РОСІЙСЬКА ФЕДЕРАЦІЯ
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ
МІНІСТЕРСТВО АГЕНСТСТВО ДО ОСВІТИ
Державні освітні установи
ВИЩОЇ ОСВІТИ
«Тюменського державного УНІВЕРСИТЕТ»
ІНСТИТУТ ДИСТАНЦІЙНОГО ОСВІТИ
СПЕЦІАЛЬНІСТЬ «МИТНОЇ СПРАВИ»
Контрольна Кабот
З ДИСЦИПЛІНИ: МИТНЕ ДІЛОВОДСТВО НА ТЕМУ:
«Поняття про документ. ЕВОЛЮЦІЯ ПОНЯТТЯ «ДОКУМЕНТ».
ВАРІАНТ № 1
ТЮМЕНЬ, 2010
Поняття про документ
Термінологія, що використовується при роботі з документами, закріплена в законах та інших нормативних актах, в ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство та архівна справа». Федеральний закон від 20 лютого 1995 р. № 24-ФЗ «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» - містить ряд понять у галузі створення документів. Під інформацією в законі розуміються відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх надання. Терміни «документована інформація» і «документ» у законі і в Гості на термінологію розглядаються як синоніми і визначаються як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
Документ (від лат. Documentum - зразок, свідоцтво, доказ, будь-який матеріальний об'єкт) - одягнений у письмову форму акт, що засвідчує наявність фактів певного значення.
Документ - це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності підприємства чи установи.
ЕВОЛЮЦІЯ ПОНЯТТЯ «ДОКУМЕНТ»
Одним з найважливіших проявів людської поведінки є комунікація, тобто спілкування з іншими людьми за допомогою певних знаків або символів. Спочатку інформацію про навколишній світ людина передавав за допомогою жестів, міміки, крику, дотиків і т.п. найпростіших засобів зорової, слуховий, дотиковий комунікації. Виникнення осмисленої мови та мови ознаменувало, на думку ряду вчених, поява першої інформаційної технології в історії людського суспільства.
Між тим у міру розвитку людини зростала потреба в передачі інформації не тільки в просторі, але також і в часі, тобто в зберіганні інформації. Однак найпростіші засоби комунікації, передачі інформації були недосконалі. Та ж людська мова чутна лише на невеликій відстані і тільки в момент її проголошення. Важко було зберігати потрібну інформацію, оскільки знання на перших порах ще не були відокремлені від суб'єкта, який мав їх. Не випадково в той період роль своєрідних банків знань і каналів їх передачі грали старі, тобто найдосвідченіші члени суспільства.
Відділення інформації від суб'єкта і перші спроби її закріплення були пов'язані із застосуванням сигналізації. Для передачі інформації в просторі використовувалася сигналізація димом, вогнем багать, звуками труб, барабанним боєм, певним чином покладеними гілкою або стрілою і т.п. Використовувалися також предмети, яким надавалося символічне значення. Хрестоматійним став наведений давньогрецьким істориком Геродотом приклад символічного послання стародавніх скіфів персам. Це послання складалося з птиці, жаби, миші і пучка стріл і означало: "Якщо ви, перси, не навчитеся літати, як птахи, стрибати по болотах, як жаби, ховатися в нори, подібно мишам, то будете обсипані нашими стрілами, як тільки вступите на скіфську землю ".
Пізніше на зміну символічної прийшла умовна сигналізація, в якій предмети використовувалися як умовні знаки за попередньою домовленістю людей про те, що буде означати певний предмет. У результаті з'явилися системи мнемонічних знаків для ведення рахунку за допомогою предметів, а також більш складне "вузликове письмо: у древніх інків (кіпу), в Древньому Китаї, у монголів. Ймовірно, подібного роду "лист" було і у слов'ян. Не випадково в російській мові збереглося вираз "зав'язати вузлик на пам'ять", тобто зберегти в пам'яті будь-яку інформацію. Як умовні знаки використовувалися також бирки (дощечки) з карбами - у торговельних, фінансових, кредиторських операціях. У слов'ян такі бирки називалися "носами", так як їх зазвичай носили з собою, закріплюючи будь-яку інформацію за допомогою різних насічок, зарубок. Звідси походить вислів "зарубати на носі", тобто запам'ятати міцно-міцно.
Для закріплення і передачі інформації у часі використовувалися могильні пагорби, кургани, хрести, надгробки, знаки власності (геральдичні знаки, межові камені, знаки клейма для худоби тощо).
Предметні способи спілкування збереглися і в наші дні: вручення хліба і солі як знак гостинності, букетів квітів і сувенірів як знак уваги, знаки відмінності у військових, прапори держав, система сигналізації світлофорами і семафорами і т.п.
Поява писемності ознаменувало перехід людства до нової інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відокремити інформацію від суб'єкта і зафіксувати її на якому-небудь матеріалі з метою подальшої передачі в часі і просторі. У результаті з'явилася документована інформація, тобто документ.
Інформація, зафіксована на матеріальному носії, виконувала в давнину роль свідчення, докази. Саме на цю найважливішу функцію документа спочатку зверталося основну увагу. Латинське слово "documentum" походить від "doceo" - "вчу" або "сповіщаю" і означало саме "свідчення", "доказ". Важливо зауважити, що термін "документ" більш старий, ніж термін "інформація". До того ж до початку 20 століття поняття інформації було пов'язано насамперед з повідомленням, кваліфікованою, з передачею повідомлень, їх інтерпретацією.
У Росії термін "документ" був переведений Петром Першим саме як "письмове свідоцтво". На всьому протязі 18 століття у визначенні поняття "документ" виділялося насамперед його правове призначення. Між тим сам цей термін протягом тривалого часу майже не вживався. Замість нього в діловодної практиці зазвичай використовувалися інші терміни: "акт", "справа", "папір".
Проте поняття постійно змінюються, удосконалюються, уточнюються, наповнюються новим змістом. Чому? Перш за все тому, що поглиблюються уявлення про досліджуваних явищах і предметах, їх сутності, їх найбільш значущих сторонах. Поступове накопичення знань про документи призвело в 19 ст. до виділення, крім правового, також і управлінського аспекту документа, що знайшло відображення в знаменитому словнику В.І. Даля, де документ визначався як "будь-яка важлива ділова папір, так само диплом, свідоцтво".
До середини 20 століття отримав визначеність ще один найважливіший аспект документа - історичний, тобто його значення як носія ретроспективної інформації. Так, автори "Словника сучасної російської літературної мови", виданого в 1954 р., виділили "історичні документи - літописи, хроніки, запису, тощо, які свідчать про який-небудь історичну подію, особі, епосі і т.п." .
У першій половині 20 століття було істотно переглянуто зміст поняття "інформація", яке стало зв'язуватися з категорією відображення, як загальним властивістю матерії, первинним по відношенню до інформації. А в другій половині 20 ст. з розвитком кібернетики, інформатики, обчислювальної техніки розгорнулося активне вивчення соціальної сутності та інформаційної природи документа, що призвело до подальшого розширення і, найголовніше, до поглиблення його поняття. Саме в цей період було дано теоретичне обгрунтування нерозривному зв'язку понять "документ" та "інформація". Однак незавершеність наукових уявлень і, як наслідок, наявність численних і різноманітних суджень про сутність, природу, зміст поняття "інформація" не могли не позначитися також і на визначенні поняття "документ". Яким чином?
Серед філософів, дослідників природи, представників технічних наук ось уже протягом кількох десятків років точиться суперечка навколо двох різних підходів до поняття "інформація". Одні з них розглядають інформацію як властивість, як атрибут, властивий всім матеріальним об'єктам, у тому числі і неорганічної природи. Ця концепція інформації одержала назву атрибутивної. Інші вважають, що інформація з'явилася лише з виникненням життя і пов'язують її з функціонуванням систем, що самоорганізуються, не визнаючи наявності інформації в неживій природі. У свою чергу, серед прихильників другого підходу є кібернетики, які вважають, що інформаційні процеси протікають у всіх самоврядних системах, і антропоцентрісти, які відносять інформацію лише до людського суспільства і свідомості.
Результатом наукових суперечок є відсутність точного визначення поняття інформація. Так, у Словнику основних термінів у галузі інформатики представлено чотири найбільш поширених тлумачення цього поняття:
Однак у кінцевому рахунку всі автори сходяться на тому, що соціальна життя неможливе без інформації, яка виступає в якості двигуна суспільного і технічного прогресу. При цьому найважливіша роль відводиться соціальної інформації, яка поділяється на масову (світоглядну, естетичну, побутову), спеціальну (наукову, ділову, корпоративну) і особисту. Саме соціальна інформація пов'язується з поняттям документа.
Неоднозначне тлумачення поняття "інформація" викликає у ряді випадків необхідність більш чіткого його визначення і фіксації в окремих нормативних актах. Так, у ст. 2 чинного з 1995 р. Федерального Закону РФ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" інформація розглядається як "відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання".
Таким чином, до теперішнього часу поняття "документ" увібрало в себе такі найбільш істотні характеристики, як інформаційне призначення, матеріальний носій, а також ряд функціональних аспектів.
Разом з тим визначення поняття "документ" у різних науках має суттєві відмінності. Це залежить, по-перше, від більш чи, навпаки, менш широкого тлумачення поняття інформації і, по-друге, від висунення на перший план якоюсь однією складовою документа, від акцентування уваги на якому-небудь окремому його функціональному аспекті. В інформатиці, наприклад, документ нерідко визначається як "матеріальний об'єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді". У результаті під це визначення підпадає неосяжне безліч об'єктів, тому що в природі немає матеріальних об'єктів, які не містили б яку-небудь інформацію. У документалістиці - однієї з наук про інформацію - під документом розуміється "будь-яка семантична інформація, виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носії з метою її звернення до динамічної інформаційній системі". Це визначення значно звужує поняття документа, але тим не менш включає в нього одночасно і книги, і журнали, і газети, і службові документи і т.п.
Для суспільних наук, в залежності від їх предмета, цілей і завдань, у визначенні поняття документа характерно виділення якихось окремих його сторін. Так, в юридичних науках акцентується увага на правовому аспекті. У результаті документ фігурує переважно як засіб документування та докази правових відносин. У сфері управління документ досліджується головним чином як засіб фіксації і передачі управлінських рішень. В історичній науці документи розглядаються насамперед як історичні джерела, тобто носії ретроспективної інформації.
У зв'язку з цим перед документознавством, що вивчають в історичному розвитку всі категорії, види і різновиди документів, стоїть важливе завдання - дати найбільш точне, узагальнююче визначення поняття "документ". Проте вирішити таке завдання непросто, про що свідчить і зазначене вище різноманіття дефініцій, і триваючі дискусії на цю тему. Яскравим відображенням важкого процесу вироблення оптимального визначення поняття документа є вітчизняні Державні стандарти на терміни та визначення.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
Є.С. Ігнатов, С.С. Черьомухін. Митне діловодство: Навчальний посібник. Тюмень: Видавництво Тюменського Державного Університету, 2005. 348 с.
Марков Г.М. Довідник з діловодства. СПб.: «АЛЬФА». 2000.
. Ru.wikipedia.org