Вимоги до приміщень архіву | Архів розміщують у спеціально побудованих або пристосованих для зберігання документів будинках або окремих приміщеннях будинку. Спеціальні приміщення для архівів організацій повинні передбачатися при будівництві або переобладнанні адміністративних будівель. За відсутності спеціального приміщення для відомчого архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративних будівлях організацій. До приміщень основного призначення архіву відносяться:
сховища для зберігання документів; приміщення для прийому, тимчасового розміщення, акліматизації документів та допоміжних робіт з ними; приміщення для використання документів (читальний зал, ділянка видачі, ділянка обліково-інформаційних та пошукових систем); робочі кімнати працівників архіву. 4. Сховища повинні розміщуватися в ізольованих приміщеннях. Приміщення сховищ повинні бути безпечними в пожежному відношенні, гарантовані від затоплення, мати запасний вихід. У приміщеннях не повинно бути газових і водоносних магістральних трубопроводів. 5. Розміщення в пристосованих приміщеннях проводиться в установленому порядку після їх експертизи. Експертиза встановлює придатність приміщення (вогнестійкість, довговічність, міцність конструкції, технічного укріплення), стан приміщення, наявність опалювальних та вентиляційних систем. Експертиза проводиться представниками архівних, експлуатаційних, пожежних, охоронних, санітарних та інших профільних служб. Результати експертизи оформлюються актом. 6. Не допускається прийняття в експлуатацію старих, сирих, неопалюваних, що не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам приміщень, а також приміщень будівлі, зайнятого службами громадського харчування, харчовими складами та організаціями, що зберігають агресивні і пожежонебезпечні речовини або застосовують небезпечні та хімічні технології. 7 .. Зберігання у приміщеннях без вікон допускається за наявності у сховищі природної або штучної вентиляції, що забезпечує 2 - 3-кратний повітрообмін за годину. 8 .. Електропроводка у сховищах повинна бути прихованою, штепсельні розетки - герметичними, переносна електроапаратура повинна мати гумову ізоляцію шнурів. Загальні та поверхові рубильники розташовують поза приміщень сховищ. 9. Оздоблення приміщень сховищ проводять з використанням неагресивних, непилящіхся матеріалів, а в системах та засобах пожежогасіння застосовують нейтральні, безпечні для документів речовини. 10. У сховищах забороняється застосування вогню, нагрівальних приладів, розміщення сторонніх об'єктів. Ремонтно-монтажні роботи проводяться з дотриманням заходів захисту, охорони і збереження документів. |
Температурно-вологісний режим
| Температурно - вологісний режим зберігання документів контролюється шляхом вимірювання кліматичних параметрів повітря не рідше двох разів на тиждень в один і той же час. вимоги до температурно-вологісного режиму однакові Показання контрольних вимірювальних приладів (термометр, гігрометр, психрометр) фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах. У реєстраційних журналах у графі "Примітка" відображаються також перевірка правильності показання приладів і заходи, прийняті з нормалізації режиму в сховищах у разі його відхилення від встановлених норм. Установка контрольних вимірювальних приладів проводиться у головних проходах на стелажах, подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Прилади на відстані 1,4 + / - 0,1 метра від підлоги монтуються на одному контрольному щитку. Контрольно - вимірювальні прилади встановлюються в кожному сховищі: за кімнатної системи - один щиток на кімнату; за багатоярусної - один на ярус. Перевірку вимірювальних приладів проводять за аспіраційний психрометр не рідше одного разу на 3 місяці з обов'язковим регулюванням і заміною несправних. Температуру і вологість повітря в закритих шафах та сейфах контролюють самописними приладами.
Закриті шафи і сейфи для зберігання документів провітрюють не рідше одного разу на тиждень. У приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціювання повітря, повинен підтримуватися оптимальний температурно-вологісний режим, що враховує специфіку видів документів: для плівкових матеріалів - чорно-білих (15 град. С та 40 - 55%) і кольорових (2 - 5 град. С і 40 - 55%): для документів на магнітних стрічках і дискових носіях - 15 - 20 град. С і 50 - 65%. 8. Різкі коливання температури і вологості в сховищах не допускаються. У приміщеннях з нерегульованим кліматом мають здійснюватися заходи з оптимізації кліматичних умов на основі раціонального опалення та провітрювання приміщень, використання коштів осушення або зволоження повітря. При тривалому стабільному підвищенні відносної вологості повітря до 80 - 90% робляться обов'язкові заходи щодо нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховищ, усунення причин підвищення вологості). 9. Температурно-вологісний режим у сховищах контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів повітря: у приміщеннях, що кондиціонують - один раз на тиждень, у приміщеннях з нерегульованим кліматом - два рази на тиждень, при порушеннях режиму зберігання - щодня. 10. Контрольно-вимірювальні прилади (термометри, психрометри, гігрометри) розміщують в головному проході на стелажі, подалі від опалювальних і вентиляційних систем. Показання приладів фіксуються в реєстраційному журналі.
|
Санітарно-гігієнічний режим
| 1.Помещенія архіву повинні утримуватися в зразковому порядку і чистоті, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів і накопичення пилу 2. При виявленні в сховищах комах або гризунів негайно вживаються заходи до їх знищення. Документи, уражені комахами, ізолюються і піддаються дезінсекції. При ураженні значної кількості документів комахами і виявленні їх у різних місцях сховища: на стелажах, у щілинах підлоги, під плінтусами і т.д. - Необхідна дезінсекція всього сховища 3. У приміщеннях сховищ необхідно проводити систематичну вологе прибирання. Не рідше одного разу на рік проводиться знепилювання стелажів, шаф, засобів зберігання; підлоги, плінтуси, підвіконня, цокольні частини стелажів обробляються водними розчинами антисептиків (2%-ний формалін, 5%-ний катамін АБ і т.п.). 4. Для захисту документів від пилу необхідно: - Забезпечити максимально можливу герметичність приміщення сховищ і обладнати їх установками, очищає повітря від пилу і шкідливих газоподібних домішок; - Не рідше одного разу на рік проводити знепилювання коробок з документами, стелажів і приміщень сховищ з допомогою електропилососи або ватяними (марлевими) тампонами, зволоженими розчином формаліну; - Стежити за станом дощатих підлог, щоб вони не мали щілин і були пофарбовані масляною фарбою; - Періодично провітрювати приміщення сховища. Питання про доцільність провітрювання вирішується з урахуванням абсолютної вологості зовнішнього і внутрішнього повітря. 5. При виявленні в сховищах документів і коробок, уражених цвіллю, повинні негайно вживати заходів з обробки документів, засобів зберігання, приміщень. Уражені пліснявою документи ізолюються і передаються на дезінфекцію. Стелажі, шафи, коробки, в яких зберігалися уражені пліснявою документи, протираються водним розчином формаліну (3 - 5%) і просушуються; при пліснявіння стін, підлог, стель проводиться поверхнева обробка уражених місць розчином формаліну (3 - 5%). 6. Відкриваються в теплу пору року вікна, а також вентиляційні отвори в стінах, стелях, підлогах сховищ і зовнішні отвори вентиляційних систем слід захищати сітками з діаметром вічок не більше 0,5 мм. 7.В приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, мокрому і брудному взутті, зберігання і використання харчових продуктів, куріння. 8. Два рази на рік (на початку і після закінчення опалювального сезону) документи (вибірково) і приміщення сховищ піддають обстеження для своєчасного виявлення комах і цвілевих грибів. |
Обладнання архіву | 1. Сховища повинні бути обладнані стаціонарними стелажами з дотриманням встановленого для архіву порядку їх розміщення: - Ширина головних проходів (між рядами стелажів) - 120 см; - Ширина проходів між стелажами - 75 см; - Відстань між стіною і стелажем, паралельним стіні, - 75 см; - Відстань між полками по висоті - 40 см; - Відстань між стіною і торцем стелажу - 45 см; - Відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа - не менше 15 см, а в цокольних поверхах - не менше 30 см. 2. Документи розміщують на стелажах, в шафах з використанням первинних захисних засобів зберігання (коробок, папок, спеціальних футлярів, пакетів тощо) відповідно до видів, форматом та іншими зовнішніми особливостями документів: паперові документи постійного зберігання розміщують в картонних коробках, папках, а документи тимчасового зберігання - у зв'язках; мікрофільми страхового фонду і фонду користування повинні мати стандартні і захисні ракорди, намотуватися в рулон на сердечники фотошарів назовні і зберігатися в металевих коробках по ГОСТ 4097-78; 3.Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах. 4. Для розміщення довідкових картотек до документів в сховище або робочій кімнаті встановлюються картотечні шафи. 5.Для переміщення документів у сховище і роботи у стелажів використовуються бібліотечні візки, легкі стійкі драбини. 6.Помещенія архіву обладнуються так, щоб забезпечити раціональну організацію робочих місць працівників архіву і створити всі необхідні умови для їх продуктивної праці. Робочі кімнати обладнуються телефоном, канцелярською меблями, друкарською машинкою, іншими засобами оргтехніки. 7. Випадки втрати, псування, загибелі документів, а також виникнення ситуацій, які можуть до них призвести, розглядаються як надзвичайні події і про них негайно ставиться до відома керівник організації. 8. При виникненні надзвичайних подій (пожежі, повені, при виявленні зловмисного проникнення до архіву сторонніх осіб і т.д.) вживаються заходи з порятунку і охорони документів. Про подію складається акт за участю відповідних органів (пожежної охорони, міліції, технічного нагляду і т.д.). 9. Для з'ясування причин події, визначення фізичного стану документів і перевірки їх наявності керівником організації призначається комісія. Результати роботи комісії оформляються актом. 10. Відомчим архівом розробляється план заходів з евакуації і укриттю документів при надзвичайних пригодах, у якому повинно бути передбачено: - Порядок і місце евакуації та укриття документів; - Переліки та кількість документів, що підлягають евакуації та укриття в 1, 2, 3-ю черги; - Списки працівників, відповідальних за евакуацію і укриття; - Заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття. План евакуації та укриття документів на випадок виникнення надзвичайної події повинен бути узгоджений з відповідними службами та затверджений керівником організації. З планом евакуації та укриття документів повинні бути ознайомлені всі співробітники архіву.
|
|
| 1.Место зберігання електронних документів визначає керівник організації. ЕД можуть зберігатися в архіві організації або в спеціалізованому підрозділі (обчислювальному центрі, інформаційному відділі і т.д.) 2.Обязательнимі умовами архівного зберігання ЕД є: наявність в архіві програмно-апаратних засобів для зберігання, копіювання та відтворення ЕД, їх перезапису в нові формати, передачі інформації по каналах зв'язку та ін; забезпечення доступу до інформації встановлених категорій користувачів, а також забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу (шляхом застосування відповідних технічних засобів і правових норм); забезпечення режиму зберігання ЕД, що виключає втрату, знищення або перекручення інформації. Забезпечення зберігання ЕД передбачає також підтримання оптимальних режимів зберігання носіїв ЕД. У міру старіння носія повинна проводитися перезапис ЕД на нові носії. 3.мікрофільми і фотодокументи на плоских плівкових або інших форматних носіях упаковують в конверти і касети і зберігають у коробках, папках, іншій упаковці по ГОСТ 7-65-92
|
Порядок видачі документів з архіву | 1. Справи видаються зі сховищ: - Для використання (працівникам структурних підрозділів; дослідникам; організаціям у тимчасове користування); - Для проведення архівних робіт з документами; - Для проведення робіт зі створення страхового фонду, копіюванню та спеціальній обробці документів з метою забезпечення їх схоронності (в лабораторії архівних та інших установ). 2. видача справ зі сховища оформляється такими документами: - Замовленнями (вимогами) на видачу справ у читальний зал і в тимчасове користування в структурні підрозділи організації; - Актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям; - Замовленнями на проведення робіт з мікрофільмування, реставрації документів і т.п 3. Видача справ зі сховища реєструється в книгах: - Видачі справ у робочі приміщення організації; - Видачі справ у читальний зал; - Видачі справ у тимчасове користування іншим організаціям 4. Виконані замовлення (вимоги) дослідників зберігаються в особистих справах дослідників, всі інші - до закінчення термінів їх зберігання. Замовлення (вимоги) доцільно зберігати до проведення перевірки наявності та стану справ. 5. Видача справ у тимчасове користування в інші організації оформляється актом, який складається у двох примірниках, один з яких залишається в архіві організації, інший видається одержувачу. Акт підписується керівником організації, що передає справи, і керівником організації-одержувача: підписи скріплюються гербовими печатками організацій. Після повернення справ у двох примірниках акта робиться відповідна відмітка: один примірник залишається в організації-одержувача, інший зберігається у справі фонду в архіві Організації, що видавали справи. 6. Направлення на страхове копіювання, реставрацію, палітурка оформляється замовленням. Замовлення оформляється в архіві організації за формою акта про видачу у тимчасове користування іншій організації. 7. Справи видаються зі сховища для використання та проведення робіт по страховому копіюванню, реставрації, палітурки тільки в обробленому вигляді. Перед видачею справ зі сховища перевіряється відповідність шифру і заголовка справи на обкладинці шифру і заголовку справи в опису; перед видачею і при поверненні справ у сховище перевіряються нумерація аркушів і стан документів кожного виданого справи. Кожне видається з сховища справа повинна мати лист використання (додаток 20). 8.При видачу справ зі сховища на місце виданого справи підкладається карта-заступник, в якій вказується номер справи, номер опису, номер фонду, коли і кому видано справу, дата його повернення і підпис співробітника, який видав справу, із зазначенням посади. При поверненні справи у сховищі карта-заступник вилучається (додаток 21). 9.Состояніе справ, що повертаються в архів після використання, повинно бути перевірено в присутності особи, що повертає документи. При виявленні недостачі справ або окремих листів у них, а також пошкоджень справ і документів співробітниками архіву складається акт у двох примірниках, один з яких представляється досліднику читального залу або керівнику організації, яка використала документи, для притягнення винних до відповідальності, другий - залишається в архіві. 10. При переміщенні документів за межами архіву повинні дотримуватися запобіжних заходів, надійно забезпечують їх збереження. При транспортуванні документів дотримуються заходів з охорони і захисту їх від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища шляхом застосування спеціальних видів упаковок, які забезпечують захист документів від опадів, світла, механічних пошкоджень. |
| 1. Справи видаються в тимчасове користування зі сховищ на термін, що не перевищує: 10 днів - для працівників структурних підрозділів організації, до складу якої входить архів; 3 місяці - для працівників інших організацій. Після закінчення встановленого терміну у разі потреби проводиться переоформлення документів на видані справи після ознайомлення з їх збереженням.
| 1. Справи видаються в тимчасове користування зі сховищ на термін, що не перевищує: 1 місяць для використання працівниками організації; 1 місяць для використання документів в читальному залі; 3 місяці у тимчасове користування для інших організацій; 6 місяців для експонування документів. Органам суду і прокуратури справи видаються до припинення справи або винесення судового рішення. |
Вимоги до забезпечення фізико-хімічної збереженості документів, перевірку наявності та стану справ, порядку проведення наявності та стану справ, організації розшуку справ, оформлення результатів розшуку справ однакові. В «Основних правилах організації роботи відомчих архівів» особливу увагу приділено унікальним і особливо цінних документів. У цьому нормативному акті представлена інформація про виявлення унікальних і особливо цінних документів, обліку особливо цінних документів. Також в «Основних правилах організації роботи відомчих архівів» розкрито найбільш повно інформація про створення страхового фонду, обліку страхового фонду, підготовки справ на страхове копіювання. Науково-довідковий апарат до документів архіву Основною частиною НСА є архівні довідники по складу і змісту документів: описи справ і замінюють їх номенклатури справ, каталоги, картотеки, покажчики, історичні довідки, тематичні та фондові огляди. Документи фондів організацій з багатосторонньою, міжгалузевий інформацією та фондів особового походження з особливо цінними і унікальними документами підлягають першочерговому опису; опису повинні бути забезпечені покажчиками різних видів; на рівні фонду складаються індивідуальні характеристики. До найбільш інформативним фондам створюються огляди, покажчики до справ і документів. Вимоги, що пред'являються до складання описів справ, каталогами, картотеками, покажчиками, оглядам документів, у Правилах однакові. «Основні правила роботи архівів організації» передбачають ведення автоматизованого науково-довідкового апарату. Автоматизований науково-довідковий апарат архіву - комплекс електронних довідників (база даних описів документів), призначених для ефективного пошуку архівних документів та інформації. Автоматизований НСА може базуватися на інформаційно-пошуковій системі, що створюється в поточному діловодстві організації, і перш за все таких її елементах, як електронні довідкові картотеки, номенклатури справ, класифікатори (кореспондентів, структурних підрозділів, назв видів документів та ін Автоматизований НСА грунтується на використанні реєстраційно -контрольної картки, яка служить основою пошуку. Використання документів архіву Характеристики | Відомчий архів | Архів організації | Мета використання | застосування архівних документів організацією, в структурі якої функціонує архів, зацікавленими державними та громадськими організаціями при розробці планів економічного і соціального розвитку, при вирішенні народногосподарських завдань, питань розвитку науки і культури, в ідейно - виховної та агітаційно - пропагандистській роботі, а також для забезпечення прав і законних інтересів громадян. | застосування інформації архівних документів в культурних, наукових, політичних, економічних цілях і для забезпечення законних прав та інтересів громадян.
|
В «Основних правилах роботи відомчих архівів» найбільш повно розкрита інформація про роботу архіву з дослідниками, про підготовку матеріалів для публікації, доповідей, лекцій, використання засобами масової інформації. Організація роботи архівів Основним документом регламентує роботу архівів є положення про архів. На штатні посади в архіві складаються посадові інструкції. Характеристики | Відомчий архів | Архів організації | Документ, який регламентує роботу архіву | Положення про архів | Документи, що регламентують роботу працівників архіву | Посадові інструкції | Планування роботи архіву | 1.годовой план роботи, план-графік прийому справ в архів. 2. За підсумками роботи складається звіт про виконання річного плану, планів-графіків, а також відомості про виконання заходів, які не включені в річний план. Останні відбиваються в кінці звіту, при необхідності самостійним розділом.
| Контроль за станом зберігання документів | 1. для визначення стану зберігання проводяться перевірки 2. За підсумками кожної перевірки складається довідка або доповідна записка на ім'я керівника організації, в яких відображається існуюче становище і намічаються заходи по ліквідації недоліків і подальшого поліпшення роботи. |
В «Основних правилах роботи відомчих архівів» окремим підпунктом розкрита інформація про роботу з кадрами. Підпункт «Робота з кадрами» містить інформацію про підбір кадрів, їх розстановки, про підвищення кваліфікації працівників. В «Основних правилах роботи архівів організацій» окремим підпунктом розкрита інформація про виконання платних робіт і послуг, прийом-передачу документів при зміні керівників, при прийомі-передачі документів при реорганізації документів. «Основні правила роботи відомчих архівів» містять розділи «Робота відомчих архівів з документами особового походження», «Порядок прийому - передачі документів при зміні керівника організації, завідувача відомчим архівом, а також при реорганізації або ліквідації організації». Інформація, що міститься у вищезгаданих розділах, розкрита найбільш повно, ніж у «Основних правилах роботи архівів організації». Обидва нормативні документи містять програми - форми документів. Відмінності полягає в тому, що «Основні правила роботи архівів організації» містять такі форми документів: журнал обліку надходження і вибуття електронних документів; журнал обліку міграції та перезаписів електронних документів; акт про технічні помилки в облікових документах; форма титульного аркуша опису електронних документів постійного зберігання; форма опису електронних документів постійного зберігання; форма облікової картки одиниці обліку електронних документів; форма акта міграції та перезаписів електронних документів.
Джерело: Консультант Плюс.
Додати в блог або на сайт
Цей текст може містити помилки. Бухгалтерія | Курсова 176кб. | скачати
Схожі роботи: Порівняльний аналіз Основних правил роботи відомчих архівів Історія створення та аналіз роботи основних світових виробників легкових автомобілів Аналіз основних техніко-економічних показників роботи підприємства на прикладі РУП Інформаційний Аналіз основних техніко економічних показників роботи підприємства на прикладі РУП Інформаційний Аналіз основних техніко економічних показників роботи підприємства РУП Завод Електроніка Аналіз основних техніко економічних показників роботи підприємства РУП Завод Електроніка 2 Аналіз основних техніко-економічних показників роботи підприємства РУП Завод Електроніка Порушення правил кораблеводіння Порушення статутних правил вартової служби чи патрулювання Аналіз основних показників роботи підприємства РУП Завод засобів комплексної автоматизації обсягів
|