Переклад дипломатичної документації з англійської мови на російську мову.
Дана робота присвячена написанню і перекладу дипломатичної документації, зокрема ділової та комерційної кореспонденції. Докладно описані основні види документації: замовлення, запити, контракти, рекламації і т.д. До кожного з видів документації наведені приклади англійською мовою з перекладом на російську мову, а так само надані самі поширені вирази і слова, використовувані в ході написання документів.
В кінці роботи дається докладний опис одного з основних видів дипломатичній документації - договір про купівлю товару у зарубіжного підприємства. До тексту додається словник мінімум і відповідні пояснення.
Ділові зв'язки немислимі без обміну діловою кореспонденцією. Століттями складаний письмовий діловий етикет все міцніше завойовує свої позиції, незважаючи на те, що у нього з'явилися такі що набирають силу суперники, як телефон, телекс, факс, супутниковий і комп'ютерний зв'язок, відеотелефон. Крім того, все менше і менше проблем складає переліт з однієї країни в іншу для особистих контактів. Тим не менш, крім переваг усних переговорів, скажімо, оперативність обміну інформацією при переговорах по телефону, існують і свої недоліки - висока вартість переговорів і, що найголовніше, досить часте елементарне нерозуміння.
Інша річ виклад своїх думок на папері, коли є час подумати, заглянути до довідника, в словник.
Складання ділових листів - праця спочатку непростий, але при деякій навичці вже можна буде з легкістю оперувати багатим арсеналом письмового ділового етикету і дотримуватися давно склалося цілком чіткі критерії якості ділового листа: стиль, тон,. Кліше, структуру.
Зрозуміло, перед складанням ділового листа ви повинні чітко усвідомити, що саме ви хочете повідомити у своєму посланні, що дізнатися. Не зайвим іноді буває накидати чернетку листа і спробувати викласти свої думки по можливості коротко, але і не в збиток сенсу.
Надлишкова інформація в діловому листі не вітається. Конкретне лист повинен бути присвячене конкретного питання. Не слід користуватися мудрими виразами і складними граматичними конструкціями. Постійно пам'ятайте, що читати ваш лист будуть ділові люди, яких не цікавлять не ваші письменницькі здібності, а чітко викладена інформація, суть справи.
Іноді виходить так, що у діловому листі важко обійтися без постійного повторення одних і тих же слів. З цього приводу не варто особливо турбуватися. У ділових листах тавтологія цілком доречна і ретельно підбирати синоніми тут немає потреби.
Ще одне суттєве зауваження. В англійській письмовому діловому етикеті не прийнято вживати просторічні слова і жаргони, .. тому що наявність їх у листі може сформувати негативне ставлення до відправника як до некультурну людину. Проте відзначимо, що в комерційному вигляді ділового листа, особливо якщо справа стосується рекламної спрямованості послання, часто можна зустріти і розмовні формули, і сленг.
Акуратність оформлення листа, відсутність помилок, краса розташування матеріалу - все це розташовує до вас адресата, викликає його повагу. Діловий лист, як втім і будь-яке інше, повинно бути ретельно і акуратно оформлене, без помилок або описок, із суворим дотриманням письмового ділового етикету від заголовка до підпису. Особливо це справедливо, коли мова йде про ділових листах.
Структура ділового листа в англомовних країнах дещо відрізняться від структури приватних листів, але ця відмінність незначною в діловому листі є всі ті ж частини (елементи), що і в неофіційному листі. Крім того, в ньому можуть бути і деякі, властиві тільки діловому листа, елементи.
Перерахуємо частини ділового листа:
заголовок, що включає найменування компанії та адреса відправника (Company letterheading; Sender 's address)
Дата листа (Date)
Адреса одержувача (Inside address)
Звернення (Salutation)
Вказівка на зміст листа (Subject line)
Основний текст листи (Body of the letter)
Заключна формула ввічливості (Complimentary close)
Підпис відправника (Signature)
Ініціали автора листа і виконавця (Identifying initials)
Вказівка на додатки (Enclosures)
Постскриптум, ті приписка до кінченому листа (Postscript)
Повідомлення про наявність копій (Notation of copies sent).
Слід зауважити, що у діловому листі не обов'язкова наявність перерахованих вище складових частин. Скажімо, при відсутності додатків, необхідність у цьому розділі листа відпадає.
Заголовок.
Надрукований друкарським способом заголовок містить найменування та адресу організації або фірми, що відправляє лист, і ряд подробиць, як то: адреса для телеграм, номер і умовна назва телетайпа, номери телефонів, назви комерційних кодів, що вживаються для телеграфних зносин і т.п. Під назвою організації часто вказується рід її діяльності. У заголовках листів англійських акціонерних компаній іноді проставляються прізвища директорів компанії.
Назви зовнішньоторговельних об'єднань не перекладаються іноземними мовами. Слова «зовнішньоторговельне об'єднання» та «експортно-імпортне об'єднання» пишуться латинським шрифтом у транскрипції, прийнятої для всіх іноземних мов - VNESHNETORGOVOJE OBJEDINENIJE, EXPORTNO - IMPORTHOJE OBJEDINENIJE.
Vneshnetorgovoje Objedineije "Machinoexport"
У кінці назв багатьох англійських торгових і промислових підприємств, банків стоїть слово Limited (Ltd):
Smith & Co., Limited
The Sheffield Engineering Co., Ltd.
Слово Limited представляє собою скорочення виразу limited liability company компанія з обмеженою відповідальністю. Цей вираз означає, що відповідальність членів компанії (акціонерів) обмежується номінальною вартістю придбаних ними акцій.
У США замість слова Limited після назв багатьох торгово-промислових підприємств стоїть слово Corporation або слово Incorporated (Inc). Corporation означає з'єднання осіб, корпорація і в назвах американських фірм, банків і т.д. в більшості випадків вживається замість stock corporation акціонерна корпорація. Incorporated означає зареєстрований як корпорація:
The American Mining Corporation
James Smith and Company, Incorporated
Відсутність слова Limited (Ltd) у назвах англійських підприємств і слів Corporation або Incorporated (Inc) в назвах американських підприємств вказує на те, що дане підприємство є товариством (partnership), члени якого відповідають за зобов'язаннями підприємства всім своїм майном.
Часто в заголовку надруковано вказівку на посилання, яку відправник листа просить адресата згадати у своїй відповіді. У посиланнях зазвичай наводяться ініціали укладача листа, ініціали друкарки, скорочене позначення відділу, номер відділу і т.п.
Our reference AC/DK/156 - Наша посилання AC/DK/156
Your reference 15/16/1867 - Ваше посилання 15/16/1867
In your reply please refer to FL/KD/156789 - У вашій відповіді просимо послатися на FL/KD/156789
In your reply please mention our reference CA / DB - У вашій відповіді просимо згадати наше посилання CA / DB
Our file No. 12/16/1678 - Наша справа 12/16/1678
Please quote No. 1567/AC when replying - У відповідь просимо послатися на № 1567/AC
У заголовках деяких фірм можна зустріти наступну фразу:
All communications to be addressed to the company and not to individuals. Всі повідомлення мають бути адресовані компанії, а не окремим особам.
Дата листа.
Дата відправлення листа зазвичай пишеться в правому кутку під заголовком. Дата позначається одним з таких способів:
12 th September, 1978
12 September, 1978
September 1912 th, 1978
September 1912, 1978
Привід on і артикль перед датою не ставляться. У Англії найбільш поширений перший спосіб позначення дати - 12 th September, 1978. Цей же спосіб звичайно вживається в листах, що виходять від російських зовнішньоторговельних організацій. У США часто застосовується четвертий спосіб - September 12, 1978.
При позначенні дати за способами 1 і 3 необхідно звертати увагу на правильне написання порядкового числівника за допомогою цифр і одного з закінчень st, nd, rd, th: 1 st, 2 nd, 3 rd, 4 th.
Слід також мати на увазі, що перед числівниками, що позначають рік, зазвичай ставиться кома. Крапка в кінці позначення дати не обов'язкові.
Назви місяців, крім March, May, June, July часто скорочуються:
January - Jan. September - Sept.
February - Feb. October - Oct.
April - Apr. November - Nov.
August - Aug. December - Dec.
Назва та адреса одержувача листа.
Назва та адреса організації або прізвище та адресу особи, якій направляється лист, проставляється на лівій стороні бланка листа в лінії поля трохи нижче рядка з датою. Назва організації або прізвище особи звичайно пишуться на окремому рядку.
Якщо лист адресується фірмі, то перед її назвою прийнято ставити Messrs, яке являє собою скорочення французького слова Messieurs панове і вживається зі значенням фірма звичайно в тому випадку, коли в назві фірми є прізвища яких-небудь осіб. У кінці слова Messrs. Зазвичай ставиться крапка:
Messrs. A. Robinson and Sons - Фірмі А. Робінсон енд Санз
Messrs. John Brown & Co., Ltd. - Фірмі Джон Браун енд Ко Лімітед
При адресуванні листів якій-небудь фірмі або іншої організації слід наводити назву організації повністю в такому ж вигляді, в якому воно дано в заголовках листів, що виходять від цієї організації, або в торгових довідниках, не допускаючи будь-яких скорочень або змін.
Коли лист адресується окремій особі-чоловікові, то перед його прізвищем ставиться слово Mr., Яке являє собою скорочення слова Mister містер, пан і повністю ніколи не пишеться. У кінці слова Mr. Зазвичай ставиться крапка.
Перед прізвищем особи слід вказати його ім'я або перші літери імен:
Mr. Harold Brown - містеру Гарольду Брауну
У Англії замість Mr. Іноді після прізвища особи пишеться слово Esq. Слово Esq. Являє собою скорочення слова esquire - есквайер - і повністю ніколи не пишеться. У кінці слова Esq. Ства крапка. Перед прізвищем особи необхідно і в цьому разі зазначити його ім'я або ініціали:
Harold Brown, Esq. - Гарольду Брауну, есквайеру
На відміну від російської мови, в англійській мові ім'я або перші літери імен якого-небудь особи ніколи не пишуться після прізвища, а завжди перед нею. Прописні букви, що зустрічаються після прізвищ будь-яких осіб, є скороченнями, що вказують на приналежність до певної організації, на звання або на орден, яким нагороджено ця особа:
AB Smith, MP (MP - Member of Parliament - член парламенту)
CD Brown, MICE (MICE - Member of the Institution Of Civil Engineers - член Інституту цивільних інженерів)
AF White, LL.D. (LL.D. - Doctor of Laws - доктор юридичних наук)
GH Black, KCVO (KCVO - Knight Commander of the Victorial Order - кавалер ордена королеви Вікторії).
Іноді лист адресується посадовій особі в якій-небудь організації. Коли прізвище особи,. Займає певну посаду в даній організації, невідома,. Те адресат позначається наступним чином:
The Chairman, A. Smith & Co, Ltd - голові компанії А. Сміт енд Ко. Лімітед
Вказівка посади без прізвища особи, її займає, можливо, .. однак, лише тоді, коли ця посада є єдиною в організації, зазначеної в адресі (Chairman - голова, President - президент, голова, Managing Director - директор-розпорядник, Secretary - секретар, Chief Account - головний бухгалтер.)
При адресуванні листів заміжнім жінкам в Англії і США вживається слово Mrs. Місіс, пані.
Mrs. Mary Brown
Слово Mrs. Являє собою скорочення слова Mistress місіс, пані. Mrs. Повністю ніколи не пишеться і самостійно, тобто без прізвища особи, не вживається. У кінці слова Mrs. Зазвичай ставиться крапка - так само, як і після всіх скорочених слів. При адресуванні листів незаміжнім жінкам вживається слово Miss міс, пані, за яким слідує ім'я адресата та прізвище:
Miss Mary White
Після найменування організації або прізвища адресата на окремому рядку пишеться номер будинку та назва вулиці, а потім - також на окремому рядку - назва міста: Номер будинку завжди стоїть перед назвою вулиці. Назва міста супроводжується в необхідних випадках прийнятим позначенням поштового району. Графство (В Англії) або штат (у США) пишуться після назви міста. Якщо лист адресується за кордон, то після назви міста слід назву країни. Після найменування організації або прізвища адресата ставиться кома. Кома ставиться також після назви вулиці і перед позначенням поштового району, штат, країни. Між номером будинку та назвою вулиці кома не обов'язкове. Слова Street, Place, Avenue пишуться з великої літери.
Messrs. A. Smith & Company, Limited
25, Leadenhall Street,
London, EC,
England.
Розглянемо один із прикладів такого листа:
Brain Institute
Svetlanovsky Avenue 47
Leningrad 145238
USSR
April 8, 1990
Dr. James Smith
Brain Research Street
19 Oxford Street
London, NE 20
England
Dear Mr. Smith,
Thank you so much for your kind invitation to take part in the International Congress to be held next month.
It gives me pleasure to accept your invitation and I look forward to seeing you and other friends of mine.
Sincerely yours,
S. Voronin
Director
SV / vd
Вступне звернення і заключна форма ввічливості.
Вступне звернення і заключна форма ввічливості представляють собою загальноприйняті стандартні формули, які грають у листах ту ж роль, яку в розмові грають відповідно вираження good morning, good - bye.
В даний час у ділових листах найбільш поширені нижченаведені формули ввічливості:
в листах до фірм і організаціям - Dear Sirs, Gentlemen
в листах до окремих осіб - Dear Sir, Dear madam
Цікаво відзначити, що звернення My Dear Sir (Шановний пан) до незнайомих людей є суворо формальним, і займенник «мій» нітрохи не вносить відтінок інтимності в це звернення. Таким чином, можна бачити, що в листах англійське слово dear є самим популярним і найпоширенішим. І кожного разу, в залежності від ситуації, воно має різні відтінки значення: від «дорогою» до «шановний». Те ж саме можна сказати і про слово friend. Це слово в англійській мові, як кажуть вчені, має широку семантику, набагато більш широку, ніж має слово один в російській мові. Другом в англійському (і особливо в американському) сенсі слова може бути і партнер з аеробіки, і колега по роботі, і людина, бігає вранці по тому ж маршруту. Іншими словами, у американця набагато більше друзів, ніж у російської.
Що стосується заключної формули ввічливості (так само, як і звернення) залежить головним чином від того, в яких стосунках ви перебуваєте з адресатом.
Перший, - коли випишіть другу чи родичу, або хорошому знайомому: Sincerely yours - Щиро твій, Faithfully yours - Відданий тобі, Yours (very) sincerely - Твій (Ваш), Always sincerely yours - Завжди щиро твій, Ever yours - Завжди твій, Very cordially yours - Сердечно твій, Yours truly - Відданий тобі.
Другий - недостатньо знайомим людям або офіційним особам зазвичай пишуть: Yours sincerely - Щиро ваш, Yours truly - Відданий вам, Respectfully yours - З повагою, Yours very respectfully - З глибокою пошаною.
Таким чином, форма Sincerely yours в її різних варіантах фактично є найвірнішим і безпомилковим закінченням листа для безлічі ситуацій спілкування. Залежно від тону всього листи її численні варіанти можуть сприйматися як офіційні або, навпаки, не мають ніякої офіційної тональності.
Коли відправник листа, адресованого якої-небудь організації бажає, щоб лист було прочитано певною особою в цій організації, то перед вступним обігом (або під ним) ставиться наступна напис:
For the attention of Mr. D. Robinson - До уваги г - на Д. Робінсона
Attention of Mr. D. Robinson
Такий напис зазвичай підкреслюється для того, щоб вона впадала в очі співробітникові, розбирає пошту в даній організації, і була спрямована відповідній особі.
Вказівка на загальне зміст листа.
Перед основним текстом листа часто дається короткий вказівку щодо змісту або теми листа. Ця вказівка зазвичай поміщається між вступним зверненням і основним текстом і підкреслюється для того, щоб привернути увагу особи, разбирающего пошту. Всі слова у вказівці, крім артиклів, прийменників і спілок, пишуться з великої літери.
Приклади:
Dear Sirs,
Order No. 1234 for "Volga" Cars
We have received your letter ...
Шановні панове!
Замовлення № 1234 на автомобілі «Волга»
Ми отримали Ваш лист ...
6. Підпис.
Підпис на листі міститься на правій стороні аркуша під заключною формулою. Підпис на листі іноземної фірми чи організації виглядає зазвичай так. На першій сходинці під заключній формулою проставлено назву фірми або організації, надруковане на друкарській машинці або відтворене шляхом відбитка каучукового штемпеля. Воно повинне точно збігатися з назвою фірми або організації, надрукованим типографським способом в заголовку листа. Під назвою уповноважена фірмою або організацією особа ставить чорнилом свій підпис. На тому ж рядку або нижче слід надруковане на машинці назва посади особи, що підписала лист, або назва відповідного відділу підприємства. Часто прізвище підписала лист також надрукована на машинці під рукописної підписом. Окремі рядки в підпису не розділяються комами. Голова, директора і секретар акціонерної компанії зазвичай підписують поточну кореспонденцію, наприклад, так:
A. Smith & Co., Ltd
Brown Director
7.Указаніе на додатки.
Якщо до листа додано які-небудь матеріали або документи, то в лівому куті листа нижче підпису пишеться слово Enclosure - додаток або слово Enclosures - додатки, частіше скорочено - Encl. Якщо є два додатки і більше, то вказується їх кількість: 3 Enclosures або 3 Encl. (3 додатки).
У вказівці на додатки рекомендується перерахувати їх посилають матеріали, особливо коли це важливі або цінні документи. Слова в назвах матеріалів або документів пишуться при цьому з великої літери, крім прийменників, артиклі зазвичай опускаються.
Encl: Cheque Додаток: чек
Enclosures: програми:
Bill of Lading коносамент
Insurance Policy страхової поліс
Invoice рахунок-фактура
8. Постскриптум
Постскриптум (Postscript), тобто приписка в кінці листа після підпису, допускається лише в тому випадку, коли після підписання листа відбулася подія, про який потрібно негайно повідомити адресату. Приписка починається зі скорочення P. S., В кінці приписки знову ставиться підпис.
Комерційне лист.
Всім знайоме англійське слово «бізнес» вже міцно увійшло в нашу мову, і, що під цим словом мається на увазі, пояснювати немає потреби. Також і похідні від цього слова, типу бізнесмен, і у нас, і в Європі, і по всьому світу асоціюються з торгівлею, біржовими угодами,
вкладанням капіталу і т.д., одним словом, з традиційним західним бізнесом у нашому розумінні.
Однак, якщо перекладати слово «business» на російську мову, то виходить деяке неспівпадіння смислів. Строго кажучи, «business» перекладається як «справа», а, скажімо, «business letters »перекладається як« ділові листи », чому в англійській мові є відповідний еквівалент« official correspondence »(« офіційне листування »).
Дійсно, ділові листи не обов'язково мають бути комерційними, але можуть бути, і юридичними, дипломатичними, науковими та багатьма іншими офіційними листами. Таким чином, комерційна листування є лише частиною, правда досить значною, ділового листування.
Багато в чому внутрішні реквізити комерційного листа (вчені називають їх «кліше») архаїчні і становлять струнку, досить стійку систему, такий собі «ділової канцелярит». Однак сухуватий офіційна мова комерційного листа, як втім і будь-яка інша мова, з часом змінюється. Не будемо судити, в хорошу чи погану сторону змінюється цікавить нас мова, але відзначимо, що він все більше спрощується. Все рідше в ділових листах зустрічаються химерні архаїчні фрази і громіздкі граматичні конструкції. Все активніше використовуються звичайні розмовні форми, все частіше з'являються в комерційних простих листах яскраві, образні вирази, нерідко можна зустріти навіть сленг. Характер комерційного листа стає все більш довірчим, що розташовує і переконливим.
Якщо вам доведеться листуватися з якою-небудь американською фірмою, то ви не застраховані від дотепного листа, в якому може бути доречна жарт, цікава цитата, навіть анекдот або загадка. Природно, подібні «фокуси» виключені у великих офіційних документах.
Британський стиль, навпаки, відрізняється завидною постійністю, і, можна сказати, що консервативність його не знає кордонів. До цих пір можна деколи зустріти в британських комерційних листах кліше 18-19 століть, типу:
We beg to acknowledge your esteemed favour of the 5 th inst.
Дозвольте засвідчити повагу за люб'язно надану нам честь (мається на увазі лист) від 5 числа цього місяця. Що на сучасній англійській мові мало б вигляд:
We received your letter of 5 th May.
Ми отримали ваш лист 5 травня.
У сучасних ділових листах взагалі, і в комерційних листах зокрема, прийняті наступні кліше:
We thank you for the letter of 5 th May - Дякуємо за Ваше лист від 5 травня
Many thanks for your letter - Велике спасибі за Ваше лист
In reply to your letter of (request) - У відповідь на Ваше лист від (прохання)
W e are pleased to tell you that - Ради повідомити Вам, що
At your request, we sent you - За вашої прохання ми вислали вам
We have considerable interest in - Ми дуже зацікавлені в
Запити. Відповіді на запити.
Всякому, навіть не досвідченому в бізнесі людині, неважко буде відповісти на запитання «з чого починається комерційна листування?» Майже будь-яка ділова кореспонденція починається з запитів. Одним грамотно складеним запитом можна встановити нові ділові зв'язки з торговими партнерами, важливість яких очевидна не тільки в наших умовах.
У запитах зазвичай цікавляться насамперед інформацією будь-якого роду і в будь-якому її вигляді - списку цін, умов постачання, термінів виконання замовлень, довідок, поручительств, каталогів і т.д. Направляючи замовлення на адресу такий-то фірми, ви відразу ставите себе у вигідне становище - фірма-отримувач обов'язково дасть необхідну інформацію і буде рада зробити це, адже в умовах ринку запит майже означає замовлення, а замовлення - це торгівля, прибуток, сенс бізнесу.
Мова запитів простий, а зміст зводиться до «просимо таку інформацію».
У запитах зазвичай використовуються такі кліше:
Please inform us - Просимо повідомити
Please send us - просимо вислати
Please rush us - Просимо вислати
We should be obliged to receive your (price-list) - ми були б вдячні, отримавши ваш (кошторис)
We are interested in - Ми цікавимося
We are in the market for - Ми мають намір закупити
Quote prices - вкажіть ціни
We have an inquiry for - ми хотіли б отримати інформацію про
Приклади запитів:
15 May 1990
Damark International, Inc.
6707 Shingle Greek parkway
Minnepolis, MN 55430
USA
Gentlemen:
Please send us you new catalogue of Computers and Microprocessors. We also should be grateful if you would enclose free descriptive leaflets with your reply and quote your terms fob London
Yours faithfully,
M. Davis
Панове!
Просимо Вас надіслати новий каталог комп'ютерів та мікропроцесорів. Також будемо вдячні, якщо ви Супроводжуєте каталог безкоштовними проспектами і вкажете умови доставки Ф.О.Б. Лондон.
Щиро Ваш,
М. Дейвіс.
Замовлення. Супровідні листи до замовлень.
Все різноманіття і достаток комерційної листування можна розділити на два типи, по двох основних цілей бізнесу - або щось купити, або щось продати.
Ведення документації досягло такого рівня і заплутаності, що скоро можна буде говорити про «мистецтво документації», якщо комусь вдається витягти з купи різноманітних форм, умов і канцелярських головоломок - те саме необхідне, що служить справі.
Замовлення означає не тільки угоду і дохід. Головне нові зв'язки, нові люди, зміцнення зв'язків зі старими партнерами. Таким чином, важливість замовлення величезна і очевидна, і розглядати замовлення, складати їх необхідно з особливою увагою.
Вся кореспонденція, пов'язана із замовленнями, численна, і кожен її тип доводиться витримувати в певному стилі, використовувати ті або інші конструкції і слова, ненав'язливо переконувати, доводити, просити і т.д.
Замовлення ж має просту форму: »просимо доставити те-то туди-то тоді-то». Фірми використовують для оформлення замовлень видрукувані бланки з порожніми місцями, які заповнюються назвами, датами, умовами, цінами, а вся громіздка документація, як правило, додається до простого заповненому бланку, які навіть зазвичай не мають традиційних формул ввічливості.
В замовленнях і супровідних листах часто вживаються такі слова і вирази:
To be quoted on all documents - посилатися на замовлення у всіх документах
Your terms (quotations, prices) are accepted - ваші умови, ціни приймаються
We accept your terms - ми приймаємо ваші ціни, умови
Free repair - безкоштовний ремонт, заміна
Invoice - рахунок - фактура
To place an order for - розмістити замовлення
Reduce quotations by 10 per cent - зменшити ціни на 10%
trial order - перевірочний замовлення
Regular order - регулярні замовлення
To ship \ to deliver - доставляти
To take delivery - прийняти доставку
Payment in check - оплата чеком
Postage - плата за доставку
Prompt delivery - швидка доставка
Discount - знижка
Наведемо приклади на кілька форм замовлень.
Dear Sirs,
Please supply me 20 'Accurist Skeleton' at $ 70 each and 70 Swatch "Wall Street" watches at $ 25 each plus $ 5 postage and handling for each watch ordered.
I enclose full payment in check.
Yours faithfully,
Господа:
Прошу вислати мені 20 годин по 70 ам. доларів за штуку і 70 годин по 25 фунтів за штуку плюс по 5 ам. доларів за кожну годину на пересилання та доставку.
Додаю повну оплату чеком.
Щиро ваш
Підтвердження замовлень.
Як не дивно, замовлення не є останньою стадією комерційної листування. Здавалося б, що «мудрувати лукаво», а не відповідати на кожен отриманий замовлення його конкретним виконанням відсиланням товару, фрахтом, страховкою і т.п., тобто, діяти за елементарною схемою: реклама - запит - відповідь на запит - замовлення. Дійсно, часто замовлення не вимагають письмових відповідей і справи закінчуються реалізацією товару, його доставкою і т.п. Підтвердженням на отримання таких замовлень готуються заздалегідь, друкуються за стандартною схемою типу:
Dear Sirs,
This is to confirm your order № 210 of 10 May.
Yours faithfully,
Панове!
Підтверджуємо Ваше замовлення від 10 травня.
Щиро Ваш,
Gentlemen:
We confirm the receipt of your order № 111 of 11 May.
Sincerely yours,
Панове!
Підтверджуємо отримання вашого замовлення № 111 від 11 травня.
Щиро Ваш,
Подальшої обробки такі замовлення, як правило,. Не вимагають, їх реєструють і підшивають у справу.
Рекламації. Відповіді.
Мабуть, одним з найбільш відповідальних етапів комерційної листування для менеджера може виявитися отримання або написання рекламацій. Не завжди все складається благополучно, і в результаті чиєїсь неуважності або якого-небудь непорозуміння партнер може виявитися незадоволеним виконанням будь-якого пункту контракту. При складанні рекламацій іноді має сенс послатися на конкретну статтю контракту, порушення якої і спричинило за собою ваше природне невдоволення. Плюс до цього рекламація повинна бути підтверджена висновком експертної комісії, якщо цього вимагає ситуація.
Але це формальності. Нас цікавлять мова та спосіб написання рекламації. Звичайно, мова та спосіб написання будуть залежати від вашого ставлення до порушив правила партнеру. Дійсно, зрив поставок - справа серйозна, і в пориві обурення можна вчинити провинився партнеру повний рознос і передати справу до суду. Можна, але чи варто? Не в ваших чи інтересах трохи охолонувши і скласти розумне ввічливого листа, в якому без зайвих емоцій ви повідомите, що шкодуєте про появу даної рекламації? Потім вказати, в чому причина претензії і які наслідки спричинило або спричинить за собою порушення такої-то статті контракту. Не зайвим буває іноді послатися на минулий досвід плідної співпраці і помітити, що ви все-таки залишаєтеся високої думки про провинилися партнері і не ставите під сумнів його репутацію. Подібні закамуфльовані компліменти поза всяким сумнівом створять у невдачливого партнера ставлення до вас як до гідного і розуміла контрагенту. На закінчення рекламації зазвичай просять розглянути скаргу у якнайшвидшому порядку.
Таке необразливо і незагрозливу лист, як правило, має набагато більший ефект, ніж, скажімо, виклад нових жорстких умов, обіцянок арбітражних розглядів, перспектив неустойок і штрафів і т.д. Партнер, для якого сама рекламація - вже важливий факт, і сам прекрасно знає, що буде, якщо помилки не будуть виправлені в найкоротший термін. Тож зовсім не обов'язково викладати те, що само собою зрозуміло, і вже тим більше лякати або ввічливо ображати. Користі від цього ніколи не було, і краще подібні проблеми вирішувати мирно.
Якщо вже перші миролюбна лист-рекламація не допомагає, то тут нічого не поробиш - доводиться компенсувати збитки судовим шляхом. Але, до речі, нерідко буває і так, що після першого листа слід друга,. Не таке, звичайно, дружелюбне, як перше, але все-таки мирний, і навіть іноді написане з гумором.
Ми вже говорили, що існує «американський письмовий діловий етикет», згідно з яким менеджери, складові листа, прагнуть обійтися без зайвого офіціозу. Наведемо кілька зразків американських реальних листів-рекламацій:
Say Mr. Brown!
Are you still running around with our check in your pocket?
Yours sincerely,
У цьому короткому листі дотепно використана гра слів: фраза run around може мати кілька значень:
носитися, безладно бігати,
бути пов'язаним з ким-небудь або чим-небудь небажаним.
Відповідно, загальний зміст листа може мати двоякий вигляд - або містер Браун бігає десь поруч з чеком в кишені, чи він все ще не може розлучитися з цим чеком, а слід було б.
Або таке, наприклад, лист з вимогою якнайшвидшої оплати:
Gentlemen:
You know
how hard it is to ask for money
and say just enough to get it
without offending
Your check may be on its way. If not we know you will send it immediately. In either case, thank you.
Yours very truly,
Панове!
Ви знаєте
як важко просити гроші
і сказати якраз стільки, щоб їх отримати
і не образити
Ваш чек напевно вже в дорозі. Якщо ні, то ми знаємо, що ви його негайно вишлете. У будь-якому випадку дякуємо Вам.
Щиро Ваш,
Однак, як вже зазначалося вище, можуть виникнути різного роду непорозуміння, пов'язані з затримкою товару, плутанина з адресами відправлення, або псування ... список причин для рекламацій можна продовжувати. Виходом з даної ситуації має бути правильно і грамотно складений відповідь на рекламацію.
Наведемо приклад такої відповіді:
Dear Sirs,
When placing our order № ... we stated that we wanted delivery with in four weeks. You have confirmed our order and we are surprised that we have not yet received the goods.
You know this is the first time that we have to complain of delay in delivery and expect that you will kindly inform us by cable or telex whether you can deliver the goods in September
Sincerely,
Шановні панове!
Розміщуючи наше замовлення № ..., ми заявили, що хочемо отримати товар протягом чотирьох тижнів, ви підтвердили наше замовлення, і ми здивовані, що товар нами ще не отриманий.
Ви знаєте, що нам вперше доводиться скаржитися на затримку в доставці, і сподіваємося, що ви люб'язно повідомте нам телеграмою або телексом, чи зможете ви поставити товар у вересні.
Щиро,
Якщо претензія не може бути задоволена через свою необгрунтованість, в цьому випадку можна претензію відхилити офіційно, відрядити експертів, подати на партнера до арбітражу. Цього можна й уникнути, якщо послати партнерові добре продумане лист, де докладно роз'яснюються причини незаконності його рекламації.
У таких листах часто вживаються наступні слова і вирази:
We are extremely sorry - нам надзвичайно шкода
To be able to deliver the goods in time - бути здатним доставити товар своєчасно
The delay was caused by - затримка була пов'язана
Accept our apologies for the delay - прийміть наші вибачення за затримку
The delay occurred through no fault of ours - затримка сталася НЕ по нашої вини
We assure you that - ми запевняємо, що
Misunderstanding - непорозуміння
In due course - у належний термін
Remittance - грошовий переклад
Arbitration fee - арбітражний внесок
Gentlemen:
We are sorry that we have been unable to deliver the goods in time. We ask you to accept our apologies for the delay and the trouble it has caused. Needless to say we accept full responsibility and according to our contract № 486, clause 18 we will pay you the required forfeit.
We will be able to deliver the goods by the end of this month.
Sincerely,
Панове!
Шкодуємо, що не змогли доставити товар вчасно. Ми просимо вас прийняти наші вибачення за затримку і неприємності, які вона викликала. Безумовно, ми беремо відповідальність на себе і, відповідно до нашого контракту № 486, стаття 18, ми виплатимо необхідну неустойку.
Ми зможемо доставити товар до кінця цього місяця.
Щиро ваш,
Бізнес не має сенсу, якщо ви не маєте в своєму розпорядженні достатньої інформації про контрагента, тобто партнері. Необхідно знати його репутацію, його платоспроможність. Зрозуміло, у великих і старих компаній така інформація є про дуже багатьох фірмах, які навіть не обов'язково можуть бути їх контрагентами. Вичерпну інформацію про можливості фірм мають банки. А так як інформація - досить цінний, іноді секретний, але товар, то її, мабуть, можна купити. Можете, звичайно, не витрачати гроші, справа ваша, але майте на увазі, що не всі фірми на заході користуються бездоганною репутацією. Ризик, в общем-то, благородна справа, але подумайте, чим ви ризикуєте, не з'ясувавши кредитоспроможність майбутніх контрагентів хоча б за будь-яким валютно-фінансовому виданню, де у зведених таблицях банки оцінюють ступінь ризику, пов'язаного з кредитуванням країн і юридичних осіб.
Кредит - це не тільки оплата через певний термін, кредит-це ще й довіру. Укладаючи угоду на певних кредитних умовах, ви тим самим довіряєте своєму партнерові, що гроші їм будуть виплачені вам у строк і в повному обсязі. Але де межі такої довіри? Якщо минулий досвід співробітництва показує, що всі рахунки на якісь суми були сплачені без зволікань, то можна ризикувати. Ризикувати, а не бути впевненим тому, що старі рахунки - справи минулі, а, як відомо, «все тече, все змінюється». Так що і зі старими партнерами іноді доводиться проводити профілактичну процедуру з'ясування кредитоспроможності.
Тим більше треба мати компетентну інформацію про нові контрагентів. У розділі «запити. Відповіді »ми кілька разів згадали фразу« довідки про нас можна навести в такому-то банку і в такій-то фірмі ». Якщо в запиті такі адреси є, то завдання багато в чому спрощується, і за цими адресами розсилаються листи, в яких міститься прохання дати вам відповідну інформацію про цікавить вас фірмі. Інформація такого роду є конфіденційною, тому в листі звичайно домовляються, що необхідна таємність буде дотримана. Ми не будемо наводити кліше, поширених у листах-довідках. Їх не так багато і у наведених нижче прикладах міститься достатня кількість стереотипних фраз.
Gentlemen:
Your name has been given to us as a reference by Messrs. Roger Blake and Co., Who want to open an account with us.
We should be obliged if you would kindly inform us about their financial standing. We are particularly interested to know the way they have met their liabilities in business with you.
Do you think we can grant a credit of $ 5.000 safely?
Needless to say that your advice will be treated in strictest confidence.
We thank you in advance for your help and enclose an addressed and stamped envelope for your answer.
Sincerely,
Панове!
Ваше ім'я (назва) було дано нам для наведення довідок компанією Роджер Блейк енд Компані, яка хоче відкрити у нас рахунок.
Ми були б зобов'язані, якщо б ви люб'язно повідомили нам про їхнє фінансове становище. Зокрема, нас цікавить, наскільки вони були відповідальні в бізнесі з вами.
Чи думаєте ви, що їм можна дати кредит в 5.000 доларів без ризику? Безумовно, ваша інформація буде зберігатися в найсуворішому секреті.
Заздалегідь дякуємо вам за допомогу і докладаємо конверт зі зворотною адресою і з маркою для вашої відповіді.
Щиро,
Ми вважаємо за необхідне навести як приклад документ, який є найбільш поширеним - контракт на покупку товару в іноземному підприємстві.
Extract from a form of contract for the purchase of goods by an importing organization.
Contract № ...
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. 200 ..
Messrs. ... Hereinafter called the "Sellers", on the one part, and V / O "Rossimport" hereinafter called the "Buyers", on the other part, have concluded the present contract as follows:
1. SUBJECT OF THE CONTRACT
The Sellers have sold and the Buyers have bought the equipment shown in the specification enclosed with the contract, and indicating the name and description of each item, qualities, weights and prices. The equipment is to conform to the Technical Conditions enclosed with the contract
2. PRICES AND TOTAL AMOUNT OF THE CONTRACT
Total amount of the contract ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ....
The prices are firm, and not subject to any alterations. The prices are understood fob ... .... Including packing for overseas shipment, marking dock and port dues on the goods, attendance to customs formalities carnage and stevedoring.
3. DELIVERY TIME
The equipment against the present contract is to be delivered as follows: ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ....
By the time stipulated above the equipment is to be manufactured in accordance with the conditions of the contract, tested, packed and delivered to ... ... ... ... ... ... ..
All the questions connected with the shipment of the goods are to be settled in accordance with the instructions given to the Sellers by the Buyers or by their Forwarding Agents, Messrs ... ... ....
... .... Days before the date of delivery the Sellers are to notify the Buyers by cable about the readiness of the goods for shipment from ... .... And to advise the Buyers of the weights and the volumes of the goods. The same notification is to be sent to the Buyers 'Forwarding Agents.
Within 24 hours of shipment of the goods the Sellers are to cable the Buyers the date of shipment, contract and transport numbers, the number of the Bill of Landing, the denomination of the equipment, the quantity of the cases, their weight, the name of the vessel and the port of destination.
The delivery date is understood to be the date of the Bill of Landing.
If during ... ... days from the date of the readiness o the goods for shipment the equipment cannot be loaded on board ship owing to circumstances beyond the Sellers 'control (no shipping facilities available) the Sellers have the right to hand over the goods to the Buyers 'Forwarding Agents. In case the date o the Forwarding Agents 'receipt is to be considered the delivery date.
After the handing over of the goods to the Buyers'Forwarding Agents all the expenses connected with the storage of the goodsup to the moment of loading them on board ship are to be borne by the Buyers. But in such case the Sellers are to defray carnage and stevedoring expenses in accordance with clause 2 of the present contract.
If the goods are not ready for shipment by the date of arrival of the vessel, the Sellers are to compensate the Buyers for the losses they may sustain in connection with the underloading of the ship (dead freight).
4. AGREED AND LIQUIDATED DAMAGES
If the Sellers fail to deliver the equipment by the dates indicated in clause 3, they are to pay the Buyers agreed and liquidated damages at the rate of .... Per cent of value of the delayed equipment for each week during the first four weeks of delay, and of .... Per cent for each following week. But the total amount of the agreed and liquidated damages is not to exceed .... Per cent of the total value of the goods delayed.
In case of delay in delivery exceeding 3 months the Buyers have the right to cancel the order in whole or in part.
The agreed and liquidated damages are to be deducted from the Sellers 'invoices at the time the Buyers effect payment
5. PAYMENT
Payment for the equipment delivered is to be effected in ... .. following way:
90 per cent of the value of the goods delivered is to be paid by acceptances of Sellers 'drafts payable in London at ... months from the date o Bill of Lading against documents, viz.:
Original and 2 copies of a detailed invoice.
2 original "clean on board" Bills of Lading issued in the name of V / O "Rossimport" to any Russian Port.
Packing Lists in triplicate.
Copy of the Buyers 'Inspector's Release Note for Shipment issued in accordance with the Test Report or any other document as to the quality of the goods.
Sellers 'letter about the dispatch of the technical documentation in accordance with clause 6 of the present contract.
Copy of the Export Licence, if required.
The remaining 10 per cent, of the value of the equipment delivered is to be paid after putting the equipment into operation on conditions that it reaches the capacity and quality of operation guarantied by the sellers. Payment of the 10 per cent is to be effected within 45 days upon receipt of the Sellers 'invoice and the report of putting the equipment into operation at the factory of the buyers.
6. DRAWINGS AND TECHNICAL DOCUMENTS
Within ... .... Days of the date of the signing of the present contract the sellers are to send the Buyers two copies of the following drawings and technical documents for each complete machine:
General view and assembly drawings with main sizes of the equipment as well as a detailed specification of all parts and assemblies of the machine;
Detailed technical description of the machine;
Technical conditions for testing the equipment, erection, maintenance and operation instructions, lubrication schemes, etc.
Foundation and installation drawings
Working drawings of the rapidly wearing-out parts of the machine;
Certificates of the Boiler Supervising Board for the apparatuses operating under pressure.
All printed materials as well as inscriptions on the drawings are to be made in the Russian language.
In addition two copies of the above drawings and technical documents as well as the Certificate of Quality of the equipment or the Test Report stating that the equipment is manufactured in accordance with the conditions of the contract, are to wrapped in waterproof paper and packed in case # 1 together with the equipment.
If the drawings and technical documentation are not placed in the case or not sent to the Buyers beforehand, the delivery is considered non-complete. And in this case the guarantee period is to begin on the date of receipt of the complete set of drawings and technical documents by the Buyers.
7. WEIGHT OF THE EQUIPMENT
The weight of the equipment delivered is to correspond to the weight in the specification enclosed with the present contract.
If the weight of any of the machines is 5 per cent lower than that stipulated in the specification, the price of such machine is to be reduced in proportion to the shortage in the weight on the basis of the average price of the machine per kilogramme.
No extra payment is to be effected for any excess weight is more than 10 per cent of the weight indicated in the specification, the Buyers have the right to reject such a machine and the Sellers are to replace it by another one.
8. INSPECTION AND TEST
The Buyers have the right to send their Inspectors to the Sellers 'factories to check the progress of manufacture of the equipment and the quality of the material and parts and to take part in the tests of the equipment. The sellers shall place at the disposal of the Buyers 'Inspectors, free of charge, all facilities necessary for carrying out the inspection.
Before shipment the Sellers are to test the equipment in accordance with the conditions of the contract. If no such conditions are given in the contract, the machines are to be tasted in accordance with the conditions existing in the corresponding branch of industry in the Sellers 'country.
The results of the test are to stated in the test report which is to be issued after the test.
10 days before the test the Sellers are to inform the Buyers and the Trade Representation of Russia in ... .. of the readiness of the goods for the test.
If the test is carried out in the presence of Buyers 'Inspector and no defects have been found, the Inspector will issue a Release note for shipment. If the test is carried out in the absence of the Buyers 'Inspector, and the tests show that the equipment is manufactured in accordance with the conditions of the contract, the Buyers or the Trade Representation of Russia in ... will permit the shipment of the equipment upon receipt of the Test Report or other certificates as to the quality of the goods.
The Release Note for Shipment as well as the Test Certificates do not free the Sellers from their obligations stipulated by the Guarantee clause.
The final inspection and the test of the equipment are to take place at the Buyers 'plant in Russia after erection.
9. GUARANTEE
The quality of the delivered is to correspond to the technical conditions stipulated in the contract or in the Appendix to it.
The Sellers guarantee that:
the delivered equipment corresponds to the highest technical level and the highest standards existing in the Sellers 'country for the equipment in question at the moment of the fulfillment of the contracts
proper material and first-rate workmanship have been in the manufacture of the goods
the capacity of the delivered equipment and the quality of its operation are in all respects in conformity with the Technical Conditions of the contract
the delivered equipment is complete in accordance with the conditions of the contract which provides for its normal and uninterrupted operation
the technical documents and drawings are complete, accurate and sufficient for the erection and operation of the equipment.
The guarantee period is .... Months from the date of putting the equipment into operation, but not more than ... months from the date of shipment of the last lot of equipment. The date of the Report issued after the test of the equipment at the Buyers 'factory is considered to be the date of putting the equipment into operation.
SELLERS BUYERS;
Нижче наведемо словник мінімум висловів, які використовуються в тексті контракту:
Forwarding agents - експедитори
Volume - обсяг
Facilities - кошти, можливості
Shipping facilities - тоннаж
Receipt - розписка
To defray - оплачувати, брати на себе
To sustain - відчувати, терпіти
Sustain losses - понести втрати
Underloading - недовантаження
Test report - протокол випробування
General view drawing - креслення загального виду
Assembly - збірка
Assembly drawing - складальний креслення
Parts and assemblies of the machine - частини і вузли машини
Lubrication - самзка
Scheme - схема
To wear out - зношуватися
To supervise - спостерігати
Apparatus - апарат, прилад
Inscription - напис
Non-complete - незакінчений
Average - середній
Excess weight - надлишок ваги
Disposal - розпорядження
To correspond - відповідати
Level - рівень
Elimination - усунення
Список літератури:
Комерційна кореспонденція та документація англійською мовою. Є.Є. Ізраїлевич. Санкт-Петербург., 1992.
Ділові листи на англ. мовою. Г. А. Котій. В.Р. Гюльмісаров.
1000 фраз діловому листуванні на англ. Мовою. С.А. Шеведева. М.В. Скворцова
Теорія і практика перекладу економічних текстів з англ. Мови. А.М. Еролова.
English Business Letters. FW King. D. Ann Cree. M., 1994.