кадрів» (далі - Указ № 398). Крім того, згідно з цим документом до складу витрат з прийому та обслуговування іноземних делегацій та окремих осіб, крім оплати готелю, харчування, культурного та побутового обслуговування, послуг перекладача і транспортних послуг, включена також і організація проведення зборів, конференцій, семінарів, колегій та нарад .
У той же час необхідно пам'ятати, що положення Указу № 398 застосовуються лише для цілей визначення складу витрат, що враховуються при обчисленні податків. У бухгалтерському ж обліку відображаються й інші види витрат, які організація відносить на собівартість продукції (робіт, послуг), але не включає в витрати при розрахунку оподатковуваного прибутку. Познайомитися з цими тонкощами, які мають для бухгалтерії надзвичайно важливе значення, вам, можливо, доведеться вже в процесі підготовки і організації зустрічі гостей з-за кордону, спілкуючись зі своїм головним бухгалтером.
Наведений в Указі № 398 перелік представницьких витрат повніше відображає реальні витрати, які несуть організації, які беруть зарубіжних гостей, у порівнянні з Методичними вказівками. Але і його в багатьох випадках не вистачає, щоб вирішити всі виникаючі проблеми. Чи можна, приміром, включати до складу представницьких витрат подарунки, придбані для членів іноземної делегації, або вартість алкогольних напоїв, випитих під час зустрічей і прийомів (а законодавство Білорусі практично забороняє «офіційне» споживання алкогольної продукції)? Подібних питань у кожній конкретній ситуації може виникнути чимало, і не на все можна знайти відповіді в діючих правових актах.
У багатьох випадках вирішити виникаючі проблеми повинна допомогти нова редакція Основних положень по складу витрат, що включаються до собівартості продукції (робіт, послуг), затверджена постановою Міністерства економіки, Міністерства фінансів і Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 30.10.2008 № 210/161 / 151 (далі - Основні положення) і набула чинності з 26 січня 2009 р . Згідно з п. 3.13.15 даного нормативного акту допускається включення до собівартості будь-яких витрат на представницькі цілі, а також витрат по організації проведення зборів, конференцій, семінарів, колегій, нарад. А оскільки склад таких витрат і мета проведення перелічених заходів в Основних положеннях не уточнюється і відсилання на інші документи там відсутні, значить, вони, в принципі, можуть бути будь-якими. Головне, щоб їх віднесення на собівартість не порушувало законодавство і вони були належним чином документально оформлені.
Саме на розгляді останнього питання ми і зупинимося в наступному розділі.
Д окументальное оформлення представницьких витрат
Як вже згадувалося вище, законодавством Республіки Білорусь не встановлена форма документів, якими повинні оформлятися представницькі витрати. Тому вони повинні бути розроблені організацією самостійно, але з обов'язковим урахуванням вимог ст. 9 Закону про бухоблік.
Крім того, нам знадобляться ще кілька положень даного законодавчого акту. За загальним правилом, установленим Законом про бухоблік, перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, повинен бути погоджений з головним бухгалтером і затверджений керівником організації. Природно, це відноситься і до документів, якими у вашій організації будуть оформлятися представницькі витрати. Звичайно, добре, коли цей перелік збігається з уже наявними в бухгалтерії, але, можливо, в останній доведеться внести доповнення, пов'язані саме з обов'язками по прийому зарубіжних гостей.
Документи, якими оформляються господарські операції і які пов'язані з надходженням або виплатою грошових коштів, повинні підписуватися тільки керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Тому на період підготовки та проведення зустрічі іноземної делегації необхідно подбати про те, щоб або саме керівництво, або особи, що володіють необхідними повноваженнями, завжди перебували «в зоні доступу».
І останнє, про що потрібно пам'ятати: будь-який первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції. І тільки якщо це не представляється можливим з тих чи інших «технічних» причин, його дозволяється оформляти безпосередньо після її здійснення. Займаючись організацією прийому закордонних гостей, візьміть собі за правило перевіряти всі документи, пов'язані з представницькими витратами, відразу ж після їх отримання, консультуючись у разі потреби з бухгалтерськими службами. Зрозуміло, що по гарячих слідах набагато простіше виправляти помилки. А їх, на жаль, уникнути дуже важко.
Для того щоб обгрунтувати включення тих чи інших витрат до складу представницьких, організації необхідно самостійно розробити порядок і процедуру прийому іноземних делегацій і окремих осіб. До цього питання потрібно підходити, що називається, творчо. Якщо гості за кордону стали вважати вашу організацію «своїм другим домом», тобто прийом іноземних делегацій та окремих осіб носить у вас систематичний характер, то краще розробити і затвердити окреме положення про облік представницьких витрат організації. У ньому має бути вказаний порядок вирішення наступних питань:
- Прийому іноземних делегацій та окремих осіб;
- Призначення відповідальних за подібний прийом працівників, у тому числі фахівців організації, які мають право брати участь у переговорах, а також посадових осіб, відповідальних за розробку програми перебування та складання кошторису витрат;
- Видачі підзвітних сум на представницькі витрати (перелік, працівників організації, які можуть отримувати кошти на зазначені витрати під звіт);
- Витрачання коштів на представницькі витрати;
- Документального оформлення представницьких витрат із зазначенням строку подання звітів та документів, що підтверджують фактичні витрати.
У той же час якщо приїзд гостей з-за кордону для вашої організації - явище надзвичайне, то як варіант можна запропонувати видання наказу (розпорядження) керівника про прийом іноземної делегації і призначення осіб, відповідальних за проведення даного заходу, розробку програми перебування та складання кошторису витрат.
Крім положення про облік представницьких витрат організації для обгрунтованого включення представницьких витрат у собівартість продукції (робіт, послуг) і до складу витрат, що враховуються при оподаткуванні, необхідно оформити ще безліч інших документів, пов'язаних з прийомом іноземних гостей. Перерахуємо найбільш важливі з них:
- Клопотання юридичної особи про запрошення членів іноземної делегації;
- Наказ про прийом іноземної делегації та призначення особи, відповідальної за проведення цього заходу;
- Програма перебування іноземної делегації;
- Кошторис витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації;
- Акт про списання витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації.
Крім того, у разі необхідності потрібно буде підготувати програму проведення переговорів, договори на надання транспортних послуг і послуг з культурної та побутового обслуговування (якщо для цього залучаються сторонні організації або індивідуальні підприємці), послуг з перекладу (із спеціалізованою організацією або перекладачем - фізичною особою) і т.д.
Розглянемо особливості підготовки деяких з цих документів. Білорусь завжди відрізнялася відмінним гостинністю. Навіть зовсім незнайомої людини у нас можуть прийняти так, що він просто не буде розуміти, чим заслужив таке ставлення (якщо взагалі після цього хоч чтонібудь буде розуміти). А вже про «довгоочікуваних» іноземних інвесторів або торгових партнерах, від відносин з якими, можливо, залежить не тільки добробут, але й саме існування вітчизняних організацій, і говорити не доводиться. Їх ми взагалі готові на руках носити! Особливо якщо врахувати реалії сучасного життя (світова фінансова криза, падіння попиту на білоруську продукцію та інший економічний негатив). Сьогодні вміння розташувати до себе якогось серйозного закордонного «буратіну» часто стає однією з найважливіших складових комерційного успіху.
Отже, уявімо, що ваш ТОВ «Лютик», мирного існування якого довгий час ніщо не загрожувало, зіткнувся з певними фінансовими проблемами. І помітити їх довелося відразу всім його співробітникам, які не отримали у квітні звичну премію (надбавку, бонус, зарплату «в конверті» - потрібне підкреслити). Єдина можливість поправити справи «тут і зараз» - це розвиток взаємовигідних відносин з відомою британською фірмою «Пофігруп лімітед».
На щастя, розвиток відносин з англійцями вийшло на «фінішну пряму»: залишилося підписати останні паперу - і довгоочікувані інвестиції потечуть в «Лютикова» касу широким потоком. Для проведення заключного етапу переговорів до вас найближчим часом повинна приїхати з берегів туманного Альбіону представницька делегація з чотирьох чоловік, очолювана самим генеральним директором «Пофігруп лімітед» Джоном Літлвіком. Цю новину шеф урочисто озвучив вам у властивій йому кілька старомодною манері: «Від вас, Ольга, тепер залежить багато чого, якщо не все. Залишаться англійці задоволені прийомом, ми не тільки кризу переживемо, але і дуже високо злетіти можемо ». А потім, відводячи очі, додав: «Тільки постарайтеся організувати все так, щоб проблем з бухгалтерією у нас не було ...».
Що таке проблеми з бухгалтерією, не з чуток знають багато співробітників «Лютіка», і, на жаль, ви теж, швидше за все, входите в число цих нещасних. Відсутність або неправильне оформлення самої незначної папірці, яку і документом-то назвати можна лише з великою натяжкою, супроводжується такими «емоціями» маріванівни («лютіковского» головного бухгалтера), що відразу хочеться забути, як виглядає рідної офіс, ніколи більше не бачити комп'ютера і взагалі виїхати жити на всякий далекий тропічний острів.
І вимоги у неї завжди якісь дивні: то посада біля підпису клієнта не зазначена (а навіщо мені знати, як його посада називається? Підписав папери - і вільний!), То друк не та чи не там поставлена, то ініціали водія в накладній їй подавай ... І причіпок цим кінця немає! Тому гарний настрій від виявленої шефом довіри поступово кудись випаровується. З огляду на кількість необхідних для прийому високих гостей витрат (а значить, і оформлених документів), Мариванна встигне у вас «всю кров випити», поки ви папери в потрібний їй порядок наводити будете ...
А взагалі, чи реально і іноземну делегацію «по вищому розряду» прийняти, і відносини з бухгалтерією не зіпсувати? Спробуємо розібратися ...
Ч то таке представницькі витрати
Одне з визначень представницьких витрат наведено у п. 3.1 ст. 16 Методичних вказівок по складу і обліку витрат обігу (виробництва), фінансових результатів діяльності організацій торгівлі та громадського харчування, затверджених наказом Міністерства торгівлі Республіки Білорусь від 20.09.2002 № 86 (далі - Методичні вказівки). У ньому говориться, що представницькими витратами є витрати, пов'язані з проведенням зустрічей та офіційних прийомів представників тих організацій, які співпрацюють або мають намір встановити ділові контакти з торговою організацією (фірмою).
Підставою для списання зазначених витрат на витрати обігу (кажучи простіше, для включення їх у витрати організації для цілей бухгалтерського обліку) є акт на проведений захід із зазначенням мети, дати, місця його проведення, складу учасників, асортименту придбаних та використаних продуктів і т.п ., а також загальної суми використаних на ці цілі коштів. Крім того, до акту повинні бути включені первинні документи, що підтверджують факт оплати (отримання) товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг.
Тут доведеться зробити «ліричний відступ» і поговорити про те, що таке первинний документ і чим він відрізняється від усіх інших документів, тисячами проходять через ваші руки. До речі, саме незнання даного відмінності найчастіше і призводить секретарів (та й більшість інших, не мають економічної освіти працівників) до конфліктів з бухгалтерськими службами.
Можливо, ви будете щиро здивовані, але бухгалтеру абсолютно байдуже, ЯК НАЛЕЖИТЬ той чи інший документ. Для нього всі ці поля, інтервали між рядками і абзацні відступи означають приблизно те ж саме, що для вас дебет, кредит і реформація балансу, а саме - НІЧОГО! Аналогічний висновок можна зробити і щодо більшості обов'язкових реквізитів документів, про які наш журнал не втомлюється вам розповідати.
У бухгалтерів є безліч своїх «порадників» в роботі, і головним з них є Закон Республіки Білорусь «Про бухгалтерський облік та звітності» (далі - Закон про бухоблік). Відступ від його положень для справжнього бухгалтера виглядає просто блюзнірським (чим і пояснюється настільки бурхлива реакція вашої маріванівни на неправильно, на її думку, оформлені документи). А згідно зі ст. 9 цього документа факт вчинення будь-якої господарської операції (причому неважливо, покупка це нафтового родовища або придбання коробки скріпок в сусідньому кіоску) повинен бути підтверджений первинним обліковим документом, що має юридичну силу, який складається відповідальним виконавцем спільно з іншими учасниками операції.
При цьому (увага!) первинні облікові документи приймаються до бухгалтерського обліку тільки в тому випадку, коли вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Що являють собою ці альбоми уніфікованих форм вам, в принципі, знати зовсім не обов'язково. Але якщо той чи інший документ надрукований друкарським способом, то, швидше за все, ті, хто витратив кошти на його виготовлення, зробив це як годиться.
У той же час ст. 9 Закону про бухоблік містить і виключення з тільки що наведеного правила: форма використовуваних організацією первинних облікових документів може бути і не передбачена у вищевказаних альбомах (забіжимо вперед і зазначимо, що документи по представницьких витрат в них якраз відсутні), але в цьому випадку вони повинні містити кілька обов'язкових реквізитів.
Ось ми і дісталися до «страшної бухгалтерської таємниці»: для цілей обліку обов'язковими реквізитами первинного облікового документа є зовсім не ті реквізити, які так докладно описані в підручниках з діловодства (вірніше, не тільки вони). Згідно з правилами бухгалтерського обліку до обов'язкових належать такі їх групи:
1) найменування, номер документа, дата і місце його складання;
2) зміст та підстава здійснення господарської операції, її вимірювання та оцінка в натуральних, кількісних та грошових показниках;
3) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, їх прізвища, ініціали та особисті підписи.
І якщо перша і третя групи реквізитів добре знайомі будь-якому секретарю, то з другої часто виникають проблеми. А адже саме вона є для бухгалтерії головної - на основі цих даних і ведеться весь бухгалтерський облік.
Залежно від характеру господарських операцій та системи обробки даних у первинні облікові документи можуть включатися додаткові реквізити. Зворотне невірно: яка б господарська операція ні оформлялася первинним обліковим документом і які б системи обробки даних при цьому не використовувалися, виключати з нього хоча б один з перерахованих вище обов'язкових реквізитів заборонено.
Повертаючись до визначення представницьких витрат, наведеному в Методичних вказівках, відзначимо, що воно охоплює лише один з аспектів прийому та обслуговування іноземних делегацій - безпосереднє проведення зустрічей (як окремого заходу) і офіційних прийомів. Проте зазвичай програма перебування гостей з-за кордону більш різноманітна. Зокрема, до складу представницьких витрат, затверджений постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 10.05.2001 № 676 (далі - Постанова № 676), включені витрати на оплату готелю та харчування, культурне і побутове обслуговування, а також послуг перекладача і транспортних послуг.
Правда, з 1 червня
У той же час необхідно пам'ятати, що положення Указу № 398 застосовуються лише для цілей визначення складу витрат, що враховуються при обчисленні податків. У бухгалтерському ж обліку відображаються й інші види витрат, які організація відносить на собівартість продукції (робіт, послуг), але не включає в витрати при розрахунку оподатковуваного прибутку. Познайомитися з цими тонкощами, які мають для бухгалтерії надзвичайно важливе значення, вам, можливо, доведеться вже в процесі підготовки і організації зустрічі гостей з-за кордону, спілкуючись зі своїм головним бухгалтером.
Наведений в Указі № 398 перелік представницьких витрат повніше відображає реальні витрати, які несуть організації, які беруть зарубіжних гостей, у порівнянні з Методичними вказівками. Але і його в багатьох випадках не вистачає, щоб вирішити всі виникаючі проблеми. Чи можна, приміром, включати до складу представницьких витрат подарунки, придбані для членів іноземної делегації, або вартість алкогольних напоїв, випитих під час зустрічей і прийомів (а законодавство Білорусі практично забороняє «офіційне» споживання алкогольної продукції)? Подібних питань у кожній конкретній ситуації може виникнути чимало, і не на все можна знайти відповіді в діючих правових актах.
У багатьох випадках вирішити виникаючі проблеми повинна допомогти нова редакція Основних положень по складу витрат, що включаються до собівартості продукції (робіт, послуг), затверджена постановою Міністерства економіки, Міністерства фінансів і Міністерства праці та соціального захисту Республіки Білорусь від 30.10.2008 № 210/161 / 151 (далі - Основні положення) і набула чинності з 26 січня
Саме на розгляді останнього питання ми і зупинимося в наступному розділі.
Д окументальное оформлення представницьких витрат
Як вже згадувалося вище, законодавством Республіки Білорусь не встановлена форма документів, якими повинні оформлятися представницькі витрати. Тому вони повинні бути розроблені організацією самостійно, але з обов'язковим урахуванням вимог ст. 9 Закону про бухоблік.
Крім того, нам знадобляться ще кілька положень даного законодавчого акту. За загальним правилом, установленим Законом про бухоблік, перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, повинен бути погоджений з головним бухгалтером і затверджений керівником організації. Природно, це відноситься і до документів, якими у вашій організації будуть оформлятися представницькі витрати. Звичайно, добре, коли цей перелік збігається з уже наявними в бухгалтерії, але, можливо, в останній доведеться внести доповнення, пов'язані саме з обов'язками по прийому зарубіжних гостей.
Документи, якими оформляються господарські операції і які пов'язані з надходженням або виплатою грошових коштів, повинні підписуватися тільки керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Тому на період підготовки та проведення зустрічі іноземної делегації необхідно подбати про те, щоб або саме керівництво, або особи, що володіють необхідними повноваженнями, завжди перебували «в зоні доступу».
І останнє, про що потрібно пам'ятати: будь-який первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції. І тільки якщо це не представляється можливим з тих чи інших «технічних» причин, його дозволяється оформляти безпосередньо після її здійснення. Займаючись організацією прийому закордонних гостей, візьміть собі за правило перевіряти всі документи, пов'язані з представницькими витратами, відразу ж після їх отримання, консультуючись у разі потреби з бухгалтерськими службами. Зрозуміло, що по гарячих слідах набагато простіше виправляти помилки. А їх, на жаль, уникнути дуже важко.
Для того щоб обгрунтувати включення тих чи інших витрат до складу представницьких, організації необхідно самостійно розробити порядок і процедуру прийому іноземних делегацій і окремих осіб. До цього питання потрібно підходити, що називається, творчо. Якщо гості за кордону стали вважати вашу організацію «своїм другим домом», тобто прийом іноземних делегацій та окремих осіб носить у вас систематичний характер, то краще розробити і затвердити окреме положення про облік представницьких витрат організації. У ньому має бути вказаний порядок вирішення наступних питань:
- Прийому іноземних делегацій та окремих осіб;
- Призначення відповідальних за подібний прийом працівників, у тому числі фахівців організації, які мають право брати участь у переговорах, а також посадових осіб, відповідальних за розробку програми перебування та складання кошторису витрат;
- Видачі підзвітних сум на представницькі витрати (перелік, працівників організації, які можуть отримувати кошти на зазначені витрати під звіт);
- Витрачання коштів на представницькі витрати;
- Документального оформлення представницьких витрат із зазначенням строку подання звітів та документів, що підтверджують фактичні витрати.
У той же час якщо приїзд гостей з-за кордону для вашої організації - явище надзвичайне, то як варіант можна запропонувати видання наказу (розпорядження) керівника про прийом іноземної делегації і призначення осіб, відповідальних за проведення даного заходу, розробку програми перебування та складання кошторису витрат.
Крім положення про облік представницьких витрат організації для обгрунтованого включення представницьких витрат у собівартість продукції (робіт, послуг) і до складу витрат, що враховуються при оподаткуванні, необхідно оформити ще безліч інших документів, пов'язаних з прийомом іноземних гостей. Перерахуємо найбільш важливі з них:
- Клопотання юридичної особи про запрошення членів іноземної делегації;
- Наказ про прийом іноземної делегації та призначення особи, відповідальної за проведення цього заходу;
- Програма перебування іноземної делегації;
- Кошторис витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації;
- Акт про списання витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації.
Крім того, у разі необхідності потрібно буде підготувати програму проведення переговорів, договори на надання транспортних послуг і послуг з культурної та побутового обслуговування (якщо для цього залучаються сторонні організації або індивідуальні підприємці), послуг з перекладу (із спеціалізованою організацією або перекладачем - фізичною особою) і т.д.
Х одатайство юридичної особи про запрошення членів іноземної делегації
Для того щоб іноземні громадяни могли до нас приїхати, їм необхідно отримати візи Республіки Білорусь на в'їзд на територію нашої країни. При цьому потрібно враховувати норми Інструкції про порядок видачі віз Республіки Білорусь іноземним громадянам та особам без громадянства, затвердженої постановою Міністерства закордонних справ Республіки Білорусь від 14.06.2006 № 82 (далі - Інструкція № 82). Відповідно до п. 3 цього нормативного акту іноземець може в'їжджати в нашу країну і виїжджати з неї по дійсному паспорту чи іншого замінює його документа, призначеному для виїзду за кордон, при наявності візи Республіки Білорусь (далі - віза). Виняток становлять держави, з якими міжнародними договорами або рішенням Президента Республіки Білорусь у нас встановлений безвізовий режим (приклад - Російська Федерація, громадяни якої приїжджають до нас, коли захочуть, не оформляючи при цьому жодних документів).
Віза є оформлене в установленому порядку дозвіл, який дає іноземцю право на перетин державного кордону Білорусі з метою в'їзду в нашу країну, перебування на її території і подальшого виїзду. Діє вона протягом зазначеного в ній терміну.
Візи для в'їзду в Білорусь видаються дипломатичними представництвами та консульськими установами Республіки Білорусь, а також консульським управлінням Міністерства закордонних справ. Послуга ця не безкоштовна: за видачу віз стягується консульський збір або державне мито.
Візи поділяються на одноразові, дворазові та багаторазові. При цьому одноразова віза дає право на одноразовий в'їзд, перебування і виїзд з Республіки Білорусь в період зазначеного у візі терміну і протягом вказаної кількості днів перебування, але не більше 90 діб, що цілком достатньо для проведення будь-яких переговорів.
Тому найчастіше члени іноземних делегацій приїжджають в нашу країну за діловими однократним в'їзним візами. Для здійснення ділової поїздки (без права роботи за наймом) в'їзна віза видається на підставі клопотання юридичної особи, оформленого на фірмовому бланку з зазначенням його повного найменування, поштової адреси і телефону, а також зобов'язання даної юридичної особи щодо дотримання іноземцем правил перебування на території Республіки Білорусь , скріпленого його печаткою юридичної особи, складеного за формою згідно з додатком 5 до Інструкції № 82. Для повноти викладу відзначимо, що в даний час діють Правила перебування іноземних громадян та осіб без громадянства в Республіці Білорусь, затверджені постановою Ради Міністрів Республіки Білорусь від 20.01.2006 № 73.
Більш докладну інформацію про запрошення іноземних делегацій і окремих осіб, а також про документи, які необхідно подавати для відкриття їм віз, можна дізнатися в підрозділах по громадянству і міграції органів внутрішніх справ за місцем розташування вашої організації чи в Міністерстві закордонних справ.
П ріказ про прийом іноземної делегації та призначення особи, відповідальної за проведення цього заходу
Наказ про прийом іноземної делегації та призначення особи, відповідальної за проведення цього заходу (далі - наказ), повинен бути підготовлений завчасно, щоб у призначених «крайніми» співробітників був час для підготовки. Наказом, поперше, призначається головне відповідальна за прийом іноземної делегації посадова особа, вказівки якого, пов'язані з даним дорученням, повинні виконувати всі інші. Подруге, в наказі вказується мета приїзду іноземної делегації, час її перебування в нашій країні, кількість членів делегації, а також працівники, які супроводжують делегацію.
Крім того, в наказі можна обумовити і деякі технічні питання: місце проживання іноземної делегації, організацію харчування її членів із зазначенням, за чий рахунок здійснюється оплата, питання забезпечення перекладу з рідної мови зарубіжних гостей на російську (нагадаємо, що під час проведення переговорів необхідний синхронний переклад), строки звіту особи, відповідальної за прийом іноземної делегації, і т.д.
Наведемо приклад наказу про прийом іноземної делегації та призначення особи, відповідальної за проведення цього заходу.
ТОВ «Лютик»
НАКАЗ
01.06.2009 № 50
м. Мінську
Про прийом іноземної делегації з Великобританії
Для ведення переговорів з компанією «Пофігруп лімітед» з метою ____________________________________________________ в ТОВ «Лютик» прибуває делегація на чолі з генеральним директором паном Джоном Літлвіком в кількості 4 (чотирьох) осіб на термін 3 дні з 22 по 24 червня
У зв'язку з цим НАКАЗУЮ:
1. Призначити відповідальним за організацію прийому іноземної делегації комерційного директора Петрова П.П.
2. Призначити супроводжуючими іноземну делегацію таких осіб:
- Комерційного директора Петрова П.П.;
- Начальника відділу маркетингу Славікова С.С.;
- Секретаряреферента Ешмакунову О.О.
3. Відповідальному за організацію прийому іноземної делегації Петрову П.П. протягом тижня розробити і подати на затвердження програму перебування делегації «Пофігруп лімітед».
4. Головному бухгалтерові Ларіонової М.І. підготувати проект кошторису витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації та забезпечити оплату відповідних договорів, а також видачу під звіт необхідних готівкових грошових коштів відповідальній за організацію прийому іноземної делегації та супроводжуючим особам.
5. Секретарюреференту Ешмакуновой О.О.:
- Забезпечити бронювання місць для членів іноземної делегації в готелі «Європа»;
- Організувати харчування членів делегації та супроводжуючих їх осіб за рахунок ТОВ «Лютик», а також їх транспортне обслуговування;
- Знайти перекладача потрібної кваліфікації (англійська мова, синхронний переклад) і укласти з ним договір підряду на час перебування іноземної делегації в Республіці Білорусь.
6. Відповідальному за організацію прийому іноземної делегації Петрову П.П. у триденний термін після закінчення прийому представити звіт про прийом іноземної делегації.
7. Працівникам, які мають готівку грошові кошти на представницькі витрати, у триденний термін після закінчення прийому іноземної делегації подати до бухгалтерії авансові звіти про проведені витрати і повернути невикористані грошові кошти в касу ТОВ «Лютик».
Генеральний директор ТОВ «Лютик» Іванов І.І. Іванов
П рограмма перебування іноземної делегації
Програму перебування іноземної делегації зазвичай складає особа, відповідальна за організацію її прийому. Однак найчастіше (особливо якщо головний «відповідальний» займає досить високу посаду або завантажений більш важливими проблемами) всю «чорнову» роботу доручають вести ... Загалом, ви вже здогадалися, кому. Як відомо, саме секретар найчастіше є одним з головних організаторів всіляких заходів, і навряд чи таку значущу подію, як приїзд іноземної делегації, пройде без його активної участі.
Необхідно пам'ятати, що програма перебування іноземної делегації, затверджена керівником організації, є тим «рамковим" документом, на підставі якого складається кошторис витрат і надалі проводиться їх списання в бухгалтерському та податковому обліку. Іншими словами, це один з найважливіших документів не тільки для організаторів прийому іноземної делегації, але і для бухгалтерії.
Строго кажучи, необхідно скласти і затвердити не одну, а відразу дві програми. Одну офіційну - для керівництва, гостей за кордону і звітності. Готується вона на двох мовах (російською або білоруською та мовою приїхали) і вручається всім членам делегації відразу ж після їх прибуття. У даному документі повинні бути по днях і годинах розписані всі «етапи» перебування гостей у нашій країні. Особливим шиком вважається виготовлення «гостьового» варіанту програми на високоякісному папері друкарським способом.
Другий варіант програми є робочим документом для організаторів прийому іноземної делегації, який будуть використовувати всі працівники організації, так чи інакше задіяні в кожному з вхідних в програму заходів. Тому її ще називають робочою програмою. У цьому документі, є розширеним варіантом офіційної програми, має бути докладно розписана наступна інформація:
- Особи, що зустрічають членів іноземної делегації після приїзду (прильоту) і проводжають їх;
- Дата, день тижня, час початку та місце проведення кожного заходу;
- Відповідальне за даний захід особа (особи);
- Кількість запрошених осіб та учасників кожного заходу;
- Місця харчування членів іноземної делегації та супроводжуючих осіб;
- Питання транспортного та побутового обслуговування;
- Організація культурної програми;
- Питання, пов'язані з роботою перекладача (якщо хтось з супроводжуючих осіб володіє необхідним іноземною мовою, то, можливо, присутність перекладача не є обов'язковим на всіх заходах), і т.д.
Залежно від виду діяльності конкретної організації, що приймає, запланованих до обговорення чи підписання документів і безлічі інших чинників у робочу програму можуть бути включені деякі «специфічні» заходи (наприклад, відвідування філій організації і т.п.).
Наведемо приклад наказу про затвердження загальної програми перебування іноземної делегації.
ТОВ «Лютик» ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ТОВ «Лютик»
18 червня
І.І. Іванов
ПРОГРАМА
18.06.2009 № 1
м. Мінськ
перебування іноземної делегації з Великобританії
Дана програма розроблена у зв'язку з перебуванням іноземної делегації в кількості 4 осіб (представники компанії «Пофігруп лімітед») в м. Мінську.
Мета приїзду делегації: проведення переговорів _____________________________________. Термін перебування - 3 дні, з 22 по 24 червня
Відповідальний за прийом іноземної делегації - Петров П.П. Особи, які супроводжують делегацію:
Петров П.П., Славік С.С. і Ешмакунова О.О.
Програма перебування представників компанії «Пофігруп лімітед» в Республіці Білорусь в період з 22 по 24 червня
| Дата, день тижня | Час | Захід | Відповідальні особи |
| 22 червня, Понеділок | 12.00 | Зустріч в аеропорту | Петров П.П. Славіком С.С. Ешмакунова О.О. |
| 13.30 | Розміщення в готелі «Європа» | ||
| 15.00 | Обід в ресторані готелю «Європа» | ||
| 16.30 | Екскурсія по м. Мінську | Ешмакунова О.О. | |
| 19.00 | Офіційний вечеря з керівництвом ТОВ «Лютик» | Петров П.П. | |
| 23 червня, Вівторок | 9.00 | Сніданок в ресторані готелю «Європа» | Славіком С.С. |
| 10.00 | Відвідування виробничих підрозділів ТОВ «Лютик» | Славіком С.С. | |
| 12.00 | Переговори | Петров П.П. | |
| 14.00 | Обід в ресторані «Журавінка» | Ешмакунова О.О. | |
| 16.00 | Продовження переговорів | Петров П.П | |
| 19.00 | Концерт в Палаці Республіки | Ешмакунова О.О. | |
| 24 червня, Середа | 9.00 | Сніданок в ресторані готелю «Європа» | Славіком С.С. |
| 10.00 | Завершення переговорів. Підписання підсумкових документів | Петров П.П | |
| 12.00 | Фуршет в офісі ТОВ «Лютик» | Ешмакунова О.О. | |
| 14.00 | Вільний час | ||
| 17.00 | Офіційний обід з керівництвом ТОВ «Лютик» | Петров П.П | |
| 19.00 | Проводи в аеропорту | Петров П.П. Славіком С.С. Ешмакунова О.О. |
іноземної делегації Петров П.П. Петров
З мета витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації
Зрозуміло, що такий захід, як прийом іноземної делегації, обійдеться приймаючій стороні «в копієчку». Для того щоб заздалегідь спланувати грошові витрати, необхідно скласти кошторис витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації (далі - кошторис).
Кошторис із зазначенням конкретних статей витрат розробляється на основі затвердженої керівником програми перебування іноземної делегації. І хоча доручають її складання частіше за все головному бухгалтеру або економісту, значну частину інформації (у тому числі вартість проживання та харчування в готелі, тарифи на транспортні послуги та роботу перекладача, витрати на культурну та побутової обслуговування) найчастіше «видобуває» секретар.
Затверджена керівником кошторис є підставою для оплати укладених зі сторонніми організаціями та індивідуальними підприємцями договорів на обслуговування іноземної делегації, виставлених ними рахунків, а також для видачі готівкових грошових коштів під звіт працівникам організації для оплати товарів і послуг, що надаються за готівковий розрахунок.
При цьому слід пам'ятати, що відповідно до порядку розрахунків між юридичними особами та індивідуальними підприємцями в Республіці Білорусь розрахунки готівкою грошовими коштами між суб'єктами господарювання в нашій країні допускаються в розмірі не більше 50 базових величин на місяць. На сьогоднішній день ця величина складає 1 750 000 руб. (Трохи більше 600 доларів США), що не так і багато для оплати витрат на прийом зарубіжних гостей, особливо якщо число членів делегації та терміни її перебування досить великі. Крім того, для їх здійснення доведеться ще й брати дозвіл у керівника обслуговуючого банку.
Таким чином, розрахунки готівкою під час прийому іноземної делегації повинні проводитися у виняткових випадках, що є додатковим приводом для того, щоб підготовку до даної події починати завчасно, по можливості укладаючи договори, в яких передбачена безготівкова форма оплати.
Якщо ж від розрахунків готівкою «не піти», то потрібно проводити їх, не забуваючи про діючі обмеження в даній сфері. Згідно з п. 27 Інструкції про порядок ведення касових операцій і розрахунків готівкою грошовими коштами в білоруських рублях на території Республіки Білорусь, затвердженої постановою Правління Національного банку Республіки Білорусь від 17.01.2008 № 4 (далі - Інструкція про касові операції), підтвердженням прийому готівкових грошей є наступні первинні облікові документи, затверджені наказом Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 29.10.1999 № 311 «Про затвердження бланків уніфікованих форм первинної облікової документації»:
- Квитанція до прибуткового касового ордеру форми КО-1 (далі - касовий ордер форми КО-1);
- Другий примірник квитанції форми КВ-1 (далі - квитанція форми КВ-1);
- Квитанція до талону форми 20-фс (далі - квитанція форми 20-фс);
- Інші прибуткові документи, передбачені законодавством.
А знання п. 37 Інструкції про касові операції дозволить вам уникнути багатьох приводів для конфліктних ситуацій з бухгалтерією. Відповідно до нього документами, що підтверджують витрати з придбання (надходження, виготовлення, виконання) продукції (товарів, робіт, послуг), є:
- Касовий ордер форми КО-1, квитанція форми КВ1, квитанція форми 20-фс та інші дозволені прибуткові документи, в яких заповнені всі необхідні (згадаємо ст. 9 Закону про бухоблік!) Реквізити;
- Касовий чек, який містить номер, найменування юридичної особи, ініціали, прізвище індивідуального підприємця, дату продажу (виконання роботи, надання послуги), найменування, кількість і ціну товару (виконання роботи, надання послуги), суму, ідентифікатор касира.
Отримавши у продавця касовий чек, уважно вивчіть його. Якщо какойто з перерахованих реквізитів у ньому відсутній, то сміливо вимагайте на додаток до нього виписку ще одного документа - так званого товарного чека, в якому повинен міститися номер, найменування юридичної особи (ініціали та прізвище індивідуального підприємця), дата продажу (виконання роботи, надання послуги), найменування, кількість і ціна товару (виконання роботи, надання послуги) та сплачена сума. Товарний чек повинен бути підписаний особою, безпосередньо здійснив відпуск товарів (виконання робіт, надання послуг), із зазначенням його посади, прізвища та ініціалів.
Є свої особливості при покупці товарів, виконання робіт та надання послуг у разі, коли працівники отримують грошові кошти під звіт за допомогою зарахування на свій картрахунок або витрачають їх з використанням корпоративних банківських пластикових карток. Однак про них ми розповімо іншим разом.
Наведемо приклад попереднього кошторису витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації.
КОШТОРИС
витрат на прийом і обслуговування делегації з Великобританії
Підстава: наказ про прийом іноземної делегації від 01.06.2009 № 50;
Програма перебування іноземної делегації від 18.06.2009 № 1.
Кількість членів іноземної делегації: 4.
Кількість супроводжуючих іноземну делегацію осіб: 3.
Час перебування в м. Мінську: з 22.06.2009 по 24.06.2009 включно.
Мета перебування: проведення переговорів щодо ___________________________________________________________________________________________________________________________________
Комерційний директор Петров П.П. Петров
Головний бухгалтер Ларіонова М.І. Ларіонова
Що стосується звіту про прийом іноземної делегації, то він складається відповідальними за цей захід особами у довільній формі. Авансові звіти про отримані під звіт готівкових грошових коштах на представницькі витрати необхідно представити не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані. При використанні корпоративної картки працівник повинен подати звіт про витрачені суми з додатком до нього картчеков (сліпів) та інших документів не пізніше 15 робочих днів з дня витрачання грошових коштів, виключаючи сам цей день
Акт про списання витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації складається бухгалтерією в звичайному порядку, а відповідальні за прийом іноземної делегації особи його тільки підписують.
Х поранення документів, пов'язаних з прийомом і обслуговуванням іноземних делегацій
Як і будь-які інші, документи, пов'язані з прийомом і обслуговуванням іноземних делегацій і особливо - що підтверджують представницькі витрати, мають свої терміни зберігання. Але якщо первинні облікові документи, на підставі яких ці витрати були відображені в бухгалтерському обліку та оподаткування, найчастіше зберігаються в бухгалтерії, то організовувати зберігання інших «представницьких» документів, швидше за все, доведеться секретарю.
У добре відомому вам Переліку типових документів органів державної влади та управління, установ, організацій та підприємств Республіки Білорусь щодо організації системи управління, ціноутворення, фінансів, страхування та управління державним майном, приватизації, зовнішньоекономічних зв'язків з зазначенням строків зберігання, затвердженому постановою Державного комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 06.08.2001 № 38, є цілий розділ 6 «Зовнішньоекономічна діяльність». Наведемо деякі терміни зберігання документів, пов'язаних з прийомом іноземних делегацій, перераховані в цьому нормативному акті:
Звичайно, в одній статті просто неможливо докладно розповісти про всі складнощі і «підводні камені», які підстерігають вас при організації прийому та перебування іноземної делегації. Обіцяємо, що ще жодного разу повернемося до піднятих у цьому матеріалі питань.
Проте один з них - вживання алкоголю у будь-яких його видах під час проведення прийому іноземної делегації - обійти не можна. Змушені з певним жалем помітити, що чинне законодавство в цьому питанні не йде ні на які компроміси. Всім працівникам організацій будь-яких форм власності (ну, здається, яке вам діло, ніж ми на приватній фірмі займаємося?) Забороняється вживати алкогольні і спиртні напої в робочий час або за місцем роботи, в тому числі і у випадках супроводу іноземних делегацій, організації та проведення прийомів та ділових зустрічей.
Якщо ж ця заборона буде порушений (навіть за прямою вказівкою безпосереднього керівника), то дії працівників повинні трактуватися як грубе порушення трудової дисципліни, за яким потрібно буде негайне (!) Усунення їх від роботи, а також розірвання укладених з ними контрактів. Буде погано і керівнику: за приховування подібних фактів порушення підлеглими трудової дисципліни контракт повинен розірвати вже з ним самим.
Заборонено також відшкодовувати витрати на алкогольні і спиртні напої, спожиті в ході ділових зустрічей. Вийти з положення можна тільки шляхом «правильного» оформлення зазначених операцій, про який ми розповімо какнібудь іншим разом.
З писок іспользованниих джерел
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Цивільний процесуальний кодекс Республіки Білорусь від 11 січня 1999р. Мінськ Амалфея, 2000.
3. Житловий Кодекс Республіки Білорусь від 22 березня 1999р. № 248-З. Прийнятий Палатою представників 18 грудня 1998 . Схвалений Радою Республіки 8 лютого 1999 . Юридична база «ЮСІАС».
4. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою Представників 8 червня 1999 . Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 - Мн.: Амалфея 1999. - 240с.
5. В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлов. Трудове право, - М.: ЮНИТИ, 2002. - 463с.
6. Цивільний процес. Загальна частина: Підручник / За заг. ред. Т. О. Бєлової, І.М. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2000. - 592с.
7. Седугін П. І. Житлове право. Підручник для вузів. - М.: Видавнича група ИНФРА М - НОРМА, 1999 р .
8. Трудове право / Под ред. О.В. Смирнова, підручник, вид. 3-є, перероб. і доповнене - М.: Видавнича група «Проспект», 2000. - 447с.
Наведемо приклад попереднього кошторису витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації.
КОШТОРИС
витрат на прийом і обслуговування делегації з Великобританії
Підстава: наказ про прийом іноземної делегації від 01.06.2009 № 50;
Програма перебування іноземної делегації від 18.06.2009 № 1.
Кількість членів іноземної делегації: 4.
Кількість супроводжуючих іноземну делегацію осіб: 3.
Час перебування в м. Мінську: з 22.06.2009 по 24.06.2009 включно.
Мета перебування: проведення переговорів щодо ___________________________________________________________________________________________________________________________________
| № п / п | Стаття витрат | Сума, руб. | Примітка |
| 1 | Оплата 4 одномісних номерів в готелі «Європа» 22-24 червня (з сніданками) | 5 800 000 | Безготівкова форма оплати |
| 2 | Оплата харчування 22-24 червня (4 члена делегації плюс 1-3 супроводжуючих особи) | 8 500 000 | Безготівкова форма оплати |
| 3 | Послуги транспортної організації (мікроавтобус з водієм) 22-24 червня | 750 000 | Безготівкова форма оплати |
| 4 | Послуги перекладача (за договором підряду) 22-24 червня | 1 200 000 | Оплата готівкою через касу |
| 5 | Культурне обслуговування: | ||
| 5.1 | екскурсія по м. Мінську 22 червня | 200 000 | Готівковий розрахунок |
| 5.2 | відвідування концерту в Палаці Республіки 23 червня | 400 000 | Безготівкова форма оплати |
| 6 | Інші витрати (фуршет і т.д.) | 500 000 | Готівковий розрахунок |
Разом за попередньою кошторисі | 17 350 000 | ||
| в т.ч. за готівковий розрахунок | 700 000 | ||
Головний бухгалтер Ларіонова М.І. Ларіонова
Що стосується звіту про прийом іноземної делегації, то він складається відповідальними за цей захід особами у довільній формі. Авансові звіти про отримані під звіт готівкових грошових коштах на представницькі витрати необхідно представити не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані. При використанні корпоративної картки працівник повинен подати звіт про витрачені суми з додатком до нього картчеков (сліпів) та інших документів не пізніше 15 робочих днів з дня витрачання грошових коштів, виключаючи сам цей день
Акт про списання витрат на прийом і обслуговування іноземної делегації складається бухгалтерією в звичайному порядку, а відповідальні за прийом іноземної делегації особи його тільки підписують.
Х поранення документів, пов'язаних з прийомом і обслуговуванням іноземних делегацій
Як і будь-які інші, документи, пов'язані з прийомом і обслуговуванням іноземних делегацій і особливо - що підтверджують представницькі витрати, мають свої терміни зберігання. Але якщо первинні облікові документи, на підставі яких ці витрати були відображені в бухгалтерському обліку та оподаткування, найчастіше зберігаються в бухгалтерії, то організовувати зберігання інших «представницьких» документів, швидше за все, доведеться секретарю.
У добре відомому вам Переліку типових документів органів державної влади та управління, установ, організацій та підприємств Республіки Білорусь щодо організації системи управління, ціноутворення, фінансів, страхування та управління державним майном, приватизації, зовнішньоекономічних зв'язків з зазначенням строків зберігання, затвердженому постановою Державного комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 06.08.2001 № 38, є цілий розділ 6 «Зовнішньоекономічна діяльність». Наведемо деякі терміни зберігання документів, пов'язаних з прийомом іноземних делегацій, перераховані в цьому нормативному акті:
| Номер статті | Вид і назва документа | Термін зберігання документів | |
| в установах, організаціях, на підприємствах, які є джерелами комплектування державних архівів | в установах, організаціях, на підприємствах, які не є джерелами комплектування державних архівів | ||
| 924 | Правила прийому та обслуговування іноземних делегацій та офіційних осіб: | ||
| 924.1 | за місцем розробки | Пост. | До заміни новими |
| 924.2 | в інших організаціях | До заміни новими | - "- |
| 925 | Пропозиції посольств до візитів | Пост. | |
| 926 | Протоколи нарад з підготовки візитів іноземних делегацій та офіційних осіб | - "- | |
| 928 | Плани прийому іноземних делегацій та офіційних осіб | - "- | |
| 930 | Звіти про результати візитів іноземних делегацій та офіційних осіб | Пост. | - "- |
| 932 | Списки членів іноземних делегацій | - "- | |
| 933 | Листи з повідомленнями про майбутні візити іноземних делегацій та офіційних осіб | Пост. | |
| 934 | Листування про підготовку та проведення зустрічей з іноземними партнерами | - "- | |
| 935 | Листування з організації прийому та погодженням програм перебування іноземних делегацій | - "- | - "- |
| 936 | Журнали обліку зустрічей з представниками іноземних держав і юридичних осіб | Пост. | |
| 952 | Стенограми та протоколи переговорів з питань зовнішньоекономічного співробітництва | Пост. | |
| 954 | Довідки і відомості про підготовлені до підписання зовнішньоекономічних угодах, програмах, договорах | - "- | |
| 956 | Переліки питань, що виносяться для обговорення на офіційних зустрічах (переговорах) | - "- | - "- |
| 957 | Програми переговорів | - "- | - "- |
| 958 | Списки повноважних представників та експертів на переговорах | - "- | |
| 960 | Листування про хід та результати переговорів з іноземними зовнішньоекономічними організаціями та юридичними особами | - "- | - "- |
Проте один з них - вживання алкоголю у будь-яких його видах під час проведення прийому іноземної делегації - обійти не можна. Змушені з певним жалем помітити, що чинне законодавство в цьому питанні не йде ні на які компроміси. Всім працівникам організацій будь-яких форм власності (ну, здається, яке вам діло, ніж ми на приватній фірмі займаємося?) Забороняється вживати алкогольні і спиртні напої в робочий час або за місцем роботи, в тому числі і у випадках супроводу іноземних делегацій, організації та проведення прийомів та ділових зустрічей.
Якщо ж ця заборона буде порушений (навіть за прямою вказівкою безпосереднього керівника), то дії працівників повинні трактуватися як грубе порушення трудової дисципліни, за яким потрібно буде негайне (!) Усунення їх від роботи, а також розірвання укладених з ними контрактів. Буде погано і керівнику: за приховування подібних фактів порушення підлеглими трудової дисципліни контракт повинен розірвати вже з ним самим.
Заборонено також відшкодовувати витрати на алкогольні і спиртні напої, спожиті в ході ділових зустрічей. Вийти з положення можна тільки шляхом «правильного» оформлення зазначених операцій, про який ми розповімо какнібудь іншим разом.
З писок іспользованниих джерел
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі
2. Цивільний процесуальний кодекс Республіки Білорусь від
3. Житловий Кодекс Республіки Білорусь від
4. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою Представників
5. В.Ф. Гапоненко, Ф.Н. Михайлов. Трудове право, - М.: ЮНИТИ, 2002. - 463с.
6. Цивільний процес. Загальна частина: Підручник / За заг. ред. Т. О. Бєлової, І.М. Колядко, Н.Г. Юркевича - Мн.: Амалфея, 2000. - 592с.
7. Седугін П. І. Житлове право. Підручник для вузів. - М.: Видавнича група ИНФРА М - НОРМА,
8. Трудове право / Под ред. О.В. Смирнова, підручник, вид. 3-є, перероб. і доповнене - М.: Видавнича група «Проспект», 2000. - 447с.