З дисципліни: "Вступ в теорію систем документування"
Тема: "Побудова документаційних систем обліку, планування і реалізації персоналу в організації"
Краснодар 2008
Зміст
Введення
1. Планування персоналу
1.1 Планування потреби в персоналі
1.2 Планування використання кадрів
1.3 Планування навчання персоналу
1.4 Облік кадрів на підприємстві
2. Форми первинної облікової документації з обліку праці і його оплати
2.1 По обліку кадрів
2.2 По обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці
2.3 Інші документи
Список використаної літератури
Введення
Трудові ресурси підприємства є головним ресурсом кожного підприємства, від якості й ефективності використання якого багато в чому залежать результати діяльності підприємства і його конкурентоспроможність.
Документування руху кадрів - невід'ємна обов'язок будь-якої організації (підприємства, установи) незалежно від масштабів його діяльності та організаційно-правової форми.
Актуальність даної теми обумовлена наступним обставиною.
Сучасне законодавство вимагає оформлення великої кількості документів, які фіксують різні аспекти трудових відносин працівника і роботодавця. Розробляти і оформляти основний масив таких документів доводиться кадрову службу підприємства.
Мета роботи - дослідження побудови документаційних систем обліку, планування та реалізації персоналу в організації.
Завданням даної курсової роботи є розгляд документів, що використовуються при плануванні, обліку і реалізації персоналу в організації.
1. Планування персоналу
Базою кадрового планування є аналіз потреб у персоналі і вивчення інформації про продуктивність працюючих і витратах на їх утримання.
Різноманітність завдань кадрового планування визначає той факт, що все кадрове планування можна поділити на наступні його види:
планування потреб в персоналі,
залучення (набору) персоналу,
використання і скорочення персоналу,
навчання персоналу,
збереження кадрового складу,
витрат на утримання персоналу,
продуктивності.
Зрозуміло, всі види кадрового планування тісно пов'язані один з одним, взаємно доповнюють і коректують заходи, передбачені в тому чи іншому плані.
1.1 Планування потреби в персоналі
Включає:
Оцінку наявного потенціалу трудових ресурсів;
Оцінку майбутніх потреб;
Розробку програм по розвитку персоналу.
Конкретне визначення потреби в персоналі представляє собою розрахунок необхідного числа працівників за їх кількістю, кваліфікації, часу, зайнятості і розстановці відповідно з поточними та перспективними завданнями розвитку підприємства. Розрахунок виробляється на основі порівняння розрахункової потреби в робочій силі і фактичного стану забезпеченості на певну дату і являє собою інформаційну основу для прийняття управлінських рішень в області залучення персоналу, його підготовки і перепідготовки.
1.2 Планування використання кадрів
Здійснюється за допомогою розробки плану заміщення штатних посад.
Мета - по можливості доцільна, тобто економічне і справедливе стосовно людини розподіл потенціалу робочої сили між вакантними робітниками місцями. Реалізація планування використання кадрів повинна забезпечити оптимальний ступінь задоволеності работополучателей своїми робочими місцями в тому випадку, якщо були враховані їхні здібності, вміння, вимоги і мотивація.
При визначенні місця роботи в процесі планування використання кадрів поряд з урахуванням кваліфікаційних ознак варто брати до уваги також психічні і фізичні навантаження на людину на тому чи іншому робочому місці, їх відповідність можливостям людини, прийнятого на роботу. За допомогою такої конкретизації планування використання робочої сили можна буде уникнути завищення і заниження вимог, професійних захворювань, і ін.
Особливі проблеми в плануванні використання кадрів виникають при забезпеченні зайнятості таких груп працюючих, як молодь, літні працівники і люди з обмеженими фізичними і психічними можливостями. Ці категорії працівників особливо важливо використовувати відповідно до їх кваліфікації і можливостями.
1.3 Планування навчання персоналу
Воно покликане використовувати власні виробничі ресурси працюють без пошуку нових висококваліфікованих кадрів на зовнішньому ринку праці. Крім того, таке планування створює умови для мобільності і саморегуляції працівника, прискорює процес адаптації до змінних умов виробництва.
Планування навчання повинно враховувати:
необхідну кількість учнів;
кількість існуючих працівників, потребують навчанні або перенавчанні;
нові курси або витрати на існуючі.
Це якісна складова частина кадрового планування. Вона включає в себе всі зусилля підприємств по збереженню відповідного рівня знань у трудового колективу або ж на підвищення кваліфікаційного рівня шляхом додаткової підготовки.
Планування росту кваліфікації кадрів має велике значення в процесі здійснення виробничих заходів, які стосуються персоналу. З одного боку, воно дозволяє використовувати власні резерви робочої сили при одночасно більш високому ступені успіху, чим це змогли б забезпечити пошуки нових кадрів, з іншого - дає окремому працівнику оптимальний шанс для самореалізації.
1.4 Облік кадрів на підприємстві
Облік персоналу - це система способів спостереження кількісних вимірів і реєстрації стану і використання всіх категорій працівників організації.
Зазвичай потреба в персоналі визначається на стадії підготовки та розробки бізнес-плану. На підготовчій стадії здійснюється узгодження перспектив організаційно-економічного і виробничого розвитку фірми; збір заявок від керівників на формування їх підрозділів. На стадії розробки бізнес-плану здійснюється ув'язка його розділів між собою і балансування за термінами, виконавцям, ресурсів та джерел їх надходження. У числі інших розробляються розділи, що мають безпосереднє відношення до персоналу. Це розділи "Персонал" та "Управління". Виходячи з оцінки стану факторів, що впливають на потребу фірми в персоналі, розробляється кадрова політика фірми на запланований період: майбутні скорочення, набір, в тому числі ключових фахівців; переміщення, підвищення кваліфікації, зміни в системі мотивації і оцінки результатів, підвищення рівня безпеки праці та т.п.
2. Форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати
2.1 По обліку кадрів
Трудовий договір (контракт)
(Форма N ТД-1)
Застосовується для оформлення угоди між працівником і роботодавцем (юридичною або фізичною особою) при прийомі працівника на роботу.
Трудовий договір (контракт) укладається у письмовій формі з кожним знову прийнятих на роботу працівником незалежно від терміну договору (на невизначений термін, визначений термін не більше п'яти років, час виконання певної роботи) і характеру роботи (за основним місцем роботи, за сумісництвом, надомна праця тощо).
Письмове оформлення трудових відносин осіб, раніше прийнятих на роботу, проводиться тільки за їх згодою.
У трудовому договорі (контракті) вказуються:
працівник і роботодавець (юридична або фізична особа), які уклали трудовий договір (контракт);
місце роботи із зазначенням структурного підрозділу організації, у якому працівникові належить працювати;
найменування посади, спеціальності, професії з вказівкою кваліфікації відповідно до штатного розкладу організації. У випадках, якщо федеральними законами для осіб, які працюють на певних посадах за певними спеціальностями або професіями, встановлені компенсації і пільги, то найменування цих посад, спеціальностей, професій повинні відповідати кваліфікаційним довідникам, що затверджуються в порядку, затвердженому Кабінетом Міністрів України;
термін договору (невизначений, на певний термін не більше п'яти років, на час виконання певної роботи). У разі укладення строкового трудового договору (контракту) - у ньому вказується обставина (причина), що послужило підставою для обмеження його певним строком у відповідності зі статтею 17 КЗпП Російської Федерації. При укладанні з працівником трудового договору (контракту) на час виконання певної роботи - вказується, яка конкретно робота повинна бути виконана;
дата вступу в силу трудового договору (контракту), а при укладенні строкового договору - також дата закінчення його терміну;
випробувальний термін - якщо працівнику встановлюється випробування при прийомі на роботу.
У розділі 3 форми N МД-1 відображаються права і зобов'язання сторін трудового договору (контракту) з урахуванням завдань і специфіки діяльності конкретної організації (роботодавця), що не суперечать чинним законам і іншим нормативним правовим актам.
Права та обов'язки працівника (п.3.1 і п.3.2) визначаються відповідно до професії (посадою), на яку він прийнятий, при цьому вказуються основні характеристики роботи, вимоги до рівня їх виконання за обсягом виробництва (робіт, послуг), якості продукції (обслуговування), рівня виконання норм, виконання суміжних робіт з метою забезпечення взаємозамінності, обов'язку дотримання режиму роботи і т.д.
При суміщенні професій (посад) у трудовій договір (контракт) вноситься відповідна запис з зазначенням додаткових зобов'язань працівника.
У п.3.3 відображаються конкретні зобов'язання роботодавця, що стосуються ефективної організації праці працівника, створення умов для безпечного і високопродуктивної праці, обладнання робочого місця у відповідності з вимогами охорони праці, своєчасної виплати працівникові обумовленої трудовим договором (контрактом) заробітної плати, вказуються достовірні характеристики умов праці , компенсації працівникові за роботу у важких, шкідливих або небезпечних умовах.
Режим робочого часу і відпочинку працівника, відбиваний у розділі 4, визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку, локальними нормативними актами організації, графіками змінності. У п.4.1 вноситься запис "нормальна тривалість робочого часу" або інша запис - у разі потреби введення особливого робочого режиму (неповний робочий час, скорочена тривалість робочого часу, гнучкий графік роботи, робота з графіками змінності тощо).
Тривалість щорічного оплачуваної відпустки встановлюється відповідно до чинного законодавством, колективним договором або локальним нормативним актом організації і в п.4.3 вказується відповідно в робочих або календарних днях.
При необхідності відображаються відомості про додаткові відпустки. Додаткові відпустки можуть надаватися у зв'язку з шкідливими умовами праці, за ненормований робочий день і ін
Крім того, в розділі 4 вказуються соціально - побутові пільги відповідно з колективним договором або локальними нормативними актами, діють у організації.
У розділі 5 форми N МД-1 вказуються умови оплати праці (в тому числі розмір тарифної ставки або посадового окладу працівника, доплати, надбавки і заохочувальні виплати, винагорода за підсумками року, матеріальна допомога до щорічної відпустки тощо) відповідно до встановлених в організації формами і системами оплати праці.
У розділ 7 форми N МД-1 "Інші умови трудового договору (контракту)" включаються умови внесення змін і доповнень в трудовий договір (контракт).
У трудовому договорі (контракті) можуть передбачатися умови про нерозголошення службової, комерційної та іншої захищеної законом таємниці, а також інші умови, не погіршують становище працівника порівняно з законами, іншими нормативними правовими актами, угодою та колективним договором.
Умови трудового договору (контракту) можуть бути змінені тільки за згодою сторін і в письмовій формі.
Трудовий договір (контракт) підписується працівником і керівником організації або уповноваженим ним особою. Трудовий договір (контракт) складається кількості двох примірників (один примірник залишається у роботодавця, інший - передається працівникові).
Форма трудового договору (контракту) N МД-1 носить рекомендаційний характер і може змінюватися в залежності від характеру і умов праці, відпочинку, оплати та інших факторів.
Наказ (розпорядження)
про прийом працівників на роботу
(Форма N Т-1а)
Застосовуються для оформлення та обліку прийнятих на роботу за трудовим договором (контрактом). Складаються особою, відповідальною за прийом, на всіх осіб, прийнятих на роботу в організацію.
При оформленні наказу (розпорядження) про прийом на роботу зазначаються найменування структурного підрозділу, професія (посада), випробувальний термін, якщо працівнику встановлюється випробування при прийомі на роботу, а також умови прийому на роботу і характер майбутньої роботи (за сумісництвом, в порядку переведення з іншої організації, для заміщення тимчасово відсутнього працівника, для виконання певної роботи та ін).
Підписаний керівником організації або уповноваженим на це особою наказ (розпорядження) оголошують працівникові (ам) під розписку. На підставі наказу в трудову книжку вноситься запис про прийом на роботу, заповнюється особова картка (форма N Т-2 або N Т-2ГС), а в бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника (форма N Т-54 або N Т-54а).
Особиста картка працівника
(Форма N Т-2)
Особова картка державного службовця
(Форма N Т-2ГС)
Заповнюються на осіб, прийнятих на роботу, на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1а), трудової книжки, паспорта, військового квитка, документа про закінчення навчального закладу, страхового свідоцтва державного пенсійного страхування , свідоцтва про постановку на облік в податковому органі та інших документів, передбачених законодавством, а також відомостей, повідомлених про себе працівником.
Особиста картка державного службовця (форма N Т-2ГС) застосовується для обліку осіб, заміщуючих державні посади державної служби.
Коди в зонах кодування проставляються відповідно до загальноросійськими класифікаторами: інформації про населення (ОКИН), професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР), спеціальностей за освітою (ОКСО).
При заповненні п.5 "Знання іноземної мови" розділу 1 форми N Т-2 вказується ступінь знання мови: "володію вільно", "читаю і можу порозумітися", "читаю і перекладаю зі словником".
Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу років, що дає право на інші пільги, встановлені в організації та інші) розраховується на підставі записів у трудовій книжці і (або) інших підтверджують відповідний стаж документів.
При зміні відомостей про працівника в його особисту картку вносяться відповідні дані, які завіряються підписом працівника кадрової служби.
Основними документами, на підставі яких заповнюється розділ II "Відомості про військовий облік", є:
військовий квиток (або тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка) - на громадян, які перебувають у запасі;
посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу, - на громадян, які підлягають призову на військову службу.
На громадян, які перебувають в запасі:
п.1 "Категорія запасу" на офіцерів запасу не заповнюється;
п.3 "Склад (профіль)" - заповнюється без скорочення (наприклад, "командний", "медичний" або "солдати", "матроси" і т.п.);
п.4 "Повне кодове позначення ВУС" - записується повне позначення (шість цифр, наприклад "021101" або шість цифр і буквений знак, наприклад, "113194A");
п.5 "Категорія придатності до військової служби" - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежена придатні до військової служби) або Г (тимчасово не придатні до військової служби ). При відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія "А";
в п.7 "Складається на військовому обліку" заповнюється (простим олівцем):
рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного приписи і (або) штампа про видачу та вилучення мобілізаційних приписів;
рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час.
На громадян, які підлягають призову на військову службу:
пункти: п.1 "Категорія запасу", п.3 "Склад (профіль)", п.4 "Повне кодове позначення ВУС" і п.7 "Складається на військовому обліку" не заповнюються;
п.2 "Військове звання" - робиться запис "підлягає призову";
п.5 "Категорія придатності до військової служби" - записується літерами: А (придатні до військової служби), Б (придатні до військової служби з незначними обмеженнями), В (обмежена придатні до військової служби), Г (тимчасово не придатні до військової служби ) або Д (не придатні до військової службі). Заповнюється на підставі запису в посвідченні громадянина, що підлягає призову на військову службу.
Заповнення пунктів, спеціально не обумовлених в Інструкції, виробляється на підставі інформації з перелічених документів.
У пункті 8 розділу II особистої картки громадянина, який досяг граничного віку перебування в запасі, чи громадянина, визнаного не придатним до військової служби за станом здоров'я, у вільному рядку робиться відмітка "знятий з військового обліку за віком" або "знятий з військового обліку за станом здоров'я ".
У розділі III "Прийом на роботу, переклади на іншу роботу" з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма N Т-1 або N Т-1а) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма N Т-5), адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку в графі 6 форми N Т-2.
У розділі "Відпустка" ведеться облік всіх видів відпусток, що надаються працівнику в період роботи в організації.
Розділ "Додаткові відомості" заповнюється для повноти обліку відомостей про співробітників, які навчаються у навчальних закладах, обліку працюючих інвалідів та ін
Штатний розклад
(Форма N Т-3)
Застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до її Статуту (Положення). Штатний розпис містить перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді заробітної плати. Затверджується наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженим ним особою.
Зміни до штатного розпису вносяться відповідно до наказу (розпорядження) керівника організації або уповноваженим ним особою.
Облікова картка
наукового, науково-педагогічного працівника
(Форма N Т-4)
Застосовується в наукових, науково - дослідних, науково - виробничих, освітніх та інших установах і організаціях, що здійснюють діяльність у сфері освіти, науки і технологій, для урахування наукових працівників.
Заповнюється на підставі відповідних документів (диплома доктора наук та кандидата наук, атестата доцента і професора і пр), а також відомостей, повідомлених про себе працівником.
У п.4 "Післявузівська професійну освіту" вказується найменування організації (установи), в якій (якому) була закінчена аспірантура, ад'юнктура, докторантура, дата її закінчення, а також номер, серія та дата видачі відповідного посвідчення.
П.5 "Вчений ступінь" заповнюється на підставі поданих документів (дипломів), включаючи відомості про галузь науки і спеціальності наукових працівників.
У п.6 "Вчене звання" відомості про вченого звання професора та старшого наукового співробітника за фахом (для наукових працівників), доцента і професора по кафедрі (для науково - педагогічних працівників) заповнюються на підставі відповідного атестата.
На кожного наукового та науково - педагогічного працівника ведеться також особова картка (форма N Т-2).
Наказ (розпорядження)
про переведення працівника на іншу роботу
(Форма N Т-5)
Наказ (розпорядження)
про переведення працівників на іншу роботу
(Форма N Т-5а)
Застосовуються для оформлення та обліку переведення працівника (ів) на іншу роботу в організації. Заповнюються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації або уповноваженим ним особою, з'являються працівникові (ам) під розписку. На підставі наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу робляться відмітки в особовій картці (форми N Т-2 або N Т-2ГС), особовий рахунок (форми N Т-54 або N Т-54а), вноситься запис у трудову книжку.
Наказ (розпорядження)
про надання відпустки працівникові
(Форма N Т-6)
Наказ (розпорядження)
про надання відпустки працівникам
(Форма N Т-6-а)
Застосовуються для оформлення та обліку відпусток, що надаються працівнику (ам) відповідно до законодавства, колективним договором, локальними нормативними актами організації, трудовим договором (контрактом).
Складаються працівником кадрової служби або уповноваженою особою, підписуються керівником організації або уповноваженим ним особою, оголошуються працівнику під розписку. На підставі наказу (розпорядження) про надання відпустки робляться відмітки в особовій картці (форма N Т-2 або N Т-2ГС), особовому рахунку (форма N Т-54 або N Т-54а) і проводиться розрахунок заробітної плати, належної за відпустку , за формою N Т-60 "Записка - розрахунок про надання відпустки працівнику".
Графік відпусток
(Форма N Т-7)
Застосовується для відображення відомостей про час розподілу щорічних оплачуваних відпусток працівників усіх структурних підрозділів організації на календарний рік за місяцями. Графік відпусток - зведений графік. При його складанні враховуються чинне законодавство, специфіка діяльності організації та побажання працівників.
Графік відпусток візується керівником кадрової служби, керівниками структурних підрозділів, узгоджується з виборним профспілковим органом (при його наявності) та затверджується керівником організації або уповноваженим ним особою.
При перенесенні терміну відпустки на інший час за згодою працівника і керівника структурного підрозділу у графік відпусток вносяться відповідні зміни.
Наказ (розпорядження)
про припинення дії
трудового договору (контракту) з працівником
(Форма N Т-8)
Наказ (розпорядження)
про припинення дії
трудового договору (контракту) з працівниками
(Форма N Т-8а)
Застосовуються для оформлення та обліку звільнення працівника (ів). Заповнюються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації або уповноваженим ним особою, з'являються працівникові (ам) під розписку. На підставі наказу про припинення дії трудового договору (контракту) робиться запис в особовій картці (форма N Т-2 або N Т-2ГС), особовому рахунку (форма N Т-54 або N Т-54а), трудовій книжці, проводиться розрахунок з працівником за формою N Т-61 "Записка - розрахунок при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником".
Наказ (розпорядження)
про направлення працівника у відрядження
(Форма N Т-9)
Наказ (розпорядження)
про направлення працівників у відрядження
(Форма N Т-9а)
Застосовуються для оформлення та врахування напрямків (я) працівників (а) у відрядження (і). Заповнюються працівником кадрової служби, підписуються керівником організації або уповноваженим ним особою. У наказі про направлення у відрядження вказуються прізвище (а) та ініціали, структурний підрозділ, професія (посада) відрядженого (их), а також мету, час і місце (а) відрядження.
При необхідності вказуються джерела оплати сум відрядних витрат, інші умови напрямки у відрядження.
Посвідчення про відрядження
(Форма N Т-10)
Є документом, що засвідчує час перебування у службовому відрядженні (час прибуття в пункт (и) призначення та час вибуття з нього (них)).
У кожному пункті призначення робляться відмітки про час прибуття та вибуття, які завіряються підписом відповідальної посадової особи та печаткою.
Виписується в одному примірнику працівником кадрової служби на підставі наказу (розпорядження) про направлення у відрядження (форма N Т-9).
Після повернення з відрядження в організацію працівником (підзвітною особою) складається авансовий звіт з додатком документів, що підтверджують зроблені витрати.
Службове завдання
для направлення у відрядження
та звіт про його виконання
(Форма N Т-10а)
Застосовується для оформлення та обліку службового завдання для направлення у відрядження, а також звіту про його виконання.
Службове завдання підписується керівником структурного підрозділу, в якому працює відряджаються працівник. Затверджується керівником організації або уповноваженим ним особою і передається в кадрову службу для видання наказу (розпорядження) про направлення у відрядження (форма N Т-9 або N Т-9а).
Особою, прибулим з відрядження, складається короткий звіт про виконану роботу, який узгоджується з керівником структурного підрозділу і надається в бухгалтерію разом з посвідченням про відрядження (форма N Т-10) і авансовим звітом.
Наказ (розпорядження)
про заохочення працівника
(Форма N Т-11)
Наказ (розпорядження)
про заохочення працівників
(Форма N Т-11а)
Застосовуються для оформлення та обліку заохочень за успіхи в роботі.
Складаються на підставі подання керівника структурного підрозділу організації, у якому працює працівник.
Підписуються керівником організації або уповноваженим ним особою, з'являються працівникові (ам) під розписку. На підставі наказу (розпорядження) вноситься відповідна запис у трудову книжку працівника.
При оформленні всіх видів заохочень, крім грошових винагород (премій), допускається виключення з форми N Т-11 "Наказ (розпорядження) про заохочення працівника" реквізиту "в сумі __ руб. __ Коп."
2.2 По обліку використання робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці
Табель обліку
використання робочого часу
і розрахунку заробітної плати
(Форма N Т-12)
Табель обліку
використання робочого часу
(Форма N Т-13)
Застосовуються для обліку використання робочого часу працівників організації, для контролю за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці. У випадку роздільного обліку використання робочого дня і розрахунків з персоналом з оплати праці допускається використання розділу 1 "Облік використання робочого часу" табеля по формі N Т-12 в якості самостійного документа.
Складаються в одному примірнику уповноваженою особою, підписуються керівником структурного підрозділу, працівником кадрової служби, передаються в бухгалтерію.
Відмітки в табелі про причини неявок на роботу або про роботу в режимі неповного робочого дня, про роботу в надурочний час і інших відступах від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності, довідка про виконання державних обов'язків і тощо).
Для відображення використання робочого часу за кожний день у табелі (у формі N Т-12 графи 4 - 18,20 - 35; у формі N Т-13 графа 4) відведено два рядки: один рядок - для відміток умовних позначень видів витрат робочого часу , а інший рядок - для запису кількості годин по них.
Облік використання робочого часу здійснюється в табелі методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т.п.).
Форма N Т-13 "Табель обліку використання робочого часу" застосовується в умовах автоматизованої обробки даних. Бланки табеля за формою N Т-13 з частково заповненими реквізитами можуть бути створені із застосуванням засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів відносяться: структурний підрозділ, прізвище, ім'я, по батькові, професія (посада), табельний номер і т.п., то є дані, що містяться в довідниках умовно-постійної інформації. У цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки даних.
Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, представлені на титульному аркуші форми N Т-12, застосовуються і при заповненні форми N Т-13.
Розрахунково-платіжна відомість
(Форма N Т-49)
Розрахункова відомість
(Форма N Т-51)
Платіжна відомість
(Форма N Т-53)
Застосовуються для розрахунку та виплати заробітної плати працівникам організації.
При застосуванні розрахунково-платіжної відомості за формою N Т-49 інші розрахункові та платіжні документи не складаються.
Відомості складаються в одному примірнику в бухгалтерії.
Нарахування заробітної плати (форми N Т-49 і N Т-51) проводиться на підставі даних первинних документів з обліку виробітку, фактично відпрацьованого часу та інших документів. У графах "нараховано" проставляються суми за видами оплат з фонду оплати праці, а також інші доходи, наприклад, вартість різних соціальних і матеріальних благ, наданих працівнику, оплачених за рахунок прибутку організації і підлягають включенню в податкову базу. Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із суми заробітної плати і визначається сума, що підлягає до виплати.
На титульному аркуші розрахунково-платіжної відомості (форма N Т-49) та платіжної відомості (форма N Т-53) вказується загальна сума, призначена до виплати. Дозвіл на виплату заробітної плати підписується керівником організації або уповноваженим особою. У кінці відомості вказуються суми виплаченої і депонованої заробітної плати.
У розрахунково-платіжної відомості (форма N Т-49) та платіжної відомості (форма N Т-53) після закінчення терміну виплати проти прізвищ працівників, у яких заробітна плата (виплата) не отримано, відповідно в графах 6 і 22, 23 робиться відмітка "Депоновано". При необхідності в графі "Примітка" форми N Т-53 вказується номер пред'явленого документа. В кінці платіжної відомості після останнього запису проводиться підсумковий рядок по загальній сумі відомості. На видану суму заробітної плати складається видатковий касовий ордер (форма N КО-2), номер і дата якого проставляються на останній сторінці відомості. У розрахункових відомостях, складаються на машинних носіях інформації, склад реквізитів та їх розташування визначаються залежно від прийнятої технології обробки інформації. При цьому форма документа повинна містити всі реквізити уніфікованої форми.
Журнал реєстрації
платіжних відомостей
(Форма N Т-53а)
Застосовується для обліку та реєстрації платіжних відомостей з вироблених виплат працівникам організації.
Ведеться працівником бухгалтерії.
Особовий рахунок
(Форма N Т-54)
Чоловий рахунок (свт)
(Форма N Т-54а)
Застосовуються для відображення відомостей про заробітну плату, виплаченої працівникові.
Заповнюються працівником бухгалтерії.
Форма N Т-54 застосовується для запису всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати працівника на підставі первинних документів з обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат.
Форма N Т-54а застосовується при обробці облікових даних з застосуванням засобів обчислювальної техніки (свт) і містить тільки умовно - постійні реквізити про працівника. Дані по розрахунку заробітної плати, отримані на паперових носіях, вкладаються щомісячно в особовий рахунок. Друга сторінка використовується для друкування кодів видів оплат та утримань.
Записка - розрахунок
про надання відпустки працівникові
(Форма N Т-60)
Застосовується для розрахунку належної працівникові заробітної плати та інших виплат при наданні йому щорічної оплачуваної чи іншого відпустки.
При розрахунку середнього заробітку для оплати відпустки у графі 3 показується загальна сума виплат, нарахованих працівнику за розрахунковий період, згідно з правилами обчислення середнього заробітку. У графах 4, 5 вказується кількість робочих (календарних) днів, годин, що припадають на відпрацьований час у розрахунковому періоді. Графа "Кількість годин розрахункового періоду" заповнюється при розрахунку оплати відпустки працівникові, якому встановлено підсумований облік робочого часу.
Записка - розрахунок
при припиненні дії
трудового договору (контракту) з працівником
(Форма N Т-61)
Застосовується для обліку і розрахунку належної заробітної плати та інших виплат працівникові при припиненні дії трудового договору (контракту). Складається працівником кадрової служби або уповноваженою особою. Розрахунок належної заробітної плати та інших виплат проводиться працівником бухгалтерії.
При розрахунку середнього заробітку для виплати компенсації за невикористану відпустку, а також утримання за використаний авансом відпустку в графі 3 показується загальна сума виплат, нарахованих працівнику за розрахунковий період згідно з правилами обчислення середнього заробітку. У графах 4, 5 вказується кількість (календарних) робочих днів, годин, що припадають на відпрацьований час у розрахунковому періоді. Графа "Кількість годин розрахункового періоду" заповнюється при розрахунку виплати компенсації за невикористану відпустку працівникові, якому встановлено підсумований облік робочого часу.
Акт
про приймання робіт,
виконаних за трудовим договором (контрактом),
укладеним на час виконання певної роботи
(Форма N Т-73)
Застосовується для оформлення та обліку приймання - здачі робіт, виконаних працівником за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи.
Є підставою для остаточного або поетапного розрахунку сум оплати виконаних робіт.
Складається працівником, відповідальним за приймання виконаних робіт, затверджується керівником організації або уповноваженим ним особою і передається в бухгалтерію для розрахунку і виплати виконавцю робіт належної суми.
2.3 Інші документи
Відділ кадрів підприємства готує і оформляє накази про зміну анкетно-біографічних даних, заміщенні тимчасово відсутніх працівників (ст.74 ТК РФ).
Відділ кадрів також документує атестацію персоналу, скорочення штату і чисельності. Готує документи, пов'язані зі зміною режиму робочого часу: накази про залучення до роботи у вихідні дні; про надання неповного робочого дня, неповного робочого тижня.
Кадрова служба оформляє накладення на працівника дисциплінарних стягнень, передбачених статтею 192 ТК РФ, і т.д.
Підставою для видання наказів служать різні види документів. Це: заяви працівників про відпустку і звільнення за власним бажанням; акти; пояснювальні записки; доповідні записки на ім'я керівника; акти, що фіксують, наприклад, порушення трудової дисципліни.
За запитом працівника для пред'явлення у сторонні організації відділ кадрів видає довідки про місце роботи, часу роботи в організації, займаної посади; копії та виписки з трудових книжок, наказів по особовому складу та інших документів з особового складу.
Відділ кадрів веде листування про висилку трудових книжок, які направляються поштою тільки на підставі запиту працівника, відновленні трудового стажу при видачі дубліката трудової книжки, встановлення причин відсутності і місцезнаходження працівника за неявку на роботу і т.д.
Реєстраційні форми.
Відділ кадрів веде реєстрацію документів з особового складу і використовує такі реєстраційні форми:
журнал реєстрації трудових договорів;
журнал реєстрації наказів про прийом, переведення і звільнення працівників;
журнал реєстрації наказів про надання відпустки;
журнал реєстрації наказів про відрядження працівників;
журнал реєстрації посвідчень про відрядження;
журнал реєстрації службових завдань;
журнал реєстрації локальних нормативних актів;
книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них;
журнал реєстрації наказів про заохочення і накладення дисциплінарних стягнень;
журнал видачі довідок з особового складу;
журнал обліку лікарняних аркушів.
Висновок
У цій роботі було вивчено побудова документаційних систем обліку, планування та реалізації персоналу в організації.
У ході написання роботи, мною були отримані наступні висновки:
Сукупність взаємопов'язаних документів, що використовуються в певній сфері, називається системою документації. Раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, створений за єдиними правилами та вимогами для застосування в конкретній галузі діяльності, називають уніфікованої системою документації, скорочено УСД, а відповідно форми документів, що становлять УСД, називаються уніфікованими формами документів.
Були розглянуті всі існуючі уніфіковані форми документації з обліку персоналу, затверджені Держкомстатом України за погодженням з Мінфіном Росії і Мінекономрозвитку Росії.
Кадрове планування - це система підбору кваліфікованих кадрів, що має своєю метою забезпечити потреби організації в необхідній кількості фахівців у конкретні тимчасові рамки.
Процес кадрового планування складається з чотирьох кроків:
1) визначення впливу організаційних цілей на конкретні підрозділи організації;
2) визначення числа, необхідних кваліфікацій майбутнього персоналу;
3) визначення додаткової потреби в персоналі з урахуванням наявних кадрів;
4) розробка конкретного плану дій.
Облік персоналу - це система способів спостереження кількісних вимірів і реєстрації стану і використання всіх категорій працівників організації.
Список використаної літератури
Маслов Є.В. Управління персоналом підприємства. - М., -1999;
Економіка підприємства: Підручник / За ред. проф. О.І. Волкова. - М., 2000.
Одегов Ю.Г., Журавльов П.В. Управління персоналом. - М., - 1997.
Красавін А.С. Документаційне забезпечення управління кадрами. Практичний посібник. М - Инфра-М, 2003. - 410 с
Пшенкой А. У Документаційне забезпечення управління. Діловодство. М, Форум, 2002. - 296 с
Ларін М.В. Оформлення службових документів. Рекомендації від розробників ГОСТ Р 6.30-2003 М, МЦФЕР, 2004 -160 с.
Печникова А.В. Документація відділу кадрів підприємства. - М.: Тандем, 2000. - 256 с.
Радько С.Г., Афанасьєва А.І., Удосконалення кадрової служби на підприємстві / / Журнал "Довідник кадровика", № 2-2003
Державний Стандарт Російської Федерації (ГОСТ Р 6.30-2003) Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів, М, Профиздат, 2003.