ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ Російської Федерації з рибальства
Федерального державного освітнього закладу
ВИЩОЇ ОСВІТИ
«АСТРАХАНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ ТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ»
Інститут Економіки
Кафедра «Інформаційні системи
управління та Інформатика »
Спеціальність 350800
«Документознавство та ДОП»

Курсова робота
З дисципліни «Організація і технологія документаційного забезпечення управління»
на тему:

«ПОНЯТТЯ: ДОКУМЕНТ,
УПРАВЛІНСЬКИЙ ДОКУМЕНТ »
Виконала: студентка
гр. Дфд-31
Байрамаліева А.Ш.
Перевірила:
Маркушина О.М.
АСТРАХАНЬ 2004

ЗМІСТ

"1-3" Вступ - 3
I. Теоретичні основи --- 6
1.1. Поняття «документ», «управлінський документ» - 6
1.2. Юридична сила документа-9
1.3. Функції документа-10
1.4. Основні правила складання та оформлення документів-11
II. Вимоги до складання та оформлення документів - 16
2.1. Вимоги до оформлення реквізитів документів-16
2.3 Вимоги до бланків документів-29
Висновок - 32
Список використаної літератури --- 33
Програми - 34

Введення

В даний час обсяги інформації подвоюються кожні три роки. Суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, так само як і кожна людина зокрема, може існувати, тільки обмінюючись інформацією. У нинішніх економічних умовах, коли дуже швидко змінюються і ситуація, і законодавство, підприємства можуть вижити тільки в тому випадку, якщо вони вчасно дізнаються, що, де, коли і почому. Іншими словами, хто володіє інформацією, той володіє ситуацією.
Носієм інформації виступає документ.
Організації роботи з інформацією та документами в економічно розвинених країнах приділяється велика увага. Наприклад, в США прийнятий і діє Закон про документ. У нашій країні прийнятий закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації», яким встановлені правові норми створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку, розповсюдження та подання інформації.
Створення законодавчої основи використання інформації є фактом істотної зміни ставлення суспільства до організації інформаційних ресурсів, усвідомлення того, що інформація і документ як її носій, пронизуючи всі аспекти управління, впливають на функціонування різних структур і в кінцевому підсумку призводять до досягнення економічних результатів.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є перш за все засобом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
Ядро засновницької (службової) документації складають управлінські документи. Саме вони забезпечують керованість об'єктів як у межах всієї держави, так і в окремій організації. Цей тип документів, у свою чергу, представлений комплексом систем, основними з яких є:
організаційно-правова документація;
планова документація;
розпорядча документація;
інформаційно-довідкова та довідково-аналітична документація;
звітна документація;
документація щодо забезпечення кадрами (по особовому складу);
фінансова документація;
документація з матеріально-технічного забезпечення;
договірна документація та інші системи документації, включаючи і ті, що відбивають основну діяльність установи.
Спільним для всіх видів і типів службових паперів є вимога чіткого дотримання правил оформлення документів відповідно до діючих ГОСТами та стандартами. [1]
Всі названі питання вимагають подальшого розгляду і вивчення. Цим пояснюється вибір теми курсової роботи, метою якої є систематизація, накопичення і закріплення знань про поняття «документ», «управлінський документ».
Основні завдання курсової роботи:
- Вивчення поняття «документ», «управлінський документ»;
-Дослідження основних правил складання та оформлення документів;
- Аналіз вимог до оформлення реквізитів документів;
- Вивчення вимога до бланків документів.
Мета і завдання курсової роботи зумовили вибір її структури. Курсова робота складається з вступу, двох частин і висновку, списку використаної при написанні роботи літератури та додатків до роботи.
У першій частині роботи «Теоретичні основи» вивчені вивчення поняття «документ», «управлінський документ», проаналізовано вимоги до оформлення реквізитів документів, вимоги до бланків документів, досліджено основні правила складання та оформлення документів.
У другій частині роботи «Вимоги до складання документів» досліджено специфіка вимог до оформлення реквізитів документів, бланків документів.
У висновку підведені основні підсумки курсової роботи.

I. Теоретичні основи

1.1. Поняття «документ», «управлінський документ»

Формування офіційно-діловий письмовій промови у всіх мовних культурах обумовлено розвитком державності, апарату управління і пов'язано з необхідністю документально закріплювати правові відносини юридичних і приватних осіб. Інтернаціональні властивості ділового листа - наслідок універсальності завдань, які воно покликане вирішувати, а саме - служити інструментом ділового спілкування, мовним засобом фіксації (документування) управлінської, ділової, службової інформації. До службової інформації пред'являються загальні вимоги: достовірність (об'єктивність), актуальність (необхідність, новизна, своєчасність), переконливість (аргументованість), повнота (достатність інформації).
Документування - регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, який би її юридичну силу. У діловому спілкуванні документування має особливе значення. Дійсно, посилання на яку-небудь усну домовленість або розпорядження може бути спростована або піддана сумніву, але якщо дана домовленість або розпорядження мають форму документа, то посилання на нього обгрунтована юридично. Правила документування встановлюються правовими актами кожної держави або виробляються традицією.
Підсумок документування - створення документа.
У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено наступне визначення поняття «документ»:
Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати [1]
Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство та архівна справа». Для більш повної характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».
Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.). ГОСТ закріплює наступне визначення:
Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа. [2]
Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.
У документознавстві документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.
Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні та ін
Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені у встановленому порядку. ¹
Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, використовувані в поточній діяльності організації.
Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці. [3]
Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т . д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:
регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції та ін);
розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін);
накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін);
передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми тощо).

1.2. Юридична сила документа

Документ виник перш за все, щоб зафіксувати інформацію та надати їй юридичну силу. Значення латинського слова «документ» (documentum) - доказ, свідоцтво. В даний час безперечність документа також визначається поняттям «юридична сила документа». Під юридичною силою документа розуміється і авторитарність документа, заснованого на законодавстві.
Для управлінської діяльності юридична сила документів надзвичайно важлива, оскільки означає, що документи можуть служити справжнім доказом укладеної в них інформації. Юридична сила офіційного документа припускає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб і громадян), які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї .
Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення [3] .
З цього визначення випливає, що орган управління або посадові особи, що випускають документ, зобов'язані:
дотримуватися при його підготовці діючі норми законодавства;
видавати документи тільки в межах своєї компетенції;
дотримуватися діючих в певний час загальнодержавні правила складання та оформлення документів. До числа найбільш юридично значимих реквізитів відносяться: найменування організації, дата і реєстраційний номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
Для посвідчення юридичної сили в різних документах використовуються різні реквізити. Так, заява має бути адресовано посадовій особі, містити слово «заява», текст (предмет або причина складання заяви), дату і підпис. Наказ керівника повинен бути складений на бланку організації, містити вказівку на вид документа (наказ), текст, що передає розпорядчі дії, візи узгодження, реєстраційний номер, дату і підпис. Для штатного розкладу організації необхідні не тільки перераховані реквізити, але і гриф затвердження, завірений печаткою. Для окремих видів документів у чинних правилах оформлення розроблені вимоги до реквізитів, що засвідчує їх юридичну силу. [4]

1.3. Функції документа

У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціонален, тобто одночасно виконує кілька функцій, що і дозволяє йому задовольнити різні людські потреби. Серед функцій виділяють загальні та спеціальні.
Загальні функції документа:
- Інформаційна: будь-який документ створюється для збереження інформації;
- Соціальна: документ є соціально значущим об'єктом, оскільки породжена тій чи іншій соціальній потребою;
- Комунікативна: документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами суспільної структури, зокрема між установами;
- Культурна: документ - засіб закріплення та передачі культурних традицій, етапів розвитку цивілізації. Так, наприклад, в науково-технічної документації знаходить відображення рівень наукового та технічного розвитку суспільства.
Спеціальні функції документа:
- Управлінська: документ є інструментом управління; цією функцією наділені так звані управлінські документи (планові, звітні, організаційно-розпорядчі документи тощо), спеціально створювані для цілей управління;
- Правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм і правовідносин у суспільстві. Правову функцію виконують законодавчі та правові нормативні акти, а також документи, які отримують правову функцію тимчасово. Так, для використання в якості судового докази це може, бути будь-який документ;
- Функція історичного джерела: документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства [6].
Зазначені функції мають інтернаціональний характер і визначають основні правила складання та оформлення документів.
Так, наприклад, юридична сила документа забезпечується комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення документа. До них відносяться: найменування автора документа, адресата, підпис, дата, номер документа, гриф затвердження, друк та ін Сукупність реквізитів і схема їх розташування на документі становлять формуляр документа.

1.4. Основні правила складання та оформлення документів

Основні правила складання та оформлення управлінських документів закріплені в діючих в даний час в Росії загальнодержавних нормативно-методичних документах - державних стандартах, які є основою для конкретизації правил роботи з документами в кожній організації, їх уточнення з урахуванням специфіки її діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату.
На основі законодавчих, нормативних та нормативно - методичних документів кожна установа (організація, фірма) встановлює свої вимоги до роботи з документами в статуті (положенні), регламент, правилах, інструкціях. У них закріплюються конкретні правила документування, в тому числі:
- Права і обов'язки посадових осіб, окремих співробітників в процедурах оформлення документів;
- Склад застосовуваних в апараті управлінських документів;
- Компетенція керівника, його заступників і керівників середньої ланки, їх право на видання різних видів розпорядчих документів;
- Порядок підписання, узгодження і візування документів, їх засвідчення печаткою;
- Обов'язкові вимоги до оформлення і порядок роботи з документами.
Незалежно від способу документування та виду носія до документів, що використовуються в управлінській діяльності, висуваються такі основні вимоги:
- Забезпечення юридичної сили документа;
- Створення умов для оперативного виконання документів;

можливість оперативного пошуку документів (використання їх в довідкових цілях);
- Можливість використання для створення, копіювання, обробки документів кошти організаційної техніки. [5]
Діючі державні нормативно - технічні документи призначені також для забезпечення якісного зовнішнього вигляду документів. Для цього в стандарт включені рекомендації по розташуванню реквізитів на полі документа і їх раціональної компонуванні.
Серед різноманітних систем управлінської документації, що використовується для документування різних управлінських дій, особливе значення має система організаційно-розпорядчої документації, тому що вхідні в неї документи застосовуються в установах та організаціях усіх рівнів управління, напрямків діяльності та форм власності.
Для системи організаційно-розпорядчої документації встановлено склад реквізитів, що включає 29 найменувань [6] .
01-Державний герб Російської Федерації;
02-герб суб'єкта Російської Федерації;
03-емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);
04-код організації;
05-код форми документа;
06-найменування організації;
07-довідкові дані про організацію;
08-найменування виду організації;
09-дата документа;
10-реєстраційний номер документа;
11-посилання на реєстраційний номер і дату документа;
12-місце складання або видання документа;
13-гриф обмеження доступу до документа;
14-адресат;
15-гриф затвердження документа;
16-резолюція;
17-заголовок до тексту;
18-відмітка про контроль;
19-текст документа;
20-відмітка про наявність додатку;
21-підпис;
22-гриф узгодження документа;
23-візи узгодження документа;
24-друк;
25-відмітка про завірення копії;
26-відмітка про виконавця;
27-відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
28-відмітка про надходження документа до організації;
29-ідентифікатор електронної копії документа.
Це максимальний перелік реквізитів, що використовуються при складанні та оформленні документів, що складають цю систему. Перелік реквізитів ГОСТ Р 6.30-97 складений з урахуванням необхідності надання документам юридичної сили, їх ідентифікація. Цій меті служать реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.
Реквізити 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 призначені для пошуку документа і фіксації його «проходження» через управлінський апарат. Відмітки на документах проставляються в процесі роботи з ними в діловодній службі чи виконавцем при підготовці проекту документа. Цими відмітками фіксують дату отримання, виконання, прізвища виконавців, постановку документа на контроль і ін Дотримання вимог ГОСТ 6.30-97 забезпечує раціональне розміщення службових відміток, використовуваних для фіксації на документі діловодних операцій, які виконуються при реєстрації документа, контролю за його виконанням, зняття з контролю, подальшому зберіганні.
Реквізит 19 «текст документа» передає основний зміст документа.
Кожен конкретний вид документа містить свій набір реквізитів (обов'язкових елементів).
Державним стандартом встановлено місце розміщення кожного реквізиту на документі, що «закріплено» за реквізитом у відповідність з традиціями послідовності їх заповнення і читання при роботі з документом в апараті управління. [7]
У Росії сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»).
Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації.
Схеми розташування реквізитів документів наведено у додатку 1; зразки бланків документів - у додатку 2.
Вимоги цього стандарту є рекомендованими.

II . Вимоги до складання та оформлення документів

2.1. Вимоги до оформлення реквізитів документів

При складанні документа особливе значення має оформлення всіх його реквізитів. Реквізити - це обов'язкові ознаки, встановлені законом або розпорядчими положеннями для окремих видів документів. Саме реквізити забезпечують фактологічну достовірність і впізнаваність офіційних паперів.
Склад реквізитів документів, прийнятий в Російській Федерації, визначений ГОСТом 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». (Повний перелік реквізитів організаційно-розпорядчих документів наведений у Додатку 1).
Вимоги до оформлення реквізитів, викладені в Гості, поширюються на всі типи документів. Проте жоден документ не оформлюється повним набором реквізитів. Їх склад залежить від призначення документа. [8]
Державний герб Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Федеральним законом "Про Державний герб Російської Федерації" (Відомості Верховної Ради України, 2000, N 52, частина I, ст. 5021).
Герб суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до правових актів суб'єктів Російської Федерації.
Емблему організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організацій відповідно до статуту (положення про організацію).
Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ).
Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи проставляють у відповідності з документами, що видаються податковими органами.
Ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ИНН / КПП) проставляють згідно з документами, що видаються податковими органами.
Код форми документа проставляють за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД).
Найменування організації, що є автором документа, повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах.
Над найменуванням організації зазначають скорочено, а при його відсутності - повне найменування вищестоящої організації (при її наявності).
Найменування організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації (російською) державна мова суб'єктів Російської Федерації, друкують на двох мовах.
Найменування організації державною мовою суб'єкта Російської Федерації чи іншій мові розташовують нижче або праворуч від найменування державною мовою Російської Федерації.
Скорочене найменування організації наводять у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування (в дужках) поміщають нижче повного або за ним.
Найменування філії, територіального відділення, представництва вказують у разі, якщо воно є автором документа, і розміщують нижче реквізиту.
Довідкові дані про організацію включають в себе: поштова адреса, номер телефону та інші відомості за рішенням організації (номери факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).
Найменування виду документа, складеного чи виданого організацією, повинно бути визначено статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених ОКУД (клас 0200000).
Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата засідання (прийняття рішення), для акту - дата події. Документи, видані двома або більше організаціями, повинні мати одну (єдину) дату.
Дату документа оформляють арабськими цифрами у послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами.
Наприклад, дату 5 червня 2003 слід оформляти 05.06.2003.
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад 5 червня 2003, а також оформлення дати в послідовності: рік, місяць, день місяця, наприклад: 2003.06.05.
Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо
Реєстраційний номер документа, складеного спільно двома чи більше організацій, складається з реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через косу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
Посилання на реєстраційний номер і дату документа містить у собі реєстраційний номер і дату документа, на який має бути дано відповідь.
Місце складання або видання документа зазначають на всіх, якщо утруднено його визначення за реквізитами "Назва організації" та "Довідкові дані про організацію". Місце складання або видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає в себе лише загальноприйняті скорочення. [9]
Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові фізичні особи. При адресуванні документа посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем. Найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку. Наприклад (тут і далі приклади найменування організацій, їх довідкові дані та ін є умовними):

Мін'юст Росії
Департамент інформатизації
і науково-технічного забезпечення

Посада особи, якій адресовано документ, зазначають у давальному відмінку, наприклад:

	Генеральному директору ВАТ "Північні регіони" В. А. Лагуніна
або	АТ "Електроцентромонтаж" Головному бухгалтеру В. М. Кочетову

Якщо документ відправляють у кілька однорідних організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено, наприклад:

Адміністрації районів
Московської області

Допускається центрувати кожен рядок реквізиту "Адресат" по відношенню до самої довгому рядку. Наприклад:

Головному редактору
Видавничого дому
"Медіадім"
Н. В. Семиной

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "Копія" перед другим, третім, четвертим адресатами не вказують. При більшій кількості адресатів складають список розсилки документа.
До складу реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса. Елементи поштової адреси вказують у послідовності, встановленої правилами надання послуг поштового зв'язку.
При адресуванні листа в організацію вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад:

Державна установа
Всеросійський науково-дослідний
інститут документознавства та архівної справи
Профспілкова вул., Д.82, Москва, 117393

При адресуванні документа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу, наприклад:

Образцову О.П.
вул.Садова, буд.5, кв.12,
г.Ліпкі, Киреевский р-н,
Тульська обл., 301264

Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затвердила документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження, наприклад:

	ЗАТВЕРДЖУЮ Президент ЗАТ "Ростекстіль" Особистий підпис _______В.А.Степанов Дата

Допускається в реквізиті "Гриф затвердження документа" центрувати елементи щодо самої довжини рядка, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
АТ "Електронні технології"
Особистий підпис _______ Л. В. Кузнєцов
Дата

При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують на одному рівні.
Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНІ або ЗАТВЕРДЖЕНО), найменування стверджує документа в орудному відмінку, його дати, номери. Наприклад:

	ЗАТВЕРДЖЕНО рішенням загальних зборів акціонерів від 05.04.2003 N 14
або	ЗАТВЕРДЖЕНО наказом ВНИИДАД від 05.04.2003 N 82

Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому куті документа.
Резолюція, написана на документі посадова особа, включає в себе прізвища, ініціали виконавців, зміст доручення (при необхідності), термін виконання, підпис і дату, наприклад:

Морозової Н.В.
Федосєєвої Н.А.

Прошу підготувати проект
договору з Консалтингової групою
"Термік" до 05.10.2003
Особистий підпис
Дата

Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.
Заголовок до тексту включає в себе короткий зміст документа. Заголовок повинен бути узгоджений з найменуванням виду документа.
Заголовок може відповідати на питання:
про що (про кого)?, наприклад:
Наказ про створення установи;
чого (кого)?, наприклад:
Посадова інструкція провідного експерта.
До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок допускається не вказувати.
Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль".
Текст документа становлять державну мову Російської Федерації або на державних мовах суб'єктів Російської Федерації відповідно до законодавства Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації.
Тексти документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, зв'язкового тексту або у вигляді сполуки цих структур.
При складанні тексту у вигляді анкети найменування ознак що характеризується об'єкта повинні бути виражені ім'ям іменником в називному відмінку чи словосполученням з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу ("маєте", "володієте" або "були", "перебували" і т.д .). Характеристики, виражені словесно, мають бути узгоджені з найменуваннями признаков.
Графи і рядки таблиці повинні мати заголовки, виражені ім'ям іменником в називному відмінку. Підзаголовки граф і рядків повинні бути узгоджені з заголовками. Якщо таблицю друкують більш ніж на одній сторінці, графи таблиці повинні бути пронумеровані і на наступних сторінках повинні бути надруковані тільки номери цих граф.
Зв'язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, мета складання документа, у другій (заключній) - рішення, висновки, прохання, пропозиції, рекомендації. Текст може містити одну заключну частину (наприклад, накази - розпорядчу частину без констатуючої; листи, заяви - прохання без пояснення).
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій чи раніше виданих документів, вказують їх реквізити: найменування документа, найменування організації - автора документа, дату документа, реєстраційний номер документа, заголовок до тексту.
Якщо текст містить кілька рішень, висновків тощо, то його можна розбивати на розділи, підрозділи, пункти, які нумерують арабськими цифрами.
У документах (наказ, розпорядження тощо) організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також документах, адресованих керівництву організації, текст викладають від першої особи однини ("наказую", "пропоную", "прошу").
У документах колегіальних органів текст викладають від третьої особи однини ("постановляє", "вирішив").
У спільних документах текст викладають від першої особи множини ("наказуємо", "вирішили").
Текст протоколу викладають від третьої особи множини ("слухали", "виступили", "ухвалили", "вирішили").
У документах, які визначають права і обов'язки організацій, їх структурних підрозділів (положення, інструкція), а також містять опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини чи множини ("відділ здійснює функції" , "до складу об'єднання входять", "комісія встановила").

У листах використовують такі форми викладу:
- Від першої особи множини ("просимо направити", "направляємо на розгляд");
- Від першої особи однини ("вважаю за необхідне", "прошу виділити");
- Від третьої особи однини ("міністерство не заперечує", "ВНИИДАД вважає можливим").
Відмітку про наявність додатка, названого в тексті листа, фіксують за такою формою:
Додаток: на 5 л. в 2 екз.
Якщо лист має додатки, не назване у тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності кількох додатків їх нумерують, наприклад:
Додаток: 1. Положення про Управління регіонального кредитування на 5 л. в 1 прим.
2. Правила підготовки та оформлення документів Управління регіонального кредитування на 7 л. в 2 екз.
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.
Якщо до документа додають інший документ, що також має додаток, відмітку про наявність додатку оформляють таким чином:
Додаток: лист Росархіву від 05.06.2003 N 02-6/172 та додаток до нього, всього на 3 л.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:
Додаток: на 3 л. в 5 екз. тільки в перший адресу.
У додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші в правому верхньому куті пишуть "Додаток №" із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера, наприклад:

Додаток № 2
до наказу Росархіву
від 05.06.2003 N 319

Допускається вираз "ДОДАТОК №" друкувати великими літерами, а також центрувати це вираз, найменування документа, його дату і реєстраційний номер відповідно до самої довжини рядка, наприклад:

ДОДАТОК № 2
до наказу МОЗ Росії
від 05.06.2003 N 251

До складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку); особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище), наприклад:

Віце-президент Асоціації регіональних підприємств	Особистий підпис	А. А. Борисов
або на бланку:
Віце-президент	Особистий підпис	А. А. Борисов

Допускається в реквізиті "Підпис" центрувати найменування посади особи, яка підписала документ, щодо самої довжини рядка. Наприклад:

Виконавчий директор
ЗАТ "Партнер"

Особистий підпис

Н. А. Федоров

При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписі не вказують.
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:

Директор інституту	Особистий підпис	М. В. Ларін
Головний бухгалтер	Особистий підпис	З. В. Марьяш

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:

Заступник директора з наукової роботи		Заступник директора з наукової роботи
Особистий підпис	Ю. Г. Демидов	Особистий підпис	К. І. Ігнатьєв

При підписанні спільного документа перший лист оформляють не на бланку.
У документах, складених комісією, зазначають не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки у складі комісії відповідно до розподілу, наприклад:

Голова комісії	Особистий підпис	В. Д. Банасюкевич
Члени комісії	Особистий підпис	А. Н. Сокова
	Особистий підпис	А. С. Красавін
	Особистий підпис	О. І. нишпорячи

Гриф узгодження документа складається із слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з яким погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) і дати погодження, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Ректор Фінансової академії
при Уряді Російської Федерації

Особистий підпис	А. Г. Грязнова
Дата

Якщо документ погоджують листом, протоколом і ін, гриф погодження оформлюють таким чином:

ПОГОДЖЕНО
Лист Російської академії
медичних наук
від 05.06.2003 N 430-162

або

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Правління
Російської державної
страхової компанії "Росгосстрах"
від 05.06.2003 N 10

Узгодження документа оформляють візою узгодження документа (далі - віза), що включає в себе підпис і посада візує документ, розшифровку підпису (ініціали, прізвище) і дату підписання. Наприклад:

Керівник юридичного відділу
Особистий підпис	А. С. Орлов
Дата

При наявності зауважень до документа візу оформлюють таким чином:
Зауваження додаються

Керівник юридичного відділу
Особистий підпис	А. С. Орлов
Дата

Зауваження викладають на окремому аркуші, підписують і докладають до документа.
Для документа, оригінал якого залишається в організації, візи проставляють в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа.
Для документа, оригінал якого відправляють з організації, візи проставляють в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа.
Можливе оформлення віз документа на окремому аркуші погодження.
Допускається, за рішенням організації, поаркушно візування документа і його застосування.
Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи.
Документи завіряються печаткою організації.
При засвідченні відповідності копії документа оригіналом нижче реквізиту "Підпис" проставляють заверительную напис: "Вірно"; посада особи, що завірила копію; особистий підпис; розшифровку підпису (ініціали, прізвище); дату завірення, наприклад:

Вірно
Інспектор служби кадрів	Особистий підпис	Т. С. Левченко
Дата

Допускається копію документа завіряти печаткою, яка визначається за рішенням організації.
Відмітка про виконавця включає в себе ініціали та прізвище виконавця документа та номер його телефону. Позначку про виконавця розташовують на лицьовій або зворотному боці останнього аркуша документа у лівому нижньому куті, наприклад:
В. О. Жуков
924 45 67
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає в себе такі дані: посилання на дату і номер документа, що свідчить про його виконання, або за відсутності такого документа короткі відомості про виконання; слова "До справи", номер справи, в якому буде зберігатися документ.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи підписується і датується виконавцем документа чи керівником структурного підрозділу, у якому виконаний документ.
Відмітка про надходження документа до організації містить черговий порядковий номер і дату надходження документа (при необхідності - години та хвилини).
Допускається відмітку про наявність документа в проставляти у вигляді штампа.
Ідентифікатором електронної копії документу є відмітка (колонтитул), що проставляється в лівому нижньому кутку кожної сторінки документа і містить найменування файлу на машинному носії, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації. [7]

2.3 Вимоги до бланків документів

Офіційні документи, як правило, створюються на бланках. Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів встановлено ГОСТ Р 6.30-2003.
Бланк документа - це аркуш паперу з заздалегідь відтвореними реквізитами, що містять постійну інформацію про організацію - автора документа.
Документи виготовляють на бланках.
Встановлюють два стандартні формати бланків документів - А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).
Кожен лист документа, оформлений як на бланку, так і без нього, повинен мати поля не менше:
20 мм - лівий;
10 мм - праве;
20 мм - верхнє;
20 мм - нижнє.
Бланки документів слід виготовляти на білому папері або папері світлих тонів.
Бланки документів оформлюють у відповідності з додатком А. Орієнтовні межі зон розташування реквізитів позначені пунктиром. Кожна зона визначається сукупністю реквізитів. [10]
У залежності від розташування реквізитів встановлюють два варіанти бланків - кутовий (малюнок А.1) і подовжній (рисунок А.2).
Реквізит 01 (02 або 03) розташовують над серединою реквізиту 08. Реквізит 03 допускається розташовувати на рівні реквізиту 08.
Реквізити 08, 09, 10, 14, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
- Центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
- Прапоровим (кожний рядок реквізитів починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
Для організації, її структурного підрозділу, посадової особи встановлюють такі види бланків документів:
- Загальний бланк;
- Бланк листа;
- Бланк конкретного виду документу.
Загальний бланк використовують для виготовлення будь-яких видів документів, крім листа.
Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити 01 (02 або 03), 08, 11, 14.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити 01 (02 або 03), 04, 05, 06, 08, 09 і, при необхідності, обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 14, 15 , 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить в собі реквізити 01 (02 або 03), 08, 10, 14 і, при необхідності, обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 18, 19.
Для організацій суб'єктів Російської Федерації, що мають поряд з державною мовою Російської Федерації державну мову суб'єкта Російської Федерації, доцільно використання поздовжнього бланка; при цьому реквізити 08, 09, 14 друкують на двох мовах: російській (ліворуч) і національному (праворуч) на одному рівні.
При виготовленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки нумерують.

Висновок

Вся діяльність організації, підприємства, фірми, так чи інакше, пов'язана з документацією. Як вже зазначалося, документ - це ділова папір, оформлена з урахуванням відповідних норм і правил, що служить доказом чого-небудь, що підтверджує право на що-небудь і що має юридичну силу. Документ є підставою чи засобом регулювання управлінських, організаційних, фінансових дій організацій чи окремих посадових осіб.
Метою курсової роботи були систематизація, накопичення і закріплення знань про поняття «документ», «управлінський документ».
Основними завданнями курсової роботи було:
- Вивчення поняття «документ», «управлінський документ»;
-Дослідження основних правил складання та оформлення документів;
- Аналіз вимог до оформлення реквізитів документів;
- Вивчення вимога до бланків документів.
У першій частині роботи «Теоретичні основи» було вивчено вивчення поняття «документ», «управлінський документ», проаналізовано вимоги до оформлення реквізитів документів, вимоги до бланків документів, досліджено основні правила складання та оформлення документів.
У другій частині роботи «Вимоги до складання документів» були досліджені специфіка вимог до оформлення реквізитів документів, бланків документів.
До курсової роботи додаються схеми розташування реквізитів документів, зразки бланків документів.

Список використаної літератури

1. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000 - 187 с.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М.: Видавництво стандартів, 2003.
3. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991 - 271 с.
4. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999 - 818 с.
5. Ларін М.В. Управління документацією в організаціях: проблеми історії та методології / / Діловод - 2003 - № 2.
6. Марков В.М. Довідник з діловодства. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.
7. Організація роботи з документами: Учеб. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н.
8. Санкіна Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Сучасні правила оформлення управлінських документів. - М.: Уіц при Державній податковій інспекції по м. Москві, 1998 - 91с.
9. Складання та оформлення службових документів. Практичний посібник для комерційних фірм, громадських організацій та державних структур. / Под ред. проф. Т.В. Кузнєцової, вид. 2-е. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-синтез », 1999 - 224с.
10. Стенюков М.В. Документи. Діловодство: Практ. посібник з документаційного забезпечення. 3-тє вид., Доп. і перераб. - М.: ПРІОР, 1999 - 144с.

[1] Федеральний закон "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" від 20.02.95 № 24-ФЗ.

[2] ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Видавництво стандартів, 1998.

[3] Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999. - С. 10.

[4] Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999 - 818 с.

[5] Складання та оформлення службових документів. Практичне п

Поняття документ управлінський документ