Поняття і бухгалтерський облік з підзвітними особами

Зміст

Введення

1. Характеристика розрахунків з підзвітними особами

1.1 Поняття і бухгалтерський облік з підзвітними особами

1.2 Облік представницьких витрат

1.3 Облік розрахунків з підзвітними особами по сумах, виданим на витрати на відрядження

1.4 Облік операційно-господарських витрат

2. Документальне оформлення та облік розрахунків з підзвітними особами

2.1 Порядок розрахунків з підзвітними особами

2.2 Нормативне регулювання розрахунків з підзвітними особами

2.3 Методика обліку підзвітних сум, виданих на господарсько-операційні та витрати на відрядження

3. Облік розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Тарі-АВТО»

3.1 Коротка характеристика діяльності підприємства

3.2 Документальне оформлення та облік підзвітних сум, виданих на господарсько-операційні витрати

3.3 Документальне оформлення та облік підзвітних сум, виданих на придбання ПММ

3.4 Документальне оформлення та облік підзвітних сум, виданих на відрядні витрати

Висновок

Список використаної літератури

Введення

У процесі фінансово-господарської діяльності у організацій часто виникає необхідність придбання матеріальних цінностей, а також різних робіт, послуг не тільки за безготівковим розрахунком, але й готівкові гроші. У таких випадках зазвичай працівникові видаються готівкові грошові кошти під звіт для виконання певних дій за дорученням організації.

Основними завданнями бухгалтерського обліку розрахунків з підзвітними особами є:

1. своєчасне, повне і достовірне відображення на рахунках бухгалтерського обліку фактичних витрат на відрядження;

2. документальна обгрунтованість використання підзвітних сум і обгрунтованість включення до складу витрат;

3. контроль за економним та раціональним використанням грошових коштів на господарсько-операційні цілі.

Бухгалтерський облік з підзвітними особами має свої особливості, тому однією з цілей цієї роботи є узагальнити ті дані, які з'являються у пресі.

Облік розрахунків з підзвітними особами має місце практично на кожному підприємстві. В умовах ринкових відносин, налагодження зовнішньоекономічних зв'язків з постачальниками і партнерами актуальність даного виду обліку постійно зростає і вимагає свого вдосконалення. Саме ця обставина і лягло в основу вибору даної теми для написання курсової роботи.

Метою роботи є розгляд порядку обліку розрахунків з підзвітними особами на прикладі ТОВ "Тарі-Авто".

У зв'язку з цим перед автором даної роботи стоять наступні завдання:

- Ознайомитися з теоретичним аспектом з даного питання;

- Вивчити документальне оформлення видачі, використання і повернення підзвітних сум при веденні розрахунків з працівниками підприємства;

- Ознайомитися з нормативною базою, яка регламентує порядок ведення цього виду розрахунків;

- На підставі документального відображення розрахунків з підзвітними особами (доданими документами ТОВ "Тарі-Авто) простежити взаємозв'язок теорії з практикою.

ТОВ "Тарі-Авто" - торгове підприємство приватної форми власності, що здійснює продаж запасних частин а / м ВАЗ.

Як і багато інших підприємств, ТОВ "Тарі-Авто" прагне збільшувати свій прибуток і рентабельність за рахунок безперебійної торгівлі автозапчастинами. Це можливо тільки при наявності стійких економічних зв'язків з постачальниками і партнерами, при налагодженні нових контактів зі своїми зарубіжними колегами. Все це викликає необхідність направляти працівників у відрядження, в тому числі і зарубіжні, для ведення переговорів, укладання різних угод і договорів з постачальниками і партнерами по бізнесу. Цей процес знаходить документальне оформлення та на ТОВ "Тарі-Авто".

Таким чином, методологічною основою написання курсової роботи є нормативні документи щодо ведення бухгалтерського обліку та звітності з підзвітними особами підприємства, навчальна література та дані ТОВ "Тарі-Авто".

1. Характеристика розрахунків з підзвітними особами

1.1 Поняття і бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами

Під підзвітними особами в бухгалтерському обліку розуміють працівників організації (в тому числі і сумісників), яким видано з каси готівку з умовою подання звіту про їх використання (звідси і термін - "під звіт").

Підзвітними особами вважаються працівники організації, які отримали авансом кошти з каси. У підзвіт видаються для майбутніх витрат на відрядження, а також на оплату господарських витрат, витрат, пов'язаних з придбанням матеріалів по дрібному опту в роздрібній торгівлі, і на інші господарські потреби. Розрахунки з підзвітними особами мають місце практично на кожному підприємстві і дуже різні:

- Придбання запасних частин, матеріалів, палива за готівковий розрахунок, канцелярський товарів, оплата поштово-телеграфних витрат;

- Оплата дрібного ремонту оргтехніки, транспортних засобів;

- Витрати на відрядження по території Російської Федерації і за кордон;

- Представницькі витрати.

Тема розрахунків підприємств з співробітниками, що виїжджають у службові відрядження, як по Росії, так і в інші країни, досить добре вивчена і висвітлена в економічній пресі і спеціальних виданнях. До того ж витрати на відрядження відносяться до категорії витрат підприємства, які постійно перебувають під пильною увагою перевіряючих органів.

Але в той же час слід відмітити, що більшість публікацій на цю тему зводиться, як правило, до розгляду діючих нормативних документів і опису порядку оформлення первинних документів. Безсумнівно, такі публікації мають певну значимість для практикуючого бухгалтера, так як правильно організований облік в значній мірі є запорукою достовірного формування фінансової звітності і, відповідно, бази оподаткування по ряду податків.

При видачі грошових коштів організація зобов'язана:

- Визначити суму підзвітних коштів та термін, на який вона видається;

- Отримати від підзвітної особи звіт про витрати в строк не пізніше 3 робочих днів після закінчення терміну, на який видані кошти;

- Видати грошові кошти працівнику під звіт за умови повного звіту або за раніше виданими авансами;

- Заборонити передачу підзвітних грошових коштів від одного працівника іншому;

- Визначити перелік осіб, які можуть заміняти касирів і отримувати в банку грошові кошти під звіт.

Право отримувати грошові кошти під звіт мають тільки ті співробітники, чиї прізвища є у переліку підзвітних осіб. Цей перелік затверджується наказом керівника підприємства. Як правило, сюди записують водіїв, працівників господарських служб, секретарів, а також тих осіб, хто часто буває у відрядженнях. Інакше кажучи, працівників, яким можуть знадобитися готівкові гроші для того, щоб виконати свої посадові обов'язки: водієві - купити бензин, секретарю - відправити пошту, відрядженому - заплатити за готель.

Усі працівники підприємства, які одержують гроші під звіт, повинні дотримуватися правил роботи з готівкою.

У наказі потрібно не тільки перераховувати підзвітних співробітників, але і вказати, яку суму кожен з них може отримати за один раз, на який термін і коли вони повинні здавати авансові звіти до бухгалтерії.

Якщо треба видавати гроші особі, не вказаною в наказі, можна скласти окремий наказ, де вказують прізвище та посаду співробітника, термін на який йому видана сума, дата, не пізніше якої він повинен здати авансовий звіт до бухгалтерії і т.д.

Кожного співробітника, чиє прізвище включена до переліку підзвітних осіб, потрібно під розписку ознайомити з наказом, а при необхідності роз'яснити правила, які він повинен дотримуватися, отримуючи готівку і звітуючи за них.

У процесі своєї діяльності практично кожний бухгалтер стикається з проблемою правильного обліку та оподаткування витрат на відрядження. При цьому часто виникають питання, зокрема, що, вважати службовим відрядженням; який порядок відрядження співробітників підприємства, що працюють за сумісництвом або виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру; якими нормативними документами, що зачіпають питання витрат на відрядження, необхідно керуватися в даний час.

При цьому організація може видавати кошти підзвітним особам на наступні цілі: на господарські потреби; на відрядні витрати; на оплату представницьких витрат.

1.2 Облік представницьких витрат

Представницькі витрати - це витрати організації з прийому та обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах для встановлення і підтримки співпраці, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації.

До представницьких витрат відносяться витрати: за проведення офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері або іншого аналогічного заходу) представників інших організацій; з транспортного забезпечення представників інших організацій, пов'язаному з їх доставкою до місця проведення зустрічі і назад; по буфетної обслуговування осіб, що беруть участь у зустрічі під час переговорів; з оплати послуг перекладачів, які не перебувають в штаті організації.

Цей перелік є вичерпним. Тому витрати на організацію розваг і відпочинку, оплату віз, а також на оплату проживання учасників переговорів представницькими витратами не є.

Підприємства самостійно визначають порядок витрачання коштів на представництво, їх документальне підтвердження. Для успішного проведення переговорів з діловими партнерами, при проведенні зборів акціонерів, прийому різних делегацій, часто буває необхідно зробити певні витрати. Такі витрати називають представницькими.

Дуже часто виникають питання, що вважати представницькими витратами, а що ні, які повинні бути виправдувальні документи, які ліміти на розмір витрат.

До представницьких витрат відносять витрати на:

- Офіційний прийом і (або) обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах з метою встановлення та (або) підтримки взаємного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків, незалежно від місця проведення зазначених заходів ;

- Проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації - платника податків, що беруть участь у переговорах;

- Транспортне обслуговування доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу і (або) засідання керівного органу і назад;

- Буфетне обслуговування під час переговорів;

- Оплата послуг перекладачів, які не перебувають у штаті платника податків, щодо забезпечення перекладу під час проведення представницьких заходів.

Склад представницьких витрат платника податку визначено п. 2 ст. 264 НК РФ. У порівнянні з переліком представницьких витрат, визначених Постановою з метою бухгалтерського обліку, в НК РФ види цих витрат обмежені: в них не включаються оплата готелів як для керівників і членів делегацій, так і для супроводжуючих осіб, оплата харчування (добові), культурні, побутові та інші витрати, придбання сувенірів. Податкове законодавство не відносить до представницьких витрат витрати на організацію розваг, відпочинку, профілактики та лікування захворювань учасників представницьких заходів.

Відповідно до п.2 ст.264 НК РФ представницькі витрати протягом звітного (податкового) періоду включаються до складу інших витрат у розмірі, що не перевищує 4 відсотки від витрат платника податку на оплату праці за цей звітний (податковий) період.

Представницькі витрати відносяться до витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, тому крім виконання звичайних вимог при оформленні підтверджуючих документів необхідно обгрунтувати, що зроблені витрати пов'язані з підприємницькою діяльністю установи.

1.3 Облік розрахунків з підзвітними особами по сумах, виданим на витрати на відрядження

Витрати на відрядження виникають внаслідок оплати витрат працівнику підприємства, спрямованого у відрядження. Відрядження - це поїздка працівника в іншу місцевість для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи за розпорядженням роботодавця. При цьому службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний характер, відрядженнями не зізнаються.

У відрядження може бути направлений тільки штатний працівник організації, з яким укладено трудовий договір. Поїздка в іншу місцевість працівника, з яким укладено цивільно-правовий договір (наприклад, договір підряду або доручення), відрядженням не вважається.

Відповідно до чинного законодавства відрядженому працівникові оплачуються: витрати по найму житлового приміщення; витрати на проїзд до місця відрядження і назад; добові; інші витрати (наприклад, оплата послуг зв'язку чи пошти). На оплату таких витрат працівникові перед його від'їздом у відрядження видається аванс.

Для правильного відображення організацією розрахунків з підзвітними особами при здійсненні ними відряджень необхідно враховувати:

- Мета відрядження;

- Хто направляється у відрядження;

- Місце відрядження;

- Термін відрядження;

- Які витрати допускаються нести працівникові у службовому відрядженні;

- Умови відрядженні за межами Росії;

- Порядок оформлення відрядження;

- Порядок обліку витрат на службове відрядження для цілей оподаткування.

Мета відрядження визначає її класифікацію і порядок розподілу витрат, понесених відрядженим працівником. Виходячи з цього відрядження можна підрозділити на службові та невиробничі.

Відповідно до ст. 166 Трудового Кодексу РФ службове відрядження - поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не зізнаються.

Під службовим відрядженням, що здійснюється в установленому порядку, розуміється також поїздки працівника, які пов'язані з:

- Покупкою ТМЗ, витрати за якими обліковуються у складі заготівельно-складських витрат і включаються до складу витрат з придбання запасів;

- Здійсненням робіт капітального характеру, витрати за якими обліковуються у складі інших капітальних витрат і включаються в інвентарну вартість об'єкта будівництва;

- Підготовкою та підвищенням кваліфікації працівників, витрати за якою враховуються у складі кошторису на загальногосподарські витрати;

- Участі у загальних зборах акціонерів товариств, в яких організація має акції, витрати за якою ставляться до службових відряджень і враховуються у складі кошторису на загальногосподарські потреби;

- Іншими аналогічними потребами.

Порядок і розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, визначаються колективними договорами або локально-нормативними актами організації. При цьому розміри відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями, не можуть бути нижче розмірів, встановлених Урядом РФ для організацій, що фінансуються з федерального бюджету.

Відрядження, метою яких є діяльність, не пов'язана з виробництвом, є невиробничими. Витрати за даними відряджень списуються за рахунок цільових джерел, відносяться на фінансові результати. До таких відряджень відносяться поїздки працівників, пов'язані з лікуванням, обслуговуванням, передачею об'єктів невиробничого призначення і т.п.

Порядок оформлення відрядження і розрахунків з працівником визначається в Інструкції 62, згідно з якою:

- Для відрядження працівнику оформляється посвідчення про відрядження;

- Поряд з посвідченням про відрядження може бути виданий наказ про відрядження;

- Посвідчення про відрядження може не виписуватися на одноденні відрядження, якщо по ним не виплачуються добові;

- Фактичний час перебування працівника у відрядженні наголошується в посвідченні про відрядження печаткою організації, що відправляє у відрядження та приймаючої, записами про дні відправлення, прибуття, вибуття;

- Вдень виїзду вважається день відправлення відповідного транспорту з місць постійної роботи до 24 годин, а вдень повернення - дата прибуття відповідного транспорту;

- Перед відрядженням працівнику поряд з посвідченням про відрядження також видається грошовий аванс у межах сум, що належать йому для виконання встановленого завдання;

- Організації дозволяється розраховуватися з відрядженим працівником за попереднім розрахунком, якщо витрати на відрядження заздалегідь відомі. У цьому випадку працівник у складі авансового звіту не надає документи, що підтверджують його витрати по відрядженню;

- Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом 3 днів надати керівнику організації для затвердження авансовий звіт з додатком посвідчення про відрядження і документів, що підтверджують достовірність виробничих витрат. За затвердження звіту керівником, він віддається в бухгалтерію для відображення в бухгалтерському обліку використаної суми.

Розрахунки по відрядженню - здавалося б, буденна робота бухгалтера, та все ж це одна з найболючіших проблем: надто нечітко закон говорить витрат на відрядження.

1.4 Облік операційно-господарських витрат

Підприємства в процесі фінансово-господарської діяльності можуть своїм працівникам видавати деякі суми в підзвіт.

Підзвітними сумами називаються грошові аванси, видані підприємством з каси на витрати адміністративно-господарські, на витрати із закупівлі запасних частин, на витрати по відрядженнях, на проїзд оплачуваної пільгового відпуску, а також різних робіт, послуг для здійснення оперативної діяльності підприємства. У таких випадках зазвичай працівникові видаються готівкові грошові кошти під його відповідальність (під звіт) для виконання певних дій за дорученням організації.

Грошові кошти видаються під звіт на адміністративно-господарські витрати.

Адміністративно-господарські витрати - це невиробничі накладні витрати, пов'язані з утриманням адміністративних служб та управлінням підприємством в цілому.

До адміністративно-господарським витрат відносяться канцелярські, поштово-телеграфні витрати, придбання матеріалів по дрібному опту в роздрібній торгівлі, закупівлі сільгосппродукції та витрати на інші операційні потреби.

Видача готівкових грошових коштів співробітникам з каси організації може здійснюватися:

- Або під звіт на господарські та операційні витрати;

- Або в порядку відшкодування зроблених співробітником з особистих коштів видатків на потреби організації (за рішенням керівника організації).

До витрат на господарські потреби відносять витрати з придбання в роздрібній торговельній мережі канцелярських або господарського приладдя, матеріалів, бензину на АЗС, оплату дрібного ремонту і т.п.

Первинними виправдувальними документами, які підтверджують витрачання підзвітних коштів, є: товарний чек магазину; накладні, касові чеки, квитанції до прибуткових касових ордерів; акти виконаних робіт, наданих послуг; рахунки-фактури; проїзні документи, акти закупівлі матеріальних цінностей у фізичних осіб.

При видачі грошей під звіт для придбання ТМЦ у юридичної особи потрібно видати довіреність і зареєструвати її в журналі виданих довіреностей. Видача довіреностей особам, які не працюють в організації, не допускається.

2. Документальне оформлення та облік розрахунків з підзвітними особами

2.1 Порядок розрахунків з підзвітними особами

Щоб уникнути звичайних помилок в термінах і тлумаченні нижче наводиться роз'яснення, що можна назвати підзвітними особами, а що підзвітними сумами.

Підзвітними особами є працівники організації, які отримали під звіт готівкові грошові кошти на адміністративно-господарські та витрати на відрядження

Підзвітними сумами називаються грошові аванси, видані працівникам організації з каси на дрібні господарські витрати і витрати по відрядженнях.

Підзвітні суми на господарсько-операційні витрати видаються у розмірах і на строки, що визначаються керівниками підприємств за узгодженням з установами банку, які здійснюють їх касове обслуговування.

Найчастіше видаються аванси для службових відряджень. Службовим відрядженням (відповідно до Трудового Кодексу Російської Федерації гл.24, ст.166) вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін для виконання доручення поза місцем постійної роботи.

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані представляти в бухгалтерію організації авансовий звіт про витрачені суми з додатком виправдувальних документів, повернути невитрачені суми або отримати з каси перевитрачено суми, не пізніше 3 днів після закінчення терміну, на який вони були видані, або з дня повернення з відрядження.

З 1січня 2002року введена в дію форма авансового звіту № АТ-1, затверджена постановою Держкомстату РФ від 1 серпня 2001року № 55 (додаток № 1).

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» (таблиця 1).

Таблиця 1 - Розрахунки з підзвітними особами

Рахунок 71 - активно-пасивний, дебетове сальдо відображає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, а кредитове сальдо - суму невідшкодованого перевитрати. За дебетом рахунка записуються суми відшкодованого перевитрати і знову видані під звіт на підставі видаткових касових ордерів (додаток № 2), за кредитом - суми, використані відповідно авансовим звітам і здані за прибутковими касовими ордерами (додаток № 3) невикористані суми.

2.2 Нормативне регулювання розрахунків з підзвітними особами

Законодавчі та нормативні документи, що регулюють облік розрахунків з підзвітними особами:

- Податковий кодекс Російської Федерації (в ред. Федеральних законів від 19.07.2009г.), (Глава 21 Податок на додану вартість; глава 23 Податок на доходи фізичних осіб; глава 25 Податок на прибуток організацій)

- Трудовий кодекс Російської Федерації (в ред. Федерального закону від 30.06.2006р. № 90-ФЗ),

- План рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій (затв. наказом Мінфіну РФ від 31 жовтня 2000р. № 94н), (в ред. Наказу Мінфіну від 18.09.2006р. № 115н),

- Становище ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації (затв. наказом Мінфіну РФ від 29 липня 1998р. № 34н), (в ред. Наказу Мінфіну РФ від 26.03.2007г. № 26н),

- Порядок ведення касових операцій в Російській Федерації (затв. рішенням Ради Директорів ЦБР 22 вересня 1993р. № 40), (в ред. Листи ЦБ РФ від 26.02.1996г. № 247),

- Вказівка ​​ЦБР від 20 червня 2007р. № 1843-У «Про граничний розмір розрахунків готівкою та витрачання готівкових грошей, що надійшли до каси юридичної особи або касу індивідуального підприємця» (в ред. Вказівки ЦБ РФ від 28.04.2008г. № 2003-У).

2.3 Методика обліку підзвітних сум, виданих на господарсько-операційні та витрати на відрядження

Господарсько-операційні витрати - це невиробничі накладні витрати, пов'язані з утриманням адміністративних служб та управлінням підприємством в цілому.

До господарсько-операційних витрат належать канцелярські, поштово-телеграфні витрати, придбання матеріалів і ГМС, закупівлі сільгосппродукції та витрати на інші операційні потреби.

Відповідно до пункту 10 Порядку ведення касових операцій в Російській Федерації (затв. рішенням Ради Директорів ЦБР 22 вересня 1993р. № 40), (в ред. Листи ЦБ РФ від 26.02.1996г. № 247) видача готівки під звіт проводиться з кас організації. При тимчасовій відсутності каси у організації дозволяється видавати за узгодженням з банком касирам організації або особам, що їх замінюють, чеки на отримання готівки безпосередньо з каси банку.

Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звіту за раніше виданими даного під звіт особі сумам. Передача готівки, виданих під звіт одній особі, іншим забороняється.

В обліку видача готівкових грошових коштів під звіт, а також відшкодування перевитрати за авансовим звітом відображаються проводкою:

Дебет 71 Кредит 50 (51) - на видану суму,

відповідно при отриманні працівником готівкових грошей з каси підприємства або з каси банку.

При придбанні матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб за готівковий розрахунок слід враховувати ліміти, встановлені Листом Центрального банку РФ «Про встановлення граничного розміру розрахунків готівкою до між юридичними особами» (утв.20.06.2007г. № 1843-У) , (в ред. Вказівки ЦБ РФ від 28.04.2008г. N 2003-У). Граничний розмір розрахунків готівкою за одним платежем встановлений у розмірі 100 000р.

Особи, які одержали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох днів після закінчення терміну, на який вони видані, пред'явити в бухгалтерію авансовий звіт працівника з доданими документами, що підтверджують витрати.

До документів, що підтверджує факт придбання продукції (товарів, робіт, послуг) відносять: касовий чек, товарний чек, накладна або інші прибутково-видаткові документи, затверджені уповноваженими державними органами.

У бухгалтерському обліку організації-покупця придбання матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб в роздрібній торгівлі по касових і товарними чеками (або накладними) відображається проводками:

Дебет 07,08,10,41 Кредит 71 - на суму оприбуткованих матеріалів;

Дебет 20 (23,25,26,. ...) Кредит 71 - на суму зроблених працівником, за розпорядженням керівника підприємства загальновиробничих, загальногосподарських та інших витрат.

При наявності невитраченого залишку грошових коштів цей залишок повинен бути внесений співробітником в касу організації:

Дебет 50 Кредит 71 - сума невикористаних підзвітних сум, внесених до каси підприємства.

Іноді організація-постачальник самостійно отримує готівку за укладеними договорами в касі організації-покупця через своїх підзвітних осіб - інкасаторів, що діють на підставі належним чином оформлених довіреностей на отримання грошових коштів. У таких випадках організація-покупець виписує видатковий касовий ордер на ім'я громадянина, зазначеного в довіреності, і виплачує за нього необхідну суму при пред'явленні цим громадянином документа, що засвідчує його особу. У цьому випадку використовується рахунок 60 «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками».

У бухгалтерському обліку організації-покупця дані операції відображаються проводками:

Дебет 60 Кредит 50 - на суму оплачених рахунків.

У процесі своєї діяльності бухгалтери часто стикаються з необхідністю оформлення покупок за готівковий розрахунок у фізичних осіб.

Відповідно до статті 161 Цивільного Кодексу РФ угоди між юридичними особами та громадянами здійснюються в простій письмовій формі. Угода повинна бути завірена нотаріально, згідно статті 163 ГК РФ, у випадках, передбачених законодавством РФ або у випадках, передбачених угодою сторін.

Придбання організаціями майна у фізичних осіб, які не є підприємцями, оформляється договорами купівлі-продажу. Дані договори повинні містити такі обов'язкові реквізити:

- Паспортні дані здавача продуктів;

- Місце його проживання;

- Найменування здаються продуктів, їх кількість і вартість.

Згідно статті 208 Податкового Кодексу РФ суми, отримані фізичними особами протягом року від продажу майна, що належить їм на праві власності, підлягають обкладенню податком на доходи фізичних осіб у джерела виплати доходу (у нашому випадку - бухгалтерією підприємства).

Про всі виплати фізичним особам підприємства зобов'язані повідомляти податкові органи за своїм місцезнаходженням.

Як і при видачі підзвітної суми на господарсько-операційні витрати, видача готівки на відрядження проводиться на підставі видаткового касового ордера.

Відрядження оформляється наказом керівника організації (додаток № 4), із зазначенням пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджається працівник, строку, мети і тривалості відрядження.

Цілі службового відрядження можуть бути різними: налагодження контактів з постачальниками, ведення переговорів з партнерами по бізнесу, навчання і перепідготовка співробітників. Останнє дозволяє підвищити рівень культури і якості обслуговування клієнтів

Відрядженому працівнику видається посвідчення про відрядження (додаток № 5), підписану керівником підприємства і скріплену печаткою.

Особи, що убувають у відрядження і прибувають з них, на підприємствах реєструються в «Журналі обліку працівників, які вибувають у відрядження" (додаток № 6).

Днем виїзду у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого, а вдень приїзду - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. При відправленні транспорту до 24.00 години включно днем вибуття вважається поточна доба, а з 0.00 годин і пізніше - наступна доба.

На працівників, які перебувають у відрядженні, поширюється режим робочого часу тих підприємств, в які вони відряджені. Замість днів відпочинку, не використаних під час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються.

При направленні працівника у відрядження на службовому чи особистому транспорті оформляється дорожній лист на автомобіль (додаток № 7). Відповідальність за заповнення шляхових листів і достовірність зазначених у них відомостей несе керівник юридичної особи, чиїм штампом і печаткою вони завірені, а також особи, що забезпечує експлуатацію службових легкових автомобілів.

На підставі наказу керівника працівнику видається аванс на відрядження. Сума авансу включає кошти на оплату проїзду в обидві сторони, добові та витрати по найму житла на строк відрядження.

Видача готівки під звіт на відрядження здійснюється в межах сум, що встановлюються організацією. Витрати на відрядження для цілей бухгалтерського обліку включаються у витрати виробництва у фактично зробленому розмірі.

Згідно розділу 25 «Податок на прибуток організацій» НК РФ, витрати на відрядження включаються до інших витрат, пов'язані з виробництвом і реалізацією у фактично зробленому розмірі, тобто в межах сум, встановлених і прописаних в обліковій політиці організації.

У главі 23 «Податок на доходи фізичних» НК РФ встановлено, що в дохід, що підлягає оподаткуванню, не включаються добові, які виплачуються відповідно до законодавства Російської Федерації, але не більше 700 рублів за кожний день перебування у відрядженні на території Російської Федерації і не більше 2 500 рублів за кожний день перебування у закордонному відрядженні,

Після повернення з відрядження працівник протягом трьох днів звітує про виконану роботу під час відрядження і використання отриманих грошей. При цьому про використання грошових коштів складається авансовий звіт.

До нього додаються: посвідчення про відрядження з відмітками про час вибуття у відрядження, прибуття в пункт призначення, вибуття з нього і прибуття до місця роботи, документи про наймання житлового приміщення (включаючи бронювання готельних номерів), фактичні витрати на проїзд і ін

Витрати по проїзду до місця відрядження і назад до місця постійної роботи відшкодовуються в розмірі вартості представлених проїзних документів (включаючи страхові платежі). Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати з бронювання квитків.

Витрати за користування в поїздах постільними речами відшкодовуються відрядженим працівникам при проїзді до місця відрядження і назад у плацкартних, купейних або м'яких вагонах без подання підтвердних документів.

Витрати по міжміським телефонним переговорам відшкодовуються відрядженим працівникам лише у випадку, коли вони проводилися в інтересах виконання службового завдання на підставі відповідних квитанцій з підтвердженням необхідності цих переговорів наймачем.

Добові за час перебування в дорозі виплачуються за тими ж нормами, що й за час перебування в місці відрядження.

Під час відрядження працівників на незначну відстань від постійного місця роботи питання про те, чи може працівник щоденно повертатися з місця відрядження до місця свого постійного проживання, в кожному конкретному випадку обумовлюється в наказі про відрядження працівника, з урахуванням дальності відстані, умов транспортного сполучення, характеру виконуваного завдання, а також необхідності створення працівникові умов для відпочинку.

Зданий авансовий звіт з доданими виправдувальними документами перевіряється бухгалтерією і затверджується головним бухгалтером підприємства.

Перевіряючи законність проведених витрат з підзвітних сум, бухгалтер одночасно проти кожної суми, наведеної в авансовому звіті, проставляє дебетуемого рахунки, субрахунки і статті витрат:

Дебет 26,44 Кредит 71 - сума добових;

Дебет 26,44 Кредит 71 - сума витрат на проїзд;

Дебет 26,44 Кредит 71 - сума витрат на проживання без ПДВ;

Дебет 70 Кредит 68 - утримано ПДФО зі наднормативних добових.

У разі неподання в установлений строк звітів про використання підзвітних сум або неповернення в касу підприємства залишків невикористаних авансів бухгалтерія має право провести утримання їх із заробітної плати працівників у встановленому порядку:

Дебет 70 Кредит 71 - на суму утримання боргу із заробітної плати підзвітної особи.

При закордонних відрядженнях працівників організації виконуються такі правила:

- Витрати в іноземній валюті на закордонні відрядження враховуються аналогічно витратам по відрядженнях на території Російської Федерації;

- Витрати на відрядження, видаються в іноземній валюті, враховуються одночасно в рублях і у валюті, отриманих шляхом перерахунку валюти в рублі за курсом Банку Росії на день здійснення операції;

- Добові виплачуються при проїзді по території РФ, включаючи день перетинання кордону при в'їзді в РФ, в російській валюті; під час проїзду, включаючи день перетинання кордону при виїзді з РФ і за час перебування на іноземній території - в іноземній валюті.

Організація має право без обмежень і спеціальних дозволів Банку Росії купувати іноземну валюту за рублі на внутрішньому валютному ринку РФ для витрат на відрядження, використовуючи рахунок 52 «Валютні операції» для цих цілей.

При поверненні з відрядження залишок невикористаної валюти працівник повинен повернути до каси організації у валюті або рублях за курсом Центрального Банку РФ на дату затвердження авансового звіту. Невитрачена під час відрядження за кордоном іноземна валюта, повернута працівником до каси, здається в банк на поточний валютний рахунок і не підлягає обов'язковому продажу на внутрішньому валютному ринку РФ.

На рахунку 71 заборгованість підзвітної особи за виданими сумами валюти обліковується за курсом ЦБ РФ на день видачі, звіт підзвітної особи і повернення невикористаних сум - за курсом валюти на дату затвердження авансового звіту. Таким чином, на рахунку 71 утворюється курсова різниця, яка списується на рахунок 91 «Інші доходи і витрати».

3. Облік розрахунків з підзвітними особами в ТОВ «Тарі-АВТО»

3.1 Коротка характеристика діяльності підприємства

Товариство з обмеженою відповідальністю «Тарі-Авто» є юридичною особою і діє на принципах повного господарського розрахунку і самофінансування.

Юридична адреса підприємства: м. Тольятті, вул. Мурисева, д.12., ІПН 63636363, р / рах 4070081020100101 Автозаводського відділення 8213/0075 Ощадбанку Росії м. Самара. Правове становище ТОВ «Тарі-Авто», порядок його реорганізації та ліквідації, а також права та обов'язки учасників визначаються Цивільним Кодексом РФ, Федеральним законом «Про товариства з обмеженою відповідальністю».

Основний вид діяльності організації - реалізація запасних частин і комплектуючих виробів автомобілів ВАЗ.

У ТОВ «Тарі-Авто» розроблена облікова політика, відповідно до вимог Федерального закону від 21 листопада 1996р. № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (в ред. Федерального закону від 23.11.2009г. № 261-ФЗ), Податкового кодексу РФ, та Положенням з бухгалтерського обліку "Облікова політика організації" ПБУ 1 / 2008, (затв. Наказом Мінфіну РФ від 06.10.2008г. № 106н), (в ред. наказу Мінфіну РФ від 11.03.2009г. № 22н), Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації (затв. наказом Мінфіну РФ від 29 липня 1998р. № 34н ), (в ред. Наказу Мінфіну РФ від 26.03.2007г. № 26н).

Підзвітними особами в ТОВ «Тарі-Авто», згідно з розпорядженням керівник організації є: директор - Папков Анатолій Петрович (таб. № 01), заступник директора - Синку Микола Анатолійович (таб. № 02), головний бухгалтер - неньчиним Ганна Михайлівна (таб. № 03), бухгалтер - Бухова Уляна Харитонівна (таб. № 04), касир - Деньжова Євгена Денисова (таб. № 05), завгосп - Хозяйкіна Ольга Зурабовна (таб. № 06), водій чергового автомобіля - Тарасов Тарас Тарасович (таб. № 07).

3.2 Документальне оформлення та облік підзвітних сум, виданих на господарсько-операційні витрати

Список працівників, які мають право отримувати грошові кошти під звіт на господарсько-операційні та інші види витрат, розміри сум і терміни, визначається наказом керівника підприємства на початку року.

Співробітники організації, уповноважені проводити закупівлю матеріальних цінностей (робіт, послуг) для виробничих потреб за готівковий розрахунок, повинні бути заздалегідь ознайомлені з нормативними обмеженнями готівково-грошового обігу, а також до вимог, що пред'являються до документального оформлення таких операцій.

Згідно з Постановою Уряду РФ від 2 грудня 2000р. № 914 «Про затвердження правил ведення журналів обліку отриманих і виставлених рахунків-фактур, книг покупок і книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість» (в ред. Постанов Уряду РФ від 26.05.2009р. № 451), рахунок-фактура, оформлена належним чином, є підставою для відшкодування покупцеві ПДВ у порядку, встановленому федеральним законом.

При отриманні накладної на відпуск матеріальних цінностей та рахунки-фактури в бухгалтерському обліку організації-покупця виробляються записи:

Дебет 10 (20,23,25,26 ...) Кредит 71 - на суму придбаних товарів (робіт, послуг) без ПДВ.

Відповідні їм суми ПДВ, виділені в розрахункових документах, фіксуються за рахунком 19 «Податок на додану вартість», на відкритих до нього субрахунках: «ПДВ при придбанні основних засобів», «ПДВ по придбаних нематеріальних активів», «ПДВ по придбаних матеріально-виробничим запасів ».

Дебет 19 Кредит 71 - на суму ПДВ, виділеного в рахунку-фактурі і розрахунковому документі;

Дебет 68 Кредит 19 - прийнято до заліку (відшкодуванню) ПДВ, сплачений при купівлі товарів (робіт, послуг).

Розглянемо приклад відображення на рахунках бухгалтерського обліку ТОВ «Тарі-Авто» господарсько-операційних витрат.

Завгоспові ТОВ Тарі-Авто »Хозяйкіна О.З. (Таб. № 06) на підставі наказу керівника організації Папкова А.П. «Список співробітників, що мають право отримувати гроші під звіт» № 02 від 03.01.2010г., За видатковим касовим ордером № 03 від 10.01.2010г. видано аванс на придбання інвентарю для офісу організації в сумі 4000рублей. Гроші видані терміном на 3 дні. Заборгованості за підзвітними сумами на 10.01.2010г. у Хозяйкіна О.З. немає.

Хозяйкіна О.З. надала до бухгалтерії авансовий звіт № 1 від 11.01.2010г. про витрачені суми. До авансового звіту додані такі виправдувальні документи:

1) товарний чек № 07 від 10.01.2010г. і касовий чек магазину роздрібної торгівлі «Електротехніка» на радіотелефон «P hilips» за ціною 980руб. - 1шт.; На загальну суму 980руб.;

2) накладна № 11 від 10.01.2010г. і рахунок-фактура № 11 від 10.01.2010г. організації ТОВ «Дипломат» на електронні калькулятори «Citizen» - за ціною 350руб. - 2шт.; На загальну суму 700руб., В т.ч. сума ПДВ - 106,78 руб.;

3) квитанція до прибуткового касового ордеру № 08 від 10.01.2010г. ТОВ «Дипломат» на суму 700руб., Отриманих від Хозяйкіна. О.З.;

4) договір купівлі-продажу № 02 від 10.01.2010г. і акт купівлі-продажу, складені з підприємцем Селезньовим С.С. на придбання стільців за ціною 870руб. - 3шт.; На загальну суму 2610руб.

Надходження інвентарю підтверджено прибутковими ордерами з оприбуткування на склад: радіотелефон - 1шт.; Калькулятор - 2шт.; Стілець - 3шт.

Авансовий звіт прийняла і перевірила бухгалтер Бухіна У.Х., правильність оформлення підтвердила головний бухгалтер неньчиним А.М., затвердив звіт директор Папков А.П. 11.01.2010г.

Перевитрата підзвітних сум виданий Хозяйкіна О.З. за видатковим касовим ордером № 04 від 11.01.2010г.

Сформулюємо всі господарські операції, що виникли в даній ситуації, складемо за операціями бухгалтерські проводки і занесемо всю інформацію в журнал реєстрації господарських операцій (таблиця 2).

Таблиця 2. Журнал реєстрації господарських операцій

На підставі рахунку-фактури № 11 від 15.01.10г. ТОВ «Дипломат» оформляємо до відшкодування ПДВ, сплачений при купівлі товарів:

Дебет 68 Кредит 19 - 106,78 рублів.

3.3 Документальне оформлення та облік підзвітних сум, виданих на придбання ПММ

При заправці автомобіля паливом за готівковий розрахунок водієві організації видається дорожній лист, Типова форма № 3, затверджена постановою Держкомстату Росії від 28ноября 1997року № 78. Список осіб, які мають право на отримання грошей на придбання ПММ, максимальна сума, яка може бути видана під звіт, і терміни складання авансових звітів повинні бути встановлені наказом керівника підприємства.

Розміри цієї суми визначаються підприємством самостійно на підставі практичного досвіду та плану використання автомобіля.

Водій транспортного засобу повинен кожен раз, заправляючи машину паливом, вимагати на АЗС документ (чек), що підтверджує кількість оплаченого палива, з виділеною вартістю одного літра палива.

При відображенні, в обліку, витрат на оплату ГСМ варто враховувати особливості обчислення ПДВ при готівковій та безготівковій формах оплати. Єдиним документом, відповідно до якого сума сплаченого ПДВ може бути прийнята до відшкодування, є рахунок-фактура.

Автозаправні станції зобов'язані видавати юридичним особам рахунок-фактуру, але найчастіше це відбувається один раз на місяць, на всі операції, здійснені за даний період.

У бухгалтерському обліку ці операції відображаються проводками:

Дебет 71 Кредит 50 - на суму виданого водієві авансу для придбання бензину;

Дебет 10 Кредит 71 - на суму, придбаного на АЗС палива, без ПДВ, (податок витягується розрахунковим шляхом);

Дебет 19 Кредит 71 - на суму ПДВ, (сума х18/118).

Після закінчення місяця загальна сума ПДВ за цими операціями перевіряється і порівнюється з сумою, виділеною в рахунок-фактурі, отриманої від АЗС і в бухгалтерському обліку відображається проводкою:

Дебет 68 Кредит 19 - прийнято до заліку (відшкодуванню) ПДВ, сплачений при купівлі бензину.

ТОВ «Тарі-Авто» уклало договір № 11 від 03.01.2010г. з АТ «РОСНЕФТЬГАЗ». Згідно з договором, автомобіль підприємства ВАЗ 21093, держ. № Т444АВ, заправляється на АЗС № 1112. Вартість бензину оплачується готівкою в момент заправки.

Водій автомобіля Тарасов Т.Т. (Таб. № 07), згідно наказу керівника № 03 від 03.01.2010г. щотижня, отримує шляховий лист і грошові кошти під звіт в розмірі 1400рублей на придбання бензину.

Тарасов Т.Т. отримав шляховий лист № 01 від 08.01.2010г. та грошові кошти - 1400р. за видатковим касовим ордером № 02 від 08.01.2010г. в 9.00ч. Заборгованості за підзвітними сумами у Тарасова Т.Т. немає.

До бухгалтерії він надав авансовий звіт № 2 від 15.01.2010г., До якого доклав:

1) шляховий лист № 01 від 08.01.2010г., З підписами всіх співробітників, які експлуатують даний автомобіль в період з 09.00ч. 08.01.2010г. по 18.00ч. 13.01.2010г.;

2) чеки, отримані на АЗС № 1112 в період з 08.01.10г. по 13.01.2010г.

на загальну суму 1368руб., в кожному з яких вказана ціна одного літра бензину 19руб.

У бухгалтерському обліку ТОВ «Тарі-Авто» денние операції відображаються таким чином (таблиця 3):

Таблиця 3-Журнал реєстрації господарських операцій