Порядок складання та оформлення документів в РФ

Документознавство

1. Назвіть законодавчі та нормативні правових актів, що регламентують порядок складання та оформлення документів. Вкажіть рік видання, дайте коротку характеристику

Федеральний закон від 27 липня 2006 р. N 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації"

Федеральний закон від 2 травня 2006 р. N 59-ФЗ "Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації"

Федеральний закон від 1 червня 2005 р. № 53-ФЗ "Про державну мову Російської Федерації"

Федеральний закон від 22 жовтня 2004 р. № 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації" (зі змінами на 13 травня 2008 р.)

Федеральний закон від 29 липня 2004 р. № 98-ФЗ "Про комерційну таємницю" (із змінами на 24 липня 2007 р.)

Федеральний закон від 10 січня 2002 р. № 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" (із змінами на 8 листопада 2007 р.)

Федеральний закон від 29 грудня 1994 р. № 77-ФЗ "Про обов'язковий примірник документів" (із змінами на 23 липня 2008 р.)

Федеральний закон від 21 липня 1993 р. № 5485-1 "Про державну таємницю" (із змінами на 1 грудня 2007 р.)

Постанова Уряду РФ від 17 червня 2004 р. № 290 "Про Федеральному архівному агентстві" (із змінами на 8 серпня 2009 р.)

Постанова Уряду РФ від 7 квітня 2004 р. № 177 "Питання Федерального архівного агентства" (із змінами на 29 травня 2008 р.)

Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225 "Про трудові книжки" (із змінами на 19 травня 2008 р.)

Постанова Уряду РФ від 13 серпня 1997 р. № 1009 "Про затвердження Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації" (із змінами на 17 березня 2009 р.)

Указ Президента РФ від 6 березня 1997 р. № 188 "Про затвердження переліку відомостей конфіденційного характеру" (із змінами на 23 вересня 2005 р.)

Постанова Уряду РФ від 27 грудня 1995 р. № 1268 "Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації" (зі змінами на 14 грудня 2006 р.)

Указ Президента РФ від 30 листопада 1995 р. № 1203 "Про затвердження переліку відомостей, віднесених до державної таємниці" (із змінами на 10 червня 2009 р.)

Постанова Уряду РФ від 4 вересня 1995 р. № 870 "Про затвердження Правил віднесення відомостей, що становлять державну таємницю, до різних ступенів секретності" (із змінами на 22 травня 2008 р.)

Розпорядження Уряду РФ від 21 березня 1994 р. № 358-р "Про збереження документів з особового складу працівників, що вивільняються"

Документи федеральних органів виконавчої влади

Лист Федерального архівного агентства від 18 листопада 2008 р. N 2/2062-К "Про" Інформаційно-довідковій системі архівної галузі "

Наказ Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536 "Про Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади"

Постанова Держкомстату Росії від 5 січня 2004 р. N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати"

Наказ Мінфіну Росії від 22 грудня 2003 р. № 117н "Про трудові книжки"

Лист Росархіву від 24 листопада 2003 р. № 2/2047-А "Про модернізацію" Інформаційно-довідкової системи архівної галузі "

Постанова Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок"

Постанова Федеральної комісії з ринку цінних паперів від 16 липня 2003 р. № 03-33/пс "Про затвердження Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств"

Лист Росархіву від 7 квітня 2003 р. № 6/464-к "Про присвоєння тематичним комплекту" Інформаційно-довідкова система архівної галузі (Ісса) "статусу" офіційної бази даних Федеральної архівної служби Росії "

Постанова Мінпраці Росії від 26 березня 2002 р. № 23 "Про затвердження Норм часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади"

Основні правила роботи архівів організацій, схвалені рішенням колегії Росархіву від 6 лютого 2002

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений керівником Росархіву 6 жовтня 2000

Наказ Росархіву від 19 січня 1995 р. № 2 "Про затвердження примірного положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства"

Постанова Мінпраці Росії від 25 листопада 1994 р. № 72 "Про затвердження міжгалузевих укрупнених нормативів часу на роботи з документаційного забезпечення управління"

Наказ Росархіву від 18 серпня 1992 р. № 176 "Про Примірне положення про архів державної установи, організації, підприємства"

Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. Схвалено колегією Головархіву СРСР 27 квітня 1988 Наказ Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р. № 33

2. Нормативно-методичні документи міжгалузевого дії, які регламентують порядок складання та оформлення документів. Вкажіть рік видання, дайте коротку характеристику

Нормативно-методична база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання і використання у поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти.

ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення », затверджений постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28.

ГОСТ Р 51511-2001 «Печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги », затверджений постановою Держстандарту Росії від 25.12.2001 № 573-ст. (Зміна N 4 ГОСТ Р 51511-2001. Печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги)

(Затв. Постановою Держстандарту РФ від 04.03.2004 N 83-ст)

ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-стр

ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги », затверджений і введений в дію наказом Федерального агентства з технічного регулювання і метрології від 12.03.07 № 28-ст.

Методичні рекомендації з розробки примірних номенклатур справ, затверджені Росархивом 05.08.2005.

Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.

Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений Росархивом 06.10.2000 (в ред. Від 27.10.2003).

Перелік документів, що утворюються в діяльності Міністерства Російської Федерації з податків і зборів, його територіальних органів та підвідомчих організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом МНС РФ від 21.04.2004 № САЕ-3-18/297.

Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління, затверджені постановою Мінпраці Росії від 25.11.1994 № 72.

Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління, затверджені постановою Мінпраці Росії від 10.09.1993 № 152.

Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади, затверджені постановою Мінпраці Росії від 26.03.2002 № 23.

1. Стандарт з управління документами, в якому описуються:

- Стратегія, політика і відповідальність у сфері управління документами;

- Вимоги до управління документами;

- Склад нормативної бази в галузі управління документами;

- Порядок проектування і впровадження документних систем;

- Процеси і процедури управління документами;

- Правила проведення моніторингу та аудиту в галузі управління документами;

- Організація навчання персоналу технологічним аспектам в роботі з документами.

2. Інструкція з документаційного забезпечення управління (діловодства), що включає наступні основні розділи:

▪ Загальні положення.

▪ Документування управлінської діяльності:

- Склад управлінських документів;

- Класифікація, уніфікація, стандартизація управлінських документів.

▪ Правила підготовки та оформлення управлінських документів:

- Вимоги до бланків документів;

- Вимоги та правила оформлення реквізитів службових документів;

- Вимоги та правила оформлення текстів службових документів;

- Правила підготовки і оформлення розпорядчих документів:

наказ;

розпорядження;

протокол;

рішення та ін (при необхідності);

- Правила підготовки і оформлення організаційних документів:

положення;

правила;

інструкція і ін (при необхідності);

- Правила оформлення інформаційно-довідкових документів:

службовий лист;

службова записка та ін (при необхідності).

▪ Організація документообігу:

- Порядок обробки і руху вступників (вхідних) документів;

- Порядок підготовки, обробки і руху відправляються (вихідних) документів;

- Порядок підготовки, обробки та руху внутрішніх документів;

- Порядок роботи виконавців з документами;

- Порядок реєстрації документів;

- Організація контролю виконання документів;

- Порядок обліку обсягу документообігу.

▪ Організація документів у діловодстві:

- Правила складання номенклатури справ;

- Правила формування та оформлення справ;

- Порядок систематизації та організації оперативного зберігання документів;

- Правила підготовки документів до передачі в архів.

▪ Інші розділи, що визначають специфіку компанії (при необхідності).

3. Положення про архівний зберіганні документів, в якому описуються:

- Порядок відбору документів для подальшого зберігання або знищення, проведення експертизи цінності документів (положення про експертну комісію);

- Порядок прийому документів і справ в архів компанії;

- Правила комплектування, фондування документів і справ;

- Порядок організації науково-довідкового апарату фонду;

- Порядок видачі з архіву документів і справ у тимчасове користування;

- Порядок забезпечення збереженості документів і справ;

- Порядок знищення документів і справ;

- Порядок передачі документів на державне зберігання.

4. Положення про печатки і штампи, в якому описано:

- Порядок виготовлення, обліку, використання та знищення печаток і штампів;

- Відбитки печаток і штампів, що використовуються в компанії.

5. Інструкція по роботі з документами конфіденційного характеру, що включає:

- Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю (конфіденційну інформацію);

- Перелік документальних носіїв комерційної таємниці (конфіденційної інформації);

- Опис порядку надання та розмежування прав доступу до документів, що містять комерційну таємницю і відомості конфіденційного характеру;

- Опис порядку ведення діловодства (прийом / відправка, обробка, рух і зберігання документів, що містять комерційну таємницю і відомості конфіденційного характеру).

3. Первинні та складні комплекси документів, види складних комплексів

За характером змісту комплекси документів бувають первинні і складні.

Первинний документ містить вихідну інформацію, яка підсумовується, узагальнюється в складних документах.

У господарській діяльності підприємств і організацій крім того використовуються різні документи, які оформляють взаємини сторін, що вступають в ділове співробітництво і комерційно-господарські зв'язки. Це, зокрема, договори (договори поставки, виконання робіт або послуг, оренди тощо), контракти, трудові угоди і т. п.

4. Поняття «інформація» і «документ», Їх розвиток. Місце документа в системі управління

Поняття "документ" є центральним, фундаментальним в понятійної системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, службовців об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдження та використання документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується в усіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким надається статус документів. Документ є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

У документознавстві застосовується таке визначення документа: "Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі і просторі".

Згідно з Федеральним законом "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

До другої половини XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з'являються похідні від слова "документ" терміни: документація - у значенні підготовки та використання підтверджених документами доказів і повноважень; документний - що відноситься до документа.

В кінці XIX ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття "документ": спочатку вона розглядалася як будь-який предмет, що служить для отримання і докази, потім - як письмове свідоцтво, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалось переважно в юридичному значенні.

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, більш широке розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки про сукупність документів та області практичної діяльності - Поль Отле (1868-1944 рр.).. Можна виділити наступні значення "документа", введені науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від того, втілений він у матеріально-фіксованого формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, можна вважати документом. Це поняття охоплює як матеріальні об'єкти - носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні вистави;

б) документами є матеріальні об'єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною для створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, так і природні, технічні предмети, що знаходяться в музеї;

в) до складу документів входять також матеріальні об'єкти, створені людиною спеціально для фіксування, зберігання та відтворення інформації з метою її передачі в просторі і часі, незалежно від способу фіксування. Це і документи "писані" (тобто з інформацією, зафіксованої знаками письма), і образотворчі, фонозапису та фільми (результати машинної запису зображення та звуку).

Концепція П. Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях того часу продовжує існувати вузьке значення цього слова: окрім юридичного, вводиться поняття "історичний документ" (фіксоване свідоцтво про будь-яку епоху, обличчі і т.д.) і "рахунковий документ" (службовець підставою для здійснення господарських дій - прийому і видачі цінностей). Узагальнююче визначення не дано.

Починаючи з 1950-х років в офіційній термінології слово "документ" трактується у вузькому, широкому і самому широкому значенні. Вузьке значення зводилося до ділової папері, письмового посвідченню, історичному джерелу. У широкому розумінні поняття про документ було особливо поширене в 1960-1970-і роки. Документ визначався як матеріальний об'єкт, що містить інформацію для її розповсюдження у просторі та часі (включаючи і т.зв. тривимірні твори мистецтва - архітектуру і скульптуру). У 1980-х - початку 1990-х років використовується і найширше тлумачення, згідно з яким документом можна вважати будь-який матеріальний об'єкт, що має інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичний реліквій до виробів промисловості і техніки (години, автомобіль, гвинтівка) і т.д. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання.

Головною складовою документа виступає інформація, тобто самі різні дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі комунікації. У Федеральному законі "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" закріплено наступне визначення поняття "інформація": "Інформація - це відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання".

В даний час суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, також як і кожна людина зокрема, може існувати, тільки обмінюючись інформацією. У нинішніх умовах дуже важливо вчасно отримати потрібну інформацію в необхідному обсязі. Іншими словами, хто володіє інформацією, той володіє ситуацією.

5. Загальні і приватні функції документа

Функції документа можна розділити на загальні та спеціальні, функції первинного і вторинного порядку, а також на явні і приховані (латентні). При цьому, задовольняючи якусь певну потребу, тобто реалізуючи одну функцію, людина може не замислюватися або навіть не підозрювати про наявність у документі інших функцій. Точно також, як, скажімо, вмиваючись водою, він не замислюється про те, що ця ж сама вода може бути використана для поливу рослин, гасіння пожежі, для розгону демонстрантів і т.д.

Виникнення документа, як уже зазначалося, був зумовлений цілком конкретними суспільними потребами, а саме - необхідністю закріплення, збереження і передачі (трансляції) інформації. Саме ці функції є найважливішими у документі і притаманні всім документам. Названі функції, у свою чергу, тісно пов'язані з особливостями і способами документування, зберігання, передачі, використання інформації, з її доступністю, з характером матеріального носія інформації і т.д. Нерідко документознавець об'єднують їх у якусь єдину інформаційну функцію, що навряд чи виправдано, оскільки інформація є глибинною, сутнісною характеристикою документа, поряд з його соціальною природою.

Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, фіксації інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається "зупинити мить". У процесі реалізації цієї функції відбувається як би матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій.

Комунікативна функція призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування і підтримки інформаційних зв'язків у суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль.

6. Способи документування та їх розвиток

Документування - це фіксація інформації на матеріальному носії, тобто процес створення документа. У випадку, якщо цей процес регламентується, виникають офіційні документи. Тому в діловодстві термін "документування" і визначення цього поняття стандартизовані. Згідно з "ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення (М., 1998. С.2) ", документування - це" запис інформації на різних носіях за встановленими правилами ". У свою чергу, правила документування визначаються як "вимоги і норми, що встановлюють порядок документування". Правила документування встановлюються або правовими нормативними актами, або вироблені традицією.

Документування може здійснюватися на природному мовою (у цьому випадку створюються текстові документи) або на штучних мовах (документи на машинних носіях, що забезпечують обробку інформації за допомогою електронно-обчислювальних машин).

Запис інформації на матеріальному носії здійснюється за допомогою спеціальних засобів документування, починаючи від найпростіших (ручка, олівець і т.п.) і закінчуючи електронними засобами. Залежно від використовуваних засобів різняться способи документування та типи створюваних документів.

За допомогою простих знарядь створюються рукописні письмові документи, образотворчі документи та графічні документи. При використанні фототехніки створюються фотодокументи, кінотехніки - кінодокументи. Звукозаписна техніка дозволяє створювати фоно (аудіо) документи, комп'ютерна техніка - документи на паперовому носії, а також електронні документи

7. Оригінали і копії, види копій. Порядок засвідчення копій

Дозволені до застосування форми аналогових документів реєструються і систематизуються Загальноросійським класифікатором управлінської документації (ОКУД). ОКУД є складовою частиною Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації та охоплює уніфіковані системи документації та форми документів, дозволених до застосування в народному господарстві. Об'єктами класифікації в ОКУД є загальноросійські (міжгалузеві, міжвідомчі) уніфіковані форми документів, які затверджуються міністерствами (відомствами) Російської Федерації.

Оригінал - перший або одиничний екземпляр документа. Копія - документ, що повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили.

За формою (способом) виготовлення копії можна виділити наступні види копій. По-перше, шляхом механічного відтворення тексту документа на друкарській машинці, комп'ютері, шляхом переписування від руки. У цьому випадку нотаріус повинен перевірити відповідність копії оригіналу, замість підпису посадової особи та печатки поставити відповідні штампи ("підпис" і "друк"), а також прочеркнуть незаповнені та інші вільні місця на копії.

По-друге, шляхом його ксерокопіювання та сканування. Це цілком виправдані нові способи фіксації копій справжніх документів, що забезпечують їх відповідність оригіналу, особливо якщо ксерокопіювання або сканування виконуються безпосередньо в приміщенні нотаріальної контори. Тому такий спосіб копіювання є, мабуть, найпоширенішим. Між тим ні колишні, ні нові форми посвідчувальних написів, затверджені наказом Міністерства юстиції РФ від 10 квітня 2002 р. N 99 "Про затвердження Форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах", не містять спеціальної форми посвідчувального напису для засвідчення ксерокопії.

8. Поняття «формуляр документа», «типовий формуляр», «формуляр-зразок»

При підготовці конкретного документа враховуються складові його елементи (реквізити). Сукупність цих елементів називається формуляром документа. Число реквізитів, що характеризують окремі документи, різний і визначається цілями документа, його призначенням, вимогою до змісту і форми даного документа, способом документування і т.д.

Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Відсутність або неправильне зазначення будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Для ряду документів, які видаються органами державної влади та державного управління, склад реквізитів документів встановлено у законодавчих та нормативних актах.

Застосування державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію вводить однаковість в оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з документами, прискорює оформлення документів, підвищує культуру управлінської праці.

Формуляр, характерний для певного різновиду документів, називається типовим. Типовий формуляр характеризується певною кількістю реквізитів, розташованих у суворій послідовності.

В основу уніфікації документів був покладений принцип загальної моделі побудови документів. Графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають "формуляр-зразок".

Формуляр-зразок - сукупність розташованих у певній послідовності реквізитів, властивих усім видам документів.

9. Поняття «уніфікація» і «стандартизація» документів. Напрями уніфікації та стандартизації документів

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів - це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації та рівня її обов'язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ГОСТ), галузеві стандарти (ОСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає:

1. розробку уніфікованої системи документознавства (УСД), що здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації;

2. впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в рамках республіканських і галузевих УСД;

3. ведення УСД і Галузевого класифікатора техніко-економічної документації (ОКТЕІ) з метою підтримки достовірності інформації та її подальшого розвитку;

4. розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію;

5. розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію відповідних робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу проводить головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в галузі.

10. Види бланків. Вимоги конструювання бланків

Документи повинні, як правило, оформлятися на бланках і мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів, розташованих згідно з ГОСТ Р 6.30-97.

Встановлюються два основні формати бланків документів - А4 та А5; допускається використання бланків формату A3 і А6 за ГОСТ 9327.Бланкі документів повинні мати поля не менше: ліве і нижнє - 20 мм, праве - 10 мм, верхнє - 15 мм. Документи, що складаються від імені двох або більше організацій, оформляються без бланків. Бланки можна умовно розділити на наступні види:

Стандартного вигляду. Бланки зазвичай формату А4 (210х297 мм), друкуються на офсетному папері щільністю 80 гр / кв.м, найчастіше на білому папері.

Бланки суворої звітності. Згідно з "Положенням про здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням карток без застосування контрольно-касової техніки" (пп.5-6) ​​на бланках суворої звітності в обов'язковому порядку повинні бути вказані наступні реквізити: відомості про затвердження форми бланка (Мінфіном Росії); найменування, шестизначний номер і серія; код форми бланка за загальнодержавним класифікатором управлінської документації; найменування та код організації або індивідуального підприємця, що видали бланк, за загальнодержавним класифікатором підприємств і організацій; ідентифікаційний номер платника податків; вид послуг; одиниця виміру; вартість послуги в грошовому вираженні; дата здійснення розрахунку; найменування посади, ПІБ особи, відповідальної за здійснення операції і правильність її оформлення, місце для особистого підпису, печатки (штампу) організації або ВП.

Самокопіюються бланки - це підшивка з 2-х або більше однакових шаблонів документів.

10. Порядок оформлення реквізитів «найменування організації - автора документа» і «довідкові дані про організацію - автора документа»

Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах.

Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації.

Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з російською мовою як державної національну мову, друкують на двох мовах - російською та національному.

Скорочене найменування організації наводять у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного.

Найменування іноземною мовою відтворюють у випадках, коли воно закріплене в статуті (положенні про організацію). Найменування іноземною мовою мають нижче найменування російською мовою.

Довідкові дані про організацію включають поштову адресу, номери телефонів та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).

12. . Порядок оформлення реквізиту «адресат». Адресування зовнішніх і внутрішніх документів

Реквізит "Адресат" - місце знаходження установи, організації або особи, якій направляють документ. Згідно Поштовим правилам Міністерства зв'язку він включає в себе, такі елементи: індекс, область (край), місто, вулицю, будинок.

При оформленні адреси допускаються загальноприйняті скорочення: обл., М. (місто), сел., С, (село), ​​р-н, вул., Пер., Наб., Пр, або просп., Корп., Кв.

Міста, в найменування яких входить слово "град" або "місто", а також столиці вказують без скорочення - "г" (Новгород, Волгоград), решта - з скороченням (м. Омськ, м. Мурманськ).

У позначеннях номерів будинків, корпусів, квартир знак "№" не ставлять, при літерному написанні номерів букву пишуть разом з цифрою (кв.57а).

Найменування адресата вказують на документі одним із способів, встановлених ГОСТом Р 6.30-97. Місце розташування адресата на документі в правому верхньому кутку в обмежувальних відмітках (куточки або ризики) на бланках, завданих друкарським способом.

Якщо документ надрукований на аркуші паперу, адресат оформляють з 4-го положення табулятора (45 поділ на лінійці, після 32 друкованих знаків від початкового поля), через 1 міжрядковий інтервал, з 1,5-2 інтервалами між складовими частинами реквізиту. Складові частини реквізиту "Адресат":

- Найменування організації;

- Найменування структурного підрозділу;

- Посада;

- Прізвище та ініціали посадової особи, на яку спрямований документ;

- Поштова адреса.

Кожен з елементів реквізиту "Адресат" повинен починатися з нового рядка. В кінці смислових рядків (складових частин цього реквізиту) знаки пунктуації не ставлять (відкрита пунктуація). У середині рядків знаки пунктуації зберігають. Перенесення слів не допускаються.

Крім документів, які направляються за межі організації, адресування використовується і в оформленні внутрішніх документів з метою визначення кола виконавців, оперативного направлення документа тим посадовим особам, до компетенції яких належить їх розгляд (накази, розпорядження, вказівки), а також з метою регулювання спрямування окремих документопотоков (доповідні і пояснювальні записки, заяви).

Адресування внутрішніх документів оформляється або із зазначенням конкретних посадових осіб, або узагальнено.

13. Реквізити «дата» і «реєстраційний номер документа». Перелічіть реквізити, в які дата входить як складова частина. Порядок узгодження і затвердження документів, варіанти та порядок оформлення

Датою документа є дата його підписання або утвежденія, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Якщо авторами документа є кілька організацій, то датою документа є найбільш пізня дата підписання.

Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, що містяться в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. День місяця, місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділених крапками, рік - чотирма арабськими цифрами.

Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома чи більше організацій, складається з реєстраційних номерів, привласнюються кожній з цих організацій . Ці номери проставляються через косу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

Посилання на реєстраційний номер і дату документа в ключает реєстраційний номер і дату документа, на який дається відповідь.

Порядок внутрішнього Погодження документів.

Віза офіційного документа - це реквізит документа, який виражає згоду або незгоду посадової особи із змістом документа.

Візуванню підлягають як внутрішні документи, так і виходять. На внутрішніх документах візи проставляються зліва на останньому аркуші першого примірника документа нижче підпису або на зворотному боці останнього аркуша документа. Другий варіант найбільш зручний при візуванні розпорядчих документів (наказів, розпоряджень, рішень та ін), тому що при розмноженні і розсилці копій документа в інші організації візи на них не відтворюються. У вихідних документах (листах, довідках, доповідних записках) візуються екземпляри документів, що залишаються в діловодстві організації (так звані отпускі1), за тими ж правилами, що і внутрішні документи. При неможливості розмістити візи на документі необхідно складати окремий лист погодження.

Віза включає в себе назву посади візує, особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали та прізвище) і дату візування.

Особливим способом введення документа в дію є його затвердження. Документи затверджуються керівником або його заступниками.

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затвердила документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження.

13. Вимоги до оформлення реквізиту «підпис». Оформлення реквізиту «відбиток печатки». Правила до оформлення реквізиту «резолюція». Значення і порядок оформлення діловодних відміток на документі

Документи, що надсилаються у вищі організації, підписуються керівником, а в його відсутність - виконуючим обов'язки керівника. Документи, що надсилаються стороннім організаціям, підписуються керівником або його заступником. До складу підпису входять: найменування посади підписує документ, особистий підпис і його розшифрування.

У резолюції дається вказівка ​​на виконання документа.

До складу резолюції повинні входити такі елементи: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис, дата. При наявності в резолюції декількох виконавців вказується відповідальний виконавець, прізвище якого, як правило, вказано в резолюції першою.

Оформляє частину сукупність реквізитів, що підтверджують справжність документа і достовірність які у ньому відомостей. У оформляє частини документа розташовуються також допоміжні діловодні відмітки на документах, що полегшують роботу з ними.

Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.

Документи завіряються печаткою організації.

Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб відбиток проставляється друку і особистий підпис були добре читані.

13. Способи представлення уніфікованих текстів (анкети, таблиці, трафаретні тексти). Порядок складання

Під уніфікацією текстів службових документів слід розуміти цілеспрямовану, впорядковану роботу з оптимізації структури, змісту і стилю викладу службових документів і створення на цій основі типових (універсальних) варіантів їхніх текстів.

У результаті уніфікації забезпечується:

а) скорочення часових і матеріальних витрат на складання текстів службових документів;

б) найбільш доцільне і виправдане застосування в текстах усталених семантичних конструкцій та термінології;

в) максимальна універсалізація подання документованої інформації;

г) досконалість структури службових документів.

У багатьох облікових документах застосовується представлення тексту в

вигляді анкети. Постійної інформацією в анкеті є найменування ознак, а змінній - їх характеристики. При побудові анкети постійна інформація виражається іменниками в називному відмінку, наприклад: прізвище, ім'я, по батькові; або словосполученнями, опорним словом у яких є іменник, наприклад структурний підрозділ, останнє місце роботи.

Табличні тексти застосовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, банківських, організаційно-розпорядчих документах

(Структура і штатна чисельність, штатний розклад, план роботи, перелік). Таблиці мають два рівні членування тексту: вертикальний - графи і горизонтальний - рядки. Узагальнене найменування ознак у таблиці складають заголовок і підзаголовки граф (головка таблиці), а назви об'єктів - заголовок і підзаголовки рядків таблиці, розташованих в крайній лівій графі (боковик таблиці).

Таблиці розташовуються після першого посилання, але не далі ніж на наступній сторінці. Таблиці нумеруються за тим же принципом, що й ілюстрації. Над таблицею робиться напис, який форматується по лівому краю формату таблиці. Якщо таблиця не вміщується на сторінці, вона

переноситься на наступну сторінку з повторенням голівки. Вимоги до напису такі ж, як і до підрисунковому написи. Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць. Таблиці, за винятком таблиць додатків, слід нумерувати арабськими цифрами наскрізною нумерацією. Таблиці кожного додатка позначають окремою нумерацією арабськими цифрами з додаванням перед цифрою позначення додатка. Якщо в документі одна таблиця, вона повинна бути позначена "Таблиця 1" або "Таблиця В.1", якщо вона приведена в додатку В. Допускається нумерувати таблиці в межах розділу. У цьому випадку номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, розділених крапкою. На всі таблиці документа повинні бути наведені посилання в тексті документа, при посиланні слід писати слово "таблиця" із зазначенням її номера. Таблицю, залежно від її розміру, поміщають під текстом, в якому вперше дано посилання на неї, або на наступній сторінці, а, при необхідності, у додатку до документа.

Трафаретний документ - документ, що має заздалегідь віддрукований стандартний текст (частина тексту) і доповнює його конкретний зміст.

13. Загальні вимоги до тексту документа, Вимоги до оформлення реквізитів «заголовок» і «додатки»

Тексти документів пишуть російською мовою при напрямі в федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації;

на підприємства, в організації та їх об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта Російської Федерації чи розташовані на території інших суб'єктів Російської Федерації.

Тексти документів можуть оформлятися у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді їх комбінації.

При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу («маєте», «володієте» або «були», «перебували» і т.д .). Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями признаков.

Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, мета складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити лише заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення; довідки, доповідні записки - оцінку фактів, висновки).

У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації, автора документа, дату документа, його реєстраційний номер, заголовок до тексту.

Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його слід розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.

У розпорядчих документах (наказах, розпорядженнях і т.д.) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, текст повинен викладатися від першої особи однини («наказую», «пропоную», «прошу»).

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини («постановляє», «вирішив»).

У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини («наказую», «вирішили»).

Текст протоколу викладають від третьої особи множини («слухали», «виступили», «ухвалили»).

Короткий виклад змісту документа вказують у заголовку до тексту. Він повинен бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа. Порядок розташування заголовків справ усередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документа. Заголовок справи повинен чітко в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживати неконкретні формулювання типу «Різні матеріали», «Загальна листування» і т.д.

Заголовок справи складається з наступних елементів: назви виду справи (листування, протоколи, накази і т.д.), назви структурного підрозділу і короткого змісту документів справи.

Якщо документ має додатки, названі в тексті, то відмітка про них оформлюється наступним чином: "Додаток: на 12 л. у 4 екз.

Якщо додатки в тексті не названі, то необхідно перерахувати їх назви, вказати кількість аркушів і примірників кожного.

За наявності декількох додатків вони нумеруються.

Додатки оформлюються на стандартних аркушах і мають всі необхідні реквізити.

На додатку до розпорядчого документа в правому верхньому куті слід робити позначку із зазначенням назви розпорядчого документа, його дати і номера

17 Сценарій (алгоритм) підготовки документа

Підготовка виконаних документів до зберігання і використання включає:

• експертизу (оцінку) наукової та практичної цінності документів;

• «Оформлення справ;

• опис документів постійного і довготривалого зберігання;

• забезпечення їх збереження;

• передачу справ до архіву установи, тобто у відомчий архів. (Відомчим називається архів, що знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні відповідної організації, яка не входить в систему державної архівної служби, або що є структурним підрозділом організації.) Відомчий архів здійснює зберігання документів організацій та підприємств до передачі їх на державне зберігання. При підготовці й оформленні документів необхідно дотримуватись правил , що забезпечують юридичну силу документів, оперативне і якісне їх виконання і пошук, можливість обробки документів за допомогою обчислювальної техніки, якість документів як джерел інформації.

Документ має юридичну силу за наявності реквізитів для даного виду документів.

18. Поняття «уніфікована система документації», призначення і склад УСОРД

Уніфікована система документації - система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

УСОРД - уніфікована система документації, що встановлює вимоги до складу, змісту, побудови та оформлення уніфікованих документів, що використовуються для вирішення організаційно - розпорядчих завдань управління.

До складу УСОРД входять стандарти, що встановлюють загальні вимоги до змісту і форм документів, альбом уніфікованих форм документів, нормативні та методичні матеріали щодо їх застосування, класифікатор уніфікованих форм документів, що є розділом Загальнодержавного класифікатора Республіки Білорусь «Уніфіковані документи», нормативні та методичні документи щодо застосування класифікатора уніфікованих форм ОРД.

Склад уніфікованих форм документів включає: акт, графік, доповідну та пояснювальну записки, посадову інструкцію, заяву, положення, уявлення, правила, лист-запит, протокол, наказ, структуру і штатну чисельність, рішення, статут, штатний розклад.

18. Види організаційних документів, вимоги до їх складання та оформлення

Комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов'язки та відповідальність керівників і фахівців підприємства, називається організаційними документами.

Організаційні документи представлені статутами, положеннями, в тому числі про структурні підрозділи, інструкціями, в тому числі посадовими, правилами.

Статут - звід правил, що регулюють діяльність організацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління, господарської чи іншої діяльності. Статути підприємств, установ, організацій затверджуються вищестоящими органами (міністерствами, адміністрацією суб'єктів федерації), статут юридичної особи затверджується його засновниками (учасниками) і підлягає державній реєстрації у встановленому порядку. Статут відноситься до обов'язкових установчих документів при створенні недержавних комерційних організацій. Загальні вимоги до порядку його складання, оформлення та змісту дано у частині першій Цивільного кодексу Російської Федерації.

Структура тексту статуту змінюється в залежності від його різновиду. Статут організації включає: загальні положення, цілі і завдання, права, діяльність, майно, управління, реорганізація та ліквідація.

Статут акціонерного товариства містить розділи: загальні положення, акціонерний капітал, порядок діяльності, права, управління, облік і звітність, розподіл прибутку, інші накопичення, припинення діяльності.

Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, правове положення, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу (служби).

Положення про організацію включає розділи: загальні положення; основні завдання, функції, права та обов'язки; керівництво; взаємини і зв'язку; контроль, перевірка і ревізія діяльності; реорганізація та ліквідація.

Структура тексту положення про структурний підрозділ (службі) нормативно не визначена. Досить стійку структуру, вироблену практикою, мають положення про підрозділи, що мають наступні розділи: загальні положення, основні завдання, функції, права та обов'язки, відповідальність, взаємини.

Окрему групу становлять положень положення, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання. Наприклад: Положення про документаційне забезпечення управління.

Приклад оформлення і структура тексту «Положення про документаційне забезпечення управління» наведено у додатку.

Інструкція - правовий акт, який містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові чи інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб. Інструктивний характер носять такі види документів, як правила, регламенти та ін

Починається інструкція, як правило, розділом «Загальні положення», в якому зазначаються цілі її видання, сфери розповсюдження, порядок користування та інші відомості загального характеру.

Текст інструкції повинен містити чіткі формулювання з розпорядчими словами типу «повинен», «слід», «необхідно», «має право», «не допускається», «рекомендується», «забороняється» і т.д. Текст інструкції викладається від третьої особи («виконавець повинен представляти документи на підпис разом з матеріалами, на підставі яких вони готувалися») або в безособовій формі («термін зберігання документів визначається за Переліком»).

18. Види розпорядчих документів, вимоги до їх складання та оформлення. Порядок складання та оформлення наказів по основній діяльності

До найбільш поширених видів розпорядчих документів, що видаються в організаціях різних форм власності, відносяться постанови, рішення, накази, вказівки.

Всі розпорядчі документи повинні суворо відповідати закону, жоден з них не може містити положень, що суперечать законодавчим актам.

Підготовка основних видів розпорядчих документів у цілому аналогічна. Вона являє собою досить складний процес, що має відмінності в кінцевій стадії оформлення документів, що відбиває результат колегіальної діяльності (постанови і рішення) і єдиноначальності (наказ, розпорядження).

Можна виділити наступні стадії підготовки розпорядчого документа: вивчення суті питання, підготовка проекту документа, погодження документа, підписання. Для постанов і рішень додається стадія обговорення та прийняття цих документів на засіданні колегіального органу.

Процедуру складання та оформлення розпорядчого документа бажано описати в інструкції з діловодства. У ній викладаються послідовність робіт над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.

Підготовка проекту розпорядчого документа може бути доручена одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. При розробці проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії), залучатися вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників. Головна умова, що забезпечує * якість документа,-достатня компетентність осіб, його готують. ; Чим вище рівень складається документа, тим вище вимоги, пропоновані до його укладачам (професіоналізм, глибина знання питання, загальний культурний рівень, вміння висловлювати думки),

Юридичною підставою розробки розпорядчого документа може бути видання документа органами влади та управління, конкретне доручення вищого органу, необхідність здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності для здійснення завдань, покладених на установу. Установа або структурний. підрозділ може виступити з ініціативою розробки розпорядчого документа за будь-якого питання.

Наказ - основний розпорядчий документ, найчастіше зустрічається в практиці управління. Накази видаються керівником організації, що діють на основі єдиноначальності, тобто підписати наказ має право тільки перша особа організації або особа, яка виконує його обов'язки, якщо це оформлено в установленому порядку. Накази видаються з питань адміністративної діяльності, які вимагають правового рішення.

У будь-якій організації існують дві групи наказів: накази по основній діяльності та накази по особовому складу. Наказ з основної діяльності є нормативним документом, що відображає управлінські рішення з питань виробничо-господарської діяльності, планування, звітності, фінансування, кредитування, реалізації продукції, зовнішньоекономічної діяльності, вдосконалення структури та організації роботи підприємства (створення, зміна масштабу діяльності, ліквідація структурного підрозділу, затвердження або зміна положень, інструкцій, правил, планів, структури, призначення комісій і т.д.). Готує проект наказу структурний підрозділ або посадова особа, до роботи якого він буде мати відношення або діяльність якого пов'язана з його виконанням.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладають факти, міркування, тобто підстава (мотиви) видання наказу. Як правило, констатуюча частина наказу починається зі слів З метою ..., З метою ..., Згідно з ... (Посилання на нормативний документ), На підставі ... (Посилання на нормативний документ або на документ вищестоящої організації), У зв'язку ... і т.д. У констатуючій частині наказу можуть бути перераховані факти, події, що послужили підставою для його видання, дана оцінка ситуації. Констатуючу частину наказу можна опустити, якщо розпорядча частина не потребує обгрунтування.

У розпорядчій частині перераховують приписувані дії. Розпорядча частина починається зі слова НАКАЗУЮ, яке вказується прописними літерами завжди на окремому рядку від межі лівого поля.

Розпорядча частина поділяється на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. Кожен пункт має відповідати на питання «кому? що? коли зробити? ». Як відповідь на запитання «кому?» Вказують посаду (у давальному відмінку), прізвище (у давальному відмінку), ініціали виконавця.

18. Вимоги до складання та оформлення пояснювальних, доповідних записок та довідок

Пояснювальні записки, як додаток до основного документу, що пояснюють і доповнюють його, оформляють на загальних бланках. Підписує таку записку керівник.

Пояснювальні записки, де пояснюються причини поведінки, вчинки, ситуації, становлять окремі працівники. Як і внутрішні доповідні записки, вони можуть бути оформлені рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Підписують такі записки укладачі. Її реквізити ті ж, що і у внутрішній доповідній записці.

Реквізити пояснювальній записці:

- Найменування організації (найменування міністерства або відомства, структурного підрозділу) - автора документа;

- Найменування виду документа - ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА;

- Дата, номер (якщо є);

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Підпис;

- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Доповідна записка - документ інформаційно-довідкового характеру. Може містити виклад якого-небудь питання або факту, висновки і пропозиції укладача, адресована керівнику своєї організації або у вищу інстанцію.

Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.

У залежності від адресата доповідні записки бувають внутрішніми (діють всередині організації) і зовнішніми (направлені у вищестоящі або інші організації).

Внутрішні записки пишуть на аркуші паперу (можна рукописним способом) формату А4 або А5. Підписує їх автор-упорядник.

Зовнішні записки оформляють на загальному бланку організації формату А4. Підписує їх керівник організації. Датою документа вважається дата її підписання.

Доповідна записка може бути складена як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти рішення. Інформаційні доповідні записки про хід виконання робіт повинні представлятися керівництву постійно.

Текст доповідної записки поділяється на дві частини. Перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга - висновки, думки упорядника - організації або посадової особи.

Реквізити внутрішньої доповідна записка:

- Найменування структурного підрозділу - автора документа;

- Найменування виду документа - ДОПОВІДНА ЗАПИСКА;

- Дата, номер (не обов'язково);

- Адресат;

- Заголовок;

- Текст;

- Додаток (якщо є);

- Підпис;

- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Реквізити зовнішньої доповідна записка:

- Найменування організації (найменування міністерства або відомства, структурного підрозділу) - автора документа;

- Найменування виду документа - ДОПОВІДНА ЗАПИСКА;

- Дата, номер;

- Місце видання; адресат;

- Заголовок;

- Текст;

- Додаток (якщо є);

- Підпис;

- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Довідка - документ, що підтверджує які-небудь факти або події.

Довідки бувають двох видів:

1 Довідки з описом та підтверджують факти чи події у виробничій діяльності організації.

Довідки становлять за вказівкою вищестоящої організації або керівника організації для інформації про виконання планів, завдань, доручень. Їх у встановлені терміни. Текст такої довідки складається з двох частин.

У першій Частини довідки викладаються факти, які послужили приводом до її написання, в другій - наводяться конкретні дані.

Висновків і пропозицій в довідці не призводять. Це відрізняє її від доповідної записки. У довідці фіксують відомості на певному відрізку часу. Тема довідки може містити період часу або дату, на які припадають відомості, наведені в документі. Наприклад, "О. .. за 1 квартал 2008 року".

Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей. У довідках можуть наводитися таблиці.

22. Вимоги до складання та оформлення актів

Деякі акти підлягають затвердженню (контрольно-ревізійного характеру, що містять рекомендації та пропозиції). Акт затверджується розпорядчим документом або керівником, за вказівкою якого складено документ або до компетенції якого відноситься зміст акта. Акт може мати гриф узгодження. Текст акта складається з вступної та констатуючої частини.

У вступній частині вказують підставу для складання акта, перераховують осіб, що склали акт і присутніх при цьому (голова, члени комісії, присутні).

У констатуючій частині тексту дають опис виконаної роботи (сутність, характер, методи, терміни), фіксують факти (події), викладають висновки, пропозиції, висновків укладачів акту. Текст може поділятися на пункти і підпункти, може бути складений у формі таблиці.

За наявності додатків відмітку про їх присутність роблять після тексту. У кінці тексту (під відміткою про додатку) вказують, якщо необхідно, кількість примірників акта, відповідно до нормативних правилами або практичною необхідністю, місце знаходження кожного примірника чи адресати, за якими вони спрямовані. Акт підписують всі особи, які брали участь у його складанні (посади не вказують).

З актами ревізій та обстежень знайомлять всіх осіб, діяльності яких вони стосуються. При цьому проставляють погоджує відмітку (З актом ознайомлені: підпис, дата). При наявності зауважень акт візують з позначкою: "Зауваження додаються". Акти оформляють на загальному бланку. Внутрішні акти можуть бути оформлені не на бланку.

Формуляр-зразок АКТА складається з реквізитів:

- Найменування організації (найменування міністерства або відомства, структурного підрозділу) - автора документа;

- Найменування виду документа - АКТ;

- Дата (дата актіруемого події, яку проставляють відразу, незалежно від того, коли підписано акт);

- Номер (на одному рядку з датою);

- Заголовок документа;

- Місце видання (місто);

- Текст (пишуть через 1,5 інтервалу);

- Додаток (якщо є);

- Грифи затвердження та погодження (якщо необхідно);

- Підпис (осіб, зазначених у вступній частині, з розшифровкою прізвищ, зазначенням ініціалів; посаду не вказують);

- Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Реквізити відділяють один від одного 1,5-3 інтервалами.

23 Різновиди листів. Вимоги до їх складання та оформлення

Лист використовують у тому випадку, коли неможливо вирішити питання іншими засобами (особиста бесіда, телефонна розмова). Існує багато видів листів: листи, що містять прохання, пропозицію, претензію, запит, що потребують відповіді. Є листи, які містять повідомлення, інформацію, відмова, нагадування і не вимагають відповіді.

Реквізити формуляра - зразка ЛИСТИ:

- Найменування організації (найменування міністерства або відомства) - автора документа;

- Довідкові дані про організацію (адреса, телефон, факс, номер рахунку в банку);

- Дата, номер;

- Адресат (кому направляється, однак не більше чотирьох адресатів на одному листі);

- Посилання на реєстраційний індекс (номер) і дату документа-запиту (наприклад, ініціативного листа) тільки на бланку для листів;

- Заголовок до тексту (не більше 28 знаків в рядку; при більш довгому рядку заголовок ділять на рядки (пишуть через 1 інтервал), що мають закінчений зміст; в кінці рядків не ставлять, крапку і лапки;

- Текст;

- Відмітка про наявність додатків;

- Підпис (вказують найменування посади, проставляють особистий підпис і розшифровують її);

- Друк (якщо потрібно);

- Відмітка про виконавця (прізвище та телефон виконавця проставляють від лівого поля, внизу бланка);

- Відмітка про виконання документа (Ф. І. О. друкарки, кількість примірників, якщо потрібно);

- Гриф обмеження доступу до документа ("таємно", "конфіденційно" і т.п.).

Листи оформляють на спеціальних бланках для листів формату А4 і А5, в залежності від обсягу листи. Якщо лист не перевищує десяти рядків, її оформляють на бланку формату А5 (заголовок не пишуть, текст можна друкувати через 1,5 або 1 інтервал). Назва виду документа - лист - не пишуть.

Застосування бланків з поздовжнім розташуванням реквізитів для оформлення листів не рекомендується.

Листи можуть бути адресовані в організацію, її структурний під-поділ, конкретній посадовій особі, керівнику організації.

Документ інформує адресата, про направлення до нього додаються та письма документів або відправлених матеріальних цінностей. Супровідні листи складають у тому випадку, якщо необхідне пояснення характері виконання або мети напрямки прикладеного документа.

Мета листа - запрошення - запрошення на засідання, нараду, конференцію, семінар і т.д. Адресувати лист-запрошення можна конкретній особі, групі осіб або організації.

Лист може містити повну порядку денного заходу, прізвища доповідачів з питань порядку денного, прізвище та телефон відповідального за проведення заходу, інформацію про проїзд до місця запрошення та іншу інформацію.

Лист-повідомлення складають для конкретного адресата, воно є відповіддю на запит. Стійкими словосполученнями листи-повідомлення є: "Ставимо Вас до відома ..."," Повідомляємо Вам про перенесення сесії ... "

Цей вигляд листа близький до інформаційного листа.

Рекламний лист посилають конкретним адресатам. Воно містить опис рекламованих послуг і товарів.

Мета листа - спонукати адресата скористатися запропонованими послугами, замовити товар.

Текст містить повну, чітку, конкретну інформацію. У кінці тексту може бути вказана адреса організації і телефон для довідок.

Лист-підтвердження повідомляє відправника про отримання документів, цінностей (переклади, листи, бандеролі), підтверджує факти, дії. Напрямок листів-підтверджень відноситься до обов'язкової частини ділових відносин, тому що дозволяє зняти питання з контролю. Нижче наведено зразок листа-підтвердження.

Текст листа-нагадування повідомляє про наближення, прискоренні або закінчення терміну виконання, будь-які дії, заходи, події.

Лист направляють адресата тоді, коли не вдається отримати відповідь за допомогою особистого контакту або телефонних переговорів.

Текст листа-нагадування повідомляє про наближення, прискоренні або закінчення терміну виконання, будь-які дії, заходи, події.

Лист направляють адресата тоді, коли не вдається отримати відповідь за допомогою особистого контакту або телефонних переговорів.

У тексті гарантійного листа адресатові дають гарантії, оплати виконаної роботи або надання будь-яких послуг (роботи, приміщення, житла тощо).

У листі організація-адресант бере на себе певні зобов'язання, тому лист має правову силу.

Листи-претензії зазвичай посилають підприємства-покупці на адресу недбайливої ​​організації-постачальника.

У тексті вказують вимоги і претензії заявника, обгрунтовують ці вимоги і, якщо необхідно, вказують докладний розрахунок суми, яку заявник просить йому перерахувати.

Текст листа-відповіді залежить від ініціативного документа. Відповіді посилають на листи, запити, прохання, звернення, пропозиції, вимоги.

Лист-відповідь має містити посилання на індекс і дату ініціативного (вхідного) листи, на який дається відповідь: "На № ______ від __". Якщо ініціативне лист надійшов від приватної особи, на засланні вказують дату надходження вхідного документа.

У тексті викладають рішення, прийняте за ініціативному документу: відмова від пропозиції, виконання прохання, відповідь на запит. Відповідь має бути викладено в конкретній, чіткій формі. Якщо в листі міститься відмова, він повинен бути добре аргументований.

Лист іноземному партнеру повинно мати чітку структуру. Розмір полів на бланку по 1 дюйму (2.54 мм). Реквізити на ньому розташовують у наступному порядку.

24. Документи, що створюються в процесі підготовки нарад. Складання та оформлення протоколу

Серед основних документів для підготовки до наради можна виділити:

паспорти будівель і споруд - пам'яток архітектури, які знаходяться під охороною держави;

• акти, відомості переоцінки й визначення зносу основних засобів;

• штатні розписи (якщо вони зберігаються в бухгалтерії);

• особові рахунки з обліку основного фонду.

Якщо з якої-небудь причини оригінали цих документів відсутні, на зберігання залишають завірені копії документів.

Бухгалтерські документи є невід'ємною частиною всіх документів організації (фірми). Вони обробляються і здаються в архів за загальними правилами підготовки документів до архівного зберігання.

Протокол - документ, в якому фіксуються обговорення питань та прийняті рішення на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

У вступній частині заповнюються реквізити: голова, секретар, кількість присутніх, порядок денний.

Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будується за схемою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (ВИРІШИЛИ).

Доповіді, рішення додаються до протоколу.

24. Поняття «цінність документа», експертиза цінності. Принципи і критерії експертизи цінності документа

Експертиза цінності документа - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів в організації проводиться:

в діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів;

в архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів проводиться на основі:

• чинного законодавства і правових актів Російської Федерації з архівної справи і документаційного забезпечення управління;

• типових і відомчих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, типових і примірних номенклатур справ;

• нормативно-методичних документів Федеральної архівного агентства (Росархіву) та органів управління архівною справою суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи.

Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління (ДОП) спільно з Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертною комісією (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву організації.

При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється:

• відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації;

• відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах;

• виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.

При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.

Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. При цьому не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.

Справи з позначкою "ЕПК" піддаються поаркушно перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи.

Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.

• Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:

• перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;

• запис електронних документів на машинні носії;

• перевірка якості запису;

• опис електронних документів;

• проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складу;

• підготовка комплекту супровідної документації.

Супровідна документація електронних документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відображається така інформація:

• назва документа,

• дата його створення,

• характеристика змісту (анотація),

• електронний формат,

• фізична і логічна структура (для баз даних, сайтів і т.п.),

• обсяг документа (для баз даних також - кількість записів).

За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (форми даних видів документів наводяться у додатках 1, 2, 3 і 4 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р.).

Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно. Схвалені центральної експертною комісією (експертною комісією) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією архівної установи описів справ постійного зберігання. Після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.

Список використаних джерел

1. Кірсанова М. В. Сучасне діловодство: Учеб. посібник. - 4-е вид. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: Сибірська угода, 2007.

2. Стрельцова Л. А. Методи вдосконалення ДОП: створення корпоративної нормативно-методичної бази ДОП. / / Діловодство .- № 6.-2008

3. Енциклопедія діловодства та документообігу. М.: Москва. - 2007

4. Фіонова Л.Р. Організація і технологія документаційного забезпечення управління. Конспект лекцій.М.: Пенза.-2006.

Організація і технологія ДОП

1. Перерахувати законодавчі та нормативні акти РФ, в яких встановлені норми документування і роботи з документами (назвіть законодавчий акт, рік його розробки, дайте коротку характеристику)

В даний час регламентація питань ДОП на державному рівні ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативно-правових і нормативно-методичних документів. Вищою юридичною силою мають закони Російської Федерації. Окремі напрямки діяльності організацій і підприємств регламентуються відповідними законами, указами Президента РФ і постановами Уряду РФ, наказами та розпорядженнями органів державної влади і управління. Діяльність кожного підприємства чи організації визначається положенням про нього (Статутом). У чинному законодавстві міститься значна кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, їх змістом і структурою тексту.

До сьогоднішнього дня склалася досить велика державна система законодавчих і нормативних актів, що регулюють сферу інформації та документації. На основі законодавчої бази, яка зачіпає різні аспекти ДОП, розробляються локальні (корпоративні) нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління та архівної справи, які складають область корпоративного регулювання ДОП будь-якої організації.

Примірний перелік законодавчих актів та нормативно-методичних документів, що регулюють сферу інформації та документації, документаційного забезпечення управління, управління документами та архівної справи:

Федеральний закон «Про акціонерні товариства» від 26.12.1995 № 208-ФЗ

Федеральний закон «Про товариства з обмеженою відповідальністю» від 08.02.1998 № 14-ФЗ

Федеральний закон «Про електронний цифровий підпис» від 10.01.2002 № 1-ФЗ (Наказ ФСФР РФ від 16.12.2008 N 08-57/пз-н "Про внесення змін до наказу ФСФР Росії від 1 вересня 2004 р. N 04-442 / пз-н "Про подання у Федеральну службу з фінансових ринків електронних документів з електронним цифровим підписом)

Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004 № 125-ФЗ

Федеральний закон «Про порядок розгляду звернень громадян Російської Федерації» від 02.05.2006 № 59-ФЗ

Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» від 27.07.2006 № 149-ФЗ

Федеральний закон «Про персональних даних» від 27.07.2006 № 152-ФЗ

Закон Російської Федерації «Про державну таємницю» від 21.07.1993 № 5485-1

Указ Президента Російської Федерації від 30.11.1995 № 1203 «Про затвердження переліку відомостей, віднесених до державної таємниці»

Указ Президента Російської Федерації від 06.03.1997 № 188 «Про затвердження Переліку відомостей конфіденційного характеру»

Постанова Уряду Російської Федерації від 27.12.1995 № 1268 «Про впорядкування виготовлення, використання, зберігання та знищення печаток і бланків з відтворенням державного герба Російської Федерації»

«Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Вимоги до документів і служб документаційного забезпечення »- М., 1991 р.

«Положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого поширення у федеральних органах виконавчої влади», затвердженого Постановою Уряду Російської Федерації від 03.11.1994 № 1233

«Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств», затвердженого Постановою Федеральної комісії з ринку цінних паперів від 16.07.2003 № 03-33/пс

«Зразкове положення про архів державної установи, організації, підприємства», затверджене наказом Роскомархіва від 18.08.1992 № 176

«Зразкове положення про постійно діючу експертну комісію установи, організації, підприємства», затверджене наказом Росархіву від 19.01.1995 № 2

«Типовий регламент взаємодії федеральних органів виконавчої влади», затверджений Постановою Уряду Російської Федерації від 19.01.2005 № 30

«Типовий регламент внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади», затверджений Постановою Уряду Російської Федерації від 28.07.2005 № 452

«Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади», затверджена наказом Мінкультури України від 08.11.2005 № 536 і зареєстрована в Мін'юсті РФ 27.01.2006 № 7418

«Правила підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації», затверджені Постановою Уряду Російської Федерації від 13.08.1997 № 1009

Наказ Мін'юсту РФ від 04.05.2007 N 88

(Ред. від 26.05.2009)

"Про затвердження Роз'яснень щодо застосування Правил підготовки нормативних правових актів федеральних органів виконавчої влади та їх державної реєстрації"

(Зареєстровано в Мін'юсті РФ 14.05.2007 N 9449)

«Основні правила роботи архівів організацій», схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002

«Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях російської Академії наук», затверджені наказом Міністра культури від 18.01.2007 № 19

Наказ Мінкультури від 10.09.2007 № 1273 «Про затвердження форм облікових і інших документів по організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської Академії наук»

«Положення« Про Федеральному архівному агентстві », затверджене Постановою Уряду Російської Федерації від 17.06.2004 № 290

«Регламент Федерального архівного агентства», затверджений наказом Росархіву від 09.03.2005 № 17 ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення », затверджений постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28

ГОСТ Р 51511-2001 «Печатки з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри і технічні вимоги », затверджений постановою Держстандарту Росії від 25.12.2001 № 573-ст

ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст

ГОСТ Р ІСО15489-1-2007 «Управління документами. Загальні вимоги »- М., Стандартінформ, 2007« Методичні рекомендації з розробки примірних номенклатур справ », затверджені Росархивом 05.08.2005

«Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Методичні рекомендації щодо впровадження ГОСТу Р 6.30-2003 ». - М., ВНИИДАД, 2008.

«Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затверджений Росархивом 06.10.2000

«Перелік документів, що утворюються в діяльності Міністерства Російської Федерації з податків і зборів, його територіальних органів та підвідомчих організацій, із зазначенням термінів зберігання», затверджений наказом МНС РФ від 21.04.2004 № САЕ-3-18/297

«Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління», затверджені Постановою Мінпраці від 25.11.1994 № 72

«Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління», затверджені Постановою Мінпраці від 10.09.1993 № 152 «Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади», затверджені Постановою Мінпраці від 26.03.2002 № 23 .

2. Перерахувати діючі нормативно-методичні документи міжгалузевого дії, які визначають сучасну роботи з документами (назвіть найменування документа, рік його розробки, дайте коротку характеристику)

Корпоративна нормативно-методична база ДОП передбачає створення системи роботи з документами, що враховує специфіку та особливості документування діяльності конкретної компанії. У цих цілях розробляються документи, що закріплюють склад управлінської документації компанії, вимоги до форм застосовуються у компанії документів, правила і процедури підготовки та оформлення документів, технологічні процеси організації роботи з документами та способи, що забезпечують ефективне і раціональне зберігання документів, в тому числі із застосуванням інформаційних технологій, а також нормативні документи, які закріплюють правовий статус, завдання та функції служби документації і регламентують діяльність її працівників.

До складу розроблюваних корпоративних документів, як правило, включаються:

• різні класифікатори (довідники, переліки) управлінської документації (документних систем, довідкової інформації та інших об'єктів);

• табель і альбом форм документів;

• номенклатура справ компанії;

• стандарти, положення, інструкції, методичні рекомендації з організації діловодства та архівної справи, у тому числі з використанням автоматизованих систем електронного документообігу (АСЕД) положення про Службу ДОП та посадові інструкції її працівників.

Примірний перелік корпоративних нормативних документів у галузі ДОП (управління документами) та архівної справи

1. Стандарт з управління документами, що включає опис:

• стратегії, політики та відповідальності в галузі управління документами;

• вимог до управління документами;

• складу нормативної бази в галузі управління документами;

• порядку проектування та впровадження документних систем;

• процесів і процедур управління документами;

• правил проведення моніторингу та аудиту в галузі управління документами;

• організації навчання персоналу технологічним аспектам в роботі з документами;

2. Інструкція з документаційного забезпечення управління (діловодства), що включає наступні основні розділи:

Загальні положення

Документування управлінської діяльності, до складу підрозділи:

• склад управлінських документів

• класифікація, уніфікація, стандартизація управлінських документів

• Правила підготовки та оформлення управлінських документів, що включають підрозділи:

• вимоги до бланків документів;

• вимоги та правила оформлення реквізитів службових документів;

• вимоги та правила оформлення текстів службових документів;

• правила підготовки та оформлення розпорядчих документів:

• Наказ;

• Розпорядження;

• Протокол;

• Рішення;

• інші (за необхідності);

правила підготовки та оформлення організаційних документів:

• Положення;

• Правила;

• Інструкція;

• Рішення;

• інші (за необхідності);

• правила оформлення інформаційно-довідкових документів:

• Службовий лист;

• Службова записка;

• інші (за необхідності);

Організація документообігу, що включає опис:

• порядку обробки і руху вступників (вхідних) документів;

• порядку підготовки, обробки і руху відправляються (вихідних) документів;

• порядку підготовки, обробки та руху внутрішніх документів;

• порядку роботи виконавців з документами;

• порядку реєстрації документів;

• організації контролю виконання документів;

• порядок обліку обсягу документообігу;

Організація документів у діловодстві, що включає опис:

• правил складання номенклатури справ компанії;

• правил формування й оформлення справ;

• порядку систематизації та організації оперативного зберігання документів;

• правил підготовки документів до передачі в архів;

• Інші розділи, що визначають специфіку компанії (за необхідності).

Положення про архівний зберіганні документів включає опис:

• порядку відбору документів для подальшого зберігання або знищення, проведення експертизи цінності документів (положення про експертну комісію);

• порядку прийому документів і справ в архів компанії;

• правил комплектування, фондування документів і справ;

• порядку організації науково-довідкового апарату фонду;

• порядку видачі з архіву документів і справ у тимчасове користування;

• порядку забезпечення схоронності документів і справ;

• порядку знищення документів і справ;

• порядку передачі документів на державне зберігання.

4. Положення про печатки і штампи,

• включає опис:

• порядку виготовлення, обліку, використання та знищення печаток і штампів;

• відбитки печаток і штампів, що використовуються в компанії;

5. Інструкція по роботі з документами конфіденційного характеру

включає опис:

• перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю (конфіденційну інформацію);

• перелік документальних носіїв комерційної таємниці (конфіденційної інформації);

• опис порядку надання та розмежування прав доступу до документів, що містять комерційну таємницю і відомості конфіденційного характеру;

• опис порядку ведення діловодства (прийом / відправка, обробка, рух і зберігання документів, що містять комерційну таємницю і відомості конфіденційного характеру);

Корпоративний Стандарт з управління документами може бути розроблений на основі національного стандарту РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управління документами. Загальні вимоги), який буде включати загальні (основні) положення про політику, відповідальності, процедурах, системах і процесах, пов'язаних з документами компанії. А технологічні операції роботи з документами в компанії можуть регламентуватися в Інструкції з документаційного забезпечення управління (діловодства).

Інструкція з діловодства визначає правила, прийоми, процеси створення документів і порядок роботи з ними в компанії, а також регулює окремі сфери (моменти), пов'язані з специфіки компанії. В інструкції з діловодства закріплюється обрана форма організації документообігу, визначається порядок роботи з документами співробітників компанії як виконавців документів, закріплюються функціональні обов'язки осіб, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах.

Інструкція складається з основних розділів (як представлено в Додатку 2) і може бути додана розділами, які уточнюють або розкривають специфіку роботу з документами в компанії. Наприклад, в інструкції, при необхідності, можна відобразити загальний порядок організації документаційного забезпечення управління в структурних підрозділах компанії, в тому числі документообіг між управлінським апаратом компанії та її територіально-розподіленими структурними одиницями (філіями, представництвами тощо). Якщо специфіка компанії визначає постійну роботу з конкретними видами документами, не включеними в основні розділи інструкції з діловодства, то бажано в ній виділити розділ (підрозділ) за описом правил роботи з даною категорією документів, а також включити зразки форм цих документів. Якщо компанія працює з документами обмеженого поширення, то в інструкції з діловодства доцільно включити розділ з організації роботи з конфіденційними документами або розробити для цих цілей окрему інструкцію.

Інструкція з документаційного забезпечення управління повинна містити додатки, що складаються з максимуму довідково-ілюстративного і інформаційного матеріалу, систематизованого в порядку розташування розділів, в кожному з яких робляться відповідні посилання.

При розробці даної інструкції можна керуватися Типовою інструкцією з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, в тій частині, в якій вона не суперечить особливостям роботи з документами в конкретній організації, а також використовувати інші нормативні правові і законодавчі акти (див. Додаток 1).

Важливо враховувати, що Інструкція з діловодства - це регламентуючий документ не тільки для Служби ДОП, але і для всіх співробітників апарату управління компанії. Тому, що більш докладно будуть описані всі розділи інструкції, тим більш зрозумілим і прозорим для всіх буде не тільки сам документ, але і всі процеси роботи з документами.

3. Яким документом закріплюється статус служби ДОП, її структура, права та обов'язки, види роботи? (Назвіть найменування документа, порядок його розробки, вимоги до змісту, порядок затвердження, введення в дію та переробки)

Положення про службу ДОП та посадові інструкції її співробітників розробляються на підставі типових або примірних положень або інструкцій, а також організаційних документів, що регламентують діяльність самої компанії (статуту, положень про структурні підрозділи). При розробці положення про підрозділ необхідно пам'ятати, що воно повинно містити чіткі формулювання, які не допускають розбіжностей в питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підпорядкований і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини служби ДОП з іншими підрозділами компанії, повинні бути узгоджені з цими підрозділами.

На підставі Положення про службу ДОП розробляється посадова інструкція для кожного працівника служби. Посадова інструкція визначає організаційно-правове становище працівника в структурному підрозділі і умови для його ефективної роботи, регламентує розмежування обов'язків і прав між іншими співробітниками, а також служить основою для усунення паралелізму і дублювання у виконанні окремих операцій, для встановлення взаємозв'язків окремих посад. Крім того, посадові інструкції дозволяють об'єктивно оцінювати діяльність кожного працівника служби та застосовувати відповідні заходи впливу.

4. Яким документом закріплюється статус кожного працівника служби ДОП, його права та обов'язки, види виконуваної роботи? (Назвати найменування документа, порядок його розробки, вимоги до змісту, порядок затвердження, введення в дію та переробки)

При визначенні посадового складу працівників слід керуватися Загальноросійським класифікатором професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР) і Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та інших службовців (затверджено постановою Мінпраці Росії від 21.08.1998 № 37).

Для визначення чисельності персоналу служби ДОП використовуються нормативні документи з праці та організації праці. Нормування праці працівників діловодства, у тому числі розрахунок їх штатної чисельності здійснюються на підставі наступних документів:

1. Міжгалузеві укрупнені норми часу на роботи з документаційного забезпечення управління. М., 1995.

2. Нормативи часу на роботи з удосконалення документаційного забезпечення управління міністерств, відомств, підприємств і організацій. М, 1992.

3. Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління. М., 1993.

4. Норми часу на роботи з документаційного забезпечення управлінських структур федеральних органів виконавчої влади. М., 2002.

Як правило, визначення чисельності підрозділи не входить в обов'язки самої служби ДОП - ця робота проводиться відділами праці та заробітної плати або економічними підрозділами, але при необхідності такі розрахунки можуть провести і працівники служби ДОП. Названі вище нормативні документи з праці містять методичні вказівки, що стосуються застосування цих документів на практиці.

5. Які форми організації діловодства (документаційного забезпечення управління) застосовуються на практиці? (Дайте характеристику кожної форми)

Існує три форми організації діловодства: централізована, децентралізована та змішана.

За централізованої форми організації діловодства всі операції по обробці документів зосереджуються (централізуються) в єдиному для всієї установи центрі - канцелярії, загальному відділі чи у секретаря. Децентралізована форма передбачає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами установи, при цьому в кожному з них виконується щодо однорідний набір діловодних операцій. Не слід змішувати децентралізовану форму організації діловодства, при якій діловодні операції виконуються в різних структурних підрозділах установи, з організаційною структурою служби діловодства, що має спеціалізовані підрозділи: експедиції, машбюро, контрольні групи і т.д. При змішаній формі операції виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (справочноінформаціонное обслуговування, зберігання документів, формування справ).

6. Дайте визначення терміна «Документообіг». Перерахуйте операції, які виконуються з вхідними документами

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення організується відповідно до загального порядку звернення вихідних документів, а на етапі виконання (використання) - вхідних документів.

Документопотік вхідних документів складають:

· Документи вищестоящих організацій, органів влади;

· Документи підвідомчих організацій, що присилають звітно-

облікову документацію та різного роду запити;

· Документи організацій-суміжників та інших організацій, які обмінюються інформацією для вирішення питань, які потребують спільних дій;

· Скарги і заяви громадян.

У процесі руху вхідних документів виконуються наступні операції:

· Прийом вхідних документів;

· Первісна (експедиційна обробка);

· Попередній розгляд та розподіл;

· Реєстрація;

· Розгляд документів керівництвом;

· Виконання резолюцій;

· Відправлення.

7. Визначте призначення попереднього розгляду документів. Вкажіть функції працівників, які беруть участь у попередньому розгляді документів

Після етапу експедиційної обробки документів проводиться попередній розгляд документів, метою якого є розподіл документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальними виконавцями.

При цьому попередньо в службі документаційного забезпечення управління (ДОП) розглядаються тільки документи, адресовані керівництву організації або без зазначення конкретної посадової особи і структурного підрозділу, а документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам, передаються за призначенням без попереднього розгляду.

Попередній розгляд здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків.

Попередній розгляд доручається досить досвідченому співробітнику служби ДОП, яка добре знає структуру організації і посадові обов'язки співробітників. Ефективну допомогу при попередньому розгляді надає розробка серії довідкових матеріалів:

• примірного переліку документів, які потребують обов'язкового розгляду керівництвом;

• переліку посадових осіб та їх обов'язків;

• технологічних графічних схем послідовності експедиційної обробки і розподілу різних документів, що надходять і т.д.

При розгляді документа, що поступив враховуються:

• важливість його змісту;

• складність і новизна поставлених питань;

• авторство, тобто суспільне становище особи, автора документа, місце установи-відправника в структурі управління, роль громадської організації в житті суспільства;

• реальна терміновість виконання документа;

• вид документа: закон, розпорядження, лист, звіт та ін

До керівника повинні надходити тільки документи, що стосуються основних питань діяльності організації, з принципових питань або несуть нову інформацію, розпорядчі документи вищестоящих організацій. Після розгляду керівником документи передаються на виконання згідно з резолюцією.

Останні документи повинні передаватися в структурні підрозділи або безпосередньо виконавцям-фахівцям. При цьому якщо документ призначений до виконання кількох структурним підрозділам або особам, то з нього знімається копія або встановлюється черговість виконання.

Попередній розгляд документів службою ДОП повинно проводитися в день їх надходження або в перший робочий день при надходженні документів у неробочий час

8. Перелічіть діловодні операції, які виконуються при первинній обробці, що надходять. Дайте характеристику кожної операції

Всі надходять в організацію документи незалежно від способу надходження (пошта, телеграф, спецзв'язок, факс тощо) передаються конкретній посадовій особі служби діловодства. При надходженні документа поштою до розтину конверта перевіряють правильність їх доставки за адресою, цілісність конвертів, упаковки, а також документів і вкладень. Неправильно адресовані і пошкоджені документи повертаються відправникові. Якщо в конверті знаходиться службовий документ, то адресат після прочитання повертає його до канцелярії для реєстрації. Разом з документами необхідно зберігати конверти. Перш ніж зареєструвати документ, необхідно його попередньо розглянути. Попередній розгляд документа працівником служби діловодства підвищує ефективність управлінського процесу в цілому. Головна мета попереднього розгляду документа - встановити підрозділ або посадова особа, якій необхідно відправити документ на розгляд. При попередньому розгляді документа необхідно враховувати важливість його змісту, складність і новизну поставлених питань, авторство, вид документа. Виходячи з оцінки документа, і відповідно до функцій структурних підрозділів проводиться розподіл, що надходять. Попередній розгляд документів здійснюють секретарі-референти, завідувачі канцелярією, секретаріатами, загальними відділами, помічники керівників.

9. Дайте визначення терміна «Документообіг». Перерахуйте операції, які виконуються з вихідними документами

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Основні етапи обробки вихідних (відправляються) документів складається з таких операцій:

- Складання проекту документа;

- Погодження проекту;

- Перевірка правильності оформлення документа;

- Підписання або затвердження (якщо необхідно);

- Реєстрація кореспонденції;

- Відправка документа адресата;

- Підшивка другого примірника у справу.

Проект документа (у відповідь або ініціативного) становлять керівники або спеціалісти. У відповідних документах викладають результат роботи з поданими документами, усними запитами організацій та осіб. Ініціативні документи передають рішення керівників і фахівців, прийняті ними в ході управлінських рішень.

Проект документа погоджують з його склала фахівцем, керівниками зацікавлених структурних підрозділів, іншими організаціями (при необхідності) і юридичною службою. Кількість погоджень має визначатися ділової необхідністю.

Узгоджений проект документа представляють керівнику організації або структурного підрозділу для підписання разом з матеріалами, на підставі яких проект готувався.

До передачі підготовленого документа на підпис виконавець перевіряє його зміст, додатки; секретар перевіряє правильність оформлення, наявність необхідних реквізитів. Неправильно оформлені документи повертають на доопрацювання виконавцям.

Підписані документи реєструють: проставляють реєстраційний номер і дату.

Після реєстрації секретар або спеціальний відділ проводять експедиційну обробку відправляються документів. Вона включає в себе сортування по адресатам, упаковку в конверти, написання на конверті поштової адреси та найменування адресата, проставлення штампу організації, проставлення знаку поштової оплати, передачу кореспонденції в поштове відділення.

При необхідності укладач документа зазначає вид відправлення - рекомендований лист, нарочним і т.д.

Розпорядчі документи, протоколи розсилають у вигляді завірених копій або виписок. Доповідні записки, довідки та інші подібні документи передають адресатам всередині установи в оригіналі.

Документи повинні бути оброблені і відіслані в той же день або не пізніше наступного робочого дня, телеграми - негайно.

Вихідні документи друкують, як правило, у двох примірниках. Перший, підписаний екземпляр, направляють адресату, другий (відпуск) - поміщають у справу.

Якщо документ, спрямований в іншу організацію, повинен бути повернений, на ньому слід поставити штамп або зробити позначку "Підлягає поверненню" і таку ж позначку зробити в реєстраційній картці (журналі).

10. Дайте визначення терміна «Документообіг». Перерахуйте операції, які виконуються з внутрішніми документами

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення організується відповідно до загального порядку звернення вихідних, а на етапі виконання (використання) - вхідних документів. Реєструються внутрішні документи після їх розгляду (підписання) керівництвом.

2. Після погодження з відповідними структурними підрозділами і юридичною службою проекти розпорядчих документів підписуються керівником установи і реєструються в канцелярії чи іншому структурному підрозділі, копії документів завіряються або оригінал направляється в розмножувальну службу для розмноження. Завірені (розмножені) копії документів направляють у відповідні структурні підрозділи установи, а в необхідних випадках - за його межі.

3. Протоколи, що містять доручення посадовим особам або підрозділам установи, передають адресатам у вигляді розмножених примірників або завірених виписок з протоколу.

4. Доповідні записки на ім'я керівника установи або структурного підрозділу, зведення, довідки та інші аналогічні внутрішні документи розглядаються посадовою особою, якій вони спрямовані, і передаються в структурні підрозділи або поміщаються в відповідну справу.

Порядок проходження, реєстрація, облік внутрішніх документів визначаються Інструкцією з діловодства організацій.

11. Дайте визначення поняття «Обсяг документообігу». Опишіть методику підрахунку обсягу документообігу

Обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли в організацію та створених нею за певний період, зазвичай за рік. Облік обсягу документообігу в установі організується для встановлення умовного об'єму оброблюваної інформації і завантаження підрозділів і окремих працівників, отримання даних для проектування заходів щодо вдосконалення діловодства та вибору найбільш доцільних технічних засобів її механізації.

При визначенні обсягу документообігу враховують всі документи, незалежно від їх змісту, авторства, обсягу, копійності, факту реєстрації, числа інстанцій їх розгляду та ін Вхідні, вихідні та внутрішні документи підраховують окремо. Копії документів, виготовлені засобами оперативного розмноження, також враховуються окремо.

Обсяг документообігу розраховується за формулою:

Уд = SBX. + Вих. + Вн. за певний період часу (звичайно за рік).

При розрахунку обсягу документообігу враховуються тільки оригінали документів або їх завірені копії

12. Дайте визначення поняттю «Реєстрація документів». Опишіть правила реєстрації документів

Реєстрація документа - це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення чи одержання.

Можна дати і більш розгорнуте визначення реєстрації як підтвердження факту створення або одержання документа шляхом внесення його в реєстраційну форму з присвоєнням облікового реєстраційного номера і записом у форму основних відомостей про документ. При цьому реєстрація дозволяє створити базу даних про документи установи для подальшого контролю за строками виконання документів та довідкової роботи по ній. Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, організація за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджено.

Документи реєструються в організації один раз: створювані - у день підписання або затвердження, що надходять - у день надходження. При реєстрації документів, що надходять проставляється дата та індекс надходження в реєстраційному штампі.

При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер, що складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку, можна доповнювати індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін При цьому порядкові номери для розпорядчих та інформаційно-довідкових документів присвоюються у межах календарного року окремо для кожного виду документа.

13. Дайте характеристику вживаних в даний час формам реєстрації документів. Обгрунтуйте раціональність застосування кожної з них

Існує три форми реєстрації документів: журнальна, карткова й автоматизована.

Журнальна форма реєстрації документів є історично найбільш ранній реєстраційною формою.

В даний час вона використовується тільки в тому випадку, коли облік документів виступає на перше місце, запобігаючи претензії з боку громадян і конфліктні ситуації. Наприклад, при видачі документів про освіту, трудових книжок, пропусків. Це, як правило, документи, реєстраційний індекс яких складається з порядкового номера. Можна залишити журнальну систему і в тому випадку, коли надходить дуже незначна кількість документів. У всіх інших випадках журнальна форма реєстрації застаріла, тому що ускладнює ведення контролю за виконанням документів та довідкову роботу з ним.

Журнальна форма реєстрації має один істотний недолік - в журналі не можна систематизувати запису. При використанні даної реєстраційної форми доводиться заводити окремі, з власним графления журнали для реєстрації вхідних документів, вихідних документів, розпорядчих документів.

Журнал рекомендується складати з окремих листів-бланків, що дозволить заповнювати їх за допомогою будь-яких засобів запису і поступово формувати сам журнал, в тому числі з одночасним введенням інформації в машинну пам'ять і її друкуванням.

При картковій формі реєстрації документів створюються реєстраційно-контрольні картки на документи, які формуються в картотеки в залежності від завдань відповідно до використовуваних класифікаторів.

Застосування карток для реєстрації помітно підвищує оперативність пошуку документа і одночасно скорочує трудомісткість процесу реєстрації у порівнянні з журнальною формою.

Як правило, складаються такі самостійні картотеки:

• довідкові, контрольно-довідкові;

• картотеки за пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

• тематичні (кодифікаційні) картотеки до наказів, рішень та ін

Автоматизована (електронна) форма реєстрації документів ведеться за допомогою спеціального програмного забезпечення, яке встановлюється на персональний комп'ютери (або на сервер і персональні комп'ютери, об'єднані в мережу).

При використанні автоматизованої форми реєстрації відомості про документ вводяться в електронну реєстраційно-контрольну картку, що зберігається в базі даних. Сукупність реквізитів і вид реєстраційно-контрольної картки в різних програмних системах можуть бути різними. Одночасно може виготовлятися один примірник реєстраційної форми в якості страхового масиву (друк реєстраційно-контрольної картки).

14. Визначте призначення індексації при реєстрації документів. Розкрийте порядок формування індексів

Індексація Документів - використання системи кодування документів для цілей їх обліку. Код, що включає цифрове позначення відділу, до компетенції якого відноситься даний документ, і порядковий номер документа, проставляється у встановленому місці на самому документі.

Індекс справи - ​​порядковий номер справи за номенклатурою та умовне позначення структурної частини установ, що проставляються на обкладинці справи.

Індексація - проставлення індексу.

15. Опишіть завдання підрозділу з контролю (інспектора з контролю). Типові й індивідуальні терміни виконання. (Вкажіть, яким чином встановлюються терміни виконання і як вони коригуються)

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів.

Контроль виконання включає: постановку документа на контроль;

• перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;

• перевірку і регулювання ходячи виконання;

• облік і узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника.

Основна мета організації контролю виконання - забезпечення своєчасного і якісного виконання документів.

Контроль здійснюють керівники, служба ДОП та відповідальні виконавці. Служба ДОП контролює організаційно-розпорядчі документи. Документи інших систем контролюються відповідними підрозділами або співробітниками.

Типові терміни виконання документів встановлюються актами вищих органів державної влади та управління, а також центральних функціональних і галузевих органів управління.

Індивідуальні терміни встановлюються керівником підприємства. Кінцева дата виконання вказується в тексті документа чи в резолюції керівника.

Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівником, який їх установив.

Перенесення терміну виконання документа на прохання виконавця, мотивованої наявністю поважних причин, здійснюється керівником підприємства після отримання доповідної записки від виконавця. Рішення про перенесення терміну виконання відображається в резолюції керівника та переноситься з резолюції в контрольну картку.

При організації контролю виконання використовуються екземпляри РКК, що заповнюються при реєстрації документів.

16. Перерахуйте функції експертної комісії організації (установи). Вкажіть порядок створення комісії

На експертні комісії крім організацію щорічного відбору документів на зберігання покладається: розгляд річних розділів справи постійного, довгострокового (понад 10 років) зберігання, в тому числі і з особового складу, актів про виділення до знищення документів і справ, не підлягають подальшому зберігання, про невиправному пошкодженні документів постійного зберігання і про невиявлення справ, що підлягають передачі на державне зберігання; питань про прийом на відомче зберігання документів особового походження; підготовка і внесення на розгляд ЕПК пропозицій щодо встановлення і зміни термінів зберігання документів; розгляд переліків документів, номенклатур справ, інструкцій з діловодства і т.п.

Центральна експертна комісія (експертна комісія) створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу експертної комісії організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву організації або особа, відповідальна за архів організації. До складу центральної експертної комісії доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.

Головою центральної експертної комісії (експертної комісії) призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву організації.

До основних завдань центральної експертної комісії (експертної комісії) можна віднести наступні:

• організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і в процесі формування справ;

• організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;

• організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання до державного або муніципальний архів.

17. Опишіть методику проведення експертизи цінності документів у діловодстві

Експертиза цінності документів у діловодстві проводиться при складанні номенклатури справ, їх формуванні. Для організації та проведення експертизи цінності документів, відбору та підготовки їх для передачі на державне зберігання, а також для контролю за правильністю віднесення документів до різних справах і надання методичної допомоги в) проведенні експертизи цінності документа створюються постійно діючі експертні комісії (ЕПК). Розробляється положення, в якому визначаються її функції, права та порядок роботи.

При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється:

• відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів організації;

• відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах;

• виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.

При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ. 5

Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. При цьому не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.

Справи з позначкою "ЕПК" піддаються поаркушно перегляду з метою визначення і виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", які містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються у самостійні справи.

18. Опишіть порядок документування діяльності експертної комісії

За результатами експертизи цінності документів в організації складаються співробітниками архіву організації зведені описи справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, а також акти про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню (форми даних видів документів наводяться у додатках 1, 2, 3 і 4 Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 р.).

Зазначені описи і акти розглядаються на засіданні центральної експертної комісії (експертної комісії) організації одночасно. Схвалені центральної експертною комісією (експертною комісією) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією архівної установи описів справ постійного зберігання. Після цього організація має право знищувати справи, включені в ці акти.

19. Дайте визначення поняттю «Номенклатура справ». Перелічіть види номенклатур справ та їх призначення

Номенклатура справ - це затверджений систематизований перелік справ, що заводяться в установі, із зазначенням термінів їх зберігання в установленому порядку. Номенклатура справ використовується як схема розподілу і угруповання виконаних документів у справи (схема класифікації), покажчик індексації документів і справ, термінів їх зберігання, а також як схема побудови довідкової картотеки не виконаних документів. Крім того, вона є обліковим документом у діловодстві та архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ може бути конкретною, зразковою і типовою. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи.

Конкретна номенклатура відображає документи одного конкретної установи або структурного підрозділу.

Зразкові і типові номенклатури справ відображають документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності і складом документації. Крім того, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов'язковою. Приблизна номенклатура справ є рекомендаційною.

20. Опишіть методику розробки номенклатури справ

Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому, координується діловодною службою і, як правило, включає вивчення їх організаційної структури та напрямів, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їх формування. У номенклатури справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом «Для службового користування», довідкові картотеки.

Затверджені примірники номенклатур справ є документами постійного зберігання і включаються до складу справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутня, вони включаються до складу справ секретаря-референта.

Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи і громадські організації отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ установи, не передавального документи на державне зберігання, схвалена експертною комісією (ЕК), щорічно затверджується її керівником. Перший примірник номенклатури зберігається не менше 10 років.

Номенклатура справ у структурних підрозділах складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.

Номенклатура справ установи друкується в декількох екземплярах. Перший примірник зберігається в службі діловодства, другий - використовується цією службою в якості робочого примірника, третій - знаходиться у відомчому архіві (в особи, відповідальної за архів) в якості облікового документа, четвертий - в державному архіві, до якого передаються документи даної установи.

Номенклатура справ установи переглядається не рідше одного разу на п'ять років. У разі докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується і затверджується заново.

21. Перелічіть правила формування документів у справи. Наведіть приклади заголовків справ, у яких відкладаються протоколи, листування, накази і розпорядження керівника організації

Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; збереження документів. У справу поміщають тільки виконані документи (оригінали або завірені копії), оформлені відповідно до вимог ГОСТів та ЕГСД. Документи, що не відповідають заголовку справи, неправильно оформлені (повертаються виконавцю для доопрацювання), що підлягають поверненню, чернетки, варіанти, розмножені копії у справу не поміщають.

Справи формуються централізовано (в канцелярії) і децентралізовано (у структурних підрозділах). При складанні зведеної номенклатури справ кожному структурному підрозділу присвоюється індекс.

Прикладом заголовка справ, в якому відкладаються протоколи:

Протоколи засідань Економічного Наради РРФСР № 2-12 за жовтень 1924 р. - липень 1925

Листування: Листування з обласними управліннями культури про створення Зводу пам'яток культури та історії РРФСР, (ф. Міністерства культури РРФСР).

Наказу: Накази міністерства № № 1-250 за .. . Рік. (Ф. Міністерства шляхів сполучення).

22. Опишіть порядок знищення документів з простроченим терміном зберігання

Експертні комісії визначають порядок відбору документів на зберігання та знищення, організовують експертизу цінності документів і здійснюють контроль за її проведенням, приділяючи основну увагу документів, що підлягають знищенню.

Документи, відібрані експертною комісією на зберігання, описуються. Після затвердження описів керівником дозволяється знищення документів. Знищення документів оформляється актом затверджується керівником організації.

Без узгодження з органами Росархіву знищуються документи, які не повинні здаватися в архів і практична потреба в яких відпала, а терміни зберігання минули. Однак якщо є вказівка ​​органу виконавчої влади про узгодження знищення документів з вищестоящою організацією, то акти на документи, що підлягають знищенню, направляються для розгляду в цю організацію.

Відібрані для знищення документи повинні бути утилізовані. Вторинне використання цих документів заборонено.

Після закінчення строків зберігання в архівах організацій-джерел комплектування архівного фонду Росії документи, відібрані на державне та муніципальне зберігання, передаються у відповідний архів.

Організації, документи яких прийому в державні та муніципальні архіви не підлягають - "знищують справи із закінченими за Переліком термінами зберігання без узгодження з архівними органами за умови упорядкування документів по особовому складу за відповідний період» Знищення документів оформляється актом, затвердженим керівником організації. Знищення документів, мають за Переліком термін зберігання з позначкою "ЕПК", а також не передбачені Переліком, повинно узгоджуватися з архівним органом.

23. Опишіть правила підготовки документів для здачі в архів. Що таке «повна» і «часткова» обробка документів?

На обкладинках справ постійного зберігання, тимчасового зберігання (понад 10 років) і справ з особового складу вказуються реквізити, передбачені Основними правилами роботи архівів організацій: найменування організації, найменування структурного підрозділу, індекс справи, номер справи (тому, частини) по річному розділу зведеного опису справ, заголовок справи, крайні дати справи, кількість аркушів у справі, термін зберігання справи, архівний шифр справи.

У верхній частині обкладинки справи постійного зберігання передбачається місце для найменування державного архіву, в який ці справи надалі будуть передані. Тут же проставляються кодові позначення державного архіву та організації.

При зміні найменування організації (структурного підрозділу) протягом періоду, охоплюваного документами справи, або при передачі справи до іншої організації (в інший структурний підрозділ) на обкладинці справи зазначається нове найменування цієї організації або організації правонаступника, а колишнє найменування організації (структурного підрозділу) полягає в дужки.

Заголовок справи переноситься на обкладинку з номенклатури справ організації, узгодженої з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи. У необхідних випадках в заголовок вносяться уточнення (номери наказів, протоколів тощо).

У тих випадках, коли справа складається з декількох томів (частин), на обкладинку кожного тома (частини) виноситься загальний заголовок справи і заголовок кожного тома (частини).

На обкладинці справи вказуються арабськими цифрами крайні дати справи, тобто дати заведення і закінчення справи.

Якщо у справу включені документи (додатки і т. п.), дати яких виходять за крайні дати справи, то під датами справи з нового рядка робиться про це запис: "У справі є документи за ... рік (роки)". Дати справи можуть не вказуватися на обкладинці справ, що містять річні плани та звіти, так як вони відбиваються в заголовках справ.

Крайніми датами справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію, для якої точна датування має важливе значення, а також справ, що складаються з декількох томів (частин), є крайні дати документів справи, тобто дати реєстрації (упорядкування) самого раннього і самого пізнього з документів , включених у справу. Якщо справою є журнал реєстрації наказів, розпоряджень і т. п., то датою справи будуть точні календарні дати першої і останньої записи в журналі.

На обкладинці справи обов'язково вказується кількість аркушів у справі, яке проставляється на підставі заверительной написи справи. Термін зберігання справи переноситься на обкладинку з номенклатури справ організації, при цьому на справах постійного зберігання пишеться: "Зберігати постійно".

При обліку документів в архіві кожна справа розглядається як окрема одиниця зберігання, якій присвоюється обліковий номер, який є частиною архівного шифру.

Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку та ідентифікації.

Архівний шифр складається з номерів: архівного фонду за списком фондів архіву організації (архівний фонд організації складається з документів, що утворилися в процесі її діяльності) і через дріб - за списком фондів державного архіву, джерелом комплектування якого є організація; опису; одиниці зберігання.

Номер архівного фонду присвоюється державним архівом після оформлення першого надходження документів організації на постійне зберігання.

24. Який порядок підготовки, погодження та затвердження описів документів під час здачі документів до архіву?

Для забезпечення комплектування архіву в організації на всі завершені в діловодстві справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу, що пройшли експертизу цінності, складаються архівні описи.

Архівна опис (далі - опис) - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку і розкриття змісту.

Описи складаються окремо: на справи постійного зберігання; справи тимчасового (понад 10 років) зберігання; справи з особового складу; справи, що складаються з документів, характерних тільки для даної організації (судові, слідчі справи, наукові звіти по темах і т. п.) . Опис представляє собою перелік справ із самостійної валової (порядкової) нумерацією.

У кожному структурному підрозділі організації опису повинні складатися щорічно під методичним керівництвом працівників архіву. За цим описам документи передаються в архів.

Описи, підготовлені структурними підрозділами, служать основою для підготовки зведеного опису справ організації, яку готує архів і по якій надалі справи здаються на постійне зберігання.

Описи справ структурних підрозділів складаються за уніфікованою формою у трьох примірниках і подаються в архів організації через рік після завершення справ у діловодстві.

Описова стаття опису справ структурного підрозділу включає наступні елементи: порядковий номер справи (тому, частини) за описом; індекс справи (тому, частини); заголовок справи (тому, частини), повністю відповідає його заголовку на обкладинці справи; дати справи (томи, частини); кількість аркушів у справі (томі, частини), термін зберігання справи.

Список використаних джерел

1. Бахтєєв Ю.Д. Документаційне забезпечення управління підприємств і організацій. Архівне зберігання документов.-2008

2. Коробейникова Л.С. Документаційне забезпечення ділового спілкування .- Воронеж .- 2006.

3. Кривошеєва Н.А. Документаційне забезпечення управління. Термінологічний словник. -Оренбург: ГОУ ОДУ .- 2007.

4. Фіонова Л.Р. Організація і технологія документаційного забезпечення управління. Конспект лекцій. - Пенза .- 2006

Інформаційне забезпечення управління

1. Значення міжнародних стандартів для побудови систем інформаційного забезпечення управління

Сімейство міжнародних стандартів у галузі управління інформаційною безпекою (27000-а серія) розробляється спільним технічним комітетом ISO / IEC JTC 1/SC 27, утвореним Міжнародною Організацією по Стандартизації (ISO) та Міжнародної електротехнічної комісії (IEC). Основним розробником міжнародних стандартів 27000-ої серії і їх популяризатором в ISO є Британський інститут стандартів (BSI).

забезпечення безпеки - Практичні правила управління інформаційною безпекою

BS ISO / IEC 27001:2005 RU Інформаційні технології - Методи забезпечення безпеки - Системи управління інформаційною безпекою - Вимоги

BS 7799-3:2006 RU Системи управління інформаційною безпекою - Керівництво з управління ризиками інформаційної безпеки

BS ISO / IEC 27005:2008 RU Інформаційні технології - Методи забезпечення безпеки - Управління ризиками інформаційної безпеки

2. Класифікація інформації в інформаційному забезпеченні управління

Система документообігу в процесах інформаційно-документаційного забезпечення грає істотну роль у формуванні зовнішньої та робочого середовища, що забезпечує так званий інформаційний комфорт: отримання потрібної інформації в потрібний час. Саме тому формування даної системи є прерогатива фахівця з організації управління (менеджера), а не фахівця з інформатики, знайомого лише з елементами теорії організації. На практиці, на жаль, реалізація документообігу (навіть на великих підприємствах) здійснюється канцеляріями, не які мали кадрами, компетентними в питаннях управління.

Особливе значення в реалізації систем документообігу мають найбільш загальні параметри інформації, які можна класифікувати за двома складовими:

- Об'єктивна, матеріалізована у товарі;

- Суб'єктивна, відображена, створена людиною.

Товар як споживча вартість створює об'єктивну інформацію. Однак основний зміст інформаційних потоків становить суб'єктивна інформація. Суб'єктивно-об'єктивні відносини в відбитої інформації залежать від великої кількості факторів, в тому числі від професіоналізму, організаційної та інформаційної культури керівника, співвідношення потреб та інтересів, складності процесу трудових витрат на управління, технічного рівня засобів управління.

Таким чином, у той час, коли джерело інформації носить об'єктивний характер, інформація про нього суб'єктивна, тому що інформаційні процеси (збір, обробка та доведення інформації) здійснюються людиною, яка може виступити і організатором інформації (документної, перш за все). У процесах документообігу суб'єктивність інформації, по суті, закладається самою технологією на початкових етапах роботи з документами.

3. Інформація та її роль в управлінні

Інформація (від лат. Informatio - інформувати): 1) будь-яке повідомлення про що-небудь; 2) відомості, дані, значення економічних показників, які є об'єктами зберігання, обробки і передачі і використовуються в процесі аналізу і вироблення економічних рішень в управлінні; 3) один з видів ресурсів, що використовуються в економічних процесах, отримання якого вимагає витрат часу та інших видів ресурсів, у зв'язку з чим ці витрати слід включати у витрати виробництва та обігу; 4) одна з трьох фундаментальних субстанцій (речовина, енергія, інформація), що складають сутність світобудови і охоплюють будь-який продукт розумової діяльності, перш за все - знання, образи.

Інформаційна система (ІС) - інформаційний контур разом із засобами збору, передачі, обробки та зберігання інформації, а так же персоналом, що здійснює ці дії з інформацією.

Зазвичай в системах управління виділяють три рівні: стратегічний, тактичний і оперативний. На кожному з цих рівнів управління є свої завдання, при вирішенні яких виникає потреба у відповідних даних, отримати ці дані можна шляхом запитів в інформаційну систему. Ці запити звернені до відповідної інформації в інформаційній системі. Інформаційні технології дозволяють обробити запити і, використовуючи наявну інформацію, сформувати відповідь на ці запити. Таким чином, на кожному рівні управління з'являється інформація, що служить основою для прийняття відповідних рішень.

У результаті застосування інформаційних технологій до інформаційних ресурсів створюється якась нова інформація або інформація в новій формі. Ця продукція інформаційної системи називається інформаційними продуктами і послугами.

Інформаційний продукт або послуга - специфічна послуга, коли якийсь інформаційний зміст у вигляді сукупності даних, сформована виробником для розповсюдження у речовій та нематеріальній формі, надається у користування споживачеві.

Отже, інформаційна система управління підприємством (ІСУП) - це операційне середовище, яка здатна надати менеджерам і фахівцям актуальну і достовірну інформацію про всі бізнес-процеси підприємства, необхідну для планування операцій, їх виконання, реєстрації та аналізу. Іншими словами, ІСКП - це система, що несе в собі опис повного ринкового циклу - від планування організації до аналізу результатів діяльності підприємства

4. Цілі, завдання та функції інформаційного забезпечення управління в організації

Мета інформаційних систем - виробництво потрібної для організації інформації для забезпечення ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційної та технологічного середовища для здійснення управління організацією.

Основними завданнями інформаційного забезпечення управління є:

• забезпечити виживання і дієздатність фірми;

• забезпечення працівників оперативною інформацією, що сприяє більш ефективному трудовому процесу;

• дотримання адресності інформації;

• усунення плутанини в одержанні інформації та її використання;

• розширення функцій підприємства відповідно до вимог ринку.

Інформаційна функція - цілеспрямований спеціалізований вид управлінської діяльності, генерований інформаційною системою і характеризується однорідністю дій з інформацією будь-якого виду.

Інформаційна система компанії (зокрема, ІСКП) повинна виконувати наступні функції:

- Дозволяти накопичувати певний досвід і знання, узагальнювати їх у вигляді формалізованих процедур і алгоритмів рішення;

- Постійно удосконалюватися і розвиватися;

- Швидко адаптуватися до змін зовнішнього середовища і новим потребам організації;

- Відповідати нагальним вимогам людини, його досвіду, знань, психології.

5. Інформаційна інфраструктура організації

У цілому інформаційну інфраструктуру підприємства можна підрозділити на власне інформаційне поле і зовнішнє. Власне інформаційне поле об'єднує інформацію, що зароджується всередині підприємства. До такої інформації слід відносити:

- Дані бухгалтерського обліку та іншої обов'язкової звітності за поточний і минулі періоди;

- Первинні документи бухгалтерського, торгового і оперативного обліку;

- Накази і розпорядження керівника та менеджерів всіх ланок (письмові та усні);

- Дані внутрішнього документообігу (паперовий і електронний);

- Результати власного аналізу фінансово-господарської діяльності;

- Інші дані (наприклад, результати анкетування співробітників підприємства).

Важливо відзначити, що якість власного інформаційного поля підприємства в основному залежить тільки від позиції самого підприємства (в першу чергу, керівництва). Чітка організаційна структура управління, раціональний розподіл функціональних обов'язків серед персоналу, надійний і зручний облік на базі сучасних автоматизованих систем, продумана схема документообігу сприяють поліпшенню та розвитку інформаційного поля, що, у свою чергу, призводить до підвищення якості прийнятих управлінських рішень. Навпаки, зневага до проблем збору, обробки й аналізу внутрішньої інформації загрожує важкими проблемами при управлінні бізнес-процесами на підприємстві. І все-таки оптимізація внутрішнього інформаційного поля підприємства завдання досить проста по відношенню до зовнішнього поля.

Справа в тому, що власне поле формується за рахунок внутрішніх джерел інформації, які легко можна перевірити на повноту і достовірність. У разі зовнішнього поля це аж ніяк не гарантовано. Кількість різновидів зовнішньої інформації та її джерел досить значно, тому обмежимося перерахуванням основних:

- Закони, укази, накази та інші нормативні документи федерального рівня;

- Нормативні акти галузевого, регіонального та місцевого рівня (часто суперечливі);

- Коментарі до зазначених вище нормативних актів (преса, інші ЗМІ, бази даних, Інтернет);

- Дані про стан галузі (ЗМІ, Інтернет, результати замовних досліджень);

- Дані про стан світової економіки (ЗМІ, бази даних, Інтернет);

- Реклама та інформація партнерів та конкурентів (пряма реклама, ЗМІ, виставки, семінари та конференції, презентації, Інтернет);

- Інформація від клієнтів (зворотний зв'язок);

- Висновки консультантів та експертів, результати зовнішніх (замовлених) маркетингових досліджень та аудиторських перевірок.

Коротко перерахуємо основні проблеми, що виникають при створенні зовнішнього інформаційного поля.

Частковість інформації. У ряді випадків джерело дає не всю інформацію, а якусь її частину. При цьому незрозуміло, де і як можна знайти інформацію, якої бракує.

Недостовірність інформації. Частина інформації (особливо в деяких ЗМІ та в Інтернет) є сумнівною, а в ряді випадках і помилковою. Тим не менш, інших джерел може не бути, і тоді доводиться або брати такої інформації, або відмовлятися від неї.

6. Поняття електронного документа і його значення в інформаційному забезпеченні управління

Традиційне визначення документа як матеріального об'єкта містить зафіксовану на ньому інформацію передбачає виконання операцій з документами як з носієм інформації тобто облік, розміщення, зберігання, передача. Однак з появою електронного документа на перший план виходить не об'єктно-матеріальний, а інформаційний характер док. Акцент зміщується з носія інформації на саму інформацію і всі дії над документа оцінюються перш за все з точки зору інформаційної цілісності та інформаційної безпеки.

Терміном електронний документа позначають інформацію зафіксовану на електронному носії, яка записується, зберігається, передається і представляється в прийнятній для людини формі за допомогою технологій підтримуваних комп'ютерною технікою і яка містить реквізити дозволяють її ідентифікувати.

Під електронним носієм розуміють матеріальний носій призначений для запису і зберігання інформації за допомогою комп'ютерної техніки.

7. Законодавча база інформаційного забезпечення управління в РФ

У Росії законодавча база сфери інформації передбачає не тільки процеси руху інформації всередині країни, але й міжнародні аспекти цих процесів. У Цивільний Кодекс Росії внесено ряд статей, що стосуються інформації та інформатизації (ст. 128 ЦК, ст. 139 ГК, ст. 779 п.2 ЦК). Прийняті на федеральному рівні такі закони: "Про бібліотечну справу", "Про обов'язковий примірник", "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації", "Про участь в міжнародному інформаційному обміні", "Про авторське право та суміжні права", "Про правовий охорону програм ЕОМ і баз даних "," Про участь в міжнародному інформаційному обміні "," Про стандартизацію "," Про сертифікації продуктів і послуг ". Ці закони визначають ставлення держави до інформаційних ресурсів, дозволяють регулювати багато проблем, пов'язані з управлінням інформаційною діяльністю бібліотек.

Особливої ​​уваги заслуговує Закон РФ "Про інформатизації, інформатизації та захисту інформації", четвертий розділ якого (ст. 16-19) безпосередньо стосується діяльності бібліотек зі створення та використання баз даних і електронних каталогів і картотек. Специфіку використання програм для ЕОМ і електронних видань, а також взаємини бібліотеки, як власника інформаційної системи, технологій та засобів їх забезпечення, і користувачів встановлює Закон РФ "Про правову охорону програм для електронних обчислювальних машин і баз даних".

До об'єктами авторського права, відповідно до статті 7. Закону Російської Федерації "Про авторське право та суміжні права", ставляться прості твори (серед них: переклади, анотації, реферати, резюме, огляди, а також інші переробки творів науки, літератури і мистецтва) і складені твори (бази даних і т.д ., що являють собою за добором або розміщенням матеріалу результат творчої праці), тобто об'єктом авторського права в бібліотеці є каталоги, тематичні картотеки, анотовані бібліографічні покажчики та рекомендаційні списки, текстові інформаційно-аналітичні огляди літератури, реферати окремих робіт (статей), електронні документи : електронні каталоги, електронні видання та електронна текстова інформація.

У зв'язку з тим, що до теперішнього часу Міністерством культури РФ, Міністерством РФ у справах друку, телебачення та засобів масової інформації, Міністерством РФ по зв'язку та інформації не прийняті підзаконні акти загального характеру з авторського права, що регулюють правовідносини у бібліотечно-інформаційних установах, працівникам бібліотек рекомендується застосовувати до авторських відносин правила Цивільного кодексу РФ, які носять загальний характер і регулюють всі цивільні правові відносини, що стосуються угод (ст.524, 971, 974, 986, 990,992, 1003-1005).

Уточнюють ряд положень федеральних законів Постанова Уряду РФ від 28.02.1996 N 226 (ред. від 02.03.2005) "Про державний облік та реєстрації баз і банків даних", № 128 від 12 лютого 1995р. "Про вдосконалення системи інформаційного забезпечення в галузі стандартизації, метрології та сертифікації", Постанова Уряду РФ від 24.07.1997 N 950 (ред. від 31.03.2009) "Про затвердження Положення про державну систему науково-технічної інформації"; Постанова Уряду РФ від 31.03 .2009 N 279 "Про орган науково-технічної інформації федерального органу виконавчої влади у сфері наукової, науково-технічної та інноваційної діяльності"

8. Електронно-цифровий підпис і його значення в інформаційному забезпеченні управління. Закон РФ «Про електронний цифровий підпис»

Головне питання при впровадженні електронного документообігу - про підписання електронних документів. Мова йде про використання електронно-цифрового підпису. Використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) для підтвердження юридичної сили документів при роботі з інформацією в електронному вигляді допускається ст. 5 ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації".

У ст. 160 ЦК РФ також йдеться про "використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису". Використання "допускається у випадках і в порядку, передбачених законом, іншими правовими актами або угодою сторін".

Технологія проставлення (порядок створення і застосування) ЕЦП врегульована Федеральним законом від Федеральний закон від 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. від 08.11.2007) "Про електронний цифровий підпис" (прийнято ДД ФС РФ 13.12.2001). Однак механізм реалізації положень закону поки не налагоджений, тому на практиці це створює великі труднощі у застосуванні ЕЦП.

Дана проблема, можливо, буде вирішена в процесі формування нормативної бази діловодства в області роботи з електронними документами в рамках Федеральної цільової програми "Електронна Росія". Федеральна програма містить проекти, спрямовані на створення правових передумов для широкого використання інформаційних технологій у суспільстві, бізнесі та взаємовідносини держави з громадянами та організаціями.

9. Інформаційний менеджмент як методологія інформаційного забезпечення управління

Сфера інформаційного менеджменту - сукупність всіх необхідних для управління рішень на всіх етапах життєвого циклу підприємства, що включає всі дії та операції, пов'язані як з інформацією у всіх її формах і станах, так і з підприємством в цілому. При цьому повинні вирішуватися завдання визначення цінності і ефективності використання не тільки власне інформації (даних і знань), так щоб кожен менеджер отримував тільки релевантну інформацію, але і інших ресурсів підприємства, в тій чи іншій мірі входять в контакт з інформацією: технологічних, кадрових, фінансових і т. д., викладається як інноваційна спеціальність.

Завдання інформаційного менеджменту

• Формування технологічного середовища інформаційної системи

• Розвиток інформаційної системи і забезпечення її обслуговування

• Планування в середовищі інформаційної системи

• Формування організаційної структури в області інформатизації

• Використання та експлуатація інформаційних систем

• Формування інноваційної політики і здійснення інноваційних програм

• Управління персоналом у сфері інформатизації

• Управління капіталовкладеннями у сфері інформатизації

• Формування та забезпечення комплексної захищеності інформаційних ресурсів

10 Інформаційне забезпечення робочих місць різних категорій співробітників організації

Інформаційне забезпечення робочих місць - це зв'язок інформації з системами кадрового управління підприємством і управлінським процесом в цілому. Воно може розглядатися не тільки в цілому, охоплюючи всі функції управління, а й за окремими функціональними управлінським роботам, наприклад прогнозування і планування, обліку і аналізу кадрового складу підприємства. Це дає можливість відтінити специфічні моменти, притаманні інформаційному забезпеченню функціонального управління, розкривши в той же самий час його загальні властивості, що дозволяє направити дослідження вглиб.

У сучасних умовах важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про стан і діяльність працівників на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку.

10. Єдина система класифікації техніко-економічної та соціальної інформації в РФ

Для реалізації державної політики в галузі розвитку єдиної системи класифікації і кодування Уряд Російської Федерації затвердив низку постанов у яких описана відповідальність федеральних органів виконавчої влади за ведення загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації.

Постановою Уряду РФ від 1 листопада 1999 р. N 1212 було затверджено Положення "Про проведення робіт з розвитку єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації" у якому були визначені загальноросійських класифікаторів техніко - економічної та соціальної інформації. Дане Положення втратило чинність у зв'язку з виданням Постанови Уряду РФ від 10.11.2003 N 677 «Про загальноросійських класифікаторах техніко-економічної та соціальної інформації у соціально-економічній галузі.» Пізніше до нього вийшло Розпорядження Уряду РФ від 23.11.2006 N 1615-р < Про доповнення переліку загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації у соціально-економічній області, передбаченого Постановою Уряду РФ від 10.11.2003 N 677>

11 Методика вибору автоматизованих систем управління інформацією і документацією

При виборі автоматизованої системи необхідно розглядати сукупність тиражованих рішень, здатних вирости до необхідного масштабу підприємства, так як цей розріз сьогодні найбільш інформативний і зрозумілий для тих, хто відповідає за вибір програмного забезпечення.

Для кожного підприємства із зростанням обсягу діяльності необхідністю впровадження автоматизованої системи у філіях Товариства виникає потреба масштабувати свої IT. І тоді витрати на заміну програмної основи для побудови автоматизованої системи напевно перекриють первісну економію від автоматизована система управління інформацією користування технологій вчорашнього дня, реалізованих у дешевих файл-серверних продуктах.

При виборі системи враховується інструментальна технологічність, яка характеризується такими принципами:

1. простота встановлення та налаштування системи (розгортання системи, в тому числі силами штатного адміністратора замовника, масовий імпорт даних на етапі завантаження);

2. способи опису бізнес-процесів у системі (правила, алгоритми, необхідність програмування при реалізації складних процесів);

3. простота супроводу системи адміністратором (робота з розподіленими базами даних, їх синхронізація, способи формування звітності, модифікація набору облікових реквізитів і т. д.);

4. простота стикування із зовнішніми програмними модулями (інтерфейси до інших компонентів програмного середовища, можливість обміну даними з іншими підсистемами ІС замовника, зберігання шаблонів імпорту та експорту даних).

10. Основні методи побудови класифікаторів і основні методи кодування ТЕСІ

Під кодуванням розуміється присвоєння коду класифікаційного угруповання або об'єкта класифікації. Кодування призначене для формалізованого опису найменувань різних аспектів даних. Зазвичай кодування являє собою процес позначення вихідної множини об'єктів або повідомлень набором символів заданого алфавіту на основі сукупності певних правил.

Порядковий метод - кожен з об'єктів множини кодується за допомогою поточного номера по порядку. Забезпечує простоту додавання нових об'єктів і стислість коду, проте такий код не несе ніякої інформації про об'єкт. Використовується у випадках, коли не потрібно складного поділу на множини, наприклад, в класифікаторі валют.

Серійно-порядковий метод - кодами служать числа натурального ряду із закріпленою окремою серією цих чисел за об'єктами класифікації з однаковими ознаками. Найчастіше використовується для ідентифікації об'єктів у поєднанні з класифікаційним методом (класифікатор посад та службовців).

Послідовний метод - у кодовому позначенні знаки на кожному ступені поділу залежать від результатів розбиття на попередніх щаблях. У результаті кодове позначення угруповання дає інформацію про послідовність ознак, що характеризують це угруповання. Найбільш підходить ієрархічному методу класифікації.

Паралельний метод - ознаки класифікації кодуються незалежно один від одного певними розрядами чи групою розрядів кодового позначення. Метод паралельного кодування найчастіше використовується при фасетної класифікації, але застосовується також і в ієрархічній класифікації. При цьому або супідрядні ознаки, володіючи повною однорідністю, розташовуються паралельно у всіх ланках ієрархічної ланцюга, або несупідрядними паралельні ознаки штучно встановлюються в певній послідовності.

Загальноросійські класифікатори повинні відповідати вимогам Єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації РФ (ЕСКК) ТЕСІ. Національні та галузеві класифікатори є нормативними документами, внесення змін в які повинні узгоджуватися з Держкомстатом і Комітетом РФ по стандартизації, метрології та сертифікації.

Методи класифікації ТЕСІ. Класифікація як універсальний метод вивчення явищ об'єктивної дійсності і як основа побудови систем зберігання та обробки інформації. Загальні вимоги, пропоновані до методів класифікації ТЕСІ. Фактори, що впливають на вибір методів класифікації ТЕСІ. Ієрархічний і Фасетноє методи класифікації, їх переваги та недоліки. Формально-логічні правила використання методів класифікації, їх переваги та недоліки. Формально-логічні правила використання методів класифікації в класифікаторах ТЕСІ.

Значення міжнародних класифікацій інформації для забезпечення інформаційної сумісності інформаційних систем різних країн. Міжнародні організації, що здійснюють розробку класифікацій інформації.

Методи кодування ТЕСІ. Кодування як процес перетворення даних, спрямований на їх пристосування до каналу передачі даних або технічному пристрою їх переробки та зберігання. Загальні вимоги, пропоновані до методів кодування ТЕСІ. Порядковий, серійно-порядковий, послідовний і паралельний методи кодування ТЕСІ, їх переваги та недоліки. Критерії вибору методів кодування ТЕСІ.

10. Методика розробки та впровадження АСДО

Розробка АСДО пов'язана з:

Оптимізація та уніфікація крізних бізнес-процесів документообігу, що охоплюють різні структури організації. Зокрема, уніфікація правил ведення внутрішнього листування і роботи з кореспонденцією

Створення та підтримка регламентів роботи з договорами, специфічних для крупних промислових підприємств

Скорочення часу на прийняття рішень та трудовитрат на управлінську діяльність

Створення дієвих механізмів контролю виконавської дисципліни

До організаційно-методичних документів, що використовуються при впровадженні АСДО, відносяться рекомендації:

• з організації впровадження та використання системи;

• про порядок встановлення клієнтських місць;

• з оптимізації технології документообігу;

• типові класифікатори.

10. Класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації та їх місце в інформаційному забезпеченні управління

Для реалізації державної політики в галузі розвитку єдиної системи класифікації і кодування Уряд Російської Федерації затвердив низку постанов у яких описана відповідальність федеральних органів виконавчої влади за ведення загальноросійських класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації.

Постановою Уряду РФ від 1 листопада 1999 р. N 1212 було затверджено Положення "Про проведення робіт з розвитку єдиної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації" у якому були визначені загальноросійських класифікаторів техніко - економічної та соціальної інформації. Дане Положення втратило чинність у зв'язку з виданням Постанови Уряду РФ від 10.11.2003 N 677 Про загальноросійських класифікаторах техніко-економічної та соціальної інформації у соціально-економічній галузі.

10. Закон РФ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації»

Проект федерального закону "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" розроблявся відповідно до п. 22 Плану законопроектної діяльності Уряду РФ на 2005 р., затвердженого розпорядженням Уряду РФ від 6 квітня 2005 р. N 335-р. Розробники нового Федерального закону виходили з того, що інформаційна сфера - одна з найбільш динамічних і швидко розвиваються сфер суспільних відносин, що потребують в адекватному правовому регулюванні. Прийняті в другій половині 90-х рр.. законодавчі акти вже не відповідають сучасному стану суспільних відносин, з окремих питань вступають в протиріччя з більш пізніми актами, в тому числі з ГК РФ, гальмують розвиток інформаційного суспільства.

Розробка законопроекту була спрямована на досягнення наступних цілей:

усунення наявних прогалин і суперечностей, зокрема, приведення понятійного апарату і механізмів регулювання у відповідність з практикою застосування інформаційних технологій, у тому числі визначення понять "інформаційна система", "інформаційно-телекомунікаційна мережа", "електронне повідомлення" тощо;

рішення актуальних проблем, які позначив досвід існування Федерального закону "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" (наприклад, визначення правового статусу різних категорій інформації, регулювання створення та експлуатації інформаційних систем, встановлення загальних вимог до використання інформаційно-телекомунікаційних мереж);

створення необхідної правової основи для реалізації конституційних прав громадян, захисту громадських і державних інтересів у сфері використання сучасних інформаційних технологій;

уточнення закріплених в чинній редакції підходів до регулювання різних категорій інформації

10. Нормативна база інформаційного забезпечення управління в РФ

Основними елементами організаційної основи системи забезпечення інформаційної безпеки Російської Федерації є: Президент Російської Федерації, Рада Федерації Федеральних Зборів Російської Федерації, Державна Дума Федеральних Зборів Російської Федерації, Уряд Російської Федерації, Рада Безпеки Російської Федерації, федеральні органи виконавчої влади, міжвідомчі та державні комісії, створювані Президентом Російської Федерації і Урядом Російської Федерації, органи виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації, органи місцевого самоврядування, органи судової влади, громадські об'єднання, громадяни, які беруть у відповідності до законодавства Російської Федерації участь у вирішенні завдань забезпечення інформаційної безпеки Російської Федерації.

Основними джерелами права в даній області є Конституція Російської Федерації, Закон Російської Федерації «Про безпеку», федеральні закони «Про Уряді Російської Федерації», «Про судову систему Російської Федерації», «Про органи федеральної служби безпеки», «Про органи урядового зв'язку і інформації та інших федеральних органах виконавчої влади ».

Закріплені ними правові норми в цілому створюють певну правову базу для протидії виділеним загрозам, але в той же час вони мають деякі прогалини. Так, залишаються неврегульованими федеральними законами питання:

координації діяльності федеральних органів виконавчої влади щодо вирішення завдань протидії загрозам національним інтересам в інформаційній сфері;

розмежування компетенції федеральних органів виконавчої влади в галузі забезпечення інформаційної безпеки Російської Федерації;

узгодження діяльності федеральних органів виконавчої влади та діяльності органів виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації за рішенням завдань забезпечення інформаційної безпеки в рамках встановленого законодавством розмежування предметів ведення і повноважень.

10. Внутрішня і зовнішня інформаційне середовище організації

Інформаційне середовище організації є найважливішою частиною його інфраструктури, вимагає для свого формування і підтримки певних зусиль та ресурсів і відноситься до числа основних факторів, що визначають якість і успіх організації. Порівнюючи стійко функціонують підприємства з підприємствами, які знаходяться напередодні фінансового краху, можна побачити, що наявність потужної інформаційної бази і сприятливою для поширення інформації внутрішньофірмової середовища відрізняє успішні підприємства від неуспішних.

Охарактеризуємо спочатку різноманітність повідомлень, складових зовнішню інформаційне середовище організації, виділяючи ті їх властивості і особливості, які важливі для забезпечення високої якості рішень, що приймаються підприємцем. Перш за все, всі безліч таких повідомлень потрібно розділити на повідомлення направлені і ненаправлені.

Спрямовані повідомлення формуються і передаються їх джерелами (авторами) безпосередньо на адресу даного підприємця. Прикладами таких повідомлень можуть служити телефонні дзвінки, повідомлення, що надходять в особистих бесідах, листи, що надходять на адресу підприємства і т.п.

Ненаправлення повідомлення характеризуються тим властивістю, що формуються автором у розрахунку на сприйняття не якогось одного конкретного одержувача, а цілої їх групи, потенційно - всіх, кого може досягти таке повідомлення.

За своїм змістом повідомлення, складові зовнішню інформаційне середовище організації, розпадаються на класи, що охоплюють:

· Інформацію про ринки;

· Інформацію про правила господарського поведінки;

· Інформацію загальноекономічного і загальнополітичного характеру.

Внутрішня інформаційне середовище організації включає в себе повідомлення або іншу інформацію, що виробляється співробітниками фірми, її керівниками та найманими працівниками. До потоку цих повідомлень застосовуються (з відповідним уточненням змісту) багато хто з наведених вище класифікацій (спрямовані - ненаправлення, ініціативні - замовні, які спонукають до дії - інформують, а також класифікація за змістом повідомлень), тому немає сенсу їх тут повторювати.

Характеризуючи внутрішню інформаційну середовище організації, важливо підкреслити інше: в певних межах «внутрішні» повідомлення можуть бути взаємозамінними з «зовнішніми», і навпаки. Перш за все відзначимо, що ініціативні повідомлення, що надходять до керівника «самопливом», можуть заміщатися замовними повідомленнями, виконаними (підготовленими) працівниками очолюваної ним організації. Така заміна, вимагаючи, зрозуміло, додаткових витрат, одночасно в змозі суттєво підвищити надійність отримуваної інформації. Отже, якщо мова йде про необхідність отримання відомостей, від змісту яких залежать важливі для організації рішення - в ​​першу чергу стратегічні, - вибір між більш дорогим інформаційним «самообслуговуванням» і придбанням сторонньої інформації (або очікуванням її спонтанного появи в потоці ненапрямлених повідомлень) стає цілком осмисленим.

10. Характеристики інформаційного суспільства

Інформаційне суспільство - суспільство, в якому більшість працюючих зайнято виробництвом, зберіганням, переробкою і реалізацією інформації, особливо вищої її форми - знань.

Основні характеристики інформаційного суспільства можна класифікувати за такими критеріями.

Технологічний: ключовий чинник - інформаційні технології, які широко застосовуються у виробництві, установах, системі освіти та в побуті.

Соціальний: інформація виступає в якості важливого стимулятора зміни якості життя, формується і затверджується «інформаційне свідомість» при широкому доступі до інформації.

Економічний: інформація складає ключовий фактор в економіці в якості ресурсу, послуг, товару, джерела доданої вартості та зайнятості.

Політичний: свобода інформації, ведуча до політичного процесу, який характеризується зростаючим участю і консенсусом між різними класами і соціальними верствами населення.

Культурний: визнання культурної цінності інформації за допомогою сприяння утвердженню інформаційних цінностей в інтересах розвитку окремого індивіда і суспільства в цілому.

При цьому основна думка полягає в тому, що комунікація являє собою «ключовий елемент інформаційного суспільства».

Говорячи про інформаційне суспільство, його треба приймати не в буквальному сенсі, а розглядати як орієнтир, тенденцію змін у сучасному західному суспільстві. За його словами, в цілому ця модель орієнтована на майбутнє, але в розвинених капіталістичних країнах вже зараз можна назвати цілий ряд викликаних інформаційними технологіями змін, які підтверджують концепцію інформаційного суспільства.

10. Співвідношення понять «документ» і «документована інформація»

Документ (від лат. «Documentum» - свідоцтво) - матеріальний об'єкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, в тому числі в електронній формі, призначений для розповсюдження у часі і просторі. Документи можуть містити текстову, цифрову, графічну і аудіоінформацію, вони можуть піддаватися процесам запису, пошуку, передачі, отримання, збору і читання.

Документована Інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Поняття Документована інформація (документ) є загальноприйнятим і не виключає іншого можливого тлумачення терміна "Документована інформація (документ)"

10. Зародження та розвиток інформаційного менеджменту як наукової дисципліни

Інформаційний менеджмент - порівняно нова спеціальність. Вона з'явилася на ринку освітніх послуг вісім років тому в результаті спільних зусиль двох провідних інститутів столичного регіону: Державного університету управління (ГУУ) та Міжнародного інституту менеджменту (МІМ) ЛІНК (LINK - Learning International NetworK).

Інформаційний менеджмент - нова дисципліна, в ній багато чого ще не устоялося, в тому числі і термінологія. Якщо згадати історію, то спочатку інформаційний менеджмент сприймався всіма як менеджмент створення самих інформаційних систем. Тобто все, що пов'язано з розробкою, рекламою, продажем і експлуатацією комп'ютерних мереж, які обслуговують різноманітні інформаційні потреби сучасних промислових підприємств, банків, комерційних організацій, навчальних закладів і т.д. Зараз практично кожна велика фірма прагне мати в себе таку систему (її часто називають «корпоративною інформаційною системою», тому що вона як би підтримує всі інші виробничі процеси). Природно, вона пов'язана із зовнішнім світом, з Інтернетом, електронною поштою і т.д. Але зараз таке визначення інформаційного менеджменту вже застаріло, це поняття істотно розширилося. Правильніше говорити про те, що інформаційний менеджмент - це те, що відповідає взагалі за управління взаємодією між бізнесом і технологіями. У будь-якій організації, на підприємстві, в галузі, та й у світовій економіці в цілому, можна виділити три основні компоненти: бізнес (він реалізується за допомогою якихось комерційних операцій, організаційних структур і розумових стратегій), предметні технології (з їхньою допомогою відбувається всіляка продукція ) і, нарешті, інформація, яка пов'язує все це воєдино.

Список використаних джерел

1. Бармаки Б. Інформаційні системи / / Управління компанією .- № 2, 2007.

2. Клейнер Г.Б. Стратегії бізнесу: аналітичний довідник.: Москва .- 2007

3. Орлов. А.І. Менеджмент .- М.: Видавництво "Ізумруд" .- 2006.

Комп'ютерні інформаційні технології ДОП

1. Автоматизована система «Дело»: склад, призначення, що реалізуються завдання документообігу

Система "ДІЛО" - це комплексне промислове рішення, розроблене компанією "Електронні офісні системи", що дозволяє автоматизувати діловодство і впровадити електронний документообіг як в окремо взятих організаціях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.

Сьогодні "Дело" використовують понад 1200 компаній і органів влади Росії і країн СНД, а загальне число встановлених робочих місць перевищує 150 000. Дванадцять регіонів РФ вибрали "Дело" як основу побудови єдиної системи документообігу органів влади всіх рівнів.

Система "ДІЛО":

успішно використовується як державними організаціями, так і комерційними компаніями всіх галузей діяльності;

підтримує автоматизацію роботи з документами в будь-якій організації, що використовує від одиниць до тисяч робочих місць;

дозволяє працювати як у локальній мережі, так і віддалено - через Інтернет ("Дело-WEB");

використовує стандартні, широко застосовуються технологічні платформи (MS Windows, Oracle, MS Office, MS SQL) і не вимагає додаткових вкладень в IT-інфраструктуру;

забезпечує необхідний рівень захисту даних і конфіденційність інформації;

відповідає всім нормативним вимогам як російського діловодства, так і міжнародних стандартів;

забезпечує як автоматизацію класичного "паперового" діловодства, так і змішаний "паперово-електронний" варіант, а також повноцінний електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) і спеціальних криптографічних засобів;

надає можливість масового переведення паперових документів в електронний вигляд і поміщення їх в базу даних системи (опція "Потокове сканування");

підтримує повний цикл роботи з проектами документів, у тому числі їх маршрутизацію і версійність;

має відкриту архітектуру і надає можливість інтеграції з іншими програмними засобами (1С, програмні продукти компанії "Електронні офісні системи" та ін.)

Використання системи "Дело" дозволяє організувати ефективний контроль за рухом і виконанням як паперових, так і електронних документів організації.

2. Основні види і різновиди форматів, які використовуються в електронному документообігу

Стандарт встановлює формат, склад і зміст електронних повідомлень, що забезпечують взаємодію систем автоматизації документаційного забезпечення управління. Запропонована в ньому модель електронного повідомлення, дозволяє представити повідомлення як сукупність декількох зон.

«Тема» містить службову інформацію, необхідну для правильної передачі та інтерпретації всього повідомлення в цілому.

«Документ» - основна зона, що містить інформацію про переданому документі: його структурованої частини (в обсязі стандартизованого набору реквізитів РКФ) і його тілі - власне документі.

У зоні «Завдання» є інформація про видані завданнях на виконання і обробку документа (у вигляді резолюцій, доручень, супровідних листів, нагадувань і т.д.) - як за їх структурованої частини (в обсязі стандартизованого набору реквізитів РКФ), так і по їх електронної, неструктурованої формі (набори файлів).

Зона «Додаткові матеріали» містить інформацію про додаткові матеріалах до документа, які роз'яснюють окремі, порушені в ньому питання (у вигляді додатків, додаткових документів, листів, довідок та ін).

Зона «Повідомлення» (підтвердження прийому) містить інформацію про доставку повідомлення, про помилки прийому та інтерпретації повідомлення, про реєстрацію отриманого документа та ін

Зона «Розширення» містить додаткові, не стандартизовані в рамках створюваного стандарту дані з передавальної системи автоматизації. Призначення цієї зони - визначення стандартного шляху розширення стандарту. Склад даної зони документується розробником відповідної системи автоматизації.

Стандарт визначає правила опису зон повідомлення, які оформляються як самостійні, незалежні елементи XML першого рівня ієрархії і при їх описі вказується: ім'я типу відповідного XML елемента і атрибути цього елемента із зазначенням, у разі необхідності, формату даних і / або списку допустимих значень. При описі вкладених елементів додатково вказується обов'язковість і їх допустиму кількість, а для атрибутів елементів лише обов'язковість. Для опису атрибутів та змісту елементів визначено відповідні типи даних.

У деяких зонах повідомлення можуть передаватися файли, що забезпечують передачу документів в неструктурованому вигляді. Формат даних файлів стандартом не регламентується - їх обробка проводиться на розсуд розробників систем, а дані файлу трактуються при передачі як виконавчі. Для передачі файлів в повідомленні визначено спеціальний елемент, єдиний для всіх зон.

Електронне повідомлення являє собою XML-документ встановленої стандартом структури і з заданим складом елементів та їх властивостей. Електронне повідомлення передається між системами автоматизації у вигляді файлу.

Опис зон електронного повідомлення практично закінчено, і зараз проводиться остаточне узгодження та оптимізація складу елементів, атрибутів, їх типів і значень - формуються «стандартні» елементи для використання в будь-якій зоні електронного повідомлення.

3. Система «Летограф»: склад, призначення, що реалізуються завдання документообігу

ЛЕТОГРАФ програмна, що виконує ряд функцій, необхідних для електронного документообігу:

- Управління документами - ECM (Enterprise Content Management)

- Автоматизації бізнес - процесів - BPM (Business Process Management)

- Інтеграції корпоративних додатків - EAI (Enterprise Application Integration)

Основні функції

Реєстрація, зберігання і пошук документів

Створення електронного архіву документів

Автоматизація кадрового документообігу

Автоматизація процесів, що поєднують кілька інформаційних систем

Управління проектним документообігом

Відмінні особливості:

Система ЛЕТОГРАФ встановлюється на сервер, доступ до системи можливий через Web-браузер з будь-якого комп'ютера, підключеного до сервера. Не потрібно встановлювати програмне забезпечення на комп'ютери користувачів.

4. Система ODB TEXT: призначення, що реалізуються завдання, архітектура

Документальна інформаційно-пошукова система ODB-Text версії 3.0 - це корпоративне сховище документів. Доступ до бази документів можливий з локальних мереж Windows, Windows NT, Novell, глобальних мереж по протоколу TCP / IP, в тому числі з мережі Інтернет. ODB-Text істотно полегшує впорядкування й пошук інформації в корпоративній мережі Вашого підприємства, має засоби побудови звітів.

Інтеграція даних різних форматів і різних програмних продуктів. Підтримуються дані таких форматів: текстові файли в кодуванні DOS, Windows, документи Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, у форматі HTML (кодування DOS, Windows, KOI-8), Autocad, CorelDRAW і багато інших.

1. Як правило, встановлюється на потужному комп'ютері. Саме там на жорсткому диску присутні бази даних. За станом серверу стежить Адміністратор мережі. У його компетенції створення нових баз даних, редагування та видалення існуючих. Саме на сервері відбувається індексація документів, працює пошукова машина, яка знаходить документи за запитом на природній мові, виконується перевірка привілеїв користувачів.

2. Сервер системи "ODB-Text" виконує наступні основні дії:

3. Додати новий документ в базу даних;

4. Читати документа з БД;

5. Шукати документи в БД;

6. Редагувати документ;

7. Видалити документ з БД;

8. Отримати список ключових слів по кожному з полів документа.

9. Програма-сервер надає широкі можливості конфігурації баз даних і додаткових допоміжних функцій. Адміністратор мережі може:

10. Створити мережеву базу документів;

11. Вказати права кожного користувача з доступу до документів бази;

12. Поставити розклад синхронізації з WEB-сервером ODB-Text або синхронізувати бази даних в ручному режимі;

13. Дозволити або заборонити ведення протоколу мережевого обміну з клієнтами системи "ODB-Text";

14. Поставити файл для збереження протоколу;

15. Поставити режим автоматичного формування імен баз даних;

1. Дозволити системі самій обирати каталог для дискових файлів баз даних.

У системі завжди присутній сервер документів. Він виконує команди клієнтів додати, оновити, видалити документи. До сервера підключаються клієнти ODB-Text. Поряд з сервером в система може включати в себе Web-сервер ODB-Text. Web-сервер ODB-Text надає доступ до бази документів через броузер - Netscape Navigator або Internet Explorer версій 4.0 і вище. Обидва сервера можуть обмінюватися інформацією згідно заданим розкладом. Наприклад, частина співробітників може працювати над наповненням бази, а інша - користуватися цією базою як довідником. Перша група співробітників працює за допомогою спеціалізованої програми-клієнта, друга проводять пошук і перегляд документів через броузер. Обидві групи працюють з різними базами документів-перша група з новішими, друга - з незмінними. Час від часу, наприклад, кожен день в 18.00 або раз на тиждень у п'ятницю о 9.00 оновлена ​​база стає доступною Інтернет-користувачам, в той же час працівники першої групи продовжують заповнення бази.

5. Розробки компанії ЕОС у сфері електронного документоооборота. Вбудовувані модулі системи «Дело»

«Компанія Електронні Офісні Системи» (ЕОС) - провідний російський виробник і постачальник систем автоматизації діловодства та електронного документообігу, кадрового обліку, архівної справи та зберігання електронних документів.

Основним завданням є розробка та впровадження систем управління документаційною діяльністю організацій на основі застосування сучасних інформаційних технологій. ЕОС:

- Розробляє і постачає програмні системи автоматизації діловодства, електронного документообігу, архівної справи та кадрового обліку;

- Надає послуги по встановленню та налагодженню систем, введення їх в дію і навчання персоналу;

- Надає консультаційні послуги в області документаційною діяльності (експертні та аналітичні дослідження, розробка нормативних документів, лекції);

- Реалізує проекти, пов'язані зі створенням галузевих, регіональних і корпоративних систем управління документаційною діяльністю.

«СПРАВА» - система електронного документообігу розроблена компанією «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) - комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесів діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.

Функціонально ставлячись до класу систем управління корпоративним контентом, (ECM) система «Справа» забезпечує як автоматизацію процедур загального документообігу компанії, так і автоматизацію контролю виконання доручень, а також довільних регламентованих бізнес-процесів.

Система електронного документообігу «ДІЛО» повністю відповідає державним нормативно-методичним вимогам у сфері управління документами. Наявність відкритого API-інтерфейсу робить можливою інтеграцію системи документообігу підприємства «ДЕЛО» з будь-якими використовуваними в організації інформаційними системами і бізнес-додатками.

Модуль ЕОС «Дело»: Модуль відповідає за підтримку шифрування та електронного цифрового підпису документів у системі електронного документообігу "ДЕЛО", що використовується організаціями Росії, республіки Білорусі та інших країн СНД, від компанії "Електронні офісні системи" (ЕОС).

6. Розробки компанії 3Т у сфері електронного документообігу. Вбудовувані модулі системи «Летограф»

«3Т-Комп'ютерні технології» - російський системний інтегратор, що працює на комп'ютерному і телекомунікаційному ринку з 1992 року. Основним завданням компанії є комплексний підхід до побудови інформаційних систем замовника, реалізуючи проекти "під ключ" - від розробки безпосередньо технічного завдання до його реалізації, пуско-налагодження та подальшого супроводу.

Система ЛЕТОГРАФ надає можливість використовувати модуль Пошта, за допомогою якого буде здійснюватися обмін повідомленнями по електронній пошті. Для цього достатньо визначити в системі обліковий запис для кожного користувача. Для створення облікових записів користувачів необхідно задати адресу сервера для вихідних і вхідних повідомлень, адресу електронної пошти, ім'я користувача, зареєстрованого на сервері і ін Після чого користувачу надаються всі стандартні функції роботи з електронною поштою - отримання повідомлень, створення повідомлень, відповіді на повідомлення, перенаправлення повідомлень.

При створенні повідомлення користувачеві доступний як ручне введення адресата, так і вибір адресатів з довідника. До повідомлень електронної пошти можна прикріплювати файли будь-яких форматів.

Інформування співробітників про що відбуваються в системі по електронній пошті

Система надає можливість підписуватися на сповіщення (інформування) співробітників про події, що відбуваються (здійснюваних діях) над об'єктом системи. Наприклад, якщо користувач підпишеться на який-небудь документ, то на електронну адресу користувача буде надходити інформація про дії, що здійснюються над даним документом.

Після розгляду всіх можливостей системи ЛЕТОГРАФ, наданих їй для роботи з електронною поштою, можна виділити наступні переваги системи.

Система ЛЕТОГРАФ надає засоби для побудови єдиного інформаційного простору, можливість обміну повідомленнями за допомогою вбудованого модуля для отримання і відправки електронної кореспонденції. Всі перераховані вище можливості дозволяють організувати зручну роботу співробітників компанії і підвищують ефективність їх роботи.

7. Функціональні можливості Microsoft Office і її додатків

C истема Microsoft Office for Windows, включає в себе СУБД Access 2.0, табличний процесор Excel 5.0, текстовий редактор Word 6.0, електронну пошту Mail і її розширення Form Designer, програми обслуговування факс-модемів At Work PC Fax і техніки для презентацій Power Point і багато інше.

Використовуючи програмні засоби Microsoft Office, можна забезпечити:

обробку вхідної та вихідної інформації;

створення і редагування електронних документів;

збір та аналіз даних (наприклад, звітності) з наочним представленням результатів у вигляді графіків, діаграм тощо;

зберігання електронних документів в базах даних із зручним пошуком і доступом;

маршрутизацію і розсилання електронних документів по електронній пошті та факсимільного зв'язку;

функції диспетчеризації проходження документів та електронного секретаря;

зручне форматування і роздруківку електронних документів та ін

8. Законодавча база, яка регламентує процеси впровадження і використання інформаційних технологій в ДОП

Федеральний закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» спрямований на вдосконалення правового регулювання в інформаційній сфері та на забезпечення умов для ратифікації Конвенції Ради Європи про захист фізичних осіб стосовно автоматизованої обробки даних особистого характеру від 28 січня 1981р. У зв'язку з цим Федеральним законом передбачається визнання таким, що втратив силу Федерального закону від 20 лютого 1995р. № 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від дня вступу в силу Закону.

У Федеральному законі розкривається поняття «інформація», передбачаються правомочності власника інформації, право на доступ до інформації, гарантії та порядок реалізації цього права, різні форми використання сучасних інформаційних технологій, таких, як інформаційні системи, інформаційно-телекомунікаційні мережі, а також визначаються основи державної політики у галузі застосування інформаційних технологій. Слід також зазначити, що використання поняття «інформаційні технології» у найменуванні і тексті Закону визнано більш доцільним в порівнянні з застосуванням такого невизначеного поняття, як «інформатизація».

Крім того, Федеральним законом визначаються поняття і види інформаційних систем, вимоги до створення та експлуатації державних експлуатаційних систем.

9. Поняття «інформаційні технології» в електронному документообігу та їх класифікація

Інформаційні технології (ІТ, від англ. Information technology, IT) - широкий клас дисциплін та галузей діяльності, що відносяться до технологій керування та обробки даних, в тому числі, із застосуванням обчислювальної техніки.

Останнім часом під інформаційними технологіями найчастіше розуміють комп'ютерні технології. Зокрема, ІТ мають справу з використанням комп'ютерів і програмного забезпечення для зберігання, перетворення, захисту, обробки, передачі і отримання інформації. Фахівців з комп'ютерної техніки і програмування часто називають ІТ-фахівцями.

Відповідно до визначення, прийнятому ЮНЕСКО, ІТ - це комплекс взаємопов'язаних наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і зберіганням інформації, обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, їх практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні та культурні проблеми. Самі ІТ вимагають складної підготовки, великих первісних витрат і наукомісткої техніки. Їх введення повинно починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків у системах підготовки фахівців.

Використання в управлінні інформаційних технологій, що володіють високою гнучкістю, мобільністю і здатністю пристосовуватися до різних умов роботи є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Ефективність діловодства, як складової частини управлінської діяльності, теж істотно підвищується з переходом на комп'ютерну обробку ділової документації.

1). У першу чергу це стосується власне створення та оформлення ділових документів за допомогою текстових редакторів. Текстові редактори дозволяють не тільки підвищити швидкість оформлленія документа, але й істотно підвищити його якість у порівнянні з "докомп'ютерної" технологіями.

2). Інформаційні технології дозволяють також забезпечувати зручне зберігання документів, яке реалізується у вигляді багаторівневої структури папок на диску комп'ютера. В операційній системі Windows ця задача може бути виконана, наприклад, за допомогою програми Провідник.

3). Не менш важливе завдання електронного документообігу - це організація реєстрації (обліку) документів, а також контроль за термінами їх виконання. Причому облік і зберігання документів необхідно організувати таким чином, щоб можливий був швидкий і ефективний пошук будь-якого документа. Це завдання може бути вирішена за допомогою табличних редакторів.

4). Рівень автоматизації електронного документообігу істотно підвищується, якщо в кожному підрозділі підприємства встановити комп'ютери, пов'язані локальною мережею. Необхідною умовою функціонування такої системи, є існування потоків електронних документів у вигляді файлів, а не паперових копій. Робота з такими документами відбувається за уніфікованою схемою ЕГСДОУ (Єдина державна система документаційного забезпечення управління) з тією лише різницею, що передача їх походить від комп'ютера до комп'ютера, що стоять у різних підрозділах організації. Це суттєво підвищує швидкість проходження документів, дозволяє обробляти документи за допомогою текстових редакторів, баз даних, електонних таблиць. Такий спосіб ведення діловодства і називають безпаперовій технологією.

5). Документи, що надійшли в організацію по каналах ел. пошти або створені в такому "електронному офісі" вже існують у формі, доступній для комп'ютерної обробки. Дещо більшу проблему представляють собою документи, що надійшли в організацію у вигляді паперових копій. Такі документи можна піддати скануванню і обробці з допомогою спеціалізованих програм - систем оптичного розпізнавання символів OCR (optical character recognition). Надалі в роботі з цими документами реалізовуються всі переваги інформаційних технологій їх обробки.

10. Технологія баз даних в електронному документообігу: призначення, зміст, місце

Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї та виконання довідково-інформаційної роботи використовується технологія баз даних. Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів і контроль їх виконання, здійснення довідкової роботи по документах організації, складання описів документів тривалого терміну зберігання перед здачею в архів, отримання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акту про виділення документів, терміни яких минули, до знищення та інші. Поряд з цим, бази даних дозволяють отримати довідку по законодавчій базі, за системою нормативно-методичних документів, що визначають порядок вирішення даного питання. Найбільше поширення для організації баз даних набула система Access пакету Ms Office. Це пояснюється її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, великим спектром функціональних обов'язків.

11. Ключові інформаційні технології в документообігу: призначення, місце, роль

Найбільш відомими інформаційними технологіями, що використовуються при оформленні документів є: текстовий, табличний і графічний редактори / процесори. В якості текстового редактора в більшості випадків використовують MS Word інтегрованого пакету MS Office. Використання різних компонентів цього пакета має масу переваг: повна сумісність окремих компонентів, тобто можливість передачі інформації з однієї програми в іншу; однаковість методів роботи та інше. MS Word надає також багато можливостей для оформлення тексту: різні стилі оформлення, різні шрифти; можливості виготовлення і вставки малюнків, таблиць; редагування, перевірка правопису, багатомовна підтримка, створення форм і бланків; можливості створення і редагування повідомлень електронної пошти; різноманітні операції по роботі зі складними за структурою багатосторінковими документами.

В якості табличного редактора вибирають MS Excel пакету MS Office. Володіючи широким колом можливостей з автоматичного обчислення, електронні таблиці дозволяють також знаходити в бізнесі ключові точки, впливаючи на які можна малими витратами досягти помітних результатів, оцінити віддачу майбутніх проектів. MS Excel надає широкі можливості по оформленню документів, пошуку в них потрібної інформації, оформлення результатів пошуку, побудови діаграм різного типу.

Ілюстративний матеріал - важливий елемент будь-якого документа. Одним з найбільш популярних засобів його створення є комп'ютерна графіка. В даний час існує велика кількість програм комп'ютерної графіки від найпростішого графічного редактора типу Paint, що входить в комплект стандартних програм системи Windows, до ​​складних професійних програм.

Найбільш різноманітні і багатофункціональні інформаційні технології, призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу та виконання довідково-інформаційної роботи. Найбільш проста технологія, яка потребує спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, що надаються системою Windows. Вона дозволяє створити систему папок для зберігання документів відповідно до номенклатури справ організації, організувати доступ до документів.

12. Системи електронного документообігу компанії «Інтер-Траст»: склад, призначення, що реалізуються завдання

Система OfficeMedia призначена для автоматизації документообігу невеликих організацій, що не мають віддалених офісів, що використовують один сервер і локальну комп'ютерну мережу з невеликою кількістю робочих місць.

Система OfficeMedia вирішує наступні завдання:

• координація роботи, колективне й індивідуальне планування робочого дня;

• швидкий доступ до інформації про зовнішні організаціях і про поточний стан відносин з ними;

• надання коштів для ділового листування;

• реєстрація документів, що циркулюють в організації;

• можливість оперативної роздачі доручень;

• аналіз і контроль виконавської дисципліни;

• узгодження, ознайомлення, виконання документів.

Система OfficeMedia складається з чотирьох комплектів:

• Діловодство;

• Зовнішні контакти;

• Управління та планування;

• Облік матеріальних цінностей.

• Діловодство

Комплект призначений для автоматизації роботи секретарів або відділу діловодства. Складається він з таких баз даних:

• Реєстрація документів (призначена для організації систематичного обліку всіх вхідних, вихідних і внутрішніх документів організації на основі реєстраційно-контрольних карток. У базі реалізовані механізми контролю за виконанням документів, резолюціями керівництва, виконавської дисципліни співробітників організації тощо База даних забезпечує автоматичну підготовку різних звітів і стандартних облікових документів для служб документаційного забезпечення управління);

• Бібліотека документів (служить для підготовки документів довільного формату, їх класифікації за темами / електронним папок, контекстного пошуку інформації і друку документів. База даних може бути використана для зберігання документів довільного змісту, таких як нормативні документи організації та довідкові матеріали, для підготовки проектів документів і т. д.);

• Узгодження (призначена для відправлення документів на узгодження і для зберігання результатів узгодження. Дозволяє здійснювати автоматичну розсилку документів співробітникам організації по внутрішній пошті для електронного візування. Здійснюється оперативний контроль процесу узгодження);

• Ознайомлення (призначена для відправки документів на ознайомлення. Дозволяє здійснювати автоматичну розсилку документів співробітникам організації по внутрішній пошті для ознайомлення. Здійснюється оперативний контроль процесу ознайомлення);

• Звернення громадян (призначена для ведення діловодства на підставі звернень фізичних осіб);

• Організаційно-розпорядчі документи (призначена для формування проектів наказів, розпоряджень, службових записок, їх узгодження, підпису та контролю виконання).

Бази даних комплекту можуть використовуватися як незалежно, так і разом, забезпечуючи в останньому випадку автоматичну маршрутизацію документів усередині системи. Ви самі вибираєте ті бази, з якими будете працювати.

Універсальна система електронного документообігу CompanyMedia ® орієнтована на:

• створення якісно нового рівня управління, заснованого на електронних адміністративних регламентах з застосуванням формальних методик опису процесів і з вимірюванням показників процесів;

• підвищення ефективності управління за рахунок документування всієї діяльності організації, суворого контролю за дотриманням персоналом посадових обов'язків, регламентів і процедур, підвищення прозорості ділових процесів на всіх рівнях управління;

• скорочення циклів проходження документів і часу виконання контрольних функцій;

• забезпечення максимальної прозорості процесу обробки документів і завдань та можливості оперативного контролю всіх стадій управлінських процесів;

• створення єдиного інформаційного простору, об'єднуючого співробітників всіх підприємств, установ, компаній, територіальних об'єктів, що входять до складу організації / холдингу на рівні загальних ділових процесів і колективної роботи.

Система надає засоби, що забезпечують роботу з документами відповідно до вимог державних стандартів і специфікою документопотоков організацій різного масштабу і галузевої приналежності.

CompanyMedia ® призначена для вирішення наступних завдань:

• документаційного забезпечення управління;

• управління типовими діловими процесами;

• управління документацією;

• управління потоками робіт та документів в рамках регламентованих і довільних ділових процесів;

• доставки управлінської інформації (комунікації), вироблення і прийняття управлінських рішень (колективна робота), підтримки виконання та контролю за прийнятими рішеннями (координація).

13. Розробки компанії «Інтер-Траст» у сфері електронного документообігу. Вбудовувані модулі системи «Company Media»

«Интертраст» є виробником системи електронного документообігу CompanyMedia, яка створена в суворій відповідності з державними стандартами в області діловодства. При її розробці проводилися консультації з фахівцями Всеросійського НДІ документознавства та архівної справи (ВНИИДАД).

CompanyMedia має чотири сертифікати якості Держстандарту РФ за системою Молс на системи «CompanyMedia-Діловодство», «CompanyMedia-Проекти», «CompanyMedia-Планування», «CompanyMedia-Управління персоналом».

Переваги організації електронного документообігу на основі CompanyMedia в порівнянні з традиційним документообігом очевидні:

- Співробітники користуються єдиними базами даних, що дозволяє швидко отримувати документ, створений колегами;

- За допомогою системи електронного документообігу зручно контролювати виконання документа;

- Керівник завжди знає, де зараз знаходиться його документ і хто його виконавець;

- Система вчасно повідомляє про терміни виконання документа / доручення, автоматично створюючи документнапомінаніе.

14. Загрози інформаційної безпеки та принципи, методи, технології їх запобігання в електронний документообіг

Поняття «інформаційна безпека» розглядається в наступних значеннях:

• стан (якість) певного об'єкта (як об'єкт може виступати інформація, дані, ресурси автоматизованої системи, автоматизована система, інформаційна система підприємства, суспільства, держави і т. п.);

• діяльність, спрямована на забезпечення захищеного стану об'єкта (у цьому значенні частіше використовується термін «захист інформації»).

Організаційно-технічні і режимні заходи і методи

Для опису технології захисту інформації конкретної інформаційної системи зазвичай будується так звана Політика інформаційної безпеки або Політика безпеки розглянутої інформаційної системи.

Політика безпеки (інформації в організації) (англ. Organizational security policy) - сукупність документованих правил, процедур, практичних прийомів або керівних принципів у галузі безпеки інформації, якими керується організація у своїй діяльності.

Політика безпеки інформаційно-телекомунікаційних технологій (англ. ІСТ security policy) - правила, директиви, що склалася практика, що визначають, як у межах організації та її інформаційно-телекомунікаційних технологій управляти, захищати і розподіляти активи, в тому числі критичну інформацію.

Для побудови Політики інформаційної безпеки рекомендується окремо розглядати наступні напрямки захисту інформаційної системи:

• Захист об'єктів інформаційної системи;

• Захист процесів, процедур і програм обробки інформації;

• Захист каналів зв'язку;

• Придушення побічних електромагнітних випромінювань;

• Управління системою захисту.

При цьому, по кожному з перерахованих вище напрямків Політика інформаційної безпеки повинна описувати наступні етапи створення засобів захисту інформації:

• Визначення інформаційних і технічних ресурсів, що підлягають захисту;

• Виявлення повного безлічі потенційно можливих загроз і каналів витоку інформації;

• Проведення оцінки уразливості і ризиків інформації при наявному безлічі загроз та каналів витоку;

• Визначення вимог до системи захисту;

• Здійснення вибору засобів захисту інформації та їх характеристик;

• Впровадження та організація використання обраних заходів, способів і засобів захисту;

• Здійснення контролю цілісності і керування системою захисту.

Політика інформаційної безпеки оформляється у вигляді документованих вимог на інформаційну систему. Документи звичайно поділяють за рівнями опису (деталізації) процесу захисту.

Документи верхнього рівня Політики інформаційної безпеки відображають позицію організації до діяльності в області захисту інформації, її прагнення відповідати державним, міжнародним вимогам і стандартам у цій галузі. Подібні документи можуть називатися «Концепція ІБ», «Регламент управління ІБ», «Політика ІБ», «Технічний стандарт ІБ» і т. п. Область розповсюдження документів верхнього рівня звичайно не обмежується, проте дані документи можуть випускатися і у двох редакціях - для зовнішнього і внутрішнього використання.

Згідно ДСТУ ISO / IEC 17799-2005, на верхньому рівні Політики інформаційної безпеки повинні бути оформлені наступні документи: «Концепція забезпечення ІБ», «Правила допустимого використання ресурсів інформаційної системи», «План забезпечення безперервності бізнесу».

До середнього рівня відносять документи, що стосуються окремих аспектів інформаційної безпеки. Це вимоги на створення і експлуатацію засобів захисту інформації, огранізації інформаційних та бізнес-процесів організації по конкретному напрямку захисту інформації. Наприклад: Безпеки даних, Безпеки комунікацій, Використання засобів криптографічного захисту, Контентна фільтрація і т. п. Подібні документи зазвичай видаються у вигляді внутрішніх технічних і організаційних політик (стандартів) організації. Всі документи середнього рівня політики інформаційної безпеки конфіденційні.

У політику інформаційної безпеки нижнього рівня входять регламенти робіт, керівництва з адміністрування, інструкції з експлуатації окремих сервісів інформаційної безпеки.

Програмно-технічні засоби і способи забезпечення інформаційної безпеки.

У літературі пропонується наступна класифікація засобів захисту інформації.

Засоби захисту від несанкціонованого доступу (НСД):

• Засоби авторизації;

• Мандатний управління доступом;

• Виборче управління доступом;

• Управління доступом на основі ролей;

• Журналювання (так само називається Аудит).

• Системи аналізу та моделювання інформаційних потоків (CASE-системи).

• Системи моніторингу мереж:

• Системи виявлення та запобігання вторгнень (IDS / IPS).

• Аналізатори протоколів.

• Антивірусні засоби.

• Міжмережеві екрани.

• Криптографічні засоби:

• Шифрування;

• Цифровий підпис.

• Системи резервного копіювання.

• Системи безперебійного живлення:

• Джерела безперебійного живлення;

• Резервування навантаження;

• Генератори напруги.

• Системи аутентифікації:

• Пароль;

• Сертифікат;

• Біометрія.

• Засоби запобігання злому корпусів та крадіжок обладнання.

• Засоби контролю доступу в приміщення.

• Інструментальні засоби аналізу систем захисту:

• Моніторинговий програмний продукт.

15. Електронний офіс. Базові інформаційні технології, що використовуються при його створенні

Електронний офіс - система автоматизації роботи установи, заснована на використанні комп'ютерної техніки.

Електронний офіс представляє наступні можливості:

• Отримати інформацію про фірму, її реквізити, порядок роботи і т.д.

• Отримати інформацію про реалізованої продукції, або про надані послуги (з будь-яким ступенем деталізації);

• Отримати діючий прайс-лист;

• Отримати на факс-апарат необхідні документи, проекти договорів, рахунок-фактури або інструкції, а також відправити фірмі голосове повідомлення або факсимільний документ;

• З'ясувати наявність товару на складі в цей момент;

• Здійснити замовлення товарів і послуг.

Система "Електронний офіс" призначена для організації віддаленого обслуговування клієнтів і дозволяє цілодобово отримувати фінансові послуги в будь-якій точці, де є доступ в глобальну мережу зв'язку - Інтернет.

На сучасному рівні розвитку інформаційно-телекомунікаційних технологій можливе створення електронного офісу, дає більш швидкий доступ до інформації і більш швидку реакцію на дії клієнтів, конкурентів і будь-які інші прояви у ділової та політичної навколишньому середовищу. Електронний офіс дає також можливість досягнення більшої точності в аналізі, відмови від виконання більшості рутинних завдань, що звільняє службовців для більш творчої роботи.

16. Створення та ведення правових баз даних. Основні правові бази даних, що використовуються в РФ

База даних - це сукупність структурованих і взаємозалежних даних і методів, що забезпечують додавання вибірку і відображення даних. Microsoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних. У рамках цього файлу використовуються наступні об'єкти:

1. таблиці для збереження даних;

2. запити для пошуку і вилучення тільки необхідних даних;

3. форми для перегляду, додавання і зміни даних у таблицях;

4. звіти для аналізу та друку даних у певному форматі;

Вдала розробка бази даних забезпечує простоту її підтримки. Дані слід зберігати в таблицях, причому кожна таблиця повинна містити інформацію одного типу, тоді досить буде оновити конкретні дані тільки в одному місці, щоб оновлена ​​інформація відображалася у всій базі даних.

Довідково-правові системи істотно полегшують життя фахівцям (юристам, бухгалтерам, керівникам), багаторазово підвищуючи їх продуктивність праці при вирішенні правових питань.

В кінці 80-х - початку 90-х років почалося динамічний розвиток російського законодавства й одночасно широке поширення персональних комп'ютерів. Багато фахівців (юристи, бухгалтери, аудитори, керівники організацій) відчули гостру потребу в повній і актуальної правової інформації. Ключову роль у забезпеченні широкого доступу до законодавства і створенні ринку УПС в Росії, як і в розвинених зарубіжних країнах, зіграли недержавні компанії.

Першим розробником комерційної правової бази даних стало агентство INTRALEX, яке в 1989 р. представило програмний комплекс "Юридична довідково-інформаційна система" (ЮСІС).

У числі перших розробників довідкових правових систем - Науково-виробниче об'єднання "Обчислювальна математика та інформатика" (НВО "ВМІ"). Перша розробка НВО "ВМІ" побачила світ у 1990 р. - це була СПС "Гарант". У подальшому від НВО "ВМІ" відокремилася компанія "Гарант-Сервіс", яка в даний час поширює систему "Гарант".

У 1992 р. НВО "ВМІ" випустило у світ правову систему нового покоління - УПС КонсультантПлюс. Ця розробка враховувала досвід попередніх десятиліть і в той же час містила нові рішення. В основу КонсультантПлюс лягли передові технології і унікальні принципи організації сервісу. Був зроблений серйозний крок у побудові системи доступу до правової інформації на всій території Росії.

У процесі розробки нової довідкової правової системи Консультант Плюс були успішно вирішені найскладніші завдання. По-перше, оперативне, без затримок, оновлення інформації на комп'ютерах користувачів у всіх регіонах Росії. По-друге, організація якісного надійного сервісу для користувачів. Таким чином, був створений не тільки новий унікальний продукт, але і практично "з нуля" організована всеросійська сервісна Мережа з розповсюдження правової інформації. Розробки КонсультантПлюс заклали основи розвитку нової вітчизняної галузі - галузі розповсюдження правової інформації.

Сьогодні компанія "Консультант Плюс" лідирує на російському ринку довідкових правових систем. Користувачами КонсультантПлюс є більше 180 000 організацій по всій Росії. За даними регулярних досліджень, проведених провідними дослідними організаціями, переважна більшість російських користувачів працюють з системою КонсультантПлюс - за різними оцінками, її вибирають від 70 до 79% компаній.

На сьогоднішній день у Росії існують такі основні довідково-правові системи:

1. «Гарант»:

Є міжнародні та федеральні документи, судові рішення, фінансові консультації, тексти указів президента. Складається з однієї об'єднаної бази. В одній програмі УПС ГАРАНТ об'єднані більш 1050000 федеральних і регіональних нормативних документів Росії. Там же представлені судова та арбітражна практика, міжнародні договори, проекти законів, економічна інформація: форми документів, бізнес-довідки, календар бухгалтера, матеріали з професійної бухгалтерської преси. У СПС ГАРАНТ є різноманітні види пошуку документів та інформації.

За договорами з федеральними та регіональними органами влади нові документи після затвердження надходять в електронні бази УПС ГАРАНТ. Електронні тексти повністю відповідають офіційним. Забезпечені коментарями, довідками, схемами, пов'язані гіперпосиланнями. Щотижневе поповнення становить близько 8 000 документів ("ГАРАНТ-Максимум. Уся Росія").

Вища патентна палата Російського агентства по патентах і товарних знаках визнала словесне позначення ГАРАНТ загальновідомим у Російській Федерації товарним знаком, починаючи з 1 січня 1998 року.

Розробку УПС ГАРАНТ здійснює Науково-виробниче підприємство «Гарант-Сервіс».

2. «КонсультантПлюс»:

Є федеральні і міжнародні документи, судові рішення, фін. консультації. Складається з федеральної, регіональної та місцевої бази даних.

3. «Кодекс»:

Основна відмінність - велика кількість нормативно-технічних документів - СНиП, ГОСТ, РД і т. д., наявність спеціалізованих довідкових систем з різних галузей - будівництво, екологія, електроенергетика, охорона праці і т. д. Є міжнародні та федеральні документи, судові рішення , фінансові консультації, тексти указів президента. КОДЕКС - інформаційно-довідкова система по законодавству і іншим нормативним актам Росії.

Підтримує декілька режимів пошуку:

атрібутних пошук - (номер, дата, ким був прийнятий, назва, за словом або словосполученням або цілому пропозиції)

інтелектуальний пошук - у вільній формі.

Особливості: велика кількість нормативно-технічних документів - СНиП, ГОСТ, ПУЕ, ЕСКД, ГОСТ Р, Посібника з проектування, ФЕР, РДС, РД, СанПиН, ВСН, НПБ, СП, СН, ГН, ВНТП, ОНТП, ІПБ, МДК, МДС, РНіП, МУ, ОНД, МУК, ОСТН, ЕНіР, ЕРЕР, ПМГ, ТТ, ТНПБ, ІТП, ГДК, наявність спеціалізованих довідкових систем з різних галузей - будівництво, екологія, електроенергетика, охорона праці і т. д.

Є міжнародні та федеральні документи, судові рішення, фінансові консультації, тексти указів президента.

Щодня фахівці консорціуму «Кодекс» отримують по налагодженим каналам з органів влади всіх рівнів сотні нових і змінених документів. Всі зміни оперативно вносяться в еталонну базу даних «Кодекс» і передаються користувачам у вигляді оновлень відповідно до графіка обраного ними обслуговування.

17. Цілі і завдання впровадження електронного документообігу в організаціях

Впровадження СЕД (СЕД - системи електронного документообігу) дозволяє вирішити кілька завдань і досягти певних цілей.

Основними цілями проекту з впровадження СЕД зазвичай ставляться досягнення наступних орієнтирів:

1. Підвищення керованості компанією. Іншими словами, першочерговими завданнями впровадження СЕД є:

• Забезпечення єдиного сховища документів з відповідними політиками безпеки доступу

• Надання такої інформації:

• які документи обробляються в компанії

• в які терміни це відбувається, чи не можна їх скоротити

• Підвищення виконавської дисципліни

• Оперативний контроль конкретних завдань (контролери доручень повинні завжди бути в курсі поточного стану справ, без додаткових нарад і дзвінків)

• Надання аналітичної інформації (поточної статистики роботи) оперативно і якісно (без спотворення):

• обсяг оброблюваних документів

• час, що витрачається кожним виконавцем / підрозділом;

і т.п.

Скорочення часу на впровадження управлінських рішень

Скорочення часу узгодження наказів, розпоряджень і т.п.

Контроль виконання наказів і т.п.

2. Підвищення якості роботи компанії. Першочерговими завданнями впровадження СЕД стають:

• Скорочення часу узгодження документів

• Скорочення часу обробки документів за рахунок скорочення часу на:

• Створення документів (шаблони)

• Передачу документів між співробітниками в процесі колективного редагування документів

• Підготовка звітів за завданнями і передача звітів контролерам

• Скорочення часу пошуку документів

• Скорочення ймовірності втрати документів

3. Підвищення ефективності роботи компанії

Тобто забезпечення можливості при використанні тих же ресурсів обробляти більше запитів. Відповідно, впровадження СЕД дозволяє вирішити завдання по скороченню трудовитрат поточного персоналу за рахунок перекладання частини їх функцій на систему автоматизації.

18. Система «Lotus - Notes»: призначення, що реалізуються завдання документообігу, архітектура

Lotus Notes (також Lotus Notes, Lotus Notes / Domino) - програмний продукт, платформа для автоматизації спільної діяльності робочих груп (Groupware). Виробляється компанією IBM Lotus Software, що входить в компанію IBM Software Group.

Основні функції, що входять у базову поставку Lotus Notes / Domino версії 7.0.2:

• середовище виконання додатків автоматизації групової діяльності

• криптозахист (шифрування і електронний підпис)

• клієнт електронної пошти

• сервер додатків

• поштовий сервер

• груповий календар, планувальник завдань

• клієнт середовища обміну миттєвими повідомленнями (Instant messenger) Lotus Sametime (сервер Sametime є самостійним продуктом)

• веб сервер - для надання доступу до додатків Lotus Notes через браузер

• LDAP сервер

• реплікація - синхронізація між дистанційно віддаленими примірниками баз даних

• служби інтеграції даних Domino Enterprise connection services (DECS)

Lotus Notes є платформою для побудови додатків автоматизації управлінських і документних процесів. Особливістю системи є об'єктно-орієнтована архітектура, завдяки якій можливо створення інформаційних систем, що автоматизують роботу зі складноструктурованих даними і неформалізованими динамічними процесами. У складі програмного продукту містяться тільки базові функції, що дозволяють організовувати роботу розподілених робочих груп і створювати додатки автоматизації процесів, тому Lotus Notes некоректно вважати закінченою системою автоматизації діяльності підприємства (так само як, наприклад, не може вважатися бухгалтерською системою MS SQL сервер). Lotus Notes - платформа для таких додатків. Системи електронного документообігу та інші закінчені рішення на платформі Lotus Notes / Domino розробляють і поширюють сторонні виробники ПЗ.

19. Розробки компанії «Інтер-Траст» у сфері електронного документообігу. Вбудовувані модулі системи «Office Media»

Система OfficeMedia призначена для автоматизації документообігу невеликих організацій, що не мають віддалених офісів, що використовують один сервер і локальну комп'ютерну мережу з невеликою кількістю робочих місць.

Система OfficeMedia вирішує наступні завдання:

• координація роботи, колективне й індивідуальне планування робочого дня;

• швидкий доступ до інформації про зовнішні організаціях і про поточний стан відносин з ними;

• надання коштів для ділового листування;

• реєстрація документів, що циркулюють в організації;

• можливість оперативної роздачі доручень;

• аналіз і контроль виконавської дисципліни;

• узгодження, ознайомлення, виконання документів.

Система OfficeMedia складається з чотирьох комплектів:

• Діловодство;

• Зовнішні контакти;

• Управління та планування;

• Облік матеріальних цінностей.

• Діловодство

Комплект призначений для автоматизації роботи секретарів або відділу діловодства. Складається він з таких баз даних:

• Реєстрація документів (призначена для організації систематичного обліку всіх вхідних, вихідних і внутрішніх документів організації на основі реєстраційно-контрольних карток. У базі реалізовані механізми контролю за виконанням документів, резолюціями керівництва, виконавської дисципліни співробітників організації тощо База даних забезпечує автоматичну підготовку різних звітів і стандартних облікових документів для служб документаційного забезпечення управління);

• Бібліотека документів (служить для підготовки документів довільного формату, їх класифікації за темами / електронним папок, контекстного пошуку інформації і друку документів. База даних може бути використана для зберігання документів довільного змісту, таких як нормативні документи організації та довідкові матеріали, для підготовки проектів документів і т. д.);

• Узгодження (призначена для відправлення документів на узгодження і для зберігання результатів узгодження. Дозволяє здійснювати автоматичну розсилку документів співробітникам організації по внутрішній пошті для електронного візування. Здійснюється оперативний контроль процесу узгодження);

• Ознайомлення (призначена для відправки документів на ознайомлення. Дозволяє здійснювати автоматичну розсилку документів співробітникам організації по внутрішній пошті для ознайомлення. Здійснюється оперативний контроль процесу ознайомлення);

• Звернення громадян (призначена для ведення діловодства на підставі звернень фізичних осіб);

• Організаційно-розпорядчі документи (призначена для формування проектів наказів, розпоряджень, службових записок, їх узгодження, підпису та контролю виконання).

Бази даних комплекту можуть використовуватися як незалежно, так і разом, забезпечуючи в останньому випадку автоматичну маршрутизацію документів усередині системи. Ви самі вибираєте ті бази, з якими будете працювати.

20. Автоматизована система «Справа - кадри»: склад, призначення, що реалізуються завдання

«КАДРИ» - це система автоматизованого ведення кадрової інформації підприємств і установ. Система реалізована на базі новітніх технологій, масштабована і придатна до використання як в невеликих організаціях на обмеженій кількості робочих місць, так і у великих компаніях, чисельність персоналу яких сягає тисяч і десятків тисяч співробітників.

Система «КАДРИ» дозволяє автоматизувати кадрове діловодство та процеси ведення:

• організаційно-штатної структури;

• картотеки особових карток;

• картотеки відряджень;

• наказів по особовому складу;

• табелів обліку робочого часу.

У залежності від масштабу організації система може функціонувати:

• в одного користувача варіанті (на одному комп'ютері);

• в мережевому многопользовательском варіанті з єдиним сервером баз даних.

Система «КАДРИ», заснована на сучасних реаліях кадрового діловодства, дає можливість користувачам вирішувати безліч традиційно складних проблем кадрового обліку. Зокрема, вести облік сумісників (внутрішніх, зовнішніх, що мають кілька трудових договорів), відстежувати історію зміни переміщень, надання відпусток, встановлення надбавок, підвищення кваліфікації та ін, динамічно змінювати штатний розклад.

Система «КАДРИ» надає користувачам широкий спектр можливостей по підготовці найрізноманітніших форм, звітів і довідок. Пошук необхідної інформації в системі здійснюється більш ніж по 100 реквізитами особової картки (ЛК) працівника.

Ергономічний інтерфейс системи дозволяє істотно знизити трудовитрати персоналу при веденні кадрової роботи. Ефективні функції автоматизованого заповнення полів, відмінювання ПІБ, приречення окладів, розрахунок надбавок за встановленими на підприємстві формулам і т. п. скорочують частку рутинних операцій. Інтуїтивно-зрозуміла організація форм введення, а також детальна документація, написана доступною мовою, роблять освоєння системи швидким і не втомливим процесом.

Незважаючи на простоту у використанні, програма кадрового обліку «КАДРИ» є багатофункціональним промисловим рішенням, ефективно застосовуються для автоматизації кадрових служб великих підприємств і організацій. Розвинена система прав доступу дозволяє виділити кожному співробітнику свою ділянку роботи, обмежений:

• переліком доступних організацій;

• переліком доступних підрозділів у цих організаціях;

• розділами особової картки (так, співробітникові може бути закритий доступ до будь-якого розділу - наприклад, до фінансової інформації або відомостями про військовий облік);

• функціями системи (такими, як редагування відомостей про співробітників та штатного розкладу, формування звітів, ведення відряджень, наказів та ін.).

21. Текстові формати електронних документів, що використовуються в ДОП

Текст документа може бути представлений у формі зв'язного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Зв'язний текст застосовується при підготовці статутів, положень, інструкцій, правил, наказів, розпоряджень, вказівок, протоколів, актів, договорів, контрактів, угод, службових записок, листів, довідок і т.п. Тексти поділяються на розділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи і підрозділи можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів пишуться з великої літери (допускається їх написання

прописними літерами). Підзаголовки друкуються з великої літери. Точка

в кінці заголовків і підзаголовків не проставляється. Пункти і підпункти

нумеруються арабськими цифрами, розділеними крапками. Текст пунктів і підпунктів пишеться з великої літери і закінчується крапкою. Текст управлінського документа, як правило, складається з двох частин. У першій, констатуючій частині, вказуються причини, підстави, мета складання документа. У цій частині при необхідності повинна бути встановлена ​​взаємозв'язок з раніше виданими нормативними актами або іншими документами з даного питання. У тексті документів, підготовлених на підставі або у розвиток документів інших організацій чи раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити: назва виду документа, автор, дата, реєстраційний індекс, заголовок.

22. Сучасні відкриті формати електронних документів (ODF, OOXML)

OpenDocument Format (ODF, скорочено від OASIS Open Document Format for Office Application - відкритий формат документів для офісних додатків) - відкритий формат файлів документів для зберігання та обміну офісними документами, в тому числі текстовими документами (такими як нотатки, звіти й книги), електронними таблицями, малюнками, базами даних, презентаціями.

Стандарт був розроблений індустріальним спільнотою OASIS і базується на XML-форматі. 1 травня 2006 прийнятий як міжнародний стандарт ISO / IEC 26300.

Стандарт був спільно та публічно розроблений різними організаціями, доступний для всіх і може бути використаний без обмежень. OpenDocument є альтернативою приватним закритим форматам, включно з DOC, XLS і PPT (формати використовуються в Microsoft Office 97-2007), а також формату Microsoft Office Open XML.

Office Open XML (OOXML, DOCX [1], проект ISO / IEC IS 29500:2008) - серія форматів файлів для зберігання електронних документів пакетів офісних додатків - зокрема, Microsoft Office. Формат є zip-архів, що містить текст у вигляді XML, графіку і інші дані, які можуть бути серіалізовать із застосуванням захищених патентами двійкових форматів, специфікації яких були опубліковані Microsoft для користувачів OOXML на умовах Microsoft Open Specification Promise (англ.).

Спочатку формат створювався як заміна раніше бінарного формату документів, який використовували програми Microsoft Office аж до версії Office 2003 включно. У 2006 році формат Office Open XML був оголошений вільним і відкритим форматом Ecma International. Він є форматом за замовчуванням для додатків Microsoft Office 2007.

23. Формати зберігання електронних документів

Повсюдна практика зберігання електронних документів показує, що їхні робочі екземпляри, як правило, розміщуються на вінчестері або сервері організації, а резервні копії (примірники) можуть створюватися на резервному сервері або RAID-масиві, стримерного (магнітних) стрічках, магнітооптичних та оптичних дисках (CD -RW, DVD-RW). Дуже деякі власники електронних інформаційних ресурсів виділяють з них архівну частину і зберігають її виключно на зовнішніх носіях. Це природно: темпи зростання обсягів збережених ресурсів відстають від темпів зниження цін на жорсткі диски, що дозволяє організаціям з великим запасом нарощувати свій серверний потенціал.

Важливим є також вибір типу носія, його довговічність. Цей вибір залежить від:

виду збережених електронних документів і їх сукупного обсягу,

передбачуваного терміну зберігання документів і забезпечення до них доступу,

характеру виробництва самих носіїв і передбачуваних режимів їх зберігання,

вимог щодо забезпечення автентичності документів.

Наприклад, зберігання об'ємних і складно-інформаційних ресурсів (інтегрованих баз даних, гео-та мультимедіа-систем, проектної та конструкторської документації, оригінал-макетів друкованих видань) краще здійснювати на ємних електронних носіях для того, щоб не порушувати цілісність документів.

Для зберігання електронних документів в межах 5 років цілком надійні будь-які сучасні носії інформації (у тому числі, магнітні дискети). Головне звертати увагу на репутацію фірми-виробника і країни-виробника, що в підсумку орієнтує на вартість носія, а також дотримуватися мінімальні вимоги до режимів їх зберігання. Як з будь-яким товаром, тут діє правило: дешеве хорошим не буває. З цієї ж причини при організації долговременногохраненія електронних документів випливає, наприклад, вибирати оптичні диски («болванки»), роздрібна ціна яких буде не нижче 22 - 25 рублів.

Оптичні компакт-диски (CD) невибагливі в зберіганні і цілком надійні протягом 10 - 15 років. Більшого й не потрібно. Після закінчення цього терміну неминуче доведеться або переписувати файли на інший тип носія (тому що неможливо буде вважати інформацію з CD), або конвертувати електронні документи в інші формати і також переписувати на сучасні і ємні носії.

Оптичні диски вважаються найдовговічнішими носіями. Деякі виробники визначають термін зберігання своєї продукції мало не на 200 років. Наскільки це обгрунтовано, може показати лише практика, а вона вкрай суперечлива. З одного боку, є свідчення успішного використання записів на CD протягом 10 - 15 років, з іншого боку, регулярно з'являються повідомлення про відмови зчитування інформації з цих дисків. При цьому в останні роки особливо багато нарікань надходило на доступ до файлів, записаних на CD-R1. Аналітики поки важко дати вичерпне пояснення можливих причин: чи є збої в читанні файлів наслідком ущербності технології CD-R або якихось інших чинників (порушення технології при виготовленні «болванок», порушення умов і режиму зберігання, технологічної несумісності пристроїв запису та зчитування інформації) .

Особливу увагу до вибору типу носія слід приділяти у випадку можливого використання електронних документів в якості письмових свідчень чи судових доказів. Якщо нереально надання документів юридичної сили за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП), то слід їх своєчасно скопіювати на CD-R - оптичні диски з однократним записом інформації.

24. Критерії оцінки та вибору фірм-розробників програмних продуктів у сфері ДОП

Вибір програмного продукту складний і важкий процес, тому що для конкретної організації може бути важлива не вся сукупність споживчих властивостей тієї чи іншої системи, а тільки деякі з них. Тому при виборі системи автоматизації ДОУ слід проводити її оцінку з точки зору придатності для автоматизації діловодства та документообігу в конкретній фірмі. При цьому доцільно зіставляти можливості програмного продукту з основними завданнями і використовуються технологіями діловодства фірми.

Потрібна також оцінка функціональних характеристик систем за їх програмної реалізації та вартісними показниками.

При цьому основними критеріями є:

- Запровадження єдиного порядку індивідуальної та спільної роботи з

документами в єдиній мережі;

- Об'єднання потоків електронних документів організації;

- Використання загальної для всіх підрозділів системи індексації (нумерації) документів;

- Введення загальних довідників-класифікаторів (таких як номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки (РКК) документів ит. п.

25. Нормативна база, що регламентує процеси впровадження і використання інформаційних технологій в ДОП

Проект федерального закону "Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації" розроблявся відповідно до п. 22 Плану законопроектної діяльності Уряду РФ на 2005 р., затвердженого розпорядженням Уряду РФ від 6 квітня 2005 р. N 335-р. Розробники нового Федерального закону виходили з того, що інформаційна сфера - одна з найбільш динамічних і швидко розвиваються сфер суспільних відносин, що потребують в адекватному правовому регулюванні. Прийняті в другій половині 90-х рр.. законодавчі акти вже не відповідають сучасному стану суспільних відносин, з окремих питань вступають в протиріччя з більш пізніми актами, в тому числі з ГК РФ, гальмують розвиток інформаційного суспільства.

Розробка законопроекту була спрямована на досягнення наступних цілей:

усунення наявних прогалин і суперечностей, зокрема, приведення понятійного апарату і механізмів регулювання у відповідність з практикою застосування інформаційних технологій, у тому числі визначення понять "інформаційна система", "інформаційно-телекомунікаційна мережа", "електронне повідомлення" тощо;

рішення актуальних проблем, які позначив досвід існування Федерального закону "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" (наприклад, визначення правового статусу різних категорій інформації, регулювання створення та експлуатації інформаційних систем, встановлення загальних вимог до використання інформаційно-телекомунікаційних мереж);

створення необхідної правової основи для реалізації конституційних прав громадян, захисту громадських і державних інтересів у сфері використання сучасних інформаційних технологій;

уточнення закріплених в чинній редакції підходів до регулювання різних категорій інформації

З писок використаних джерел

1. Бахтєєв Ю.Д. Документаційне забезпечення управління підприємств і організацій. Архівне зберігання документов.-2008

2. Коробейникова Л.С. Документаційне забезпечення ділового спілкування .- Воронеж .- 2006.

3. Кривошеєва Н.А. Документаційне забезпечення управління. Термінологічний словник. -Оренбург: ГОУ ОДУ .- 2007.

4. Фіонова Л.Р. Організація і технологія документаційного забезпечення управління. Конспект лекцій. - Пенза .- 2006

«Сучасна організація державних установ» та «Державна служба в РФ»

1. Становлення російської державності в 90-і роки XX століття

Становлення російської державності проходило в драматичній обстановці. Головна причина цього полягала в тому, що, ставши самостійною, зробивши значущі кроки щодо відмови від соціалістичних принципів розвитку, Росія формою правління продовжувала залишатися республікою Рад. Існувала несумісність, дуалізм політичної системи перехідного періоду, яка передбачала з одного боку влада Рад, з іншого - структуру єдиновладдя знизу доверху в особі глав адміністрацій, президентів автономних республік на чолі зі всенародно обраним Президентом Росії, що не могло не привести надалі як до протиріч, так і до протистояння структур влади.

Конфлікт між президентом і парламентом, вперше різко позначився в оцінці економічної реформи, розпочатої на початку 1992 року урядом Гайдара за підтримки Б. Н. Єльцина, яка ознаменувалася лібералізацією цін на всі промислові і продовольчі товари, то відлив, то дужче, у вересні 1993 року досягає апогею, 21 вересня Президент оприлюднив свій указ № 1400 «Про поетапну конституційну реформу в РФ». У ньому говорилося про припинення діяльності З'їзду народних депутатів і Верховної Ради РФ і про призначення виборів в новий представницький орган, нижню палату Федеральних зборів - Державну думу на 11-12 грудня 1993 року. На ті ж дні був призначений всеросійський референдум за проектом російської конституції. Конституційний суд і X з'їзд народних депутатів охарактеризували указ № 1400 як акт державного перевороту. Протистояння завершилося збройним захопленням будівлі Верховної Ради і арештом парламенту.

Переворот, спрямований на встановлення єдиновладдя Президента, дозволив йому переступити до зламу всієї системи Рад. Указом від 26 жовтня 1993 року «Про реформу місцевого самоврядування в РФ» припинилася діяльність міських, районних і сільських Рад. Було скасовано порядок обрання глав адміністрацій. У краях, областях, автономних республіках, округах і містах федерального значення вони стали призначатися Президентом. 12 грудня 1993 пройшли вибори до Державної думи і була прийнята нова Конституція РФ. Росія вступила в новий етап свого розвитку, суть якого полягала в приведенні органів державної влади у відповідність з новою Конституцією.

2. Державний апарат Російської Федерації за Конституцією РФ

Держава реально діє, проявляє себе як система, сукупність спеціальних органів, колективів людей, які здійснюють управління справами суспільства від його імені і в межах наданих повноважень. Такі колективи діють постійно і, як правило, на професійній основі, що виділяє їх із суспільства і ставить над суспільством. Громадяни можуть приймати те чи інше участь у справах держави, але в кінцевому підсумку воно, його органи несуть персональну відповідальність за ефективність своєї роботи.

Таким чином, під державним апаратом розуміється сукупність органів і установ за допомогою яких реалізується управлінська та забезпечувальне-розпорядча функція.

Первинним осередком держави виступають його органи та установи.

Державний орган розуміється як відносно самостійна частина держави, що створюється для здійснення певного виду державної діяльності і наділена державно-владними повноваженнями (компетенцією). Державний орган складається з підрозділів, що здійснюють повноваження органу, і допоміжного апарату.

Сукупність владних повноважень органу держави визначається з урахуванням покладених на нього завдань і функцій з управління суспільством. Так, орган законодавчої влади наділяється правом займатися законотворчою діяльністю, приймати закони. Компетенцію органів виконавчої влади складають правомочності, що випливають з їх основного завдання - забезпечувати неухильне дію законів, створювати необхідні умови для їх реалізації в конкретних відносинах.

Здійснення державним органом повноважень може проходити в порядку, встановленому Конституцією або законами. Органу надається право 1) приймати загальнообов'язкові рішення у вигляді нормативно-правових або індивідуальних актів застосування права, 2) проводити організаційну, контрольну чи іншу владну діяльність, 3) застосовувати державний примус до осіб і організаціям, які не виконують загальнообов'язкові рішення даного органу або інших органів держави . Реалізація компетенції є обов'язком державного органу.

Кожен орган держави може діяти тільки в межах наданих йому повноважень. Вихід за їх межі визнається правопорушенням, а прийняті рішення або дію-вия за межами наданих повноважень підлягають негайній відміні.

3. Інститут Президента Російської Федерації на початку XXI ст.: Правовий статус, основні повноваження та особливості їх реалізації. Органи виконавчої влади, що перебувають у безпосередньому віданні президента РФ. Акти Президента РФ

Президент РФявляется главою держави і гарантом Конституції РФ, прав і свобод людини і громадянина. Він як глава держави представляє Російську Федерацію всередині країни і в міжнародних відносинах; визначає основні напрями внутрішньої і зовнішньої політики держави; веде переговори і підписує міжнародні договори РФ, ратифікаційні грамоти; приймає вірчі і відкличні грамоти акредитуються при ньому дипломатичних представників, а також реалізує багато інші повноваження, властиві главі держави.

Прерогативи Президента РФ як гаранта Конституції РФ спрямовані насамперед на забезпечення узгодженого функціонування та взаємодії органів усіх гілок державної влади, тобто в кінцевому рахунку на досягнення гарантованого ст. 5 Конституції РФ єдності системи державної влади. У цьому зв'язку Президент наділений повноваженнями розпускати Державну Думу у випадках і в порядку, передбачених Конституцією; призначати референдум в порядку, встановленому федеральним конституційним законом; підписувати і оприлюднювати прийняті Федеральними Зборами закони; представляти Державній Думі кандидатури на посаду голови Центрального банку Росії, а також ставити перед нею питання про звільнення його з посади; подавати до Ради Федерації кандидатури для призначення на посади суддів Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого Арбітражного Суду РФ, а також кандидатуру Генерального прокурора РФ і вносити пропозиції до Ради Федерації про звільнення Генерального прокурора з посади; призначати суддів інших федеральних судів.

Відповідно до гл. 4 Конституції РФ Президент Росії призначає за згодою Державної думи Голови Уряду РФ, має право головувати на засіданнях Уряду РФ і приймає рішення про його відставку; за пропозицією Голови Уряду призначає на посаду та звільняє з посади його заступників, а також федеральних міністрів; стверджує військову доктрину держави, призначає і звільняє вище командування Збройних Сил РФ і є Верховним головнокомандуючим Збройними Силами держави; за певних обставин і в установленому Конституцією РФ і федеральним конституційному законом порядку вводить на території країни або в окремих її місцевостях військове, а також надзвичайний стан. Президент є також вищим носієм, організатором і керівником виконавчої влади в країні, яку він поділяє як безпосередньо і персонально, так і через Державну раду РФ, Адміністрацію Президента РФ і державні органи урядової виконавчої влади.

4. Рада Безпеки Російської Федерації: основні тенденції організаційної еволюції, сучасна структура апарату, місце в системі державних органів. Акти Ради Безпеки

Сові т безоп сності Россі йской Федера ції - дорадчий орган, який здійснює підготовку рішень Президента Російської Федерації з питань забезпечення захищеності життєво важливих інтересів особистості, суспільства і держави від внутрішніх і зовнішніх загроз, проведення єдиної державної політики щодо забезпечення національної безпеки. Рада безпеки забезпечує умови для реалізації Президентом Російської Федерації його конституційних повноважень із захисту прав і свобод людини і громадянина, охорони суверенітету Російської Федерації, її незалежності і державної цілісності.

Порядок формування Ради безпеки визначається Президентом згідно з Конституцією і Законом Російської Федерації «Про безпеку». Постійні члени і члени Ради безпеки України призначаються Президентом - Головою Ради безпеки. Йому безпосередньо підпорядкований Секретар Ради безпеки, який забезпечує діяльність Ради безпеки, керує його апаратом і проводить робочі наради з членами Радбезу. В іншому питання діяльності СБ вирішує Президент.

В даний час постійні члени та члени Радбезу призначаються на персональній основі (а не за посадою). Рішення Ради безпеки з найважливіших питань оформляються Указами Президента, інші рішення - протоколами. Число непостійних членів Ради безпеки в різний час становила від 7 (літо 1996 р.) до 19 (у 2001-2002 р.р.) людина; всі вони мають право дорадчого голосу на засіданнях.

Становлення Ради безпеки Російської Федерації, його діяльність протягом всіх останніх років безупинно пов'язані з найважливішими віхами демократичних перетворень у суспільному житті країни, розвитку і зміцнення російської державності, національної економіки, формування громадянського суспільства в Росії.

Законодавче рішення про створення Ради безпеки було прийнято одночасно з установою поста Президента РРФСР: законами «Про Президента РРФСР» від 24 квітня 1991 і відповідними поправками до Конституції від 24 травня 1991 року. 25 липня 1991 була сформована підготовча комісія зі створення Ради безпеки. Статус Ради і порядок його формування були встановлені відповідним розділом Закону РФ «Про безпеку» від 5 березня 1992 року. У зв'язку з набуттям чинності нової Конституції статус Радбезу повинен був бути визначено Федеральним Законом у межах, що не суперечать їй. Після його прийняття оного ключові статті попереднього закону (про склад СБ і порядку призначення до його складу) були визнані недійсними Указом Президента № 2288 від 24 грудня 1993 року.

Після прийняття Закону РФ «Про безпеку» 3 червня 1992 року Указом Президента було створено Раду безпеки РФ і затверджено перше Положення про нього.

Повна назва:

Рада безпеки РРФСР (серпень - грудень 1991);

Рада у справах Федерації і територій (25 грудня 1991 - 3 квітня 1992);

Рада безпеки Російської Федерації (з 3 квітня 1992); [1]

Основним документом, що визначає статус СБ, є Положення про Раду безпеки Російської Федерації, затверджене Указом Президента РФ № 726 від 7 червня 2004 р. До цього діяли Положення про СБ, затверджені відповідно указами № 949 від 2 серпня 1999 і № 1024 від 10 липня 1996 , ще раніше - Положення про СБ від 3 червня 1992.

Відповідно до закону 1992 року засідання Ради безпеки повинні проводитися на регулярній основі не рідше одного разу на місяць; у разі необхідності можуть проводитися позачергові засідання. Порядок денний і порядок розгляду питань на засіданнях визначає Голова Ради за поданням Секретаря Ради.

Рада безпеки Російської Федерації розробляє найважливіші концептуальні документи і питання внутрішньої і зовнішньої політики Російської Федерації в області забезпечення національної безпеки, а саме:

Політична роль Ради безпеки (далі - СБ) у різні етапи новітньої російської історії була різною. У період, ознаменований конституційною кризою і протистоянням Б. М. Єльцина з Верховною Радою, Рада безпеки був органом координації силових відомств з Президентом, а також їхньої консолідації довкола його постаті. Таким чином, якщо до вересня 1993 року РБ був колегіальним органом у складі керівників виконавчої та законодавчої влади (тобто всі постійні члени РБ входили до неї за посадою), то після видання Указу № 1400 від 21 вересня 1993 Президент взяв на себе формування персонального складу СБ (включаючи постійних членів), тим самим фактично перетворивши його на дорадчий орган при Президентові. Пости в ньому займали люди, які підтримали дії Б. Єльцина по відношенню до Парламенту. Призначення на цю посаду в 1996, після президентських виборів, Олександра Лебедя стало знаком коаліції Б. М. Єльцина з зайняли третє місце на виборах генералом і карт-бланшу Лебедю на врегулювання конфлікту в Чечні. Навіть швидка відставка Лебедя не змінила тоді статусу СБ як «міністерства Чечні»; так було особливо в період, коли посаду заступника І. П. Рибкіна обіймав Борис Березовський. У 1998, з наближенням нових виборів, пост Секретаря СБ знову отримав політичну вагу: його обіймав М. Н. Бордюжа, довгий час розглядається як можливий наступник Б. М. Єльцина, а потім і дійсний наступник його - В. В. Путін, колишній в той же час і директором ФСБ Росії. Починаючи з 2001, хоча Рада під керівництвом В. В. Путіна як і раніше регулярно скликається не рідше разу на тиждень і грає оперативно-координаційну роль, їм практично керує президент, а посада її секретаря певною мірою є синекурою для відставних міністрів - спершу У . Б. Рушайло, а потім Ігоря Іванова.

5. Державна Дума Федеральних Зборів: конституційний статус, еволюція механізму формування, основні елементи організаційного устрою, місце в системі вищих політичних інститутів України та Росії. Акти Державної думи РФ

Госуда вника Ду ма (коротко - Госду ма) - одна з двох палат Федеральних Зборів Російської Федерації (ст. 95 чинної Конституції України).

Правовий статус Державної Думи визначено у п'ятому розділі Конституції Російської Федерації.

Державна Дума складається з 450 депутатів (ст. 95 Конституції РФ). Депутатом Державної Думи може бути обраний громадянин Російської Федерації, який досяг 21 року і має право брати участь у виборах (причому, одне і те ж особа не може бути одночасно депутатом Державної Думи і членом Ради Федерації) (ст. 97 Конституції РФ). Депутатом Державної Думи першого скликання міг одночасно бути член Уряду Російської Федерації (відповідно до перехідних положень Конституції України).

З 2007 року депутати Державної Думи обираються за пропорційною системою (за партійними списками). З 2005 року прохідний бар'єр підвищено до 7%. Нові правила були встановлені спеціально для того, щоб відсікти явно непрохідні партії і небажаних кандидатів до Держдуми. Раніше в Росії була змішана виборча система, так як половина загального складу депутатів обиралася також за мажоритарною системою (по одномандатних округах).

Перша Державна Дума обиралася разом з Радою Федерації в день всенародного голосування щодо Конституції 12 грудня 1993 строком на 2 роки (відповідно до перехідних положень прийнятої Конституції).

Термін повноважень інших скликань Державної Думи - 4 роки. Через внесення поправок до Конституції 2008 року такі скликання депутатів будуть обиратися строком на 5 років.

Вибори в Державну Думу проводилися в 1993, 1995, 1999, 2003 і 2007.

Роботу Думи очолює Голова Думи і його заступники, при цьому кожна фракція або депутатська група може висунути заступника голови Державної Думи. Робота депутатів здійснюється в рамках комітетів та комісій Держдуми.

Конституція Російської Федерації (стаття 103) визначає такі повноваження Держдуми і дає право виносити Постанови по них:

дача згоди Президенту Російської Федерації на призначення Голови Уряду Російської Федерації;

заслуховування щорічних звітів Уряду Російської Федерації про результати його діяльності, в тому числі з питань, поставлених Державною Думою;

вирішення питання про довіру Уряду Російської Федерації;

призначення на посаду та звільнення з посади голови Центрального банку Росії;

призначення на посаду та звільнення з посади голови Рахункової палати Російської Федерації і половини складу її аудиторів;

призначення на посаду та звільнення з посади Уповноваженого з прав людини, що діє у відповідності з федеральним конституційним законом;

оголошення амністії;

висування обвинувачення проти Президента Російської Федерації для усунення його від посади.

Державна дума приймає федеральні закони більшістю голосів від загального числа депутатів, якщо інше не передбачено Конституцією Російської Федерації.

Під прийнятим федеральним законом за змістом ч. 1 ст. 107 Конституції РФ розуміються: закони, прийняті Державної Думою і схвалені Радою Федерації відповідно до ч.ч. 1, 2, 3 та 4 ст. 105 Конституції Російської РФ; закони, повторно прийняті Державною Думою відповідно до ч. 5 ст. 105 Конституції РФ; закони, схвалені Державною Думою і Радою Федерації відповідно до ч. 3 ст. 107 Конституції РФ. Крім того, прийнятий федеральний закон підписується і оприлюднюється Президентом РФ.

У тому ж порядку має прийматися, підписуватися і оприлюднюватися і акт законодавчого органу, за допомогою якого здійснюється офіційне, що має силу закону роз'яснення федерального закону. Якщо ж роз'яснення зроблено у формі постанови Державної Думи, тобто без дотримання вимог ст.ст. 105, 106, 107 Конституції РФ, що пред'являються до прийняття федеральних законів, то воно не може розглядатися як акт Федеральних Зборів - законодавчого органу РФ. Будучи актом лише однією з його палат, така постанова не є автентичним офіційним роз'ясненням закону. Не можна його визнати і делегованим офіційним роз'ясненням закону, оскільки Конституція РФ не надає Державній Думі відповідного права

Апарат Державної думи - постійно діючий орган, який здійснює правове, організаційне, документаційне, аналітичне, інформаційне, фінансове, матеріально-технічне, соціально-побутове забезпечення діяльності депутатів, депутатських об'єднань, Ради, комітетів і комісій, голови Думи, його перших заступників та заступників, керівника та працівників апарату Думи.

Керівники Апарату Державної Думи

Войков Андрій Іванович (1994-1996)

Трошкін Микола Микитович (1996-2002)

Лоторее Олександр Миколайович (2002-2005)

Чернявський Валентин Семенович (2005-2007)

Сігуткін Олексій Олексійович (з 2007)

6. Рада Федерації Федеральних Зборів: конституційний статус, еволюція механізму формування, основні елементи організаційного устрою, місце в системі вищих політичних інститутів України та Росії. Акти Ради Федерації РФ

Рада Федерації - верхня палата Федеральних Зборів (парламенту Росії), що включає, згідно з російською Конституцією, по 2 представники від кожного суб'єкта РФ - по одному від представницького і виконавчого органів державної влади.

28 червня 2002 Рада Федерації ФС РФ прийнятий в Асоціацію європейських сенатів (англ. Association of European Senates). Це рішення було одноголосно ухвалене на зустрічі асоціації в столиці Словенії. Асоціація об'єднує на рівноправній основі представників верхніх палат парламентів держав - членів Євросоюзу і кандидатів до ЄС

У перехідних положеннях Конституції РФ 1993 року було зазначено, що перший склад СФ на два роки обирається громадянами за двухмандатним округах, а далі порядок формування СФ необхідно було встановити окремим законом.

Вибори в СФ відбулися 12 грудня 1993 року. СФ засідав з 11 січня 1994 по 15 січня 1996.

Практична діяльність виборного СФ показала, що він не завжди виконує відведеної йому авторами Конституції ролі «фільтра» прийнятих Державною Думою законів і нерідко голосує за подолання президентського вето.

Голова - Шумейко Володимир Пилипович (обраному 13 січня 1994 року - постанову Ради Федерації № 9-I СФ, повноваження депутата Ради Федерації першого скликання припинилися з моменту початку роботи Ради Федерації нового скликання 23 січня 1996 року), депутат від Калінінградської області.

Другий період формування (1996-2000)

Реформа СФ була покликана зробити його політично більш близьким виконавчої влади. У грудні 1995 року був прийнятий закон, по якому губернатори (голови регіональної виконавчої влади) та голови законодавчих зборів суб'єктів Федерації входять в СФ за посадою. При цьому СФ не міг функціонувати на постійній основі, а лише збирався в Москві на регулярні сесії.

Цей склад СФ був сформований 23 січня 1996 і засідав з 23 січня 1996 по 26 грудня 2001.

Голова - Строєв Єгор Семенович (обраний 23 січня 1996 року - постанову Ради Федерації № 9-СФ, звільнено від посаді 5 грудня 2001 року - постанову № 358-СФ; обраний почесним Головою Ради Федерації 5 грудня 2001 року - постанову № 360-СФ) , голова адміністрації Орловської області.

Третій період формування (серпень 2000 - даний час)

Метою наступної реформи, запропонованої президентом Путіним, стала заміна губернаторів і голів законодавчої влади призначеними представниками, які повинні працювати в СФ на постійній і професійній основі (при цьому одного з них призначає губернатор, а другого - законодавчий орган регіону).

Глави регіональної виконавчої влади були таким чином позбавлені можливості самостійно займатися лобіюванням своїх інтересів у столиці і брати участь в партійній та політичній діяльності на федеральному рівні. Як свого роду «компенсації» для регіональних лідерів був створений консультативний орган - Державна рада, який періодично збирається в Москві і з участю президента розглядає нагальні питання життя країни, але не має конституційного статусу.

Третій Рада Федерації був остаточно сформований до 1 січня 2002 на необмежений термін і засідає в повністю оновленому складі з 16 січня 2002. Регламент та структура палати переформовані 30 січня 2002.

Голова - Миронов Сергій Михайлович (обрано 5 грудня 2001 року - постанову Ради Федерації № 359-СФ, звільнено від посади 29 січня 2003 року - постанову № 5-СФ, обраний 29 січня 2003 - постанова № 7-СФ, звільнено від посади 30 березня 2007 року - постанову № 106-СФ, обраних 30 березня 2007 року - постанову № 107-СФ), представник від Законодавчих Зборів Санкт-Петербурга.

Апарат Ради Федерації здійснює безпосереднє забезпечення діяльності Ради Федерації щодо реалізації його конституційних повноважень.

7. Державна Рада Російської Федерації: передумови та мета створення, склад, форма роботи і методи реалізації повноважень, місце в державному механізму РФ. Акти Державної Ради РФ

Державна рада Російської Федерації - дорадчий орган при Президентові Російської Федерації. Під головуванням останнього розглядає нагальні питання життя країни, не має конституційно-правового статусу.

Орган з консультативно-дорадчими завданнями, нетривалий час існував при Президентові РРФСР в 1991 році. Він був створений у липні 1991 року як орган при Президентові і під його керівництвом, включав державного секретаря РРФСР, державних радників РРФСР, ряд міністрів та голів державних комітетів. Проіснував Державна рада РРФСР недовго. Листопадовими Указами Президента він був скасований. До того ж Конституцією був передбачений важливий орган під керівництвом Президента РРФСР - Рада Безпеки Російської Федерації.

Державна Рада СРСР - в 1991 році найвищий орган державної влади СРСР. Створений на підставі Закону СРСР від 5 вересня 1991 р. № 2392-I «Про органи державної влади та управління Союзу РСР у перехідний період». Згідно з цим законом Державний Рада СРСР утворений на міжреспубліканської основі для погодженого вирішення питань внутрішньої і зовнішньої політики, які зачіпають загальні інтереси республік. Склад - Президент СРСР і вищі посадові особи союзних республік. Рішення Державної Ради СРСР носили обов'язковий характер.

Надалі проекти створення Держради розроблялися Сергієм Михайловичем Шахрай (1995) та Анатолієм Борисовичем Чубайсом (1996-1997). Ідея створення Держради знову виявилася затребуваною в 2000 році після того, як 19 травня Президент Володимир Володимирович Путін вніс до Державної Думи проект закону про новий порядок формування Ради Федерації.

У процесі обговорення законопроекту в обох палатах парламенту члени Ради Федерації звернулися до Президента з проханням про створення Державної ради - органу, який міг би взяти на себе частину роботи, пов'язаної з проблемами регіонів Росії. 26 липня 2000 був прийнятий Закон про порядок формування Ради Федерації. 27 липня 2000 В. В. Путін підписав розпорядження, в якому схвалив пропозицію вищих посадових осіб суб'єктів Федерації про створення Держради Росії.

Державна рада Росії утворений 1 вересня 2000 року в відповідно до Указу Президента Російської Федерації В. В. Путіна. Указом затверджено Положення про Держраді Росії. Відповідно до Положення Держрада є дорадчим органом, сприяючим реалізації повноважень глави держави з питань забезпечення узгодженого функціонування та взаємодії органів державної влади. Держрада у своїй діяльності керується Конституцією, федеральними конституційними законами, федеральними законами, указами і розпорядженнями президента.

Перше засідання відбулося 22 листопада 2000 року. Порядок денний засідання - «Про стратегію розвитку держави на період до 2010 року». Відкриваючи засідання, глава держави заявив, що Держрада повинен стати політичним органом стратегічного призначення, і це є кардинальним відмінністю цієї структури від інших державних органів.

Головою Держради є Президент. Членами Держради є за посадою вищі посадові особи (керівники найвищих виконавчих органів державної влади) суб'єктів Федерації. Для вирішення оперативних питань сформований президію Держради в складі семи членів. Персональний склад президії, який підлягає ротації один раз на півроку, визначає сам президент.

Держрада збирається чотири рази на рік і обговорює найважливіші для країни проблеми. Президія збирається один раз на місяць. Утвердилася також практика спільних засідань президії Держради і Ради безпеки Росії.

Держрада, за словами Путіна, повинен давати «вектор розвитку», проте не повинен підміняти собою Парламент або Уряд.

8. Адміністрація Президента Російської Федерації: основні тенденції організаційної еволюції, сучасна структура апарату, місце в системі державних органів

Адміністрація Президента РФ створена указом N13 від 19 липня 1991 у якості робочого апарату для забезпечення діяльності Президента РРФСР і віце-президента РСФСР, реалізації конституційних повноважень Президента РРФСР і розміщується на Старій площі - в колишньому комплексі будівель ЦК КПРС.

Основні функції Адміністрації - організаційне забезпечення діяльності Президента, Ради безпеки, консультативних і дорадчих органів при Президенті і забезпечення їх взаємодії з органами законодавчої і виконавчої влади; підготовка пропозицій, рекомендацій та прогнозно-аналітичних матеріалів щодо стратегії спільної політики Російської Федерації; вироблення пропозицій щодо законопроектної діяльності Президента, забезпечення державної кадрової політики в президентських і виконавчих структурах; розробка заходів щодо роз'яснення політики Президента; забезпечення президентського контролю за виконавчою владою; забезпечення кодифікації правових актів; підготовка, оформлення і випуск документів, підписаних Президентом; офіційне опублікування актів Президента та Уряду; організація протокольних заходів, що проводяться Президентом.

Адміністрацію Президента очолює Керівник Адміністрації, який призначається на посаду Президентом. Керівник Адміністрації затверджує структуру і штатний розклад підрозділів Адміністрації, розпоряджається фінансовими коштами у межах кошторису витрат Адміністрації.

З 1991 року Адміністрацію очолювали послідовно Юрій Володимирович ПЕТРОВ (1991-1993), Сергій Олександрович ФІЛАТОВ (1993-1996), Микола Дмитрович ЄГОРОВ (1996), Анатолій Борисович ЧУБАЙС (1996-1997), Валентин Борисович Юмашев (1997-1998), Микола Миколайович БОРДЮЖА (1998-1999), Олександр Стальевіч ВОЛОШИН (1999 -....).

Заступники Керівника Адміністрації, керівники основних управлінь і служб та їх заступники призначаються на посаду Президентом, інші співробітники Адміністрації - керівником Адміністрації. У штаті Адміністрації - понад дві тисячі людей.

2 жовтня 1996 за поданням тодішнього керівника Адміністрації А. Б. Чубайса була затверджена структура Адміністрації, що складається з 40 підрозділів. До складу Адміністрації були інтегровані раніше безпосередньо підпорядковувалися Президентові Апарат Ради Безпеки та Служба помічників. Пізніше в структуру вносилися зміни, спрямовані на укрупнення підрозділів Адміністрації.

У грудні 1998 року призначений новий керівник Адміністрації Президента Н. Н. Бордюжа, що займає одночасно посаду секретаря Ради Безпеки РФ. Навесні 1999 року його змінив А. С. Волошин.

31 грудня 1999, йдучи у відставку, Президент Б. М. Єльцин підписав указ про відставку А. С. Волошина. Одним з перших указів після вступу на посаду в.о. президента В. В. Путін повернув Волошину посаду.

7 травня 2000 А. С. Волошин і керівники підрозділів Адміністрації подали заяви про відставку вступив на посаду Президента В. В. Путіна. 27 травня 2000 В. В. Путін знову призначив О. С. Волошина Керівником Адміністрації.

3 червня 2000 указом N1013 Адміністрація Президента сформована наново, в неї увійшли 22 самостійних підрозділи. Встановлено, що Керівник Адміністрації має 10 заступників, у тому числі двох перших.

Організаційна структура Адміністрації Президента РФ

Президент Російської Федерації

Перший помічник Президента

Керівник Адміністрації

Секретар Ради Безпеки

Начальник Служби безпеки Президента

Начальник Головного Управління спеціальних програм Президента

Підвідомчі служби

Головні управління президента

Служби Адміністрації

Повноважні представники Президента

Апарат Ради Безпеки

Служба безпеки Президента

Головне управління спеціальних програм Президента

Начальник Контрольного Управління Адміністрації Президента РФ, 1992-1993

У період роботи Ю. Болдирєва на посаді Головного держінспектора Росії - Начальника Контрольного управління адміністрації Президента:

- Був переглянутий і скасовано цілий ряд незаконних та необгрунтованих рішень, прийнятих у відношенні керівників регіонів у гарячці після путчу 1991 року (в тому числі, у відношенні керівників Липецької області і деяких інших);

- Були успішно на той момент знайдені компромісні рішення з ряду кадрових питань щодо керівників регіонів (було потрібно узгодження з регіональними законодавчими органами), в тому числі, по керівництву Псковської обл., Керівництву міста Саратова і ін;

- За значні зловживання були звільнені від займаних посад голови адміністрацій Воронезької обл., Псковської обл., Краснодарського краю; Голова Держкомітету з торгівлі, ряд заступників міністрів і заступників голів адміністрацій регіонів;

- Була створена перша в країні державна система електронної пошти для представників Президента в регіонах;

- Жодне мотивоване рішення, прийняте Президентом за поданням Ю. Болдирєва або безпосередньо Ю. Болдирєвим, в тому числі, щодо звільнення з посад високопоставлених посадових осіб, не скасована судом.

9. Уряд Російської Федерації на початку XXI ст.: Правовий статус, організаційний устрій та основні тенденції організаційної еволюції, основні зміни, внесені в пристрій в процесі адміністративної реформи. Акти Уряду РФ

З приходом до влади В. Путіна розпочався процес формування нової політичної еліти, обумовлений зміною лідера і зміною внутрішньо-і зовнішньополітичного курсу. У кадровій політиці робилася ставка на відновлення ролі і місця силових елементів у складі політичної еліти. Основною опорою нового президента стали ФСБ (колишній КДБ) та МНС (Міністерство з надзвичайних ситуацій). Зміцнення цих силових груп пов'язане з програмами і гаслами по створенню правової держави, зміцнення закону, порядку і боротьбі зі злочинністю.

Реформа федеральних округів (13 травня 2000 р-J стала одним з перших перетворень В. Путіна і була пов'язана з поставленим завданням щодо зміцнення ролі федерального центру, створення вертикалі влади і формуванню вірних президенту кадрів на місцях. Значно полегшити проведення нових законопроектів дозволили чергові вибори до Державну Думу, в якій більшість учасників були лояльні президентові (фракції «Єдність» і «Народний депутат»). Згідно з президентським указом про створення в країні семи федеральних округів (об'єднують групу федеральних суб'єктів: областей, країв, республік) було створено Центральний, Північно- Західний, Північно-Кавказький (пізніше Південний), Приволзький, Уральський, Сибірський і Далекосхідний округу.

Замість «повноважних представників Президента РФ у регіонах» кожному зі створених федеральних округів призначався «повноважний представник Президента РФ у федеральних округах» (повпред). Ці сім повпредів в округах були прирівняні до віце-прем'єрів і заступникам голови Адміністрації Президента РФ. Повпреди призначаються і звільняються Президентом РФ, підзвітні та підпорядковані безпосередньо йому. У функції повпредів у федеральних округах входила організація роботи органів виконавчої влади на місцях, подання президенту регулярних звітів про забезпечення національної безпеки у федеральному окрузі, внесення пропозицій Президенту РФ щодо реформування федеральних округів. Забезпеченням діяльності повпреда займався апарат повноважного представника президента створюється в кожному федеральному окрузі і що був самостійним підрозділом Адміністрації Президента РФ.

В якості нового складового елементу виконавчої влади Росії створили Державну раду, який об'єднав усіх губернаторів та керівників суб'єктів Федерації. У цілому реформа укрупнили регіони, скоротила бюрократичний апарат федеральних службовців, дозволила поставити регіональну виконавчу владу під безпосередній контроль уряду, підвищила ефективність реалізації державних програм.

У 2000 р. була проведена реформа Ради Федерації РФ, який згідно з Конституцією 1993 був однією з двох палат парламенту (законодавчим та представницьким органом РФ є парламент - Федеральне Збори, що складаються з Ради Федерації і Державної Думи). До реформи члени Ради Федерації були одночасно керівниками кожного суб'єкта РФ (декілька років окрім Чеченської республіки), що суперечило конституційним принципам поділу влади і відволікало їх від виконання своїх обов'язків на місцях. Після реформи був змінений принцип і порядок формування Ради Федерації. Відповідно до закону «Про порядок формування Ради Федерації Федеральних Зборів Російської Федерації» членом Ради Федерації міг стати представник від законодавчого органу державної влади суб'єкта РФ на термін повноважень цього органу та представник від регіональної виконавчої влади, який призначається керівною особою вищого виконавчого органу суб'єкта Федерації.

У 2000 р. були прийняті законодавчі акти, що змінили символіку РФ. Парламент затвердив конституційні закони про Герб, Прапор і Гімн країни.

Судова реформа почалася з приписи трьом федеральних округах (Амурської області, Інгушетії та Башкортостану) привести законодавство у відповідність з Конституцією РФ (травень 2000 р.). Крім того, було продовжено розпочате в 1993 р. постановою Верховної Ради РФ створення судів присяжних. У 2003 р. вийшов Указ про створення судів присяжних у Москві.

У національній політиці найважливішою метою став дозвіл чеченської проблеми. Російський уряд зробило ставку на непримиренну боротьбу з терористами, підтримку лідерів, які відкидали збройну боротьбу і які виступають за проведення заходів з відновлення економіки. Були зроблені кроки по стабілізації життя мирного населення. У ході другої чеченської війни (1999-2003) вдалося езять під контроль найважливіші населені пункти Чеченської республіки, розбити великі сепаратистські об'єднання (лютий 2000 р.). Однак подальше протистояння російської федеральної армії і чеченських бойовиків перейшло в стадію партизанської та диверсійної війни. Після подій у театрі на Дубровці в Москві (захоплення чеченськими терористами заручників) 23 жовтня 2002 уряд був змушений піти на проведення референдуму у Чечні (березень 2003 р.) та розпочати розробку Конституції Чеченської Республіки.

10. Система органів управління економікою Російської Федерації: загальна структура на сучасному етапі; новації, внесені адміністративною реформою, основні проблеми функціонування. Акти міністерств, служб, агентств

Міністерство економічного розвитку Російської Федерації (Мінекономрозвитку) - федеральне міністерство, яке здійснює функції з вироблення державної політики та нормативного правового регулювання у сфері економічного розвитку, зовнішньоекономічної діяльності, державної статистики, тарифів суб'єктів природних монополій, управління федеральним майном, неспроможності (банкрутства) організацій, управління державним матеріальним резервом, кадастру об'єктів нерухомості, підприємництва та малого бізнесу.

Є державним замовником у реалізації Президентської програми підготовки управлінських кадрів для організацій народного господарства РФ.

До 12 травня 2008 року - Міністерство економічного розвитку і торгівлі Російської Федерації.

Підвідомчі органи влади

Федеральна служба державної статистики (Росстат)

Федеральна служба державної реєстрації, кадастру і картографії (Росреестра)

Федеральне агентство з державним резервів (Росрезерву)

Федеральне агентство з управління державним майном (Росмайно)

Федеральне агентство з управління особливими економічними зонами (РосОЕЗ)

11. Органи управління збройними силами Російської Федерації: загальна структура, перетворення в процесі військової реформи

Військово-політичний стратегічний і оперативний апарати, що створюються для керівництва будівництвом, підготовкою і застосуванням ЗС в мирний і воєнний час. Включає в себе Центральний органи управління ЗС та інші органи управління військами, організовані в єдину систему управління.

Органи управління військами (силами флоту) - збірне найменування командування, штабів, управлінь, відділів та інших постійних (штатних) або тимчасово створюваних (позаштатних) військових (флотських) утворень. Призначені для керівництва та управління військами (силами флоту) на всіх рівнях в мирний і воєнний час, безпосередньо здійснюють управлінську діяльність у військах і силах флоту.

Центральні органи управління ЗС РФ (ЦОВУ ЗС РФ) - Генеральний Штаб, головні, центральні управління, управління та інші підрозділи, що входять в структуру Міністерства Оборони. Спільно з вищими державними органами і під їх керівництвом здійснюють стратегічне управління НД Об'єктом управління є ПС у цілому і їх стратегічні угруповання. Основним змістом роботи є: підготовка і прийняття рішень у всіх областях діяльності ЗС в мирний і воєнний час (визначення цілей і завдань, способів їх виконання, забезпечення людськими, матеріальними і фінансовими ресурсами); постановка завдань ЗС та їх стратегічним угрупованням, підготовка до реалізації рішень (створення угруповань ЗС, їх підготовка, організація взаємодії та всебічного забезпечення); управління ПС у ході ведення військових дій, спрямування їх зусиль на досягнення поставлених цілей.

У мирний час проводиться планомірний комплекс заходів щодо забезпечення готовності органів управління ЗС до функціонування в умовах воєнного часу.

12. Система органів охорони громадського порядку Російської Федерації: тенденції організаційної еволюції на початку XXI ст., Основні проблеми організації та діяльності

Одне з центральних місць у системі правоохоронних органів Російської Федерації займають органи внутрішніх справ, які забезпечують значний обсяг роботи з охорони громадського порядку та забезпечення громадської безпеки, зміцнення законності, захист прав і свобод людини, охорони законних інтересів державних та недержавних підприємств, організацій різних форм власності і трудових колективів, з боротьби зі злочинністю та іншими правопорушеннями.

Положенням про Міністерство внутрішніх справ Російської Федерації, затвердженим Указом Президента РФ від 18 липня 1996 р. № 1039 на МВС покладаються такі основні завдання:

· Розробка і прийняття в межах своєї компетенції заходів щодо захисту прав і свобод людини і громадянина, захисту об'єктів незалежно від форм власності, забезпечення громадського порядку та громадської безпеки.

· Організація та здійснення заходів щодо попередження та припинення злочинів та адміністративних правопорушень, виявлення, розкриття та розслідування злочинів;

· Керівництво органами внутрішніх справ та внутрішніми військами з метою виконання покладених на них завдань і вживання заходів щодо вдосконалення їх діяльності;

· Вдосконалення нормативно-правової основи діяльності органів внутрішніх справ і внутрішніх військ, забезпечення законності в їх діяльності і деякі інші.

Систему органів внутрішніх справ очолює Міністерство внутрішніх справ Російської Федерації. Основними структурними ланками цієї системи є міністерства внутрішніх справ (МВС) республік, головні управління внутрішніх справ (ГУВС) та управління внутрішніх справ (УВС) країв, областей та інших суб'єктів Російської Федерації.

Останнім часом з числа підрозділів, що входять у структуру МВС РФ, сформовані: служба кримінальної міліції, служба громадської безпеки, служба тилу і міграційна служба, очолюють які заступники міністра.

До служби кримінальної міліції належать: Головне управління карного розшуку (ГУУР), Головне управління з економічних злочинів (ГУЕП), Головне управління з організованої злочинності (ГУОП) і деякі інші підрозділи.

У службу громадської безпеки входять: Головне управління забезпечення громадського порядку (ГУООП), Головне управління внутрішніх справ на транспорті та по спецперевезення (ГУВДТіС), Головне управління Державної інспекції безпеки дорожнього руху (ГУГІБДД), Головне управління внутрішніх справ на режимних об'єктах (ГУВДРО), Головне управління позавідомчої охорони (ГУВО), Паспортно-візове управління та ін

До служби тилу входять: Головне управління матеріально-технічного забезпечення (ГУМТО), Фінансово-економічний департамент (ФЕД), Медичне управління, Управління організації капітального будівництва та ін

Указом Президента Російської Федерації від 23 лютого 2002 р. № 232 «Про вдосконалення державного управління у сфері міграційної політики» на МВС РФ було покладено функції федерального органу виконавчої влади з міграційну службу, у зв'язку з чим у структурі МВС утворена Федеральна міграційна служба МВС РФ. На неї покладено завдання з реалізації державної міграційної політики, в тому числі, що стосуються питань біженців і вимушених переселенців, надання політичного притулку іноземним громадянам та особам без громадянства, щодо регулювання процесів зовнішньої трудової міграції, залучення іноземної робочої сили на території Росії, працевлаштування громадян Росії за межами її території і ряд інших.

Крім того, до структури МВС входять також Слідчий комітет при МВС РФ, головні слідчі управління, управління (відділи, відділення, групи) при органах внутрішніх справ суб'єктів Федерації, міст, районів, а також на транспорті (залізничному, повітряному і водному), освітні установи (Академія управління, Московський університет, Санкт-Петербурзький університет, академії, інститути, середні спеціальні навчальні заклади), Державна установа Всеросійський науково-дослідний інститут (ГУ ВНДІ) та інші науково-дослідні установи, а також інші підрозділи, підприємства, установи та організації, створені для здійснення завдань, покладених на органи внутрішніх справ. У систему МВС Російської Федерації входять і внутрішні війська.

Відповідно до Указу Президента Російської Федерації від 4 червня 2001 р. № 644 «Про деякі питання Міністерства внутрішніх справ Російської Федерації» та прийнятим на виконання його постановою Уряду Російської Федерації від 26 липня 2001 р. № 5583 були утворені сім Головних управлінь МВС Росії по федеральних округах (Центрального, Північно-Західному, Південному, Приволзькому, Уральському, Сибірському і Далекосхідному), на які покладені завдання, що стосуються координації, контролю та аналізу діяльності органів внутрішніх справ у цих округах; організації діяльності органів внутрішніх справ округів по боротьбі з організованою злочинністю , що носить міжрегіональний характер; організації взаємодії органів внутрішніх справ з повноважними представниками Президента Російської Федерації в цих округах.

13. Органи Прокуратури Російської Федерації на початку XXI ст.: Правовий статус, тенденції організаційної еволюції, загальна структура на сучасному етапі, основні напрями та проблеми діяльності. Акти Прокуратури РФ

Прокуратура Російської Федерації - єдина федеральна централізована система державних органів, які здійснюють від імені Російської Федерації нагляд за дотриманням Конституції Російської Федерації і виконанням законів, діючих на її території. Прокуратура Російської Федерації виконує й інші функції, встановлені ФЗ «Про прокуратуру Російської Федерації». Повноваження, організація і порядок діяльності прокуратури Російської Федерації визначаються федеральним законом «Про прокуратуру Російської Федерації». Прокуратура здійснює свої повноваження незалежно від органів державної (законодавчої, виконавчої, судової) влади, а також від органів місцевого самоврядування та громадських об'єднань і не входить ні в одну з основних гілок влади.

Прокуратура Російської Федерації - єдина централізована система органів і установ з підпорядкуванням нижчестоящих прокурорів вищестоящим і Генеральному прокурору Російської Федерації.

Систему прокуратури Російської Федерації складають:

Генеральна прокуратура Російської Федерації,

Слідчий комітет при прокуратурі Російської Федерації прокуратури суб'єктів Російської Федерації (а також військові та інші спеціалізовані прокуратури, прирівняні до них), прокуратури міст і районів (і інші територіальні прокуратури), інші спеціалізовані (військові, транспортні, природоохоронні) прокуратури (органи прокуратури), а також наукові та навчальні установи прокуратури, редакції друкованих видань.

Освіта, реорганізація та скасування органів і установ прокуратури, визначення їх статусу та компетенції здійснюється Генеральним прокурором Російської Федерації. Генеральний прокурор Російської Федерації очолює Генеральну прокуратуру Російської Федерації, призначається на посаду і звільняється з посади Радою Федерації за поданням Президента Російської Федерації. Заступники Генерального прокурора Російської Федерації (у тому числі перший заступник, Головний військовий прокурор Російської Федерації, заступники Генерального прокурора Російської Федерації у федеральних округах) призначаються і звільняються Радою Федерації за поданням Генерального прокурора Російської Федерації.

До структури Генеральної прокуратури Російської Федерації входять головні управління (в тому числі по федеральних округах), управління, відділи, а також Головна військова прокуратура на правах структурного підрозділу. Прокурори суб'єктів очолюють прокуратури Російської Федерації та призначаються Генеральним прокурором Російської Федерації за узгодженням з суб'єктами РФ (як правило, з їх законодавчими (представницькими) органами). Інші прокурори (очолюють територіальні та спеціалізовані прокуратури), а також директори (ректори) наукових та освітніх установ системи прокуратури призначаються Генеральним прокурором Російської Федерації.

Стаття 3 Федерального закону «Про Прокуратуру РФ» встановлює правові організації та діяльності Прокуратури РФ. Організація і діяльність прокуратури Російської Федерації та повноваження прокуратури визначаються Конституцією РФ, Федеральним законом «Про Прокуратуру» і федеральними законами, міжнародними договорами РФ. На прокуратуру може бути покладено виконання функцій, не передбачених федеральними законами. Загальні питання організації і діяльності прокуратури визначені статтею 129 Конституції РФ. Повноваження, організація і порядок діяльності прокуратури РФ визначаються федеральним законом. У комплексі регулюються всі основні питання організації і здійснення прокурорського нагляду за всіма його напрямками. Разом з тим, уникнути перевантаження основного нормативного акту про прокуратуру допомагає дозвіл конкретних питань прокурорського нагляду за відповідним галузевим законодавством (ЦПК, АПК, КПК, Митного кодексу, «Про закладах державної і виконують кримінальні покарання», Федеральні закони «Про оперативно-розшукову діяльність», «Про зовнішню розвідку» і деякі інші). Стаття 31 вищевказаного ФЗ регламентує розслідування злочинів органами Прокуратури РФ. Компетенція органів прокуратури з розслідування справ про кримінальні злочини визначена статтею 126 КПК. Правомочності слідчих встановлені частиною 1 статті КПК.

14. Органи юстиції Російської Федерації на початку XXI ст.: Правовий статус, тенденції організаційної еволюції, загальна структура на сучасному етапі, основні напрями та проблеми діяльності

Міністерство юстиції Російської Федерації (Мін'юст Росії) є федеральним органом виконавчої влади, що здійснює функції з вироблення і реалізації державної політики та нормативно-правового регулювання у встановленій сфері діяльності, а також у сфері виконання кримінальних покарань, адвокатури та нотаріату, забезпечення встановленого порядку діяльності судів і виконання судових актів і актів інших органів, реєстрації прав на нерухоме майно та угод з ним, реєстрації громадських об'єднань, релігійних організацій та політичних партій.

Забезпечення порядку діяльності судів та виконання судових рішень органами юстиції здійснюється від імені держави. У сферу обов'язків органів юстиції входить, зокрема, підтримання встановленого порядку діяльності Конституційного Суду Російської Федерації, Верховного Суду Російської Федерації, Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації, нижчестоящих федеральних судів загальної юрисдикції та арбітражних судів, світових суддів.

Крім виконання судових рішень органи юстиції примусово виконують також акти інших органів (нотаріальних органів, комісій у справах неповнолітніх та ін.)

У судах органи юстиції представляють інтереси Російської Федерації, а в необхідних випадках - і інтереси суб'єктів Російської Федерації. Головним чином ця функція виконується при оскарженні в судах правових актів, що суперечать Конституції Російської Федерації і федерального законодавства, а також у випадках, коли органи виконавчої влади загальної компетенції виступають позивачем або відповідачем За цивільно-правових спорів.

Крім цього, органи юстиції в особі свого федерального органу забезпечують діяльність повноважного представника Уряду Російської Федерації в Конституційному Суді Російської Федерації, готують проекти запитів та клопотань до Конституційного Суду Російської Федерації для внесення їх Урядом Російської Федерації, взаємодіють з Адміністрацією Президента Російської Федерації при підготовці запитів і клопотань до Конституційного Суду Російської Федерації для внесення їх Президентом Російської Федерації.

15. Система органів забезпечення державної безпеки Російської Федерації на початку XXI ст.: Склад, основні елементи організаційного устрою; місце, визначене адміністративною реформою

Міністерство безпеки і внутрішніх справ Російської Федерації - центральний орган державної влади Росії, у веденні якого планувалося об'єднати органи забезпечення державної безпеки та органи внутрішніх справ. Існувало в період з грудня 1991 по січень 1992 року.

Специфіка роботи органів ФСБ визначена необхідністю використання ними спеціальних методів і засобів для вирішення покладених на них обов'язків, що в свою чергу неминуче пов'язано з певним обмеженням прав і свобод людини і громадянина, яка відповідно до ч. 3 ст. 55 Конституції РФ допускається тільки федеральним законом і в тій мірі, в якій це необхідно з метою захисту основ конституційного ладу, моральності, забезпечення обороноздатності та безпеки держави.

Відповідно до ст. 3 Федерального закону про органи ФСБ структура та організація діяльності федеральної служби безпеки визначаються Положенням про Федеральну службу безпеки Російської Федерації, затвердженим Указом Президента Російської Федерації від 23 червня 1995 р. Збори законодавства Російської Федерації. 1995. № 26. Ст. 2453.

. На підставі цих актів Федеральна служба безпеки Російської Федерації (ФСБ Росії) є федеральним органом виконавчої влади, що здійснює в межах своїх повноважень державне управління у сфері забезпечення безпеки Російської Федерації і безпосередньо реалізують основні напрямки діяльності органів федеральної служби безпеки (ст. 1 Положення про ФСБ) .

Система органів ФСБ складається з трьох ланок: Федеральна служба безпеки Російської Федерації, територіальні органи безпеки по регіонах і суб'єктах Російської Федерації та прирівняні до них органи безпеки у військах, територіальні органи безпеки з іншим адміністративно-територіальним утворенням і прирівняні до них органи безпеки у військах.

Федеральна служба безпеки Росії є юридичною особою, має дійсне та умовне найменування, емблему, печатку із зображенням Державного герба Російської Федерації і зі своїм найменуванням, відповідні печатки, штампи, рахунки, в тому числі валютні, в установах банків (ст. 6 Положення про ФСБ ).

Федеральна служба безпеки Російської Федерації створює територіальні органи безпеки і органи безпеки у військах, здійснює керівництво ними і організує їх діяльність, видає в межах своїх повноважень нормативні акти і безпосередньо реалізує основні напрями діяльності органів федеральної служби безпеки (ч. 2 ст. 6 Федерального закону про органах ФСБ, ст. 5 Положення про ФСБ). ФСБ Російської Федерації як федерального органу виконавчої влади наділяється правом здійснення своїх повноважень створювати свої територіальні органи та призначати відповідних посадових осіб. Однак, на відміну від більшості інших федеральних органів виконавчої влади, ФСБ виступає не тільки як орган управління, який здійснює керівництво підлеглими органа-ми, а й орган, безпосередньо реалізує основні напрямки своєї діяльності.

Федеральну службу безпеки Російської Федерації очолює Директор на правах федерального міністра, який призначається на посаду і звільняється з посади Президентом Російської Федерації ч. 4 ст. 3 Закону про органи ФСБ, ст. 9 Положення про ФСБ.

Директорові ФСБ Росії доручається управління органами федеральної служби безпеки та організація їх роботи, інформування Президента Російської Федерації, Голови Уряду Російської Федерації і за їх дорученням федеральних органів державної влади, а також органів державної влади суб'єктів Російської Федерації про загрози безпеці Російської Федерації.

Колегія ФСБ Росії на своїх засіданнях аналізує головні питання діяльності органів федеральної служби безпеки і приймає по них рішення. Рішення колегії ФСБ Росії затверджуються простою більшістю голосів її членів і вводяться в дію наказами ФСБ Росії.

До структури центрального апарату ФСБ входять департаменти, управління та інших підрозділу.

Так, є: департамент контррозвідки, департамент по боротьбі з тероризмом, департамент аналізу, прогнозу і стратегічного планування, департамент з організаційно-кадрової роботи, департамент забезпечення діяльності, управління розробки і припинення діяльності злочинних організацій, слідче управління, оперативно-пошукове управління, управління оперативно -технічних заході, управління власної безпеки, управління справами, слідчий ізолятор, науково-дослідний центр.

Департаменти та управління очолюють заступники Директора Федеральної служби безпеки Російської Федерації Указ Президента Російської Федерації від 22 травня 1997 р. "Про структуру Федеральної служби безпеки Російської Федерації" / / Відомості Верховної Ради України. 1997. № 21. Ст. 2468 ..

Компонентом системи федеральних органів безпеки є управління (відділи) ФСБ Росії в суб'єктах Російської Федерації та прирівняні до них управління (відділи) ФСБ Росії у Збройних Силах Російської Федерації та інших військових формуваннях, а також в їх органах управління.

Зазначені органи безпеки формуються ФСБ Росії і знаходяться в її безпосередньому підпорядкуванні, що дає можливість виключити яке-небудь вплив на їх роботу з боку органів державної влади суб'єктів Російської Федерації, а також реалізовувати централізовану державну політику в галузі забезпечення безпеки Росії. У суб'єктах Російської Федерації не допускається створення органів державної влади, на які б покладалися обов'язки, права і функції органів федеральної служби безпеки незалежно від того, яке найменування будуть мати такі державні органи. Це обумовлено тим, що п. "м" ст. 71 Конституції відносить вирішення питань безпеки до виключного відання Російської Федерації, тим самим підкреслюючи, що жоден орган державної влади суб'єкта Російської Федерації не має права безпосередньо втручатися в діяльність органів федеральної служби безпеки, здійснювану у сфері забезпечення безпеки, і тим більше створювати державні органи з аналогічними функціями.

Систему органів Федеральної служби безпеки (ФСБ), які здійснюють оперативно - розшукову діяльність, становлять територіальні органи безпеки і органи безпеки у військах. Основними напрямками діяльності органів Федеральної служби безпеки є: контррозвідувальна і розвідувальна діяльність; боротьба зі злочинністю.

Відповідно до ст. 9 Федерального закону "Про органи Федеральної служби безпеки в Російській Федерації" під контррозвідувальною діяльністю розуміється діяльність органів Федеральної служби безпеки в межах своїх повноважень щодо виявлення, попередження, припинення розвідувальної та іншої діяльності спеціальних служб і організацій іноземних держав, а також окремих осіб, спрямованої на нанесення шкоди безпеці Російської Федерації. Порядок використання негласних методів та засобів при здійсненні контррозвідувальної діяльності визначається нормативними актами ФСБ. Розвідувальна діяльність здійснюється органами ФСБ в межах своїх повноважень і у взаємодії з органами зовнішньої розвідки Російської Федерації з метою отримання інформації про загрози безпеці Російської Федерації. Порядок проведення розвідувальних заходів, а також порядок використання негласних методів та засобів при здійсненні розвідувальної діяльності визначаються нормативними актами ФСБ.

Згідно зі ст. 10 названого Закону оперативні підрозділи ФСБ здійснюють оперативно - розшукові заходи щодо виявлення, попередження, припинення і розкриття шпигунства, терористичної діяльності, організованої злочинності, корупції, незаконного обігу зброї та наркотичних засобів, контрабанди та інших злочинів, дізнання та досудове слідство у яких віднесено законом до їх відання, а також щодо виявлення, попередження, припинення і розкриття діяльності незаконних збройних формувань, злочинних груп, окремих осіб і громадських об'єднань, які мають за мету насильницьку зміну конституційного ладу Російської Федерації. На органи ФСБ федеральними законами та іншими нормативними правовими актами федеральних органів державної влади можуть покладатися й інші завдання в сфері боротьби зі злочинністю.

Діяльність органів Федеральної служби безпеки у сфері боротьби зі злочинністю здійснюється відповідно до Закону "Про оперативно - розшукову діяльність", кримінальним та кримінально - процесуальним законодавством Російської Федерації. При здійсненні розвідувальної та контррозвідувальної діяльності органи ФСБ керуються відомчими нормативними актами (ст. 9 - 11 Федерального закону "Про органи Федеральної служби безпеки в Російській Федерації"), а при організації боротьби зі злочинністю - Законом про ОРД.

16. Система органів управління в соціально-культурній сфері життя Російської Федерації на початку XXI ст.: Основні тенденції організаційної еволюції, проблеми діяльності та загальна структура на сучасному етапі. Акти міністерств, служб, агентств

Стаття 72 Конституції Російської Федерації визначає, що у спільному віданні Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації знаходяться загальні питання виховання, освіти, науки, культури, фізичної культури і спорту; координація питань охорони здоров'я; захист сім'ї, материнства, батьківства та дитинства; соціальний захист, включаючи соціальне забезпечення.

Положення цієї статті в рівній мірі поширюються на республіки, краю, області, міста федерального значення, автономну область, автономні округу.

Уряд Російської Федерації, що є вищим виконавчим органом державної влади Російської Федерації, у відповідності з федеральним конституційним законом про нього від 17 грудня 1997 року здійснює в рамках визначених йому повноважень управління в соціальній сфері, у сфері науки, культури та освіти.

Безпосередню реалізацію положень Конституції Російської Федерації і федеральних законів у соціально-культурній сфері діяльності держави, крім Уряду Російської Федерації, здійснюють федеральні органи виконавчої влади та органи виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації.

Відповідно до Указів Президента Російської Федерації від 30 квітня 1998 року № 483 і від 22 вересня 1998 року № 1142 "Про структуру федеральних органів виконавчої влади" до них належать такі федеральні органи виконавчої влади:

- Міністерства - охорони здоров'я, культури, науки і технологій, загальної та професійної освіти, праці та соціального розвитку Російської Федерації;

- Державні комітети Російської Федерації - у справах молоді, по кінематографії, з питань преси, з фізичної культури і туризму;

- Федеральні служби Росії - міграційна, по телебаченню і радіомовленню.

Повноваження вищеперелічених федеральних органів виконавчої влади, що здійснюють свою діяльність з управління в соціально-культурній сфері, визначаються Положеннями про ці органи, які затверджуються Кабінетом Міністрів України. Ці Положення визначають їх правовий статус у системі федеральних органів виконавчої влади, призначення цих органів, їх основні завдання і які з цих завдань їх функції, а також надані права. Крім цього, Положення визначають правовий статус керівника федерального органу виконавчої влади, його права та відповідальність, а також можливість створення в цьому органі колегії та різних рад.

Главою адміністрації області є губернатор - вища посадова особа в області, яка обирається на загальних виборах населенням області.

У відповідності зі структурою Адміністрації області губернатор має першого заступника, кілька віце-губернаторів і заступників.

Один з віце-губернаторів відповідно до структури Адміністрації області керує групою департаментів адміністрації області, які входять до блоку здійснюють управління соціально-культурною сферою. Такими органами виконавчої влади в Нижньогородській області є:

департамент освіти і науки;

департамент охорони здоров'я;

департамент з праці та соціального захисту населення;

департамент культури і мистецтва;

департамент у справах військовослужбовців;

департамент фізичної культури, спорту і туризму.

Ці департаменти Адміністрації області здійснюють свої повноваження відповідно до Положень про департаменти, які затверджуються постановою губернатора області, визначає їх адміністративно-правовий статус, завдання, що їх функції, структуру і штати, а також конкретні повноваження директорів департаментів та їхніх заступників.

17. Органи влади суб'єкта Російської Федерації (на конкретному прикладі): основні елементи організаційного устрою органів представницької, виконавчої та судової влади на початку XXI ст. Акти органів влади суб'єкта РФ (на конкретному прикладі)

Конституція РФ, виходячи з принципу федерального устрою Росії, визначила основні підходи до організації органів влади в суб'єктах Федерації. Згідно з ч. 2 ст. 11 і ч. 1 ст. 77 Конституції суб'єкти Федерації самостійно встановлюють систему органів державної влади відповідно до основами конституційного ладу і загальними началами, закріпленими у Федеральному законі "Про загальні принципи організації законодавчих (представницьких) і виконавчих органів суб'єктів Російської Федерації". До загальних принципів, сформульованих в цьому законі відносяться:

· Державна і територіальна цілісність РФ;

· Верховенство Конституції РФ і федеральних законів на всій її території;

· Єдність системи державної влади;

· Поділ державної влади на законодавчу, виконавчу і судову з метою забезпечення збалансованості повноважень і виключення зосередження всіх повноважень або більшої їх частини у віданні одного органу державної влади або посадової особи;

· Розмежування предметів ведення і повноважень між органами державної влади РФ і її суб'єктів;

· Самостійне здійснення органами державної влади суб'єктів РФ належних їм повноважень;

· Самостійне здійснення своїх повноважень органами місцевого самоврядування.

Конституція РФ і Закон "Про загальні принципи організації законодавчих (представницьких) і виконавчих органів державної влади суб'єктів РФ" закріплюють основні початку побудови систем, державної влади суб'єктів Федерації, гарантуючи їх певне однаковість. Однак вони дозволяють враховувати специфіку суб'єктів Федерації і тим самим поєднувати єдність і різноманітність в організації їх законодавчих і виконавчих органів.

Повноваження суб'єктів Федерації з організації власної системи органів виконавчої влади конкретизуються в їхніх конституціях і статутах. Зміст цих повноважень складають:

· Право розробляти і приймати відповідні акти, які є правовою основою системи органів виконавчої влади суб'єктів Федерації;

· Право самостійно обирати організаційно-правові форми органів виконавчої влади, встановлювати їх структуру, розподіляти функцію і компетенцію між різними видами органів;

· Право проводити заходи щодо утворення органів виконавчої влади (вибори, формування, призначення тощо);

· Право здійснювати політико-правове, організаційне та ресурсне забезпечення діяльності такої системи органів виконавчої влади.

Принцип єдності виконавчої влади в РФ не виключає різноманітності в пристрої органів виконавчої влади в суб'єктах Федерації. Це розмаїття зумовлено не тільки історичними, національними, культурними та іншими традиціями, а й, перш за все, конституційно-правовими відмінностями в положенні таких суб'єктів.

В організації виконавчої влади республік - суб'єктів Федерації відображаються специфічні риси їх конституційного положення та особливостей розвитку. Основними елементами їх системи на рівні органів загальної компетенції є, частіше всього, одноосібний орган - глава виконавчої влади (Президент, Голова уряду, глава республіки) і колегіальний орган - Уряд. На рівні органів державної адміністрації спеціальної компетенції (галузевих і міжгалузевих) найбільш поширеними організаційно-правовими формами є міністерство, державні комітети, комітети, головні управління.

18. Організація місцевого самоврядування в Російській Федерації на початку XXI ст.: Правовий статус, основні моделі самоврядування та їх практичне втілення, форми взаємодії органів місцевого самоврядування та державних органів РФ. Акти органів місцевого самоврядування

Місцеве самоврядування - система організації і діяльності громадян, забезпечує самостійне вирішення населенням питань місцевого значення, управління муніципальною власністю, виходячи з інтересів усіх жителів даної території.

У сучасному світі великого поширення набули ті системи місцевого самоврядування, класифікація яких заснована на складання відносин між місцевим самоврядуванням і центральною владою. Так, поширення набули такі моделі місцевого самоврядування: англосаксонська (класична) модель, Розвитку місцевого самоврядування в дореволюційній Росії поклали початок земська (1864) і міська (1870) реформи Олександра II. Положенням про земських установах 1864 створювалися виборні губернські та повітові земські збори, які завідували місцевими господарськими справами. Організація міського самоврядування визначалася Городовим становищем 1870 року, органами міського самоврядування були міські думи і управи. Поряд з губернськими, повітовими, міськими органами самоврядування діяли державні органи. При Олександра III органи місцевого самоврядування були поставлені під контроль урядових чиновників. Муніципальна реформа 1917 року не була проведена в життя.

Після Жовтневої революції 1917 року в основу організації влади було покладено принцип єдність системи рад як органів державної влади знизу доверху, місцеве самоврядування відкидалося. До ідеї місцевого самоврядування повернулися в кінці 1980-х років у зв'язку з реформою державної влади в країні, а також під тиском руху МЖК. Закон СРСР «Про загальні засади місцевого самоврядування і місцевого господарства» (1990), Закон РРФСР «Про місцеве самоврядування» (1991) зіграли велику роль у становленні місцевого самоврядування. Були розмежовані повноваження між місцевими радами та адміністраціями, введені судові та деякі інші гарантії місцевого самоврядування. У 1993 році в період поетапної конституційної реформи Президент РФ провів реформу місцевого самоврядування. Діяльність місцевих рад була припинена, розпорядчі повноваження передані місцевим адміністраціям, а вибори нових представницьких органів місцевого самоврядування були відкладені на 1994 рік. Конституція РФ, прийнята 12 грудня 1993 року, закріпила місцеве самоврядування і його самостійність, у тому числі і при визначенні структури органів місцевого самоврядування. У 1995 році прийнято Федеральний закон «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в РФ». У 1997 і 2000 роках до нього приймалися істотні поправки про місцеве самоврядування в містах федерального значення та про відповідальність органів місцевого самоврядування та їх посадових осіб. Новий Федеральний закон «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації», прийнятий у 2003 році, поклав початок муніципальної реформи, яка повинна закінчитися до 2009 року, коли Федеральний закон повністю вступить в силу. континентальна, змішана і радянська модель.

Відповідно до Конституції Російської Федерації місцеве самоврядування в Російській Федерації забезпечує самостійного вирішення населенням питань місцевого значення, володіння, користування і розпорядження муніципальної власністю. Питання місцевого значення - питання безпосереднього забезпечення життєдіяльності населення муніципального освіти, вирішення яких відповідно до Конституції Російської Федерації і Федеральним законом здійснюється населенням і (або) органами місцевого самоврядування самостійно.

Федеральний закон «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації» встановлює питання місцевого значення поселення, муніципального району, міського округу, а також повноваження органів державної влади щодо вирішення питань місцевого значення.

Крім того, федеральний закон допускає наділення органів місцевого самоврядування окремими державними повноваженнями Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації з наданням їм відповідних субвенцій і підконтрольністю органам державної влади, а також здійснення органами місцевого самоврядування державних повноважень, не переданих органам місцевого самоврядування.

Форми здійснення

Відповідно до Конституції Російської Федерації місцеве самоврядування здійснюється громадянами шляхом референдуму, виборів, інших форм прямого волевиявлення, через виборні інші органи місцевого самоврядування.

Форми безпосереднього здійснення населенням місцевого самоврядування:

місцевий референдум

муніципальні вибори

голосування з відкликання депутата, члена виборного органу, виборного посадової особи місцевого самоврядування

голосування з питань зміни кордонів, перетворення муніципального освіти

схід громадян

інші форми

Форми участі населення у здійсненні місцевого самоврядування:

правотворча ініціатива громадян

територіальне громадське самоврядування

публічні слухання

збори громадян

конференція громадян (зібрання делегатів)

опитування громадян

звернення громадян до органів місцевого самоврядування

накази виборців

інші форми

19. Конституційний Суд Російської Федерації: правовий статус, організаційна еволюція і організаційний устрій на сучасному етапі. Акти Конституційного Суду РФ

Конституційний Суд Російської Федерації - судовий орган конституційного контролю, самостійно здійснює судову владу за допомогою конституційного судочинства. Повноваження, порядок утворення та діяльності Конституційного Суду Російської Федерації визначаються Конституцією Російської Федерації і Федеральним конституційним законом «Про Конституційний Суд Російської Федерації». Конституційний Суд України складається з 19 суддів.

У 1992-1993 рр.. Конституційний Суд брав активну участь у врегулюванні конституційної кризи. Його голова Валерій Зорькін брав участь у переговорах між президентом Борисом Єльциним і Верховною Радою в грудні 1992 року.

23 березня 1993 Конституційний Суд визнав телезвернення президента Єльцина до народу від 20 березня неконституційним, що послужило підставою для розгляду питання про відмови Президента від посади.

21 вересня 1993 президент Єльцин оголосив про розпуск Верховної Ради. Конституційний Суд зібрався в ніч з 21 на 22 вересня за власною ініціативою (що не суперечило діяв тоді закону) або, за іншою версією, за усним запитом членів Верховної Ради РФ, і визнав дії президента є неконституційними.

Після подій 3-4 жовтня 1993 р. президент Єльцин «призупинив» діяльність Конституційного Суду.

Знову Конституційний Суд був призначений Радою Федерації РФ у лютому 1995 року в кількості 19 суддів, його головою був обраний Володимир Туманов, в 1997 році новим головою став Марат Баглай, а в 2003 році знову був обраний Валерій Зорькін.

За цей час Конституційний Суд прийняв більше 200 постанов. Велика частина розглянутих справ стосувалася перевірки конституційності законів. Більше 30 разів неконституційними визнавалися окремі положення Кримінально-процесуального кодексу РРФСР.

Конституційний Суд Російської Федерації:

За запитами Президента РФ, Ради Федерації або однієї п'ятої його членів, Державної Думи або однієї п'ятої її депутатів, Уряду РФ, Верховного Суду України, Вищого Арбітражного Суду РФ, органів законодавчої та виконавчої влади суб'єктів РФ вирішує справи про відповідність Конституції РФ федеральних законів, нормативних актів Президента РФ, Ради Федерації, Державної Думи, Уряду РФ, конституцій республік, статутів, а також законів та інших нормативних актів суб'єктів РФ, виданих з питань ведення РФ і спільного ведення, договорів між органами державної влади, що не вступили в силу міжнародних договорів РФ ,

Вирішує спори про компетенцію між органами державної влади

За скаргами на порушення конституційних прав і свобод громадян та з запитами судів перевіряє конституційність закону, застосованого чи підлягає застосуванню в конкретній справі

За запитами Президента РФ, Державної Думи, Уряду РФ, органів законодавчої влади суб'єктів РФ дає тлумачення Конституції РФ

За запитом Ради Федерації дає висновок щодо додержання встановленого порядку висування обвинувачення проти Президента РФ

Виступає із законодавчою ініціативою щодо предметів свого ведення

Здійснює інші повноваження, надані йому федеральними конституційними законами (наприклад, за запитом Президента РФ перевіряє конституційність референдуму РФ).

20. Вищий арбітражний суд Російської Федерації на початку XXI ст.: Правовий статус, організаційний устрій на сучасному етапі, основні напрямки діяльності, система підвідомчих органів. Акти Вищого арбітражного суду РФ

Вищий Арбітражний Суд Російської Федерації (ВАС РФ) - вищий судовий орган з вирішення економічних суперечок та інших справ, розглянутих арбітражними судами Росії, здійснює у передбачених федеральним законом процесуальних формах судовий нагляд за їх діяльністю і дає роз'яснення з питань судової практики.

Вищий Арбітражний Суд знаходиться на вершині системи арбітражних судів:

Вищий Арбітражний Суд Російської Федерації;

федеральні арбітражні суди округів (арбітражні касаційні суди);

арбітражні апеляційні суди;

арбітражні суди першої інстанції в республіках, краях, областях, містах федерального значення, автономної області, автономних округах.

Основними завданнями арбітражних судів у Російської Федерації при розгляді підвідомчих їм спорів є:

захист порушених або оспорюваних прав і законних інтересів підприємств, установ, організацій (далі - організації) та громадян у сфері підприємницької та іншої економічної діяльності;

сприяння зміцненню законності і попередження правопорушень у сфері підприємницької та іншої економічної діяльності.

Діяльність арбітражних судів у Російської Федерації будується на основі принципів законності, незалежності суддів, рівності організацій і громадян перед законом і судом, змагальності та рівноправності сторін, гласності розгляду справ.

Голови, заступники голів, судді федеральних арбітражних судів округів і арбітражних судів суб'єктів Російської Федерації призначаються на посаду в порядку, встановленому Федеральним конституційним законом від 31 грудня 1996 р. N 1-ФКЗ «Про судову систему Російської Федерації» і Закону України від 26 червня 1992 р. N 3132-1 «Про статус суддів в Російській Федерації». Голови, заступники голів та судді арбітражних апеляційних судів призначаються на посаду при дотриманні вимог та в порядку, що встановлені Федеральним конституційним законом від 31 грудня 1996 р. N 1-ФКЗ «Про судову систему Російської Федерації» і Закону України від 26 червня 1992 р . N 3132-1 «Про статус суддів в Російській Федерації» для голів, заступників голів та суддів федеральних арбітражних судів округів.

Жодна особа не може бути представлено до призначення на посаду судді без згоди відповідної кваліфікаційної колегії суддів. Припинення повноважень судді допускається тільки за рішенням відповідної кваліфікаційної колегії суддів.

21. Верховний Суд Російської Федерації на початку XXI ст.: Правовий статус, основні елементи організаційного устрою, основні напрямки діяльності на сучасному етапі; зміни в організації системи підвідомчих органів в умовах судової реформи. Акти Верховного Суду РФ

Верховний Суд Російської Федерації:

є найвищим судовим органом у цивільних, кримінальних та адміністративних справах, що підсудні судам загальної юрисдикції.

здійснює у передбачених федеральним законом процесуальних формах судовий нагляд за діяльністю судів загальної юрисдикції, включаючи військові суди.

в межах своєї компетенції розглядає справи як суд другої (касаційної) інстанції, в порядку нагляду і за нововиявленими обставинами, а у випадках, передбачених федеральним законом, - також і в якості суду першої інстанції.

є безпосередньо вищою судовою інстанцією по відношенню до верховним судам республік, крайовим (обласним) судам, судам міст федерального значення, судам автономної області і автономних округів, окружним (флотським) військовим судам.

вивчає та узагальнює судову практику, аналізує судову статистику і дає роз'яснення з питань судової практики.

дозволяє в межах своїх повноважень питання, що випливають з міжнародних договорів Російської Федерації, СРСР і РРФСР

Повноваження ЗС РФ (крім зазначених у ФКЗ "Про судову систему Російської Федерації"), порядок її утворення та діяльності повинні встановлюватися Федеральним конституційним законом, але зараз тимчасово визначені в Законі РРФСР "Про судоустрій РРФСР" (глава п'ята розділу II) - в частині, що не суперечить законодавству Російської Федерації. Також зазначені норми можна знайти в Конституції Російської Федерації, Законі РФ "Про статус суддів в Російській Федерації" і Федеральному законі "Про органи суддівського співтовариства"

22. Рахункова палата Федеральних Зборів Російської Федерації: правовий статус, порядок формування, основні елементи організаційного устрою та напрямки діяльності. Акти Рахункової палати РФ

Статус Рахункової палати Російської Федерації визначається Конституцією Російської Федерації і Федеральним законом «Про Рахункову палату Російської Федерації», згідно з яким Рахункова палата Російської Федерації - це постійно діючий орган фінансового контролю, утворений Федеральними Зборами та підзвітний йому. У своїй діяльності Рахункова палата керується федеральним законодавством, виконує доручення Ради Федерації і Державної думи. У рамках своїх завдань Рахункова палата, має організаційної та функціональної незалежністю. Вона є контрольним органом Федеральних Зборів, але не є його структурним підрозділом і формально не належить до законодавчої, виконавчої чи судової гілки влади.

Голова та половина складу (шість аудиторів) Рахункової палати призначаються Державною Думою, Заступник голови та інша половина складу (шість аудиторів) - Радою Федерації. Рахункова палата РФ складається з колегії і апарату. Колегія розглядає питання організації роботи, а також звіти та повідомлення. Голова (а в його відсутність - його заступник) здійснює керівництво Рахунковою палатою, організує її роботу, аудитори очолюють певні напрямки діяльності. Апарат складається з інспекторів (які безпосередньо організовують і проводять контроль) та інших штатних працівників.

Внутрішні питання діяльності Рахункової палати, розподіл обов'язків між аудиторами Рахункової палати, функції та взаємодія структурних підрозділів апарату Рахункової палати, порядок ведення справ, підготовки і проведення заходів усіх видів і форм контрольної та іншої діяльності визначаються Регламентом Рахункової палати, який затверджується її Колегією.

В даний час йде робота над новою редакцією Регламенту Рахункової палати Російської Федерації. Як тільки ця робота завершиться, Регламент буде опублікований на сайті Рахункової палати РФ.

Регламент Рахункової палати РФ затверджений постановою Колегії Рахункової палати РФ від 24.03.98 р. № 9 (122). Регламент Рахункової палати є внутрішнім документом організації, призначеним тільки для службового користування. Відповідно, у відкритому доступі він не публікується.

Рахункова палата РФ складається з Голови, заступника Голови та 12 аудиторів, що призначаються строком на 6 років. Голова і 6 аудиторів призначаються на посаду Державною Думою Федеральних Зборів РФ, заступник Голови та інші 6 аудиторів - Радою Федерації Федеральних Зборів РФ.

23. Громадська палата при Президентові Російської Федерації: принципи формування, функції та компетенція, прядок реалізації повноважень, місце в системі державних органів РФ

Загально ственная впала та Россі йской Федера ції - дорадчий орган, створений для здійснення зв'язку між громадянським суспільством і представниками влади.

Відповідно до закону "Про Громадську палату Російської Федерації", склад Громадської палати формується таким чином: після проведення консультацій Президент Росії визначає кандидатури 42 членів палати. Вони в свою чергу повинні погодитися або відмовитися від пропозиції протягом 30 днів, після чого президент своїм указом остаточно затверджує 42 членів Громадської палати. Затверджені члени приступають до остаточного формування Громадської палати.

Відповідно до поправок до закону "Про Громадську палату Російської Федерації" прийнятий 15 червня 2007 року не допускається висування кандидатів у члени палати організаціями, стосовно яких було винесено попередження про неприпустимість здійснення екстремістської діяльності. Те ж вимога поширюється на організації, діяльність яких була припинена судом відповідно до закону «Про протидію екстремістської діяльності»

Апарат Громадської палати, відповідно до закону, забезпечує діяльність палати і працює під загальним керівництвом її секретаря.

18 липня 2007 Голова Уряду РФ Михайло Фрадков підписав розпорядження про призначення Аліни Радченко керівником Федерального державної установи Апарат Громадської палати РФ.

24. Причини і завдання реформи державної служби на початку XXI ст. Федеральний закон «Про систему державної служби Російської Федерації». Основні поняття і принципи

На думку ряду аналітиків у РФ, реформи державної служби спрямовані на вирішення наступних завдань:

1. Пошук балансу між роллю політичних призначень в системі цивільної служби та професійної позапартійної бюрократією.

2. Досягнення балансу між динамізмом державної служби та її стабільністю.

3. Посилення відкритості, демократичності цивільної служби, її "чуйності" на потреби й інтереси громадян і суспільства.

4. "Менеджерізація" державної цивільної служби, впровадження ринкових принципів у систему державної цивільної служби, створення неурядових структур, укладають з урядом на конкурсній основі контракт на виконання тієї чи іншої державної функції чи надання послуги.

5. Розширення сфери проведення конкурсних іспитів - як при зайнятті посади, так і при просуванні по службі.

6. Скорочення чисельності цивільних службовців, їх пільг і привілеїв при одночасному підвищенні їхньої заробітної плати та введення прогресивної шкали її зростання в залежності від результатів їх роботи.

Проект федерального закону "Про систему державної служби Російської Федерації" був внесений у Державну Думу 19 листопада 2002 Президентом Російської Федерації. Його розробка велася в рамках тієї частини проведеної Президентом Російської Федерації і Урядом Російської Федерації адміністративної реформи, яка одержала найменування "реформа державної служби". Закон в цілому базується на затвердженої Президентом Російської Федерації 15 серпня 2001 Концепції реформування системи державної служби Російської Федерації, в якій зазначено, що сучасний стан державної служби характеризується відсутністю цілісної її системи, наявністю суперечностей у законодавстві про державну службу.

Закон прийнятий Державною Думою 25 квітня і схвалений Радою Федерації 15 травня поточного року. Під час обговорення в Державній Думі закон зустрів деякий опір з боку головним чином праволіберальних сил, представники яких (зокрема, Б. Надєждін) критикували проект за недостатньо послідовне проведення реформістських починань. Так, з їхньої точки зору, сучасне регулювання державної служби має в більшій мірі, ніж це передбачається названим Законом, відповідати потребам адаптації державного апарату до ринкових економічних умов і передбачати гнучку систему набору службовців, переходу управлінських кадрів і фахівців зі сфери бізнесу чи науки на державну службу і звільнення з неї, оплати праці за критеріями, які враховують якість надаваних управлінських послуг. Власне, в закріпленні і здійсненні подібних ідей багато в чому і полягає, на їхню думку, реформа державної служби.

Зміст Закону, однак, свідчить про те, що він більшою мірою спрямований не на зазначені цілі, а на сприяння стабілізації державного апарату після потрясінь 90-х років. У Законі якихось особливо реформаторських ринкових починань не спостерігається, але помітно вплив традиційного погляду на держслужбу. Це може бути як наслідком тематики Закону, присвяченого не конкретним питань державної служби, а лише її системі, так і свідомим підходом розробників.

Фактично Закон про систему державної служби прояснює ситуацію з поширенням дії загального законодавства про державну службу на ті чи інші категорії службовців. До цих пір в цьому питанні була неясність. До числа державних службовців, безперечно, належали всі цивільні службовці. Що ж стосується військовослужбовців, то, з одного боку, більшість осіб, які проходили військову службу не в державних органах, а у військових частинах і з'єднаннях, не могли бути віднесені до категорії державних службовців відповідно до статті 3 названого базового Закону про державну службу. З іншого боку, опосередковано допускається віднесення військової, а також дипломатичної служби до видів державної служби (для окремих видів державної служби вводяться інші види кваліфікаційних розрядів, військові звання, дипломатичні ранги).

Закон про систему державної служби чітко визначає, що і військова служба, і правоохоронна служба поряд з державною цивільною службою вважаються видами державної служби. Згідно з новим Федеральним законом, посади державної служби поділяються на посади федеральної державної служби, військові посади і посади правоохоронної служби. Посади державної служби можуть засновуватися федеральним законом або іншим нормативно-правовим актом Російської Федерації, законом або іншим нормативно-правовим актом суб'єкта Російської Федерації з метою забезпечення не тільки повноважень державних органів, а й безпосередньо функцій і повноважень Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації.

У Законі (стаття 1) дається нове визначення поняття державної служби, під якою тепер розуміється не просто професійна діяльність, а професійна службова діяльність громадян Російської Федерації. При цьому крім забезпечення виконання повноважень державних органів та осіб, що заміщають державні посади, в якості державної служби розглядається та діяльність щодо забезпечення виконання повноважень Російської Федерації і суб'єктів Федерації.

Закон виділив правоохоронну службу в якості особливого виду держслужби, не тільки встановив ознаки правоохоронної служби і ввів пов'язане з ним поняття посад правоохоронної служби, а й передбачив необхідність прийняття федерального закону про відповідне вигляді держслужби.

25. Федеральний закон «Про державну цивільну службу Російської Федерації». Технологія відбору осіб на держслужбу. Порядок її проходження. Соціальна захищеність службовця

Для того щоб приступити до перетворень у сфері державної служби Російської Федерації, адаптувати її до вирішення актуальних завдань державного управління, була розроблена Федеральна програма «Реформування державної служби Російської Федерації (2003 - 2005 рр..)», Реалізація якої Указом Президента від 12 грудня 2005 р . № 1437 була продовжена на 2006 - 2007 роки. З метою здійснення цієї програми були прийняті: базовий Федеральний закон № 58-ФЗ від 27 травня 2003 р. (ред. від 1 грудня 2007 р.) «Про систему державної служби Російської Федерації», Федеральний закон № 79-ФЗ від 27 липня 2004 р. (ред. від 29 березня 2008 р.) «Про державну цивільну службу Російської Федерації», безліч підзаконних нормативних правових актів. Значна робота з розробки та прийняття нормативних правових актів, що забезпечують реалізацію положень федерального законодавства, здійснюється і в суб'єктах Російської Федерації, в тому числі в Московській області.

Однак, незважаючи на багато позитивні зміни, що відбулися в країні в останні роки, центральна проблема державного будівництва і реалізованих реформ - створення ефективного державного управління - повною мірою поки не вирішена. Про це неодноразово зазначав у своїх виступах глава держави

Держпосади держслужби поділяються на такі групи: вищі державні посади держслужби (5 група); головні державні посади держслужби 94 група);

провідні держ. посади держслужби (3 група); старші держпосади держслужби (2 група); молодші держпосади держслужби (1 група).

Громадянам, які претендують на держпосаду держслужби, необхідно мати:

для вищих та головних держпосади держслужби вищу професійну освіту за спеціалізацією держпосади держслужби або освіта, вважається рівноцінним, з додатковим вищим професійним освітою за спеціалізацією держпосади держслужби;

для ведучих і старших держпосади держслужби - вищу професійну освіту за спеціальністю «держуправління» або за спеціалізацією держ. посад держ. служби або освіта, вважається рівноцінним;

для молодших держпосади держслужби - середню спеціальну освіту за спеціалізацією держпосади держслужби або освіта, вважається рівноцінним.

Поняття "соціальна захищеність людини" відображає різноманіття зв'язків людини і суспільства, завдяки яким здійснюється життєдіяльність громадян, розкриття та використання їх здібностей. Однак такий підхід виник тільки недавно. У період існування командно-адміністративної системи соціальний захист розумілася вузько і реалізовувалася в рамках централізованої державної системи соціального забезпечення інвалідів, пенсіонерів та інших. Соціальний захист в цілому в суспільстві здійснювалася шляхом перерозподілу додаткового продукту і розподілу суспільних фондів споживання. Проблема соціального захисту державної та партійно-господарської номенклатури взагалі не піднімалася, тому що саме ця категорія й була найбільш соціально захищена і з точки зору престижності професії, і з точки зору задоволення основних життєвих потреб. Номенклатура мала не тільки досить високу оплату праці, а й доступ до інших матеріальних і нематеріальних благ: краще медичного обслуговування, джерел товарів повсякденного попиту, комфортним житловим умовам і тому подібним.

Сьогодні соціальний захист населення в якості основної мети переслідує позбавлення значної його частини від злиденного існування в умовах, коли середньодушовий сукупний дохід сім'ї став нижчим рівня задоволення елементарних фізіологічних потреб. Виникла нагальна необхідність запобігання зниження рівня життя малозабезпечених, непрацездатних членів суспільства та сімей з дітьми, як найбільш соціально вразливих груп населення. Але так як рівень оплати праці все більше відстає від рівня цін, все більша кількість товарів повсякденного попиту стає малодоступним, а то і зовсім недоступним не тільки для непрацездатних, а й для працездатних громадян. У зв'язку з цим виникає проблема захисту стабільності робочих місць як основного джерела забезпечення засобів існування та створення умов для активного включення населення в соціально корисну діяльність.

Таким чином, ефективна система соціального захисту населення повинна бути розрахована не тільки на категорії громадян, безпосередньо які потребують такого захисту, але і на максимальний розвиток економіки, стимулювання трудових зусиль кожного працездатного члена суспільства, створення умов, в яких він хотів і міг би заробити. Адже саме праця дає достатні кошти для дієвої соціального захисту.

Доля демократичних реформ, зміцнення їх соціальної бази тісно пов'язані з розвитком інституту державної служби. Адже саме спираючись на нього держава зможе забезпечити економічний і соціальний добробут всього населення. "Для успішного вирішення таких завдань, вважають зарубіжні аналітики Я. Джейбс і Ст. Сіннерстрем, необхідні висококваліфіковані спеціалісти державної служби, політично нейтральні, захищені законом, що діють в ім'я інтересів суспільства, неупереджені, чесні, відкриті, вміють спілкуватися і використовувати інформацію, а також ефективно і результативно керувати.

Список використаних джерел

1. Архипова Т.Г., Румянцева М.Ф., Сенін А.С. Історія державної служби в Росії. XVIII - XX ст: Навчальний посібник. Гл.3.ізд. 2-е. М., 2000.

2. Історія Росії в новітній час (1945 - 1999): Підручник для вузів / Під ред. А.Б. Безбородова. М., 1999.

3. Коржіхіна Т.П. Радянська держава та її установи: листопад 1917 р. - грудень 1991 р.: Підручник для вузів. Вид. 2-е. М., 1994.

4. Коржіхіна Т.П., Сенін А.С. Історія російської державності. М., 1995.