Порядок складання організаційно-розпорядчої документації

Зміст

1. Дайте характеристику групи довідково-інформаційних документів (визначення, види документів, правила оформлення)

2.Опишите відмінності в оформленні загального бланка та бланка для письма

3.Сформуліруйте основні вимоги до текстів організаційно-розпорядчих документів

4.Практіческое завдання

4.1 Оформіть на загальному бланку посадову інструкцію одного зі співробітників, складену менеджером по персоналу і затверджену директором фірми (без тексту)

4.2 Оформіть наказ з основної діяльності фірми (без тексту) з поздовжнім розташуванням реквізитів

4.3 Складіть і оформіть рекомендаційний лист на одного із співробітників (вихідні дані на розсуд упорядника)

Список літератури

1. Дайте характеристику групи довідково-інформаційних документів (визначення, види документів, правила оформлення)

До числа інформаційно-довідкових документів відносяться: службові листи, телеграми, телетайпограмами, телефонограми, факси. Перелічені документи являють собою специфічні канали зв'язку організацій і підприємств із зовнішнім світом.

Лист - загальноприйнята назва великого числа різновидів довідково-інформаційних документів, які використовуються для вирішення головним чином оперативних завдань в управлінні.

Розрізняють листи циркулярні, направляються, як правило, вищестоящими організаціями і що носять розпорядчий характер гарантійні листи, що підтверджують дані раніше обіцянки або обумовлені умови, супровідні листи, листи-підтвердження, листи-прохання, листи-нагадування, листи-повідомлення, листи-запрошення, всілякі комерційні листи, рекламні та інші види листів ^1.

До складу реквізитів ОРД входять наступні:

03 - емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04 - код організації;

05 - код форми документа;

06 - назва організації;

07 - довідкові дані про організацію:

08 - назва виду документа;

09 - дата документа;

10 - реєстраційний номер документа;

11 - посилання на реєстраційний номер і дату документа;

12 - місце складання чи видання документа;

Оформлення службового листа складається з підготовки відповідного бланка та нанесення необхідних реквізитів на його робоче та службове поля.

До складу реквізитів листа, крім наносяться на бланк, можуть входити такі реквізити:

14 - адресат;

16 - резолюція;

17 - заголовок до тексту;

18 - відмітка про контроль;

19 - текст документа;

20 - відмітка про наявність додатку;

21 - підпис;

23 - візи узгодження документа;

24 - друк;

26 - позначка про виконавця;

27 - позначка про виконання документа і направлення; його до справи;

28 - відмітка про надходження документа до організації;

29 - ідентифікатор електронної копії документа.

Частина перерахованих реквізитів використовується лише при необхідності.

Крім розподілу листів за призначенням, службові листи класифікують на прості і складні (багатоаспектні). Просте лист - це малооб'ємних документ, в якому розглядається лише одне питання. Складне лист - документ, в якому розглядаються декілька питань.

Телеграма - документ, що відрізняється від інших способом передачі - телеграфом. Телеграми можуть бути послані з декількома текстами в один пункт або з однаковим текстом - у різні пункти.

Доповідна записка - документ, адресований керівникові, з викладенням проблеми чи постановкою питання і містить відповіді та пропозиції ^2.

Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.

Доповідна записка може бути складена як з ініціативи автора, так і за вказівкою керівництва. Мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника прийняти рішення. Інформаційні доповідні записки про хід робіт можуть представлятися керівництву систематично.

Текст доповідної записки поділяється на дві частини: перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга містить висновки, думки, пропозиції укладача.

Службова записка - форма внутрішньої ділової переписки між підрозділами організації або посадовими особами, що не перебувають у прямому підпорядкуванні.

Службова записка може мати інформаційний, ініціативний або звітний характер. У тексті викладаються ділові питання, що стосуються роботи структурного підрозділу або посадової особи. Службова записка може містити прохання, пропозицію і бути адресована будь-якого непрямого керівнику. Службову записку підписує керівник підрозділу чи посадова особа.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює вищестоящому безпосередньому керівнику причини невиконання будь-якого доручення, порушення трудової чи технологічної дисципліни.

Пояснювальна записка може бути оформлена рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Реквізити пояснювальної записки аналогічні реквізитам доповідної записки ^3.

2. Опишіть відмінності в оформленні загального бланка та бланка для письма

Листи оформляють на спеціальних бланках (бланках для листів), як правило, з кутовим розташуванням постійних реквізитів. Використовують бланки форматів А4 і А5. Формат А5 використовується, якщо лист не перевищує 7-8 рядків. Бланки з подовжнім розташуванням постійних реквізитів для підготовки листів застосовуються в основному органами державної влади і управління.

На бланку друкують першу сторінку документа, наступний текст друкують на чистих аркушах однакової якості з бланком.

Для ділового листа, наприклад, обов'язкові такі реквізити (тобто ознаки, встановлені законом або правилами, для окремих документів):

- Назва організації - адресата листа (відправника) - повне та скорочене;

- Поштову та телеграфну адресу;

- Номер телефону;

- Номер телекса;

- Номер рахунку в банку;

- Дата;

- Індекс документа;

- Посилання на індекс і дату вхідного документа;

- Адресат;

- Заголовок до тексту;

- Текст;

- Відмітка про наявність додатків;

- Підпис;

- Відмітка про направлення копії в інші адреси;

- Прізвище, ім'я, по батькові та телефон виконавця;

- Відмітка про направлення листа в справу.

На вживаних для офіційних листів спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом, поміщаються емблеми, зображення нагород установи, організації, якщо такі є. Крім бланків, призначених для листів, установи використовують уніфіковані (єдині для всіх установ країни) форми документів, зокрема, ряду бухгалтерських, відрядження та інші, а також загальні бланки для наказів, розпоряджень, постанов.

На загальних бланках відсутні такі реквізити, як індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер банківського рахунку, посилання на індекс і дату вхідного документа. Замість них залишається вільне місце, куди відповідно вкарбовуються найменування виду документа (наказ, розпорядження, постанова), його номер, дата, місце складання або видання. Назва документа міститься звичайно в середині верхньої частини аркуша.

3.Сформуліруйте основні вимоги до текстів організаційно-розпорядчих документів

Текст є основним реквізитом документа. Текст документа повинен бути інформативним, складатися з простих речень, бути лаконічним, термінологічно точним, стилістично нейтральним. Мовні конструкції повинні складатися з усталених «стандартних» словосполучень з використанням термінів юридичного, економічного і технічного мов ^4.

Текст документа становлять російською або національною мовою відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації про державні мови.

Тексти документів пишуть лише російською мові при напрямі їх:

- В федеральні органи державної влади, органи державної влади суб'єктів Російської Федерації;

- На підприємства, в організації та їх об'єднання, не підпорядковані даного суб'єкта Російської Федерації чи розташовані на території інших суб'єктів Російської Федерації.

Листування в сфері обслуговування і комерційної діяльності ведеться російською мовою і іншими мовами, передбачених договорами між діловими партнерами.

Письмові відповіді на пропозиції, заяви і скарги громадян, спрямовані в державні органи, організації і на підприємства Російської Федерації, даються мовою звернення. У разі неможливості дати відповідь мовою звернення використовується російська мова.

Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.

При складанні тексту в, як анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу («маєте» або «були», «перебували» і т. д.). Характеристики, виражені словесно, мають узгоджуватися з найменуваннями признаков.

У розпорядчих документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини.

У документах, які визначають права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини. У розпорядчих документах (наказ, розпорядження тощо) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, виклад тексту має йти від першої особи однини. У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини ^5.

4.Практіческое завдання

4.1 Оформіть на загальному бланку посадову інструкцію одного зі співробітників, складену менеджером по персоналу і затверджену директором фірми (без тексту)

ЗАТ «Парма» ЗАТВЕРДЖУЮ

реквізити Президент ЗАТ

(Підпис) А.А. Парамонов 10.10.2005

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

Референт відділу ПЕРСОНАЛУ

ТЕКСТ

1. Загальні положення

2. Функції

3. Посадові обов'язки

4. Права

5. Відповідальність

6. Взаємовідносини (зв'язки за посадою)

7. Кваліфікаційні вимоги

8. Оцінка роботи

Керівник

відділу персоналу (підпис) Захаров М.Ю.

Віза узгодження

Інструкцію

одержав (підпис) Іванов С.С.

10.10.2005

4.2 Оформіть наказ з основної діяльності фірми (без тексту) з поздовжнім розташуванням реквізитів

Акціонерне товариство

«РОСТРАНСАВТО»

ОКПО 47464101

НАКАЗ

10.10.2005 р. Новосибірськ № 10

Про введення Інструкції з кадрового діловодства

ТЕКСТ

Директор АТ (підпис) Р. М. Зінченко

Юрисконсульт (підпис) М. П. Морозова

09.10.2005

А.О. Іванова

93 16 21

4.3 Складіть і оформіть рекомендаційний лист на одного із співробітників (вихідні дані на розсуд упорядника)

Акціонерне товариство

«РОСТРАНСАВТО»

вул. Жовтнева, 10, м. Новосибірськ, 630050

тел. 211-43-90, факс 89-56-23

р / р № 4861033/573 у філії Інкомбанку,

ОКПО 47464101

10.10.2005 № 174 Генеральному директору

На № від ВАТ «Ніка»

А.А. Лебедєву

вул. Гоголя, 18,

м. Новосибірськ, 630032

Про працівника організації

Іванова Ольга Олексіївна є кваліфікованим працівником. За час роботи в нашій організації показала себе як відповідальний, урівноважений, комунікабельна людина; як організований, виконавчий, сумлінний працівник.

Відносини з колегами неконфліктні, вміє знаходити спільну мову.

Директор АТ (підпис) Р. М. Зінченко

Список літератури

1. Басаков М.І. Кадрове діловодство. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2002.

2. Діловодство в кадровій службі. / Укл. Верховцев А.В. - М.: ИНФРА-М, 1999.

3. Документи з персоналу підприємства. / Укл. Басаков М.І. - Ростов-на-Дону: МарТ, 2001.

4. Правила складання та оформлення службових документів. - М.: ИНФРА-М, 2004.

5. Уніфікація текстів управлінських документів: Методичні вказівки. - М.: ПРІОР, 1999.